Особенности проявления рисков дебиторской задолженности (на примере ООО "ФБ-монтаж")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И МЕНЕДЖМЕНТА ТЕХНОЛОГИЙ

БЕЛОРУССКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

Факультет бизнеса

Кафедра бизнес-администрирования

Специальность бизнес-администрирование

Тема: «Особенности проявления рисков дебиторской задолженности (на примере ООО «ФБ-монтаж»)»

Работу выполнила

Севрук А.Г.

студентка 4 курса, гр. 113

специальность бизнес-администрирование

Работу проверил

д. э. н. профессор Догиль Л.Ф

МИНСК 2015



Введение

Дебиторская задолженность является важной частью активов хозяйствующих субъектов и одной из самых актуальных тем хозяйствующих субъектов рыночной экономики.

Многообразие расчетных взаимоотношений обусловило существование различных мер по управлению расчетами на предприятии. Улучшение состояния расчетов путем своевременного и точного учета обязательств контрагентов предприятия с целью улучшения финансовой устойчивости предприятия является необходимым для каждого хозяйствующего субъекта.

Ведение современного бизнеса сопровождается необходимостью решения задач различной сложности. Все чаще организации и индивидуальные предприниматели сталкиваются с проблемой невозврата долгов со стороны недобросовестных контрагентов. Возникающие при этом конфликты интересов уже стали неотъемлемой частью жизни общества.

В свою очередь, дебиторская задолженность относится к высоколиквидным активам организаций, обладающим повышенным риском. Большой объем просроченной и безнадежной дебиторской задолженности существенно увеличивает затраты на обслуживание заемного капитала, повышает издержки организации, что влечет уменьшение фактической выручки, рентабельности и ликвидности оборотных средств, а значит, и негативно сказывается на финансовой устойчивости, повышает риск финансовых потерь компании.

Современная система управления дебиторской задолженностью должна включать всю совокупность методов рисков образования, контроля и оценки дебиторской задолженности. Вместе с тем, управление дебиторской задолженностью - это работа с источниками возникновения просроченной задолженности - постоянная работа с контрагентами, включающая не только формирование кредитной политики предприятия и организацию договорной работы, но и управление долговыми обязательствами, а также страхование и предупреждение образования задолженности.

Целью реферата является проведение анализа рисков образования дебиторской задолженности и разработка мероприятий по страхованию и предупреждению образования дебиторской задолженности на ООО «ФБ-монтаж»

Для достижения цели данной работы необходимо решить ряд задач:

- раскрыть теоретические риски образования дебиторской задолженности;

- провести анализ дебиторской задолженности и рассмотреть причины ее возникновения;

- разработать предложения по совершенствованию системы управления дебиторской задолженностью и предупреждению ее образования на предприятии.

Объектом исследования является ООО "ФБ-монтаж»

Предметом исследования является дебиторская задолженность предприятия.

Источниками информации для проведения исследования являются:

- годовая бухгалтерская отчетность предприятия за 2012-2013гг.;

- данные аналитического и синтетического учета;

- первичные документы и другие данные предприятия.

Теоретической и методической основой работы послужили труды современных ученых по исследуемой проблеме, учебные и методические пособия, инструктивный материал, законодательные акты и нормативные документы, действующие в стране в течение исследуемого периода.

В процессе работы над темой исследования применялись различные экономические методы: экономико-математический, статистический, аналитический и другие.



РАЗДЕЛ 1. Теоретические основы образования дебиторской задолженности

1.1 Теоретические риски дебиторской задолженности

Под дебиторской задолженностью понимаются входящие в состав организации ее имущественные требования к другим юридическим и физическим лицам, а также к ее работникам, которые по отношению к данной организации являются должниками.

Дебиторскую задолженность можно рассматривать в трех смыслах: во-первых, как средство погашения кредиторской задолженности, во-вторых, как часть продукции, проданной покупателям, но еще не оплаченной и, в-третьих, как один из элементов оборотных активов, финансируемых за счет собственных либо заемных средств.

Дебиторская задолженность может возникнуть вследствие невыполнения договорных обязательств, излишне уплаченных налогов, взысканных сборов, пеней, выданных денежных сумм подотчет. [1]

Дебиторская задолженность - важный компонент оборотного капитала. Она является активом предприятия, который связан с юридическими правами, включая право на владение.

В целом под активом понимается имущество, имущественные блага и права субъекта, имеющие стоимостную оценку. Будущая экономическая выгода, воплощённая в активе, - это потенциальный, прямой или косвенный вклад в приток денежных средств субъекта. Следовательно, дебиторская задолженность - это будущая экономическая выгода.

Организация встречается со следующими видами рисков:

* Кредитный риск (включая риск погашения).

* Рыночный риск.

* Риск потери ликвидности.

* Операционный риск.

* Юридический риск.

Кредитный риск - риск того, что участник-контрагент не исполнит свои обязательства в полной мере либо на требуемую дату, либо в любое время после этой даты. При управлении кредитными рисками компания предварительно определяет приемлемый размер потерь, который она может себе позволить (лимит потерь). В том случае, если та или иная сделка характеризуется риском потерь, размер которых превышает установленный лимит, она отклоняется. Тем самым компания регулирует уровень риска по осуществляемым сделкам. [2]

Рыночный риск - риск потерь, зафиксированных на балансовых и забалансовых позициях, из-за изменения рыночных цен; это риск изменения значений параметров рынка, таких как процентные ставки, курсы валют, цены акций или товаров, корреляция между различными параметрами рынка и изменчивость (волатильность) этих параметров. Управление рыночными рисками, как и кредитными, осуществляется с помощью системы лимитов. Иными словами, при реализации продукции, формировании валютного или инвестиционного портфеля вероятные максимальные потери не должны превышать установленных лимитов. [3]

Риск потери ликвидности - риск того, что фирма не сможет в конкретный момент погасить свои обязательства имеющимся капиталом. Основой управления рисками ликвидности является анализ планируемых денежных потоков компании. Данные о сроках и размерах поступлений и выплат при составлении бюджета движения денежных средств корректируются с учетом выявленных рисков.

Под операционным риском понимается риск, связанный с недостатками в системах и процедурах управления, поддержки и контроля. Операционные риски неразрывно связаны с деятельностью предприятия, и управляют ими, как правило, руководители структурных подразделений.

Юридический риск - риск того, что в соответствии с действующим на данный момент законодательством партнер не обязан выполнять свои обязательства по сделке. Управление юридическими рисками основано на формализации процесса юридического оформления и сопровождения деятельности компании. Для того чтобы минимизировать юридические риски, любые бизнес-процессы компании, подверженные этим рискам (например, заключение договора поставки, оформление накладных или актов выполненных работ (оказанных услуг)), должны проходить обязательную юридическую и бухгалтерскую проверку. [4]

Для минимизации юридических рисков при осуществлении большого количества одинаковых операций целесообразно использовать типовые формы документов, разработанные юридическим отделом и порядок оформления документов, разработанный бухгалтерией.

1.2 Анализ структуры дебиторской задолженности

К дебиторам относятся две группы статей раздела 2 актива баланса:

- дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты ;

- дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты .

В каждой из этих групп выделяются виды дебиторов: покупатели и заказчики, векселя к получению, задолженность дочерних и зависимых обществ, задолженность участников по взносам в уставной капитал, авансы выданные, прочие дебиторы (задолженность за налоговыми органами, работников по ссудам и займам, подотчетных лиц, поставщиков по недостачам, обнаруженным при приемке, штрафы, пени, неустойки). [5]

По характеру образования дебиторская задолженность делится на нормальную и неоправданную. К нормальной задолженности предприятия относится та, которая обусловлена ходом выполнения производственной программы предприятия, а также действующими формами расчетов (задолженность по предъявленным претензиям, задолженность за подотчетными лицами, за товары отгруженные, срок оплаты которых не наступил). Срок погашения по данной задолженности либо еще не наступил, либо составляет менее месяца. К допустимой дебиторской задолженности относятся, например, авансы на закупку сельскохозяйственной продукции (для пищевой промышленности); авансы на командировочные расходы, если срок сдачи авансового отчета не истек; задолженность по квартплате за текущий месяц; претензии к поставщикам, субподрядчикам за недопоставки материалов, невыполненные по договору работы, в пределах срока их рассмотрения.

Неоправданной дебиторской задолженностью считается та, которая возникла в результате нарушения расчетной и финансовой дисциплины, имеющихся недостатков в ведении учета, ослабления контроля за отпуском материальных ценностей, возникновения недостач и хищений (товары отгруженные, но неоплаченные в срок, задолженность по недостачам и хищениям и др.).

При этом с точки зрения реальности возможного погашения дебиторской задолженности ее можно подразделить на реальную, спорную и безнадежную.

Реальная дебиторская задолженность - это сумма задолженности по которой есть перспективы своевременного погашения и завершения расчетов.

Спорная дебиторская задолженность - это сумма задолженности по которой предъявлены иски и претензии и идет разбирательство в суде или арбитражном суде.

Безнадежная дебиторская задолженность - это сумма задолженности, по которой нет перспектив получения средств, и ее предстоит списать в убыток по истечении сроков исковой давности. [6]

В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые достаточно статичны, не могут быть резко изменены, поскольку в значительной степени определяются сутью технологического процесса, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в компании политики в отношении покупателей продукции. Поскольку дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна предприятию, с очевидностью напрашивается вывод о ее максимально возможном сокращении. Теоретически дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее, этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции. Также осуществляется общий анализ «величины» ДЗ (общая сумма задолженности, количество клиентов), доля ДЗ в финансовом портфеле организации и сегментация ДЗ по размеру: малая, средняя, крупная.

1.3 Методика анализа в целях управления дебиторской задолженностью

Возникновение значительной дебиторской задолженности обычно связано с предоставлением заказчикам отсрочки платежа за поставленные товары, то есть поставщики кредитуют своих заказчиков.Предприятие-поставщик должно объективно оценивать свои возможности и кредитовать заказчиков в таких размерах, которые не приведут к хроническому недостатку средств для собственных нужд.

Нужно ранжировать покупателей в зависимости от объема закупок, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты и впоследствии своевременно их пересматривать с учетом мониторинга спроса на продукцию.

Управлять дебиторской задолженностью можно, стимулируя покупателей к досрочной оплате счетов. Обычно для этого предоставляются скидки с цены продажи или стоимости поставки, если платеж осуществлен ранее договорного срока. Преимущество поставщика заключается в том, что, получив выручку раньше условленного срока и используя ее в денежном обороте, он возмещает предоставленную скидку.

При определении политики продаж необходим предварительный расчет и сопоставление дополнительных расходов от продаж в долг и расходов, связанных с риском неоплаты в установленный договором срок или превращения дебиторской задолженности в безнадежную к взысканию.

С установленной периодичностью специалисты компании должны анализировать дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.

Анализ может включать оценку абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности. Для этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной, просроченной свыше трех месяцев) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений каждой составляющей, темп роста остатка и т.п.

Увеличение доли долгосрочной дебиторской задолженности в динамике может привести к снижению уровня платежеспособности организации, уменьшению ликвидности активов.

Превышение темпов роста дебиторской задолженности над темпом увеличения выручки от продаж свидетельствует о снижении уровня управления дебиторской задолженностью, о «замораживании» части выручки, необходимой для финансирования текущей деятельности.

Кредитная политика по своей сути -- один из элементов коммерческой политики, поэтому для более эффективной работы с дебиторской задолженностью и установления адекватных кредитных лимитов для клиентов первоначально необходимо оценить именно ситуацию на рынке путем мониторинга первичного спроса в том сегменте, где работает компания.

Если аналитические данные говорят о том, что конечный потребительский спрос в условиях кризиса снижается на 30-40 процентов, то вряд ли можно считать рациональным сохранение кредитных лимитов на прежнем, докризисном уровне. Поэтому, прежде чем определить клиенту новый кредитный лимит на следующий год, необходимо предпринять ряд практических шагов.

Дополнительную информацию даст ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения, например с 30-дневным интервалом, и анализ ее изменения. Для этого нужно выделить долю сомнительной задолженности и рассмотреть ее динамику. Рост свидетельствует о повышении риска невозврата дебиторской задолженности и возможности образования просроченных долгов. Поэтому предприятие должно стремиться к минимизации этого показателя.

Анализ динамики просроченной дебиторской задолженности по торговым операциям позволяет определить ненадежных контрагентов, сократить им объем кредитных отгрузок либо работать с ними на условиях полной предоплаты или коммерческого кредитования. Важна оперативная информация о текущей задолженности, включая период просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок, его доля в структуре доходов и валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды. И, наконец, производится расчет реальной дебиторской задолженности с учетом темпов инфляции и обесценения за время просрочки платежа, периода взыскания, рассчитываются потери от невзыскания и списания. Результаты анализа дебиторской задолженности должны учитываться при планировании дальнейшей деятельности предприятия. Для анализа ДЗ рекомендуется создать определенные отчеты в CRM, 1С или просто проводить анализ массивов должников в Exсel. Основные параметры: дата заключения, дата оплаты, сумма договоров, категория клиента и.т.д.

РАЗДЕЛ 2. Оценка рисков дебиторской задолженности и методы их страхования ООО «ФБ-монтаж»

2.1 Краткая экономическая характеристика ООО «ФБ-монтаж»

Коммерческая организация в форме общества с ограниченной ответственностью «ФБ-монтаж» была образована в ноябре 2010 года.

Основной целью организации является получение прибыли в интересах соучередителей общества. Общество имеет статус юридического лица согласно законодательству Республики Беларусь, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, хозяйственном суде и третейском суде, открывать текущий, валютный и иные счета в учреждениях банков, иметь печати, штампы и иные реквизиты со своим наименованием.

Характер деятельности ООО «ФБ-монтаж» - монтаж и установка вен-тилируемых фасадов; установка окон-витражей; штукатурные работы.

Ареал обслуживания: компания предоставляет услуги на территории РБ.

В своей деятельности Предприятие руководствуется законодательством Республики Беларусь и Уставом.

Руководство компании реализует политику в области качества и со-вершенствования системы менеджмента качества в соответствии с СТБ ИСО 9001-2001.

Разработка конкретной организационной структуры предполагает создание сети, по которой проходят управленческие решения, осуществляется информационная связь различных уровней управления и контроль за выполнением решений.

Возглавляет ООО «ФБ-монтаж» директор, обеспечивающий выполнение деятельности организации, заключает договора, нанимает и увольняет работников в соответствии с условиями договоров (контрактов) и законодательными актами Республики Беларусь, распоряжается имуществом организации в установленном законом порядке. Директор издает приказы обязательные для работников организации.

Главный инженер контролирует соблюдение техники безопасности, проведение организационно-технических мероприятий, обеспечивает свое-временную и качественную подготовку. Кроме этого в обязанности главного инженера входит осуществлять контроль за соблюдением технологической дисциплины правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор.

Отдел кадров осуществляет учет и контроль за движением кадров, занимается вопросами трудоустройства, планированием потребностей в кадрах на будущий период.

Главный бухгалтер занимается осуществлением правильного учета финансовых, кредитных и расчетных операций, осуществляет проверку расчетов организации с банком, правильного и своевременного отчисления от прибыли налогов и других платежей в бюджет, своевременное погашение кредитов банку и другие функции.

Чистая прибыль в 2012 году составила 138,4 млн. руб., что на 112,6 млн. руб. меньше чем в 2011 году. Чистая прибыль 2013 года составила 685,9 млн. руб., что на 547,47 млн. руб. больше чистой прибыли 2012 года.

Снижение прибыли в 2012 году по сравнению с 2011 годом можно объяснить влиянием мирового финансового кризиса. В 2013 году наблюдается сильный рост объема работ и прибыли соответственно.

банкротство риск дебиторский задолженность



2.2 Анализ динамики, структуры дебиторской задолженности ООО «ФБ-монтаж»

В процессе данного анализа нужно изучить динамику, состав, причины и давность образования дебиторской задолженности, установить, нет ли в их составе сумм, нереальных для взыскания, или таких, по которым истекают сроки исковой давности. Если такие имеются, то срочно нужно принять меры. Для анализа дебиторской задолженности, кроме баланса еще используются материалы первичного аналитического учета.

Рассмотрим динамику и структуру имущества за 2013 год в таблице 1.

Таблица 1 - Характеристика имущественного положения ООО «ФБ-монтаж» (за 2013 г.)

Показатели	Сумма,	Абсолют.	Темпы	Удельный вес	Структура динамики
	млн руб.	измен.,	роста,	в активах,
		млн руб.	%	%
	начало	конец
Всего	49894	72672	+22778	145,65	100	100	0
имущества в т.ч. :
-ВА	29888	39117	+9234	130,9	59,89	53,83	-6,07
-НС	1827	5231	+3404	286,31	3,66	7,2	+3,54
-ОС	27801	32087	+4285	115,42	55,72	44,15	-11,57
-ДФВ	223	15	-208	7,02	0,45	0,02	-0,43
-ОНА	30	1782	+1752	5902,65	0,06	2,45	+2,39
ОА:	20011	33555	+13543	167,68	40,11	46,17	+6,07
-Запасы	10026	17250	+7224	172,05	20,1	23,74	+3,64
-НДС	813	1146	+332	140,82	1,63	1,58	-0,05
-КДЗ	8434	14381	+5947	170,52	16,9	19,79	+2,89
-КФВ	0,8	108	+107	13500	0,002	0,15	+0,147
-ДС	73	669	-67	90,87	1,48	0,92	-0,56

Из таблицы 1 видно, что имущество предприятия за отчётный период выросло почти в 1,5 раза. Изменения произошли в основном, за счёт увеличения количества запасов, незавершенного строительства, краткосрочной дебиторской задолженности и отложенных налоговых активов, наряду с уменьшением основных. Доля оборотных активов на конец года близка к половине и составила 46,17 %, что говорит о неплохой мобильности активов.

Наличие у предприятия долгосрочной дебиторской задолженности, является неблагоприятным с точки зрения риска потери собственных средств.

Рассмотрим подробнее структуру и динамику краткосрочной дебиторской задолженности, долгосрочной дебиторской задолженности за 2013г. в таблице 2.

Таблица 2 - Структура и динамика краткосрочной дебиторской задолженности, долгосрочной дебиторской задолженности за 2013 г.

Показатели	Сумма, млн. руб.	Абсолют.	Темпы роста,%	Удел. вес , %
		измен.,
	начало	конец	млн. руб.		начало	конец
ДДЗ,	-	-	-	-	-	-
в том числе:
-покупатели	-	-	-	-	-	-
и заказчики
КДЗ,	8434	14381	+5943	170,52	100,00	100,00
в том числе:
-покупатели	6005	7643	+1632	127,26	71,21	53,15
и заказчики
-авансы выданные	1819	5761	+3948	316,69	21,57	40,06
-прочие дебиторы	608	976	+362	160,35	7,22	6,79

Исходя из таблицы 2 можно сделать вывод, что, краткосрочная дебиторская задолженность увеличилась на 70,5%, в основном благодаря выдаче значительных авансов, но при этом краткосрочная дебиторская задолженность перед покупателями и заказчиками составляет большую часть, что говорит об активной деятельности предприятия, т.е. приобретаются материалы, сырье либо продукция пользуется спросом, её покупают. Необходимо отметить тот факт, что у предприятия отсутствует долгосрочная дебиторская задолженность, что является положительным моментом.

Если в активе баланса отражаются средства предприятия, то в пассиве источники их образования. Например, как кредиторская задолженность. Прежде чем переходить к анализу кредиторской задолженности точно также как и для дебиторской задолженности, мы проводили анализ всего имущественного состояния, рассмотрим анализ состава и структуры пассивов баланса.

При оценке состояния оборотных активов, важно изучить качество и ликвидность дебиторской задолженности и дать обобщающую характеристику портфеля дебиторской задолженности. Одним из показателей, используемых для этой цели, является коэффициент оборачиваемости.

Коэффициент оборачиваемости (деловой активности):

Коб = Выручка / Средняя величина дебиторской или кредиторской задолженности (за период),

2013 год:

Коб. кред. = 65083/ 11760 = 5,53;

Коб. деб. = 65083 / 14381 = 4,53;

Коб. кред. = 5,53 > Коб. деб. = 4,53

Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности превышает коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, данная ситуация нежелательна для предприятия. Несмотря на то, что сумма дебиторской задолженности больше суммы кредиторской, предприятию приходится рассчитываться с кредиторами чаще, чем получать средства от дебиторской.

Период оборачиваемости, равный отношению отчётного периода (в днях) к коэффициенту оборачиваемости.

Период оборачиваемости дебиторской задолженности = 360 / 4,53= 79 дней,

Период оборачиваемости кредиторской задолженности = 360 / 5,53= 65 дней.

Когда период оборачиваемости дебиторской задолженности больше периода оборачиваемости кредиторской, то мы получаем медленнее, чем нам надо отдавать.

В 2013 году так и произошло.

Качество дебиторской задолженности оценивается удельным весом в ней вексельной формы расчетов, поскольку вексель выступает высоколиквидным активом, который может быть реализован третьему лицу до наступления срока его погашения. На этот момент предприятие не использует вексельную форму расчета.

2.3. Методы страхования рисков дебиторской задолженности

Работу с дебиторской задолженностью можно разделить на несколько этапов. Каждый этап является частью работы с дебиторской задолженностью. В целом же, бизнес-процесс, состоящий из этих этапов, позволяет минимизировать риски связанные с выдачей коммерческих кредитов.

1. Этап заключения договора - во время этого этапа нужно проверить фирму-покупателя, грамотно составить договор, учесть возможную мотивацию клиента на своевременный возврат денежных средств, прописать в договоре возможность дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита), установить штрафы за несвоевременную оплату продукции, застраховать риск неоплаты контрагентом, проверить подписание документов контрагентом и количество документов.

2. Этап работы с контрагентом - во время этого этапа необходимо классифицировать клиента по степени риска, подписать дополнительное соглашение о коммерческом кредите, установить кредитный лимит, отслеживать правильность заполнения первичных документов, отслеживать факты оплаты и при необходимости напоминать фирме-покупателю о времени оплаты, начислять штрафы за просрочку платежей, отслеживать текущую платежеспособность компании-клиента и новые покупки руководства и учредителей компании.

3. Этап образования просроченной задолженности - во время этого этапа необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности просрочкой или окончательным невозвратом, получить на руки все документы и при необходимости привести их к установленной форме, получить достоверную информацию о платежеспособности должника, провести переговоры по возврату задолженности. В случае если должник возвращает долг, то продолжить работу с должником, снизив кредитный лимит и установив ему другую степень риска. В противном случае принять решение, имеющее юридические последствия.

4. Принятие решения, имеющего юридические последствия - на этом этапе решается каким образом истребовать задолженность: в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов. После принятия решения производятся действия, имеющие юридические последствия.

Теперь рассмотрим каждый из этих этапов пошагово, поскольку последовательность шагов неслучайна.

Этап первый: Заключение договора.

На данном этапе необходимо застраховаться от всех известных способов обмана контрагентом вашей фирмы. Предусмотреть по возможности все риски. И решить стоит ли вообще работать с покупателем по отсрочке платежа.

А. Проверка контрагента

Во время проверки контрагента используются все возможные источники, как открытые, так и закрытые.

Темы для проверки могут быть следующие:

* Проверка на родственные и дружественные связи с сотрудниками предприятия

* Проверка времени основания фирмы

* Проверка учредителей фирмы на причастность к судебным процессам

* Проверка учредительных документов фирмы

* Проверка полномочий должностных лиц на подписание документов

* Проверка сдачи отчетности и балансовых показателей фирмы

* Прочие необходимые проверки

По этим параметрам оценивается порядочность фирмы-покупателя.

Таким образом, фирма страхуется от сговора сотрудников с другими лицами, от фирм однодневок, от лиц занимающихся подделкой документов, от подписания документов неуполномоченными лицами. В случае, если договор подписан не уполномоченным лицом, то это лицо согласно Гражданского кодекса действовало в своих интересах. Это означает, что при подписании договора и других документов лицами, не имеющими права действовать без доверенности, вы должны требовать доверенность о полномочиях от таких лиц. В противном случае вам придется предъявлять иск к гражданину. Так же выясняются финансовые показатели платежеспособности фирмы.

Кроме того необходима оценка финансовых показателей фирмы сотрудниками бюро финансового мониторинга. При принятии решения о целесообразности проведения анализа финансового состояния и надежности заказчика определенными работниками проводится получение необходимых данных (финансовые отчеты, банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников и т.п.). После этого осуществляется анализ хозяйственной деятельности контрагента. При анализе необходимо понять, что:

* величина запасов и НДС по приобретенным ценностям не превышает суммарную величину собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость);

* суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов -- не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе);

* значение коэффициента соотношения заемных и собственных средств (коэффициент долгосрочной платежеспособности) не более 1,0;

* значение коэффициента автономии не менее 0,5*;

* значение коэффициента текущей ликвидности не менее 2,0;

* значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами не менее 0,1**;

* общий показатель ликвидности баланса не менее 1,0;

* коэффициент абсолютной ликвидности в пределах 0,2--0,7;

* коэффициент срочной ликвидности не менее 1,0.

Б. Грамотное составление договора.

По мнению многих экономистов, правильное составление договора помогает избежать юридических рисков в деятельности организации.

При составлении договора и дальнейшей работе по договору, вы сразу должны готовиться к возможному обращению в арбитражный суд. Именно поэтому вы должны помнить, что документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий (договоры, накладные, доверенности, заявки и прочие), должны соответствовать требованиям, установленным для этого вида документов. И в организации обязательно должны храниться оригиналы документов и не один документ не должен быть утерян.

В соответствии с Гражданским кодексом сделка должна быть заключена в письменной форме, если это предусмотрено законом. Договора, предусмотренные законом в письменной форме, вы можете посмотреть в гражданском кодексе.

Договор так же должен быть подписан уполномоченным лицом, поэтому всегда требуйте документы, подтверждающие полномочия.

Последнее о чем хочется сказать, что договор считается заключенным, если достигнуто соглашение о существенных условиях договора. В противном случае, договор считается не заключенным, т.е. ничтожным. Что не дает вам права ссылаться на него в суде. Однако, если остальные документы (имеется ввиду, первичные) заполнены по установленной форме, эти документы могут являться доказательствами.

Неграмотно составленный договор, может служить поводом для неоплаты долга покупателем.

В. Мотивация клиентов на своевременный возврат денежных средств.

Договором или дополнительным соглашением может быть предусмотрены бонусы за своевременную оплату по результатам месяца. Это чисто психологический прием, который рассчитан на желание клиента заплатить деньги за дополнительное вознаграждение.

Г. Подписание в договоре возможности дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита).

В соответствии с Гражданским кодексом РБ, любая отсрочка и рассрочка оплаты продукции, выполненных работ и оказанных услуг трактуется как «договор коммерческого кредита» и в случае не подписания в письменной форме является недействительным. Так же как и авансы или предоплата, выданные вам клиентом. Но если в первом случае, клиент должен вам, то во втором случае вы должны клиенту. В договоре вы можете прописать то, что вы не несете ответственности за выданные клиентом авансы и использование их. В противном случае, вы должны будете платить процент за пользование чужими денежными средствами.

В гражданском кодексе сказано о том, что договор коммерческого кредита может быть заключен в виде условия основного договора, но в любом случае должен быть заключен в письменной форме.

Д. Установление штрафов за несвоевременную оплату продукции.

Если вы установите штрафы в договоре за несвоевременную оплату продукции в размере, большем, чем предусмотрено в гражданском кодексе - это не будет являться нарушением. Но покупатель будет заинтересован оплатить продукцию раньше. Но лучше установить угрозу, а именно написать: «Продавец (другое лицо договора) имеет право выставить или не выставить неустойку в размере …% за каждый день просрочки платежа». Это делается для того, чтобы вы не были обязаны выставлять неустойку, в соответствии с законодательством РБ, в каждом случае просрочки платежей.

Е. Страхование риска неоплаты контрагентом

Если вы решите страховать риск невыполнения контрагентом своих обязательств, то это нужно делать на данном этапе, поскольку отгрузки, произведенные до получения страхового полиса, не будут являться страховым случаем. Вам нужно связаться со страховой компанией, заключить договор, оплатить деньги, получить страховой полис. Страхуя риски, вы сразу должны принять к вниманию порядок объявления о страховом случае и то, что является страховым случаем. Как правило, в разных страховых компаниях, разные условия договора.

Ж. Проверка подписания документов контрагентом и количества документов.

Прежде чем начать работать, вы должны помнить, что кроме принесенных вам документов, могут быть подписаны еще документы уполномоченным лицом, о которых вы не знаете. Поэтому Вы должны получить гарантийное письмо от контрагента с описью подписанных документов за конкретный день. Полномочия лица нужно так же подтверждать доверенностью на один день - день подписания документов. В противном случае, вы можете оказаться перед фактом штрафов со стороны контрагента или других дискриминационных документов. А убытки по таким документам могут составлять десятки миллионов долларов. [8]

Второй этап: Работа с контрагентом.

Это тот этап, на котором «дебиторская задолженность» появляется и отслеживается, а так же предпринимаются шаги для ее сокращения. Работа на этом этапе должна быть построена на уровне ежедневной работы с задолженностью.

А. Классификация клиентов по степени риска.

Класс риска клиента определяет потенциальный риск неосуществления клиентом своевременных расчетов за отгруженную продукцию и возникновения сомнительной задолженности.

Класс риска клиента определяется на основании следующих факторов:

* продолжительность работы клиента с компанией

* соблюдение клиентом платежной дисциплины

* потенциальная платежеспособность клиента на основе анализа текущей финансовой отчетности клиента

Все клиенты должны быть классифицированы по степени риска по следующей шкале:

1. Очень высокая.

2. Высокая.

3. Средняя.

4. Низкая.

На начальном этапе присваивается низкая степень риска. Это означает, что в случае постоянной и своевременной оплате покупателем продукции, ему можно выделять коммерческий кредит. Присвоение степени риска, должно быть регламентировано вашими внутренними документами.

АВС - анализ клиентской базы на предмет дебиторской задолженности позволяет своевременно изменять кредитную политику и политику ценообразования предприятия. А так же кредитные условия конкретных контрагентов.

Б. Подписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите.

В соответствии с гражданским кодексом подписывается соглашение о коммерческом кредите, обязательными условиями которого должны быть сумма лимита коммерческого кредита и количество дней отсрочки платежа. Так же в дополнительном соглашении должны быть прописаны реквизиты сторон, лица, уполномоченные на подписание документов и основания полномочий (документы, удостоверяющие полномочия, должны прилагаться), место подписания, дата подписания, номер и дата основного документа, подписи сторон (должны соответствовать доверенности). А так же последствия несвоевременной оплаты.

В. Установление кредитного лимита.

Кредитный лимит, как ограничение, устанавливается программным путем. Высчитывается кредитный лимит по следующей формуле.

Кредитный лимит = сумма отгрузок предыдущего месяца/30 дней* количество дней отсрочки платежа.

В случае несвоевременной оплаты, клиенту присваивается следующая по шкале степень риска, и кредитный лимит сокращается на 25%.

Может быть, и более детальная шкала степени риска. Это обычно оставляют на усмотрение финансового директора.

Определить возможный объем денежных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность (ИДЗ), можно по следующей формуле:



ИДЗ = ОРК х КСЦ х (ППК + ПР),

где ОРК -- планируемый объем реализации продукции в кредит;

КСЦ -- коэффициент соотношения себестоимости и цены продукции;

ППК -- средний период предоставления кредита покупателям (в днях);

ПР -- средний период просрочки платежей по предоставленному кредиту (в днях).

С точки зрения инвестиционного анализа вложения в дебиторскую задолженность ничем не отличаются от инвестиций в производственные мощности. Поэтому к дебиторской задолженности вполне применимы все основные показатели, используемые для оценки эффективности капиталовложений: чистый дисконтированный доход (NPV), внутренняя норма доходности (IRR) и индекс рентабельности (PI). Однако широкому применению такого подхода препятствует следующая проблема. Дело в том, что точно оценить дополнительные денежные потоки, которые будут сгенерированы в результате предоставления покупателям отсрочки платежа, достаточно сложно. Наиболее достоверно оценить подобного рода изменения можно, рассчитав значение показателя среднедневной маржинальной прибыли. Под маржинальной прибылью в рамках данной статьи понимается торговая наценка, за исключением переменных расходов.

Показатель среднедневной маржинальной прибыли (Pn) рассчитывается по следующей формуле:

Pn = P : dn,

где P -- маржинальная прибыль, полученная за период оборачиваемости дебиторской задолженности;

dn -- период оборачиваемости дебиторской задолженности (в рабочих днях3).

Имея под рукой эти формулы, вы сможете всегда оценить возможность предоставления вашим предприятием коммерческого кредита вашему клиенту.

Авторизация кредитных лимитов производится уполномоченным на то органом или лицом. Лица, ответственные за предоставление коммерческого кредита, должны быть прописаны в кредитной политике предприятия.

Исключения в отгрузке сверх кредитного лимита возможны только в случае, если они письменно утверждены соответствующими уполномоченными лицами

Г. Отслеживание правильности заполнения первичных документов.

Отслеживание правильности заполнения документов отгрузки является немаловажной частью работы с дебиторской задолженностью. Поскольку именно первичные документы являются основанием появления у контрагента обязательств, а в дальнейшем могут служить письменными доказательствами в суде.

Обычно, документы отслеживаются бухгалтерией. Но переподписание документов, обычно ложится на менеджеров по продажам.

В данном случае нужно проверять:

1. Подписи на накладных и доверенностях (подпись уполномоченного лица должна совпадать).

2. Расшифровка подписи на накладных.

3. Подписи главного бухгалтера и генерального директора должны совпадать с подписями на договоре.

4. Документы должны быть заполнены по форме, предусмотренной законодательством и подзаконными актами.

То же самое, должно быть и с актами выполненных работ и оказанных услуг.

При подписании нового договора или дополнительных соглашений, вспомните кто может действовать от имени контрагента без доверенности, а с остальных требуйте доверенность на подписание.

Акты сверки, согласно законодательству не являются первичными документами и могут заполняться в произвольной форме. На суде они могут быть рассмотрены только в совокупности с первичными документами.

Если документы подписаны и изготовлены неправильно, то они не могут быть восприняты судом как доказательства долга контрагента. Таким образом, вы так же отслеживаете выполнение обязательств по договору.

Д. Ежедневное отслеживание фактов оплаты и при необходимости напоминание фирме-покупателю о времени очередной оплаты.

При поставке товара покупателю, подписываются товаросопроводительные документы, желательно, чтобы в них проставлялось время получения товара.

Обычно сотрудниками финансовых служб, принимаются к учету данные об отгрузке на основании счетов-фактур, однако это не совсем верно. Счет-фактура не является двусторонним документом, являющимся свидетельством совершения сделки. Счет-фактура является односторонним документом, являющимся подтверждением возникновения налоговых обязательств. О чем свидетельствует отсутствие в форме счета- фактуры подписи контрагента. Поэтому требования возврата денежных средств на основании счета-фактуры лишены всякого смысла.

Отслеживание производится на основе план - факторного анализа поступления денежных средств. Деньги к поступлению и реально поступившие денежные средства на дату планового получения.

Обычно в программах заполнения первичной документации есть функция отслеживания времени оплаты контрагентом поставленных товаров. За день до оплаты, позвоните и напомните контрагенту об оплате. Это не будет воспринято контрагентом как давление. У контрагента может быть много поставщиков, а такое напоминание это стандартная процедура. В конце концов, может сыграть человеческий фактор. Клиент, имеющий большое количество поставщиков, может забыть. Кроме того, вы сможете понять, намерен ли покупатель оплатить в срок свою задолженность или нет. Придется требовать от него дополнительное гарантийное письмо, в котором будет указана сумма оплаты и срок оплаты. В случае отказа предоставить гарантийное письмо, это будет явным основанием отказа в отгрузках до погашения задолженности. Желательно, чтобы такие письма доходили до вас в оригинале.

В некоторых программах предусмотрена высылка электронных писем с напоминанием об предстоящих платежах, но как правило это доработки под конкретную компанию.

Причем напоминания должны быть направлены именно тем лицам, которые отвечают за оплаты в конкретных организациях.

Е. Начисление штрафов за просрочку платежей.

Если договором предусмотрено не право начисления, а само начисление штрафов, ваша фирма обязана их начислять. Начисление штрафов производится по условиям договора. При отсутствии соответствующей ставки в договоре штрафные санкции могут быть рассчитаны с применением ставки рефинансирования в соответствии с положениями Гражданского Кодекса РБ

Ж. Отслеживание текущей платежеспособности компании-контрагента и новых покупок руководства и учредителей компании.

До сих пор должники считают, что они «берут чужое на время, а отдают свое и навсегда». Конечно, это высказывание не лишено определенной логики, но для вас распоряжение вашими деньгами - нецелевое их использование. Кроме того, падение конкурентоспособности компании - должника, может послужить сигналом невозврата дебиторской задолженности. Именно поэтому, вы должны отслеживать факты:

1. Начала судебных разбирательств с участием должника в качестве ответчика.

2. Резкого падения товарных остатков на складе должника.

3. Финансовоемких покупок должника или руководства и учредителей.

4. Вредных привычек сотрудников и учредителей должника.

5. Любых проблем, которые могут сказаться на невозврате дебиторской задолженности.

6. Других текущих проблем клиента.

Кроме того, необходимо отслеживать и другие факторы, способствующие увеличению задолженности.

Таким образом, вы сможете поймать невозврат дебиторской задолженности на первом этапе и предпринять все меры к ее возврату.

Этап третий: образование просроченной задолженности.

А. Необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности отсрочкой оплаты или окончательным невозвратом.

В данном случае просрочка может быть:

1. Отсрочкой оплаты на короткий срок с последующей оплатой.

2. Просрочкой оплаты на большой срок с последующей оплатой.

3. Окончательным невозвратом дебиторской задолженности.

Отсрочка оплаты на короткий срок с последующей оплатой может быть вызвана краткосрочным нарушением договорных обязательств клиентами должника. Обычно, этот вопрос решается в течение двух- трех дней.

Просрочка оплаты на большой срок с последующей оплатой может быть вызвана полным нарушением договорных обязательств клиентов должника, особенностями кредитных обязательств должника, а так же судебными разбирательствами или крупными покупками для производственных нужд.

Окончательный невозврат дебиторской задолженности может быть вызван причинами указанными в пункте Ж предыдущего этапа работы. Судебные разбирательства в данном случае идут с большой суммой исковых требований.

Решение должно быть скрыто от должника.

Б. Получение на руки всех первичных документов и при необходимости приведение их к установленной форме.

Это последняя попытка приведения документов к установленной форме. В противном случае, вы не сможете вести судебных разбирательств.

Вы получаете на руки все документы, оцениваете их, при необходимости приводите к установленной форме.

Именно поэтому решение о том, чем является просроченная дебиторская задолженность, должно быть скрыто от должника.

В. Получение достоверной информации о платежеспособности должника.

Такой работой занимаются, обычно, специализированные агентства. Стоимость таких услуг незначительна, но это даст вам дополнительные аргументы для использования их в переговорном порядке. А в дальнейшем в суде.

Г. Проведение переговоров по возврату задолженности.

Переговоры с менеджером обычно проводятся для того, чтобы окончательно понять, чем является просрочка оплаты и подтвердить или опровергнуть предположения.

Переговоры с руководителем отдела продаж обычно проводятся для того, чтобы выработать схему возврата задолженности или получить окончательный отказ от оплаты.

Переговоры со службой безопасности проводятся для давления на должника и принятия решения, имеющего юридические последствия.

Первый и второй этап обычно проводятся с позиции «выиграл-выиграл». Во время третьего этапа используется техника давления (стрессовых переговоров) и позиция «выиграл-проиграл».

На этапе образования просроченной дебиторской задолженности необходимо помнить, что: «Если неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства произошло по вине обеих сторон, суд соответственно уменьшает размер ответственности должника. Суд так же вправе уменьшить размер ответственности должника, если кредитор умышленно или по неосторожности содействовал увеличению размера убытков, причиненных неисполнением или ненадлежащим исполнением, либо не принял разумных мер к их уменьшению».

Этап четыре: Принятие решения, имеющего юридические последствия.

На этом этапе вы должны решить, каким из способов вы будете реализовывать свои законные права кредитора.

Если все документы оформлены правильно и совершены все действия по добровольному возврату дебиторской задолженности, то закон предоставляет вам следующие способы:

1. Судебный порядок

2. Страховой порядок

3. Уступка права требования (цессия).

4. Перевод долга на платежеспособного должника.

5. Договор поручения об истребовании задолженности.

А. Судебный порядок

Судебный порядок вы можете применить в любом случае, если должник отказывается от оплаты задолженности и у вас на руках все первичные документы подтверждающие долг. При этом нужно учесть:

1. Срок исковой давности, во время которого вы можете истребовать задолженность. На данный момент он определен в три года с момента возникновения обязательств.

2. Кем были произведены действия, имеющие юридическое значение? В случае если они были произведены работниками должника, то должник несет ответственность за действия своих работников, если они были в дальнейшем одобрены должником. Одобрение может выражаться в действиях. В противном случае, если действия работников не одобрены, то задолженность может быть истребована непосредственно с работника. Если же это были третьи лица (работники сторонних организаций), то должник отвечает за их действия в рамках возложенных на них обязанностей.

3. Кредитор не произвел действий, способствующих увеличению убытков и возникновению невозможности исполнения обязательств.

4. Даже если вы не прописали в договоре неустойку, вы сможете стребовать ее на основании Гражданского кодекса. В данном случае убытки будут возмещаться в части, не покрытой неустойкой.

5. У вас есть все доказательства долга. Доказательства долга должны быть в письменной форме, предусмотренной законодательством РБ. Доказательствами являются: договор, регламентирующий порядок взаимоотношений; накладные или акты выполненных работ (услуг); доверенности на подписание таких документов; а так же иные косвенные доказательства долга.

6. В случае различия в документах, суд может вынести решение только на основании оригиналов документов.

7. В случае признания договора незаключенным или ничтожным у вас остается право доказывания на основании первичных документов. Но здесь нужно учесть, что по каждому первичному документу будет свой срок исковой давности.

8. В случае обращения в суд, должник может выставить встречные требования. Поэтому, до обращения в суд постарайтесь выяснить, нет ли у вас долгов по другим отношениям с должником.

Б. Страховой порядок.

Страховой порядок применяется в случае, если данный договор попадает под страховой полис и вы в сроки, предусмотренные договором, объявили о страховом случае. Обязательно необходимо отслеживать исполнение обязательств по договору страхования в порядке работы с дебиторами. Запомните:

1. Перед подписанием договора страхования вы должны внимательно прочитать условия договора. Вы должны понять, какие именно события подходят под наступление страхового случая и время его объявления.

2. Вы должны известить должника, о наступлении страхового случая и объявить о переходе права требования к страховой компании. Страховая компания в порядке суброгации вправе требовать с должника только ту сумму, которую оплатила вам.

3. Остальные действия будут вытекать из обязательств страховой компании, прописанных в договоре страхования.

В. Уступка права требования (цессия).

При уступке права требования производится оценка дебиторской задолженности на возвратность. Оценку обычно производит сторона, приобретающая дебиторскую задолженность.

1. Уступка права требования может произойти на основании договора или закона. На основании закона право требования может быть переведено:

* В результате универсального правопреемства в правах кредитора