Учет и отчетность о движении денежных средств седьскохозяйственного предприятия

Так как форма заполняется в разрезе текущей (основной), инвестиционной и финансовой деятельности (соответственно графы 4, 5 и 6 формы № 4), особое значение имеет правильное разделение движения денежных средств по видам деятельности организации. При заполнении формы необходимо иметь в виду, что текущая деятельность - это основная (уставная) деятельность, осуществляемая в соответствии с предметом и целями деятельности организации.

Инвестиционная деятельность - это осуществление капитальных вложений в недвижимость, оборудование, нематериальные активы. Кроме того, к инвестиционной деятельности относятся долгосрочные финансовые вложения (приобретение ценных бумаг, вложение денежных средств в уставные капиталы других организаций). В графе формы «По инвестиционной деятельности» показываются также доходы, полученные от реализации капитальных вложений (продажа земельных участков недвижимости и т.п.).

Под финансовой деятельностью понимается деятельность, связанная с осуществлением краткосрочных вложений (вложение средств на срок меньше 12 месяцев), а также с выпуском облигаций или иных краткосрочных ценных бумаг (векселей и др.). Отчет о движении денежных средств включает четыре раздела: остаток денежных средств на начало года - 1, поступило денежных средств - 2, направлено денежных средств - 3, остаток денежных средств на конец года - 4. В конце отчета даются справочные данные о движении наличных денежных средств. В первом разделе по строке 010 отражается остаток денежных средств на начало года в кассе и на счетах в банке (счета 50-57). Остаток показывается общей суммой без разграничения по видам деятельности, поскольку денежные средства в остатке еще не получили своего целевого назначения. Остаток денежных средств переносится в данный раздел из соответствующих регистров бухгалтерского учета по учету денежных средств (дебетовых ведомостей из журналов-ордеров № 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК) и должен соответствовать остатку денежных средств на начало года в бухгалтерском балансе (ф. № 1, строка 260).

3. УЧЕТНО-ОТЧЕТНЫЕ ОПЕРАЦИЙ ПО ДВИЖЕНИЮ
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ОАО «СЕЯТЕЛЬ»

3.1. Учет движения наличных денежных средств
в кассе предприятия

Согласно требованиям законодательства операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное материально ответственное лицо - кассир, который несёт материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При поступлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинён ущерб хозяйству, то он будет обязан его возместить.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром (болезнь и др.) все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В хозяйствах нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы (оплаты труда) на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе администрация хозяйства обязана создавать необходимые условия. В частности, помещение кассы должно быть изолированно от других помещений, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью. В кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству, например вещи кассира.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе проводятся периодические ревизии, во время которых полностью пересчитывают наличные деньги и проверяют все прочие ценности. Эти ревизии проводят не реже одного раза в месяц и внезапно, что повышает их действенность.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает Хозяйству лимит остатка средств в кассе. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы (оплаты труда) от трех до пяти дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Не использованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и т.д.

Для получения денег с расчетного счета учреждения банка на основе специальных заявлений Хозяйству выдают чековые книжки, в которых все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в Хозяйстве. Запрещается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира.

Согласно требованиям, не реже одного раза в месяц в ОАО «Сеятель» проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации руководитель хозяйства приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии. В Хозяйстве инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию. Одновременно выясняются причины их возникновения.

Движение денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 «Касса». Счет 50 имеет два субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» в Хозяйстве учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу. В зависимости от каналов поступления денег корреспондирующими счетами могут быть: расчетный счет, прочие счета денежных средств в банке, счета учета расчетов, кредитов банка и т.п. Отдельные операции по поступлению денежных средств в кассу хозяйства представлены в виде записей:

1) Оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц:

- дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

- кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2) Поступили деньги в кассу с расчетного счета:

- дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

- кредит счета 51 «Расчетный счет».

3) Поступили деньги в кассу в порядке краткосрочного кредита:

- дебет счета 50 «Касса»

- кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

4) Поступили деньги в кассу со специальных счетов в банке:

- дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

- кредит счета 55 «Специальные счета в банках».

По кредиту субсчета 50-1 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы, корреспондирующими счетами являются счета затрат, учета расчетов с персоналом, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, учета денежных средств в банке и другие счета. Вот некоторые операции по выдаче денежных средств из кассы хозяйства.

1) Выданы деньги подотчетным лицам:

- дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

2) Выдана заработная плата

- дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

- кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

3) Внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:

- дебет счета 51 «Расчетные счета»

- кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

4) Внесены деньги из кассы на погашение задолженности по кредитам:

- дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

- кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

5) Оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы:

- дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

- кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

По субсчету 50-2 учитывают средства, вложенные в различные денежные документы: почтовые марки, оплаченные проездные билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы наряду с денежной наличностью хранятся в кассе хозяйства, поэтому учитываются на этом счете. При их приобретении делается запись по дебету счета 50, субсчет 2, и кредиту соответствующего счета по учету денежных средств или расчетов (счета 51, 76, 69 и др.). При их расходовании или реализации делается запись по кредиту счета 50, субсчет, и дебету разных счетов в зависимости от направления: 26 «Общехозяйственные расходы» - при использовании марок, 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» - при реализации путевок и др.

Учет поступления денежных документов и их списания, как правило, оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров, так как денежные документы, как и все другие ценности, хранятся в кассе. Аналитический учет ведется в специальной книге учета денежных документов на каждый их вид.

Документом, применяемым в ОАО «Сеятель» для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордерам выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «получено» и оттиском печати хозяйства. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства в кассу Хозяйства поступают по следующим каналам:

- со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости;

- в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

- в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки и столовые;

- в виде взносов работников в погашение задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, неиспользованных подотчетных сумм и т.д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2).

Он подписывается руководителем, главным бухгалтером кассиром и погашается штампом «ОПЛАЧЕНО». Расходный кассовый ордер в Хозяйстве выписывается в следующих случаях:

- На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.

- При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

- При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.

- При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемого клиенту.

Все приходные и расходные кассовые ордера в Хозяйстве регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). При этом регистрацию приходных и расходных кассовых документов осуществляют раздельно в хронологической последовательности.

Кроме журнала регистрации, кассир записывает приходные и расходные кассовые ордера в Кассовую книгу (ф. № КО-4). Кассовая книга Хозяйства пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера.

Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, и вторые (отрывные) - служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает отчет с первичными документами главному бухгалтеру под его подпись в Кассовой книге. Учитывая небольшой объем кассовых операций, сдача отчетов кассации проводится за несколько дней, но не реже 1 раза в неделю.

Главный бухгалтер проверяет правильность оформления кассовых документов, записи в Кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью в Кассовой книге подтверждает приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров).

На основании отчета кассира соответствующие данные записывают в ведомость № la-АПК. Выдача денег из кассы в корреспонденции счетов отражается в журнале-ордере № 1-АПК. Итоги за месяц из ведомости № la-АПК и журнала-ордера № 1-АПК переносятся в Главную книгу.

Последовательность обработки и производства записей по учету денежных средств в кассе можно представить в виде рис.3.

Рисунок 3 - Схема учета денежных средств в кассе ОАО «Сеятель»

Из рис. 3 видно, что регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции в Хозяйстве, является журнал-ордер № 1-АПК. Его используют для фиксирования кредитовых оборотов счета 50. Во второй части журнала-ордера - ведомости отражают дебетовые обороты счета 50. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.

Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам и однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) отражают общей суммой за день. Каждый отчет кассира занимает в журнале-ордере одну строку.

В разделе дебетовых оборотов накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Одновременно эти суммы отражают в соответствующих журналах-ордерах по кредитовому признаку (журналы-ордера №2,3,4 и др.). Записи по дебету счета делают аналогичным путем, т. е. на основании отчетов кассира (только в данном случае - по их приходной части) с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчетах кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, отраженный в журнале-ордере № 1-АПК. Полученное сальдо сверяют с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов (во второй части журнала-ордера) как сальдо на конец месяца.

Журнал-ордер № 1-АПК является регистром месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 с подразделением их на корреспондирующие счета переносят ежемесячно из журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу следующим образом: общий кредитовый оборот из журнала-ордера записывают в Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1-АПК по кредитовым оборотам в Главную книгу, бухгалтер по каждому корреспондирующему счету сверяет их с данными других регистров. Так, кредитовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК сверяются: по счету 51 - с соответствующими данными в разделе дебетовых оборотов журнала-ордера № 2-АПК, по счету 71 - с данными журнала-ордера № 7-АПК и т.д.

После сверки итоги журнала-ордера № 1-АПК разносятся в Главную книгу. Бухгалтерские записи, отраженные в журнале-ордере № 1-АПК за февраль 2006 г., показаны в табл.11.

Таблица 11 - Бухгалтерские записи в журнале-ордере № 1
ОАО «Сеятель» за февраль 2006 г.

№ п/п	Содержание операции	Корреспонденция счетов	Суммы, руб.
		дебет	кредит
1.	Принята и оприходована выручка из операционной кассы и по приходным ордерам	50	50-1	540
2.	Получено со счета в банке	50	51	2300
3.	Поступили наличные деньги в погашение дебиторской задолженности поставщиков	50	60	8350
4.	Поступили наличные деньги в погашение дебиторской задолженности покупателей	50	62	1340
5.	Возвращены деньги от подотчетного лица	50	71	356
6.	Поступили наличные деньги от реализации продукции	50	90	3840
7.	Внесена на счет в банке выручка от реализации продукции	51	50	2850
8.	Погашена наличными кредиторская задолженность перед поставщиками	60	50	1540
9.	Погашена наличными кредиторская задолженность перед покупателями	62	50	148
10.	Выплата зарплаты персоналу	70	50	4500
11.	Выплаты подотчетным лицам	71	50	150
12.	Выявлены при инвентаризации недостачи наличных денег в кассе	94	50	12

3.2. Учет движения безналичных денежных средств
на расчетных счетах предприятия

Этот раздел учета в Хозяйстве ведут с помощью счета 51 «Расчетные счета». Он предназначен обобщения информации о наличии и движении денежных средств на расчетных счетах Хозяйства, открытых в кредитных учреждениях.

По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление денежных средств, а по кредиту - списание денежных средств с расчетных счетов Хозяйства. Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитного учреждения по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Все свободные денежные средства Хозяйства хранят в обслуживаемых банках на специально открываемых расчетных счетах. Каждому расчетному счету банк присваивает номер, который указывается на всех документах при списании или поступлении денег на счет.

Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации, так как остаток денежных средств, оставшийся на конец года, переходит на следующий год. Хранение денежных средств на счетах в банках имеет большое значение, так как:

- надежно обеспечивается их сохранность от расхищений;

- контролируется использование по целевому назначению;

- облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими лицами путем применения безналичных форм расчетов;

- Хозяйство имеет выгоду, так как банк зачисляет на его расчетные счета проценты в определенном размере от среднегодо-вого остатка денежных средств на счете (правда, он небольшой).

Получив выписку банка, главный бухгалтер подбирает к ней расчетно-платежные документы, записав карандашом напротив каждой суммы название организации, и указывает корреспондирующий счет. Записи по дебету в выписке банка означают списание денег, а записи по кредиту - поступление денег на счет. Это объясняется тем, что расчетные счета Хозяйства в учете банка являются пассивными счетами, на которых учитываются привлеченные средства.

Вот некоторые операции по счету 51 «Расчетные счета», извлеченные из учетных регистров Хозяйства.

1. Поступила задолженность от прочих дебиторов в сумме 250 руб.

Дебет счета 51 «Расчетные счета» = 250 руб.

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 9 «Расчеты по прочим операциям» = 250 руб.

2. Перечислена задолженность поставщику за материалы в сумме
30 000 руб.

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» = 30 000 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» = 30 000 руб.

3. На расчетный счет поступила выручка от покупателей за проданную продукцию в сумме 40 000 руб.

Дебет счета 51 «Расчетные счета» = 40 000 руб.

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями» = 40 000 руб.

4. Поступил на расчетный счет краткосрочный кредит банка в сумме
50 000 руб.

Дебет счета 51 «Расчетные счета» = 50 000 руб.

Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» =
50 000 руб.

5. Из кассы поступила выручка за проданные товары в сумме 400 рублей.

Дебет счета 51 «Расчетные счета» = 400 руб.

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 = 400 руб.

6. Перечислена задолженность кредиторам в сумме 5 000 руб.

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 9 «Расчеты по прочим операциям» = 5 000 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» = 5 000 руб.

7. Погашены проценты за краткосрочный кредит банку в сумме 1 000 руб.

Дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - проценты = 1 000 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» = 1 000 руб.

8. Перечислена задолженность финансовым органам по платежам в бюджет в сумме 4 500 руб.

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» - 4 500 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» = 4 500 руб.

9. Погашен частично краткосрочный кредит в сумме 25 000 руб.

Дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» =
25 000 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» = 25 000 руб.

10. Перечислена задолженность по социальному страхованию и социальному обеспечению в сумме 12 500 руб.

Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и социальному обеспечению» = 12 500 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» = 12 500 руб.

11. Получено в кассу для выплаты заработной платы рабочим и служащим в сумме 35 000 руб.

Дебет счета 50 «Касса» субсчет 1 = 35 000 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» = 35 000 руб.

Клиент банка может предъявлять претензии к банку: За несвоевременное (позднее следующего дня получения соответствующего документа) или неправильное списание средств со счета клиента-плательщика, а также за несвоевременное или неправильное зачисление банком сумм, причитающихся клиенту-получателю, владелец вправе потребовать от банка уплатить штраф в размере 0,5 % от несвоевременно зачисленной (списанной) суммы за каждый день задержки (просрочки) платежей отразив в учете предъявленную претензию проводкой:

Дебет субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям».

Кредит счета 91-1 «Прочие доходы».

Синтетический учет по счету 51 «Расчетные счета» осуществляется в Главной книге, а аналитический учет при мемориально-ордерной форме учета - в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной форме - в журнале-ордере № 2-АПК.

На лицевой стороне журнала-ордера отражаются записи по кредиту счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции с дебетуемыми счетами. На обратной стороне журнала-ордера в виде ведомости производятся записи по дебету счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции с кредитуемыми счетами. В журнале-ордере № 2-АПК и ведомости записи производятся ежемесячно в хронологической последовательности.

До переноса в Главную книгу кредитовые обороты по журналу-ордеру № 2-АПК сверяют; по счету 50 «Касса» - с данными дебетовых оборотов (ведомости) к журналу-ордеру № 1-АПК; по счету 55 «Специальные счета в банках» - с дебетовыми оборотами (ведомости) к журналу-ордеру № 3-АПК; по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - с журналом-ордером № 7; по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - журнала-ордера № 6-АПК; по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» - ведомостей № 32-АПК и 37-АПК и т.д.

Данные из ведомости дебетовых оборотов сверяют по счету 50 «Касса» - с данными журнала-ордера № 1-АПК; по счетам 55, 57 - журнала-ордера № 3-АПК, по счетам 62 и 90 - журнала-ордера № 11-АПК, по счету 66 - журнала-ордера № 4-АПК и т.д.

После произведенной сверки итогов по дебету и кредиту счета 51 «Расчетные счета» переносится оборот по кредиту общей суммой в графу «Оборот по кредиту», а данные по дебету счета переносятся по каждой отдельной сумме с корреспондируемых счетов и в целом итог записывается в графу «Оборот по дебету».

На последней странице журнала-ордера № 2-АПК указывают дату завершения записей и переноса в Главную книгу и заверяют подписями исполнитель и главный бухгалтер.

Схемы корреспонденции счетов по учету операций на расчетных счетах банках представлены в таблице 12.

Таблица 12 - Бухгалтерские записи в журнале-ордере № 2
ОАО «Сеятель» за март 2006 г.

№ п/п	Содержание операции	Корреспонденция счетов	Суммы, руб.
		дебет	кредит
1.	Поступило на счет в банке из кассы Хозяйства	51	50	500
2.	Денежные средства, числившиеся в пути, поступили на расчетный счет	51	57	4 187
3.	Поступили деньги от покупателей	51	62	21 680
4.	Возвращены деньги от поставщиков	51	60	2 724
5.	Поступили деньги банковского кредита	51	66	5 000
6.	Поступило целевое финансирование из бюджета	51	86	15 000
7.	Поступили деньги от продажи имущества	51	91	28 400
8.	Поступили деньги в счет чрезвычайных доходов	51	99	2 590
9.	Получение денег с расчетного счета в кассу	50	51	1 500
10.	Погашение кредиторской задолженности поставщикам	62	51	12 920
11.	Погашение кредиторской задолженности покупателям	60	51	1 326

3.3. Анализ отчетности хозяйства о движении денежных средств

и выявление ошибок при ее составлении

Также как и во многих других сельхозпредприятиях ОАО «Сеятель» два раза в год - за 6 месяцев и нарастающим итогом за 12 месяцев составляет отчет о движении денежных средств по установленной форме. В 2003 г. форма данного отчета претерпела некоторые измерения, хотя содержание отчета, можно сказать, сохранилось. Приказом Минфина от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» в ред. от 31.12.2004 № 135н устанавливается обязательная форма сдачи отчетности по движению денежных средств.

Как и в предыдущие годы, отчет о движении денежных средств должен составляться исходя из сальдо и оборотов по счетам учета этих активов - дебету и кредиту счетов 50, 51, 55 в корреспонденции со счетами, отражающими источники поступления средств или направления их расходования. В первом случае, когда задействованы дебеты счетов 50, 51, 55, отражаются средства, полученные от покупателей и заказчиков (в т.ч. при погашении ими дебиторской задолженности), из бюджета (в виде субсидий или кредитов), за счет страховых возмещений утраченных ценностей, прочих поступлений. Во втором случае, когда задействован кредит счетов 50, 51 и 55, отражаются средства, израсходованные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов, на оплату труда, выплату процентов, расчеты по налогам и сборам, на командировочные и прочие расходы.

Поступление и расходование денежных средств должны распределяться между тремя видами деятельности: текущей (т.е. основной), связанной с производством и реализацией продукции (товаров, работ, услуг); инвестиционной, связанной с продажей объектов, основных средств и их приобретением; финансовой, связанной с поступлениями от кредитов и займов и их погашением. При этом требуется отдельно показать поступление и расходование денежных средств в наличной форме, а также при использовании векселей.

В табл.13 в качестве примера и объекта для анализа приводится копия отчета Хозяйства о движении его денежных средств за 2004 и 2005 гг.

Таблица 13 - Копия отчета о движении денежных средств
ОАО «Сеятель» за 2004 и 2005 гг.

Показатель	За отчетный год (2005 г.)	За аналогичный период предыдущего года
Наименование	код
Остаток денежных средств на начало отчетного года	100	28	18
Движение денежных средств по текущей деятельности
Средства, полученные от покупателей, заказчиков	110	22345	21913
из них погашение дебиторской задолженности	111	75	71
Полученные бюджетные субсидии	120	794	818
Полученное страховое возмещение	130	127	473
Прочие поступления	140	2761	5760
Денежные средства, направленные:
на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов	150	(11647)	(12591)
на оплату труда	160	(4563)	(4268)
на выплату дивидендов, процентов	170		(4742)
на расчеты по налогам и сборам	180	(2545)	(2020)
на командировочные расходы	182		( )
на обучение кадров	183		( )
на прочие расходы	184	(7794)	(6149)
Чистые денежные средства от текущей деятельности (стр.110+120+130+140+150+160+170+180+182+183+184)	200	-447	-806
Движение денежных средств по инвестиционной деятельности
Выручка от продажи объектов основных средств и иного аналогичного имущества	210	-	-
Выручка от продажи ценных бумаг и иных финансовых вложений	220	-	-
Полученные дивиденды	230	-	-
Полученные проценты	240	-	-
Поступления от погашения займов, предоставленных другим организациям (без суммы процентов)	250	-	-
Прочие поступления	260	-	-
Приобретение дочерних организаций	280	( )	-
Приобретение объектов основных средств, доходных вложений в материальные ценности и нематериальных активов	290	( )	-
Приобретение ценных бумаг и иных финансовых вложений	300	( )	( )
Займы, предоставленные другим организациям	310	( )	( )
Прочие расходы	320	( )	( )
Чистые денежные средства от инвестиционной деятельности (стр.210+220+230+240+250+260+280+290+300+310+320)	340	-	( )
Движение денежных средств по финансовой деятельности			( )
Поступления от эмиссии акций или иных долевых бумаг	350	-	-
Поступления от займов и кредитов, предоставленных другими организациями	360	15647
из них банками	365	-	-
Прочие поступления	370	-	-
Погашений займов и кредитов (без процентов)	380	(14856)	-
Погашение обязательств по финансовой аренде	390	( )	-
Прочие расходы	400	( )	( )
Чистые денежные средства от финансовой деятельности (стр.350+360+370+380+390+400)	410	791	( )
Чистое увеличение (уменьшение) денежных средств и их эквивалентов (стр.200+340+410)	420	344	( )
Остаток денежных средств на конец отчетного года (стр.100+420)	430	372	-
Величина влияния изменений курса иностранной валюты по отношению к рублю	440	-	-
СПРАВОЧНО.			-
Получено наличными денежными средствами	450	25459	13058
в том числе по текущей деятельности	460	25459	13058
Выплачено наличными денежными средствами	470	25459	13058
в том числе по текущей деятельности	475	25459	13058
Получено векселей	480	-	-
Выплачено векселями	490	-	-
Доходы (дисконт) по векселям	500	-	-

Анализируя данные табл.13, можно отметить, что финансово-денежные операции хозяйства носят крайне нестабильный характер. Выплата дивидендов в 2005 году не осуществлялась, хотя чистые денежные средства от текущей деятельности (код 200) в 2005 году хоть и отрицательны, но уже меньше, чем в 2004 году, в котором выплата дивидендов осуществлялась. Размер прочих поступлений и средств, направленных на прочие расходы за рассматриваемые 2 года сильно различается. На основании форм годовых отчетов достаточно сложно судить о том, откуда появились и куда были направлены данные средства. По объяснениям главного бухгалтера хозяйства, эти средства представляли собой краткосрочные кредиты для производственной деятельности. Положительным моментом является относительное снижение суммы расходов при одновременном росте доходов. И хотя эти изменения не на столько значительны, чтобы обеспечить прибыль предприятию, радует уже хотя бы то, что размер годового убытка, полученного в 2005 году меньше аналогичного показателя в 2004 году.

Остаток денежных средств на конец 2004 г. (стр. 430 табл. 13) составил 372 тыс. руб. Хотя по данным других форм отчетности - 28 тыс. руб. Из полученных хозяйством кредитов по залог имущества 26,2 млн. руб. - 2,1 млн. руб. или 7,3 % на начало 2005 г. и 3,7 млн. руб. или 14,1% на конец 2005 года - просроченная задолженность. В 2004 и в 2005 гг. хозяйством приобретались основные средства на общую сумму 2 млн. руб. и 1,2 млн. руб. соответственно или 5,3% и 3,2% к общей стоимости основных средств (ф. № 5 прилож. к балансу). Следует отметить при этом, что выбытие основных средств все-таки превышает их поступление, что является отрицательным моментом.

Из табл. 13 также видно, что бухгалтерия Хозяйства два года подряд по инвестиционной и один год по финансовой деятельности проставляла в соответствующих строках и графах отчета прочерки. Они должны были свидетельствовать об отсутствии соответствующих хозяйственных, а значит - и бухгалтерских операций. Однако анализ других разделов бухгалтерской отчетности хозяйства за 2004 и 2005 гг. свидетельствует о том, что фактически предприятие занималось в этот период как инвестиционной, так и финансовой деятельностью. Об этом можно судить на основании данных табл.14, составленной на основании соответствующей информации и разделов бухгалтерского баланса (формы № 1 и № 2).

Таблица 14 - Операции по основной, инвестиционной и финансовой
деятельности ОАО «Сеятель» за 2004-2005 гг., не отраженные в его отчетах о движении денежных средств, тыс. руб.

Наименование операций и источник информации	Годы	Ошибка в отчете (ф. № 4) за 2 года
	2004	2005
Начислено НДС (расчет на основе строки 010 ф. № 2)	3199	1543	4742
Приобретено основных средств на основе инвестиционной деятельности (ф. № 5 приложения к балансу)	2019	1205	3224
Поступило кредитов и займов по финансовой деятельности (форма № 5)	12400	8642	21042
Погашено кредитов и займов (форма № 5)	13856	5230	19086
Кроме того, поступило кредитов из бюджетов (форма № 5)	2400	1350	3750
Погашено кредитов из бюджетов	2400	1350	3750
Итого	3762	5100	8862
Справочно: ошибка в отчете (ф.№ 4) в сравнении с выручкой соответствующих лет, %	15,6	20,2	17,9

Из табл.14 видно, что Хозяйство как в 2004-м, так и в 2005-х годах вело активную инвестиционную и финансовую деятельность. Так, за 2 года было приобретено основных средств благодаря инвестиционной деятельности на сумму 3,2 млн. руб. Кроме того, по финансовой деятельности осуществлялись операции: поступление кредитов и займов на сумму 21,0 млн. руб.; погашение кредитов и займов от коммерческих структур на сумму 19,1 млн. руб.; поступление кредитов из бюджета на сумму 3,8 млн. руб.; погашение кредитов бюджета на эту же сумму. Эти операции в отчете о движении денежных средств отражения не нашли, что говорит о недостаточном понимании бухгалтерами содержания рассматриваемых видов деятельности.

Общая сумма ошибки в отчете о движении денежных средств (форма № 4) за два года составила, таким образом, почти 9 млн.руб., или 35,8 % выручки за эти годы.

4. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА И
ОТЧЕТНОСТИ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

4.1. Автоматизированная форма учета денежных средств

Допускаемые неточности при расчетах налогооблагаемых сумм могут привести к неправильной сумме уплачиваемых налогов, а в дальнейщем - к штрафам и пеням. С другой стороны, неточности в расчетах налогов, уплата излишних сумм в бюджет в условиях острого дефицита свободных финансовых ресурсов и убыточности деятельности, что подтверждают приведенные в разделе 3.3 сведения об ошибках бухгалтерии ОАО «Сеятель», приводят к растратам и без того небольшого запаса оборотных средств и, в том числе, денежных средств.

Все это свидетельствуют о целесообразности внедрения компьютерной формы осуществления данных операций. Она позволила бы избежать многих ошибок в расчетах, не допустить выплат излишних сумм налогов, а также сделать данный раздел бухгалтерской работы более «прозрачным» для анализа. Внедрение компьютерной формы учета не потребует значительных средств, поскольку соответствующая оргтехника в бухгалтерии Хозяйства уже имеется и ряд операций выполняется с ее помощью (выписка счетов-фактур и оформление отчетов по некоторым налогам).

При использовании компьютерной формы учета денежные средства учитываются следующим образом. Данные первичных документов вводятся с клавиатуры в ЭВМ. При этом в памяти ЭВМ формируются рабочие базы данных (БД) по каждому счету. Например, по счету 50 вводятся соответствующие данные с приходных и расходных кассовых ордеров. При необходимости происходит корректировка информации. Этот этап призван фиксировать в ЭВМ документальное оформление операций. Следующий этап - фиксирование в ЭВМ их исполнения. Например, по счету 50 это отражение реального движения денежных средств по кассе. В данном случае кассир или по его просьбе бухгалтер по учету денежных средств ежедневно вводит информацию о произведенных кассовых операциях.

Результатом этих действий является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира).

После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в БД. На третьем этапе (уровень бухгалтера) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бухгалтера на этом этапе входят проверка отчетов кассира и реализация заложенной программы по получению бухгалтерских регистров (в данном случае по счету 50). Эти регистры могут воспроизводиться на дисплее, как документы при вводе данных (в основном это относится к промежуточным данным), или распечатываться в виде машинограмм (то есть, итоговых данных по счету). При этом происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.

В итоге по счету 50 обеспечивается получение трех машинограмм: ведомость аналитического учета по счету 50, вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Причем последние две машинограммы составляются ежедневно по итогам движения средств в кассе за день. Эти машинограммы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года.

После получения машинограмм (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира. В конце года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, после чего сформированная из машинограмм кассовая книга опечатывается.

В хозяйстве можно применять вариант с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Первичные документы оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на макетах форм документов, воспроизводимых на дисплее ЭВМ. Этот принцип также может широко использоваться и на других участках учета (учет материалов и т.д.). После этого документы распечатываются и передаются кассиру для исполнения. Дальнейший технологический процесс строится примерно таким же путем, как описано выше, с той лишь разницей, что в БД данные о документах вво-дятся непосредственно на стадии их оформления, т.е. процесс формирования документов и отражения их данных в БД ЭВМ совмещаются.

4.2. Проведение анализа потоков денежных средств хозяйства

Отчетность о движении денежных средств требуется не только для того, чтобы предоставить итоговые бухгалтерские документы в контролирующие и иные органы. В первую очередь она нужна для эффективного управления производством, во многом зависящего от умения управлять денежными потоками.

Главная задача анализа денежных потоков заключается в выявлении причин недостатка, а иногда - избытка денежных средств и в определении источников их поступлений и направлений использования.

Основным документом для анализа денежных потоков является «Отчет о движении денежных средств», с помощью которого можно контролировать текущую платежеспособность предприятия, принимать оперативные решения по управлению денежными средствами и объяснять расхождение между финансовым результатом и изменением денежных средств. Потоки денежных средств рассматриваются по трем видам деятельности: основная, инвестиционная и финансовая.

Задача анализа денежных потоков заключается в выявлении причин недостатка или избытка денежных средств, определении источников их поступлений и направлений расходования.

Совокупный денежный поток должен стремиться к нулю, но быть неотрицательным. Основополагающие принципы управления потоком денежных средств:

1. Уменьшать дебиторскую задолженность. При этом не следует забывать, что чрезмерное давление на всех без исключения потребителей может привести к снижению объема будущих продаж. Для ускорения получения денег можно использовать разумные скидки на свои товары и услуги.

2. Достичь разумных сроков выплаты кредиторской задолженности без ущерба для дальнейшей деятельности предприятия. Использовать любые преимущества, предоставляемые скидками, существующими у поставщиков.

3. Продавать! Как можно больше и по разумным ценам. Цена продажи включает в себя не только реальные денежные затраты, но и амортизацию (некассовую статью), которая на деле увеличивает денежный поток.

4. Ускорять оборачиваемость всех видов запасов, избегая их дефицита, который может привести к падению объема производства и, соответственно, объема реализации.

Разделение всей деятельности предприятия на три самостоятельные сферы очень важно, поскольку хороший (т.е. близкий к нулю) совокупный поток может быть получен за счет ограничения или компенсации отрицательного денежного потока по основной деятельности притоком средств от продажи активов (инвестиционная деятельность) или привлечением кредитов банка (финансовая деятельность). В этом случае величина совокупного потока скрывает реальную убыточность предприятия. Благодаря ее анализу легче вывести предприятие к прибыльному функционированию.

4.3. Оптимизация потоков денежных средств предприятия

В хозяйстве управление денежными средствами (потоками) включает:

- учет движения денежных средств;

- анализ потоков денежных средств;

- составление бюджета денежных средств -

и охватывает основные аспекты управления деятельности предприятия, что отражено на схеме (рис.4).

Рисунок 4 - Схема управления денежными средствами предприятия

Управление денежным потоком особенно важно для предприятия с точки зрения необходимости:

- планирования временных параметров капитальных затрат;

- управления оборотным капиталом (оценки краткосрочных потребностей в наличных средствах и управления запасами);

- управления затратами и их оптимизации с точки зрения более рационального распределения ресурсов предприятия в процессе производства;

- управления капитальными потребностями (финансирование за счет собственных средств или кредитов банка);

- управления экономическим ростом.

- Проблемы в управлении денежными средствами состоят в следующем:

- менеджеры не имеют полной оперативной информации об источниках денежных поступлений, о суммах и сроках предстоящих платежей;

- финансовые потоки разрознены и несогласованны по времени;

- есть случаи утери платежных документов; кассовый план создается из обрывков информации;

- решение о распределении денежных средств принимается при мощном давлении со стороны различных служб;

- запросы на финансирование часто не соответствуют реальным потребностям;

- решения о привлечении кредитов принимаются без должной оценки их необходимой величины и сроков погашения.

Чтобы избежать указанных недостатков, следует внедрить в практику работы бухгалтерии метод бюджетирования, предполагающий составление кассовых бюджетов.

Цель бюджетирования денежных средств состоит в расчете необходимого их объема и определении моментов времени, когда у компании ожидается недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные средства предприятия.

Кассовый бюджет - это подробная смета ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за определенный период, включающая как конкретные статьи поступлений и выплат, так и их временные параметры.

Кассовый бюджет является составной частью Основного бюджета предприятия и использует данные бюджетов продаж, закупок, затрат на оплату труда и др.

Для более точного расчета объема денежных средств руководству предприятия необходимо знать конкретные статьи поступлений и расходов денег, а также временные параметры этих процессов. Для решения этой задачи используется бюджетирование денежных средств.

В то же время бюджет денежных средств, как и все прочие бюджеты, во многом зависит от субъективных оценок и прогнозов (например, прогноза продаж, оценки периодов погашения дебиторской задолженности и т.п.), следовательно, общая ошибка расчетов (возможные отклонения) ведет к значительному искажению конечных результатов и может послужить основой для принятия неправильного управленческого решения. Разработка бюджета денежных средств, как и других бюджетов, является результатом тесного сотрудничества всех служб предприятия и должна быть регулярной, поскольку разовые бюджеты на основе единичных оценок могут приводить к большим отклонениям и неправильным управленческим решениям. Регулярность разработки бюджета позволит руководителю определить, какие факторы оказывают самое большое воздействие на величину денежного потока, и направить основные усилия на более точную оценку этих факторов.

Таким образом, кассовый бюджет позволяет:

1. Своевременно определять потребность в объеме и сроках привлечения заемных средств.

2. Принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов.

3. Получить целостное представление о совокупной потребности в денежных средствах.

4. Анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и оценивать их влияние на финансовые показатели предприятия.

Основная цель составления бюджетов - определение моментов времени, в которые у хозяйства будет недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы разумно избежать кризисных явлений или смягчить их и рационально использовать временно свободные средства.

При составлении бюджета необходимо большое количество первичной информации, которая, как правило, существует лишь в разрозненном виде в различных подразделениях предприятия. На предприятии нет единой службы, которая занималась бы сведением этой информации воедино для составления бюджетов. Эти функции распределены по разным службам, и нет возможности оперативного отслеживания и корректировок движения денежных средств. Кроме того, иногда происходит сознательное завышение показателей в разрозненных финансовых планах в надежде на то, что какому-либо подразделению предприятия выделять больше финансовых средств. Составление единого бюджета позволяет избежать подобных явлений и получить более объективную картину потребности в деньгах.

Кассовый бюджет должен включать все денежные поступления и выплаты, которые удобно группировать по видам деятельности - основная, инвестиционная и финансовая.

На первом этапе необходимо определить поступления и расход денежных средств по основной деятельности хозяйства, т.к. результаты планирования денежного потока по основной деятельности могут использоваться при планировании инвестиций и определении ис-точников финансирования.

Планирование денежных расходов по инвестиционной деятельности выполняется на основе инвестиционных проектов и программы развития производства, с учетом поступления денежных средств от основной деятельности или от иных источников финансирования; приток денежных средств по инвестиционной деятельности определяется ее доходами от продажи основных фондов и прочих долгосрочных вложений.

Планирование денежных потоков по финансовой деятельности осуществляется в целях обеспечения источников финансирования для основной и инвестиционной деятельности предприятия.

Основные документы, необходимые для составления кассового бюджета хозяйства, систематизированы в виде схемы на рис.5.

Рисунок 5 - Основные документы и процедуры составления
кассового бюджета хозяйства

На рис.5 видно, что для составления кассового бюджета (т.е. планирования притоков и оттоков денежных средств в кассе и на счетах в банках) нужно составлять следующие документы:

По основной деятельности - бюджет продаж, в свою очередь распределяемый на шесть частных бюджетов (смет):

1) закупок материалов, включая ГСМ;

2) расходов на оплату труда;

3) общепроизводственных расходов;

4) коммерческих (реализационных) расходов;

5) управленческих (общехозяйственных) расходов;

6) налоговых платежей.

По инвестиционной деятельности требуется составлять:

1) прогноз поступлений от инвестиций (прежде всего от продажи основных средств);

2) бюджет капитальных затрат.

По финансовой деятельности:

1) поступления от продажи (эмиссии) ценных бумаг (акций, облигаций);

2) по кредитам.

При составлении указанных бюджетов требуется учитывать следующие факторы:

1) результаты анализа движения денежных средств;

2) результаты анализа погашения дебиторской задолженности;

3) результаты анализа движения кредиторской задолженности;

4) налоговые платежи;

5) инфляцию;

6) кредитные ставки;

7) выплаты по итогам года (в т.ч. дивиденды).

4.4. Предполагаемая эффективность предложенных мероприятий

Эффективность предложенных мер можно определить следующим образом. Во-первых, возможность ошибок при отражении в отчетности сумм НДС будет значительно уменьшена. За последние 2 года (2004-2005 гг.) сумма НДС должна была составить не менее 4742 тыс. руб. В соответствующей же строке справки на стр. 8 отчетности за 2005 г. указано, что было фактически уплачено 857 тыс. руб. Минимальный штраф за такое нарушение, согласно статье 120 НК РФ, составляет 15 тыс. руб. (если не была занижена налоговая база).

Во-вторых, можно будет исключить аналогичные ошибки, указанные в строках 2 и 3 табл.14. Это избавит от штрафов еще на 30 тыс. руб.

В-третьих, благодаря улучшению учета движения денежных средств можно рассчитывать на повышение эффективности деятельности предприятия. Согласно имеющимся бухгалтерским отчетным данным величина убытка в сумме за 2004-2005 гг. составила 18741 тыс. руб. Как видно из данных табл. 6 сумма чистого убытка по сравнению с 2004 годом увеличилась на 14,1%. При этом производство продукции и ее реализация хоть и убыточны, но выручка все же начинает расти быстрее, чем себестоимость. С учетом сокращения объемов производства продукции животноводства можно будет получить прибыль в растениеводческой отрасли.