Глава 2. Анализ деятельности пресс-службы ГУ «Иркутский ЦГМС-Р»

2.1 Общая характеристика Иркутского ЦГМС

Иркутский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями (далее - Иркутский ЦГМС-Р) является организацией Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (далее - Росгидромет), созданной Указом Президента Российской Федерации от 22.09.98 г. за № 1142, выполняющей специальные (исполнительные, контрольные) функции в области гидрометеорологии и смежных с ней областях и осуществляющей производство наблюдений за гидрометеорологическими процессами, за загрязнением окружающей природной среды, обеспечение органов государственной власти, отраслей экономики, оборонных и других организации и населения информацией о фактическом и прогнозируемом состоянии окружающей природной среды, ее загрязнении, в том числе экстренной информацией, на территории Иркутской области (далее - обслуживаемая территория), а также отдельные функции, установленные настоящим Уставом, по территории деятельности Иркутского межрегионального территориального управления по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Иркутское УГМС). Устав Государственного учреждения «Иркутский Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями»

По своей организационно-правовой форме Иркутский ЦГМС является государственным учреждением.

Иркутский центр представляет собой юридическое лицо, имеет обособленное имущество, закрепленное за ним на праве оперативного управления, самостоятельный баланс, смету, бюджетный, расчетный и иные счета в банках, круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и полным наименованием, штампы, а также бланки.

Иркутский ЦГМС-Р имеет собственное наименование (полное и сокращенное. Полное название - Иркутский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями

Иркутский ЦГМС-Р руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и указаниями Росгидромета, Иркутского УГМС, нормативными документами субъекта Российской Федерации, а также настоящим Уставом и Положением. (См. Приложение №1)

Иркутский ЦГМС-Р не преследует цели получения прибыли от своей деятельности, но вправе оказывать платные услуга и заниматься предпринимательской деятельностью, соответствующей целям его создания.

В состав Иркутского ЦГМС-Р входят подразделения государственной наблюдательной сети (далее - сетевые подразделения), расположенные на обслуживаемой Иркутским ЦГМС-Р территории, а также другие подразделения.

Филиалы и представительства действуют на основании утвержденных Иркутским ЦГМС-Р положений. Иркутский ЦГМС-Р создается на неограниченный срок. Положение Государственного учреждения «Иркутский Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями»

Целями деятельности Иркутского ЦГМС-Р являются:

- Обеспечение функционирования и развития государственной системы наблюдений за гидрометеорологическими процессами и мониторинга загрязнения окружающей природной среды, а также сбора, обработки, учета, хранения и распространения информации о состоянии окружающей природной среды на обслуживаемой территории

- Обеспечение органов государственной власти, отраслей экономики, Вооруженных Сил и населения Российской Федерации информацией о фактическом и прогнозируемом состоянии, окружающей природной среды и данными мониторинга загрязнения атмосферного воздуха, поверхностных вод суши, почв на обслуживаемой территории,

- Обеспечение функционирования оперативной системы предупреждений и оповещении о возникновении опасных природных (гидрометеорологических, гелиогеофизических) явлений, а также оперативной информацией об экстремально высоких уровнях радиоактивного и химического загрязнения окружающей природной среды, гидрометеорологическое обеспечение работ, связанных с ликвидацией последствий аварий, катастроф, стихийных бедствии и других чрезвычайных ситуаций на обслуживаемой территории,

- Осуществление специализированного гидрометеорологического обслуживания и работ по мониторингу загрязнения окружающей природной среды на договорной основе.

- Обеспечение сохранности гидрометеорологических и геофизических станций и постов, соблюдение режима охранных зон вокруг них, осуществление методического руководства прикрепленной государственной наблюдательной сетью, ЦГМС, входящими в состав Иркутского УГМС, и контроль за получением с сети качественной информации, а по отдельным видам наблюдений и работ, устанавливаемых управлением, по территории деятельности Иркутского УГМС. Устав Государственного учреждения «Иркутский Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями»

Помимо этого, Иркутский центр участвует в осуществлении мероприятии Росгидромета по лицензированию отдельных видов деятельности в области гидрометеорологии и в смежных с ней областях; анализирует результаты проведения предприятиями, учреждениями и организациями работ по активному воздействию на метеорологические и другие геофизические процессы; разрабатывает и осуществляет мероприятия по защите государственной тайны в пределах своей компетенции.

Иркутский ЦГМС-Р осуществляет контроль за соблюдением требований, действующих нормативных документов по производству гидрометеорологических наблюдений и работ, наблюдений за загрязнением окружающей природной среды, выполняемых организациями и учреждениями Иркутского УГМС.

Для достижения вышеуказанных целей Иркутский ЦГМС-Р:

- Проводит регулярные наблюдения за состоянием окружающей природной среды, ее загрязнением, в том числе за возникновением опасных природных явлений и экстремально высоких уровней загрязнений, их развитием и зоной распространения на обслуживаемой территории, а по отдельным видам наблюдений и работ, устанавливаемых управлением, по территории деятельности Иркутского УГМС.

- Осуществляет подготовку информации о состоянии окружающей природной среды, ее загрязнении, обеспечивает этой информацией потребителей на обслуживаемой территории,

- Предупреждает органы государственной власти о возникновении и развитии опасных природных (гидрометеорологических, гелиогеофизических) явлений, информирует об экстремально высоком загрязнении окружающей природной среды, организует гидрометеорологическое обслуживание аварийно - спасательных и восстановительных работ в районах аварий, катастроф, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

- Подготавливает и оформляет заключение по результатам гидрометеорологической экспертизы проектов на строительство и освоение территорий.

- Обеспечивает ведение государственного учета вод и государственного водного кадастра по количественным и качественным показателям (по поверхностным водам).

-Осуществляет функции метеорологического органа для предоставления метеорологического обслуживания в интересах международной аэронавигации на обслуживаемой территории.

-Обеспечивает формирование Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды, ее загрязнения по территории деятельности Иркутского УГМС.

-Составляет и подготавливает материалы к ежемесячникам, ежегодникам, бюллетеням, а также другие обобщающие материалы, характеризующие состояние окружающей природной среды, ее загрязнение на территории деятельности Иркутского УГМС. Устав Государственного учреждения «Иркутский Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями»

Иркутский центр обеспечивает также эксплуатацию, ремонт технических средств, находящихся в обращении, метрологическое обеспечение измерений, в том числе метрологический надзор и контроль за соблюдением метрологических правил и нормативных документов по обеспечению единства измерений. Ведет работы по стандартизации. Обеспечивает внедрение новых технических средств, технологий, методов получения, сбора, обработки и распространения информации о состоянии окружающей природной среды. Обеспечивает подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников Иркутского ЦГМС-Р, проводит их аттестацию.

2.2 Функции, задачи, принципы деятельности пресс-службы Иркутского Гидрометцентра

Пресс-служба ГУ Иркутского ЦГМС-Р состоит из двух сотрудников:

1.Начальник агрометпрогнозов в г. Иркутске - Владимир Иванович Гунтарь.

2.Ведущий инженер в г. Ангарске -Мухортикова Татьяна Анатольевна.

Основными задачами пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р являются:

Ш Осуществление информационного обеспечения органов государственной власти, отраслей экономики, Вооруженных Сил и населения РФ информацией о фактическом и прогнозируемом состоянии, окружающей природной среды и данными мониторинга загрязнения атмосферного воздуха, поверхностных вод суши, почв на обслуживаемой территории,

Ш Обеспечение функционирования оперативной системы предупреждений и оповещении о возникновении опасных природных явлений, а также оперативной информацией об экстремально высоких уровнях радиоактивного и химического загрязнения окружающей природной среды, гидрометеорологическое обеспечение работ, связанных с ликвидацией последствий аварий, катастроф, стихийных бедствии и других чрезвычайных ситуаций на обслуживаемой территории.

Ш Организация и обеспечение взаимодействия ГУ Иркутского ЦГМС-Р со СМИ, создание режима делового партнерства и взаимного доверия.

Ш Мониторинг СМИ.

Ш Информирование руководства об освещении в центральных, региональных и ведомственных СМИ деятельности Иркутского ЦГМС-Р.

Основные функции.

Деятельность пресс-службы ГУ Иркутский ЦГМС-Р направлена как на внутреннюю, так и на внешнюю аудиторию:

Основными функциями пресс-службы в области внутреннего PR являются:

· создание желаемой атмосферы в коллективе, укрепление командности.

· отслеживание и подготовка материалов для доски объявлений

· организация стенда с основными событиями (дни рождения, повышение, премиальные, праздничные фотографии, поздравительные открытки, открытые вакансии).

· организация корпоративных мероприятий;

· выпуск поквартального отчета о деятельности компании, пояснение текущих задач других сотрудников, приветствие новых сотрудников и разъяснение их должностных обязанностей.

· разрешение организационных конфликтов;

· развитие персонала и разного рода поощрения.

2. Основные функции PR-отдела в области внешнего PR выглядят так:

· установление, поддержание и расширение контактов с целевой аудиторией

· информирование об общественной значимости деятельности организации.

· мероприятия, направленные на расширение сферы влияния организации средствами, адекватными поставленной цели и не противоречащими социальной этике;

Права и обязанности PR подразделения

Руководитель пресс-службы или пресс-секретарь подчиняются непосредственно руководителю организации. Права и обязанности сотрудников пресс-службы соответственно определяются руководством и им же контролируется их соблюдение.

Одной из первых функций службы является «охранная». Она заключается в защите служебной информации и государственной тайны. ГУ Иркутский ЦГМС-Р, как любое ведомство и структура имеет информацию, которая не может быть общим достоянием. К такой информации, например, относится гидрологический бюллетень. Этот документ описывает расчеты по ожидаемым наивысшим уровням воды половодья и сроки вскрытия рек Иркутской области в следующем сезоне, включает долгосрочные прогнозы.

Хотя в российском законодательстве пока не проработаны должным образом вопросы охраны служебной тайны, интересы организации диктуют необходимость ограничения гласности по определенным вопросам. Пресса, особенно частная, в свою очередь, стремится заполучить именно такую информацию. Пресс-секретарю важно уметь выстраивать отношения с журналистами, чтобы не создавать ощущения излишней закрытости власти, и при этом защитить служебную информацию.

Пресс-секретарь Иркутского Гидрометцентра обязан:

- Организовывать и проводить пресс-конференции, брифинги, "круглые столы" и встречи с участием руководства, а также осуществлять информационное сопровождение официальной делегации, выезжающей с визитами в регионы Украины, в страны ближнего и дальнего зарубежья.

- Оказывать организационную и методическую помощь средствам массовой информации в создании материалов о деятельности предприятия, его руководителя и структурных подразделений.

- Создавать и участвовать в выпуске информационных материалов (статей, специализированных программ и изданий).

- Готовить интервью, прямые эфиры, выступления руководителя в средствах массовой информации.

- Поддерживать положительный имидж Руководителя и предприятия и формировать соответствующее общественное мнение.

- Осуществлять оперативный сбор и анализ материалов прессы, районных и городских средств массовой информации и информационных агентств о деятельности предприятия.

- Своевременно готовить пресс-релизы и другие информационные материалы о событиях и мероприятиях, касающихся сферы деятельности предприятия и его структурных подразделений.

- Осуществлять сбор и классификацию вопросов, адресованных предприятию, и подготовку ответов для размещения на сайте предприятия.

Пресс-секретарь имеет право:

Запрашивать и получать в установленном порядке от начальников отделов и специалистов предприятия, руководителей всех структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

Участвовать по поручению Руководителя в работе коллегий, совещаний и иных мероприятий, проводимых предприятием.

Привлекать в установленном порядке к работе специалистов государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий, представителей средств массовой информации.

Вносить предложения по совершенствованию деятельности предприятия и его структурных подразделений.

Ходатайствовать перед руководством предприятия о поощрении начальников отделов и специалистов, руководителей структурных подразделений и их специалистов, а также привлечении их к дисциплинарным взысканиям.

Вносить вопросы и предложения по повышению эффективности информационной составляющей предприятия, а также других вопросов, входящих в компетенцию пресс-секретаря.

Выезжать в служебные командировки в районы и города для организации выпуска информационных материалов в районных и городских газетах, многотиражках, выступлений по радио и другим вопросам, также в другие регионы по обмену опытом и повышения квалификации. Должностная инструкция пресс-секретаря (специалиста по средствам массовой информации)

Пресс-секретарь несет предусмотренную законодательством ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, а также действия и бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан.

2.3 Основные направления деятельности пресс-службы Иркутского ЦГМС-Р

Большая часть направлений деятельности учреждения сопровождается работой пресс-службы. Информация о состоянии окружающей природной среды, ее загрязнении, а, главное, прогнозы погоды, статистические данные по многолетним данным о температуре воздуха являются высоко востребованными у целевых аудиторий областного Гидрометцентра, среди которых, как иркутские промышленные предприятия, производства (сельскохозяйственные предприятия, строительные фирмы и т.д.) и отдельные субъекты государственной власти (подразделения МЧС, коммунальные службы), которым данная информация важна для осуществления непосредственной деятельности, так и простые обыватели, то есть население Иркутской области

Согласно должностной инструкции сотрудников пресс-службы ГУ ЦГМС-Р Должностная инструкция пресс-секретаря (специалиста по средствам массовой информации), в круг повседневных функций входит обработка полученной информации, создание собственного новостного потока; составление текстов информационных сообщений для размещения на лентах новостных и информационных агентств, а также в СМИ; оптимизация формы и стиля подачи новостных материалов в соответствии с потребностями отдельных СМИ; рассылка новостных материалов по информационным каналам и СМИ; систематический анализ информационных продуктов адресатов новостей; организация присутствия журналистов на пресс-конференциях, брифингах, интервью руководителей организации с представителями СМИ; подготовка пресс-релизов о деятельности учреждения для СМИ.

Информационно-коммуникативное направление деятельности пресс-службы

Информационно-коммуникативное направление деятельности пресс-службы предполагает, продуцирование и тиражирование информации, включающее взаимодействие со СМИ. Информация распространяется несколькими способами. Ежедневной составляющей работы пресс-службы является написание пресс-релизов. Релизы с прогнозом погоды рассылаются по предприятиям и редакциям газет, радио и телевидения (МБУ «Служба ГО и ЧС», ОАО АЭХК, ОАО АНХК, ТЭЦ 9, ЗАО РИФ «Время», «НТА», ООО «ИнфоЦентр», «АИСТ», «ИГТРК», «НТС», Областное радио, «АиФ», АС-Байкал ТВ и др.) (См. Приложение 3).

На практике пресс-релизы Иркутского Гидрометцентра не отвечают правилам их создания, в том числе по форме. Этот факт объясняется спецификой самой организации. Обычно СМИ заинтересованы в получении информации от метеослужбы, а не наоборот. Поэтому, не соблюдаются такие правила, как, например, написание броских заголовков, «правило пирамиды» (от новости большей значимости - к меньшей), указание контактов и т.д.

Как правило, пресс-релизы ЦГМС-Р представляют собой информационный листок, в котором сообщаются сведения о надвигающихся осадках. Так, например, предупреждение о неблагоприятных и опасных метеорологических явлениях погоды от 17 ноября 2009 года содержало всего одну фразу об ожидаемой снежной буре: «18 ноября днем в западных районах, 19 ноября по области ожидается северо-западный ветер 12-17 м/с, снег, местами метели»), либо перечисляются температуры и другие погодные явления, прогнозируемые на следующие сутки (например, ожидается «Переменная облачность, местами снег, в южных районах без существенных осадков, ветер юго-западный, юго-восточный 3-8 м/с, днем в западных районах северо-западный 5-10 м/с, порывы 12-17 м/с, метель. Температура ночью -18,-23°, при прояснении -28,-33°, в западных, северо-западных районах при облачной погоде -9,- 14°, днем -7,- 12°, в северных и верхнеленских районах в пониженных формах рельефа -17,-22°») (См. Приложение 4).

В рамках информационно-коммуникативного направления деятельности пресс-службы важным также является поддержание связей с журналистами и редакторами, заключающееся в обмене информацией по телефону, в организации интервью с представителями Иркутского ЦГМС-Р, комментариев и других публикаций в печати и выступлений на радио и телевидении. Так, например, в газете «АиФ» от 7 апреля 2010г. было опубликовано интервью с начальником отдела агрометеорологических прогнозов Гидрометцентра о прогнозах на апрель. Корреспондент газеты Наталья Гордбаль связалась с помощником начальника, выполняющим функции пресс-секретаря, до встречи и обозначила круг вопросов. Помощник обеспечила все условия (время, место интервью) и подготовила для начальника ту информацию, которая представляет интерес для журналиста.

Представим некоторые отрывки из этого интервью: «С 7 апреля погоду Приангарья определяет очередной холодный атмосферный фронт, с усилением ветра и осадками» 14(671) Федоренко, Шелехов «Опять будем мерзнуть» // Аргументы и факты. - 2010. - 7 апр. - С.2 Другой пример - интервью с главным инженером Мухортиковой Татьяной Анатольевной в эфире Русского радио от 8 июля 2009 года: «Я не могу говорить за всю Сибирь, а в Иркутске за последние 30 лет самая низкая температура зафиксирована в январе 2001 г. - 47,5 гр., а самая высокая - в июне 1999 года +36 гр.»

Такого рода информация - с «цифрами», деталями, подробностями и новостными моментами - всегда будет интересовать газетчиков, так как любопытна для читателей.

Не менее важную часть работы пресс-службы составляет организация ее сотрудниками PR-мероприятий, таких как: «круглые столы», пресс-конференции, «Дни открытых дверей».

Так, 22 марта 2010 года пресс-служба организовывала «круглый стол», посвященный Всемирному дню водных ресурсов и Всемирному метеорологическому дню. Его программа включала выступления О.Ю. Райкова, министра природных ресурсов и экологии Иркутской области, его заместителей, а также представителей института географии СО РАН, Федерального агентства водных ресурсов, Росприроднадзора по Иркутской области и т.д. В числе обсуждаемых вопросов были такие, как «проблемы ресурсов на планете, в Азии, в России», «водохозяйственные проблемы Иркутской области», «60 лет службы в интересах вашей безопасности и благополучия» и т.д. (Приложение № 5) Однако мероприятие не было освещено в прессе. Несмотря на то, что круг обсуждаемых вопросов вполне мог стать интересным для новостных изданий и телепередач, после проведения «круглого стола» не появились публикации и сюжеты. Эта незаинтересованность объясняется плохой информированностью: пресс-служба не сделала адресных приглашений журналистам.

Практика показывает, что зачастую деятельность пресс-службы ЦГМС-Р не достигает должного эффекта. Примером тому может послужить «провальное» в плане освещения в СМИ мероприятие, состоявшееся 23 марта 2010г. Фестиваль «Дом, в котором мы живем» был приурочен к профессиональному празднику - Дню работников гидрометеорологической службы, участие в котором приняли студенты иркутского гидрометеорологического техникума. В этом учреждении и проводился однодневный фестиваль. Мероприятие было достаточно насыщенным и интересным. Достаточно отметить, что в его рамках проводился конкурс «Лучший по специальности», где определялся самый компетентный будущий метеоролог области, а в состав жюри входили главные специалисты федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды.

Однако и это мероприятие совершенно не заинтересовало журналистов, несмотря на то, что по телефону приглашались корреспонденты практически всех иркутских газет. Ни один представитель СМИ не пришел на фестиваль. Оценивая ситуацию, можно выявить причины нежелания СМИ освещать такой фестиваль.

Во-первых, - это отсутствие какой-либо «раскрутки». Пресс-служба ЦГМС-Р и работники учебного заведения даже не составили пресс-релиз, не сделали анонс. По редакциям были разослана лишь программа фестиваля, которая представляла собой блеклый листок в черно-белом цветовом оформлении, где никак не подчеркивалась ни актуальность, ни оригинальность, ни важность мероприятия. (См. Приложение № 6)

Во-вторых, - это неудачное название фестиваля - «Дом, в котором мы живем». Сама семантическая основа этой фразы внушает некую неубедительность, «детскость», что, конечно, тоже стало отталкивающим моментом.

В-третьих, в свете того, что редакции проигнорировали приглашение, можно говорить и об отсутствии дружеских и взаимовыгодных отношений между организацией и СМИ.

Взаимодействие с государственными и муниципальными органами власти и стратегическими предприятиями зачастую также ложится на плечи пресс-службы. Оно заключается в информировании, например, МЧС об изменениях в погоде (обычно это предупреждения о штормах, о весенних половодьях), коммунальных служб - об обильных осадках. Такое сотрудничество оказывается достаточно эффективным, об этом свидетельствуют, например, начальник управления МБУ «Служба АМО по ГО ЧС» г.Ангарска Нарижный Андрей Васильевич и начальник ТЭЦ-9 Мещеряков Максим Владимирович. По их словам, информация о погоде поступает своевременно и является полезной и важной для работы предприятия и организации.

Стоит отметить, что такое важнейшее направление работы в связях с общественностью, как информационно-аналитическое, в пресс-службе ЦГМС-Р отсутствует. Не ведутся регулярные мониторинги средств массовой информации, не собираются газетные подшивки. В результате, делать объективные аналитические выводы о своей работе и какие-либо корректировки пресс-службе практически невозможно.

Внутрикорпоративное направление деятельности пресс-службы

Еще одно направление деятельности пресс-службы - создание корпоративных стендов и участие в подготовке специальных профессиональных изданий. Среди таких изданий - бюллетень «Метеорология и гидрология», журнал «Метеоспектр», газета «12 месяцев», газета «Исток».

Газета «Исток» - 12-типолосное издание формата А3, в трехцветном исполнении, периодика - один раз в два месяца. Учредителями «Истока» являются государственное учреждение «Байкало-Ангарское государственное управление водных путей и судоходства», Ангаро-Байкальское бассейновое управление, НПФ «Региональное экологическое прогнозирование».

В № 2 за 2010 год информация пресс-секретаря Иркутского ЦГМС-Р В.И. Гонтаря размещена на двух полосах - первой и четвертой. Это - статья «23 марта - всемирный метеорологический день и день работников гидрометеорологической службы России», развернутый комментарий «Аномально суровая зима 2009-2010 гг. в Иркутской области» и отчет «Об итогах деятельности Иркутскгидромета в 2009 году и задачах на 2010 год».

Web-сайт ГУ Иркутского ЦГМС-Р (www.irkugms.com) призван представлять организацию в Интернете, автоматизировать деятельность предприятия, оказывать дополнительные услуги (консультация, предварительные заказы), осуществлять взаимодействие сотрудников.

Таким образом, целевой аудиторией сайта являются: пользователи Интернет, СМИ, клиенты, партнеры, сотрудники.

Рекламные баннеры в дизайне сайта мало используются. Дизайн имеет информационную направленность, эргономичность (то есть, удобный, минимизация усилий посетителей при использовании сайта). Соблюдается контраст между цветом текста и фона.

По словам сотрудников службы компьютерного сопровождения и связи ЦГМС-Р, сайт посещают не более 200 пользователей месяц. Из этой статистики можно сделать вывод, что веб-ресурс не является высокоэффективным. И это прямым образом влияет на результативность работы по связям с общественностью, итогом чего становится низкий уровень контактирования с аудиторией.

ЦГМС-Р - малознакомая организация для широкой аудитории. Такие выводы можно сделать на основании результатов проведенного пилотажного опроса, целью которого являлась необходимость выяснить степень известности организации и ее функций в среде местного населения, а также степень эффективности ее работы с точки зрения простых обывателей.

В интервьюировании участвовали 50 случайных респондентов в возрасте от 15 лет до 60 лет - жителей гг. Иркутска и Ангарска (См.Прилож №7). Так, на вопрос «Знаете ли вы, какая организация занимается составлением прогноза в Иркутской области?», больше половины опрошенных (60% - 30 человек) ответили: «метеобюро или метеослужба» (то есть не знают название организации). 30 % (15 человек) затруднились ответить, 10% (5 человек) предположили, что прогнозами занимаются электросети.

Помимо того, что ЦГМС-Р занимается прогнозами погоды, организация проводит исследования почвы, воды, выбросов в атмосферу. Однако такие направления деятельности организации оказались незнакомыми абсолютно всем респондентам. (50 человек - 100%)

70% (35 человек) опрошенных сообщили, что они не довольны работой гидрометеорологов, объяснив это тем, что прогнозы часто не совпадают с реальностью. Только 2% процента (1 человек) респондентов сказали, что их устраивает работа ЦГМС-Р, остальные затруднились ответить.

34% опрошенных (17 человек) сказали, что прогноз погоды они узнают посредством смс-рассылок мобильных операторов. В качестве источников информации о погоде на следующем месте оказалось телевидение - 30% (15 человек), после него - Интернет 20% (10 человек), радио - 10% (5 человек ) и газеты - 6% (3 человека )

И, наконец, на вопрос «Насколько подробно дается информация о прогнозе погоды?» 90 % респондентов (45 человек) ответили, что их устраивает объем распространяемой информации. И лишь 5 человек (10%), сказали, что хотели бы получать более подробную информацию. Стоит отметить, что данная категория респондентов страдает от перепадов давления, и остро реагирует на погодные явления.

Опрос показал, что работа по повышению узнаваемости организации явно не достаточна. Слишком малая часть аудитории имеет полное представление о направлениях работы ЦГМС-Р, их важности и пользе.

Подтверждением гипотезы о слабой работе по продвижению организации являются также результаты контент-анализа публикаций СМИ, который должен был выявить степень присутствия метеослужбы в виде ее упоминания в местных информационных потоках.

Материалом для контент-анализа послужили такие крупные газеты, как ежедневник «Комсомольская правда-Байкал» и еженедельник «Аргументы и факты в Восточной Сибири ». Автором были просмотрены полные комплекты подшивок за период с 1 января по 30 июня 2009 года. Полученные данные свидетельствуют о том, что за указанный период вышло 1520 прогнозов в «Комсомольской правде» и 229 прогнозов в еженедельнике «АиФ». Публикации же, в которых упоминается деятельность ГУ Иркутского ЦГМС-Р вообще отсутствуют. Для сравнения также были просмотрены полные комплекты подшивок за период с 1 января по 31 мая 2010 года. За указанный период вышла только одна статья от 7 апреля 2010 «Опять будем мерзнуть» в еженедельнике «АиФ», а в ежедневнике «Комсомольская правда-Байкал» не упоминается деятельность ГУ Иркутского ЦГМС-Р.

Таким образом, работу пресс-службы ЦГМС-Р нельзя назвать высокоэффективной. Вся деятельность сводится к минимальному информированию ответственных служб и органов и населения (в основном через средства массовой информации) о погоде и погодных катаклизмах. Информационно-аналитическое направление в работе отсутствует, как и направление по формированию и позиционированию имиджа организации.

2.4 Пути совершенствования деятельности пресс-службы

Рассматривая причины неудовлетворительной деятельности пресс - службы, можно сказать о том, что в ГУ «Иркутский ЦГМС-Р» не хватает квалифицированных кадров. На сегодняшний день, в общем отделе, работу пресс -- секретаря выполняют два человека -- начальник отдела агрометиопрогнозов в Иркутске и главный инженер в Ангарске. Они руководят, подписывает распорядительные документы, следят за входящими и исходящими документами, составляет протоколы и.т. д, и кроме этого, им приходиться, каким - то образом, освещать деятельность организации, писать статьи. Поэтому в качестве первой рекомендации по улучшению работы пресс-службы следует назвать необходимость увеличения штата профессиональных кадров: специалистов по связям с общественностью для работы в этой структуре.

Во-вторых, необходимо проведение информационно-аналитической деятельности пресс-службы, связанной с мониторингом СМИ и отслеживанием информации о деятельности метеослужбы. В данный момент данная работа вообще не ведется.

В-третьих, пресс - службе следует активно использовать Интернет-ресурсы, в частности электронную почту, для налаживания контактов с источниками информации, на сайте систематически размещать информацию о деятельности организации. Ведь с помощью интернета можно построить отношения со средствами массовой информации в следующих направлениях:

- работа с веб-сайтов, ориентированным на работу со СМИ;

- осуществление персонализированной информационной рассылки;

- организация онлайновых интервью

В дальнейшей деятельности и функционировании пресс - службы хотелось бы, чтобы данная структура уделяла больше внимания имиджу организации, потому как она себя позиционирует. От работы пресс-службы зависит, какой имидж сформировался у населения об организации.

ГУ Иркутский ЦГМС-Р мало освещается в прессе, Исходя из этого, нужно построить программу, направленную на реализацию повышения качества освещения достоинств организации, ее уникальности и неповторимости.

Необходимо распространение печатных источников информации об организации. Например, газета, «жургазета» (газетный формат и журнальный стиль). С помощью них организация может излагать в печатном виде свои позиции и распространять информацию, имеющую определенное значение для достижения организационных целей. Таким образом, можно доводить информацию для конкретных целевых групп. Печатные издания могут быть и каналом обратной связи (напр., проведение и печать результатов исследований).

Полезно использовать вспомогательные печатные материалы (брошюры, руководства и книги) для ознакомления новых служащих, практикантов, для получения справки (напр., о планах группового страхования, пенсионного обеспечения), формирования образа организации. Рассылка писем и открыток является хорошим дополнением к электронной почте, в случае необходимости сообщить особо важную информацию или поздравить с важным событием у сотрудника или в организации.

Важным элементом, требующим контроля и постоянного воздействия отдела по связям с общественностью, остаются слухи и работа по их пресечению,

Еще одним важным моментом является более открытое и «прозрачное» взаимодействие с населением; информирование его полными и достоверными сведениями.

Одним из основных недостатков деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р является тот факт, что написание пресс-релизов не отвечает правилам их создания, при взаимодействии со средствами массовой информации. То есть, пресс - служба не использует данный документ в своей деятельности, мотивируя это тем, что СМИ заинтересованы в получении информации от ЦГМС-Р, а не ЦГМС-Р нуждается в размещении этой информации на страницах газет, в эфире радио и телевидения. Информирование средств массовой информации осуществляется с помощью телефона.

Автор не согласен с этой точкой зрения и считает, что пресс-релизы во многом помогут улучшить деятельность пресс-службы. Прежде всего, рассылая пресс-релизы, работники пресс-службы расскажут о ситуации в положительном для себя свете. При отсутствии же данного документа журналисты вынуждены сами оценивать ситуации и домысливать ее в выгодном для себя положении. Так как на пресс-релизе указываются контактные телефоны, журналисты смогут всегда позвонить в пресс-службу и попросить комментарии.

Только сотрудники пресс-службы должны быть инициаторами подавляющего большинства контактов в редакциях, иначе можно просто никогда не дождаться даже упоминания об организации в СМИ, что и происходит, учитывая результаты контент-анализа публикаций крупных региональных СМИ. Пресс-службе следует наладить постоянный поток информации о своей деятельности, создавать ее информационный фон,- даже если это не сразу выльется в публикации,- можно стать источником информации для СМИ.

Также нужно урегулировать работу, связанную с проведением различных PR-мероприятий. Журналисты должны иметь доступ (и целенаправленно приглашаться) на все мероприятия, проводимые организацией, для партнеров, властей, и т.п, разумеется, если такое мероприятие не относится к числу закрытых. На пресс-конференциях можно донести до общественности результаты работы организации. (дать информацию о деятельности, предоставить сведения о результатах работы, и. т. д.). При приглашении на мероприятия, нужно знать, когда журналисты заняты на внутриредакционных мероприятиях, когда они обычно пишут свои материалы, в какое время удобней назначить встречу.

И, как уже было отмечено выше, одним из основных недостатков деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р - отсутствие мониторинга СМИ. Следует проводить регулярный мониторинг СМИ, так как он дает возможность строить медиастратегии с учетом позиций тех или иных изданий, их стиля, тематических и жанровых предпочтений.

Важным аспектом работы пресс-службы, требующим непосредственного и постоянного контроля и воздействия является внутрикорпоративное направление. Для его осуществления пресс-служба должна принимать активное участие в разработке стратегии внутреннего PR и предлагать свои проекты на основе опыта работы с персоналом и знаний непосредственно сотрудников организации. В качестве методов для реализации этой деятельности можно предложить следующие:

- использование электронного документооборота и внутренних электронных СМИ. Создание таких СМИ и приучение персонала к общению в intеrnet даст эффект увеличения результативности внутрикорпоративного общения, в частности, - повышение информированности коллектива о деятельности организации, создание и поддержание положительной репутации руководству, оперативность в работе.

- разработка и внедрение фирменного стиля организации. Фирменный стиль является очень сильным инструментом визуальной коммуникации. Употребление персоналом основных отличительных брендовых признаков (цвет в оформлении дизайна офисов и униформы сотрудников, общающихся с посетителями, логотип, указатели и т.д.) способствует объединению команды по признаку принадлежности к организации.

- организация массовых внутрикорпоративных мероприятий - спортивных, туристических, связанных с искусством. Привлечение к участию в этих мероприятиях как можно большего количества людей ведет к объединению коллектива, дальнейшей мотивации на результативную работу.

- размещение доски объявлений - открытого источника информации, новостей об организации, побуждающего к обсуждению, а, следовательно, способствующий общению людей в коллективе.

- размещение «доски почета». Организация, которая гордится своими сотрудниками, априори имеет посылы для того, чтобы и сотрудники гордились организацией.

- организация тренингов межличностного общения (работы в группах). В случае реструктуризации организации эта формы работы поможет сохранить благоприятный климат в коллективе. Тренинги лучше всего осуществлять с привлечением внешнего специалиста.

- организация внутрикорпоративных собраний. Это могут быть ежеквартальные собрания в актовых залах с докладами о проделанной работе или еженедельные пятиминутки в подразделениях, на которых руководитель ставит задачу, распределяет работу и подводит итог предыдущей недели, что также влияет на повышение результативности работы организации в целом.

Итак, в период быстрого развития экономики и стремительного роста большинства российских компаний важно понимание того, что внутренний PR может стать локомотивом работы с персоналом. А успех общей деятельности любой организации в России и в регионах нашей страны зависит от практического использования механизма деятельности пресс - службы. Для развития этих направлений существует множество методов и инструментов. Их применение в сфере организации работы ЦГМС-Р может сделать службу высокоэффективной и перспективной.

Выводы по главе 2

Описание деятельности, основных функций и задач отдела по связям с общественностью ГУ Иркутского Гидрометцентра позволило определить основные направления деятельности:

- Информационно-коммуникативное направление, предполагающее продуцирование и тиражирование информации, включающее взаимодействие со СМИ. В рамках информационно-коммуникативного направления деятельности пресс-службы важным также является поддержание связей с журналистами и редакторами, заключающееся в обмене информацией по телефону, в организации интервью с представителями Иркутского ЦГМС-Р, комментариев и других публикаций в печати и выступлений на радио и телевидении;

- внутрикорпоративное направление, в том числе - создание корпоративных стендов и участие в подготовке специальных профессиональных изданий. Среди таких изданий - бюллетень «Метеорология и гидрология», журнал «Метеоспектр», газета «12 месяцев», газета «Исток».

В целом, можно сделать заключение, что ЦГМС-Р - малознакомая организация для широкой аудитории. Подтверждением этого факта результаты проведенного пилотажного опроса, целью которого было выяснение степени известности организации и ее функций в среде местного населения, а также степени эффективности ее работы с точки зрения простых обывателей.

Подтверждением гипотезы о слабой работе по продвижению организации являются также результаты контент-анализа публикаций СМИ, который должен был выявить степень присутствия метеослужбы в виде ее упоминания в местных информационных потоках.

Таким образом, работу пресс-службы ЦГМС-Р нельзя назвать высокоэффективной. Вся деятельность сводится к минимальному информированию ответственных служб и органов и населения (в основном через средства массовой информации) о погоде и погодных катаклизмах. Информационно-аналитическое направление в работе отсутствует, как и направление по формированию и позиционированию имиджа организации.

Заключение

Современные пресс-службы выполняют в своих организациях роль информационного центра, являясь структурой, которая обеспечивает сбор, обработку, сохранение и трансляцию информации во внешнюю Работа с прессой носит в значительной мере оперативный характер. Поэтому существует ответственный за связь с прессой - для того, чтобы своевременно уделять внимание интересам прессы. Он должен быть доступен для прессы.

Для того чтобы полностью понимать задачи и цели корпорации или организации, которую представляет определённая пресс-служба, планирование работы должно было стать отправной точкой в её деятельности.

Создавая информационные поводы, обязанности пресс-службы подводились к выбору и разработке формы общения с журналистами и СМИ в целом и осуществлению непосредственных контактов со СМИ.

Только сотрудники пресс-службы должны быть инициаторами подавляющего большинства контактов в редакциях. Иначе можно просто никогда не дождаться даже упоминания об организации в СМИ.

В результате выполнения задач по исследованию и анализу деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р были сформулированы следующие выводы:

1. На основе рассмотрения теоретических аспектов (понятие, функции, цели, структура пресс-службы) можно выдвинуть следующие тезисы. Пресс-служба сегодня это важнейший, а порой и неотъемлемый элемент структуры предприятия и организации. Работа пресс-службы - это спланированные и осуществляемые в течение длительного времени действия, направленные на установление и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и общественностью. Предназначение пресс - службы - обеспечить максимальный объем публикаций или радио - и телепередач, содержащих информацию PR-характера об организации, для того чтобы добиться понимания явлений и процессов и предоставить необходимые знания.

Как правило, пресс-служба представляет собой не однокомпонентную структуру. Для качественного осуществления ее функций требуется штат сотрудников, отвечающих за различные направления деятельности.

2. Среди основных правил и принципов работы пресс-службы - умение выстраивать отношения с журналистами так, чтобы не создавать ощущения излишней закрытости организации, и при этом защитить служебную информацию. Этого баланса пресс-служба должна достигать в условиях того, что российским законодательством на сегодняшний день не прописаны нормы и правила работы сотрудников отделов по работе со средствами массовой информацией. В ситуации современных социальных, экономических и рыночных отношений, когда роль прессы имеет колоссальное значение, пресс-службе необходимо выполнять такие базовые правила, как например, допуск журналистов по возможности на все мероприятия организации, организация их доступа к руководству, документам.

3. Анализ основных направлений пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р позволил отдельно обозначить два из них:

- информационно-коммуникативное направление деятельности пресс-службы, которое предполагает продуцирование и тиражирование информации и включает взаимодействие со СМИ. Это направление пресс-службой организации реализовывается неэффективно, что выражается в малом количестве и низком качестве контактов с прессой (и как следствие, в плохом освещении деятельности ЦГМС-Р в средствах массовой информации), а также в небольшом по объему и неоперативном обмене информацией с редакциями;

-информационно-аналитическое направление деятельности пресс-службы отсутствует;

- внутрикорпоративное направление деятельности пресс-службы - создание корпоративных стендов и участие в подготовке специальных профессиональных изданий. Среди таких изданий - бюллетень «Метеорология и гидрология», журнал «Метеоспектр», газета «12 месяцев», газета «Исток». Можно сделать вывод, что и это направление реализовывается не в должном объеме.

4. Исходя из вышеперечисленного, в практической части диплома даны рекомендации по улучшению работы пресс-службы Иркутского Гидрометцентра. Основными аспектами рекомендаций стали предложения по активной работе с пресс-релизами, разработке и реализации программы по повышению уровень доверия граждан к деятельности организации, плодотворному сотрудничеству с местной прессой, формированию имиджа ГУ Иркутского ЦГМС-Р в глазах общественности, а также разработке стратегии внутреннего PR.

Принятие к сведению и осуществление рекомендаций, разработанных в данной дипломной работе, может стать залогом успешного развития организации. При этом алгоритм некоторых предложений вполне универсален и может послужить как пособие по руководству к действию во многих других организациях.

Список использованной литературы

Нормативно-правовые акты

1. Европейская конвенция о защите прав человека и основных свобод №005.Ст 5

2. Федеральный закон «О СМИ» Глава 1 статья 4 Ф.З. « О СМИ» от 27.12.1991. Москва - 2003

3. Федеральный закон «О СМИ» Глава 5 ст 51 Ф.З. «Права журналиста» от 27.12.1991.Москва-2003

4.Устав Государственного учреждения «Иркутский Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями».

5. Положение Государственного учреждения «Иркутский Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями».

Литература

1.Бекетов А.В. Игнатьев Д.И. «Энциклопедия РR от поколения РR-next».: М - 2007-496с.

2.Блэк К. Конкретный и конкурентный PR : прямое и эффективное руководство для специалистов по PR, имиджу и рекламе : пер. с англ. / К. Блэк. - М. : Эксмо, 2004. - 270 с

3.Богданов Н. Психологические основы и «Паблик рилейшнз» / Н. Богданов, В. Зазыкин. - 2-е изд. - СПб. : Питер, 2004. - 204 с.

4.Варакута С.А. Связи с общественностью : учеб. пособие / С.А. Варакута, Ю.Н. Егоров. - М. : ИНФРА-М, 2004. - 244 с.

5.Васильев Г.А. Основы рекламной деятельности : учеб. пособие для вузов / Г.А. Васильев, В.А. Поляков. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 414 с.

6.Викентьев И.Л. Приемы рекламы и PUBLIC RELATIONS."Бизнес-Пресса" 2001, 256 с.

7.Ворошилов В.В. Современная пресс - служба: учебник/ М.:КНОРУС,2009-224с.

8. Горкина М.Б. PR на 100% : как стать хорошим менеджером по PR / М.Б. Горкина, А.А. Мамонтов, И.Б. Манн. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Альпина Бизнес Букс, 2004. - 236 с.

9.Гундарин М.В. Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз: учеб. пособие. -- М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 336 с.

10.Дженкинс Ф., Ядин Д. Связи с общественностью: Учебник для ВУЗов / Ф. Дженкинс, Д. Ядин М: ОМЕГА-Л 2000. 528с.

11.Кондратьев Э. Связи с общественностью : учеб. пособие для высш. шк. / Э. Кондратьев, Р. Абрамов ; под ред. С.Д. Резника. - М. : Акад. Проект, 2004. - 432 с.

12.Комлев Н.Г. иностранные слова и выражения. М.: Современник, 1997-378с.

13.Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз. М.: Рефл - Бук; Киев: Вакслер,2000.528с.

14.Кочеткова А.В. Современная пресс-служба / А.В. Кочеткова, А.С. Тарасов. - М.: Эксмо, 2009. - 272 с. - ISBN 978-5-699-30472.

15. Кривоносов А. Д. PR-текст в системе публичных коммуникаций. -- 2-е изд., доп. -- СПб.: «Петербургское Востоковедение», 2002.180с.

16.Кузнецов В.Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии: Учебник для вузов.2-е изд., доп. и перераб. М.: Аспект Пресс, 2007. 302с.

17.Ньюсом Даг и др. Все о РR. Теория и практика. М., 2001.628с.

18 Моисеев В.А. Паблик рилейшнз. Терия и практика. К.:Вира.2001.425с.

19.Погуляев В.В Комментарий к Закону РФ о средствах массовой информацию.М.: ЮСТИЦИНФОРМ, 2005

20. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. -- М.: «Рефлук», К.: «Ваклер» - 2003.320с.

21.Прохоров Е.П. Введение в теорию журналистики:. Учеб. Пособие. - М.:Изд-воМГУ,1995

22.Ожегов С.И. Шведова Н.Ю. «Толковый словарь русского языка».:М-2009.939с.

22. Савинова О.Н. Власть и общество: деятельность служб по связям собщественностью в российских региональных органах управления: Дис... на соиск.ученой степени доктора полит, наук. - М.:Рагс,1998

23. Салливан Маргерит X. Ответственная пресс - служба: Взгляд изнутри. -М., 2004.234с.

24. Сейтель Ф.П. Практический Паблик Рилейшнз / Ф.П. Сейтель; Пер. с англ. Новгород: Ай-Кью, 2004 .284с.

25.Тарасов А.С. Современная пресс - служба. - М.: Изд-во МГИМО (У)МИД РФ, 2000.342с.

26. Тимофеев М. И. Связи с общественностью (Паблик Рилейшнз): учебное пособие / М. И. Тимофеев.-- М.: РИОР, 2005 .- 158 с.

27.Шарков Ф.И. Паблик рилейшенз : (связи с общественностью) : учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности 350700 -Реклама / Ф.И. Шарков . - М. ; Екатеринбург : Акад. проект; Деловая книга, 2005. - 303 с.

28.Шейнов В.П. Эффективная реклама : секреты успеха / В.П. Шейнов. - М. : Ось-89, 2003. - 448 с.

29.Шомели Ж., Уисман Д. «Связи с общественностью.9-е изд./Пер. с франц. Под ред. Г.Е. Алпатова.Спб.: Издательский Дом «Нева»,2003.-128с.;

30.Федько В.П., Федько Н.Г. Основы Маркетинга / В.П. Федько, Н.Г Федько. Ростов -на-Дону,2002.362с.

31.Харисон Ширли. Связи с общественностью: Учебник / Ширли Харрисон. М.: «Вильямс», 2002. 346с.

32. Хэмпсон К. Правительство Великобритании. Координация связей с общественностью. -М.: НШГО,2001.438с.

33.Энциклопед. словарь PR и рекламы 700 терминов. / Сост. C. Ильинский.- электр. книга. - www.frank.deutschesprache.ru

34.Яковлев И.П. Паблик рилейшнз в организациях .СПб.,1998.346с.

35.www .irkugms.com.ru

36. http://www.press-servict.ru

37.http://www.sostav.ru

38.http://www.rupr.ru

39.http://www.pronline.ru

40.http://www.triz-chance.ru

41.htpp://PR-life.ru

42.http://www.triz-ri.ru

Приложение № 1

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

"Гидрометеорологическая обсерватория (ГМО Ангарск)" является Филиалом государственного учреждения "Иркутский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными Функциями (Иркутский ЦГМС--Р ) " ., создана приказом руководителя Иркутского УГМС от 12.05.1992 г- N 32₅ -как структурное подразделение "Ангарский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды Иркутского территориального управления по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды без образования юридического лица. ГМО Ангарск имеет угловой штамп, простую круглую печать с наименованием Росгидромета, Иркутского ЦГМС-Р.