Кроме того, нужно ранжировать покупателей в зависимости от объема закупок, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты и впоследствии своевременно их пересматривать.

При определении политики продаж необходим предварительный расчет и сопоставление дополнительных расходов от продаж в долг и расходов, связанных с риском неоплаты в установленный договором срок или превращения дебиторской задолженности в безнадежную к взысканию.

С установленной периодичностью специалисты компании должны анализировать дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.

Анализ может включать оценку абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности. Для этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной, просроченной свыше трех месяцев) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений каждой составляющей, темп роста остатка и т.п.

Увеличение доли долгосрочной дебиторской задолженности в динамике может привести к снижению уровня платежеспособности организации, уменьшению ликвидности активов.

Превышение темпов роста дебиторской задолженности над темпом увеличения выручки от продаж свидетельствует о снижении уровня управления дебиторской задолженностью, о «замораживании» части выручки, необходимой для финансирования текущей деятельности.

Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики -- свода правил, регламентирующих предоставление кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия.

Кредитная политика по своей сути - один из элементов коммерческой политики, поэтому для более эффективной работы с дебиторской задолженностью и установления адекватных кредитных лимитов для клиентов первоначально необходимо оценить ситуацию на рынке путем мониторинга спроса в том сегменте, где работает компания.

Кредитная политика.

1. Цели кредитной политики.

2. Стандарты оценки покупателей.

3. Подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью.

4. Автоматизация управления дебиторской задолженностью.

Цели проводимой кредитной политики.

Целями кредитной политики является повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж (прибыли от продаж) и отдачи на вложенные средства.

Помимо формализации целей управления дебиторской задолженностью в кредитной политике определяются задачи, решение которых позволит достичь целевых значений (например, выход на новые рынки сбыта, завоевание большей доли существующего рынка, формирование репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов). Каждая сформулированная задача имеет количественное измерение и сроки выполнения.

Стандарты оценки покупателей.

Необходимо дать понять своим партнерам, что текущая кризисная ситуация требует от всех участников максимальной открытости. Если поставщик идет на предоставление клиенту товарного кредита, то взамен следует получить максимум информации и данных.

Покупатели, как правило, имеют различные возможности по объемам закупок, своевременности оплаты и претендуют на различные условия предоставления отсрочки платежа. Для того чтобы дифференцировать условия кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, разрабатывается алгоритм оценки покупателей.

Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа предполагает выполнение ряда шагов.

Отбор показателей, на основании которых проводится оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т.д.)[ABC] Метод ABC - анализа

Определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании. Рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться, например, раз в месяц.

Разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, то есть определение: цены реализации; времени отсрочки платежа; максимального размера кредита; системы скидок и штрафов.

Таблица 3.15.

В качестве двух наиболее важных характеристик кредитоспособности покупателя необходимо выделяет платежную дисциплину и объем продаж (в денежном выражении) в предшествующие периоды (таблица 3.15.). Сначала покупателей ранжируют по платежной дисциплине. Для компаний, получившей рейтинг «A» - предоставляется отсрочка платежа без использования санкций со стороны компании, «B» - обязательное описание в договорах системы штрафов и пеней и их строгое исполнение, «C» - работа с такой компанией только при условии наличия залога. На основании рейтинга объема поставок определяется максимально допустимый объем товарного кредита и цены на реализуемую продукцию

При необходимости принятия стратегического решения, например при выборе из двух покупателей наиболее перспективного, учитывается более широкий набор факторов, чем объем закупок и платежная дисциплина. Могут использоваться такие показатели, как рентабельность продаж и перспективный объем реализации покупателю. Также немаловажно рассмотрение не количественных характеристик: репутация клиента на рынке и существование гарантов (обеспечителей).

Также эта информация может послужить для создания системы предоставления отсрочки платежей для покупателей. На основе этого анализа можно пойти на условие о дальнейшей отсрочке платежа по согласованию сторон.

Анализ динамики просроченной дебиторской задолженности по торговым операциям позволяет определить ненадежных контрагентов, сократить им объем кредитных отгрузок либо работать с ними на условиях полной предоплаты или коммерческого кредитования.

Одним из эффективных методов в управлении дебиторской задолженностью является установление штрафов за несвоевременную оплату продукции в размере, большем, чем предусмотрено в гражданском кодексе - это не будет являться нарушением. Но покупатель будет заинтересован оплатить продукцию раньше. Но лучше установить угрозу, а именно прописать в договоре: «поставщик имеет право выставить или не выставить неустойку в размере ..% за каждый день просрочки платежа». Это делается для того, чтобы не возникла обязанности выставлять неустойку в каждом случае просрочки платежей.

Важна оперативная информация о текущей задолженности, включая период просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок, его доля в структуре доходов и валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.

И, наконец, должен производится расчет реальной дебиторской задолженности с учетом темпов инфляции и обесценения за время просроченности платежа, периода взыскания, рассчитываются потери от невзыскания и списания.

В ОАО НПО «Наука» функции по управлению дебиторской задолженностью разбросаны по отдельным подразделениям, а это чревато тем, что большая часть времени уходит на выяснение отношений между отделами и разделение компетенции, обусловленное банальным желанием не выполнять неблагодарную работу. Создание отдельного структурного подразделения позволит устранить возможные конфликты между отдельными службами и обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой дебиторской задолженностью.

Уровни ответственности

Ответственность за управление дебиторской задолженностью нужно строго распределить между коммерческой, финансовой и юридической службами. Коммерческая служба должна отвечать за продажи, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая служба обеспечивает юридическое сопровождение (оформление кредитного договора, работа по взиманию задолженности через суд). Обязанности всех сотрудников, отвечающих за управление дебиторской задолженностью, должны быть закреплены в регламенте управления дебиторской задолженностью.

Таблица 3.16.

На основании отчетов по критическому сроку погашения дебиторской задолженности торговые менеджеры могут ежедневно контролируют ситуацию по расчетам. Если их премии будут зависеть от своевременного погашения дебиторской задолженности, они будут заинтересованы в своевременном отслеживании информации. Финансовый отдел должен формировать основные принципы управления дебиторской задолженностью -- лимиты, сроки, условия предоставления кредита, контроль погашения. Если просроченность составляет более 30 дней, то информация об этом передается начальнику коммерческого отдела для контроля. Коммерческому отделу на решение проблемы отводится три дня - так называемое «время реакции», затем клиент автоматически попадает в «стоп-лист». Допустим, для ключевых клиентов «время реакции» может составлять до десяти дней, но если в отведенный срок проблема не урегулируется, клиент также попадает в «стоп-лист». На определенном этапе выставляется претензия, подключается служба безопасности и юридический отдел.

Когда менеджер принимается на работу, он должен подписывать должностную инструкцию, в которой отдельным пунктом обозначается «контроль выполнения договорных обязательств клиентами». Этот пункт означает, что до принятия решения, имеющего юридические последствия, ответственность за правильность работы клиентов несет он. А в правильность работы клиентов входит не только все, что описано в договоре. Потому что то что не прописано в договоре, регулируется нормами гражданского права.

Автоматизация управления дебиторской задолженностью

В нашем Обществе модуль управления дебиторской задолженностью неполностью реализован в типовой версии «1С: Управление производственным предприятием 8.0». Система позволяет учитывать значимые условия договора на поставку (период отсрочки платежа, момент признания возникновения дебиторской задолженности и т.д.). Контроль дебиторской задолженности может осуществляться в разрезе договоров, а также выставленных счетов и отгрузочных документов. Также есть возможность относить поступившие платежи к выставленным счетам по методу ФИФО или в результате прямого указания пользователя на счет, которому должен соответствовать полученный платеж. Для контроля сроков исполнения обязательств дебиторами используется типовой отчет о старении дебиторской задолженности. Также можно настроить опцию блокирования выставления счетов и осуществления отгрузок при превышении установленных лимитов.

Кредитные лимиты должны пересматриваться раз в квартал или раз в полугодие в зависимости от ситуации на рынке. Кредитный лимит может быть увеличен тому подразделению, которое по итогам работы за квартал получило наибольший показатель.

Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

Преимущества досудебного урегулирования долга - это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

Вывод

Дебиторская задолженность - это всегда проблема для фирмы. Бухгалтерам, финансовым и руководящим работникам предприятия необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь. Для того чтобы минимизировать риски, фирме необходимо постоянно держать под контролем дебиторскую задолженность. Но примитивные меры далеко не всегда позволяют уберечься от «повиснувщей» дебиторской задолженности.

Секрет эффективности кроется в комплексном подходе. Своевременный контроль и анализ позволят вовремя выявить просроченную задолженность и оперативно принять меры по ее взысканию. Воздействие на дебитора может быть жестким или мягким: можно сразу подать в суд, а можно и поддержать контрагента, предложив ему более доступные методы погашения обязательств, например бартер или отсрочку платежа.

Управление дебиторской задолженностью требует планирования и четко выстроенного процесса управления риском платежей. Она начинается с организации правильного и своевременного документооборота внутри компании и с контрагентами. Определяется круг сотрудников, которые отвечают за работу с дебиторами. Проводится регулярный анализ дебиторской задолженности, права изменения условий поставки, составляются регламентирующие документы с описанием порядка действий по возврату долгов. Нужно обязательно рассматривать меры поощрения, мотивирования сотрудников на достижение минимальных установленных показателей задолженности.

Построение системы управления дебиторской задолженностью подразумевает ряд последовательных действий, направленных на скорейшее выявление и устранение возможных рисков невозврата задолженностей, в рамках которых с должниками работают соответствующие внутренние службы кредитора (юридическая, финансовая, служба безопасности). Такая система должна строиться в зависимости от содержания и структуры задолженностей, что определяет круг ее участников, возможность привлечения административного ресурса и т д.

Очень важно, чтобы присутствовала централизация деятельности по управлению дебиторской задолженностью, то есть общее руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.

Список литературы

1. Гражданский Кодекс РФ (с изменениями и дополнениями от 26 июня 2007 г.) Части первая, вторая, третья. -- С-П.: Юридический центр Пресс, 2007.

2. Налоговый Кодекс РФ. Часть первая от 31 июля 1998 г. №146-ФЗ (с изменениями от 30 марта, 9 июля 1999 г., 2 января, 5 августа 2000 г., 24 марта, 30 декабря 2001 г., 17 мая 2007г.).

3. Налоговый Кодекс РФ. Часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ (с изменениями от 29 декабря 2000 г., 30 мая, 6, 7, 8 августа, 27, 29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая, 24, 25 июля 2002 г.,).

4. Закон РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 (в ред. От 17.05.2007) «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

5. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изменениями и дополнениями).

6. Федеральный закон от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ (ред. от 05.02.2007. с изм. от26.04.2007) «О несостоятельности (банкротстве)».

7. Абрютина М.С. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятий: Учеб. пособие для вузов. / М.С. Абрютина, А.В. Грачев. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: Дело и Сервис, 2005. - 265с.

8. Артеменко В.Г., Беллендир М.В. Финансовый анализ: Учебное пособие. - М.: Издательство «ДИС», НГАЭиУ, 2005. - 128 с.

Размещено на Allbest