Рабочая документация конфиденциальна. Ни налоговые, ни какие-либо другие органы не имеют права требовать, а аудитор не вправе предоставлять рабочую документацию для проверок (кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ).

Рабочую документацию нужно сдавать в архив и хранить не менее пяти лет. Рабочие документы, касающиеся каждой конкретной проверки, необходимо хранить отдельно. Для этого создают постоянные и переменные файлы каждого клиента. На каждый ежегодный аудит можно заводить отдельную папку, а для крупных организаций - несколько папок.

Расчеты с персоналом по оплате труда учитываются на пассивном счете 70 ”Учет расчетов с персоналом по оплате труда”. Для учета затрат труда и выполненных работ и начисления заработной платы в ОГУ СП “Луговское” используется несколько форм первичных документов. Для контроля за трудовой дисциплиной и с целью анализа степени использования рабочего времени применяется табельный учет. Данные табельного учета служат также основанием для начисления заработной платы работникам с повременной оплатой труда.

Табельный учет ведут в табеле учета рабочего времени по месту работы (в отделениях, бригадах, на фермах и других хозяйственных подразделениях) заведующие соответствующими подразделениями хозяйства.

В табель записывается весь личный состав подразделения в установленной последовательности с указанием табельных номеров, присвоенных работнику.. В табеле ежедневно отмечается выход на работу, количество отработанных часов, неявки отражают в табеле условными обозначениями, например: О- отпуск, Б- болезнь, П- прогул и т. д.

В конце месяца в табеле подводят итоги отработанного времени (часы, дни), днях неявки на работу (по причинам). Затем табель сдают в бухгалтерию, где его данные после соответствующей проверки используются для записи в книгу учета расчетов по заработной плате.

В растениеводстве для учета затраченного труда, объема выполненных работ, начисление заработка, а в ряде случаев и некоторых материальных затрат в процессе работы используют различные формы учетных листов.

Для учета полевых и стационарных работ, выполненных тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами, применяют учетный лист тракториста-машиниста, который заполняют на каждого тракториста-машиниста отдельно.

При открытии учетного листа указывают год , месяц, наименование хозяйства, номер отделения, бригады, а также фамилию, имя и отчество тракториста-машиниста, его табельный номер, марку трактора, и его инвентарный номер. . Учет ведут по мере выполнения работ по видам с указанием, под какие культуры они выполнялись. На каждый вид работ и культур отводится одна строка, на которой последовательно по датам записывают: агротехнические условия выполнения работ, бригаду-заказчика, единицу измерения, количество отработанных часов, норму выработки, расценку, фактический объем выполненной работы в натуре, перевод работы в условные эталонные гектары, расход горючего фактически и по норме за единицу работы. В разделе о движении горючего отражают остаток горючего на дату выдачи и дату сдачи учетного листа и количество выданного горючего во время работы.

Учетный лист тракториста-машиниста ведет бригадир, подписывает тракторист, бригадир и утверждает агроном. Агроном также делает отметку о качестве и сроках выполнения работ. По данным, отраженном в ученом листе, производят начисление оплаты труда трактористу-машинисту.

Путевой лист трактора используют для учета работы тракторов на транспортных работах. В этом документе отражают количество отработанных часов и дней, пробег всего и в том числе с грузом; количество перевезенных грузов, сделанных тонно-километров, отработанных машино-дней, выполненных условных эталонных гектаров работ; расход горючего по норме и фактически и суммы начисленной оплаты труда по ее видам .

Для учета ручных работ и работ, выполненных с помощью живой тяговой силы, используют учетный лист труда и выполненных работ.

При открытии листа труда и выполненных работ на звено или бригаду в нем последовательно записывают наименование сельскохозяйственного предприятия, отделение, бригаду, звено, месяц, год, фамилию, имя и отчество каждого члена звена или группы работников, выполнявших совместно работы, указывают также табельные номера работающих.

По мере заполнения работ ежедневно в заголовках отдельных граф этого документа учитывают числа месяца, наименование культуры и вида выполненных работ, единицу измерения, расценку, норму выработки. При приемке работ против каждого рабочего отмечают количество отработанных часов и объем фактически выполненной работы.

Если в течении одного дня звено было занято несколькими видами работ, то для каждой из них предназначается отдельная графа в учетном листе. При использовании тягловой силы в последней строчке учетного листа делают отметку об отработанных коне-днях.

Для определения сумм оплаты труда производятся по каждой строке учетного листа. При этом по каждому виду работ расценку за единицу выработки умножают на объем работы. Если же расценка показана за норму выработки в день , то ее нужно предварительно разделить на норму выработки и полученный результат умножить на фактический объем выполненной работы.

Доплата определяется умножением основной заработной платы на процент доплаты. По каждой строке и по графам подсчитывают итоги. Подсчитывают учетный лист агроном и бригадир.

Учетный лист труда и выполненных работ индивидуальный мало отличается от учетного листа труда и выполненных работ для бригады. Порядок его заполнения и расчетов оплаты труда такой же, как и в предыдущем документе, с той только разницей, что его открывают на одного работника.

В животноводстве заработную плату начисляют в зависимости от количества и качества получаемой продукции и некоторых других показателей. Поэтому для учета выработки и подсчета заработка используют данные первичных документов по учету движения животных. На основании акта на оприходование приплода животных начисляют заработную плату дояркам, скотникам и другим работникам.

Данные акта на перевод животных из группы в группу используют для начисления заработной платы свинарям- за поголовье поросят к моменту отъема и поученный приплод живой массы.

Ведомость взвешивания животных служит основанием для определения прироста живой массы за отчетный период, за который начисляется заработная плата телятницам, скотникам и другим работникам животноводства.

На основании журнала учета надоя молока начисляют заработную плату дояркам, мастерам машинного доения. Определенную оплату начисляют также за надой молока от закрепленной группы скота скотникам, пастухам и т.п.

Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства применяют для начисления заработной платы работникам животноводства с учетом отработанного времени и объема выполненных работ, на которые установлены отдельные расценки. В этом расчете записывают фамилии, имена и отчества основных и подменных работников, количеством отработанных каждым из них человеко-часов, расценки и объем выполненных работ. На отдельной итоговой строке в расчете показывают количество рабочих дней, отработанных рабочими лошадьми. Составляет расчет заведующий фермой, бригадир и учетчик. В конце месяца его подписывает зоотехник, затем документ поступает в бухгалтерию для составления книги учета расчетов по заработной плате.

На вспомогательных, строительных и монтажных работах для учета объема выполненных работ, затрат труда, начисления заработной платы используют наряды на сдельную работу.

Наряд на сдельную работу (для бригады) применяют с целью учета объема выполненных работ, затраченного времени и начисления заработной платы членам бригады. Наряд выписывают сроком до одного месяца в одном экземпляре. В течении месяца в нем отмечают выполненные работы и на оборотной стороне наряда ведут табель, в котором ежедневно учитывают время, отработанное каждым членом бригады. После выполнения задания или по окончанию месяца рассчитывают общую сумму оплаты труда за работу. Заработок каждого рабочего определяется его разрядом и количеством отработанного времени в процессе выполнения задания-наряда. При одинаковом разряде рабочих устанавливают средний заработок за один час, а затем умножают его на количество отработанных часов каждым рабочим.

Наряд на сдельную работу применяют для установления заданий и учета объемов выполненных работ, затраченного времени и заработной платы на одного работника.

Путевой лист грузового автомобиля является первичным документом по учету работы грузового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы шоферам и грузчикам. Путевой лист выписывают на один день (при дальних рейсах- на один рейс),В нем приводят данные о количестве перевезенного груза, расстоянии, расходе горючего и другие показатели, необходимые для учета и анализа работы грузовых автомобилей.

Путевой лист легкового автомобиля предназначен для первичного учета работы легкового автотранспорта и начисление оплаты труда шоферам. Путевой лист выдается обычно на день или на смену.

На основании перечисленных документов работники бухгалтерского учета начисляют основную и дополнительную заработную плату рабочим и служащим хозяйства.

Рабочим, служащим один раз в году предоставляется отпуск на установленное законодательством количество рабочих дней с добавлением выходных дней, приходящихся на отпускное время. Право на отпуск работники получают по истечении 11 месяцев непрерывной работы в хозяйстве.

Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают за счет средств социального страхования. Основанием для начисления пособия является листок нетрудоспособности. Величина пособия зависит от непрерывного стажа работы и характера заболевания.

Из заработной платы рабочих и служащих, а также из оплаты труда колхозников производятся определенные удержания. Эти удержания делают только в случаях и размерах, предусмотренных законом.

Из заработной платы работников к удержаниям, производимым в обязательном порядке, относятся: аванс, выданный в счет заработной платы; подоходный налог; суммы по исполнительным листам суда; подотчетные суммы; излишне выплаченная заработная плата; задолженность за товары, купленные в кредит; единый социальный налог.

Удержание подоходного налога производится из суммы полученного дохода. В эту сумму включаются все выплаты с начала года, в том числе премии, пособия по временной нетрудоспособности, входящие и не входящие в состав заработной платы. Удержание налогов производится из заработка свыше установленного необлагаемого минимума оплаты труда в месяц. Подоходный налог составляет 13%. При наличии у работника иждивенцев, на каждого из заработной платы отнимают сумму одной минимальной оплаты труда, и подоходный налог взимается с оставшейся суммы.

Единый социальный налог удерживают из заработной платы работника 1 раз в квартал. Эти ставки рассчитываются от фактически начисленной заработной платы включаются в затраты того производства, где работают работники, на заработную плату которых делаются начисления.

Для начисления и выплаты заработной платы каждому работнику в сельском хозяйстве на основании данных из первичных документов составляется специализированная форма расчетно-платежной ведомости в тесной связке с принятой системой налогообложения. В этой ведомости по каждому работнику указываются данные о доходах и удержаниях с начала года и за текущий месяц. С начала года приводятся суммы начисленной заработной платы, дополнительные выплаты, включаемый в облагаемый налогом доход, и выводится совокупный доход с начала года. Затем из совокупного дохода вычитаются не облагаемые налогом суммы - установленная законом оплата труда, не облагаемая налогом, вычеты на детей, прочие вычеты - и определяется таким путем налогооблагаемый доход с начала года. От налогооблагаемого дохода в установленном проценте рассчитывается сумма подоходного налога с начала года и затем путем вычитания подоходного налога, уже удержанного в предыдущие месяцы, определяется размер налога, подлежащего удержанию за текущий месяц. Здесь же отражаются удержания по исполнительным листам, прочие удержания. Предварительно на основании уже составленных и обработанных первичных документов и табеля использования рабочего времени в этом разделе определяется по каждому работнику суммы начисленной оплаты деньгами, натурой и выводится общая сумма оплаты труда. Путем вычитания из этой суммы данных об удержаниях и авансах и определяется оплата труд к выдаче в окончательный расчет

Суммы удержаний отражают в книге учетов расчетов по заработной плате.

Все первичные документы по учету труда и заработной платы в конечном итоге стекаются бухгалтерию. Там документы группируются по двум направлениям:

1) для учета отработанного времени и начисленной заработной платы в конкретном виде производства.

2) Первичные документы группируют по фамилиям для того, чтобы начислить заработную плату каждому работнику.

На основе этой группировки составляется расчетно-платежная ведомость

В ней указывается в разрезе каждого работника заработная плата по видам (основная, дополнительная) и все удержания, затем указывается сумма к выдаче.

На каждого работника с момента поступления на работу и до увольнения заводится лицевой счет, который подлежит постоянному хранению (не менее достижения работником 75 лет).

Корреспонденция счета 70:

1) Д 20/1, 20/2, 20/3, 23 К 70- начислена заработная плата работникам;

2) Д 70 К 50- выдана из кассы заработная плата;

3) Д 70 К 69- удержан из заработной платы социальный налог.

Заключение

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001г., утв. Федеральным законом № 197 - ФЗ (с изменениями и дополнениями);

2. Налоговый кодекс РФ Часть 2. Федеральный закон от 05.08.2000 г. № 118-ФЗ (в ред. Федерального закона от 29.12.2000 г. № 166-ФЗ);

3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I и II;

4. Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" от 19.06.2000 N 82-ФЗ (в редакции от 29.12.2004 N 198-ФЗ);

5. Федеральный Закон РФ «О бухгалтерском учёте» от 21.11.96 № 129.;

6. Постановление Правительства РФ от 21 марта 1994 года № 210 «Об условиях оплаты труда руководителей государственных предприятий при заключении с ними трудовых договоров (контрактов)»;

7. Постановление Правительства РФ от 11 .04.03 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;

8. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 33н;

9. Порядок заполнения сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения. Утвержден постановление Государственного комитета РФ по статистике от 04.08.03 г. № 72;

10. Правила установления страхователям скидок и надбавок к страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний утверждены постановлением Правительства РФ от 06.09.2001г. № 652;

11. Постановление ФСС РФ от 05.02.2002г. № 11 «Методика расчета скидок и надбавок к страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;

12. Постановление ФСС РФ от 22.03.2002г. № 32 Порядок представления страхователями сведений для установления скидок и надбавок к страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

13. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. - М.: Юнити; 2002; 476с.;

14. Гейц И.В.Оплата труда в отдельных отраслях экономики. - М.: Дело и Сервис; 2003; 223с.;

15. Кожинов В.Я.Бухгалтерский учет. - М.: Экзамен; 2003; 830с.;

16. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. - М.: Инфра-Н; 2005; 716с.;

17. Палий В.Ф. Палий В.В. Финансовый учет. Учебное пособие. 2-е изд. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС; 2003; 386с.;

18. Под общей редакции Семенихина В.В. Больничные листы и пособия по государственному социальному страхованию. Новые правила расчета и выплаты. - М.; Эксмо; 2005; 383с.;

19. Под общей редакции Семенихина В.В.Оплата труда. - М.: Эксмо; 2006; 219с.;

20. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004. 425 с.;

21. Сидорова Е.С. Заработная плата. - М.; Омега-Л; 2006; 294с.;

22. Тарасова В.Ф. Савченко Т.В. Налоги и налогообложение. Учебное пособие. 2-е изд., испр. и доп. - М.: КНОРУС, 2005. 403с.;

23. Юткина Т.Ф. Налоги и налогообложение. Учебник. - М.: ИНФРА-М; 2004; 388с.;

Приложения

Пример 1.

Дружкова О.М. (1972г.р.) - экономист, в феврале 2006 года отработала 17 рабочих дней - 134,4 часов, с 14.02 по 15.02 включительно находилась на больничном листе по уходу за ребенком. Согласно графику рабочего времени в этом месяце 19 рабочих дней, 150,8 рабочих часов. Должностной оклад экономиста согласно штатному расписанию составляет 2929 рублей.

Итого в феврале месяце 2006 года Дружковой О.М. была начислена основная заработная плата:

2929 / 150,8 = 19,42 руб. в час

19,42 * 134,4 = 2610,05 руб. - за 134,4 рабочих часов (17 рабочих дней).

Согласно положению о премировании экономисту положено начисление премии в размере 25% от оклада. Таким образом:

2610,05 * 25% = 652,51 руб. - премия.

Дружкова О.М. работает в жилищно-коммунальном хозяйстве с 1993 года. Т.е ее стаж в ЖКХ составляет 13 лет. Согласно приказам № 618 от 29.12.2004г и № 30 от 26.01.2005г. Дружковой О.М. положено начисление 30% от размера оклада за стаж в ЖКХ:

2610,05 * 30% = 783,01 - за профессиональное мастерство и высокие достижения.

Итого основная заработная плата Дружковой О.М. за февраль 2006 года составляет:

2610,05 + 652,51 + 783,01 = 4045,57 руб.

Пример 2.

У Дружковой О.М. дополнительная заработная плата - оплата за два дня больничного листа по уходу за ребенком. Рассчитывается она следующим образом:

Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от трудового стажа работника и составляет:

60% среднедневного заработка - для работников с непрерывным стажем менее 5 лет;

80% среднедневного заработка - для работников с непрерывным стажем от 5 до 8 лет;

100% среднедневного заработка - для работников с непрерывным стажем более 8 лет.

Непрерывный трудовой стаж Дружковой О.М. составляет 15 лет. Поэтому пособие по временной нетрудоспособности ей будет начислено в размере 100%.

Оплата дней временной нетрудоспособности Дружковой О.М. будет производиться за счет средств ФСС (согласно действующему законодательству). Заработок, принимаемый для расчета больничного - это сумма учитываемых при расчете пособия выплат сотруднику за 12 месяцев, предшествующих болезни (учитывают: фактическую зарплату, постоянные надбавки и доплаты, некоторые виды премий).

Размер больничного определяется как произведение среднедневного заработка, коэффициента, зависящего от стажа и количества дней нетрудоспособности.

Среднедневной заработок равен отношению заработка принимаемого для расчета больничного к числу фактически отработанных дней за 12 месяцев, предшествующих болезни.

При расчете средней заработной платы в порядке, установленном п. 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, учитываются:

ежемесячные премии и вознаграждения -- не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;

премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;

вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год - в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, то премии и вознаграждения учитываются при определении средней заработной платы пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (за исключением ежемесячных премий, выплачиваемых вместе с заработной платой за данный месяц). Если работник проработал в организации не полный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то их следует учитывать при определении средней заработной платы исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном указанным пунктом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Заработная плата Дружковой О.М., учитываемая при расчете средней заработной платы за последние 12 календарных месяцев указана в таблице 5.

Средняя дневная заработная плата определяется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Определение средней заработной платы Дружковой О.М.

Число фактически отработанных дней в расчетном периоде:

250 дн. -- 49 дн. = 201 дн., где 250 -- число рабочих дней в расчетном периоде, 49 -- число рабочих дней в ноябре, когда работник была на больничном листе и в отпуске.

Определим сумму выплат, включаемых в расчет средней заработной платы:

В июле месяце была выплачена премия по результатам работы за первое полугодие 2005 года в размере 1200 руб.

1200 / 119 * 104 = 1048,74 руб. - премия, рассчитанная пропорционально учитываемым в первом полугодии дням, где 119 -- число рабочих дней в первом полугодии 2005 года, 104 число учитываемых рабочих дней.

1200 - 1048,74 = 151,26 руб. часть премии не учитываемая при исчислении средней заработной платы.

48966,91 - 4695,10 (отпускные) - 4369,85 (оплата б/листов) - 151,26 (часть премии) = 39750,70 руб.

Определим среднюю дневную заработную плату: 39750,70 / 201 = 197,76 руб.

Как уже говорилось выше оплата больничного листа Дружковой О.М. в зависимости от стажа составляет 100%.

Определим максимальную величину дневного пособия исходя из ограничения, равного 15000 руб. за полный календарный месяц

15000 руб. / 19 дн. = 789,47 руб., где 19 -- число рабочих дней в месяце нетрудоспособности (в феврале 2006 г.).

197,76 < 789,47, поэтому ограничения при выплате пособия по больничному листу не возникает.

Определим сумму пособия по временной нетрудоспособности:

197,76 руб. * 2 дня = 395,52 руб., где 2 дня - число рабочих дней в периоде нетрудоспособности (14, 15 февраля 2006 г.).

Пример 3.

За отчетный месяц работнику начислено 3200 руб. Этому работнику положен стандартный вычет в размере - 400 руб.

Удержания за месяц составят:

а) профсоюзные взносы - 32 руб. (3200 * 1%);

б) налог с доходов - 364 руб. (3200 - 400 руб.) * 13%).

Всего удержаний - 396 руб. (32 + 364 ).

К выплате - 2804 руб. (3200 - 396).

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дт 26 Кт 70 - начислена заработная плата в сумме 3200 руб.;

Дт 70 Кт 76 - удержаны профсоюзные взносы в сумме 32 руб.;

Дт 70 Кт 68, субсчет "Расчеты по налогу на доходы", - удержан налог на доходы в сумме 364 руб.

Пример 4.

Возьмем уже рассматриваемую ранее экономиста Дружкову О.М. Заработная плата которой за февраль 2006г. составила 4441,09 руб., и которых 395,52 руб. - пособие по больничному листу с которого также удерживается НДФЛ. У Дружковой О.М. есть несовершеннолетняя дочь. Заработная плата за январь 2006 года экономиста ЖЭУ №8 составляла 4539,95 руб. Таким образом, совокупный доход с начала года Дружковой О.М. позволяет применить в начислении НДФЛ стандартные вычеты.

4441,09 - 400 (стандартный вычет на работника) - 600 (стандартный вычет на одного ребенка) = 3441,09 - налогооблагаемая база для начисления НДФЛ.

3441.09 * 13% = 447.34 руб. - размер удерживаемого налога на доходы физических лиц. С Дружковой О.М. за февраль 2006 года.