Организация учета, отчетности и аудита топлива и запасных частей на СУП "Агросервис-ССК"

Одновременно следует проверить согласованность записей между синтетическим и аналитическим учетом по балансовым счетам и субсчетам, по которым учитывают товарно-материальные ценности.

Если в результате проверки были установлены расхождения, следует определить их причины. Такие отклонения могут образовываться из-за небрежного отношения бухгалтеров к выполнению своих служебных обязанностей, а также в результате неполного оприходования ценностей [5,с.56].

Проверке операций по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" уделяется особое внимание, так как учет на нем осуществляется линейно-позиционным способом, по дебету которого отражается оплата долга поставщику за поставленные товарно-материальные ценности, а по кредиту их поступление. В том случае, когда оплачены материалы, оставшиеся на конец месяца в пути или не вывезенные со складов поставщиков, то на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" числится дебиторская задолженность до того времени, пока материалы не поступят на предприятие и не будут приняты на приход материально ответственными лицами.

Проверять такие суммы следует каждую в отдельности. Вначале устанавливают дату оплаты расчетных документов поставщиков и наименование ценностей по документам, приложенным к выпискам банка. Затем по материальным отчетам следующего месяца проверяют полноту их оприходования. Нормативный срок нахождения в пути товарно-материальных ценностей выясняют в том случае, когда они не оприходованы. В этом же случае аудитором выясняется, какая проведена предприятием работа по розыску груза.

Для того, чтобы проверить правильность оприходования товарно-материальных ценностей, необходимо использовать следующие документы: сопроводительные документы поставщиков, приложенные к отчетам материально ответственных лиц товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, качественные удостоверения, приемные квитанции и прочие, зависящие от вида груза, его упаковки и способа доставки.

Внутренние документы сверяются с сопроводительными документами поставщиков при проверке полноты оприходования материальных ценностей. При этом проверяются правильность составления актов на расхождение в количестве и качестве поступивших товарно-материальных ценностей и своевременность предъявления претензий к поставщикам или железнодорожной (транспортной) организации. Расхождения в количестве и качестве поступивших ценностей могут образовываться за счет их присвоения и оформления подложных документов (актов) в целях сокрытия недостач или пересортиц товарно-материальных ценностей. Можно также обнаружить подлоги в сопроводительных документах поставщиков при оприходовании материальных ценностей, такие как изменения наименования отдельных видов товарно-материальных ценностей или их потребительских свойств (сортности, марки, артикула, размера, влажности и прочие), завышение веса брутто, тары и другие нарушения. Поэтому при проверке документов на оприходование ценностей необходимо хорошо владеть экспертной оценкой документов. Сомнительные документы необходимо сверить с записями в отчетах материально ответственных лиц, проверить правильность бухгалтерских записей и произведенных записей в регистрах бухгалтерского учета, таких как накопительные ведомости, журналы-ордера. Если есть необходимость, производят встречную проверку с документами, находящимися у поставщиков товарно-материальных ценностей. В приложении Б приведена сверка внутреннего учета поступления дизельного топлива на склад ГСМ за март месяц 2012 года, за номером 2898909 товарно-транспортной накладной поступило 5240 литров , плотностью 0,843 кг/л, что составило 4,417 тонн, цена за тонну 6450206 руб.

От правильной организации и постановки синтетического и аналитического учета зависит правильность оценки материальных ценностей. Следовательно, в ходе аудита прежде всего необходимо проверить правильность учета на счете 10 "Материалы" в разрезе Субсчетов и по каждому наименованию материальных ценностей в зависимости от их потребительских свойств. Затем проверяется присвоение материальным ценностям номенклатурного номера в зависимости от их потребительских свойств и их запись в первичных документах и складском учете.

Далее аудитор на основании первичных документов проверяет правильность отражения в учете покупной стоимости товарно-материальных ценностей и транспортно-заготовительных расходов.

Поскольку наибольший удельный вес в составе себестоимости занимают транспортные расходы, следует проверить их отражение в договоре. При проверке документов, по которым они оплачены или начислены, выясняют, не превышают ли они действующих тарифов на перевозку грузов и правильно ли они присоединены к тем группам и отдельным наименованиям товарно-материальных ценностей, за которые произведена или начислена оплата.

Если материалы перевозились автотранспортными хозяйствами, необходимо проверить факт оказанных услуг, правильность указанных объемов выполненных работ, соблюдение действующих тарифов, правильность указания пробега автотранспорта, часы под погрузкой и разгрузкой, связь услуг с коммерческими и другими расходами, а также правильность их включения в стоимость соответствующих товарно-материальных ценностей [7,c.33].

Нередко на предприятии приходуют не полностью поступившие товарно-материальные ценности (в меньшем количестве, чем указано в сопроводительных документах) в полной сумме предъявленных к оплате и фактически оплаченных счетов поставщиков и не предъявленных к ним претензий. Следует установить причины и характер образовавшихся недостач и в случае вины поставщика принять меры к оформлению претензионных требований к возврату, изъятию уплаченных сумм.

Иногда за указанными расхождениями могут скрываться факты присвоения тех или иных ценностей отдельными должностными лицами, что устанавливают сверкой записей по книгам и карточкам складского учета, проверкой движения этих материалов, опросом соответствующих работников, связанных с их доставкой, разгрузкой, приемкой, отпуском и производственным потреблением. По всем выявленным фактам злоупотреблений составляют отдельные промежуточные акты. На счета виновных лиц указанные недостачи относят исходя из количества недостающих ценностей и их стоимости по свободным ценам.

Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется в процессе ревизии провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов материалов.

В частности, присутствуя при приемке тех или иных материально-технических средств, ревизионная группа может установить следующее: как соблюдается установленный порядок приемки продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству; составляются ли приемные и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, недостач материальных ценностей в пути; правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов материалов выявляют наличие основания для данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского учета организации, так как при его запущенности создаются благоприятные условия для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в достаточном количестве книг или карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения по хранимым ценностям; своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении материальных ценностей; правильность и своевременность проведения их инвентаризаций, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию результатов инвентаризаций. Выдача ТМЦ производится по требованию-накладной, где в обязательном порядке указывается единица измерения количество затребованного ТМЦ и отпущенного, а так же цена единицы ТМЦ. Для списания ТМЦ составляется Акт о списании материалов.

Для отражения операций, связанных с поступлением, хранением, выдачей и списанием горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) в бухгалтерском учете используется сч. 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо". Аналитический учет по данному счету ведется в разрезе материально ответственных лиц, видов ГСМ и мест хранения. При проверке устанавливается, чтобы оформление и учет движения ГСМ внутри организации были организованы в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Проверка таких операций идентична проверке операций с товарно-материальными ценностями. Однако следует учитывать следующие особенности.

В связи с пожароопасностью для населения основных видов топлива следует установить соблюдение Правил технической эксплуатации складов нефтепродуктов, утвержденных постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 30.09.2004 № 3, Правил технической эксплуатации автозаправочных станций, утвержденных постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 04.12.2003 № 38, Правил устройства и безопасной эксплуатации паровых котлов с давлением пара не более 0,07 МПа (0,7 бар) и водогрейных котлов с температурой нагрева воды не выше 115°С, утвержденных постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 25.01.2007 № 5 (с изм. от 16.04.2008 № 31) и Правил устройства и безопасной эксплуатации паровых и водогрейных котлов (ПУБЭ М 0.00.1.08-96), утвержденных приказом-постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь и Министерства труда Республики Беларусь от 20.01.1997 № 2/6.

Далее устанавливается наличие утвержденных норм расхода ГСМ, а также поправочные коэффициенты при различных особенностях.

При приобретении ГСМ за наличный расчет на территории Республики Беларусь необходимо контролировать установленный обслуживающим банком лимит расчетов наличными между субъектами хозяйствования.

Приказом руководителя организации должно быть утверждено ответственное лицо, осуществляющее ведение журнала учета температур в случае эксплуатации транспортной техники. На СУП «Агросервис-ССК» нету не только приказа но и самого журнала учета температур. Данное отсутствие является типичной ошибкой по операциям с топливом.

Должна быть установлена периодичность и порядок проведения инвентаризаций ГСМ по местам хранения и материально ответственным лицам с учетом нахождения машин в командировках.

Особое внимание уделяется экономному расходованию тепла, электроэнергии, природного газа и других ресурсов с учетом требований Директивы Президента Республики Беларусь "Экономия и бережливость - главные факторы экономической безопасности государства" от 14.06.2007 № 3 и установленных правительством республики заданий по экономии ресурсов.

Поскольку эксплуатация и работа автотранспорта, строительных машин и механизмов предполагает использование бланков строгой отчетности, то при проверке в них особое внимание уделяется фактическому расходу ГСМ, а также использованию типовых форм первичных учетных документов по учету ГСМ. В связи с этим важно проконтролировать и выяснить причины отклонений в случае перерасхода, а также порядок взыскания допущенного перерасхода и его отражение на счетах бухгалтерского учета.

На СУП «Агросервис-ССК» выдача ГСМ производится по ведомости, так ведомость выдана Баранову В.А.

Необходимо проверить отчеты заправщиков о количестве поступившего и израсходованного топлива, а также правильность ведения учета топлива в баках автомобилей, правильность установления размеров экономии и перерасхода горючего водителями. При этом обращается внимание на соответствие показателя спидометра данным о количестве израсходованного горючего и его остатках в баках автомобилей. При возникновении сомнений в правильности записей в заправочных ведомостях их можно сопоставить с путевыми листами автомобилей и тракторов, где также указано количество выданного горючего. Отдельно проверяются условия хранения горючего. Акт замера горючего в баках от 1 сентября 2011 года на СУП "Агросервис-ССК" представлен в приложении У . При контроле автомашин было установлено, что спидометр МАЗ 5337 , под номером 1211-5 АЕ водитель Трофимович С. находится в неисправном состоянии.

Основными видами потерь при хранении горючего являются потери от испарений, при заполнении резервуаров -- утечки. Необходимо уделять большое внимание проверке размеров потерь от испарения, потому что при испарении улетучиваются важные фракции.

3.2 Аудит операций по списанию в затраты производства топлива и запасных частей

При проверке использования материальных ресурсов в производстве руководствуются основным положением по составу затрат , включаемых в себестоимость продукции и рекомендациями по планированию и себестоимости, разработанными и утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами. Основными источниками проверки являются накопительные ведомости по расходу материалов, первичные документы по использованию материалов в производстве и другие.

В первую очередь при проверке следует установить соответствие данных складского учета данным синтетического учета по счету «Материалы», для чего общий итог ведомости остатков на конец месяца сверяют с остатками на конец месяца, которые приведены в ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары. Такое сравнение следует проводить по каждому складу в отдельности на 1-е число проверяемого периода. При этом аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (таблица 3.2.1) .

Таблица 3.2.1 - Ведомость проверки соответствия данных аналитического учета данным синтетического учета

Дата проведения проверки	Суммарный остаток топлива и запасных частей по ведомости остатков (или сальдовой ведомости	Суммарный остаток по ведомости учета материалов, товаров и тары, р.	Отклонение,+(-)	Примечания
28.02.2012	70772419.40	7077241940.40	-	-
28.02.2012	1955662738.32	1955662738.32	-	-

Примечание - Источник: [54,с. 158, таблица 4].

Исходя из приведенных данных в таблице можно сделать вывод, что данные складского учета соответствуют данным синтетического учета по счету «Материалы».

Общие обороты выбытия материалов на конец месяца, приведенные в ведомости, сверяют с кредитовым оборотом и остатками по счету 10 «Материалы» в Главной книге. При этом аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (табл. 3.2.2).

Таблица 3.2.2 - Ведомость проверки оборотов по выбытию товарно-материальных ценностей

Дата проведения проверки	Сумма выбывших топлива и запасных частей согласно отчетам о движении ТМЦ, р.	Сумма выбывших топлива и запасных частей по журналу-ордеру, р.	Сумма выбывших топлива и запасных частей согласно Главной книге, р.	Отклонение
				суммы по отчетам от суммы по журналу-ордеру, +(-)	Суммы по отчетам от суммы по Главной книге, +(-)
28.02.2012	43852880	43852880	43852880	-	-
28.02.2012	111897468	111897468	111897468	-	-

Примечание - Источник: [54,с. 156, таблица 3].

В соответствии с приведенными в таблице 3.2.2 данными отклонение по выбытию топлива и запасных частей не выявлено.

При установлении отклонений устанавливаются их причины и виновные лица.

Далее аудитор переходит к проверке совершенных операций по отпуску материалов в производство. В данном случае необходимо использовать накопительные ведомости по расходу материалов со складов, составленные н основе расходных документов. Если документооборот по отпуску материалов в производство большой, проверяющие должны выбрать документы по интервалу.

Отпуск материалов со складов в производство оформляют лимитно-заборными картами или ведомостями отпуска, актами-требованиями на замену материалов или на дополнительный отпуск, комплектовочными ведомостями, раскройными картами, заборными листами и другими документами в зависимости от принадлежности предприятия к отрасли.

Проверка расходных документов не должна ограничиваться сопоставлением отпущенных товарно-материальных ценностей с установленными нормами и встречной проверкой документов, находящихся на складах и в цехах.

Так же для повышения контроля на СУП "Агросервис-ССК" необходим перечень вопросов для тестирования надежности системы внутреннего контроля, который приведен в таблице 3.2.1.

Таблица 3.2.1 - Перечень вопросов для тестирования надежности системы внутреннего контроля на СУП "Агросервис-ССК"

Вопросы для изучения	Отметить правильное утверждение
Имеется ли приказ руководителя на проведение текущей инвентаризации? Была ли обязательная ежегодная инвентаризация начата не ранее 1 октября текущего года и закончена до его завершения?	да да	нет нет
Создана ли постоянно действующая инвентаризационная комиссии?	да	нет
Назначался ли председатель инвентаризационной комиссии в течение двух периодов подряд?	да	нет
Включался ли в состав инвентаризационной комиссии главный (старший) бухгалтер или лицо его заменяющее при инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней?	да	нет не имело места
Были ли проведены инвентаризации в межинвентаризационный период?	да	нет частично
Проводились ли внезапные инвентаризации денежных средств в кассе?	да	нет
Были ли выявлены расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета по ранее проводившейся инвентаризации?	да	нет
Имеется ли план проведения инвентаризаций на отчетный год?	да	нет
Все ли члены комиссии присутствовали при проведении инвентаризации?	да	нет
Приступила ли комиссия к инвентаризации в установленные сроки?	да	нет
Получила ли комиссия до начала проверки фактического наличия имущества последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств?	да	нет не имело места не всегда
Были ли получены от материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход?	да	нет
Охраняется ли территория организации? Оборудованы ли складские помещения пожарно-охранной сигнализацией?	да да	нет нет не все
Заключены ли и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной (коллективной) материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования? Соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности? Созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей? Оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами?	да да да да да да	нет не со всеми нет нет нет не везде нет нет
Имеются ли самостоятельные складские помещения? Определены ли руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера - при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) отнесение складов к самостоятельным учетным единицам?	да да	нет нет
В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, производилась ли инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении ?	да	нет не везде
Опломбировала ли комиссия до начала проведения инвентаризации помещения, в которых находятся материальные ценности?	да	нет не везде
Позволяет ли установленный срок проведения инвентаризации осуществить полную и точную проверку фактического наличия имущества?	да	нет
Возникли ли сложности с подсчетом имущества и выверкой финансовых обязательств у членов инвентаризационной комиссии в ходе проведения инвентаризации?	да	нет
Все ли имущество и все ли финансовые обязательства, предусмотренные приказом на проведение инвентаризации, были проинвентаризированы?	да	нет

Примечание - Источник: собственная разработка.

При аудите правильности использования горюче-смазочных материалов необходимо проверить точность планирования потребности в горюче-смазочных материалах, полноту оприходования и обоснованность списания в расход. По документам устанавливается соответствие количества оприходованного топлива к полученному и оплаченному его количеству, а также ведется ли раздельный учет по видам горючего: на складах, в баках, жидкого топлива. Учет горючего в местах хранения ведется в килограммах, а выдача производится в литрах.

Необходимо проверить отчеты заправщиков о количестве поступившего и израсходованного топлива, а также правильно ли ведется учет топлива в бака автомобилей , правильно ли устанавливаются размеры экономии и перерасхода горючего отдельными водителями. При этом обращают внимание на соответствие показателей спидометров данным о количестве израсходованного горючего и его остатках в баках автомобилей. При возникновении сомнений в правильности записей в заправочных ведомостях их можно сопоставить с путевыми листами автомобилей и тракторов, где также указано количество выданного горючего. Отдельно проверяют условия хранения горючего. При неправильном хранении могут иметь место значительные его потери или снижение качества. Основными видами потерь при хранении горючего являются потери от испарений, при заполнении резервуаров , утечки. Необходимо уделять внимание проверке размеров потерь от испарения, потому что при испарении улетучиваются важные фракции. Зачастую большие потери от испарения топлива бывают из-за недостаточной герметизации резервуаров и средств транспортировки. Необходимо ознакомится с состоянием оборудования и средств по перевозке, хранению и заправке горючего. В случае обнаружения неисправностей необходимо проверить по документам, не было ли случаев списания в расход недостачи горючего из-за потерь, а также чистоту емкостей, где хранится горючее, так как загрязненность пылью или их коррозия значительно снижает его качество.

При аудите необходимо проверить также эффективность использования горючего: соответствия количества использованного горючего. Экономию и перерасход необходимо установить в целом по предприятию, установит конкретные автомобили и сумму перерасхода, а также причины. Ими могут быть причины технического и эксплуатационного характера. Аудиторам необходимо установить количество израсходованного горючего в пределах установленных норм на выполнение определенной транспортной работы, также недостатки в организации перевозки грузов и разработать мероприятия, направленные на уменьшение до минимума количества холостых пробегов за счет рационализации маршрутов. Значительным резервом экономии горючего является использование прицепов.

3.3 Порядок проведения инвентаризации топлива и отражение ее результатов в учете

Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

Основными задачами инвентаризации являются [10,c.78]:

- установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;

- контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

- проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей.

Ответственность за проведение инвентаризации несут руководитель и главный бухгалтер организации.

Инвентаризации материальных ценностей в организации должны проводиться в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвентаризационной работы, и утверждаться руководителем.

Инвентаризации в обязательном порядке проводят перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года; при передаче имущества организации в аренду и продаже; при преобразовании организации; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий.

В начале ревизии необходимо проверить наличие всех необходимых документов, подтверждающих ее проведение. В их число входят приказы или распоряжения о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии, материальные отчеты, инвентаризационные описи или акты инвентаризации ценностей, сличительные ведомости, письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколы, приказы и прочие документы по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризаций должны быть оформлены инвентаризационными описями, которые составляются по каждому местонахождению материальных ценностей и материально ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок.

Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комиссия записывает количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог ценностей в натуральных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

На каждой инвентаризационной описи материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: "Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении" (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе инвентаризации они приходуются в отдельной описи под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации"; аналогичная опись составляется при отпуске товарно-материальных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, цена, количество, сумма).

Во время проведения аудита на СУП "Агросервис-ССК" в инвентаризационных описях соблюдены перечисленные требования, за исключением о инвентаризационной описи оборотных активов за номером 40 отсутствует последняя страница с распиской материально ответственного лица, следующего содержания: "Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении" (подпись, дата) (приложение Ф).

Для выявления результатов инвентаризации составляются: сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей от материально ответственных лик, должны быть получены письменные объяснения. На основании: представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

Качество проведения инвентаризаций устанавливают по данным инвентаризационных описей, где проверяют:

- наличие наименования предприятия;

- место проведения инвентаризации (склад, цех, кладовая);

- время ее проведения;

- полноту записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков;

- порядок исправления показателей;

-наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии;

- записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

Если при формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов недостач и излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляции и др.

Первичные документы на оприходование и данные аналитического учета используются в том случае, когда в инвентаризационных описях приведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели внесены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаимной сверки показателей этих документов с данными инвентаризационной описи.

Количественный учет по сортности материалов восстанавливается по документам, если по соответствующей группе материалов учет осуществляется в суммарном выражении.

Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие документы в зависимости от принятого порядка ведения аналитического учета в бухгалтерии.

В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недостачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и их возможного использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет организации при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль.

Проверяется также порядок оформления списания потерь, проводится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей как исключение допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются на внереализационные расходы. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, то в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть подробные объяснения причин данной пересортицы.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации -- в годовом отчете организации [7,c.23].

В заключении хотелось бы отметить, что аудит проведен в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 "О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь", Инструкцией о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организаций, находящихся в ведении Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. №18 "

Учетная политика СУП "Агросервис-ССК" содержит всю необходимую информацию для рациональной организации бухгалтерского учета и улучшения финансового состояния предприятия.

На должном уровне обеспечивается внутренний контроль за законностью, достоверностью и своевременностью совершаемых хозяйственных операций.

Проверка товарно-материальных ценностей на СУП "Агросервис-ССК" также не выявила расхождений. Инвентаризации оборотных активов проводится в соответствии с графиком, по результатам которых составляются акты. Расхождений не выявлено

Таким образом, во время проведения инвентаризации производственных запасов на СУП "Агросервис-ССК", было выявлено нарушение в оформлении инвентаризационной описи, так как в конце описи отсутствуют подпи аудиторской комиссии, а так же расписка материально ответственного лица, следующего содержания: "Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении" (подпись, дата).

3.4 Проблемы и разработка рекомендаций по совершенствованию учета, отчетности и аудита топлива и запасных частей

Совершенствование учета, контроля наличия и движения топлива и запасных частей предприятия на мой взгляд следует производить по следующим направлениям.

Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу топлива и запасных частей. Отпуск ценностей в производство, где это целесообразно, можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить записи внутреннему перемещению топлива и запасных частей. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.

Во-вторых, компьютеризация учета на местах складского хозяйства с установлением локальной системы сети.

Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие компьютеризированного учета движения товарно-материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица выпускающего продукцию.

В-третьих, введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных ценностей.

Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение товарно-материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования товарно-материальных запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования товарно-материальных запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете горюче-смазочных работ ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам.

При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.

В рабочих документах должны содержаться обоснования всех существенных вопросов, по которым аудиторская организация выразила свое профессиональное суждение, необходимая аргументация и доказательства, известные аудиторской организации на момент формирования выводов.

Аудиторская организация вправе самостоятельно определять объем рабочей документации по каждому конкретному аудиту. Вместе с тем ее объем должен быть таким, чтобы аудитор, который не имел отношения к аудиту данного аудируемого лица, смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке) понять проделанную работу и обоснованность сделанных выводов и принятых решений. Рабочая документация ведется на бумажных и (или) электронных носителях. Она включает планы аудита, аналитические материалы, перечни отдельных рассматриваемых вопросов, описания существенных проблем, письма-подтверждения и письма-заявления, контрольные листы и переписку по существенным вопросам (включая электронные письма). В рабочую документацию при необходимости включаются выдержки или копии документов аудируемого лица. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочей документации аудиторской организации следует разработать типовые формы документов (бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т.п.). Стандартизация документирования облегчает аудиторам выполнение задания и одновременно позволяет контролировать результаты выполняемой ими работы. Вместе с тем рабочая документация должна быть составлена и систематизирована таким образом, чтобы отвечать обстоятельствам каждого аудита и потребностям аудиторской организации при его проведении.

В случае проведения аудита у одного и того же аудируемого лица в течение ряда лет некоторые рабочие документы относятся к категории постоянных, дополняемых по мере поступления новой информации (например, документы, содержащие информацию об учредителях аудируемого лица). По таким документам либо формируется отдельная папка, либо указывается, в какой из рабочих документаций хранится документ, имеющий отношение к аудитам, проводимым в течение ряда лет.

Заключение

Подводя итоги проведенной работы по изучению организации учета, отчетности и аудита топлива и запасных частей можно сделать следующие выводы:

Производственные запасы и материальные ценности являются предметами, на которые направлен труд человека с целью получения готовой продукции. В отличие от средств труда, сохраняющих в производственном процессе свою форму и переносящих стоимость на продукт постепенно, предметы труда потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на этот продукт и заменяются после каждого производственного цикла. В промышленности постепенно увеличивается потребление материально-производственных запасов. Это обуславливается расширением производства, значительным удельным весом материальных затрат в себестоимости продукции и ростом цен на ресурсы. В условиях перехода к рыночной экономике большое значение приобретает улучшение качественных показателей использования производственных запасов выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей большое значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля над соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информации для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.

Производственные запасы и материальные ценности играют огромную роль в процессе труда, т. к. они в свою очередь образуют производственно-техническую базу и определяют производственную мощь предприятия.

Производственные запасы и материальные ценности - это часть имущества, которая используется:

а) при производстве продукции выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи, следствием которого является достижение цели, а именно, получение наивысшей прибыли;

б) для управленческих нужд предприятия.

Одним из условий непрерывности производства является постоянное возобновление его материальной основы -- средств производства. В свою очередь, это предопределяет непрерывность движения самих средств производства, происходящего в виде их кругооборота.

Из этого следует, что производственные запасы и материальные ценности используются в производственном процессе и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции, выполненных работ, оказанных услуг [40].

Перед бухгалтерским учетом топлива и запасных частей стоят следующие задачи:

1) правильное и своевременное документальное оформление всех операций по поступлению и выбытию топлива и запасных частей;

2) расчет фактической себестоимости, расчет и списание отклонений фактической себестоимости ценностей от их учетной стоимости по направлениям затрат;

3) выбор наиболее приемлемой оценки топлива и запасных частей в текущем учете;

4) контроль за сохранностью топлива и запасных частей в местах их хранения и на всех стадиях движения;

5) контроль за соблюдением установленных норм запасов топлива и запасных частей и норм их расходования;

6) формирование полной и достоверной информации о движении и остатках топлива и запасных частей на складах и местах хранения в натуральном и денежном выражении;

7) составление правильных и достоверных отчетов (ведомостей, сводов) о движении в местах их хранения и т.д.

Первичные документы по поступлению и расходу топлива и запасных частей являются основой организации бухгалтерского и материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных ценностей.

Основными документами, служащими основанием для оприходования товарно-материальных ценностей являются:

-счет-фактура, в котором указаны его порядковый номер и дата составления, наименование, адрес и РНН поставщика и покупателя, номер свидетельства о постановке на учет по налогу на добавленную стоимость, наименование, поставляемых товаров и их количество, стоимость товаров без налога на добавленную стоимость, ставка налога на добавленную стоимость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость товаров с учетом налога на добавленную стоимость;

-товарно-транспортная накладная;

-накладная и документы, выписанные материально-ответственным лицом, принявшим товар [8].

Полнота и достоверность расчета и анализа показателей использования топлива и запасных частей зависит от степени совершенства бухгалтерского учета, отлаженности систем регистрации операций с материальными запасами, полноты заполнения учетных документов, достоверности инвентаризационных описей, глубины разработки и ведения регистров аналитического учета.

Для эффективного осуществления производственной деятельности предприятие должно быть обеспечено достаточным количеством топлива, запасных частей и других производственных запасов. При этом важным моментом является своевременная и достоверная оценка поступивших материальных ценностей. Их отпуск в производство производится одним из следующих методов: по средневзвешенным ценам, по ценам последнего приобретения либо с учетом отклонений от фактической себестоимости. Предприятие самостоятельно выбирает один из этих способов, который закрепляется в учетной политике и применяется в течение всего отчетного периода.

Принципы ведения бухгалтерского и складского учета топлива и запасных частей регламентируются различными законодательными и нормативными документами. Исследуемая тема широко освещается в учебных пособиях и специальных периодических изданиях, что подчеркивает важность и актуальность выбранной темы.

Производственные запасы отражаются на счетах бухгалтерского учета в денежной оценке, которая усложняется с развитием рыночных отношений. Рыночные цены подвержены колебаниям, их изменение влечет за собой и изменение стоимости материалов. Определение достоверной оценки топлива и запасных частей способствует более точному формированию себестоимости произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг, позволяет более объективно оценивать конечные финансовые результаты хозяйствования.

Выявлению экономии топлива и запасных частей способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм учета, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования материалов, ограничение числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на отпуск производственных запасов.

Одной из основных задач учета топлива и запасных частей является своевременное и полное оформление операций по их поступлению и списанию соответствующими первичными документами. Форма и содержание документов по расходу запасных частей зависят от каналов выбытия. Следует отметить, что на предприятии СУП «Агросервис - ССК» этот участок работы организован достаточно эффективно. В организации не используется требование-накладная для оформления разового отпуска материалов. Оперативный учет топлива, запасных частей и других материальных ценностей в местах их хранения является обязательным условием для обеспечения сохранности производственных запасов и достоверного отражения принадлежащих предприятию запасов. Все операции по поступлению и отпуску со склада топлива и запасных частей оформляются соответствующими первичными документами и отчетами.

Для обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей важное значение имеет наличие в организации достаточного количества складских помещений, оснащенных весовыми и вычислительными приборами и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы контроля за соблюдением норм запасов и их расходованием.

Правильная организация складского хозяйства, оперативный учет производственных запасов в местах их хранения позволяет обеспечить сохранность топлива и запасных частей, принадлежащих организации. В организации СУП «Агросервис - ССК» склады, кладовые и хранилища организованы в соответствии с требованиями законодательства. Ответственность за сохранность и оперативный учет производственных запасов возложена на материально ответственных лиц. Для контроля за сохранностью материальных ресурсов специальной комиссией проводится инвентаризация имущества.

В настоящее время существует необходимость и одновременно возможность новых организационных и методических подходов в решении проблем учета производственных запасов, связанных, с одной стороны с переходом на рыночные отношения и международные стандарты, а с другой - с широким внедрением компьютерных технологий.

Направление совершенствования учета топлива и запасных частей:

Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу топлива и запасных частей. Отпуск ценностей в производство, где это целесообразно, можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить записи внутреннему перемещению топлива и запасных частей. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.

Во-вторых, компьютеризация учета на местах складского хозяйства с установлением локальной системы сети.

Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие компьютеризированного учета движения товарно-материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица выпускающего продукцию.

В-третьих, введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных ценностей.

Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение товарно-материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования товарно-материальных запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования товарно-материальных запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете горюче-смазочных работ ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам.

При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.

Для отражения хозяйственных операций по движению топлива и запасных частей в бухгалтерском учете на предприятии открывается балансовый активный счет 10 «Материалы» субсчет 10-3 «Топливо» и субсчет 10-5 «запасные части». К ним в зависимости от номенклатуры используемых в организации материальных ценностей разработаны субсчета.

Несмотря на внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета, организации СУП «Агросервис - ССК» еще не закончен период адаптации, т.к. отдельные первичные документы и регистры, ведутся вручную, другие же не оформляются вообще. Значительные недостатки работы бухгалтерской службы обусловлены нарушениями, допущенными главным бухгалтером при разработке документов, определяющих основные организационные и методологические аспекты функционирования данного структурного подразделения. В связи с этим необходимо их приведение в соответствие требованиям законодательства.