Учет труда и заработной платы

Работникам могут быть предоставлены следующие виды отпусков: очередной ежегодный; дополнительный; учебный; по беременности и родам; по уходу за ребенком; без сохранения заработной платы. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком, который утверждает администрация организации-работодателя с учетом мнения профсоюза (если он есть в организации). График следует утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели. Оформляя отпуск работнику, бухгалтер должен: подготовить приказ о предоставлении отпуска; рассчитать и выплатить работнику отпускные. Если отпуск предоставляется одному работнику, то приказ на предоставление отпуска оформляется по форме N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику". Если отпуск предоставляется двум и более работникам, то приказ на предоставление отпуска оформляется по форме N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам". При расчете отпускных бухгалтер должен заполнить форму N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Женщинам предоставляются отпуска по беременности и родам. Продолжительность отпуска составляет (ст.255 ТК РФ): при нормальных родах - 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов; при осложненных родах - 70 календарных дней до родов и 86 календарных дней после родов; при рождении двух и более детей - 84 календарных дня до родов и 110 календарных дней после родов. Во время нахождения в отпуске по беременности и родам работница не может быть уволена. Отпуск предоставляется на основании заявления работницы и медицинского свидетельства, в котором указан предполагаемый срок родов. За все время нахождения работницы в отпуске по беременности и родам ей выплачивается пособие в размере среднего заработка. Пособие выплачивается на основании листка нетрудоспособности, выданного лечебным учреждением, где женщина стоит на учете. Работникам организации по их желанию может быть предоставлен отпуск по уходу за ребенком. В такой отпуск могут уйти работники, которые фактически осуществляют уход за ребенком (мать, отец, бабушка, дедушка, опекун). Отпуск предоставляют с момента рождения ребенка и до достижения им возраста полутора лет. По желанию работника отпуск может быть продлен до достижения ребенком трех лет. Если работник уходит в отпуск по уходу за ребенком, ему ежемесячно должны выплачивать: пособие в размере 40% среднего заработка по месту работы за последние 12 календарных месяцев до достижения ребенком полутора лет; ежемесячные компенсационные выплаты в сумме 50 рублей до достижения ребенком трехлетнего возраста (Указ Президента РФ от 30 мая 1994 г. N 1110). Пособие по уходу за ребенком и компенсационная выплата налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не облагают (ст.217, 238 второй части НК РФ, п.4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184). Отпуск, пособие и компенсации предоставляют работнику на основании его заявления, копии свидетельства о рождении ребенка и приказа руководителя. Пособие выплачивают, даже если работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, работает на дому или на условиях неполного рабочего времени. Компенсационную выплату, начисляемую до достижения ребенком трех лет, отражают в бухгалтерском учете в том же порядке, что и заработную плату. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (ст.122 ТК РФ): женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до 18 лет; работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Так, например, в соответствии со статьей 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации. Людям, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст.286 ТК РФ). Если на работе по совместительству работник не отработал шесть месяцев, отпуск предоставляется авансом. Правилами об отпусках (утверждены НКТ СССР 30 апреля 1930 года), действующими в настоящее время в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, предусмотрено, что отпуск может быть предоставлен и до наступления права на него, то есть авансом. При этом отпуск должен быть полным, то есть установленной законодательством продолжительности, и оплачиваться также полностью. Пример: Работник имел право на отпуск за рабочий период с 20 августа 2003 года по 20 февраля 2004 года и использовал его, согласно графику отпусков, в марте 2004 года. В июне этого же года он вновь обратился к администрации предприятия с просьбой предоставить ему оплачиваемый отпуск. И хотя право на отпуск за этот период у работника еще не наступило, администрация, учитывая производственно-финансовые возможности предприятия, вправе положительно решить вопрос о предоставлении ему отпуска авансом. Такое предоставление отпуска может носить частный характер для конкретного работника с учетом сложившихся у него обстоятельств. Кроме того, вопрос о возможности предоставления отпуска авансом может быть также отрегулирован в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время года в соответствии с графиком отпусков. График отпусков составляется не позднее чем за две недели до начала календарного года по форме N Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

В графике указывают фамилии работников, имеющих право на отпуск, их должности, структурное подразделение, в котором они работают, количество дней и запланированный период отпусков. Не предоставлять отпуск работнику в течение двух лет подряд запрещается.

Очередной ежегодный отпуск должен предоставляться до истечения текущего рабочего года.

Если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок определяется по соглашению с работником. Продолжительность очередного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включают праздничные дни. При определении продолжительности отпуска режим рабочего времени организации (шестидневная или пятидневная рабочая неделя) значения не имеет. Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией не допускается: беременным женщинам; работникам моложе 18 лет; работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме случаев, когда работника увольняют за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Не допускается отзыв из отпуска: работников моложе 18 лет; беременных женщин; работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях, когда: работник во время отпуска заболел; работник во время отпуска исполнял государственные обязанности (если для этого законом предусмотрено освобождение от работы); в других случаях, предусмотренных законом или локальным нормативным актом фирмы. Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за две недели. Если отпуск работника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия сотрудника отпуск можно перенести на следующий рабочий год. При этом его нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, в котором он положен. Работнику, уходящему в отпуск, выплачивают средний заработок (отпускные). Оплату отпуска производят не позднее чем за три дня до его начала. Сумму отпускных облагают налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, пенсионными и "травматическими" взносами в обычном порядке. Сумму отпускных рассчитывают исходя из среднего заработка работника. Общий порядок исчисления среднего заработка при оплате отпуска установлен в статье 139 Трудового кодекса, а его особенности утвердило Правительство РФ своим постановлением от 11 апреля 2003 г. N 213. Так, средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). При расчете учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат. Чтобы рассчитать средний дневной заработок, необходимо определить: расчетный период; сумму выплат, которую получил работник в расчетном периоде. Расчетный период для оплаты отпуска - это 12 месяцев (с 1-го по 1-е числа), предшествующих уходу работника в отпуск. В коллективном договоре (или локальном нормативном акте) могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст.139 ТК РФ). Например, продолжительность расчетного периода может быть три календарных месяца. После того как определили расчетный период, необходимо определить сумму выплат за этот период работнику, уходящему в отпуск. В соответствии со статьей 139 Трудового кодекса для расчета средней заработной платы учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат. При этом конкретного перечня этих выплат Трудовой кодекс не устанавливает. Конкретный перечень этих выплат установлен в пункте 2 Положения об особенностях исчисления среднего заработка (утверждено постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213). Так, при расчете среднего заработка следует учитывать: заработную плату, начисленную работникам по тарифным ставкам, должностным окладам, по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг); заработную плату, выданную в неденежной форме; комиссионное вознаграждение; гонорар работников редакций газет, журналов, иных средств массовой информации, искусства, состоящих в списочном составе организации; разницу в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность); надбавки и доплаты (за классность, квалификационный разряд, выслугу лет, совмещение профессий и т.п.); компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно); премии и вознаграждения (в том числе годовые и за выслугу лет); другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Необходимо особо отметить, что какие-либо денежные средства, выданные работникам не в качестве вознаграждения за труд (дивиденды по акциям, проценты по вкладам, страховые выплаты, материальная помощь, кредиты и др.), при исчислении среднего заработка не учитывают. Если в расчетном периоде работнику начисляли доплаты за работу в праздничные или выходные дни, то их прибавляют к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска. Если в расчетном периоде работнику начисляли доплаты за сверхурочную работу, то их прибавляют к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска. Если в расчетном периоде работнику начисляли доплаты за работу в ночное время, то их прибавляют к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска. Если в расчетном периоде работнику начисляли доплаты за выполнение работ по другой должности или работы временно отсутствующего работника, то их прибавляют к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска. Если работнику выплачивают районные коэффициенты (например, за работу в районах Крайнего Севера), то их прибавляют к сумме выплат, учитываемых при оплате отпуска. Средний дневной заработок работника для оплаты отпускных определяют по формуле:

------------------¬ --------------------------¬

¦ Средний дневной ¦ = ¦Сумма выплат работнику в ¦ / (12 х 29,4)

¦ заработок ¦ ¦расчетном периоде ¦

L------------------ L--------------------------

Сумму отпускных рассчитывают так:

-------------------¬ -----------------¬ -----------------¬

¦ Сумма отпускных ¦ = ¦Средний дневной ¦ х ¦Количество дней ¦

¦ ¦ ¦ заработок ¦ ¦ отпуска ¦

L------------------- L----------------- L-----------------

По соглашению между работником и работодателем может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. При работе на условиях неполного рабочего времени сотруднику платят пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска. При расчете отпускных нередко обнаруживают, что в расчетном периоде работник по каким-либо причинам в отдельные дни не работал - болел, находился в ежегодном или учебном отпуске, брал отпуск без сохранения заработной платы или не работал по другим причинам. В такой ситуации при расчете отпускных из расчетного периода необходимо исключить время, а также выплаченные суммы, когда: работнику выплачивали средний заработок в соответствии с законодательством; работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам; работник находился в отпуске без сохранения заработной платы (ст.128 ТК РФ); работнику предоставляли дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства (ст.262 ТК РФ); работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника (например, из-за приостановки деятельности организации или цеха); работнику предоставляли дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени; работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу; работник не работал в других случаях, предусмотренных законодательством. Тогда работник, который в силу сложившихся обстоятельств по уважительным причинам, предусмотренным законодательством, часть расчетного периода не работал, не будет ущемлен в размере сохраняемой средней заработной платы на период отпуска по сравнению с тем работником, который расчетный период отработал полностью. Таким образом, если оказывается, что работник в расчетном периоде отработал один, два месяца или даже несколько рабочих дней, то все расчеты ведут, исходя из начисленной заработной платы за эти периоды. Не полностью отработанные месяцы другими месяцами, не входящими в расчетный период, не заменяют. Количество календарных дней в тех месяцах, которые отработаны не полностью, нужно определить по формуле:

------------------------------¬ -----------------------------¬

¦Количество рабочих дней, при-¦ ¦Количество календарных дней,¦

¦ходящихся на отработанное¦ х 1,4 = ¦приходящихся на отработанное¦

¦время ¦ ¦время ¦

L------------------------------ L-----------------------------

Если какой-либо месяц отработан не полностью, то при расчете отпускных нужно учитывать лишь тот заработок, который работник фактически получил в этом месяце. При повышении в организации тарифных ставок (должностных окладов) работнику могут повысить зарплату: в пределах расчетного периода; после расчетного периода, но до дня ухода работника в отпуск; во время нахождения работника в отпуске. В этих случаях сумма отпускных должна быть скорректирована. Такое правило установлено пунктом 15 постановления Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы". Для этого надо определить коэффициент повышения заработной платы по формуле:

------------¬ ---------------------------¬ -------------------------¬

¦Коэффициент¦ = ¦Оклад (часовая или дневная¦ : ¦Оклад (часовая или днев-¦

¦повышения ¦ ¦ставка) после повышения ¦ ¦ная ставка) до повышения¦

L------------ L--------------------------- L-------------------------

В непрерывно действующих организациях (например, организациях транспорта) может быть установлен суммированный учет рабочего времени. Он позволяет учитывать общее количество часов, отработанных работником в учетный период (месяц, квартал, полугодие, год). При этом в пределах учетного периода недоработка в одни дни компенсируется переработкой в другие. При суммированном учете рабочего времени отпускные надо рассчитывать исходя из среднего часового заработка (п.13 постановления Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213). Средний часовой заработок нужно определить по формуле: Заработанная плата, фактически начисленная за расчетный период / Количество часов фактически отработанных в расчетном периоде = Средний часовой заработок.

Сумму отпускных рассчитывают следующим образом: Средний часовой заработок x Количество рабочего времени (в часах) в неделю x Количество календарных недель отпуска = Сумма отпускных. Средний заработок работника рассчитывают в форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Отпускные выплачивают из кассы организации по расходному кассовому ордеру или ведомости. Работникам, совмещающим работу с обучением, Трудовой кодекс РФ предоставляет определенные гарантии и компенсации. Работник может обучаться: в высшем учебном заведении (институте, академии, университете); в учебном заведении среднего профессионального образования (колледже, техникуме); в учебном заведении начального профессионального образования; в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении. Гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом, предоставляются только в том случае, если учебное заведение имеет государственную аккредитацию, а работник обучается в нем успешно. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые. Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из них (по выбору работника). Обучающимся работникам в соответствующих случаях предоставляются: дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка; отпуск без сохранения заработной платы. Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляется (ст.173-176 ТК РФ): для сдачи зачетов и экзаменов на первом и втором курсах - по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов - по 50 календарных дней (при освоении основных образовательных программ в сокращенные сроки на втором курсе - 50 календарных дней); для подготовки и защиты диплома и сдачи итоговых государственных экзаменов - 4 месяца; для сдачи итоговых государственных экзаменов - 1 месяц; для сдачи зачетов и экзаменов на первом и втором курсах - по 30 календарных дней, на каждом из последующих курсов - по 40 календарных дней; для подготовки и защиты диплома и сдачи итоговых государственных экзаменов - два месяца; для сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц; для сдачи экзаменов - на 30 календарных дней в течение одного года; для сдачи выпускных экзаменов в 9-м классе - девять календарных дней; для сдачи выпускных экзаменов в 11-м (12-м) классе - 22 календарных дня. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляют (ст.173-176 ТК РФ): работникам, допущенным к вступительным экзаменам, - 15 календарных дней; работникам - слушателям подготовительных отделений высших учебных заведений для сдачи выпускных экзаменов - 15 календарных дней; для сдачи экзаменов и зачетов - 15 календарных дней в учебном году; для подготовки и защиты диплома и сдачи итоговых государственных экзаменов - четыре месяца; для сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц; работникам, допущенным к вступительным экзаменам, - 10 календарных дней; для сдачи экзаменов и зачетов - 10 календарных дней в учебном году; для подготовки и защиты квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - два месяца; для сдачи итоговых экзаменов - один месяц. Учебный отпуск предоставляют только после предъявления работником справки-вызова учебного заведения. Форма этой справки утверждена приказом Минобразования России от 13 мая 2003 г. N 2057. Кроме очередного ежегодного отпуска некоторые категории работников имеют также право на дополнительный оплачиваемый отпуск. К таким категориям относятся (ст.117 ТК РФ): работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда; работники, имеющие особый характер работы; работники с ненормированным рабочим днем; работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; работники, предоставление дополнительных отпусков которым предусмотрено федеральными законами (например, чернобыльцы). Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами. Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается (ст.120 ТК РФ). Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. До принятия официального разъяснения о порядке суммирования отпусков Министерство труда и социального развития РФ предлагает использовать следующую схему. К работам с вредными или опасными условиями труда относят (ст.117 ТК РФ): подземные горные работы и открытые горные работы в разрезах и карьерах; работы в зонах радиоактивного заражения; другие работы, связанные с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов. Трудовой кодекс указывает, что минимальную продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и опасными условиями труда, а также условия его предоставления определяет Правительство РФ. При этом нужно учитывать мнение Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Если работник имеет право на дополнительный отпуск по нескольким основаниям, то ему предоставляют отпуск, по которому предусмотрен более продолжительный срок (п.18 инструкции о порядке применения списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утверждена постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. N 273/П-20).

Ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельных работников могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекать к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка организации. Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляют ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней (ст.119 ТК РФ).

1.8 Командировочные расходы