20

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕПАРТАМЕНТ НАУЧНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ И ОБРАЗОВАНИЯ

ФГБОУ ВПО Костромская ГСХА

Факультет заочного обучения

Кафедра экономической кибернетики

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По курсу «Информационные системы и технологии в экономике»

Тема: «Организация автоматизированного учета топлива и смазочных материалов»

Выполнил:

Носов Константин Анатольевич

Кострома, 2011 год

Содержание

• Введение
• 1. Предметная область автоматизации учета топлива и смазочных материалов
• 2. Постановка задачи автоматизации учета ГСМ
• 2.1 Организационно-экономическая сущность задачи по учету ГСМ
• 2.2 Входная информация по учету товарно-материальных ценностей.
• 2.3 Выходная информация по учету товарно-материальных ценностей
• 3. Выбор программного обеспечения
• 4. Разработка технологии решения задачи
• Заключение
• Библиографический список

Введение

Задачи автоматизации рабочего места всех работников занимающихся учетом, планированием, анализом в настоящее время стоят очень остро, т.к. при наличии большого количества программ механизации бухгалтерского учета не решены основные вопросы доступности этих программ для мелких и средних предприятий, у которых объем учетных операций не настолько велик, чтобы приобретать дорогостоящую программу и иметь специалиста по ее администрированию.

На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Целью данной работы является разработка автоматизированного рабочего места бухгалтера по учету топлива и смазочных материалов.

Для выполнения этой цели в работе решаются следующие задачи: создание справочников, форм документов, выходных документов и инструкции пользователя.

1. Предметная область автоматизации учета топлива и смазочных материалов

К горюче-смазочным материалам (далее - ГСМ) относятся:

• топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

• смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);

• специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться главой 25 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ). Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 и пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2005 № 03- 03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше пунктом 1 статьи 252 НК РФ. УМНС России по г. Москве в письме от 23.09.2002 № 26-12/44873 выражало аналогичное мнение.

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется, для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники.

Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению, и др. Можно учитывать при их разработке простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются, как правило, техническими службами самой организации.

Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации.

Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблениям со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке этих норм организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально- технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года). В документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта.

В Распоряжении Минтранса от 14.03.2008 г. № АМ-23-р приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлив для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлив при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок.

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу «Материальные затраты» (п. 7, 8 ГТБУ 10/99 «Расходы организации»). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99).

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

• «ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)»;

• «Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)»;

• «Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей» и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

• счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;

• счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу» (только для торговых организаций).

Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 «Вспомогательные производства». Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 «Топливо» (аналитический учет: «ГСМ в баках транспортных средств» и др. соответствующие субсчета)

- в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01):

• по себестоимости единицы запасов,

• по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО), по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),

• по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным.

Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что, как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете «Бензин в баках автомобилей» (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства.

бухгалтерский учет топливо автоматизированный

2. Постановка задачи автоматизации учета ГСМ

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи по учету ГСМ

Подсистема «Учет топлива и смазочных материалов» решает задачу складского и бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов по складу и материально-ответственным лицам.

Подсистема выполняет следующие учетные операции: расчетом расхода горюче-смазочных материалов по норме и фактически, обеспечивает возможность проведения инвентаризации горюче-смазочных материалов; обеспечивает возможность расчета средних цен и усредненной плотности горюче-смазочных материалов; отражение поступление ГСМ на склад, ввод стартовых остатков по счету 10.03; отчет о движении продукции и материалов по складу ГСМ.

До начала работы с документами по учету горюче-смазочных материалов должна быть подготовлена нормативно-справочная информация.

Справочник ТМЦ содержит наименования горюче-смазочных материалов, объединенных в группу.

Справочник норм расхода ГСМ содержит нормы расхода горюче-смазочных материалов по видам автотранспорта.

Кроме того, составляем ведомость расхода ГСМ по норме и фактически в зависимости от пробега за месяц.

Окончательным документом является оборотная ведомость движения ГСМ на предприятии.

2.2 Входная информация по учету товарно-материальных ценностей

Приходный ордер служит для складского и бухгалтерского учета создается на складе и обрабатывается бухгалтером по учету товарно-материальных ценностей должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, от имени которой составлен документ; дата и номер; наименования поставщика или подотчетного лица, содержание хозяйственной операции; измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях; количество; цена наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки. Создается приходный ордер на основании счета-фактуры.

Номенклатурный справочник ценностей, составленный с учетом Общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93, утв. постановлением Госстандарта РФ от 6 августа 1993 г. N 17) и в разрезе субсчетов №10-3 «Топливо» счета №10 «Материалы», в этом случае можно всегда произвести выборки материалов в разрезе субсчетов и видов ТМЦ.

Справочник норм расхода ГСМ по видам автотранспорта

Базовая линейная норма H_s, л/100

ВАЗ-2121 «Niva» 8,2;

УАЗ-469, -469А, -469Б 16,0;

УАЗ-315100, -315101, -31512-01, -315201 16,0;

ПА3-651А -26,0; Г

ГАЗ-51, -51 А, -51В 21,5;

ГАЗ-53/-22,2

Таблица 1 - Нормы списания масел и смазки

Марка	Бензин на 100км, л	Дизельное топливо на 1 мото/час	Моторные масла, л/100 л,	Трансмиссионные масла, л/100 л	Специальные масла, л/100л	Пластичные смазки, кг/100 л
ВАЗ	8,2		0,6	0,1	0,03	0,2
ПАЗ	26		2,1	0,3	0,1	0,25
УАЗ	16		2,2	0,2	0,05	0,2
ГАЗ-51	21,5		2,2	0,25	0,1	0,25
ГАЗ-53	22,5		2,1	0,3	0,1	0,25
МТЗ-82		7,9	3,2

Ведомость выдачи ГСМ состоит из 11 столбцов: № п/п, ФИО, марка техники, количество км, мотто/час, норма расхода, расход по норме и по факту в разрезе видов ГСМ и подсчитывается экономия или перерасход топлива.

Таблица 2 - Ведомость выдачи ГСМ

№ п/п	ФИО	Марка автомашины, трактора	Количество км, мото/час.	Норма расхода	Расход по норме	Фактически выдано	Перерасход(+), экономия (-)
						Бензин А-80	Бензин А-92	Дизтопливо	Автол
1	Иванов А., А.	ВАЗ	5000	8,2	410		500		3
2	Петров К. А.	ПАЗ	3700	26	962	1000			21	-38
3	Сидоров М. М.	УАЗ	3800	16	608	580			15	28
4	Смирнов О. К.	ГАЗ-51	1200	21,5	258	300			3	-42
5	Демидов О. П.	ГАЗ-53	2300	22,5	518	520			15	-3
6	Ковалев В. Н.	МТЗ-82	150	7,9	1185			1200		-15
						2400	500	1200	57

2.3 Выходная информация по учету товарно-материальных ценностей

Выходной информацией по учету товароматериальных ценностей является оборотная ведомость по субсчету 10.03 «Топливо» и, которая должна иметь следующие реквизиты:

- месяц, год, субсчет,

- номенклатурный номер,

- наименование ТМЦ,

- ед. измерения,

- количество,

- сумма,

- остаток на начало периода,

- приход,

- расход,

- остаток на конец периода,

- итоги по субсчету в целом.

3. Выбор программного обеспечения

Анализ тенденций развития российского рынка информационных технологий за последние годы показывает, что в общей массе предлагаемых решений для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий доля комплексных интегрированных систем неуклонно растет. Об этом свидетельствуют многочисленные предложения фирм-разработчиков делового программного обеспечения, высокий интерес со стороны пользователей к специализированным выставкам, конференциям, семинарам и другим тематическим мероприятиям.

Исторически сложилось так, что в России первыми появились и завоевали популярность относительно несложные тиражные системы, предназначенные для автоматизации отдельных задач - бухгалтерский учет, расчет заработной платы, управление персоналом, складской учет и т.д. В качестве пользователей таких систем выступали отдельные сотрудники соответствующих служб, имевшие в своем распоряжении компьютерную технику и обладавшие общей компьютерной подготовкой. В целом же предприятие оставалось не компьютеризированным, а использование информационных технологий, ориентированных на решение отдельных задач, давало ограниченную отдачу в повышении эффективности бизнеса.

Прикладное программное обеспечение составляют программы пользователей и пакеты прикладных программ разного назначения. Стандартные программы пользователей представляют собой программные решения определённых задач на алгоритмическом языке, чаще всего Бейсик и СИ ++.

Следует отметить, что разработка программного обеспечения - процесс сложный, дорогостоящий и доступный специалистам высокой квалификации.

В настоящее время в основном используется операционная система Windows ХР.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия Excel 2003, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.

Новая версия Microsoft Office 2007 включает ряд революционных концепций, закладывающих основу работы с информацией на несколько лет вперед и последовательно развивает идею совместной обработки данных средствами семейства продуктов Microsoft Office System. Пакет позиционируется как часть общей корпоративной системы, охватывающей все аспекты создания, управления, редактирования, хранения и совместного обсуждения деловой информации на базе технологии интеграции данных Microsoft SharePoint, являющейся ключевой для новой стратегии Microsoft.

Microsoft Office 2007 обладает всеми преимуществами своего предшественника, Microsoft Office 2003, среди которых не только удобные инструменты обработки и интеграции данных, применение стандарта XML для хранения внутренней информации, но и такие полезные возможности как развитая бизнес-аналитика, интеллектуальная фильтрация нежелательных почтовых сообщений и защита конфиденциальной информации, отправка мгновенных сообщений непосредственно из почтового клиента, защита от представляющих потенциальную опасность почтовых вложений и вирусов, усовершенствованный механизм восстановления документов в случае сбоя системы, лучшая в своем классе система интерактивного обучения, обширная библиотека шаблонов и прочие функции, позволяющие заметно повысить производительность труда пользователей.

Однако, сохранив преемственность по функционалу и удобству работы, Microsoft Office 2007 заметно отличается от предшествующих версий. Наиболее важные из этих отличий: оптимизация бизнес-процессов, усовершенствованные функции поиска, бизнес-аналитики и управления контентом, изменение форматов данных, открытые стандарты, сокращение размеров файлов, взаимная совместимость Microsoft Office 2007 с другими приложениями, поддержка форматов PDF и XPS, изменения интерфейса и функционала.

Ввиду того, что не у всех есть данный Office 2007, будем работать в Office 2003, который более консервативен и привычен многим пользователям.

4. Разработка технологии решения задачи

Создаем файл «Учет ГСМ».

Для создания возьмем лист Excel и размечаем лист, для этих целей набиваем один знак на листе и нажимаем в пункте меню «Вид» строку «Разметка страницы» - лист размечается пунктирной линией по форме А4 книжной ориентации.

Для того чтобы написать наименование таблицы, метим курсором лист 1 и правой кнопкой мыши вызываем меню «переименовать» и пишем название данного листа.

В целях ускорения работы создаем одну ячейку, которую форматируем в меню «Формат» «Ячейка», т.е. задаем ее параметры: вид - общий, выравнивание - по центру, переносить по словам, границы, а если это цифры и начинаются с нуля, то задаем параметры «Число» - «текстовой» и т. п..

Созданную ячейку копируем по вертикали и по горизонтали при этом при необходимости вид ячейки можно изменить.

В Excel 2003 на отдельном листе Справочник 1 расположен справочник номенклатурных номеров товароматериальных ценностей подотчетных лиц и он будет иметь следующий вид.

Таблица 3 - Справочник номенклатурных номеров

Наименование	Номенклатурный номер
10-3 "Топливо"
Бензин А-80	1031001
Бензин А-92	1031002
Бензин А-95	1031003
Дизтопливо	1031004
Автол	1031005
Тосол	1031006

В столбце В вручную заносим 1031001 и 1031002 метим оба номера и размножаем вниз.

Создаем справочник 2 «Справочник норм списания ГСМ» таким же способом, как и справочник 1, нормы расхода ГСМ заносим вручную.

Таблица 4 - Справочник норм списания ГСМ

Марка	Бензин на 100км, л	Дизельное топливо на 1 мото/час	Моторные масла, л/100 л,	Трансмиссионные масла, л/100 л	Специальные масла, л/100л	Пластичные смазки, кг/100 л
ВАЗ	8,2		0,6	0,1	0,03	0,2
ПАЗ	26		2,1	0,3	0,1	0,25
УАЗ	16		2,2	0,2	0,05	0,2
ГАЗ-51	21,5		2,2	0,25	0,1	0,25
ГАЗ-53	22,5		2,1	0,3	0,1	0,25
МТЗ-82		7,9	3,2

Далее создаем приходный ордер поступления ГСМ.

Таблица 5- Приходный ордер

Приходный ордер	1	11 ноября 2011 г.
		номер	дата
От кого	ООО "Лукойл"
Кому	ООО "Ладыгино"
Вид хозяйственной операции	поступление от поставщиков
№ п/п	Наименование ТМЦ	Номенклатурный номер	Ед. измерения	Кол-во	Цена (руб. коп)	Сумма (руб. коп)
1	Бензин А-80	1031001	л	2500	18	45000
2	Бензин А-92	1031002	л	1000	20	20000
3	Бензин А-95	1031003	л	500	25	12500
4	Дизтопливо	1031004	л	2500	20	50000
5	Автол	1031005	л	500	50	25000
6	Тосол	1031006	л	500	60	30000
	Итого					182500

Столбец В и С заполняем

='Справочник 1'!А5 с размножением данной функции.

В ячейке G8 создаем формулу =E8*F8, которую так же размножаем.

В ячейке G8 создаем формулу G14, создаем формулу =СУММ(G8:G13).

В ячейке «Дата» путем на применение «Формат»>«Ячейка»>«Число»>«Дата» выбираем вид даты и поэтому, заполняя дату числами 11.11.11 получаем «11 ноября 2011 г.»

Ведомость выдачи ГСМ создаем по типу предыдущих таблиц.

Марка автомашины заполняется

='Справочник 2'!А5 и т. п.

Количество км и мото/час заполняется вручную, а так же количество фактически выданного ГСМ.

Норма расхода ГСМ заполняется с помощью функции ЕСЛИ=ЕСЛИ(С4-'Справочник 2'!А5;'Справочник 2'!В5) и т. п.

Расход по норме =D4*E4/100 и т. п.

В конце по каждому виду ГСМ подсчитываются итоги =СУMM(G4:G9) и т. п.

Таблица 6 - Ведомость выдачи ГСМ

№ п/п	ФИО	Марка автомашины, трактора	Количество км, мото/час.	Норма расхода	Расход по норме	Фактически выдано	Перерасход(+), экономия (-)
						Бензин А-80	Бензин А-92	Дизтопливо	Автол
1	Иванов А., А.	ВАЗ	5000	8,2	410		500		3
2	Петров К. А.	ПАЗ	3700	26	962	1000			21	-38
3	Сидоров М. М.	УАЗ	3800	16	608	580			15	28
4	Смирнов О. К.	ГАЗ-51	1200	21,5	258	300			3	-42
5	Демидов О. П.	ГАЗ-53	2300	22,5	518	520			15	-3
6	Ковалев В. Н.	МТЗ-82	150	7,9	1185			1200		-15
						2400	500	1200	57

Кроме того, в последнем столбце производится расчет экономии или перерасхода топлива =F4-H4 и т. п.

На основании сформированных справочников и входных форм сформирован выходной документ на листе Оборотная ведомость по ГСМ.

Таблица 7 - Оборотная ведомость

	за период	Ноябрь 2011
		месяц год
№п/п	Наименование ТМЦ	Номенклатурный номер	Остаток на начало 1.11.11	Приход за ноябрь	Расход за ноябрь	Остаток на конец 30.11.11
			к-во	сумма (руб.коп)	к-во	сумма (руб.коп)	к-во	сумма (руб.коп.)	к-во	сумма (руб.коп.)
1	Бензин А-80	1031001	1000	15000	2500	45000	2400	41143	1100	18857
2	Бензин А-92	1031002	500	9000	1000	20000	500	9667	1000	19333
3	Бензин А-95	1031003	0	0	500	12500	0	0	500	12500
4	Дизтопливо	1031004	1500	24000	2500	50000	1200	22200	2800	51800
5	Автол	1031005	0	0	500	25000	57	2850	443	22150
6	Тосол	1031006	0	0	500	30000	0	0	500	30000
	Итого			48000		182500		75860		154640

Данные ячеек наименование ГСМ выбираются из Справочника №1, для этого в требуемой ячейке нажимается клавиша = и переходя в лист Справочник 1 выбирается нужный номенклатурный номер с помощью функции ВПР

=ВПР('Справочник 1'!А5;'Справочник 1'!А5:В5;1) и т. д.

Номенклатурные номера =ВПР(В7;'Справочник 1'!А5:В5;2) и т. д.

Остатки ТМЦ на начало отчетного периода забиваются вручную, а приход и расход переносятся из соответствующих документов функцией = или простым копированием.

=ВПР(С7;'Приходная ордер'!С8:G8;3) и т. l.

Сумма списания ГСМ рассчитываются на основании определения средней цены по формуле

=(E7+G7)/(D7+F7)*H7

Итоги по сумме на начало, приход, расход и остаток на конец рассчитываются на основании введенных формул

=D7+F7-H7; =E7+G7-I7

Количество строк оборотной ведомости увеличивается простой вставкой строки, с учетом заданных функций в каждой ячейке.

Для округления суммы задана функция 0.

Заключение

В программе Windows Office Excel 2003 разработана простая подсистема по учету ГСМ, которую можно усложнять по мере надобности, а именно увеличивать количество приходных и расходных документов, путем простого копирования листа, или копирования документа на данном листе.

Кроме того, на основании ведомости выдачи ГСМ можно рассчитать премию за экономию топлива, можно на основании шаблонов созданных документов создавать другие, например лимитно-заборные ведомости, акты на списание ТМЦ, накладные на внутреннее перемещение и т.д.

Созданные документы можно копировать в Windows Office Excel 2003 для последующей распечатки. Все справочники можно добавлять по мере необходимости.

Оборотную ведомость можно создать на весь год, путем копирования соответствующих столбцов, а затем для облегчения печати разбить на листы.

Windows Office Excel 2003 позволяет производить сортировку и расстановку информации по любому из столбцов по возрастанию и убыванию, суммы, количества, по алфавиту наименования ТМЦ и другим показателям с последующим составлением отдельной оборотной ведомости по выборке.

Windows Office Excel 2003 имеет возможность в целях сохранения информации от несанкционированного доступа ограничить доступ, или поставить пароль, кроме того можно поставить защиту на ячейки имеющие формулы или данные не требующие изменения. Созданную подсистему учета ГСМ можно изменять и улучшать практически до бесконечности.

Библиографический список

1. Емельянова Н.З., Партыка Т.Л., Попов И.И. Инфра - М.: Форум 2009г.

2. Гридасов А.Ю., Ивасенко А.Г., Павленко В.А. Кнорус: М.: 2009г.

3. Угринович Н.Д., Босова Л.Л., Михайлова Н.И. Практикум по информатике и информационным технологиям. - М.: ЛБЗ, 2001г. - 256С.

4. Шафрин Ю.А. Информационные технологии. В 2 ч. - М.: ЛБЗ, 1999г. - 336 с.

5. Информационные технологии в экономике: Учеб. пособие З.В. Архипова, В.А. Пархомов Иркутск: Издательство БГУЭП, 2003

Размещено на Allbest.ru