Специфика языка служебных документов

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ - МЕСТА РАБОТЫ ПРЕДВЫПУСКНОЙ ПРАКТИКИ

1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

2. СПИЦИФИКА ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Унификация

2.2 Композиция

3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

3.1 Лексические ошибки

3.2 Морфологические ошибки

3.3 Синтаксические ошибки

3.4 Структурные помехи

3.5 Технические помехи

3.6 Грамматические помехи

3.7 Искусственное удлинение речи

3.8 Рекомендаций по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Секретарь-референт -- это сотрудник организации, обладающий высокой квалификацией в области делопроизводства. Широкий спектр знаний и навыков в данной области касается прежде всего умения составлять по поручению руководителя документы: письма, приказы, протоколы, акты и др., обеспечения их качественного редактирования и оформления, умения работать с различными видами информационных источников, поиска, анализа и обработки информации. Для того чтобы качественно выполнять работу, связанную с информацией и документацией, секретарь должен быть грамотным человеком, владеть нормами русского литературного языка, знать правила орфографии и пунктуации, специфику языка деловой документации.

Работая с официальными документами, секретарь должен знать и владеть не только языковыми, но и стилистическими нормами, присущими официально-деловому стилю -- функциональной разновидности русского литературного языка, используемой в качестве средства общения в сфере административного управления.

Ежегодно в стране составляется свыше 60 млрд. управленческих документов, из них только организационно-распорядительных более 6 млрд.

Как составить служебный документ? Как быстро и правильно сформулировать запрос, предложение, обосновать претензию, сделать запись совещания? Экономисты подсчитали, что па составление служебных документов работники аппарата управления тратят от 30 до 70% рабочего времени.

Отсюда видно, сколь важна рационализация этого процесса для улучшения деятельности аппарата управления. Рационализация составления служебных документов требует знания определенных правил и норм, а также особенностей служебных документов.

Цель моей письменной экзаменационной работы состоит в том, чтобы проанализировать специфику языка служебной документации, более подробно рассмотреть методические рекомендации по составлению текстов служебных документов, выработанные на основе передового опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области документной лингвистики.

ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ - МЕСТА РАБОТЫ ПРЕДВЫПУСКНОЙ ПРАКТИКИ

Свою предвыпускную практику я проходила у ИП Тапченко Е.Д. в качестве помощника руководителя торгового предприятия. Мое рабочее место находилось в приемной директора предприятия, где был отдельный стол, персональный компьютер и вся необходимая оргтехника: принтер, сканер, копир, телефон-факс.

Я приходила на работу не позднее, чем за 15 минут до начала рабочего дня, составляла план на предстоящий день. Ежедневно я просматривала и обрабатывала корреспонденцию, при необходимости напоминала руководителю о предстоящих мероприятиях.

В мои обязанности входила обработка и регистрация входящих и исходящих документов, обработка телефонных звонков, прием и передача телефонограмм, факса.

Так как наше предприятие торговое, то я принимала активное участие в подготовке и проведении презентации нового товара - новая концепция упаковки и формы прохладительных напитков. Я составляла и рассылала приглашения партнерам, занималась заказом автотранспорта, который должен был доставить гостей до места мероприятия. Для иногородних гостей делала заказы номеров в гостинице, а также принимала участие в организации отдыха участников презентации после мероприятия.

В конце работы я просматривала свой ежедневник, информировала руководителя о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (подготовка к совещанию, к проведению других мероприятий); приводила в порядок свое рабочее место, убирала документы, закрывала все шкафы с документами, выключала из сети технические средства.

Поскольку мне ежедневно приходилось составлять и обрабатывать различные документы, выбранная мной тема письменной экзаменационной работы «Специфика языка служебных документов» представляется мне весьма актуальной.

В ней я рассмотрю особенности отдельных видов документов: унификацию текста, логические основы, особенности композиции. В работе также будут проанализированы языковые, технические, структурные помехи и способы их преодоления.

1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом -«коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

ь официальный характер информации;

ь адресность информации;

ь повторяемость информации;

ь тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

ь достоверность (объективность);

ь убедительность (аргументированность);

ь полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

ь нейтральный тон изложения;

ь точность и ясность изложения;

ь лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения -- это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа -- это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста -- это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

2. СПИЦИФИКА ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Унификация

Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении на работу мы пишем заявление о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.

Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем -- лишает его практической и юридической значимости.

Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов -- это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же единицы информации.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

ь объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

ь строгое соответствие между составом информации и видом документа;

ь использование унифицированных речевых средств -- устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д.

Унификация текстов документов оправдана с технической точки зрения (открывается возможность машинной обработки информации) и с психологической (облегчается восприятие документа). Она просто необходима с экономической точки зрения, так как упрощается и ускоряется процесс документооборота.

Но было бы неправильно рассматривать унификацию лишь как канонизацию отдельных слов и выражений. Такое понимание сковывало бы творческую инициативу составителя служебного документа. Унификация языка -- это прежде всего установление и применение правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Поэтому процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, на базе которых и можно построить предложение.

Существует около 60 видов управленческих документов. Каждый вид документации имеет текстовую форму. Однако независимо от их вида документы характеризует тенденция к унификации языка. ГОСТ 6.15.1 -- 75 «Организационно-распорядительная документация. Основные положения» устанавливает следующие способы унификации текстов: трафарет, таблица, анкета и сплошной связный текст. Кроме того, необходимо еще выделить тексты-аналоги.

Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов -- бланки справок для заводоуправления, отдела кадров, командировочных удостоверений и т. п.

Процесс создания трафаретных документов -- это выделение для группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Опыт показывает, что применение трафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов, в 9 раз.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Пример текста-трафарета.

Справка

Тов. __________________ работает ____________________ в

(ФИО) (название учреждения)

должности ___________. Оклад ______________.

Справка выдана для представления______________________

Начальник отдела кадров_______________________________

Определить, какие члены предложения несут постоянную информацию, а какие переменную, позволяет вопрос к члену предложения. Та часть информации, которая подразумевается в вопросе, -- это новая информация. Слова, содержащиеся в вопросе и повторяющиеся в ответе, будут служить постоянной информацией, а остальные -- переменной.

Например:

Просим разрешить издать в типографии____________________________

Что?

В_________________ экз.

в каком количестве?

Предложение: на_______________ л., в_________________________ экз.

скольких? в каком количестве?

Можно рекомендовать пять способов подготовки служебных документов с использованием трафаретных текстов. Первые два применяются при работе непосредственно со сборником трафаретных текстов, а остальные три -- с бланками-трафаретами.

Первый способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик документа, переписывая дословно постоянную информацию из трафарета и одновременно дополняя ее переменной.

Второй способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и дает заказ в машбюро. Получив заказ, машинистка также находит в сборнике нужный текст и печатает его на бланке, включая переменную информацию, приведенную в заказе.

Третий способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и дает заказ в машбюро. Машинистка подбирает соответствующий бланк-трафарет и заполняет необходимое количество экземпляров вставками, текст которых дан в заказе.

Четвертый способ. Исполнитель, имея бланки-трафареты, подбирает нужный, заполняет его от руки и передает в машбюро. Машинистка перепечатывает текст с черновика на аналогичный трафаретизированный бланк, который подписывается и направляется адресату, а черновик подшивается в дело.

Пятый способ. Исполнитель сам заполняет необходимое количество экземпляров бланков-трафаретов (адресуемых, как правило, в подведомственные организации), их подписывают и направляют адресату.

Сборники трафаретных текстов целесообразно создавать при большом документообороте. Такие сборники разработаны в ряде информационных центров страны.

Таблица - способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали -- общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали -- конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении.

Фраза в документе в виде таблицы по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого -- их числовые или текстовые соответствия. Однако если грамматическое предложение выражает одну законченную мысль, то таблица выражает ряд законченных мыслей.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом. При выборе грамматической формы слова следует руководствоваться правилами употребления числительных и существительных, выражающих категорию числа. В виде таблиц составляются документы по кадровым вопросам, вопросам планирования, учета.

Оформление документов в виде таблиц должно отвечать требованиям ГОСТ 1.5-68 ЕСКД «Требования к текстовым документам».

Анкета - способ также пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов.

В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы, отчеты и т. д. Текст анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь.

Тексты-аналоги - это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примером текстов-аналогов может служить решение коллегии министерства и составляемое во исполнение этого решения циркулярное письмо подведомственного института, адресованное базовым организациям по подчиненности.

Целесообразно использовать так называемые типовые тексты.

Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового документа. Структура фразы в типизированной документации представляет собой устойчивый оборот. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз, абзацев. Для облегчения его подбора составляют каталог типовых текстов.

Процесс создания типовых текстов для каталога и называется типизацией текста. Применение типовых текстов сокращает время на составление, например, типовых писем в 3,5 раза.

К сожалению, понятие текста-аналога (типового образца) не предусмотрено ГОСТ 6.15.1--75 «Организационно-распорядительная документация. Основные положения». Все виды текстов документов, установленные в действующих государственных стандартах, интерпретируются как трафареты.

Однако нельзя не согласиться с составителями одной из инструкций по делопроизводству, что индивидуализированный состав информации в служебных документах в аппарате управления доминирует над идентичным, и поэтому текст-аналог встречается не реже, чем текст-трафарет.

Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть трафаретизирована и типизирована почти половина всех текстов документов, формируемых в учреждениях.

Унификация затрагивает все элементы служебного документа: состав информации, композицию, формуляр, синтаксис и лексику.

Еще не разработаны государственные стандарты на состав информации в приказе, протоколе, решении, договоре, но практика составления служебных документов дает все основания утверждать, что каждый документ включает один или несколько стандартных аспектов содержания.

Так, состав информации в приказе о поощрении следующий:

ь оценка выполненной работы поощряемого;

ь факт и мера поощрения.

Оценка выполненной работы может и не констатироваться, если ее результаты известны. Пример такого приказа.

О поощрении ...

За исключительную добросовестность и инициативу, проявленную при разработке информационно-поискового тезауруса и информационной части Рабочего проекта ОАСНТИ, объявить благодарность ст. научному сотруднику отдела т. Палей В. И.

Употребление языковых формул.

Одна из особенностей деловой речи -- широкое употребление языковых формул, т. е. устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи -- следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Языковые формулы -- это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»

«Предоставление жилой площади гарантируем».

В письме-претензии:

«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»

«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на ...».

Владение деловым стилем -- это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

2.2 Композиция

служебный документ деловой стиль язык

Композиция документа - это способ формализации состава информации, содержащейся в нем; композиция или структура текста документа -- это последовательность расположения его составных частей (аспектов).

Наиболее рациональна структура текста (ГОСТ 6.15.1--75), состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части -- выводы, просьба, предложения, решения, распоряжения.

Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа -- только распоряжение без констатации факта, текст письма -- только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТ 1.5--68.

Так, примерная структура текста должностной инструкции имеет вид: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения; оценка работы и ответственность.

Примерная структура текста устава: общие положения; управление; имущество; права и обязанности; реорганизация (ликвидация).

Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: обоснование актуальности запроса; содержание запроса, ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.

Вот пример письма-запроса:

Институт русского языка имени А. С. Пушкина готовит сборник статей «Русский язык за рубежом». Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации об изучении русского языка среди нефилологов (инженеров).

Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля 1980 г. статью на эту тему.

С уважением...

Сопроводительное письмо состоит из двух частей: в первой части -- сообщение о высылаемом материале, во второй -- уточняющие сведения.

Например:

Направляем подробное описание автоматизированных систем управления. Получение просим подтвердить.

Типовое содержание письма, выражающего просьбу, включает: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; готовность к дальнейшему сотрудничеству.

Например:

Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру иллюстрированных каталогов токарно-карусельных станков. Оплата гарантируется.

Эти аспекты предопределяют выбор первых и заключительных слов письма и, конечно, структуру, и место «ударной» фразы в основном тексте.

Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа, содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; констатация отказа или отклонения предложения.

Например:

Вашу просьбу о досрочной поставке станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин)... Поэтому станки типа ... будут поставлены в сроки, указанные в договоре.

Исходя из сказанного, начинающий работник аппарата управления должен до составления служебного документа «набросать» логическую схему его содержания. Можно при этом использовать в качестве аналога документ, составленный ранее.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например, документ, подлежащий машинной обработке, должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу. Каждый реквизит занимает определенное место в документе. Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на листе бумаги, называется его формуляром. Формуляры на служебные документы тестированы (ГОСТ 6.38--72 «Единый формуляр -- образец»).

Предварительное составление и тщательная, обработка проекта формуляра любого документа являются эффективными средствами повышения его качества.

Независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это -- так называемый прямой порядок главных членов предложения.

Обратный порядок допустим в том случае, если в начало предложения выносится обстоятельство или дополнение.

Например:

Проектом программы семинара предусмотрен доклад Вашей организации на секции «Унификация систем документации».

Рассмотрим характерные для официально-делового стиля варианты согласования сказуемого с подлежащим, вызывающие затруднения у составителей официальных писем.

1. При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на один, сказуемое употребляется в форме единственного числа, т. е. происходит согласование по грамматическому принципу. Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащего неправильно.

Например:

Неправильно:

В 1992 г. на предприятие были приняты 21 специалист.

Правильно:

В 1992 г. на предприятие был принят 21 специалист.

2. При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное два и более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа.

Например:

На заседании секции научно-технического совета будут обсуждены (будет обсуждено) три доклада; Сто сорок тонн цемента было отправлено (были отправлены) в апреле.

Следует учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, которое обозначается -- по весу, размеру, времени, на штуки и т. д.:

Заводу выделено двенадцать автомашин; На стройку будет отправлено пять тонн кирпича.

Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенному сказуемым действию или признаку:

Будет премировано сто рабочих; Было рассмотрено три проекта; Было продано четыре костюма.

При обозначении значительного числа, чего-либо, как правило также употребляется форма единственного числа. Например:

Совхозу будет выделено две тысячи тонн удобрений.

Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда пишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каждого лица (предмета), входящего в группу.

Например:

Двенадцать рабочих цеха добились отличных показателей; Семь станков, разработанных институтом, получили медали и дипломы.

3. Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими слова большинство, множество, ряд, часть, много. немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также отрицательные и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто) употребляются со сказуемым в форме единственного числа, т.е. сказуемое в этом случае согласуется с под-лежащим по грамматическому принципу.

Например:

Большинство голосов против; Ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

4. При подлежащем, выраженном местоимением кто, сказуемое ставится в форме единственного числа:

Тот, кто представит лучший проект, будет награжден.

При местоимении что сказуемое ставится в форме единственного числа в этом случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственного числа:

Он сообщил о том, что помогло завершению строительства.

Если слово, с которым соотносится местоимение «что», имеет форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также ставится в форме множественного числа:

Те случаи, что имели место на фабрике, больше не повторятся.

Замена местоимением «что» союзного слова «которые» носит разговорный характер и в официальных текстах неуместна.

Употребление сказуемого в форме единственного числа имеет место в следующих случаях:

1) при наличии противительных союзов между однородными подлежащими, выраженными именами существительными в форме единственного числа (также при наличии союзов не только..., но и не столько…, сколько, выражающих противопоставление):

Не ошибка или недосмотр, а грубое нарушение техники безопасности было допущено на заводе;

2) при наличии тематической близости однородных подлежащих:

Победит уверенность и точность в работе;

3) при наличии повторяющихся перед однородными подлежащими слов весь, каждый, любой, никакой:

Каждый станок, каждый двигатель, каждый агрегат был взят на учет;

4) при перечислении в тех случаях, когда фразе придается намеренно безличный характер:

В продаже имеется: ткани шелковые и хлопчатобумажные; готовое платье разных фасонов ...

С однородными подлежащими сказуемое, как правило, согласуется в форме множественного числа:

В президиум были избраны директор и другие работники.

Употребление составных именных сказуемых.

В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных сказуемых имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов-связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже. Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложению разговорную окраску: Деньги, выделенные для детского сада, остаются неиспользованными (ср.: «неиспользованные»).

В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные -- после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.

Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например:

Документ, подготовленный группой специалистов...

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос...

Обстоятельства степени ставятся перед прилагательным, а дополнения -- после него, например: исключительно интересный, достойный звания.

В обычном тексте существительное следует за числительным, в таблицах и анкетах, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количество штатных единиц -- 15.

Дополнение ставится после сказуемого, например: Разослать проект. Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: Разослать проект завода металлоизделий...

Уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. К примеру, для изложения мотивов, объясняющих предпринятые действия, используется следующий набор синтаксических конструкций:

В порядке оказания технической помощи...

В порядке научно-технического сотрудничества...

В порядке обмена опытом... В порядке исключения... Ввиду срочности заказа...

В связи с проведением совместных работ по...

В связи с указанием Госплана РФ... .

В соответствии с предварительной договоренностью и решением...

Согласно Вашей просьбе...

Согласно постановлению Министерства…

Несмотря на (наши неоднократные устные и письменные напоминания), до сих пор... В целях дальнейшей кооперации...

Испытывая острую потребность...

Выражение отказа часто формулируется так:

Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам....

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным... .

К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу.

Такого рода устойчивые словосочетания и стандартные выражения облегчают восприятие служебного документа, а также весь процесс его составления, позволяя не тратить времени на поиск формулировок. Кроме того, по отдельным словам, которые принято называть ключевыми, можно определять вид документа и, следовательно, прогнозировать синтаксическую конструкцию в целом.

Для сопроводительных писем ключевыми словами считаются отглагольные формы от слова отправлять и т. д.

Для каждого вида документа характерны определенные виды предложений.

Модель предложения, выражающего предупреждение:

По истечении... срока... предложение теряет силу.

...сохраняет за собой право... .

Модель предложения, выражающего гарантию:

...предприятие гарантирует (не гарантирует) качество... в течение (по истечении)... срока.

Такие модели позволяют свести процесс составления документа к простому заполнению соответствующего бланка.

Не нужно большого воображения, чтобы составить несколько вариантов писем-запросов по следующему образцу:

Если Вас не затруднит моя просьба, прошу ответить на следующие вопросы: 1. ...

2....

Заранее благодарю за консультацию.

Такие обороты отличаются информационной емкостью. Без готовых, проверенных долголетней практикой широко известных словесных формулировок невозможно быстро, грамотно и точно отразить ситуацию, послужившую поводом для составления документа.

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма.

Таким образом, предложения в служебном документе строятся по определенным моделям, а его язык представляет собой как бы набор «отлитых форм», в которые каждый раз закладывается новое содержание.

Всю информацию, содержащуюся в служебном документе, можно рассматривать как постоянную и переменную. Постоянная выражается в виде моделей синтаксических конструкций и устойчивых выражений, переменная же зависит от конкретной ситуации. Поэтому процесс составления служебного документа можно представить как заполнение действительного или воображаемого трафарета.

В практике нередко возникает вопрос: от чьего лица составляется служебный документ?

В служебной документации выражаются интересы общественные, коллективные. Автором служебного документа является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, т. е. коллективный субъект. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон служебного письма в общем нейтрален. В целом, когда автором документа является лицо юридическое -- организация, предприятие, учреждение, его текст излагается от третьего лица, например:

Дирекция ходатайствует...

Совет молодых специалистов выдвигает предложение...

Коллегия решила...

Юридическая часть Минвуза РФ разъясняет...

Такая форма изложения установлена в ГОСТ 7.38.1--81 «Организационно-распорядительная документация. Основные положения».

От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки. Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия.

Распорядительная часть приказа начинается со слова приказываю, после которого формулируются предписываемые действия. Для этого употребляется глагол в неопределенной форме:

Во исполнение решения Коллегии Министерства угольной промышленности от... о... ПРИКАЗЫВАЮ:

Ввести в действие...

обязать главного инженера предприятия т. ... утвердить сетевой график... Контроль за исполнением приказа возложить на ...

Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов прошу или просим. Слово просим употребляется в том случае, когда документ подписан двумя или несколькими лицами.

Сопроводительные письма начинаются с глаголов в первом лице единственного или множественного числа, например:

Сообщаю Вам, что...

Напоминаю, что... и т. д.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ -- издается, контроль -- возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады -- устанавливаются, выговор -- объявляется, порицание -- выносится и т. д.

Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:

практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;

правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);

степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи.

Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный.

При выражении превосходной степени наиболее употребима форма с приставкой наи- (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием наиболее (наиболее важный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: оказать помощь вместо помочь, провести проверку вместо проверить.

Из односоставных предложений больше всего используются безличные, например: Контроль за исполнением возложить на...,

но в приказах наиболее употребимы определенно-личные, например:

...приказываю установить заводу 1-ю группу по оплате труда руководящих и инженерно-технических работников.

3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ

ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Не зная элементарных правил, при составлении деловых писем работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени и допускают притом немало ошибок. Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией. Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.

В связи с тем, что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

3.1. Лексические ошибки

Употребление специальной лексики. Понятие «специальная лексика» включает в себя термины и профессионализмы.

Термин -- это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления и документационного обеспечения управления.

Правильность и стабильность употребления терминов устанавливают терминологические словари и стандарты, которые способствуют упорядочению терминологии.

Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быть понятен и автору, и адресату, и при необходимости раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

ь дать официальное определение термина;

ь расшифровать его словами нейтральной лексики;

ь заменить термин общепонятным словом или выражением.

Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов чаще всего в связи с незнанием их значения. Трудности в употреблении терминов объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Например, даже такие термины-синонимы, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве установлен трудовой договор (контракт); в гражданском законодательстве двух- и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках употребляется преимущественно термин «контракт», а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение»; «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, при которой два термина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.

Профессионализмы возникают в двух случаях:

ь специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);

ь слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.).

Область употребления профессионализмов -- это, как правило, устная речь. Использование профессионализмов в текстах документов крайне нежелательно.

Профессиональная жаргонная лексика -- это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Неправильное использование слов терминов. Основное количество помех в служебных документах относится к семантическим. Природа их в ряде случаев кроется в недостаточной грамотности некоторых адресантов. Чем иным можно объяснить эти «перлы»:

Разрешите нехватку конфет «Рица» считать сельдью «Атлантическая» 2 сорта.

Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу.

Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 руб.

Можно ли исходя из этих документов принять толковое решение? Кому выплатить премию?

Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. При чтении отчетов встречаем:

Освободители освободили 400 вагонов с арбузами.

На заводе произошел анонимный случай: кто-то бросил окурок и в результате этого возник пожар.

Вот, например, письмо:

Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению.

Просьба не была выполнена в срок: работникам торговой организации, куда адресовалось письмо, пришлось долго выяснять, что понимал адресант под словом «свидетели». Оказалось, что макеты деталей, прилагаемых к партии. Эти макеты правильно именуются «образцами-свидетелями» и включают целый комплект деталей.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательпая расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: редуктор в химической промышленности означает приспособление для снижения давления газа, а в машиностроении -- приспособление, снижающее скорости вращения валов.

Для неискушенного в зоотехнике человека непонятным является термин деловые поросята, для незнающего строительное дело -- комнатность, деревянность и т. д.

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным стилистическим ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо премировать пишут производить премирование, вместо монтировать -- производить монтаж, вместо внедрить -- осуществить внедрение.

В одном из приказов находим:

Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов... Зачем понадобилось отглагольное существительное приглашение?

В служебных письмах очень много отглагольных существительных с окончанием -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например: несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как недополучение, недовыполнение или (это уже просто из ряда вон выходящее слово) недоперевыполнение? Как, например, понять такой приказ:

За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, прораба М. понизить в должности.

Такой документ достоин лишь украсить рубрику «Нарочно не придумаешь» очередного номера журнала «И смех и грех».

Плеоназмы.

Одной из причин плеоназмов (от греч. pleonasmos -- излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми закреплен уже русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. Слово лимит означает предельная норма. Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или другие расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция -- условие, экстраординарный -- особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии. Например, часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове индустрия уже заключено понятие промышленная); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать-- и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение).

А в следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:

Современная витражная продукция Рижского радиозавода известна во всем мире.

Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298, ул. Народного ополчения.

Новый станок -- настоящий ас среди своих собратьев.

Во время испытаний станок ДР-1 сохранял свой приоритет.

Заимствование иностранных слов -- закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтология.

Лексическим изъяном является и тавтология -- смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.