Основой системы управления товарными запасами является модель пополнения ресурсов. В мировой практике существуют три основные метода заказов: модель с фиксированным объемом заказа, модель с фиксированным периодом заказа и модель «минимума-максимума». Выбор той или иной модели зависит от многих факторов: от типа производства поставщиков, от взаимоотношений с поставщиками и клиентами, от состояния рынка, от требуемого уровня сервиса, от финансового состояния компании, от бизнес-стратегии компании и т.д.

В процессе управления товарными запасами организации часто возникают вопросы такого характера:

- когда размещать заказ, сколько инвестировать средств в товар?

- каким образом организация должна удовлетворять требованиям клиента?

- где должны быть размещены ресурсы компании?

- как она должна развивать отношения с другими организациями?

- каким образом улучшать и развивать ресурсы и процессы компании?

- в какой тип технологий организация должна инвестировать средства?

- когда она должна расширяться, и какими шагами?

- насколько большой должна быть организация?

- какие внутренние возможности должна иметь и развивать компания как основу своего долгосрочного успеха?

- каким образом увязать её ресурсы в организационную структуру?

Большинство решений этих вопросы лежат в сфере действия операционной стратегии компании. Операционная стратегия - это общий профиль решений, которые формируют долгосрочные возможности любого типа операций посредством согласования потребностей рынка с операционными ресурсами. Операционная стратегия не может реализовываться изолированно, она должна быть связана с потребителями (по вертикали) и с другими структурными элементами организации (по горизонтали). Операционная стратегия является составляющей частью общего процесса планирования, что обеспечивает соответствие операционных задач - задачам более широкой организационной структуры.

Планирование продаж и операций - процесс разработки тактических планов, обеспечивающий менеджменту способность стратегически направлять свои бизнесы для достижения конкурентных преимуществ на постоянной основе путем интеграции клиент-ориентированных маркетинговых планов для новых и существующих продуктов с управлением цепью поставок. Процесс собирает воедино все планы для бизнеса (продаж, маркетинга, развития, производства, источников поставок, финансовый) в один интегрированный комплекс планов. Он (процесс) выполняется как минимум раз в месяц и рассматривается менеджментом на агрегированном (по товарным группам) уровне. Процесс должен согласовать все планы по поставке, спросу и планы по новой продукции и на подробном, и на агрегированном уровне и увязать это с бизнес-планом. Это - четкая формулировка планов компании в кратко- и среднесрочном периоде, охватывающее горизонт, достаточный для планирования ресурсов и поддержки ежегодного процесса бизнес-планирования. Исполняемый должным образом, процесс планирования продаж и операций связывает стратегические планы бизнеса с их исполнением и рассматривает показатели деятельности для постоянного усовершенствования.

Политика управления запасами представляет собой часть общей политики управления ресурсами предприятия, заключающейся в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении эффективного контроля за их движением. Одной из основных задач политики управления товарно-материальными запасами является разработка такого механизма, с помощью которого можно достичь оптимальных капиталовложений в товарно-материальные ценности. Успешное управление запасами минимизирует их объемы, помогает снизить расходы и повысить доход. Политика управления запасами - выражение целей и подходов компании к управлению компании на стратегическом уровне и должна опираться на стратегию компании в целом. Политика управления запасами может включать в себя описание системы распределения товаров и типов взаимоотношения с партнерами. В компании политика управления запасами фиксируется документом, состоящим из двух разделов: цели, выраженные в цифрах и методов достижения данных целей.

Согласно учетной политике ОАО «Острогожскмежрайгаз», материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости без использования счетов 15 и 16. Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

Фактическими затратами на приобретение могут быть:

- суммы, уплаченные в соответствии с договором поставщика,

- суммы, уплаченные за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов,

- таможенные пошлины и иные платежи,

- не возмещаемые налоги, уплаченные в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов,

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы,

- затраты по транспортировке и доставке;

- прочие затраты.

Транспортно - заготовительные расходы организацией принимаются к учету путем включения в фактическую себестоимость материалов.

Отпуск со склада в производство, прочее выбытие материально-производственных запасов, их оценка на конец отчетного периода производится по средней себестоимости.

Материально-производственные запасы, принадлежащие организации, но находящиеся в пути, либо переданные покупателю в залог, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

Учет спецодежды определяется по срокам, которые оговорены в коллективном договоре.

Для оформления хозяйственных операций используются типовые (унифицированные) формы первичных документов.

Плановая инвентаризация имущества и обязательств проводится согласно плану инвентаризации на текущий год. Внезапные инвентаризации проводятся по приказу генерального директора, при смене материально-ответственных лиц, при установлении фактов хищения, порчи материально-технических ценностей, в случаях пожара или стихийных бедствий. Инвентаризация основных средств проводится раз в 3 года.

Состав инвентаризационных комиссий утверждается приказом генерального директора предприятия.

Организация осуществляет представительские расходы в соответствии с приказом предприятия.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, нереальная для взыскания, списывается по решению руководителя организации

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках.

Командировочные расходы для всех работников предприятия выплачиваются на основании приказа о командировке и командировочного удостоверения.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, и сроки сдачи авансовых отчетов, утверждается отдельным приказом генерального директора предприятия.

Критерий существенности организации составляет 5%.

Способами ведения бухгалтерского учета ОАО «Острогожскмежрайгаз» являются:

Объекты основных средств, используемые организацией, имеющие стоимость не более 10 000 рублей за единицу, приобретенные книги, брошюры списываются на затраты по мере отпуска их в эксплуатацию.

Первоначальную стоимость основных средств стоимостью более 20 000 рублей за единицу погашать посредством начисления амортизации.

Организацией не производится переоценка основных средств.

Учет основных средств производится с использованием инвентарных карточек форма ОС-6.

Начисление амортизации объектов основных средств, производится линейным способом исходя из их первоначальной (восстановительной) стоимости и норм амортизации, исчисленных исходя из срока полезного использования этих объектов.

Суммы начисленной амортизации по объектам основных средств отражаются путем накопления соответствующих сумм на счете 02 (Амортизация основных средств), предназначенном для обобщения информации об амортизации, накопленной за время эксплуатации объектов основных средств.

Срок полезного использования объектов основных средств устанавливается при принятии объектов к учету исходя из:

1) ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью,

2) ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта,

3) нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта

Норма амортизации по основным средствам, бывшим ранее в эксплуатации, определяется в соответствии с определенным комиссией предприятия сроком полезного использования, уменьшенным на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.

Начисление амортизации по объектам основных средств, сданным в аренду, производится арендодателем (за исключением амортизационных отчислений, производимых арендатором по имуществу по договору аренды предприятия и в случаях, предусмотренных в договоре финансовой аренды).

Капитальные вложения в арендованные объекты основных средств зачисляются арендатором в собственные основные средства, если иное не предусмотрено договором аренды, в сумме фактически произведенных затрат.

Затраты на ремонт основных средств включаются в себестоимость отчетного периода, в котором были произведены ремонтные работы.

Затраты на ремонт арендованных (сданных в аренду) основных средств, производимые в соответствии с условиями договора за счет средств предприятия:

- в качестве арендодателя - включается в себестоимость арендных услуг,

- в качестве арендатора - включается в себестоимость продукции (работ, услуг).

Организацией не включаются в первоначальную стоимость основных средств общехозяйственные и иные аналогичные расходы, непосредственно не связанные с их сооружением, изготовлением или приобретением.

Первоначальную стоимость нематериальных активов, полученных по договорам, предусматривающим исполнения обязательства (оплату) не денежными средствами предприятие определяет исходя из стоимости товаров (ценностей) переданных или подлежащих передаче организацией.

Стоимость нематериальных активов предприятие погашает посредством начисления амортизации.

Начисление амортизации нематериальных актива производить линейным способом исходя из их первоначальной стоимости и норм амортизации, исчисленных исходя из срока полезного использования этих объектов. При невозможности определения срока полезного использования, нормы амортизационных отчислений устанавливаются в расчете на 20 (двадцать) лет (но не более срока деятельности Организации).

Амортизационные отчисления по нематериальным активам отражать путем накопления соответствующих сумм на счете 05 (Амортизация нематериальных активов) предназначенном для обобщения информации об амортизации накопленной за время использования объектов нематериальных активов организации.

В условиях обострившейся конкуренции среди мер, с помощью которых можно обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени на прохождение изделий и запасов в цехах и на складах. Применяемые сегодня для этого системы управления производством не всегда удовлетворяют требованиям рынка. К их основным недостаткам следует отнести:

- слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;

- отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки прохождения цикла и необходимый уровень запасов;

- недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников.

Таким образом, политика управления запасами ОАО «Острогожскмежрайгаз» отражает специфические особенности управления материальными ресурсами. В зависимости от стадии технологического процесса производства должны быть в достаточном количестве и в комплекте соответствующие материалы, инструмент и оборудование. Подбор и подготовка такого рода комплектов осуществляется на специализированных комплектовочных базах, входящих в структуру строительных трестов и управлений на правах структурных подразделений.

В ОАО «Острогожскмежрайгаз» стремятся идти в ногу со временем, внедрять новые изобретения, позволяющие повысить надежность эксплуатации газовых сетей. На газораспределительных пунктах устанавливаются средства телеметрии. На всех центральных АДС предприятий газового хозяйства введена в действие автоматическая программа «Телефонный диспетчер», обеспечивающий круглосуточную запись и учет принимаемых заявок.

Серьезное внимание на предприятии уделяется внедрению новой техники и новых технологий строительства. Собственными силами ведется строительство газопроводов из полиэтиленовых труб.

3. Совершенствование политики управления запасами ОАО «Острогожскмежрайгаз»

3.1 Организация автоматизированного учета запасов предприятия

Оптимизация использования товарно-материальных ресурсов - одна из важнейших задач совершенствования системы управления предприятием. Опыт многих фирм показывает, что даже небольшое снижение уровня сверхнормативных запасов и ускорение оборачиваемости товарно-материальных ценностей позволяют добиться существенного увеличения рентабельности. Для решения этих задач требуется оперативная, полная и достоверная информация о текущем состоянии складских запасов, оборачиваемости товаров, перспективных потребностях в различных видах товарно-материальных ценностей, позволяющая принимать экономически обоснованные решения о частоте и объемах поставок, а также по увязке планов сбыта с планами закупок.

В целях автоматизированного учета запасов ОАО «Острогожскмежгайгаз» рекомендуется использовать программный продукт «1С: Предприятие 7.7».

Программа «1С: Предприятие 7.7» обеспечивает тесную связь оперативного производственного, бухгалтерского и налогового учета. Данные бухгалтерского учета используются для автоматического расчета полной себестоимости продукции (включая косвенные затраты) и определения финансового результата. Все операции оперативного учета автоматически отражаются в бухгалтерском учете за произвольный период. Возможно детальное формирование проводок по каждой хозяйственной операции и сводных проводок за период.

Конфигурация использует компоненты «Бухгалтерский учет» и «Оперативный учет» системы программ «1С:Предприятие».

Производственный учет:

- ведение нормативов затрат на единицу и составление плановой калькуляции выпускаемой продукции;

- нормирование затрат на производство включает в себя материальные затраты, возвратные отходы, полуфабрикаты, технологические операции, услуги сторонних организаций и косвенные затраты (общепроизводственные, общехозяйственные и другие);

- произвольное количество спецификаций затрат для одного вида продукции;

- планирование объемов производства и контроль исполнения планов;

- определение потребностей в сырье на основании планово-нормативной информации;

- автоматический расчет фактической себестоимости выпущенной продукции по итогам месяца;

- сравнение фактической и плановой себестоимости;

- учет производственных затрат по местам возникновения, видам продукции и видам затрат;

- учет выпуска готовой продукции на основании нормативов затрат, а также индивидуальных спецификаций для каждого выпуска;

- учет разделки (разукомплектации) материалов и выпуска продукции;

- учет полуфабрикатов и поддержка многопередельного производства;

- учет переработки давальческого сырья;

- передача сырья в переработку сторонним организациям;

- начисление зарплаты по индивидуальным и бригадным наряда;

- учет выполненных работ и оказанных услуг.

Расчеты с контрагентами:

- учет продаж продукции, товаров, работ и услуг;

- учет передачи на реализацию продукции и товаров;

- учет импортных операций;

- учет взаиморасчетов в разрезе договоров, а также отдельных поставок и оплат;

- учет заявок на поставку продукции клиентам и контроль исполнения;

- резервирование продукции на складе по заявке;

- формирование заказов поставщикам и контроль поставок;

- гибкая система отслеживания взаиморасчетов и зачета авансов;

- проведение взаимозачетов;

- детальные аналитические отчеты по взаиморасчетам.

Складской учет:

- учет складских запасов и движения продукции, материалов и товаров;

- партионный учет стоимости материалов и товаров, списание по методам FIFO, «по средней»;

- учет остатков импортных товаров, в разрезе грузовых таможенных деклараций (ГТД).

Бухгалтерский учет поддерживается по всем разделам учета, в том числе:

- учет расчетов с подотчетными лицами;

- учет начисления и выплаты заработной платы;

- учет операций на валютном счете и курсовой разницы;

- расчеты с бюджетом;

- учет основных средств и нематериальных активов;

- учет операций по банку и кассе.

В конфигурации «1С» реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов - поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п.

Конфигурация позволяет вести автоматизированный учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках). Обеспечивается раздельный автоматизированный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Программа «1С: Предприятие 7.7» позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров).

Конфигурация позволяет подразделениям компании (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы). Этот режим в «1С» предназначен в основном для формирования розничными торговыми точками (складами) заказов на поставку необходимого ассортимента товара, но может использоваться и оптовыми торговыми точками или просто складами для обеспечения ассортимента на складе. При планировании продаж и закупок внутренние заказы обслуживаются наравне с заказами покупателей по тем же алгоритмам. Исполнением внутреннего заказа считается оприходование товара на указанный склад.

В конфигурации программы «1С: Предприятие 7.7» предусмотрена автоматизация учета различных видов накладных расходов -- затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству. Накладные расходы могут быть зафиксированы до поступления товаров (по конкретному договору или заказу).

Функциональность подсистемы позволяет обеспечить менеджеров предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции. К подсистеме «Управление закупками» относятся:

- оперативное планирование закупок;

- оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;

- платежный календарь расхода денежных средств.

Подсистема автоматизации управления предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей. Подсистема позволяет автоматизировать учет таких операций, как:

- оформление заказов поставщикам на основе заказов,

- поступивших от покупателей,

- контроль оплаты и поставки товаров по заказам,

- корректировка и закрытие заказов поставщикам.

Подсистема управления заказами покупателей «1С:Предприятие 7.7» позволяет реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей, например, стратегию минимизации необходимого для обслуживания заказов складского остатка. Возможности по управлению заказами покупателей рассчитаны на торговые предприятия, использующие схемы работы:

- работа со склада;

- работа под заказ;

- совмещение стратегий.

Возможности механизма ценообразования конфигурации «1С: Предприятие 7.7» позволяют регистрировать и сравнивать цены поставщиков, выбирать оптимального поставщика, минимизировать затраты на пополнение товарных запасов. Для удобного отслеживания изменений цен реализован механизм автоматического обновления цен поставщиков при регистрации очередных поставок. Есть возможность автоматического перерасчета отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки.

Таким образом, в системе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов - поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).