Внутренняя регламентация делопроизводства

Последующие листы ВКД должны содержать следующие основные графы:

- графу «Строка №», в которую записывается порядковый номер записи, отведенный под каждый отдельный документ комплекта;

- графу «Наименование», в которой указывается наименование каждого документа в соответствии с основной надписью на этом документе;

- графу «Обозначение», в которой указывается обозначение каждого документа, входящего в комплект;

- графу «Количество листов по форматам», в которой указывается общее количество листов, на которых выполнен документ;

- графу «Гриф секретности», в которой указывается гриф секретности и количество листов каждого грифа (только в случае наличия такой необходимости);

- графу «Обозначение микрофильма», в которой указывается обозначение микрофильма, содержащего данный документ (заполняется службой СФД);

- графу «Адрес документа», в которой указываются номера кадров размещения документа на микрофильме;

- графу «Примечание», в которой указываются особые отметки о документах, входящих в комплекты.

Каждый ВКД должен быть подписан ответственным исполнителем с указанием его должности. ВКД по качеству исполнения должна быть пригодна к микрофильмированию.

5.4. Для создания страхового фонда восстановительной документации на каждое подразделение (а также имущество, включая здания и сооружения) вошедшие в Перечень СФД, разрабатывается ведомость комплекта документации для восстановления предприятия (ВКПД).

5.5. В общем случае ВКПД состоит из следующих основных разделов:

- проектная (рабочая) документация компании (включая документацию на здания, сооружения);

- рабочая документация на инженерные сети, наземные и подземные коммуникации.

5.6. Для создания страхового фонда аварийного комплекта документации (АВК) каждое подразделение разрабатывает ведомость аварийного комплекта документации (ВАКД).

5.7. По своей структуре ВАКД состоит из следующих разделов:

- планы территории, схемы помещения и планы местности;

- план эвакуации работающей смены, обеспечение безопасности персонала и населения;

- схемы газо-, водо-, тепло- и электроснабжения;

- руководящие и нормативные документы; проектная документация; конструкторская документация;

- технологическая документация;

- уставные документы;

- финансовая отчетность;

- бизнес-планы;

- база данных поставщиков, партнеров, клиентов;

- кадровая документация (включая документацию по личному составу).

6. ПОРЯДОК КОМПЛЕКТОВАНИЯ, И ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТАЦИИ НА МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЕ

Комплекс работ, выполняемых в подразделении-поставщике документации по комплектованию, подготовке и отправке документации на микрофильмирование для создания СФД, состоит из следующих основных этапов:

- подборка всего комплекта документов в соответствии с утвержденной ВКД или отдельных партий документов, входящих в полный комплект;

- проверка качества подобранных документов и проведение их регистрации и доработки;

- внесение в документы изменений, утвержденных на момент подборки документов для комплекта;

- разработка сопроводительного перечня (СП) на отправляемую партию документов;

- паковка и отправка документов в службу СФД.

7. ПОДБОРКА КОМПЛЕКТА (ПАРТИИ) ДОКУМЕНТОВ

Подборка каждого комплекта документов, предназначенного для создания СФД, осуществляется в соответствии с разработанной и утвержденной ведомостью комплекта документации (ВКД). В случае больших по объему комплектов документации целесообразно осуществлять подборку и отправку документации отдельными партиями документов, входящих в полный комплект.

В состав комплекта (отдельной партии) документов отбираются подлинники документов, а при их отсутствии - дубликаты или учтенные (заверенные) копии документов.

В случае отсутствия на предприятии необходимых подлинных документов и пригодных для микрофильмирования их дубликатов или учтенных копий следует запросить указанные документы у держателя подлинников непосредственно.

8. ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ, ИХ РЕСТАВРАЦИЯ И ДОРАБОТКА

Собранные документы, предназначенные для микрофильмирования, должны удовлетворять следующим основным требованиям по качеству и физическому состоянию в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003:

- документы должны быть выполнены на бумаге, картоне, пленке, кальке или других материалах, предназначенных для алфавитно-цифровой и графической информации;

- графика и текст должны иметь равномерную плотность, контраст и четкость изображения по всему полю документа;

- графика и текст документа должны хорошо читаться, линии, буквы и знаки должны быть не расплывшимися и хорошо читаемыми;

- на документах должны быть изображены знаки «+», «--», запятые, точки, градусы, начало и конец размерных выносных линий;

- не допускается касание линий буквами, цифрами, знаками;

- документы, выполненные с использованием темплетов, должны иметь одинаковую оптическую плотность как темплетов, так и основы документа, темплеты должны быть наклеены по всему контуру;

- не допускаются следы клея, пятна, сгибы, потертости, разрывы и другие физические повреждения, затрудняющие восприятие информации на документе;

- разность значений оптической плотности элементов изображения и основы документа должна иметь не менее 1,0 при максимальной оптической плотности непрозрачной основы документа 0,25 по ГОСТ 26661-85;

- толщина линий на документе должна быть не менее 0,2 мм, расстояние между линиями (штрихами) - не менее 0,8 мм, высота букв и цифр - не менее 1,8 мм.

9. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТАЦИЮ

Во все отработанные для поставки на микрофильмирование документы должны быть внесены изменения в соответствии с ГОСТ 2.503-90 ЕСКД на момент комплектования документации.

Для определения необходимости внесения изменений в ранее поставленную и уже замикрофильмированную документацию в подразделении-поставщике ежегодно проводится анализ изменений, внесенных в действующую документацию с момента ее последнего микрофильмирования.

По результатам анализа внесенных в документацию изменений подразделение-поставщик документации составляет акт, в котором указывается перечень документов, подлежащих отправке на повторное микрофильмирование из-за внесенных в них принципиальных изменений.

10. РАЗРАБОТКА СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПЕРЕЧНЯ НА ОТПРАВЛЯЕМУЮ ПАРТИЮ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ

В случае если комплект документации формируется и отправляется отдельными партиями, на каждую отправляемую партию документов составляется сопроводительный перечень (СП), который является основным комплектующим сопроводительным документом для конкретной партии документов.

Порядок заполнения граф СП аналогичен заполнению граф ВКД. СП, так же как и ВКД, составляется в трех экземплярах.

На документацию из состава ВКД, имеющую гриф «Секретно» и выше, составляется отдельный сопроводительный перечень.

В случае, если весь комплект документации отправляется одной партией, то СП не разрабатывается, а его роль выполняет ВКД

Отправка документации на микрофильмирование осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 33.301-2006.

Приложение 6

ПРИКАЗ

«__» _______________ 2015 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных  форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.01.2016.

2. Секретарю организации размножить и раздать всем сотрудникам новый Табель унифицированных форм документов до 20.12.2015.

3. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на бухгалтера организации.

Генеральный директор ООО «ВолнаАвто»

Размещено на Allbest.ru