Уміння спілкуватися

- Будьте ввічливим. Написане може здаватися більш грубим, агресивним та звинувачувальним, аніж сказане, тому що у тексті відсутні жести, міміка, які можуть пом'якшити враження від слів. "Не затримуйте звіт", очевидно, звучатиме грубо порівняно з: "Прохання надіслати звіт у визначені строки"/"Просимо надіслати звіт у визначені строки", хоча всі речення передають однаковий смисл. Будь-яку інформацію можна передати двома способами -- ввічливо і поважливо та навпаки. Сказане у ввічливій, позитивній манері більш імовірно досягне мети (підштовхне адресата до бажаних вами дій, рішень і т. ін.), а також створить дружнє враження.

- Подайте написане у зовнішньо привабливому вигляді. Не перевантажуйте сторінку словами, залишайте досить вільного місця між реченнями, абзацами, параграфами і т. ін. Звичайно, за допомогою сучасної техніки ви зможете вмістити значну кількість інформації на одній сторінці, якщо будете використовувати найдрібніший шрифт. Але хто стане читати написане подібним чином? Чи захочете ви гаяти час на подібний документ? Використовуйте нумерацію, виділяйте основні положення. Варіюйте довжину речень та абзаців. Це буде свідченням того, що ви приділили належну увагу підготовці справді професійного документа.

5. Ділові листи

Ділові листи -- надзвичайно поширений, практичний спосіб комунікації. З погляду етикету вони значно менші, ніж телефонні дзвінки, втручаються у розпорядок дня працюючого.

Як правило, ділові листи пишуться на бланках організації/ компанії, для яких варто вибирати папір найвищої якості, яку дозволяє бюджет установи. Не варто використовувати офіційні бланки для персональних листів, у такий спосіб ви можете внести непорозуміння, що буде виявом непрофесіоналізму.

Більшість ділових листів пишуться з наміром спонукати адресата на певну відповідь. Виходячи з цього, намагайтеся, щоб написане вами було ефективним, чітким, наполегливим, але при цьому звучало доброзичливо і ні в якому разі не містило помилок.

Пишучи ділові листи, пам'ятайте поради спеціалістів з ділового етикету:

- Використовуйте папір найвищого ґатунку.

- Ніколи не відправляйте лист, написаний під впливом емоцій, раніше, ніж через 24 години з моменту написання (ви будете мати можливість подивитися на написане "свіжими" очима, без емоцій).

- Сплануйте, продумайте лист перед тим, як сісти його писати -- визначте, що саме ви хочете сказати і в якій послідовності.

- Після обдумування напишіть текст. При цьому використовуйте пряму мову; вживайте активну лексику; варіюйте структуру речень; чітко формулюйте думки і викладайте їх у спокійному, дружньому тоні.

- Закінчивши лист, перечитайте його з тим, щоб за необхідності уточнити або обновити наведені дані, використану інформацію.

- Відредагуйте лист: перевірте правильність написання слів, побудови речень; оцініть його стиль, тон та зміст.

- Ще раз відредагуйте лист, а тільки потім можете його підписувати і відправляти.

Усі ділові листи мають стандартну структуру:

- Дата відправлення (число, назва місяця повністю, рік).

- Реєстраційний номер (номер відповідного відділу, файла).

- Адреса отримуючої сторони:

-- повне ім'я особи та повна офіційна назва посади, яку вона обіймає;

-- повна назва компанії/організації/установи;

-- поштова адреса.

- Звертання.

Як правило, це -- "Шановний пане...", "Шановна пані...". Завжди використовуйте прізвище особи, коли не певні у прийнятності використання імені. У такому випадку краще бути більш формальним. Ви можете використати ім'я лише тоді, коли маєте дружні стосунки з людиною і знаєте, що звертання по імені буде сприйняте нею як належне. Звертання по імені можливе і тоді, коли ви отримали відповідний дозвіл безпосередньо від конкретної особи.

Намагайтеся уникати формулювання "Кого це стосується". Як правило, значна частина, якщо не більшість, листів з подібним звертанням закінчує своє життя у смітнику, їх викидають співробітники, які думають, що цей лист їх не стосується. Навіть якщо лист залишиться для розгляду, пройде багато часу, аж поки він дійде до відповідного офісу.

- Початок. Як правило, у ньому викладається основна тема/ мета листа.

- Основна частина. В ній обговорюються необхідні положення, наводяться факти або опис, надається відповідне пояснення.

- Закінчення. Містить перелік заходів, які вживатиме сторона, що відправляє лист, або називаються дії, що очікуються від сторони-адресата.

- Заключний комплімент. Вибирається залежно від того, наскільки знайомі сторони та які у них стосунки ("Усього найкращого", "Найкращі побажання", "З повагою" і т. ін.).

- Підпис особи -- автора листа. Як правило, тут вживається повне ім'я, хоч у випадках більш близьких відносин можливе вживання лише імені. При бажанні можна вказати всі почесні звання, титули особи, яка підписала лист.

- Примітки. Якщо лист був надрукований іншою особою, тут ставляться її ініціали. У тому випадку, коли до листа докладається інший документ/документи, ви можете поставити відповідну відмітку -- "Вкладення". Якщо ви надсилаєте копії листа комусь іще, крім названого вище адресата, можливо написати: "Копії", а потім у алфавітному порядку назвати імена людей, яким відправлена копія.

Відмітка "Копії" вказує адресату, що крім нього є співробітники, які також пов'язані з вирішенням конкретного питання. Для інших осіб та відділів, що отримали копії, ця відмітка є свідченням того, що до них можуть звертатися при вирішенні цього питання.

Якщо ви відправите копію листа особі, яка обіймає вищу посаду, ніж адресат, він може розцінити такі дії як вияв вашого сумніву щодо його здатності вирішити це питання самому. Для того, щоб уникнути подібної небажаної ситуації, варто пояснити ваші дії у головній частині документа, сказавши, наприклад: "Я надсилаю копію цього листа для ознайомлення керівнику Вашого відділу. Він особисто попросив мене зробити це під час засідання у минулу п'ятницю". Відправлення копій листа іншим особам без повідомлення про це адресата є виявом непрофесіоналізму та поганих манер.

5.1 Відповідь на листи

Отримавши діловий лист, працюйте з ним як належить професіоналу. Зразу ж прочитайте його, щоб визначити, які дії з вашої сторони він передбачає.

За нормами ділового етикету, відповідь на важливі листи необхідно давати протягом 48 годин. Для менш важливої пошти цей термін від 5 до 14 днів. Завжди необхідно надсилати відповідь, навіть якщо це просте повідомлення про отримання листа. Багато організацій мають стандартні форми бланків-повідомлень, які відправляються факсом або поштою. Навіть будучи безособовою формою листування, повідомлення такого роду дають автору листа впевненість у тому, що процес, запущений ним, іде.

Якщо ви маєте багато поточної роботи, варто все одно відповісти адресату, сказавши, що дасте вичерпну відповідь, коли матимете час і можливість. У такий ситуації просте "Я отримав твою інформацію, думаю, що зможу відповісти на неї найближчим часом" буде значно краще, ніж відсутність відповіді взагалі.

Вважається ввічливим давати відповідь на запитання, підняті у листі, у тому порядку, в якому вони були поставлені. Це полегшує розуміння і тим допомагає зберегти час.

6. Контакти із засобами масової інформації

Загальновизнаним є той факт, що ЗМІ можуть значною мірою вплинути на кар'єру і майбутнє посадової особи, значного бізнесмена, врешті-решт, будь-якої людини. І цей вплив може бути як позитивним, так і негативним.

Чим вищу сходинку в суспільній ієрархії займає та чи інша особа, тим менше приватного захищеного життя вона має. Життя цієї особи, як і членів її родини, стає відкритим для публіки, і все, що вони кажуть і роблять, помічається, оцінюється, а часом і піддається критиці. Цього слід очікувати, адже, якщо та чи інша особа своєю діяльністю певною мірою впливає на життя інших людей, справедливим і зрозумілим є бажання знати про неї якомога більше і оцінювати отриману інформацію.

Будь-яка особа, життя та діяльність якої є цікавими та повними подій, приречена на увагу ЗМІ. Деякі не згодні з такою ситуацією і відмовляються від співробітництва, інші стають надто доступними, приймаючи кореспондентів та репортерів у будь-який час. Середнє між цими двома позиціями і є найбільш оптимальним способом підтримання контактів зі ЗМІ.

Більшість установ, компаній, фірм і т. ін. мають у своєму штаті прес-секретарів або співробітників, які відповідають за зв'язки з громадськістю та пресою, основним завданням яких є саме співпраця зі ЗМІ. Вони знають і усвідомлюють важливість того, що називається "хорошою пресою", і за можливості сприяють представникам ЗМІ добре виконувати їх роботу. Навіть якщо якась ситуація є делікатною або ж болючою, те, як її висвітлюють телебачення, радіо чи преса, може значною мірою змінити її сприйняття та оцінку громадською думкою.

6.1 Прес-реліз

Важливі події чи заходи, очевидно, викличуть інтерес ЗМІ. Щоб уникнути небажаних ситуацій, різного роду непорозумінь або ж неправильного тлумачення, інформацію про них варто передавати представникам ЗМІ у письмовій формі.

Прес-релізи мають бути написані чітко і повинні з перших слів привертати увагу читачів. Не варто готувати прес-реліз з приводу будь-якої незначної події. У такому випадку, коли відбудеться справді великий і важливий захід, прес-реліз, підготовлений з цього приводу, буде лише черговим у низці попередніх, до яких публіка вже звикла, а тому не звертає особливої уваги.

Ваші матеріали мають включати якісні і цікаві фотографії; заголовок або короткий вступ, який зразу ж приверне увагу читачів і викличе у них бажання прочитати увесь матеріал. Текст має бути ретельно вичитаним і не містити помилок та ляпів.

Будьте готові до того, що репортери можуть продовжувати стежити за розвитком подій, використовуючи прес-реліз лише як початковий матеріал.

6.2 Співпраця з представниками ЗМІ

Стикаючись по роботі з репортерами, завжди будьте відкритими для співпраці та з повагою ставтеся до них. Ніколи не виявляйте зневаги чи агресивності.

За можливості намагайтеся надавати максимум необхідної інформації. Без затягувань повертайте телефонні дзвінки. Якщо ви будете повільно реагувати на виявлений до вас інтерес, репортери, щоб вкластися у відведені строки, швидше за все знайдуть якесь інше джерело потрібної їм інформації. Вам же необхідно, щоб вони отримали ваше розуміння того чи іншого питання не від когось, а саме від вас.

Підтримуйте та розвивайте дружні стосунки з представниками ЗМІ. Майте список телеканалів, радіостанцій, газет, інших періодичних видань та надсилайте по ньому запрошення на різного роду заходи, що організовує ваша установа/компанія/ фірма. Знайте, хто саме висвітлює події у вашій сфері діяльності.

6.3 Особливі події

У тих випадках, коли бажане висвітлення у ЗМІ якихось особливих подій чи заходів (виставок, презентацій, благодійних вечорів тощо), відповідне запрошення представникам тих чи інших телеканалів, радіостанцій, друкованих видань необхідно надсилати, виходячи з норм офіційного протоколу -- за два тижні до запланованого заходу. У запрошенні слід вказати, чим ця подія, захід може зацікавити публіку (чому може стати новиною), а також висловити сподівання на те, що на заході будуть присутні співробітники, які зможуть підготувати відповідні матеріали і зробити фотографії.

Якщо представники ЗМІ запрошуються на благодійний вечір, презентацію та ін., бажано надсилати два запрошення. Можливо, що буде використане тільки одне запрошення і гість перебуватиме недовго, але показовою буде надана можливість бути присутнім на заході з партнером і висвітлювати його протягом усього часу.

На заході з розсадною при розміщенні представників ЗМІ за столами слід виходити з того, що їх робота полягає у зборі нової, цікавої інформації, тому вони повинні сидіти серед гостей, а не знаходитися за окремим столом для представників ЗМІ, де вони зможуть спілкуватися лише між собою1.

6.4 Інтерв'ю

Погоджуючись дати інтерв'ю, ділова людина повинна бути готовою до різного роду запитань. (Очевидно, що масштаби діяльності цієї особи, її місце у суспільстві значною мірою визначають свободу представників ЗМІ у виборі запитань.) Не треба забувати про диктофони на інтерв'ю -- зроблені записи допоможуть з'ясувати непорозуміння, що можуть виникнути. Якщо вам здається, що ви допустили помилку у своєму висловлюванні, і це було записано, одразу ж попросіть прослухати зроблений запис. У такий спосіб ви зможете без затримки зняти будь-які сумніви. Якщо поставлене запитання здається вам надто особистим, ввічливо скажіть про це. Зовсім необов'язково відповідати на всі питання тільки тому, що вони були поставлені.

Дуже корисно заздалегідь чітко сформулювати і тримати в пам'яті, а можливо і записати, усі положення, які ви хотіли б висвітлити під час вашого інтерв'ю. Це допоможе якнайкраще організувати ваші думки, не забути нічого важливого і вести розмову навколо тих питань, які ви вважаєте необхідними. Пам'ятайте, що все, сказане вами, може бути використане в ЗМІ, якщо тільки ви попередньо чітко не визначили, що та чи інша інформація надається вами для кращого розуміння журналістами вашої думки і не розрахована для оприлюднення (подальшої публікації чи озвучення).

У зв'язку з цим надзвичайно важливо заздалегідь вказати, що може бути висвітлено в ЗМІ, а що ні. Взагалі ж, якщо ви хочете, щоб щось залишилось "не для друку", не кажіть нічого зовсім. У тому випадку, коли ви бажаєте висловити думку, але не хочете, щоб вона була пов'язана з вашим іменем, поясніть це журналістам до того, як надати інформацію: "Ви можете процитувати "одного з членів ради директорів компанії", але не називати моє ім'я, викладаючи те, що я вам зараз скажу. Домовились?"

Висловлюйтесь чітко і точно. Не називайте когось своїм діловим партнером, якщо насправді ця особа такою не є. Будьте особливо уважним під час запису радіо- або телеінтерв'ю. Редактори можуть не вирізати всі ваші невідповідні слова та вирази, як і різного роду неадекватні звуки: "М-м-м-м", "Хм", "Кхе-кхе" і т. ін. І, як результат, багато людей стануть свідками того, яке непрофесійне враження ви справляєте.

Не завжди є можливість і час ознайомитися з підготовленими матеріалами до їх виходу. У такому випадку варто виходити з того, що люди, які відповідають за їх підготовку, є професіоналами, які знають інтереси публіки і зацікавлені у високій якості своєї роботи, а тому їм можна довіряти. З іншого боку, ви змушені сприймати рішення журналістів навіть тоді, коли ці рішення можуть здаватися або ж бути помилковими.

6.5 Особисті контакти зі ЗМІ

За допомогою вмілого висвітлення у ЗМІ певних моментів приватного життя кар'єра бізнесмена, як і кар'єра політичного діяча, офіційної посадової особи, може дістати новий поштовх, а імідж -- набути додаткових позитивних рис. Дуже часто ділові люди самі або за допомогою своїх представників намагаються отримати подібну рекламу. Тут слід чітко усвідомлювати, що власне приватне життя і приватне життя родини -- різні речі і їх не можна змішувати. Не розцінюється як вияв хороших манер штучне привертання уваги до приватного життя. Допустимою є реклама благодійницької діяльності бізнесмена, яка має на меті привернути увагу до роботи конкретної благодійницької організації.

До осіб, громадська діяльність та особисте життя яких перебувають у центрі уваги публіки, часто звертаються ті чи інші газети, журнали, радіостанції та телепрограми з проханням підготувати матеріали, передачу про їхній стиль життя, дозвілля, смаки, уподобання чи хобі. У тому випадку, коли ділова людина погоджується на таке співробітництво, їй варто співпрацювати з представниками ЗМІ з максимальною доброзичливістю і надавати усю можливу інформацію, звичайно, якщо вона не має інтимного характеру. При цьому розуміється, що видання або програма, з якою співпрацює ця особа, мають сприймати та враховувати її зауваження при проведенні бесіди чи інтерв'ю. Водночас від бізнесмена очікується за можливості максимальне розуміння підходу, бачення програми або матеріалу представниками ЗМІ.

Завжди необхідно поважати особисте життя членів сім'ї героя матеріалів або програми (як ним самим, так і журналістами) і не надавати інформації, яка була б для них небажаною і ставила б у незручне становище.

Висновок

В процесі виконання контрольної роботи ми ознайомилися з:

- вітаннями та рекомендуваннями;

- етикетом бізнес-карток;

- неформальною бесідою;

- основними принципами підготовки ділових паперів;

- діловими листами;

- контактами із засобами масової інформації та ін..

Література

1. Тимошенко Н.Л. Візитні картки // Політика і час. -- 1999. -- № 1. -- С. 77--79.

2. Тимошенко Н.Л. Бізнес-картки // Політика і час. -- 1999. -- № 4. -- С. 76--77.

3. Poet P., Post P. The Etiquette Advantage in Business: Personal Skills for Professional Success. -- N.Y., 1999.

4. Тимошенко Н.Л. Зв'язки із засобами масової інформації: питання протоколу // Політика і час. -- 2000. -- № 1-2. -- С. 102--105.

Размещено на Allbest.ru