Роль, місце та значення первинних документів бухгалтерського обліку та їх класифікація

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Роль і значення документації як елементу методу бухгалтерського обліку

1.1 Документація та її значення

1.2 Загальна класифікація первинних документів

1.3 Вимоги до змісту й оформлення документів

2. Сучасні форми ведення первинної документації у бухгалтерському обліку

2.1 Електронні документи та електронний документообіг

3. Реальність і перспективи ведення первинної документації

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Бухгалтерський облік як упорядкована система узагальнення інформації про діяльність юридичних осіб на відміну від оперативно-технічного й статистичного обліку ґрунтується винятково на застосуванні методу документування. На мою думку метод документування передбачає суцільне й безперервне відображення у документах всіх господарських операцій, що відбуваються у діяльності підприємств, установ і організацій.

На сьогоднішній день є дуже доцільним розглядання теми «Роль, місце та значення первинної документації у бухгалтерському обліку, та їх класифікація», бо саме зараз приймається дуже багато рішень пов'язаних з низкою питань щодо поновлення не лише документації, але і удосконалення бухгалтерського обліку в цілому. Очевидно, що кожна упорядкована система передбачає застосування певних правил, норм і порядків, які закріплюються відповідним нормативним документом для загального користування і дотримання.

Так видатний італієць Лука Пачолі, автор першої книги з бухгалтерського обліку, виданої більше ніж 520 років тому, писав: „ .… ніхто не спроможний вести свої справи, якщо не захоче дотримуватися належного порядку в записах, та при цьому душа його буде в постійній тривозі ”.

В Україні первинні документи, облікові регістри та звітність мають складати українською мовою, яка відповідно до Закону «Про мови в Україні» є мовою роботи, діловодства і документації. Первинні документи мають бути складені у момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Важливим у документуванні є питання про способи і засоби заповнення первинних документів.

Жодна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, не повинна уникнути документування. Однак, документуванням господарських операцій займаються не тільки і не стільки працівники бухгалтерської служби підприємства, а на сам перед ті, хто здійснюють господарські операції і дають доручення або дозвіл на їх проведення. [9]

1. Роль і значення документації як елементу методу бухгалтерського обліку

1.1 Документація та її значення

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом.

Документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.[4]

Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», стаття 9 «Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку», та «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р., № 88 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 5.06.1995 року № 168/704), визначається порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім установ банків) незалежно від форми власності та специфіки установ і організацій. [1]

Проте значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, що виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Це допомагає дотриманню господарської дисципліни та чинного законодавства. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення законності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що нестачі, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних ревізій. Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збирання й опрацювання інформації про здійснювані господарські операції, поряд з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші -- складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її опрацювання, автоматичного введення в обчислювальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає змогу автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після опрацювання інформацію, потрібну для управління і контролю. [4]

Документообіг та його організація.

Документообігом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Для забезпечення рівномірного руху документів без затримок і накопичення на окремих місцях по кожному виду документів розробляють графік документообігу, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.[3]

Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.

Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Чітка система документообігу прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, використання й опрацювання.

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю. [4]

Організація зберігання документації.

Важливе значення для правильного зберігання документів, одержання в будь-який час і без затримки необхідної економічної інформації має організований в установленому порядку архів підприємства. Архів облікових документів поділяють на поточний і постійний.

Поточний архів створюється в бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік чи місяць, по яких уже складено і подано в установлені адреси бухгалтерську звітність.

Постійний архів організовують у спеціально обладнаному приміщенні із стелажами для розміщення на них папок з документами. Доступ до архіву має лише головний бухгалтер і завідуючий архівом (архіваріус). Обов'язки архіваріуса можуть бути покладені на того чи іншого працівника центральної бухгалтерії.

В архів приймаються документи, зброшуровані в папки з відповідними написами на них згідно з порядком організації архівної справи. Прийняті для зберігання справи завідуючий архівом реєструє в архівній книзі, де він на кожній папці зазначає її номер за архівною книгою. У випадку втрат папок з архіву оформляється спеціальний акт з обов'язковою участю представника міліції.

Справи з документами з архіву видають за письмовим розпорядженням головного бухгалтера, а в окремих випадках -- на вимогу прокуратури або народного суду. Ключі від архіву зберігаються у завідуючого архівом.

Строки зберігання документів в архіві різні: облікові листки праці і виконаних робіт - три роки; розрахунково-платіжні відомості, аналітичні рахунки з обліку розрахунків з працівниками, річні бухгалтерські звіти -- постійно. Щорічне вилучення (списання) з архіву справ оформляється актом з обов'язковою участю представника районного архіву. [2]

1.2 Загальна класифікація первинних документів

На підприємствах і в організаціях здійснюється велика кількість господарських операцій, для оформлення яких застосовують різні за формою і змістом документи. Для кращого вивчення, правильного складання і використання в обліку документи класифікують за певними ознаками.

І. За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

ь Розпорядчими називають документи, в яких міститься вказівка (розпорядження, наказ, завдання) щодо здійснення господарських операцій. Вони є, зокрема, підставою для прийняття і видачі матеріальних цінностей і коштів, виконання робіт. До розпорядчих документів належать накази, чеки на одержання грошей у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на одержання матеріальних цінностей та ін. Ці документи обов'язково підписуються керівними особами. Вони мають велике значення в управлінні господарством, але не підтверджують факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів.

ь Виправдними (або виконавчими) називають документи, якими оформляють виконані господарські операції і підтверджують факт здійснення цих операцій. їх складають у момент здійснення" операції, тому вони є первинною формою відображення і контролю господарської діяльності. До таких документів належать: акти приймання-передачі основних засобів, відомості (щоденники) надходження продукції рослинництва, надою молока, акти різного призначення та ін. Виправдні документи мають важливе значення для відображення здійснених операцій в обліку.

ь Документи бухгалтерського оформлення складають працівники бухгалтерії для підготовки і полегшення облікових записів. У них зазначають, які бухгалтерські записи мають бути зроблені на їх підставі. До документів бухгалтерського оформлення належать розподільчі і групувальні відомості, розрахунки, різні бухгалтерські довідки тощо. Наприклад, відомість розподілу загальновиробничих витрат, калькуляції та ін. Вони складаються заданими поточного обліку, підтвердженими відповідними документами.

Бухгалтерські довідки складають при виправленні помилок у бухгалтерських записах, закритті рахунків та ін. Вони досить поширені у практиці бухгалтерського обліку.

Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають, вони використовуються тільки разом із відповідними виправдними документами.

ь Комбіновані документи. У практиці підприємств найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки вищеперерахованих груп. Такі документи називають комбінованими. До них належать накладні, лімітно-забірні карти, прибуткові й видаткові касові ордери, облікові листи тракториста-машиніста і т. ін.

Застосування комбінованих документів сприяє повноті і наочності обліковуваної операції, спрощує і покращує використання документів у процесі їх бухгалтерського опрацювання. Тому в сучасній бухгалтерській практиці переважають комбіновані документи.

II. За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

ь Первинними називають документи, якими безпосередньо оформляють господарські операції. Вони є доказом того, що дані операції дійсно виконані. До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, квитанції та ін.

ь Зведеними називають документи, складені на підставі первинних документів методом (способом) групування і узагальнення їх показників. Це звіти касира, аналітична відомість по розрахункам з постачальниками та підрядчиками та ін. Зведені документи призначені для групування первинних даних про господарські операції і одержання узагальнених показників. Тому вони мають важливе значення для скорочення облікової роботи.

III. За способом охоплення операцій документи поділяють на разові та накопичувальні.

ь Разові документи застосовують для оформлення однієї або кількох господарських операцій. До разових документів належать первинні документи: накладні, касові ордери та ін. Характерною особливістю разових документів є одночасне їх використання для початкової реєстрації господарських операцій.

ь Накопичувальні документи використовують для оформлення однорідних господарських операцій (які систематично повторюються і накопичуються) в міру їх здійснення протягом певного періоду (тижня, декади, місяця). До накопичувальних документів належать багатоденні наряди на відрядні роботи, відомості витрати кормів, відомості руху молока, лімітно-забірні карти і т. ін.

На відміну від разових накопичувальні документи можуть бути підставою для відображення в обліку тільки після того, як у них записано останню операцію і підраховано підсумок всіх операцій (записів).

Використання накопичувальних документів має важливе значення для скорочення кількості бухгалтерських записів на рахунках і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте застосування накопичувальних документів можливе тільки тоді, коли не вимагається щоденне відображення господарських операцій в обліку.

IV.За місцем складання документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

ь Внутрішніми називають документи, які складають безпосередньо в господарстві (касові ордери, обліковий лист тракториста-машиніста і т. ін.).

ь Зовнішні -- це такі документи, що надходять у дане господарство від інших підприємств, організацій та установ {виписки банку, рахунки постачальників та ін.).

V.Залежно від кількості відображуваних об'єктів документи поділяють на однопозиційні і багатопозиційні.

ь В однопозиційний документ записують господарську операцію з одним видом матеріальних цінностей, за рахунками з однією особою, витратами на один об'єкт тощо (наприклад, касовий ордер та ін.).

ь Багатопозиційні документи використовують для відображення операцій з кількома видами цінностей, за розрахунками з різними особами, витратами на кілька об'єктів тощо (наприклад, лімітно-забірна карта, розрахунково-платіжна відомість та ін.).

Розглянута класифікація стосується документів, які використовують, в основному, при ручному опрацюванні облікових даних. Застосування сучасних обчислювальних машин веде до заміни звичайних документів іншими носіями економічної інформації, пристосованими до машинної обробки.

Тому за технікою складання й опрацювання розрізняють документи, що складаються без використання обчислювальної техніки, з частковим використанням обчислювальних машин і повністю механізованим способом.[2]

1.3 Вимоги до змісту та оформлення документів

Повнота і вірогідність показників обліку та звітності в першу чергу залежить від змісту й оформлення первинних документів.

Реквізити документів. Від якості оформлення документів значною мірою залежить повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться вимоги: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію. Показники, що містяться в документі і характеризують операцію, називаються його реквізитами.[3]

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Так, реквізити документа, що оформляє, наприклад, виробіток робітника і належну йому оплату праці, відрізняються від реквізитів накладної або лімітно-забірної картки, тобто документів, якими оформляють відпуск товарно-матеріальних цінностей. Проте кожен документ незалежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов'язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.

Обов'язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ; назва документа, його номер, код форми; дата ^складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання облікової інформації в документах можуть міститися й інші додаткові реквізити.

При використанні обчислювальної техніки реквізити документів можуть бути зафіксовані у вигляді відповідних кодів. Документи, складені за допомогою засобів обчислювальної техніки на машино зчитувальних носіях, використовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили. Такі документи повинні бути записані на матеріальних носіях (магнітних, паперових), виготовлених, розмічених і закодованих відповідно до вимог встановлених стандартів і затвердженої системи кодифікації. На вимогу контролюючих або судово-слідчих органів та своїх контрагентів підприємство зобов'язане зробити копії таких документів на паперовому носії інформації.

Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів. Так, якщо в акті на нестачу товарно-матеріальних цінностей, що виникла з вини транспортної організації при перевезенні вантажу, не буде належних підписів, то транспортна організація може відмовитися від відшкодування нестачі і підприємство зазнає збитків, оскільки акт не матиме доказової сили і судовий орган не візьме цей документ до виконання. Підприємство зазнає збитків також і в тому випадку, коли документ складено несвоєчасно, хоч і оформлено правильно. [4]

Порядок складання й оформлення документів. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку первинні документи повинні бути складені в момент здійснення кожної господарської операції" або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів і Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм. Документи повинні мати форму, зручну для використання як при ручному опрацюванні, так і при опрацюванні на обчислювальних машинах. Для цього реквізити документів розміщують в певному порядку: множене і множник, ділене і дільник -- в суміжних графах, а поряд з ними -- графа для запису результатів обчислення; виділяють і беруть в жирну рамку ті показники, які використовують при опрацюванні на обчислювальних машинах. [7]

Документи прийнято складати на бланках, виготовлених друкарським способом, з надрукованим текстом і графленням, з таким розрахунком, щоб від руки або на друкарській машинці заповнити тільки ті показники, які характеризують відповідну операцію. Раціональна будова документів сприяє правильному оформленню господарських операцій і відображенню їх в обліку. Сама форма документа мов би підказує, яку інформацію слід подати, оформляючи операцію. Отже, форма документа має бути простою, зрозумілою, зручною для подальшого опрацювання і водночас з усією повнотою характеризувати відповідну операцію, задовольняючи при цьому вимоги не тільки бухгалтерського, а й оперативного і статистичного обліку. [10]

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, створює умови для централізованого виготовлення бланків документів масовими тиражами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Документи повинні складатися чітко, розбірливо, без підчисток, забруднень та інших дефектів, які б викликали сумнів щодо дійсності документа і правильності господарської операції. Вільні рядки в документах повинні прокреслюватися.

Помилки в первинних документах виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно бути застережено надписом "Виправлено" і підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ з зазначенням дати виправлення. Якщо помилку виявлено обліковими працівниками в документі, складеному не в бухгалтерії (наприклад, авансовому звіті підзвітної особи), про необхідність її виправлення повідомляють осіб, які допустили помилку. Вони також повинні підписувати застереження про зроблені виправлення.

Такі документи, як звіти матеріально відповідальних осіб про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні, доцільно перевіряти в їхній присутності. Якщо буде виявлено помилку, то її виправляють не тільки в примірнику звіту, поданого до бухгалтерії, а і в копії звіту, що залишається у матеріально відповідальної особи. При цьому закреслюють не одну неправильну цифру в сумі, а всю суму і над нею надписують повністю правильну суму.

Порядок виправлення помилок в документах, складених машинним способом, визначається вказівками про організацію бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Документи, складені з порушенням встановлених правил не мають юридичної (доказової) сили. В касових і банківських документах ніякі виправлення, навіть застережені, не допускаються.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій(грошові чеки, векселі тощо), складають на спеціальних бланках, які виготовляють таким чином, щоб у них не можна було зробити ніяких виправлень (наприклад, друкують бланки таких документів на папері з водяними знаками тощо). їх називають бланками суворого обліку і за зберіганням та використанням їх встановлюють контроль. Якщо при складанні документа на такому бланку допущено помилку, через що бланк було зіпсовано, то він погашається перекреслюванням або надрізуванням і зберігається для наступної перевірки використання бланків цих документів. Замість зіпсованого виписують новий, правильний документ.

За достовірність інформації, що міститься у документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підписали документ. [4]

2. Сучасні форми ведення первинної документації у бухгалтерському обліку

бухгалтерський облік електронний документообіг

2.1 Електронні документи та електронний документообіг

Технічний прогрес у суспільстві, що охопив і галузь інформатики, поширився на документалістику і, зокрема, на документи й документообіг у бухгалтерському обліку господарської та фінансової діяльності.

Електронні документи і електронний документообіг уведено в дію у законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.2003 р. регулюються організаційно-правові засади використання електронних документів у всіх сферах економіки.

Бухгалтерський облік при відображенні операцій, пов'язаних з електронними документами, використовує законодавчі акти, якими регулюються ці операції, зокрема, Конституцією України, Цивільним кодексом України, Законами України "'Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про зв'язок", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", а також іншими нормативно-правовими актами.

Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:

реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;

забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;

нормативно-правове забезпечення технології обробки, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Електронний документ - це зафіксована інформація у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів України;

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Електронний документ повинен мати обов'язкові підписи осіб, які дозволили виконання господарської операції та її оформлення електронними засобами, а також осіб, які виконали цю операцію. В разі відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичної сили і, отже, використовуватися у бухгалтерському обліку.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, які брали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами або його зберіганні на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважають оригіналом електронного документа. В разі перетворення його у паперову форму у кількох примірниках кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством для первинних документів, які відображуються у бухгалтерському обліку.

Юридична сила електронного документа та його використання як доказу не можуть бути запереченими виключно через те, що цей документ має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал при оформленні таких операцій:

одержанні свідоцтва про право на спадщину;

створенні його лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів ;

*в інших випадках, передбачених законом. Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної створенням електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законодавством про господарські договори.

Електронний документообіг - це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із законодавством, зокрема Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України. Так, оформлення банківських операцій для клієнтів за електронною технологією регулюється Національним банком України, документування господарських операцій і відображення їх у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності - Міністерством фінансів України і Держкомстатом України.

У практиці бухгалтерського обліку електронний оборот може здійснюватися при реалізації продукції (робіт, послуг), звірянні взаєморозрахунків з підприємствами географічно віддаленими, відправленні податкової звітності до податкових органів тощо.

Під час фінансового контролю досліджуються причини порушення правил створення електронних документів та їх використання (обороту) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності.

Експертне дослідження цілісності електронного документа провадиться перевіркою електронного цифрового підпису.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевіряти їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних паперових документів, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії. Значної уваги заслуговує архівне зберігання електронних документів з бухгалтерського обліку, до яких є особливі вимоги щодо їх збереження. Так, первинні документи з бухгалтерського обліку, а такими можуть бути й електронні документи, не можна знищувати доти, поки вони не обревізовані, в разі тривалого строку зберігання документів з обліку заробітної плати персоналу (75 років) та ін.

При зберіганні електронних документів обов'язково слід додержувати таких вимог:

* інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

потрібно забезпечити можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів використанням послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержує законодавство про архівну справу в Україні. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюються у порядку, визначеному законодавством.

Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, якими визначаються взаємовідносини суб'єктів електронного докуметообороту. Так, Національний банк України встановлює взаємовідносини з суб'єктами електронного документообігу, якими виступають комерційні банки України.

Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

Суб'єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов'язки, які встановлено для них законодавством або договорами. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає потреба у визначенні додаткових прав та обов'язків суб'єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договірних засадах. [5]

3. Реальність і перспективи первинних документів

Досить часто до Міністерства аграрної політики України звертаються бухгалтери сільгосппідприємств із запитаннями про те, які форми первинних документів потрібно використовувати в сільському господарстві, де можна їх узяти тощо.

Дійсно, на сьогодні в цій галузі існує проблема із спеціалізованими формами первинних документів, оскільки форми, що діють нині, затвердженні ще й купити ніде.

Деякі підприємства - правонаступники колишніх КСП користуються старою “первинкою”; а ось новостворені сільгосппідприємства перебувають у ще гіршому стані. Оскільки дістати навіть старі форми зараз проблематично, вони намагаються розробляти ці документи самостійно, що досить трудомістко. Необхідність створення нових форм первинних документів для сільського господарства назріла давно. Як нам відомо, Міністерство аграрної політики на сьогодні вже займається їх розробкою.

На сьогодні діють спеціалізовані форми первинних документів, затверджені наказами Міністерства сільського господарства та продовольства СРСР (Держагропром) у період 1972 - 1990 років. Можна підкреслити, що підприємство має право самостійно обирати форми первинних документів для відображення господарських операцій, причому як затверджені наказами самостійно (п. 27 Положення № 88).

Обов'язковими для використання є тільки бланки суворого обліку, які не можуть виготовлятися підприємством самостійно. Кожен такий бланк має номер і серію та виготовляються на спеціальному захищеному і високоякісному папері.

До таких документів, наприклад, відносяться:

ь бланки складських документів на зерно (подвійне складське свідоцтво, просте складське свідоцтво, складська квитанція );

ь бланки довіреностей на одержання цінностей та інше. [6]

З 1 січня 2008 року до бланків суворого обліку будуть віднесені також прибуткові та видаткові касові ордери (постанова КМУ від 06.06.07 р. № 809). Зараз Міністерство аграрної політики спільно із спеціалістами Харківського національного аграрного університету розроблено проект альбому спеціалізованих первинних документів для сільського господарства.

Цей проект розглянуто на засіданнях Методичної ради з питань обліку та фінансів агропромислового виробництва Міністерства та погоджено зі спеціалістами Держкомстату. [11]

Через значний обсяг документів та часті зміни у законодавстві прийнято рішення про затвердження проекту Альбому частинами.

Перша частина стосується спеціалізованих форм первинних документів з обліку основних засобів та інших необоротних активів сільськогосподарських підприємств. Затвердити форми наказом планується найближчим часом. [6]

Нові спеціалізовані форми первинних документів після їх затвердження Міністерства аграрної політики України будуть використовуватися сільськогосподарськими підприємствами всіх форм власності для контролю за використанням матеріальних, фінансових та трудових ресурсів, а також при впровадженні внутрішньогосподарського розрахунку і колективних систем матеріального стимулювання.

Ефект від впровадження нових спеціалізованих форм первинних документів забезпечить:

Ш підвищення ефективності використаних виробничих ресурсів за рахунок складання первинних документів у момент проведення кожної господарської операції або безпосередньо після її завершення, що сприятиме прийняттю оптимальних рішень керівниками структурних підрозділів, спеціалістами і власником;

Ш скорочення терміну документообігу, першої оперативності бухгалтерської інформації з контролю за використання майна, за витратами і доходами;

Ш запровадження раціонального порядку руху первинних документів з моменту створення і до здавання в архів. [8]

Висновки

Бухгалтерський документ (термін «документ» походить від латинського documentum, що означає «свідоцтво, доказ») є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку. Зазначимо, що жодна господарська операція не може бути відображена в обліку без належного її оформлення відповідним первинним документом. Це спосіб первинного спостереження за господарськими операціями і обов'язкова умова відображення їх в обліку. Від своєчасності складання і якості документів значною мірою залежить правильність показників бухгалтерського обліку і звітності.

Значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні господарством. Документи є підставою для обґрунтування здійснених працівниками операцій. Особливо важливим є значення документів для попереднього та наступного контролю за доцільністю й законністю господарських операцій, додержанням державної дисципліни.

Технічний прогрес у суспільстві, що охопив і галузь інформатики, поширився на документалістику і, зокрема, на документи й документообіг у бухгалтерському обліку господарської та фінансової діяльності.

Електронні документи і електронний документообіг уведено в дію у законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

Отже, створення електронних документів та запровадження електронного документообігу в різних сферах суспільства сприяють вдосконаленню інформаційного забезпечення та неупередженості правовідносин у бухгалтерському обліку.

Список використаної літератури

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996 - XIV зі змінами та доповненнями.

2. Білоусько В.С., Бєлєнкова М.І. “ Теорія бухгалтерського обліку ”. Підручник. К: “Кондор”. - 2006. - С 425.

3. Валуєв Б.І.. “Теорія бухгалтерського обліку ”. Підручник. Одеса: «Прінт Мастер». - 2001 р. - с. 71-79.

4. Грабова Н.М. “ Теорія бухгалтерського обліку ” Підручник. Видання-6. К: Видавництво А.С.К. - 2004 - с. 149-163.

5. Білуха М. “Електронні документи у бухгалтерському обліку” // Бухгалтерський облік і аудит - 2003 - № 9 с. 3-6.

6. Бірюкова О. “Первинні документи в сільському господарстві: реальність і перспективи ” // Баланс агро - 2007- № 14. - с. 14-15.

7. Лавриненко Л. “ Методические рекомендации по применению форм документов первинного учёта на с/г предприятиях ” // Фермерське господарство. 2007 - № 38 с. 10-11.

8. Огійчук М.Ф. “Побудова спеціалізованих форм первинних документів на засадах сучасних принципів бухгалтерського обліку” //Економіка АПК і природокористування: Вісник / ХНАУ - Х., 2006- № 11 -с.10-14.

9. Пархоменко В. “Документальне забезпечення основ бухгалтерського обліку” // Бухгалтерський облік і аудит - 2005 - № 3 с. 11-16.

10. Сук Л. “Документація в бухгалтерському обліку” // Бухгалтерія в сільському господарстві - 2003 - № 2 с. 2-8.

11. Усланчук В. С., Олядничук Н. В. “Удосконалення первинного обліку в аграрних підприємствах, вимога сьогодення” // Облік і фінанси АПК - 2006 - № 1 - с. 120-124.

Размещено на Allbest.ru