Русский язык и культура речи

РЕФЕРАТ

По теме: «Русский язык и культура речи»

Общая характеристика официально-делового стиля

• Содержание
• 1. Из истории русского делового письма
• 2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
• 3. Требования к оформлению реквизитов документов
• 4. Типы документов
• 5. Структура и содержание служебных документов.
• 6. Структура и содержание официальных писем
• 7. Унификация языка деловых бумаг
• 8. Требования к языку и стилю документов
• 9. Новые тенденции в практике русского делового письма
• 10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма
• Заключение
• Перечень использованной литературы
• 1. Из истории русского делового письма
• Русская официально-деловая письменная речь имеет мно-говековые традиции и глубокие исторические корни. Знаком-ство с ее историей позволит лучше понять причины и законо-мерности формирования особого стиля языка, обслуживающе-го сферу официально-деловых отношений, выявить особенно-сти национальной культуры русского делового письма, его ин-тернациональные свойства.
• Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском го-сударстве практиковалось составление официальных докумен-тов. В этот период в основном документируются правовые от-ношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), со-здаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в раб-ство; отпускные грамоты и т. д.).
• Накопление опыта официально-делового письма выража-лось в появлении устойчивых образцов обращений и заверше-ний в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типо-вых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроиз-водству - «формулярники». В этот период складывались тра-диции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами на-ходили закрепление в законодательстве. Таким образом, выра-батываемые практикой традиции постепенно становились нор-мами обычая, закладывая основу будущей системы делопро-изводства.
• Существенной вехой в развитии русского официально-де-лового письма стало приказное делопроизводство (первые госу-дарственные учреждения назывались приказами) XV-XVII ве-ка. В этот период шло формирование русского централизован-ного государства, закладывались основы государственного ап-парата, системы государственного делопроизводства. Офици-ально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важ-ные признаки документа, как устойчивые текстовые формули-ровки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.
• Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, цар-ские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): «От царя и великого князя Алексея Михайло-вича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боя-рину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому,...»; «...князю Ивану Алексеевичу с товарищами...». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю госу-дарю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне - сиротами; духовные лица - богомольцами. В заключительной части указной гра-моты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царс-ких палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».
• Таким образом, в приказной период постепенно складыва-ется система делопроизводства центральных и местных учреж-дений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.
• На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Этим законодательным актом делоп-роизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией.
• В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловая письменная речь по-полнилась значительным количеством новых слов и терми-нов иноязычного происхождения, что объясняется стремле-нием Петра I приблизить русское официально-деловое пись-мо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бух-галтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. По-явились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, коррес-понденция, инструкция и др. Существенные изменения в пет-ровское время претерпевает и форма документов. Появляют-ся «генеральные формуляры» - образцы, по которым следо-вало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Кроме рек-визитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизи-тов, отражающих различные стадии процесса документиро-вания или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в ус-тройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были под-чинены непосредственно Сенату. Этот иерархический поря-док взаимоотношений учреждений сохранялся в течение все-го XIX века, в определенной степени он присутствует и в со-временном делопроизводстве.
• В начале XIX века в недрах коллежской системы зароди-лась новая система управления - министерская, просущество-вавшая до начала XX в. Ее главная особенность - единонача-лие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делоп-роизводства министерств: от создания документов до их архи-вного хранения.
• XIX век отмечен появлением обширной делопроизводствен-ной литературы, в частности, письмовников - сборников об-разцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма. Большое теоретичес-кое значение в этот период имели работы Н. В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «... издание однообразных форм деловых бумаги теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопро-изводства нашего...». К предмету теоретического делопроиз-водства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» дело-вых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обраще-ния к разным особам, части деловой бумаги (формуляр доку-мента), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сноше-ния. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, от-четы. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бу-магах.
• С течением времени (примерно к середине XIX века) сло-жился новый порядок изложения дела в форме краткой запи-си - изложения только самого существа вопроса. В делопро-изводстве министерств появляются бланки учреждений с угло-вым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в совре-менных документах.
• Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал воп-рос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь со-здававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирую-щих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупо-рядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандарти-зации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандар-тизации, который разработал стандарты служебных писем, те-леграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и орга-низациями, обобщены исследования отечественных и зарубеж-ных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в каче-стве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Прави-ла» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
• Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. Однако по срав-нению с мировыми достижениями в области информацион-ных технологий, кибернетики, математических методов уп-равления в отечественной науке наметилось отставание, ко-торое выявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее, в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государ-ственная система документации (ЕГСД), общесоюзные клас-сификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их доку-ментирования. Однако элементы новых информационных тех-нологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержден-ной в 1988 г. [2,10-42].
• Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том чис-ле письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, пись-ма-представления и др.), речевых моделей, уместных в но-вых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жан-ровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, одна-ко, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.
• 2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
• Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен-ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку-ментально закреплять правовые отношения юридических и ча-стных лиц. Интернациональные свойства делового письма -* следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языко-вым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объектив-ность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен-ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос-таточность информации).
• Документирование - регламентированный процесс запи-си информации на бумаге или ином носителе, обеспечиваю-щий ее юридическую силу. В деловом общении документиро-вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на ка-кую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого-воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссыл-ка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
• Итог документирования - создание документа. В социаль-ном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и по-зволяет ему удовлетворять различные человеческие потребно-сти. Среди функций документа выделяют общие и специаль-ные. Общие функции документа:
• · информационная: любой документ создается для сохра-нения информации;
• · социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по-требностью;
• · коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной струк-туры, в частности между учреждениями;
• · культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на-пример, в научно-технической документации находит отраже-ние уровень научного и технического развития общества.
• Специальные функции документа:
• · управленческая: документ является инструментом уп-равления; этой функцией наделены так называемые управлен-ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас-порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• · правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра-вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор-мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб-ного доказательства это может быть любой документ;
• · функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще-ства [2, 66].
• Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов - обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо ад-ресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России совре-менные требования к оформлению организационно-распоряди-тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30 - 97 «Унифициро-ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до-кументов»).
• Немаловажным аспектом делового общения являются воп-росы этики отношений между деловыми партнерами. В дело-вой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не реко-мендуется:
• · побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно про-шу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
• · навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
• · намекать получателю письма на его мнимую невнима-тельность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;
• · начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться [4, 22-23].
• Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с по-зиции экономико-правовых, социальных отношений, а не меж-личностных. Дело в том, что официальным автором и адреса-том документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -J руководителем организации, автором документа является «кол-лективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.
• Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора! готовой формулы «Сообщаем, что... «, «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста-точной юридической силой, или являются элементами, опре-деляющими его видовую принадлежность, например в гаран-тийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содер-жание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач-ность понимания текста адресатом, сокращают время на под-готовку текста и его восприятие [2,166-167].
• Итак, особые условия делового общения, такие как офици-альный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие тре-бования, предъявляемые к официально-деловому письму. Ука-занные требования лежат в основе такого понятия, как культу-ра официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления дело-вых писем.
• Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объ-ема одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требо-ванием полноты информации, точнее, с принципом ее доста-точности. Требование полноты предполагает, что документ дол-жен содержать достаточную для принятия обоснованного ре-шения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно на-звать факты и события, в письме-просьбе предмет письма дол-жен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.
• Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактичес-кое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
• Предметом официальной переписки при всем ее многооб-разии обычно является сообщение о некоторой ситуации и ло-гическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценоч-ная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей - его композицией. По композици-онным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в мно-гоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопро-сов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и раз-нотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каж-дый аспект формируется речевым действием: просьбой, сооб-щением, предупреждением, приглашением и т. п.
• Стандартизация и унификация - одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степе-ни характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].
• Ясность и недвусмысленность языка сообщения достига-ется предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предмет-ная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значе-нием. Употребление слов без учета их значений может приве-сти к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно не-верно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под бла-гоприятным предлогом (прилагательное благоприятный име-ет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удоб-ный для чего-л.», например: благоприятный момент, благопри-ятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благо-приятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовид-ным предлогом.
• Под коммуникативной точностью понимают точность реа-лизации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соот-ношения частей текста. Нарушение коммуникативной точнос-ти высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: со-держит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосо-четания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать зна-ния о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознако-миться, так как он имеет официально-деловую окраску и упот-ребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
• Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:
• · функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;
• · лаконичность и достаточность информативного содержания;
• · логичность и структурированность изложения;
• · стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.
• 3. Требования к оформлению реквизитов документов
• При составлении документа особое значение имеет оформ-ление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные при-знаки, установленные законом или распорядительными поло-жениями для отдельных видов документов. Именно реквизи-ты обеспечивают фактологическую достоверность и узнавае-мость официальных бумаг.
• Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-ционно-распорядительной документации. Требования к офор-млению документов».
• Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО-СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со-став зависит от назначения документа.
• Совокупность реквизитов документа называют формуля-ром.
• В формуляр официального письма не входит реквизит «наи-менование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.
• Обычно документы (деловые письма) печатают на блан-ках - листах бумаги с воспроизведенными на них типограф-ским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и рас-полагаются в определенном порядке. Существует два типа блан-ков писем организации - угловые и продольные. Они разли-чаются расположением реквизитов, предваряющих текст пись-ма.
• Рассмотрим требования к содержанию и оформлению ос-новных реквизитов документов.
• Государственный герб Российской Федерации. Право ис-пользования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государ-ственной власти и управления.
• Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.
• Эмблема. Эмблема организации - условное (символичес-кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ-ленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра-жающего главное направление деятельности.
• Обычно эмблема располагается слева от наименования орга-низации-отправителя
• Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро-изведен герб.
• Код организации - автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга-низации» (ОКПО).
• Код документа указывают по Общегосударственному клас-сификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД - 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.
• Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
• Над наименованием организации-отправителя может ука-зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини-стерства или ведомства; в коммерческих организациях - наи-менование консорциума или промышленно-финансовой груп-пы), в систему которой входит данная организация.
• Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит-ся на бланке под наименованием на русском языке.
• Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за-ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи-шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».
• Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.
• Справочные данные об организации. Этот реквизит содер-жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный ад-рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те-лефонной связи и т. д. - коммуникационные данные, а так-же - номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини-циалы коммерческого директора и т. д. - коммерческие дан-ные. Все указанные сведения даются по усмотрению организа-ции.
• Почтовый адрес отправителя должен соответствовать по-чтовым правилам Министерства связи России.
• Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня-тых в России) и на иностранном языке, чаще всего, англий-ском (по международным правилам написания адреса), напри-мер:
• Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до-кумента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.
• Датой письма считается число его подписания.
• Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.
• Данный реквизит включает наименование и адрес получа-теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи-зации, наименование структурного подразделения, наименова-ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа-лы лица-получателя, почтовый адрес.
• Наименование организации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например
• Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел
• Должность и фамилию лица, которому адресовано пись-мо, нужно писать в дательном падеже, например:
• Научно-производственное
• объединение «Комкон»
• Бухгалтерия
• Старшему экономисту
• А.Н. Ковалевой
• Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по-следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов-лением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени-ях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):
• · наименование адресата (наименование организации для юриди-ческого лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• · название улицы, номер дома, номер квартиры;
• · название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• · название области, края, автономного округа (области), респуб-лики;
• · страна (для международных почтовых отправлений);
• · почтовый индекс.
• На документах, направляемых в правительственные учреж-дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
• Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз-ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и дру-гие модели, например:
• Об организации выставки
• О выделении аммиака из ФПТ-200М
• По вопросу стоимости кондиционера IK 23- IMI
• На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.
• Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
• О подготовке проекта договора
• Об организации института современных технологий управления
• Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов-ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь-ку это выражение более уместно в юридической практике.
• Текст - основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание - управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста-тирующая часть включает указание причин, целей составле-ния документа, а также изложение сути вопроса или предло-жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве-щение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения - ссылки на инструкции, поста-новления, договоренности и т. д.). В этой части при необходи-мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма-тивными актами или другими документами по данному вопро-су, например:
• В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе-дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред-лагаем Вам...
• Во второй части формулируются предлагаемые или осу-ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
• Текст официального письма может включать приветствен-ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля-ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.
• Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро-ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель-ным должностным лицам;
• Уважаемые господа!
• Господа!
• Уважаемый господин директор!
• Заключительная формула вежливости помещается на пра-вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра-вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от
• вступительного обращения заключительная формула вежливо-сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:
• С уважением...
• С глубоким уважением...
• С пожеланиями успехов...
• С наилучшими пожеланиями...
• Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же-лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
• Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
• Приложение: на 3 л. в 2 экз.
• Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко-личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
• Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские
• заводы» на 5 л. в 1 экз.
• 2. Проект плана поэтапного ввода системы информа-ционного
• обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
• Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено-вание должности лица, подписавшего документ; личная под-пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:
• Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Шесовских
• При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова-тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж-ностей, например:
• Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне-го листа документа.
• Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами-лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле-фона, например:
• Васильев 32-45-78
• Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата-ния, например:
• Васильев Виктор Иванович
• 32-45-78
• МЛ 2 01.04.2000
• Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь-но часто используется составителями деловых писем. В дос-ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:
• 1. Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос-новной текст.
• 2. Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен-ку ситуации (либо поступила новая информация).
• Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под-писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:
• 1. Постскриптум
• К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре-титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо-вание в Санкт-Петербург.
• С уважением .......................................
• ^{(сигнатура, факсимиле)}
• 2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.
• 28 марта 2000 г. 18^Ш .......................................
• ^{(сигнатура, факсимиле)}
• Как видно из приведенных выше правил оформления рек-визитов документов, каждый реквизит выполняет определен-ную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюде-ние этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, по-ступающей по каналам письменной связи.
• 4. Типы документов
• Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до-кумент - это деловая бумага, оформленная с учетом соответ-ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля-ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
• Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ-ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак-торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
• По фактору адресации документы разделяют на внутрен-нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая пе-реписка ведется между должностными лицами, подразделе-ниями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного сопод-чинения. Документацию этого типа называют служебной.
• Внешняя деловая переписка ведется между разными орга-низациями, учреждениями, должностными и частными лица-ми, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
• По содержанию и назначению выделяют распорядитель-ные, отчетные, справочные, плановые и др. виды докумен-тов, каждый из которых характеризуется общностью требова-ний, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
• В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея-тельности относится документируемая информация, различа-ют управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.
• По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ог-раниченного доступа и конфиденциального характера.
• Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый эк-земпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].
• В последнее время выделяют еще один классификацион-ный признак - форма отправления официально-деловой кор-респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл-кой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис-пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значе-ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто-выми отправлениями.
• Ядро учрежденческой (служебной) документации составля-ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп-равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля-ются:
• · организационно-правовая документация;
• · плановая документация;
• · распорядительная документация;
• · информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• · отчетная документация;
• · документация по обеспечению кадрами (по личному соста-ву);
• · финансовая документация;
• · документация по материально-техническому обеспечению;
• · договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч-реждения.
• Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен-тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
• Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служеб-ных документов и официальных писем.
• 5. Структура и содержание служебных документов
• Руководство любой организации наделяется правом изда-ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на-сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.
• Особая роль, которую играют распорядительные докумен-ты в системе управленческой документации, требует более под-робной характеристики требований, предъявляемых к структу-ре, языку и стилю документации этого типа.
• Основная задача распорядительных документов - прида-ние юридической силы тому или иному действию руководите-ля. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отли-чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы-ковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за испол-нением возложить на...; создать комиссию в составе...;уста-новить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юри-дический статус.
• В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от тре-тьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.
• Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас-порядительной документации.
• Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни-тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель-ными органами субъектов Российской Федерации в целях раз-решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
• Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания по-становления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом - «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:
• «В целях удовлетворения потребностей населения Россий-ской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Фе-дерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»
• Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:
• «Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»
• Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельнос-ти. Решения оформляются в том же порядке, как и постанов-ления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:
• «Коллегия РЕШИЛА...» или «Совет директоров РЕШИЛ...»
• В распорядительных документах, издаваемых на принци-пах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
• Приказ - распоряжение руководителя, основной распоря-дительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполне-ния подчиненными. В деятельности организаций различают-ся: приказы по организационным вопросам, основной деятель-ности и личному составу. Приказы оформляются на специаль-ном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Обязательными рек-визитами приказа являются: наименование вышестоящей орга-низации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
• Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:
• «Об организации Института современных технологий управле-ния»
• «Об увеличении уставного капитала общества»
• В первой части данного распорядительного документа ука-зывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержа-ние документа не нуждается в пояснении, то его текст содер-жит только распорядительную часть.
• Распорядительная часть приказа излагается в повелитель-ной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫ-ВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, кото-рые включают управленческие действия, носящие распоряди-тельный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
• ПРИКАЗЫВАЮ:
• 1. Создать комиссию в составе...
• 2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.
• В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне-нием распорядительных документов. Например:
• 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за со-бой.
• Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично ру-ководителем, главным образом, коллегиального органа управ-ления в целях разрешения оперативных вопросов. По существу-ющей практике распоряжения издаются также руководителя-ми предприятий по вопросам частного характера.
• Указание - правовой акт, издаваемый единолично руко-водителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так-же по вопросам, связанным с организацией выполнения при-казов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указа-ния могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависи-мости от содержания указания.
• Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в сис-теме управления содержится в различных источниках. Важней-шее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служеб-ные записки и др.
• Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прила-гается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта со-стоит из двух частей. В вводной части акта указывается распо-рядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются уста-новленные факты, а также выводы и заключения.
• Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несо-ответствия заявленных в сопроводительных документах цен-ностей, документов и их наличия и т. д.
• Например:
• АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ
• 20 ноября 1999 г. г. Новгород
• Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. из Пермского авиастроительного объе-динения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чер-тежи изделия на 4 листах»).
• В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.
• Ст. уполномоченный
• делопроизводства
• Новгородского завода
• телеаппаратуры Подпись
• Делопроизводитель Подпись
• Справка - документ, содержащий запрошенную информа-цию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определен-ная информация о предъявителе, чаще всего - выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рож-дения, стаж работы в последней должности или в целом, све-дения об образовании и т. д.).
• Служебная записка - документ, адресованный руковод-ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу-жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор-мационно-статистические и др.
• Заявление - внутренний служебный документ, предназна-ченный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от име-ни одного лица, однако могут иметь место и коллективные за явления, когда проблема, поднимаемая в документе, затра-гивает интересы сразу нескольких человек или даже всего кол-лектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация (пишет-ся по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
• Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направ-ляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указы-вается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
• Главному энергетику обувной фабрики
• Копия: заместителю директора фабрики по материально-техническому снабжению
• Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине лис-та:
• ЖАЛОБА
• ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
• Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обра-щаюсь с жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас в известность... и т. п. Далее излагается сущ-ность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает зая-витель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших ука-заний...; Прошу ответить...; Прошу принять меры... .