Совершенствование организации учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

3. Рекомендации по совершенствованию учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»

3.1 Проблемы в учете расчетов с подотчетными лицами и пути их решения в ОАО «ЮУНК»

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ОАО «ЮУНК» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты. В любом случае расходы работника должны быть возмещены работодателем.

Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы. Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

3.2 Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»

Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.". Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях - и расшифровки фамилий должностных лиц. В ОАО «ЮУНК» выявлены нарушения по оформлению первичных документов.

Большинство ошибок в оформлении первичной документации происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате незнания или недостаточного умения использованя программы «1С Бухгалтерия 8».

Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучить принципы работы программы 1С Бухгалтерия и ее дополнений. Возможно специальное обучение с квалифицированным специалистом или на специальных курсах.

В ОАО «ЮУНК» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

1) Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

2) порядок представления авансовых отчетов;

3) запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

4) запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках. 

3.3 Автоматизация процесса учета кассовых операций в ОАО «ЮУНК»

кассовый операция учет автоматизация

Начиная с 2005 года ОАО «ЮУНК» использует автоматизированную форму учета. В 2005 году была приобретена программа «1С:Бухгалтерия 7.7» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ «1С:Предприятие 7.7» с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия 7.7». Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

В дальнейшем была приобретена программа 1С Бухгалтерия 8 - улучшенная версия популярной программы для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в коммерческих организациях. Программа работает на платформе «1С Предприятие 8» и сохраняет преемственность с другой бухгалтерской программой - «1С Бухгалтерия 7.7». Абсолютно для всех пользователей «1С Бухгалтерии 7.7» доступен и автоматизирован переход на «1С Бухгалтерию 8». Благодаря своим функциональным возможностям «1С Бухгалтерия 8» позволяет вести учет предприятиям любой сферы деятельности и любого режима налогообложения.

Таблица 3.1 - Стоимость конфигурации

С помощью программного продукта 1С Бухгалтерия 8 можно эффективно вести бухгалтерский и налоговый учет, подготовку регламентированной отчетности. Отчеты доступны для выгрузки в электронном виде. С помощью Стартового помощника предоставляется возможность заполнить основные настройки: справочники, начальные остатки. Программные продукты серии «1С Бухгалтерия» дополняют друг друга. Справочник корреспонденций счетов подскажет, как нужно отразить ту или иную информацию в программе. Монитор бухгалтера оперативно и в удобной форме предоставляет данные по остаткам на расчетном счете и в кассе, суммах дебиторской и кредиторской задолженности, срокам сдачи отчетности и уплаты налогов. Программный продукт 1С Бухгалтерия 8 позволяет загружать классификаторы БИК, адресные классификаторы ФНС, курсы валют.

В настоящее время руководство предприятия следит за новинками в области автоматизации учета и регулярно приобретает дополнения к уже существующей программе. Обучение для работы с автоматизированной системой учета проводится на местах.

Заключение

Целью курсовой работы является исследование учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами. В процессе исследования цель и задачи курсовой работы были полностью раскрыты на примере ОАО «ЮУНК».

В первой главе курсовой работы рассмотрены следующие теоретические основы учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами организации:

1) Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

2) Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

3) Особенности синтетического и аналитического учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

Во второй главе исследована организация ведения учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК». В частности, раскрыты основные аспекты учетной политики данного предприятия и проанализированы основные показатели деятельности ОАО «ЮУНК» за 2013-2014 гг. В результате проведенного анализа сделаны следующие выводы:

1) Повышение себестоимости проданной продукции произошло в результате роста цен на топливо;

2) Увеличение прибыли от продаж объясняется увеличением объема выпуска продукции;

3) Среднесписочная численность работников предприятия практически не менялась, даже в период кризиса;

4) Темпы роста оплаты труда соответствуют темпам роста производительности труда, что говорит о эффективном использовании фонда заработной платы.

Рассмотрено документальное оформление операций учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами. Приведена схема документооборота предприятия.

Для учета кассовых операций в ОАО «ЮУНК» используется счет 50 «Касса» и субсчета 1 и 2. Расчеты с подотчетными лицами формируются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В табличной форме представлены данные синтетического и аналитического учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

В третьей главе выявлены проблемы в учете Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия и даны рекомендации по совершенствованию учета. В частности, предложено провести обучение работы с программой 1С Бухгалтерия.

Приложение А

Таблица А.1 - Типовая корреспонденция счетов по учету кассовых операций

Таблица А.2-Типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

Приложение Б

Таблица Б.2 - Операции синтетического учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК» за 2013-2014гг.

Размещено на Allbest.ru