Расчеты с подотчетными лицами

1

ВВЕДЕНИЕ.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а так же на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды для целей бухгалтерского учета, называются подотчетные лица.

Подотчетные лица - физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года №40.

Данный документ не ограничивает суммы, которые организация может выдать под отчет на хозяйственные расходы. Размер и срок, на который они выдаются под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц - работникам организации, список которых утверждает руководитель. Значит, в обязательном порядке в организации должен быть издан приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, такие сроки организация обязана установить самостоятельно соответствующим приказом.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении работника организации в служебную командировку.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию подотчетных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а так же наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ.

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. №55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителе информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Форма №АО-1 “Авансовый отчет” предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений), введена в действие с 1 января 2002года и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.

Авансовый отчет - документ двусторонний, он заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен на бумажном или машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе и остатке.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу “Бухгалтерская запись”, в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета новый раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Полностью проверенный отчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевой стороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить особое внимание.

ОТРАЖЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ.

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен специальный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к установке” и кредитуется счет 71.

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во внеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”.

Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета 71.

При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”.

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов” отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер должен сделать запись:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
71”Расчеты с подотчетными лицами”	50”Касса”	Выданные под отчет денежные средства

Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
20 (23,25,26,10,08)	71	Списаны расходы подотчетного лица

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой;

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
19”Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”	71”Расчеты с подотчетными лицами”	Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
50 “Касса”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Отражена сумма невозвращенного аванса

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
70 ”Расчеты с персоналом по оплате труда”	94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”	Удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы работника

При погашении работником долга по подотчетной сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” - Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” - Кредит 50 “Касса”.

В последнее время достаточно широко применяются расчеты с применением платежных карт. Нередко подотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительских расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
55 “Специальные счета в банках”	51 (52) “Расчетные счета” (“Валютные счета”)	Переведены денежные средства на специальный карточный счет

71”Расчеты с подотчетными лицами”	55 “Специальные счета в банках”	Учтена сумма средств на карточке выданная работнику для оплаты командировочных расходов.

ВОЗВРАТ СУММЫ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО АВАНСА.

Несмотря на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

- удержать сумму задолженности из заработной платы работника;

- не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе его доходов.

Данные операции по-разному отражаются в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый вариант.

Вариант 1 .

С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Вариант 2.

Если руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то:

Согласно п.1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.

Значит, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, организация обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание НДФЛ.

На основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль.

ПОДОТЧЕТНЫЕ СУММЫ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ.

С точки зрения налогообложения подотчетных сумм для организации важен порядок отражения в учете расходов, совершенных подотчетными лицами.

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” может корреспондировать с большим количеством счетов бухгалтерского учета. Это говорит о том, что списание подотчетных сумм может производиться за счет разных источников. Расходы, осуществляемые через подотчетные суммы, могут включаться в себестоимость продукции (работ, услуг), увеличивать фактические затраты на приобретение основных средств или нематериальных активов, товаров или материалов. Кроме того, некоторая часть произведенных расходов может покрываться за счет расходов, не снижающих налогооблагаемую базу по прибыли.

Наибольшие сложности возникают в отношении подотчетных сумм, связанных с командировками, представительскими, рекламными расходами, то есть когда произведенные расходы относятся на затраты организации в пределах норм, установленных в законодательном порядке. В целях налогообложения правильное отражение в учете таких расходов имеет большое значение, так как неверно отнесенные на затраты суммы неминуемо грозят организации штрафными санкциями.

При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет у бухгалтеров организаций нередко возникает вопрос о применении вычетов по НДС.

В соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории Российский Федерации. Указанные вычеты в соответствии с п. 1 ст.172 НК РФ производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога. При этом согласно п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах соответствующая сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.

Согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В письме Минфина РФ от 21 августа 2001 г. №04-03-11/113 сказано, что п. 7 ст. 168 НК РФ организациям не запрещено в случаях применения контрольно-кассовой техники при реализации товаров, в том числе ГСМ, за наличный расчет оформлять счета-фактуры. Таким образом, для вычета сумм НДС, уплаченных при приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет, покупателю необходимо получить от АЗС не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.

На основании п. 43 Методических указаний по применению главы 21 “Налог на добавленную стоимость” Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС РФ от 20 декабря 2000 года № 3-03/447 , при применении ст. 168 НК РФ в целях подтверждения права на вычет НДС по товарам, приобретенным за наличный расчет, налогоплательщик кроме кассового чека, подтверждающего фактическую уплату суммы налога, должен иметь счет-фактуру на эти товары, оформленную в установленном порядке. Как правило, АЗС отказываются выдавать своим покупателям счета-фактуры, и возникает вопрос: куда в таком случае следует относить сумму уплаченного НДС?

Согласно ПБУ 5/01 ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, при этом к фактическим затратам на приобретение относятся и суммы невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением этих ГСМ.

Таким образом, в случае отсутствия счетов-фактур по ГСМ суммы НДС по этим товарам следует учитывать в их стоимости.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ.

Служебная командировка- поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признается.

Командировкой может называется поездка не только в другую местность, но и в пределах одной и той же местности. Например, предприятие находится в городе Санкт-Петербурге и работника можно направить в командировку в другое учреждение, находящееся также в городе Санкт-Петербурге, оформив направление в командировку соответствующим образом.

Характерным признаком командировки является ее срок. По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к основному месту работы. Срок командировки определяет работодатель. С введением в действие ТК РФ Министерство финансов РФ издало письмо от 24.04.2002 г № 16-00-14/142, в котором говорится, что ТК РФ не неустановлен срок продолжительности нахождения работника в командировке. Он может быть определен организацией самостоятельно внутренними нормативными документами.

Представители Минфина России считают, что срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Именно такой срок установлен для командировок по территории РФ в п. 4 Инструкции № 62. исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.

Трудовой кодекс сохранил прежнее указание на тот вид поездок, которые не признаются служебными командировками: это служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер. Во избежание трудовых споров разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре. Примером такого вида является работа водителей, проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров и т.д.

Командировка отличается от перевода на работу в другую местность. Перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора, трудовой функции, других существенных условий, то есть это предоставление работы, не обусловленной трудовым договором, и другой по сравнению с оговоренной. Командировка же - это именно выполнение работы, предусмотренной трудовым договором, трудовой функцией. Кроме того, перевод допускается только с письменного согласия работника, а для командировки такого согласия не требуется, так как поездка в командировки относится к должностным обязанностям. Поэтому представляется необходимость очень четко и полно указывать в трудовом договоре и должностных инструкциях выполняемые работником функции и существенные условия (в том числе возможность направления в командировки).

В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а так же возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся: расходы на проезд и наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировкам, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации ( ст.8 ТК РФ). Однако размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Нормы возмещения командировочных расходов утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 (вступили в силу с 1 Января 2003г.).

Служебная командировка- понятие трудового законодательства, поэтому оно применяется только к работникам, в том числе и к совместителям, состоящим с организацией-работодателем в трудовых правоотношениях на основании трудового договора. Физическое лицо, не состоящее в штате организации, не может быть направлено в служебную командировку , и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы. Если физическое лицо, не состоящее в штате фирмы, выполняет для нее какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между субъектом хозяйственной деятельности и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, они включаются в совокупный облагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время физическое лицо при наличии соответствующих оправдательных документов имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных затрат, связанных с поездками в другую местность.

Служебная командировка характеризуется следующими отличительными признаками:

1) наличие распоряжения работодателя о направлении в командировку с указанием ее срока;

2) командировка имеет целью выполнение служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной трудовым договором, но вне места постоянной работы работника;

3) командировка предполагает задействование установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находился в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.)

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 Января 2004 г. № 1” Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ”.

Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работника в командировки.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”;

Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”;

Т-10 “Командировочное удостоверение”;

Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”.

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (п. 2 Постановления № 1).

Документальное оформление приказа (распоряжения) о направлении работника (ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а).

Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления одного работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета направления сразу нескольких работников одновременно. Эта форма используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве. Она может использоваться и при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п.

В приказе (распоряжении) указывается:

1) фамилия и инициалы командируемого лица;

2) структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица;

3) место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник);

4) срок командировки;

5) цель командировки и основание (служебное задание или иной документ).

Если это необходимо, указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо.

Проект приказа следует согласовать с бухгалтерией (главным бухгалтером) для определения размеров предстоящих расходов.

Кроме того, в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами может быть предусмотрено визирование приказа о направлении в командировку иными должностными лицами.

Приказ подписывает руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник.

Документ представляется на подпись в одном экземпляре. Затем делается столько копий приказов (распоряжений), сколько необходимо по схеме документооборота предприятия.

Постановлением Госкомстата РФ № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ о направлении работника в командировку. На практике делается столько копий приказа (распоряжения), сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов. Крупные организации обычно оформляют первый экземпляр для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый - для подразделения (цеха, отдела, филиала, представительства), где работает командированное лицо.

Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а).

Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления учета служебного задания при направлении работника в командировку, а так же служит отчетом о его выполнении.

С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 (Т-9а). Таким образом, отчет о выполненной работе является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

По возвращении из командировки работник на своем служебном задании (форма Т-10а) должен заполнить раздел 11 “Краткий отчет о выполнении задания”.

В каждом конкретном случае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стояли перед командируемым. В зависимость от этого в отчет может быть включена информация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходе командировки, до изложения впечатлений о переговорах - как они прошли, в какой обстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В конкретной организации может быть принята своя форма отчета о командировке с учетом специфики деятельности.

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным (если в командировке была группа работников).

Если попытаться сформулировать общие требования к отчету о результатах командировки, то в него можно включить графы под ответы на следующие вопросы:

1) цель командировки;

2) сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них);

3) конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки;

4) перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;

5) реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов);

6) оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов);

7) выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта.

8) Другие вопросы, которые работник полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, где работник работает, и утверждается руководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением ( форма Т-10), если оно выписывалось, и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.

Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.

Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10).

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица.

ОФОРМЛЕНИЕ ЗАГРАНКОМАНДИРОВОК.

В связи с постоянным расширением внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья учащаются заграничные командировки.

Командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя из норм, установленных законодательно либо в организации (п. 17 Инструкции № 62).

Выдача аванса в иностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника за границу предусмотрена действующим валютным законодательством.

Выезд представителя российской организации в загранкомандировку

Оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу:

- страна (либо страны) пребывания;

- сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания);

- каким транспортом осуществлялся проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом);

А так же иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте Российской Федерации - в рублях, и в иностранной валюте.

Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением к приказу Минфина РФ от 2 Август а 2004 г. № 64н “Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.”

Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.

При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно-конвертируемой иностранной валюте, а пересчет редко используемой иностранной валюты в свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России на дату выдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.

В соответствии с действующими нормами валютного законодательства российская организация имеет право без ограничений осуществлять приобретение иностранной валюты у других резидентов, а так же осуществлять отчуждение таковой нерезидентами на законных основаниях, к которым, несомненно, относится и направление представителя организации в служебную командировку за границу (подо. 9 и 14 ст. 9 Федерального закона от 10 Декабря 2003 г. № 173-ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”):

а) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;

б) операций по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории Российской Федерации работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки - такое правило установлено п. 1 ст. 11 Закона о валютном регулировании.

“ Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки. ”

При получении иностранной валюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующие моменты:

- снять валюту с валютного счета можно не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работника в командировку за рубеж;

- основанием для выдачи уполномоченным банком наличной иностранной валюты является заявление организации, в котором в обязательном порядке указываются номера и даты приказов о командировании работника за границу.

Заявление, предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника за рубеж, на основании:

-приказа о направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации;

- приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.

После предоставления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки (форма 0406007) на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется журнал учета справок (форма 0404007).

После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходным кассовым ордером унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Аванс может быть выдан путем:

1) выдачи наличных денежных средств в рублях;

2) выдачи наличной иностранной валюты, снятой с валютного счета организации. Это может быть валюта страны убывания либо другая валюта, отличная от нее;

3) выдачи дорожного или банковского чека в иностранной валюте;

4) выдачей корпоративной кредитной карты.

Если работник не успел получить перед командировкой аванс, то по договоренности с руководителем он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу ( на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Это требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

Выдача аванса работнику отражается в учете бухгалтерской проводкой:

Корреспонденция счетов.	Содержание операции
Дебет	Кредит
71 “Расчеты с подотчетными лицами”	50, 51 “Касса” “Расчетные счета”	Выдан аванс на командировочные расходы.

В бухгалтерском учете затраты организации по покупке иностранной валюты в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 признаются операционными расходами.

При получении иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
дебет	кредит
50 “Касса”	52 “Валютные счета”	Поступила в кассу организации наличная иностранная валюта

При необходимости организация может обратиться в банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Такая операция в бухгалтерском учете организации отражается следующим образом:

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Кредит 52 “Валютные счета”.

Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течении 10 рабочих дней с момента их возвращения работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

Если по каким-либо причинам служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагающегося отъезда работника.

Отрицательная или положительная курсовая разница для целей налогового учета по налогу на прибыль отражается в составе внереализационных расходов или внереализационных доходов организации.

Выданная работнику валюта, пересчитанная в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, будет в дальнейшем, пересчитываться на отчетную дату в рубли в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2000. последний пересчет будет произведен на дату утверждения авансового отчета.

По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течении трех дней. Именно такое правило установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 г. Подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам.

СПИСАНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте.

На лицевой стороне авансового отчета расположена таблица “Бухгалтерская запись”, в которой бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета /субсчета и суммы).

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации:

1) затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации (п. 5 ПБУ 10/99);

2) первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением, в том числе и с приобретением ценных бумаг, основных средств и т.п. (п.6 ПБУ 5/01, п.8 ПБУ 6/01, п. 9 ПБУ 19/02);

3) капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;

4) расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.;

5) целевых источников финансирования;

6) прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, и др.

Если командировка связана с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, то командировочные расходы представляют собой внереализационные расходы и должны отражаться по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета (на отдельный субсчет или внесистемно с помощью специально составленного расчета). Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02 .

Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться. Например, руководитель может решить, что нецелесообразно возмещать командированному лицу стоимость приобретенных канцелярских товаров, медикаментов, туалетных принадлежностей в месте командировки. Поэтому суммы по отчету, отраженные работником, будут больше, чем принятые бухгалтером в качестве затрат после резолюции руководителя. Разница будет внесена наличными работником в кассу либо удержана из его заработной платы.