Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители.

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием различных носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование.

Документ включает обязательные реквизиты, к ним, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографическим способом или с помощью компьютерной техники, и образуют официальный бланк документа.

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

В настоящее время в Российской Федерации действует "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", который составлен в соответствии с "Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" от 7.07.1993г., Положением об Архивном фонде РФ, утвержденным Указом Президента РФ от 17.03.1994г. №552, и с учетом положений иных правовых актов РФ и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1. Организация системы управления - включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

раздел 2-4. Планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность - включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

раздел 5. Экономические, научные, культурные связи - содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей организаций;

раздел 6. Информационное обслуживание - включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7. Трудовые отношения - включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8. Кадровое обеспечение - содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9. Материально-техническое обеспечение деятельности - содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10. Административно-хозяйственные вопросы - включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

раздел 11. Социально-бытовые вопросы - содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12. Деятельность первичных профсоюзов организаций (объединений) - содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).

Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроком хранения.

Ниже приведена наиболее упрощенная классификация документов, которая, как правило, применяется хозяйствующими субъектами.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Существуют различные виды классификации, одной из которых является классификация по видам деятельности. В данной классификации документы принято разделять на четыре большие группы:

организационно-распорядительные;

справочно-информационные и справочно-аналитические;

по финансово-расчетным операциям;

по снабжению и сбыту.

Список использованных источников