Внутренняя регламентация делопроизводства

31. Чувенков А.Ю. Деловая корреспонденция. Справочник / А.Ю, Чувенков, В.Ф. Янковая. - М.: МЦФЭР, 2004. - 576 с.

32. Чувенков А.Ю. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30- 2003 / / А.Ю, Чувенков, В.Ф. Янковая. - М.: Дело, 2003. - 266 с.

Интернет-ресурсы

1. Цицин А.Г. О практике придания юридической силы нормативным документам в электронном виде: федеральный, региональный и муниципальный аспекты / А.Г. Цицин [Электронный ресурc] / URL: http://www.internet-law.ru/law/pc/law-docs.htm

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Должностная инструкция секретаря

Общество с ограниченной ответственностью «ВолнаАвто»

УТВЕРЖДАЮ

Бобарыкин А.Н.

(ФИО, подпись)

"10" октября 2011 г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности;

должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

- вести прием посетителей;

- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

- владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

- координация работы офиса;

- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.

3. Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.

3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.

3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.

3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.

3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

4. Дополнительные обязанности секретаря-референта

Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:

4.1 в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.

2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.

5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.

6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

7. Оформление листков временной нетрудоспособности.

8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.

11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.

4.2. в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.

5. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

6. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за

6.1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.

6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.

6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

С должностной инструкцией ознакомлен

«12» октября 2011 г. __________________ ______________________

Приложение 2

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ УТВЕРЖДАЮ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ Генеральный директор

«ВОЛНААВТО» ______________ А. Н. Бобарыкин

30 декабря 2014 г.

Номенклатура дел на 2015 год г. Великий Новгород

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
01. Администрация
01-01	Законодательные, иные нормативные акты. Копии	1	До минования надобности, ст. 1 «б»
01-02	Уставы	1	Постоянно, ст. 13 «а»
01-03	Учредительные договоры, изменения к ним	1	Постоянно, ст. 14
01-04	Протоколы учредительных собраний, списки учредителей	1	Постоянно, ст. 14
01-05	Решения единственного учредителя	1	Постоянно, ст. 5 «ж»
01-06	Свидетельства о регистрации организации	1	Постоянно, ст. 15
01-07	Документы о лицензировании деятельности	1	Постоянно, ст. 19
01-08	Резерв
01-09	Резерв
01-10	Резерв
01-11	Резерв
02. Секретариат
02-01	Переписка по организационным вопросам деятельности	1	5 лет ЭПК, ст. 41
02-02	Журнал регистрации входящих документов	1	3 года, ст. 72 «б»
02-03	Журнал регистрации исходящих документов	1	3 года, ст. 72 «б»
02-04	Номенклатуры дел организации	1	Постоянно, ст. 67
02-05	Резерв
02-06	Резерв
02-07	Резерв
02-08	Резерв
03. Кадровая документация
03-01	Законодательные и иные нормативные акты по работе с кадрами. Копии	1	До минования надобности, ст. 1 «б»
03-02	Приказы по основной деятельности	1	Постоянно, ст. 6 «а»
03-03	Приказы по личному составу	1	75 лет ЭПК, ст. 6 «б»	О предоставлении очередных отпусков и учебных отпусков, дежурствах взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет
03-04	Штатные расписания	1	Постоянно, ст. 32 «а»
03-05	Должностные инструкции работников	1	3 года, ст. 35	После утверждения новых
03-06	Правила внутреннего трудового распорядка	1	1 год, ст. 407	После замены новыми
03-07	Табели учета рабочего времени	1	1 год, ст. 281
03-08	Документы о трудовой дисциплине	1	3 года, ст. 282
03-09	Трудовые договоры	1	75 лет ЭПК, ст. 338
03-10	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	1	75 лет ЭПК, ст. 339
03-11	Документы лиц, не принятых на работу	1	1 год, ст. 341
03-12	Подлинные личные документы (трудовые книжки)	1	До востребования, ст. 342	Невостребованные - не менее 50 лет
03-13	Документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	1	3 года, ст. 351
03-14	Графики предоставления отпусков	1	1год, ст. 356
03-15	Журнал регистрации приказов по личному составу	1	75 лет, ст. 357
03-16	Журнал приема, перемещения, увольнения работников	1	75 лет, ст. 358 «а»
03-17	Журнал учета трудовых договоров	1	75 лет, ст. 358 «д»
03-18	Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	1	50 лет, ст. 358 «е»
03-19	Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	1	3 года, ст. 358 «ж»
03-20	Листки нетрудоспособности	5 лет, ст. 475
03-21	Журнал регистрации листков нетрудоспособности	5 лет, ст. 476
03-22	Документы по персонифицированному учету работников	5 лет, ст. 477
03-23	Резерв
03-24	Резерв
03-25	Резерв
03-26	Резерв
03-27	Резерв
04. Бухгалтерия
04-01	Прейскурант цен на услуги	1	Постоянно, ст. 99 «а»
04-02	Лимиты, экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределение; расчеты к ним	1	Постоянно, ст. 109
04-03	Годовые сметы доходов и расходов; расчеты к ним	1	Постоянно, ст. 112 «а»	Административно-хозяйственных и управленческих расходов - 5 лет
04-04	Квартальные сметы доходов и расходов; расчеты к ним	1	Постоянно, ст. 112 «б»	Административно-хозяйственных и управленческих расходов - 5 лет
04-05	Документы о финансировании	1	5 лет, ст. 113
04-06	Отчеты годовые	1	Постоянно, ст. 114 «б»
04-07	Отчеты квартальные	1	5 лет, ст. 114 «в»
04-08	Отчеты месячные	1	1 год, ст. 114 «г»
04-09	Документы об открытии текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций	1	5 лет, ст. 121
04-10	Договор банковского счета	1	5 лет, ст. 122	После истечения срока действия договора
04-11	Квартальные расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах	1	5 лет, ст. 131 «б»
04-12	Квартальные кассовые планы	1	3 года, ст. 132 «б»
04-13	Отчеты по кассовым планам	1	5 лет, ст. 133
04-14	Годовые бухгалтерские балансы и отчеты	1	Постоянно, ст. 135 «б»
04-15	Аналитические документы к годовым балансам и отчетам	1	Постоянно, ст. 137
04-16	План счетов бухгалтерского учета	1	5 лет, ст. 142
04-17	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	1	Постоянно, ст. 143
04-18	Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности	1	5 лет	При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
04-19	Главная книга	1	5 лет, ст. 148	При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
04-20	Журнал-ордер	1	5 лет, ст. 148	При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
04-21	Утвержденный фонд заработной платы	1	Постоянно, ст. 149
04-22	Первичные документы и приложения к ним - основания для бухгалтерских записей	1	5 лет, ст. 150
04-23	Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	1	5 лет, ст. 151
04-24	Лицевые счета работников	1	75 лет ЭПК, ст. 153
04-25	Документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и др. выплат	1	5 лет, ст. 155
04-26	Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов	1	5 лет, ст. 157
04-27	Сведения об учете фондов заработной платы и контроле за их распределением	1	5 лет, ст. 159
04-28	Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	1	5 лет, ст. 161
04-29	Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных 04-документов	1	До замены новыми, ст. 164
04-30	Документы об амортизационных отчислениях	1	5 лет, ст. 167
04-31	Оборотные ведомости	1	5 лет, ст. 168	При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
04-32	Сообщения о постановке на учет в налоговых органах	1	5 лет, ст. 169	После снятия с учета
04-33	Отчеты по налогам годовые	1	Постоянно, ст. 170 «а»
04-34	Отчеты по налогам квартальные	1	5 лет, ст. 170 «б»
04-35	Отчеты по налогам месячные	1	1 год, ст. 170 «в»
04-36	Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней	1	5 лет. ЭПК ст. 171
04-37	Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним	1	5 лет, ст. 174
04-38	Документы об уплате налогов в бюджет зачетами	1	5 лет, ст. 177
04-39	Договоры, соглашения	1	5 лет. ЭПК ст. 186
04-40	Паспорта сделок	1	Постоянно, ст. 187
04-41	Документы о приеме выполненных работ	1	5 лет, ст. 188	При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
04-42	Договоры о материальной ответственности	1	5 лет, ст. 189	После увольнения материально-ответственного лица
04-43	Образцы подписей материально-ответственных лиц	1	До минования надобности, ст. 190
04-44	Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	1	5 лет, ст. 192	При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
04-45	Журнал учета приходно-расходных кассовых документов	1	5 лет, ст. 193 «д»	При условии завершения проверки (ревизии). В случае 46возникновения сп47оров, разногласий, след4ственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
04-46	Журнал учета реализации услуг, облагаемых и необлагаемых налогом на добавленную стоимость	1	5 лет, ст. 193 «ж»	С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
04-47	Журнал учета подотчетных лиц	1	5 лет, ст. 193 «к»
04-48	Журнал учета сумм доходов и подоходного налога работников	1	5 лет, ст. 193 «м»
04-49	Журнал учета доверенностей	1	5 лет, ст. 193 «п»	При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
04-50	Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности	1	Постоянно, ст. 199 «а»
04-51	Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности	1	5 лет, ст. 201
04-52	Документы об оформлении годовой подписки на литературу	1	1 год, ст. 244	После получения подписной литературы
04-53	Договоры о размещении и выпуске рекламы	1	5 лет, ст. 256	После истечения срока действия договора
04-54	Резерв
04-55	Резерв
04-56	Резерв
04-57	Резерв
04-58	Резерв
04-59	Резерв
05. Административно-хозяйственные документы
05-01	Приемо-сдаточные акты	1	5 лет, ст. 36	После смены должностного, материально-ответственного лица
05-02	Документы проверок организации	1	Постоянно, ст. 48
05-03	Документы на право собственности распоряжения имуществом	1	Постоянно, ст. 57
05-04	Акты, предписания по технике безопасности; документы об их выполнении	1	5 лет. ЭПК, ст. 295
05-05	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	1	До замены новыми, ст. 309
05-06	Журнал учета профилактических работ по технике безопасности	1	10 лет, ст. 316 «а»
05-07	Журнал учета инструктажа на рабочем месте	1	10 лет, ст. 316 «б»
05-08	Документы о проведении медицинских осмотров работников	1	5 лет, ст. 330
05-09	Паспорта зданий, сооружений, оборудования	1	5 лет ЭПК, ст. 430
05-10	Договоры электроснабжения	1	5 лет, ст. 436	После истечения срока действия договора
05-11	Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений	1	1 год, ст. 437
05-12	Документы об эксплуатации транспорта	1	5 лет ЭПК, ст. 439
05-13	Паспорта транспортных средств	1	До списания транспортных средств, ст. 451
05-14	Разрешения на установку использования средств связи	1	1 год, ст. 453
05-15	Резерв
05-16	Резерв
05-17	Резерв
05-18	Резерв
05-19	Резерв
05-19	Резерв

Секретарь Д.Л. Иванова

Приложение 3

ПРИКАЗ

«__» _______________ 2015 г. № __

О возложении функций по ведению делопроизводства на секретаря

В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «ВолнаАвто» должности делопроизводителя, приказываю:

1. Возложить на ________________________, секретаря ООО «ВолнаАвто», обязанности по организации и ведению делопроизводства.

2. Внести соответствующие дополнения в должностную инструкцию секретаря.

Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Генеральный директор ООО «ВолнаАвто»

Приложение 4

Инструкция по делопроизводству ООО «ВолнаАвто»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ООО «ВолнаАвто» (далее - организация) единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов.

1.2. Инструкция определяет порядок:

- работы с входящими, исходящими и внутренними документами,

- регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов,

- использования документов в справочно-информационной работе,  хранения и уничтожения документов.

1.3. Инструкция разработана с учетом требований Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Правила оформления документов".

1.4. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников организации.

1.5. Инструкция ориентирована на использование автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров.

1.6. Установку программного обеспечения, обслуживание персональных компьютеров и сетевого оборудования осуществляет ___________________ в соответствии с договором от «___»________________ № _____.

1.7. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет генеральный директор организации.

1.8. Ответственным за обеспечение организации оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями является офис-менеджер организации.

1.9. Ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции несет секретарь генерального директора, а также сотрудники структурных подразделений, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства в подразделениях.

1.10. Каждый работник организации должен быть ознакомлен с настоящей Инструкцией под расписку (подпись и дата).

1.11. При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь) все неисполненные документы, находящиеся у работников, согласно письменному указанию Генерального директора организации передаются другому исполнителю через секретаря генерального директора с обязательной отметкой в контрольно-регистрационной карточке на документ.

1.12. При увольнении секретаря генерального директора числящиеся за нею документы, штампы, печати, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому генеральным директором организации.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Общие положения

2.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется секретарем генерального директора.

2.1.2. Документы передаются на рассмотрение генеральному директору в день их поступления и направляются на исполнение сразу же после их распределения.

2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении на исполнение, ходе исполнения, направлении в дело, которые размещаются на самом документе или в контрольно-регистрационной карточке на документ.

2.2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов

2.2.1. Первичную обработку поступивших в организацию документов проводит секретарь генерального директора.

2.2.2. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, комплектность документа и приложений к нему. Все конверты вскрываются, кроме корреспонденции с пометкой «ЛИЧНО», которая вручается непосредственно адресату.

2.2.3. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение. При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр посылается отправителю, второй приобщается к документу, третий остается у секретаря.

2.2.4. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, если конверт значительно поврежден или на нем имеются особые отметки, а также в случае, если на конверте отсутствует пометка «лично», а вложение носит личный характер, конверты не уничтожаются, а прикрепляются к документу.

2.2.5. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа - штамп с наименованием организации, указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, штамп проставляется на обратной стороне конверта.

2.2.6. Регистрация документов производится однократно секретарем генерального директора путем занесения данных в компьютер (в «Журнал регистрации полученных документов»).

2.2.7. Регистрация входящих документов проводится в день их получения.

2.2.8. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером об этом делается отметка, например:  № 45 + приложение на 1 л.

2.2.9. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. Если получено письмо-ответ, к нему необходимо прикрепить копию инициативного письма.

2.2.10. В результате рассмотрения документа генеральный директор проставляет на нем резолюцию, содержание которой (исполнитель(и), содержание поручения и срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации полученных документов».

2.3. Организация исполнения и контроль исполнения документов

2.3.1. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор организации.

2.3.2. Отметка о контроле - штамп «Контроль» - проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Секретарь генерального директора заносит информацию о взятых на контроль документах в «Контрольный журнал».

2.3.3. Контроль сроков исполнения документов возлагается на секретаря генерального директора.

2.3.4. Срок исполнения исчисляется со дня, следующего за датой наложения резолюции. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в 10-дневный срок.

2.3.5. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ передается на исполнение первому названному в резолюции работнику (ответственному исполнителю). Остальным соисполнителям передаются копии документа.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение документа в равной степени несут все работники, указанные в резолюции.

2.3.6. Исполнитель (ответственный исполнитель) обязан давать секретарю генерального директора ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

2.3.7. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающим их утрату. В случае утери или пропажи документа исполнитель немедленно извещает об этом секретаря генерального директора.

2.3.8. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан передать секретарю генерального директора информацию об исполнении документа, а на самом документе оформить отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка помещается в левом нижнем углу первого листа документа.

В отметке следует указать наименование документа, свидетельствующего об исполнении поручения, его дату и номер. Если такой документ отсутствует, дается краткая информация об исполнении. После этого необходимо указать номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем.

2.3.9. Задание снимается с контроля только с разрешения директора (или, в его отсутствие, заместителя директора) Общества.

2.3.10. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю генерального директора в подобранном для подшивки виде.

2.3.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

2.3.12. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель (ответственный исполнитель).

2.3.13. Если исполнитель (ответственный исполнитель) согласовал с генеральным директором изменение срока исполнения документа, исполнитель (ответственный исполнитель) обязан сообщить об этом секретарю генерального директора. Секретарь вносит новый срок в «Контрольный журнал».

2.4. Подготовка исходящего документа

2.4.1. Проект исходящего документа готовит работник организации - исполнитель документа. Для подготовки проекта сложного документа может быть привлечена группа работников (рабочая группа).

2.4.2. Проект документа визируется исполнителем и/или руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект документа (виза проставляется на копии исходящего документа) и передается секретарю генерального директора для проверки правильности его оформления.

2.4.3. Секретарь проверяет наличие адресата, заголовка к тексту, отметки об исполнителе и правильность оформления всех реквизитов документа.

2.4.4. После проверки исполнитель согласовывает документ с заинтересованными должностными лицами организации (при необходимости - с другими организациями).

2.4.5. Документ передается на подпись генеральному директору через секретаря. К документу прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.4.6. Документы подписываются генеральным директором организации. Подписывается первый экземпляр документа.

2.4.7. Если документ направляется нескольким адресатам, подписываются все экземпляры, но визируется только копия исходящего документа.

2.4.8. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю в подобранном для отправки виде.

2.5. Регистрация исходящих документов

2.5.1. Регистрацию исходящих документов проводит секретарь генерального директора в день их подписания.

2.5.2. На подлиннике и на копии исходящего документа проставляется исходящий номер по журналу регистрации исходящих документов и дата регистрации.

2.5.3. Исходящий номер документа состоит из номера дела, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера документа по журналу регистрации. Копия документа в день отправки подшивается в дело, которое хранится в секретариате.

2.5.4. Данные об исходящем документе заносятся секретарем генерального директора в «Журнал регистрации исходящих документов».

2.5.5. Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его оформления. Секретарь проверяет наличие регистрационных данных (номер и даты) на обоих экземплярах документа, наличие подписи генерального директора и, при необходимости, оттиска печати на подлиннике документа.

2.5.6. Подготовленные к отправке документы должны быть сданы на почту не позднее 12 часов дня, следующего за днем подписания.

2.6. Обеспечение сохранности дел и документов

2.6.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в секретариате в течение одного года.

2.6.2. Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении.

2.6.3. По истечении одного года дела переводятся на хранение в специально отведенное помещение, обеспечивающее надежную сохранность документов и оборудованное сигнализацией от несанкционированного доступа. Ответственность за сохранность документов несет секретарь генерального директора.

2.6.4. В случае утраты или порчи дел или документов секретарь немедленно докладывает об этом генеральному директору. По распоряжению генерального директора в таких случаях проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

2.6.5. В течение делопроизводственного года на выданные сотрудникам для работы документы заполняется лист-заместитель. После возвращения документа лист-заместитель уничтожается.

2.6.6. По окончании делопроизводственного года изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. При необходимости для работы выдается дело целиком. На место выданного дела закладывается карта-заместитель. После возвращения дела карта-заместитель вкладывается в дело и хранится вместе с ним.

2.6.7. Секретарь генерального директора не реже двух раз в год проводит выборочную проверку наличия дел и документов, о результатах которой информирует генерального директора.

2.6.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершению делопроизводственного года.

3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Общие сведения

3.1.1. Документы организации оформляются с учетом рекомендаций Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 и в соответствии с формами и образцами документов, приведенными в приложении к настоящей Инструкции.

3.1.2. Электронные шаблоны документов и примеры их заполнения находятся на сервере локальной компьютерной сети в каталоге «Шаблоны и примеры».

3.1.3. Документы организации приобретают юридическую силу с момента подписания или утверждения их директором.

3.1.4. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на бланке:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

___________________________ _________________________

«____» _____________ 201__ г.

Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на стандартном листе бумаги формата А4:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО "ВолнаАвто"

___________________________ _________________________

«____» _____________ 201__ г.

3.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности

3.2.1. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором организации.

3.2.2. Для оформления приказов используется бланк приказа. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.  В констатирующей части излагаются основания для издания документа.

3.2.3. Распорядительная часть отделяется от констатирующей части распорядительным словом «Приказываю». Слово печатается прописными (заглавными буквами) на отдельной строке непосредственно от левого поля или с красной строки. Не подчеркивается, не берется в кавычки. Может быть выделено полужирным начертанием.

3.2.4. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

3.2.5. Проект приказа, в зависимости от содержания, согласовывается с заместителями генерального директора, юристом, главным бухгалтером, начальником отдела кадров. Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа.

3.2.6. Регистрация приказов осуществляется секретарем генерального директора. Приказы нумеруются в пределах календарного года.

3.2.7. На обороте последнего листа приказа оформляются визы ознакомления с приказом.

Пример оформления виз ознакомления:

Ознакомлены:  Петров П.П. Петров

24.03.200__

Медведев О.Л. Медведев

24.03.200__

3.2.8. Подлинники приказов формируются в соответствующие дела в секретариате, копии приказов вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников Общества.

3.3. Подготовка и оформление служебных писем

3.3.1. Служебные письма оформляются на бланках для писем.

3.3.2. Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно и обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.  Письма, как правило, должны затрагивать только один вопрос, что обеспечивает более оперативное рассмотрение их в организации-получателе документа. В крайнем случае, служебное письмо может освещать два взаимосвязанных вопроса.

3.3.3. Внесение в подлинник служебного письма добавлений или изменений после его подписания не допускается.

3.3.4. Письма передаются на подпись генеральному директору через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены с нарушением существующих правил.

3.3.5. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части бланка.

3.3.6. Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. При направлении документа более чем 4-м адресатам составляется список рассылки (см. приложение № 17). В этом случае на каждом экземпляре документа либо следует указать только один адрес.

3.3.7. Дата документа и его исходящий номер проставляются на отведенных для этих реквизитов местах:

_____________ № ____________

При составлении ответного письма должен быть заполнен реквизит "Ссылка на номер и дату инициативного документа":

На № ______ от _____________

3.3.8. В левом нижнем углу последней страницы документа оформляется отметка об исполнителе, включающая имя, отчество и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона (при отсутствии свободного места на лицевой стороне отметка оформляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа), например:

Лидия Григорьевна Ожогина

235-98-74

4. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

4.1. Составление номенклатуры дел организации

4.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

4.1.2. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

4.1.3. Номенклатура дел организации составляется и подписывается секретарем генерального директора и утверждается генеральным директором общества.

4.1.4. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, которые будут группироваться в дела.

Заголовок содержит:

- наименование вида документов (протоколы, переписка и т. п.), включенных в дело;

- уточняющие сведения об авторах документов;

- период, к которому относятся документы дела;

- слово «Копии», если в дело включены копии документов и т. п.

При формулировании заголовка можно использовать термин "документы", если в дело включены документы различных видов, с обязательным уточнением наименований видов документов, включенных в дело, и вопроса, к которому они относятся по своему содержанию.

4.1.5. Составление заголовков типа «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» не допускается.

4.1.6. Номенклатура дел на следующий год представляется на утверждение генеральному директору не позднее 20 декабря текущего года.

4.2. Формирование дел

4.2.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел организации.

4.2.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением переходящих дел. Если в дело включены документы за разные годы, на обложке дела следует указать даты первого и последнего документы.

4.2.3. В дело подшиваются только исполненные документы, с оформленной отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.2.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.

4.2.5. Документы подшиваются внутри дела в хронологическом (нумерационном) порядке. Для формирования дел с перепиской используется вопросно-логический способ систематизации документов, когда документ-ответ подшивается вслед за документом-запросом.

4.2.6. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

4.2.7. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов, возможность быстрого поиска и оперативной работы с ними.

4.3. Экспертиза практической ценности документов

4.3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значимости документов в целях отбора их для дальнейшего хранения.

4.3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности дел и документов создается Экспертная комиссия (ЭК) организации.

4.3.3. Создание ЭК и организация ее работы проводится в соответствии с Положением об экспертной комиссии.

4.3.4. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные в вопросах делопроизводства работники организации. Возглавляет работу комиссии один из заместителей генерального директора Общества.

4.3.5. ЭК назначается приказом генерального директора, в приказе определяется количественный и качественный состав комиссии.

4.3.6. Экспертиза ценности дел и документов проводится путем полистного просмотра дел.

4.3.7. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются на хранение в архив организации.

4.3.8. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт о выделении документов на уничтожение. Акт подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором общества.

4.3.9. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист. Для дел с особо ценными документами, а также сложных по составу, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется внутренняя опись документов дела.

4.3.10. Уничтожение документов производится после передачи дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии, как минимум, двух членов ЭК.

4.3.11. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.

Приложения:

1. Форма акта о повреждении почтового отправления.

2. Форма общего бланка организации.

3. Форма бланка для писем.

4. Форма бланка приказа по основной деятельности.

5. Формы журналов регистрации документов.

6. Форма листа согласования документа.

7. Форма листа ознакомления с документом.

8. Образец оформления обложки дела.

9. Форма номенклатуры дел Общества.

10. Форма внутренней описи документов дела.

11. Форма листа-заместителя.

12. Форма карты-заместителя.

13. Форма заверительной надписи дела.

14. Положение об экспертной комиссии.

15. Форма описи дел, передаваемых на архивное хранение.

16. Форма акта о выделении дел и документов на уничтожение.

17. Форма списка рассылки служебного письма.

Приложение 5

Инструкция по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1 Настоящая Инструкция устанавливает состав, порядок отбора и комплектование проектной документации в компании.

Статус Инструкции - стандарт организации.

Основной функцией компании в комплексе работ по созданию страхового фонда документации является подготовка и поставка на микрофильмирование необходимой документации.

1.2. Инструкция содержит требования, предъявляемые к организации проведения и оформления отбора документации, к перечням материалов документации, нормативных и справочных материалов.

1.3. Документация из страховых фондов предоставляется при утрате оригиналов документов соответствующим подразделением компании для обеспечения восстановления структуры и легитимности деятельности компании.

1.4. В настоящей Инструкции использованы ссылки на следующие нормативно-методические документы:

- ГОСТ 13.1.002-2003 «Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы»;

- ГОСТ Р 33.301-2006 «ЕР СФД. Общие требования к подготовке и поставке документов для страхового микрофильмирования»;

- ГОСТ Р 50779.30-95. Статистические методы. Приемочный контроль качества. Общие требования;

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ОТБОРУ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СТРАХОВОГО ФОНДА

2.1 Подразделения компании для создания СФД, выполняют следующие основные виды работ:

- участвуют в планировании работ по созданию СФД;

- осуществляют отбор и комплектование документов;

- разрабатывают комплектовочные документы;

- оценивают качество документов;

- приводят, при необходимости, документы в состояние, отвечающее требованиям ГОСТов;

- вносят необходимые изменения в документацию перед ее отправкой на микрофильмирование, ведут учет замикрофильмированной документации.

2.2. Для обеспечения выполнения указанных в п. 2.1 работ в каждом подразделении - поставщике документации создается группа страхового фонда документации (далее - группа СФД). Группа СФД создается приказом генерального директора ООО «ВолнаАвто» с назначением руководителя группы СФД и утверждения Положения о группе СФД компании и функциональных обязанностей членов группы.

2.3. Для организации и проведения работ по отбору и поставке документации для создания СФД от группы одинаковых по номенклатуре ООО «ВолнаАвто» в ее подразделениях создаются экспертные комиссии под председательством линейных менеджеров, в состав которых включаются ведущие специалисты/менеджеры этих подразделений и группы страхового фонда документации.

2.4. Отбор документации для создания страхового фонда должен проводиться в соответствии с действующими нормами и правилами, Положением о едином порядке подготовки документации и настоящей Инструкцией.

2.5. Результатом работы по отбору документации на существующие подразделения является составление перечня документации, подлежащей микрофильмированию, с учетом наличия и достаточности для выполнения определенных функций подразделения в чрезвычайных ситуациях любого рода (от землетрясения до захвата компании рейдерами).

Комплекты документации, подлежащие передаче в службу СФД для микрофильмирования, подвергаются проверке на предмет их соответствия требованиям указанных выше ГОСТов.

Документы, не отвечающие требованиям ГОСТов, должны быть отправлены в на доработку, реставрированы или восстановлены. Документация может быть восстановлена с использованием компьютерной графики и других современных методов восстановления документов.

В случаях невозможности восстановления документации до требований ГОСТ экспертной комиссией принимается решение о передаче на микрофильмирование документов по нормам допустимых несоответствий с отметкой «Документы пониженного качества».

При отправке документов на повторное микрофильмирование в сопроводительном письме сообщаются выводы экспертной комиссии о необходимости внесения изменений в существующих копиях документов.

2.7. Отправка документации на микрофильмирование выполняется на основе договора со службой СФД.

2.8. Отбор материалов, отбираемым для повторного применения, определяется экспертными комиссиями.

2.9. Отбор нормативных документов литер «В», справочных материалов производят руководители подразделений в соответствии с заданием службы СФД и по плану представления на микрофильмирование документов на каждый календарный год.

2.10. При наличии соответствующего оборудования в спецлабораторию СФД могут передаваться документы на микрофильмах, изготовленных с учетом общих требований.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПОСТАВКЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СФД

3.1. Планированию работ по подготовке и поставке документации на микрофильмирование должна предшествовать работа по определению и утверждению перечней подразделений-поставщиков документации, которые являются основой планирования создания СФД.

3.2. Подразделение-поставщик разрабатывает перечень зданий, видов документации, на которые планируется создание СФД.

3.3. В перечень основных видов документов аварийного комплекта включаются проектные, эксплуатационные, инструктивные и другие виды документации, необходимые для проведения аварийно-спасательных работ по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.

Форма Перечня видов документации, подлежащей микрофильмированию для создания СФД компании (далее - Перечень СФД).

3.4. Разработанный Перечень СФД утверждается генеральным директором ООО «ВолнаАвто».

3.5. На основе утвержденного сводного Перечня СФД до подразделений-поставщиков доводятся перечни документации, подлежащей поставке, для создания СФД на планируемый календарный год.

4. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОСТАВЛЯЕМОЙ В СЛУЖБУ СФД ДЛЯ СТРАХОВОГО ФОНДА

4.1. На основе многолетнего опыта проведения работ по восстановлению документации для создания страхового фонда документации комплект отбираемой документации должен быть сформирован в минимальном объеме, обеспечивающем выполнение аварийно-восстановительных работ, и быть достаточным для разработки проектов восстановления деятельности компании и ее бесперебойной работы в любых чрезвычайных ситуациях.

4.2 Состав и комплектность документации, поставляемой для создания страхового фонда, определяется генеральным директором ООО «ВолнаАвто».

4.3. Рабочая документация, комплектуемая для создания страхового фонда, должна соответствовать фактическому состоянию (на год подготовки к микрофильмированию) имущества компании, включая здания и сооружения, а также подземные коммуникации. Для этого в подлинники документации должны быть внесены необходимые изменения, имеющиеся на объектах, в соответствии с требованиями ГОСТ.

4.5. В отбираемые нормативные документы должны быть внесены опубликованные и согласованные изменения, поправки и дополнения на соответствующий год.

5. КОМПЛЕКТНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОСТАВЛЯЕМОЙ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СФД

5.1. Документы, поставляемые для создания СФД, объединяются по содержанию и структуре в комплекты, представляющие собой совокупность документов, необходимых и достаточных для выполнения определенных функций и задач, относящихся к конкретным видам документации.

5.2. Основным комплектовочным документом, определяющим состав комплекта документации, поставляемой для создания СФД, является ведомость комплекта соответствующего вида документации (ВКД).

Ведомости комплектов документации разрабатываются подразделением-поставщиком документации, утверждаются руководителем подразделения и являются основными регламентирующими документами для сбора, комплектования и отправки документации.

При разработке ведомости комплектов различных видов документации следует руководствоваться следующими основными положениями:

Титульный лист ВКД должен в обязательном порядке содержать:

- полное наименование комплекта, обеспечивающее его однозначную идентификацию;

- запись о внесении в документы комплекта всех изменений на момент заполнения ВКД;

- место для записи полного количества физических листов документов в комплекте и обозначения микрофильма, на котором замикрофильмирован данный комплект документации (указанные параметры заполняются службой СФД после завершения микрофильмирования);

- утверждающая подпись руководителя подразделения-поставщика документации.