Исследование системы организационной, распорядительной и договорно-правовой документации как управляющей функции в деятельности учреждения банка

8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций - специалистами и руководителями.

9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Различают три основных типа документопотоков: входящие, исходящие, внутренние.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

3.2 Использование зарубежного опыта документационного обеспечения управления в организациях

В специализированных зарубежных источниках и научной литературе работа с документами (Record Keeping) трактуется как производство и сохранение в форме записанной информации полного, точного и достоверного свидетельства управленческой деятельности. В российском документоведении и архивоведении эквивалентов термину "Record Keeping" не существует.

В целом работа с документами включает в себя: создание документов в ходе управленческой деятельности, а также способы обеспечения соответствия создаваемых документов определенным требованиям; проектирование, внедрение и эксплуатацию системы работы с документами (системы управления документами); управление документами, используемыми как в управленческой деятельности (это традиционно относится к сфере управления документами -- Records Management), так и в качестве архива (это традиционно относится к сфере управления архивами --Archives Administration).

Исторически термин "управление документацией" зародился в США. Американские авторы Ф.В.Хортон и К.Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда "страна погрязла в бумажной работе" и "возникла необходимость привести всю документацию в порядок". Термин "управление документацией" активно используется во всем мире.

В США организация, занимающаяся вопросами документации, называется "Национальный архив и управление документацией" (NationalArchivesandRecordsAdministration (NARA)).

Например, в Германии употребляется термин "Schriftgutverwaltung", который переводится как "управление письменными документами". В Великобритании для обозначения термина "управление документами" используется понятие "Records Management".

Анализ работ американских и немецких исследователей позволяет сделать вывод, что отсутствует единство в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство исследователей признают управление документацией полноценной функцией менеджмента организаций, предприятий и учреждений, а также информационным ресурсом.

В Соединенных Штатах Америки определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, "прохождение по службе", временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

С учетом значительного вклада американских исследователей в разработку проблемы управления документацией стоит обратить внимание на некоторые работы, имеющиеся в научной литературе. В этих работах авторы неоднозначно определяют место управления документацией в системе менеджмента организации, учреждения. Признают управление документацией функцией управления и другие исследователи.

Например, К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации, а Дж. Саммервил напрямую связывает эффективную реализацию функции управления документацией с получением прибыли: Мы -- управляющие информацией ... уже не запускаем руку в общий бюджет своей организации, наоборот, будучи профессионалами в области информации, мы, по сути, сами зарабатываем деньги для своей организации"

Таким образом, термин "управление документацией" зародился в США в связи с увеличением объема бумажного документооборота. Постепенно он заимствовался управленческими звеньями других зарубежных стран, а за тем и аппаратами управления в России.

Процесс управления документацией имеет ряд отличительных черт от делопроизводства и от документационного обеспечения управления. Управление документацией в различных зарубежных странах организуется по-разному. Однако этот процесс имеет и некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций, таких как ЮНЕСКО, -- Программа RAMP, Международного совета архивов, Международной федерации по управлению документацией, Международной организации по стандартизации ИСО.

Международная стандартизация -- стандартизация, участие в которой открыто для соответствующих органов всех стран; это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности -- стандартов, рекомендаций и другой научно-технической документации. Существует три таких организации: Международная организация по стандартизации -- ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия -- МЭК (IEC), Международный союз электросвязи -- МСЭ (ITU).

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их создания, выполнения ими соответствующих задач в управлении и до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности "документальной" деятельности и способствуют развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией за рубежом охватывают полный жизненный цикл документов.

Создание документов - этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. Хранение и использование документированной информации - этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии -- текущие архивы).

Передача документов на постоянное (государственное) хранение- этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов.

Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. Управление архивами - проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Другой взгляд на управление документацией представляет область деятельности организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации. Типичный пример такого подхода дан в работе М. Баккленда "Об основе теории управления документацией". Автор утверждает, что управление документацией -- это не теория, а практическая деятельность управления документами, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и документационное обеспечение управления, и архивоведение, классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала.

С другой стороны, автор подчеркивает, что "миссия службы по управлению документацией должна быть связана с миссией организации в целом". Иначе говоря, управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией за рубежом как практическую деятельность, М. Баккленд приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.

В законодательстве США термин "управление документами" определен как планирование, контроль, руководство, организация, обучение и другие виды управленческой деятельности, осуществляемые по отношению к созданию, хранению и использованию документов, передаче документов на хранение или уничтожение и имеющие целью правильное, соответствующее требованиям документирование деятельности федеральных органов власти, а также эффективное и экономичное управление деятельностью федеральных учреждений.

В законодательстве США также указывается, что стандарты и процедуры для обеспечения эффективного управления документами должны быть направлены на:

- точное и полное документирование деятельности федеральных органов власти;

- контроль количества и качества документов, создаваемых федеральными органами власти;

- исключение создания ненужных документов и тем самым

- обеспечение эффективности и экономичности деятельности федеральных учреждений;

- упрощение деятельности, систем, процессов создания, хранения и использования документов;

- обеспечение сохранности и своевременную передачу документов на хранение или уничтожение;

- постоянное внимание к документам (от момента их создания и до передачи на хранение или уничтожение) с особым акцентом на предупреждение ненужной работы с бумажными документами в федеральных учреждениях;

- соблюдение требований Национального архива США и Управления служб общего назначения.

Задачами управления документами в США являются:

- соблюдение законодательства в области управления документами;

- эффективный контроль создания и хранения документов в процессе деятельности учреждения;

- внедрение и соблюдение установленных Национальным архивом и Управлением служб общего назначения США стандартов, процедур и методик улучшения управления документами;

- обеспечение сохранности и защиты документов;

- отбор и передача на хранение или уничтожение документов временной ценности.

Следует отметить, что к международной сфере управления документацией относятся документы всех форматов. Так, управлением электронными документами признается комплекс мероприятий по обеспечению достоверности, полноты, доступности, сохранности, юридической силы этих документов.

Таким образом, без организационно- распорядительной и договорно- правовой документации невозможно законное и рациональное функционирование учреждения. Управление документацией за рубежом состоит из четырех основных составляющих, которые охватывают полный жизненный цикл документов: создание документов; хранение и использование документированной информации; передача документов на постоянное (государственное) хранение; управление архивами. Зарубежный опыт организации управления документацией имеет ряд особенностей, которые применяются и в российской практике.

Заключение

В ходе выполнения работы была выполнена цель - проанализирована система организационно- распорядительной и договорно-правовой документации учреждений, кредитных организаций и организация работы с документами.

Задачи исследования выполнены:

- проанализирована роль нормативно-правовых актов, которые регламентируют процессы документационного обеспечения управления;

- дана характеристика организационно-распорядительной и договорно-правовой документации;

- исследованы требования к оформлению организационно-распорядительной и договорно-правовой документации;

- проведен анализ организации работы с организационно-распорядительной и договорно-правовой документацией;

- охарактеризована система организационно-правовой структуры учреждения банка и правовых актов, регламентирующих ее деятельность;

- проведено исследование порядка оформления распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации;

- исследованы технологии документооборота учреждения банка на основе синтеза традиционных "бумажных" и компьютерных технологий;

- рассмотрен порядок осуществления банковских операций с использованием распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации;

- проанализирован зарубежный опыт организации документационного обеспечения управления.

Нормативно-правовая база, регламентирующая процессы документационного обеспечения управления является основополагающей делопроизводства. Документооборот нельзя рассматривать в отрыве от специфических процессов конкретной организации.

Орловский региональный филиал ОАО "Россельхозбанк" организует свою работу в основном при использовании организационно-распорядительной и договорно-правовой документации. Организационно- распорядительная документация фиксируется при разработке и реализации решений в управленческой деятельности учреждения. Это наиболее широко используемый вид документации. Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон. Договорная работа - это деятельность учреждения по формированию и правовому закреплению договорных отношений и организации исполнения договоров. Можно отметить, что функции управления учреждением находят свое отражение в определенных документах и являются способом реализации принимаемых решений.

Осуществление банковских операций без документационного оформления невозможно, т.к. документооборот является неотъемлемой частью организации работы с документами и осуществления банковских операций. Вся совокупность работы с документами, начиная с момента их создания, вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется делопроизводством в кредитной организации. Она включает в себя как операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами.

Составной частью делопроизводства в кредитной организации является документирование - процесс составления и оформления документов. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ними.

Деятельность Орловского регионального филиала ОАО "Россельхозбанка" фиксируется в разных видах документов. Порядок работы с организационно- распорядительной и договорно-правовой документацией закрепляется в Инструкции по делопроизводству. Организационно- распорядительная документация имеет единый формуляр реквизитов, согласно ГОСТу Р 6.30-2013 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению". Отличительной особенностью при составлении документов могут являться: дата, регистрационный номер, текст документа и др.

На данный момент в Орловском региональном филиале ОАО "Россельхозбанк" прочно закреплены правила работы с документами и при этом продолжают усовершенствоваться. Также широко используются автоматизированная система по управлению документацией, что является фактором для упрощения деятельности филиала, в т.ч. делопроизводства.

Таким образом, без организационно- распорядительной и договорно-правовой документации невозможно законное и рациональное функционирование учреждения. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Термин "управление документацией" зародился в США в связи с увеличением объема бумажного документооборота. Постепенно он заимствовался управленческими звеньями других зарубежных стран, а за тем и аппаратами управления в России. Управление документацией за рубежом состоит из четырех основных составляющих, которые охватывают полный жизненный цикл документов: создание документов; хранение и использование документированной информации; передача документов на постоянное (государственное) хранение; управление архивами. Зарубежный опыт организации управления документацией имеет ряд особенностей, которые применяются и в российской практике.

Библиографический список

договорной правовой документация банк

1. Конституция Российской Федерации [Электронный ресурс]: [Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 №6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ, от 05.02.2014 №2-ФКЗ)]: офиц. текст: по состоянию на 5 февраля 2014 года./ http:// consultant.ru/

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./http://mirror2.garant.ru

3. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (с изменениями и дополнениями) [Текст]

4. Положение Банка России от 26 марта 2007 года №302-П "Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс] режим доступа: http://www.consultant.ru/

5. Инструкция Банка России №140- И "О документационном обеспечении управления в учреждениях Банка России" от 06.03.2013 [Текст]- 2013

6. ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, [Текст]: М., 2013

7. Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ISO 15489-1 [Текст]: 2001, - Москва Стандартинформ, 2007

8. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28

9. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (с изменениями и дополнениями) [Текст]

10. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие - М.: Академия, 2010

11. Замыцкова О.И, Басаков, М.И. Делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие - Ростов-н/Д, 2009

12. Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие.- М., 2012

13. Непогода А.В., Семченко, П.И. Делопроизводство организации. [Текст]: Учебное пособие - М., 2008,

14. Кудряева В.А. Организация работы с документами. [Текст]: Учебник.- М.,2010.

15. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления [Текст]: учеб.-прак. пособие / М.Ю. Рогожин.-:ТК Велби: Проспект, 2010

16. Теплицкая, Т.Ю. Все виды деловой корреспонденции: правила составления и оформления [Текст]: учебное пособие.- Ростов н/Д: Феникс, 2011

17. Официальный сайт [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.rshb.ru/

18. Культура письменной речи [Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.gravmma.ru

Размещено на Allbest.ru