В организационную основу системы внутреннего контроля заложены принципы, обеспечивающие непрерывное действие контрольных механизмов и функций на всех направлениях деятельности организации и уровнях принятия решений. К ним, в частности, относятся:

· принцип разделения обязанностей,

· принцип непрерывности,

· принцип предметности и конкретности,

· принцип объективности,

· принцип всеохватности и многоплановости,

· принцип информационной достаточности для принятия решения и ограничения доступа к информации, не относящейся к проведению конкретной операции и/или превышающей лимит функциональной необходимости в рамках должностных обязанностей,

· принцип использования различных видов контроля в зависимости от функциональной принадлежности объектов контроля, текущей необходимости и комплексности поставленных задач.

В рамках реализации указанных принципов основные усилия службы внутреннего контроля направлены на следующие основные аспекты деятельности организации:

1. Контроль создания единого технологического уклада (правил и процедур) проведения всевозможных операций и услуг.

2. Контроль соответствия технологического уклада, формализованного в виде положений, приказов, инструкций, методик, процедур и реальной практики .

3. Контроль за адекватным учетом в рамках единого технологического уклада, а также созданием и эффективным функционированием в рамках единого технологического уклада механизмов последующего контроля производственных процессов.

4. Соответствие внутренних положений, приказов, инструкций, методик, процедур внешнему Законодательству.

Следовательно основной задачей службы внутреннего контроля для реализации указанных принципов, а также выполнения защитной функции является контроль за построением единого технологического уклада по всем направлениям деятельности организации в условиях постоянно изменяющейся внешней среды. Основным объектом контроля в рамках указанной цели является система единого технологического уклада, введенного в деловой оборот предприятия на всех уровнях его деятельности.

Говоря о внутреннем контроле, необходимо четко представлять себе виды и методы контроля. Под контролем мы понимаем собственно два вида контроля: административный и финансовый контроль. Административный контроль состоит в проверке соответствия проводимых операций полномочиям должностных лиц, определенным нормативными актами и процедурами принятия и реализации решений по проведению операций и сделок. Финансовый контроль заключается в проверке соответствия проводимых операций и сделок политике организации, изложенной в нормативных актах. Важно, что путем использования административного и финансового контроля определяется эффективность действующей в организации системы управления рисками и предпринимаемых на всех направлениях и уровнях деятельности мер по идентификации и минимизации рисков.

Как административный, так и финансовый контроль осуществляется в предварительном, текущем и последующем порядке.

Служба внутреннего контроля может осуществлять мероприятия только в предварительном и последующем порядке. В порядке текущего контроля служба внутреннего контроля проверяет непосредственно наличие механизма контроля, а также правильность и эффективность его функционирования.

Естественно возникает вопрос: в чем функциональная разница между службой внутреннего контроля и подразделениями, занимающимися внутренним аудитом.

Для этого необходимо четко различать понятия «система внутреннего контроля» и «служба внутреннего контроля (аудита) (СВК)». Первая охватывает все виды операций и все иерархические ступени работы банка, а вторая контролирует работу первой.

Рассматривая организацию как некое производство, можно говорить, что внутренний аудит - это подразделение, выполняющее производственные функции. В то же время, служба внутреннего контроля выполняет как производственные, так и организационные функции (организуя и создавая контрольные механизмы для деятельности банка). Именно такое понимание осуществления контроля в банке предполагает создания в его структуре специализированного центра, который занимается организацией и созданием контрольных механизмов по всему спектру банковской деятельности (служба внутреннего контроля).

Структурная организация службы внутреннего контроля может осуществляться двумя способами.

В первом случае служба внутреннего контроля может включать в свой состав подразделение внутреннего контроля, внутренний аудит, подразделение, занимающееся управлением рисками, а также ряд других аналитических и контролирующих подразделений банка. Фактически речь идет о многофункциональном департаменте, который должен охватывать различные аспекты деятельности банка.(схема 1)

бухгалтерский учет прибыль баланс накладная

Схема 1

Организация службы внутреннего контроля

Размещено на http://www.allbest.ru/

75

Во втором случае, служба внутреннего контроля может быть создана как отдельное структурное подразделение предприятия, осуществляющее взаимодействие с другими контролирующими подразделениями. При таком варианте служба внутреннего контроля должна быть наделена соответствующими полномочиями и правами (схема 2).

Схема 2

Организация службы внутреннего контроля

Размещено на http://www.allbest.ru/

75

Выбор структурной организации в первую очередь зависит от особенностей предприятия, наличия в нем соответствующих ресурсов, сложившейся практики его деятельности. Однако, в обоих случаях цели функции и методы работы службы внутреннего контроля будут идентичными и не будут нарушать технологического уклада организации по различным аспектам его деятельности.

Отдельной функцией службы внутреннего контроля является участие в согласовании внутрипроизводственных нормативных актов и процедур. Данная работа представляет по своей сути предварительный контроль, поскольку определяет алгоритм действий работников и, в противовес им, контрольных механизмов, призванных предупредить нарушения в данных действиях.

Результатом функционирования службы внутреннего контроля предприятия должна являться организация непрерывного и постоянного контроля производственной и административно-хозяйственной деятельности отдельного работника, производственного процесса, продукта или услуги.

2.3 Организация внутреннего контроля на предприятии

За внутренний контроль отвечает сама фирма или компания, или один из ее отделов. Иными словами, речь идет о контроле внутри самой фирмы. Его должны проводить не главный бухгалтер или бухгалтерия данного предприятия. Это прерогатива специальных профессиональных контрольных органов (отделов или управлений). Руководитель такого отдела может подчиняться только управляющему фирмой или годичному собранию акционеров. Образно выражаясь, если фирма - это корабль, то контролер - лоцман, дающий советы капитану (т. е. управляющему), по какому маршруту ему плыть.

Контрольная служба внутри предприятий и фирм осуществляет финансовые проверки не только на головном объекте, но и в его филиалах, дочерних заводах, фабриках, банковских конторах и т.д.

Поскольку эта служба полностью находится на содержании самого предприятия или фирмы, она должна экономически доказывать необходимость своего существования. При этом следует оценивать эффективность внутреннего контроля не по количеству проведенных проверок и суммам выявленного ущерба, а по тому, насколько работа, советы этой службы способствуют устойчивости финансового состояния данного предприятия (фирмы).

Нет необходимости при организации внутреннего контроля полностью отказываться и от методических разработок, которые положительно себя зарекомендовали в деятельности ведомственного контроля.

Требования системы внутреннего контроля на Хозрасчетного предприятия «Ак-Суу» «Национальной компании «Кыргыз темир жолу» не зависят от системы бухгалтерского учета в целом, а распространяются как на рабочие, совершаемые вручную, операции, так и на обработку документов при помощи электронной системы обработки данных. Необходимо описать организационную структуру системы внутреннего контроля в зависимости от методов электронной обработки информации для того, чтобы гарантировать полный охват рабочих процессов.

При этом следует учитывать следующее:

обработка информации при помощи системы электронной обработки не позволяет сделать отметки о проведенной проверке; невозможно это сделать и вручную, так как ручная обработка документов не проводится;

обработка однородных операций выполняется по единому образцу. Это исключает возможность случайных ошибок, которые нередко возникают при обработке документации ручным способом.

электронная система обработки информации может автоматически выполнять определенные рабочие операции или же на основании задания проводить систематически внутреннюю проверку обрабатываемой информации. Наличие хорошо функционирующей системы электронной обработки данных исключает возможность ошибок и неточностей (недостатков, совершаемых сотрудниками). В данном случае имеются в виду ошибки, возникающие при обработке информации: описки, грамматические ошибки, ошибки в подсчете итогов, ошибки, возникающие при передаче информации. Здесь машина намного надежнее человека.

Современная система внутреннего контроля на Хозрасчетного предприятия «Ак-Суу» «Национальной компании «Кыргыз темир жолу» - это совокупность методик и процедур, принятых руководством в качестве средств для обеспечения упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, включая (но не ограничиваясь) организованный внутри данного экономического субъекта и его силами контроль (рисунок 5).

Размещено на http://www.allbest.ru/

75

Рис. 5. Организация контроля внутри данного экономического субъекта.

Средства контроля понимаются как составные части системы внутреннего контроля, установленные руководством экономического субъекта на отдельных направлениях и участках хозяйственной деятельности для обеспечения эффективного и надежного управления ею.

Практические действия руководства экономического субъекта направлены на установление и поддержание системы внутреннего контроля на своем предприятии. Однако внутренний контроль имеет ряд дополнительных задач.

Во-первых, он позволяет совету директоров или исполнительному органу наладить контроль за автономными подразделениями фирмы.

Во-вторых, проводимые целевые контрольные проверки и целевые анализы позволяют выявить резервы производства и определить наиболее эффективные направления развития.

В-третьих, служба внутреннего контроля, осуществляя контроль, часто выполняет и консультативную функцию в отношении финансово-бухгалтерских служб филиалов, дочерних компаний, зарубежных подразделений.

Особое место в системе внутреннего контроля занимают контрольно-ревизионные комиссии, которые могут создаваться во многих коммерческих структурах: обществах с ограниченной или дополнительной ответственностью, акционерных обществах, ассоциациях и союзах. Статус ревизионной комиссии определен в уставе субъекта хозяйствования Хозрасчетного предприятия «Ак-Суу» «Национальной компании «Кыргыз темир жолу». Вопросы создания и полномочий ревизионной комиссии решены законодательно. В соответствии с законом проверка финансовой и хозяйственной деятельности осуществляется финансовыми, статистическими, кредитными и правоохранительными инспекциями, а также контрольными органами пенсионного, социального и медицинского страхования. Наряду с этими органами проверку проводят ревизионные комиссии созданные Национальной компанией «Кыргыз темир жолу».

На Хозрасчетном предприятии «Ак-Суу» «Национальной компании «Кыргыз темир жолу» контроль за финансово-хозяйственной деятельностью осуществляется ревизионной комиссией, которая утверждается Национальной компанией «Кыргыз темир жолу» Устав Хозрасчетного предприятия «Ак-Суу» «Национальной компании «Кыргыз темир жолу».

Национальная компания «Кыргыз темир жолу» обязано проводить ревизию своей финансово-хозяйственной деятельности силами ревизионной комиссии или привлекаемых за плату сторонних организаций не реже одного раза в год, а внеочередные ревизии - по требованию ревизионной комиссии (ревизора) общества, либо по решению общего собрания .

Ревизионная комиссия наряду с общим собранием и правлением является постоянно действующим органом.

Определяется задачи и полномочия ревизионной комиссии (ревизора).

1. Для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общим собранием в соответствии с уставом избирается ревизионная комиссия (ревизор).

2. Компетенция ревизионной комиссии (ревизора) по вопросам, определяется уставом.

Порядок деятельности ревизионной комиссии (ревизора) определяется внутренним документом, утверждаемым общим собранием в.

3. Проверка (ревизия) финансово-хозяйственной деятельности осуществляется по итогам деятельности за год, а также во всякое время по инициативе ревизионной комиссии (ревизора), решению общего собрания.

4. По требованию ревизионной комиссии (ревизора) лица, занимающие должности в органах управления, обязаны представить документы о финансово-хозяйственной деятельности.

Как правило, в обязанности ревизионной комиссии входят:

* проверка ежегодного отчета правления, кассы и имущества акционерного общества в срок, способами и средствами по ее усмотрению;

* предварительное рассмотрение смет и планов акционерного общества;

* проверка состояния делопроизводства и отчетности акционерного общества;

* подготовка предложений общему собранию о приостановлении действия решений правления, если они противоречат уставу.

Для исполнения возложенных обязанностей ревизионная комиссия:

* проводит документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности общества (сплошной проверкой или выборочно);

* проверяет выполнение установленных смет, нормативов и лимитов;

* проверяет своевременность и правильность платежей в бюджет;

* проверяет соблюдение обществом и его органами управления законодательных актов и инструкций, а также решений общего собрания акционеров;

* проверяет постановку и достоверность оперативного бухгалтерского и статистического учета и отчетности;

* проверяет правомочность принятых советом директоров или правлением решений, их соответствие решениям, принятым общим собранием акционеров;

* анализирует решения общего собрания акционеров, выносит предложения по их изменению в случае несоответствия положения документам, имеющим большую юридическую силу;

* проверяет состояние кассы и имущества;

* составляет и утверждает акты проверок и ревизий, необходимые заключения, в том числе по годовому отчету и балансу.

Комиссия имеет право:

* требовать от правления и совета директоров все необходимые для своей работы документы;

* требовать созыва заседания совета директоров и внеочередного общего собрания акционеров;

* привлекать к своей работе специалистов, не занимающих штатных должностей в обществе, а также внешних аудиторов, требовать от генерального директора оплатить все необходимые расходы, связанные с проведением проверок и ревизий;

Члены комиссии имеют право участвовать в заседаниях правления с правом совещательного голоса.

По итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности ревизионная комиссия составляет заключение, в котором должны содержаться:

* подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах и иных финансовых документах;

* информация о фактах нарушения установленных правовыми актами Кыргызской Республики порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов Кыргызской Республики при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

Ревизионная комиссия:

* предоставляет генеральному директору отчеты о проведенных ревизиях и проверках, сопровождая их необходимыми замечаниями и предложениями по повышению эффективности работы;

* соблюдает условия конфиденциальности деятельности .

Комиссия не вправе разглашать результаты ревизий и проверок до их утверждения органом, по поручению которого они проводились. Члены ревизионной комиссии (организаций, представители которых являются членами ревизионной комиссии), допустившие разглашение коммерческой тайны или другие нарушения в процессе выполнения своих обязанностей, могут быть исключены из числа акционеров. По решению совета директоров к ним могут быть применены штрафные санкции. Уставом могут быть предусмотрены дополнительные полномочия ревизионной комиссии (ревизора). Это относится прежде всего к дополнительному праву получить объяснения от должностных лиц общества по любым вопросам, связанным с деятельностью, и к праву требования наложить взыскание на работников за нарушения, выявленные в процессе ревизии. Такие предложения ревизионная комиссия выносит на заседание.

Ревизору или члену ревизионной комиссии может быть выплачено вознаграждение за выполнение им установленных обязанностей. Ревизионная комиссия представляет результаты проведенных ею проверок. Ревизии и проверки на должны нарушать нормальный режим работы.

Ревизионная комиссия составляет программу ревизии, в которой определяются объекты ревизии (контроля), а также их значимость в отраслевой направленности.

Целью ревизии является контроль, во-первых, за соответствием финансово-хозяйственной деятельности общества требованиям российского законодательства и, во-вторых, за соблюдением интересов акционеров. В процессе контроля ревизионная комиссия подтверждает правильность и объективность отражения финансовых и хозяйственных операций в бухгалтерском учете и их соответствие законодательным и нормативным актам, действующим в стране, а также на основе анализа хозяйственной деятельности достоверность (чистоту) бухгалтерской отчетности. Особо следует отметить, что достоверность данных, содержащихся в годовом отчете.

Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности руководителей, специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

2.4 Система бухгалтерского учета как составная часть системы внутреннего контроля

Любая хозяйственная деятельность предполагает осуществление хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета этих операций. Бухгалтерский учет включает в себя процедуру сбора данных, их регистрации и обработки. Такие процедуры могут выполняться как вручную, так и с помощью компьютеров. Соответствующие процедуры, выполняемые на компьютере, называются программируемыми процедурами бухгалтерского учета. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по хозяйственным операциям с самого начала и до занесения в Главную книгу.

Цели внутреннего контроля в области системы бухгалтерского учета Таблица 1

Цели внутреннего контроля	Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей
1. Система бухгалтерского учета должна отражать все санкционированные, и только санкционированные операции	Контроль доступа к терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные процедуры): - исключительный доступ для ограниченного круга пользователей контроль за взаимосвязанными операциями документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер разделение обязанностей между подготовкой первичных документов, санкционированием хозяйственных операций и разноской по счетам бухгалтерского учета
2. Точная входящая информация	Внутренняя проверка на начальной стадии: выборочные проверки суммирования расчетов использование внутрифирменных должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор регулярные проверки качества выполненного анализа анализ внутренними аудиторами ошибок кодирования
3. Точная разноска по регистрам бухгалтерского учета	Регулярная сверка счетов: регулярное составление пробного баланса использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами сверка выписок банка и кассовой книги контроль соблюдения сметы и прочие виды контроля за существенными суммами
4. Сохранность учетных документов	Создание надежных копий банка данных и файлов данных (для компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом появлении информации: ограниченный доступ к массиву информации или проверка персонала обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых данных дублируемое электропитание на случай сбоев в сети
5. Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников предприятия	Разделение обязанностей: ротация обязанностей обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников своевременная регистрация документов, активов регулярная сверка счетов бухгалтерского учета достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды
6. Обеспечение оперативной управленческой информации	Использование предельных сроков представления внутренней отчетности Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации
7. Выявление необычных или аномальных фактов	Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времени Регулярный анализ существенных отклонений

Первичный учет в цехах, производных участках основного производства являются основой для учета выработки и заработной платы рабочих, учете выработки продукции, работы основного технологического оборудования, затрат на производство, себестоимости продукции и ее отгрузки.

Поэтому правильная организация первичного учета в цехах является важнейшей задачей руководителей, главных бухгалтеров и начальников плановых отделов цементных предприятий, заводов, объединений, комбинатов.

Первичный учет в цехах основного производства должен обеспечивать точный учет продукции, произведенной каждым рабочим, сменой, цехом, производством.

Отпуск со складов в производство сырья, материалов и топлива оформляется лимитными картами. Лимитно - заборная карта применяется для учета отпуска материалов цехам в пределах утвержденного лимита и служит оправдательным документом для списания материалов в производство. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. Лимитно-заборная карта подписывается начальником цеха и директором.

По окончании месяца либо по использованию лимита, лимитно-заборная карты вместе с другими приходно-расходными документами сдаются бухгалтерии для учета движения материалов.

Отчетным документом по направлениям является отчеты за каждые рейсы в разрезе смены содержащиеся в себе все показатели работы ресторанов, имеющиеся в журналах работы. На основании рейсового, санитарного, бракиражного, кассового журналов и журнала по технике безопасности, пожарной безопасности данных журналов ведется учет выполнения плана производства и работы оборудования в накопительных журналах по установленным планово-месячным нормам.Бухгалтерский учет является средством отражения и контроля за процессами производства, распределения, обращения и потребления продукта. Бухгалтерский учет производится в целях:

контроля за выполнением плана;

сохранностью собственности;

соблюдения режима экономии в расходовании материальных и трудовых, финансовых ресурсов;

соблюдения финансовой дисциплины;

исчисления фактической себестоимости выпускаемой продукции;

определения финансовых результатов хозяйствования.

На ХП«Ак-Суу» «Национальной компании «Кыргыз темир жолу»в учете применяются три вида показателей: натуральные применяются для учета однородной продукции по весу, длине, объему и т.д.; трудовые применяются для учета затраченного рабочего времени; денежные применяются для учета в стоимостном выражении объектов бухгалтерского учета и хозяйственных операций, а также для определения итогов хозяйственной деятельности.

Все поступления денежных средств отражаются приходно-кассовым ордером, а выбытие денежных средств оформляется расходно-кассовым ордером. На основании приходных и расходных кассовых ордеров заполняется ежедневно кассовая книга. Отчет кассира является копировальным экземпляром, он отрывается из кассовой книги и к нему подшиваются все первичные кассовые документы.

ХП«Ак-Суу» имеет расчетный счет в банке № и валютный счет в НБКР №.

Ежемесячно первого числа постоянной инвентаризационной комиссией производится снятие остатков готовой продукции на складах, заполняется инвентаризационная ведомость. Материально-ответственными лицами составляются отчеты по выработке продукции, расходу сырья и материалов и предоставляются в бухгалтерию. Сплошная инвентаризация основных средств и товарно-материальных ценностей производится один раз в год. Бухгалтерией составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, т.е. сопоставление наличных остатков с учетными данными. При инвентаризации проверяется также правильность расчетов с поставщиками и покупателями.

При реализации продукции оформляется договор, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, приходный ордер на оплату.

На основании отчетных данных материально-ответственных лиц, инвентаризации по готовой продукции, расхода сырья и материалов, фактически начисленной заработной платы за выпуск продукции, актов ремонта оборудования и прочих фактических затрат бухгалтерией определяется фактические затраты предприятия в денежной форме на единицу продукции и в целом на весь выпуск.

Бухгалтерский учет на ХП «Ак-Суу» централизован, ведется по журнально-ордерной системе. Отпуск материалов в производство производится по лимитным ведомостям, в которых указывается лимит материальных затрат в суммарном выражении. Учет реализованной продукции, товаров отгруженных механизирован и выполняется собственными силами на ПК.

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством КР, суда и прокуратуры.

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров в соответствии с законом “О бухгалтерском учете” Закон КР «О бухгалтерском учете», 2002г. является коммерческой тайной организации. Условия, при которых документ как носитель информации может составлять коммерческую тайну организации:

· информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

· к ней нет доступа на свободном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Ответственность за противоправные действия с документами и ин-формацией предусмотрена Уголовным кодексом КР.

Незаконные действия по разглашению или использованию без согласия владельца сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, совершенные из корыстной или личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб, наказываются штрафом, либо лишением свободы .

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т.д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение ит.д.).

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой организации. Эти документы должны взаимодополнять друг друга

Необходимо также отметить тот важный факт, что для предупреждения случаев различных нарушений необходимым является то, чтобы каждый служащий предприятия точно знал за какой участок работы он отвечает. В этом случае гораздо легче проследить судьбу изчезнувших сумм и выявить нарушения. Цель анализа - выявление мест дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек. (с той целью, чтобы предотвратить нарушения: умышленные или нет).

Наиболее распространенный и один из самых практичных методов анализа информационных потоков - составление графиков информационных потоков. Каждая организация может установить собственные правила составления графиков информационных потоков.

Информационный поток - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки.

документ (на чем физически содержится информация)

проблематику (к какой сфередеятельности предприятия относится информация)

исполнителя (человека, который эту информацию передает)

периодичность.

Глава 3. Процедуры и методы внутреннего контроля готовой продукции

3.1 Состав процедур и методов внутреннего контроля на предприятии

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся единственным работником на своем предприятии, особые процедуры контроля просто не нужны -- он вряд ли захочет обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных работников, то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля (таблица ниже). В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

* перечень продавцов или потребителей;

* условия отгрузки продукции;

* процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

Рис. 6. Состав методов внутреннего контроля.

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтерского учета и различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами. Таким образом, три названных элемента являются составляющими общей структуры системы внутреннего контроля в любой организации или на предприятии.

Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля, как и болышинство профилактических мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами. Так, получение наличных денег обычно происходит под двойным контролем. Например, в банке контролер, сверяющий состояние счета, и кассир, выдающий деньги, обычно отделены друг от друга и не имеют единовременного доступа к счету и деньгам.

Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.

Внедрить в производство двойной контроль довольно трудно. Когда люди работают под двойным контролем, они не могут оторваться от своих обязанностей -- поговорить по телефону, покурить, ответить на какой-нибудь не относящийся к делу вопрос.

Процедуры контроля, осуществляемые на основе системы подтверждения полномочий, имеют много разновидностей, две из которых -- специальная система паролей, дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной подписью, позволяющие людям входить в помещения с банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях.

Установление границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не выходить за пределы суммы, в рамках которой он может принимать решение, или должностных обязанностей. Когда людям не предоставлены полномочия на ведение какой-либо деятельности, их возможности совершить мошенничество значительно сокращаются. Например, если человек не имеет права скреплять своей подписью ту или иную сделку, он просто не может вписать в счет некую сумму для себя и заставить свое предприятие оплатить эти расходы.

Эффективность внутреннего контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с активами. Хотя распределение обязанностей имеет отношение ко всем трем элементам системы внутреннего контроля (контрольная среда, система бухгалтерского учета, процедуры и методы контроля), оно особенно важно для функционирования третьего элемента -- процедур контроля. Распределение обязанностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение процедур контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнением таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских документов и работу с активами. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами, исключить другие виды намеренного искажения информации в финансовых документах.

Если две процедуры бухгалтерского учета, относящиеся к одной хо-зяйственной операции, выполняются разными лицами, каждое лицо осу-ществляет контроль за деятельностью второго лица. Дополнительная процедура контроля может проводиться третьим лицом. Например, один бухгалтер может обрабатывать данные по ежедневно поступающим счетам на оплату товарно-материальных ценностей (ТМЦ), другой -- заносить данные в компьютер, а третье лицо -- сравнивать занесенные в компьютер данные со счетами и удостоверяться, что каждая операция выполнена правильно. Если сравнение данных третьим лицом не проводится, возникает повышенная опасность искажения данных в финансовых документах.

Основным способом физического контроля за сохранностью имущества является инвентаризация.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.

Основными целями инвентаризации являются:

· выявление фактического наличия имущества;

· сопоставление фактического наличия имущества с данными бух-галтерского учета;

· проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бух-галтерской отчетности в Кыргызской Республике проведение инвентаризаций обязательно:

· при передаче имущества организации в аренду, его выкупе и продаже, а также в случаях, предусмотредаых законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов -- один раз в пять лет);

· при обмене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

· при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

· в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвы-чайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при ликвидации(реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики или нормативными актами Министерства финансов Кыргызской Республики.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности ин-вентаризаиии проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

3.2 Выполнению задач системы внутреннего контроля при реализации продукции

Для каждого типа хозяйственных операций можно привести примеры их типичного ошибочного учета. На примере учета хозяйственных операций при реализации произведенной продукции представим задачи, стоящие перед системой контроля, достижение которых позволяет воспрепятствовать возникновению ошибок в учетных записях. Следовательно, при отражении операций по реализации продукции система внутреннего контроля предприятия должна быть достаточно надежной для обеспечения уверенности в том, что выполняются следующие условия.

1. Учтенные хозяйственные операции действительно имели место (реальность).

Объемы реализации, данные о покупателях точно отражены в счетах-фактурах и соответствуют суммам отгрузки реальным покупателям, с которыми заключены конкретные договора. Эффективная система внутреннего контроля не позволит отразить в бухгалтерских записях фиктивные или несуществующие хозяйственные операции.

Отношения ХП «Ак-Суу» с другими предприятиями, организациями, гражданами во всех сферах хозяйственной деятельности строятся на основании договоров и соглашений Устав ХП«Ак-Суу». Данные о покупателях и объем заказа обязательно отражаются в счетах-фактурах (смотреть приложение).

2. На операции должным образом получено разрешение (санкционирование).

Санкционированы все операции по реализации: договор, накладные, счета-фактуры подписаны уполномоченными на это должностными лицами. Если имеет место несанкционированная хозяйственная операция, то это может привести к злоупотреблению, результатом которого может стать растрата или хищение активов предприятия.

3. Совершенные хозяйственные операции отражены в учете (полнота).

Объемы реализованной продукции полностью отражены в пронумерованных счетах-фактурах. Осуществлены записи всех хозяйственных операций по реализации. Процедуры контроля клиента должны не допускать пропуска в учетных записях имевших место хозяйственных операций.

ХП «Ак-Суу» постоянно ведется учет реализованной продукции. Объем реализации составил: - за наличные - 7000:

Дт 1110 7000

Кт 6110 7000

Независимо от того насколько совершенна и эффективна система контроля платежеспособности, у комбината всегда найдутся покупатели, не заплатившие за приобретение в кредит. При продаже в кредит безнадежная дебиторская задолженность неизбежна. Компании предпринимают попытки разобрать такую кредитную политику, которая бы не была слишком консервативной или слишком либеральной. Предыдущие выплаты, финансовое состояние, а также перспективы получения клиентом доходов являются ключевыми факторами при принятии решений о выдаче кредита.

Если сомнительная дебиторская задолженность вероятна и может быть оценена, необходимо отразить на счетах предполагаемую сомнительную дебиторскую задолженность. Принцип соответствия требует , чтобы убытки от сомнительной дебиторской задолженности были признаны в том отчетном периоде, когда произошла реализация. Эта предполагаемая дебиторская задолженность отражается как расход на сомнительные долги - расход от операционной деятельности, часто классифицируемый как торговые издержки (расходы по реализации).

Дебиторская задолженность возникает из договоров между организацией, выступающей в роли кредитора, и другими физическими и юридическими лицами, выступающими в роли должников. В силу указанных договоров должники обязуются совершить в пользу организации-кредитора определенное действие, как-то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги. Дебиторская задолженность за юридическими и физическими лицами может быть принята к учету и в результате судебного решения. Дебиторская задолженность в денежной оценке является составной частью оборотных активов организации. Организация-кредитор погашает дебиторскую задолженность по факту поступления денежных средств от должника, приемки работ, получения услуг либо по факту зачета взаимных требований.План счетов финансово-хозяйственной деятельности. - БИШКЕК., 2000.

Дебиторская задолженность по срокам своего погашения подразделяется на задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, и задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты.

Дебиторская задолженность обособленно показывается в активе бухгалтерского баланса и подразделяется в балансе на следующие виды в зависимости от источников своего возникновения:

· задолженность за покупателями и заказчиками;

· векселя к получению;

· авансы выданные;

· задолженность за дочерними и зависимыми обществами;

· задолженность участников (учредителей) по взносам в уставный капитал;

· задолженность прочих дебиторов.

Представляется интересным рассмотреть порядок отражения подобных операций в бухгалтерии одной из сторон В подобных случаях большую помощь может оказать специализированная служба, в которой по мере возможности должен концентрироваться контроль и учет исполнения договоров с клиентами. По вновь заключенным договорам клиенты поставляют в счет дебиторской задолженности продукцию, либо реализуемую затем предприятием, либо используемую непосредственно для собственных нужд. В задачи подобных служб входит оперативное наблюдение за порядком выполнения договоров, за отгрузкой продукции и снижением дебиторской задолженности поставщиков на основании выставляемых ими счетов. Подобные службы выявляют финансовый результат от реализации прочих материальных активов предприятия, который учитывается на счете 6110 "Выручка от реализации товаров и услуг".

Работа по снижению дебиторской задолженности комбината может развиваться в нескольких направлениях. Так, когда в конечном итоге предусмотрено поступление денег на сомовый или валютный счет, проводится поиск и осуществление следующих вариантов.

Заключение договоров с оплатой в сомах платежеспособными покупателями продукции, поставляемой дебитором в счет снижения своей задолженности. При этом составляются следующие проводки:

1. Учитывается дебиторская задолженность вновь появившегося дебитора на указанную в договоре сумму (за отгружаемую ему продукцию):

Д-т сч. 1400 "Счета к получению" - 29 561,08 сом.

К-т сч. 6100 "Выручка от реализации товаров и услуг" - 29 561,08 сом.

2. Выявляется финансовый результат:

прибыль: Д-т сч. 6100 " Выручка от реализации товаров и услуг ",

К-т сч. 9110 "Доход в виде процента"

убыток: Д-т сч. 5999 "Свод доходов и расходов" .- 317,1

К-т сч. 6100 "Выручка от реализации товаров и услуг". - 29 561,08 сом.

Появление прибыли или убытка зависит от условий договора. Наиболее четко работает схема, при которой в условиях соглашения оговорено, что покупатель полностью оплачивает счета, выставляемые продавцом.

3. Хозяйственные операции адекватно оцениваются (оценка).

Данные счетов-фактур по отгруженной продукции соответствуют данным накладных на отпуск продукции, накладные соответствуют заказам или данным, отраженным в договорах. Данные счетов-фактур проверены арифметически

4. Хозяйственные операции правильно разнесены по счетам (классификация).

Правильная запись данных счетов-фактур в книге продаж.

5. Хозяйственные операции отражаются своевременно (своевременность).

Своевременная регистрация счетов-фактур в книге продаж, учет в хронологическом порядке. Отражение хозяйственных операций не своевременно, а по истечении определённого срока после того, как они совершены, повышает вероятность появлению нарушений в системе учета. Если запоздавшая запись сделана в другом отчетном периоде, на предприятие возможно наложение штрафных санкций.

6. Записи о хозяйственных операциях должным образом включены в регистры, итоги по ним правильно суммированы и обобщены, перенесены в Главную книгу (подготовка отчетности).

Учет и регистрация счетов-фактур по пронумерованным бланкам в книгах учета счетов-фактур и в книге продаж. Правильное суммирование, обобщение и перенос в Главную книгу. Надежность контроля за правильностью такого обобщения.

Итак, при аудите перечисленные задачи системы учета:

· реальность,

· санкционирование,

· полнота,

· оценка,

· классификация,

· своевременность,

· подготовка отчетности.

Могут быть поставлены для каждого из существенных типов хозяйственных операций: реализация продукции (выполнение работ, оказание услуг), приобретение товаров (работ, услуг), поступление денежных средств, осуществление платежей, выплата заработной платы и т.д. Однако разработка общего аудиторского плана не требует понимания контрольных процедур для каждого утверждения финансовой отчетности в каждом сальдо счета и виде операций,

Таким образом, элементы системы внутреннего контроля содержат множество контрольно-ориентированных методик и процедур. Аудитор оценивает прежде всего те из них, которые связаны с выявлением и предотвращением возникновения существенных неточностей в бухгалтерской отчетности и непосредственно влияющих на конкретные цели, и, следовательно, на вид и объем аудиторских процедур при планировании аудита.

Аудитор, оценивая риск неэффективности системы внутреннего контроля, оценивает вероятность того, что клиент, проводя определенную политику контроля и осуществляя соответствующие процедуры, не обнаружит существенных ошибок в системе учета. Но аудитор не должен полагаться на систему внутреннего контроля, оценив её как исключительно надежную и не имеющую нарушений, так как подобная ситуация возможна только в том случае, если предприятие еще не зарегистрировано.

Система внутреннего контроля создается с учетом соотношения затрат на её создание и эффективности от её функционирования. В силу этого достаточной считается приемлемая система внутреннего контроля, при которой затраты на её создание обеспечивают пусть не полную, но хотя бы достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность составлена объективно.

В случае если аудиторы проводят проверку бухгалтерской отчетности одного и того же клиента несколько лет подряд, они еще до начала проверки имеют представление об эффективности системы внутреннего контроля клиента. С одной стороны, такой опыт предшествующей работы с клиентом полезен, а с другой стороны, именно полагаясь на старое мнение, аудиторы могут и не заметить происшедшего падения эффективности внутреннего контроля. В связи с чем аудиторской фирме рекомендуется периодически менять состав аудиторов при осуществлении аудиторских проверок бухгалтерской отчетности клиента на протяжении длительного срока.

Одним из итогов работы аудиторов при оценке системы внутреннего контроля является выработка конструктивных предложений по его совершенствованию. Аудиторы принимают участие в разработке системы внутреннего контроля предприятия, высказывая свои предложения в информационном письме, адресованном Совету директоров и руководству предприятия.