Организация работы с документами в государственных учреждениях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Государственная и муниципальная служба - важнейший механизм государственного управления. В этой сфере заняты миллионы граждан, публичная (в интересах общества) деятельность которых должна быть высокопрофессиональной, эффективной. От того как реализуется государственная политика и организуется управление внутри государственных и муниципальных структур, зависят авторитет государства, государственных и муниципальных служащих, эффективность затрат на государственное и муниципальное управление.

В настоящее время возрастает значимость деятельности государственных служащих, решающих сложные задачи государственного управления. Поэтому обозначенные проблемы, связанные с документированием деятельности государственной службы и управления, приобрели особую актуальность, причем с ними приходится сталкиваться каждому независимо от того, какие задачи и функции он выполняет в учреждениях и организациях России.

Специфика государственной службы, несимметричность служебных отношений и наличие субординации потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению).

В курсовой работе рассмотрены теоретические основы документирования деятельности государственной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.

Актуальность темы обусловлена современным этапом развития государственного управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.

Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска.

Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач:

· проанализировать степень эффективности действующей системы документационного обеспечения управления;

· разработать рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления;

· обосновать необходимость в системе документационного обеспечения управления.

Предмет исследования - экономико-организационные, социальные и нормативно-правовые аспекты системы документационного обеспечения управления.

В качестве объекта исследования выбрана канцелярия при отделе управления делами Администрации города Новочебоксарска.

Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.

Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики является юридическим лицом. Нормативно правовой статус и структура администрации прописаны в уставе города Новочебоксарска, также регулируются республиканскими, федеральными и международными нормативно-правовыми актами.

Для осуществления своевременной обработки и передачи на разные его уровни управленческой информации организуются службы документационного обеспечения. В практике управления действуют следующие службы документационного обеспечения: управление делами, общий отдел, канцелярия. Одной из функций структурных частей службы документационного обеспечения управления является функция управления делами, которое осуществляет: прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовку и передачу на рассмотрение руководству учреждения предложений, заявлений и жалоб, требующих решения руководства; передачу предложений, заявлений и жалоб на исполнение в соответствующие структурные подразделения и контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб; формирование дел с обращениями граждан; анализ и обобщение результатов исполнения предложений, заявлений и жалоб; организацию приема посетителей.

Функциями экспедиции являются: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.

Функциями по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

Функциями контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.

Функциями архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.

Три категории работников управления делами : руководители (начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий общим отделом) специалисты и технические исполнители

Операции выполняемые управлением делами:

· Контроль за соблюдением стандартов на документы.

· Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

· Регистрация документов и учётно-справочная работа.

· Контроль за исполнением документов.

· Формирование, оформления, хранения и использования дел.

· Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

· Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранения документов и их использования.

Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством.

Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др.

Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.). Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

Федеральная и зарубежная законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации достаточно обширна, на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах. Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 17.07.2009) "О муниципальной службе в Российской Федерации". Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.

Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

- Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003);

- Федеральные законы от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 13.05.2008);

- Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. от 11.12.2002);

- часть четвертая ГК РФ;

- Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 № 290 "О Федеральном архивном агентстве" (в ред. от 29.05.2008);

- Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу";

- Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Типовая инструкция по делопроизводству);

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003) (далее - Перечень типовых управленческих документов);

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182;

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007);

- Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение о документах и документообороте);

- ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст)., Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)., 6.10.4-84 ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).

Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (ред. от 28.03.2008);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 "О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94" (ред. от 18.07.2007).; и др.

Методология исследования базируется на системном подходе к анализу управленческих явлений в практике российских предприятий. Для решения определенных в работе задач использован комплекс методов, существующих в современной науке и позволяющих исследовать эффективность системы управления персоналом. Основными методами исследования для определения эффективности функционирования системы управления персоналом на предприятиях стали экономико-математические и статистические методы, включающие анализ производственных показателей и изучение уровня полезности автоматизации процессов на предприятии методом социологических опросов, анкетирования, тестирования, моделирования ситуаций, методом экспертной оценки.

Методологическая основа данного исследования сформировалась как синтез классических взглядов на вопросы управления (Фр.У. Тейлор, А. Файоль, Э. Мэйо, Д. МакГрегор), современных взглядов на процесс формирования системы документационного обеспечения управления (И.В. Головина, Н. Н. Кушнаренко, М.В. Кирсанова, Т.В. Кузнецова).

государственный документ организационный дело



Глава 1. Организационная структура и функции Администрации города Новочебоксарска

1.1 Нормативно-правовой статус и структура Администрации города Новочебоксарска

Город Новочебоксарск Чувашской Республики основан в 1960 году и входит в состав Чувашской Республики в качестве муниципального образования (городского поселения) в соответствии с Законом Чувашской Республики от 24 ноября 2004 года № 37 "Об установлении границ муниципальных образований Чувашской Республики и наделении их статусом городского, сельского поселения, муниципального района и городского округа" Закон ЧР от 24.11.2004 N 37 (ред. от 28.12.2007) "Об установлении границ муниципальных образований Чувашской Республики и наделении их статусом городского, сельского поселения, муниципального района и городского округа"// http://chuvashia.news-city.info.. Это муниципальное образование наделенное статусом городского поселения. Его правовой статус утвержден законами Чувашской Республики и муниципальными нормативными актами. Это современный промышленный город, имеющий развитую инфраструктуру.

Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики - орган местного самоуправления, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции по решению вопросов местного значения и осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральным законом или законом Чувашской Республики. Структуру Администрации составляют глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики, его заместители, структурные подразделения местной администрации.

Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики является юридическим лицом. Нормативно правовой статус и структура администрации прописаны в уставе города Новочебоксарска, также регулируются республиканскими, федеральными и международными нормативно-правовыми актами.

Одним из таких актов международного права является подписанная от имени Российской Федерации 28 февраля 1996 года, ратифицированная Федеральным собранием Российской Федерации (Федеральный закон от 11.04.98 № 55-ФЗ "О ратификации Европейской хартии местного самоуправления") и вступившая в силу для Российской Федерации с 01 сентября 1998 года Европейская хартия местного самоуправления, разработанная и принятая Советом Европы 15 октября 1985 года.

Европейская хартия местного самоуправления дает понятие местного самоуправления, устанавливает общие принципы закрепления компетенции самоуправления, закрепляет гарантии защиты территории местным самоуправлением, право местного самоуправления определять свои внутренние административные структуры. Кроме того, она включает положения об условиях осуществления полномочий на местном уровне, об источниках финансирования органов местного самоуправления, об административном контроле за деятельностью органов местного самоуправления, а также закрепляет право органов местного самоуправления на объединение и право на судебную защиту для обеспечения свободного осуществления ими своих полномочий.

Конституция Российской Федерации как основной закон государства занимает особое место в правовой основе местного самоуправления. В ней устанавливаются основные принципы организации и деятельности местного самоуправления в Российской Федерации, «намечаются основные контуры устройства самой близкой к населению власти - органов местного самоуправления» Федеральный закон от 11.04.98 №55-ФЗ "О ратификации Европейской хартии местного самоуправления" // http://www.consultant.ru (20.05.2010)., закрепляются общие принципы построения и функционирования муниципальной власти, единые для всей системы местного самоуправления в Российской Федерации.

В Конституции Российской Федерации содержатся важные положения, раскрывающие сущность, формы и гарантии местного самоуправления. Так, устанавливается, что оно осуществляется с учетом исторических и иных местных традиций. Раскрывая содержание самостоятельности. Конституция указывает на основные предметы ведения органов местного самоуправления:

управление муниципальной собственностью; формирование, утверждение и исполнение местного бюджета; установление местных налогов и сборов; осуществление охраны общественного порядка и иные вопросы местного значения.

Конституцией Российской Федерации закреплены следующие гарантии местного самоуправления: право на судебную защиту; право на компенсацию дополнительных расходов, возникших в результате решении, принятых органами государственной власти; запрет на ограничение прав местного самоуправления.

Для установления и обеспечения федеральных гарантий финансовой самостоятельности местного самоуправления был принят Федеральный закон от 28.12.2004 №183-ФЗ, "О финансовых основах местного самоуправления в Российской Федерации", который "определяет основные принципы организации местных финансов, устанавливает источники формирования и направления использования финансовых ресурсов местного самоуправления, основы бюджетного процесса в муниципальных образованиях и взаимоотношения органов местного самоуправления с финансовыми институтами, а также гарантии финансовых прав органов местного самоуправления" Указ Президента РФ от 11.06.97 № 568 "Об основных направлениях реформы местного самоуправления в Российской Федерации" // http://www.consultant.ru (20.05.2010)..

По предметам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов согласно ст. 76 Конституции Российской Федерации "издаются федеральные законы и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации. Закон РФ от 14.07.92 № 3297-1 (ред. от 31.07.98) "О закрытом административно-территориальном образовании" // http://www.consultant.ru (20.05.2010).

Основополагающие начала организации и деятельности местного самоуправления, закрепляемые Конституцией Российской Федерации, получили развитие в Федеральном законе от 06.10.2003 №131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". Данный закон "в соответствии с Конституцией Российской Федерации определяет роль местного самоуправления в осуществлении народовластия, правовые, экономические и финансовые основы местного самоуправления и государственные гарантии его осуществления, устанавливает общие принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации" Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ (ред. от 05.04.2010, с изм. от 08.05.2010) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»// http://www.consultant.ru (20.05.2010)..

Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 17.07.2009) "О муниципальной службе в Российской Федерации". Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.

Федеральная и зарубежная законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации достаточно обширна, на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах.

Органы государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляют правовое регулирование местного самоуправления. Они принимают и изменяют законы субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении (например, Закон Чувашской республики от 10.01.96 №8-209 (ред. от 10.10.2005) "О местном самоуправлении в Чувашской республике"), о муниципальной службе (Закон Чувашской Республики "О муниципальной службе в Чувашской Республике"). Закон относит к полномочиям органов государственной власти Чувашской Республики решение вопросов о передаче своей собственности в муниципальную собственность, регулировании отношений между бюджетом республики и муниципальными бюджетами. В ведении Чувашской Республики находятся установление и изменение порядка образования, объединения, преобразования или упразднения муниципальных образований, их границ и наименований, а также установление порядка регистрации уставов муниципальных образований.

Важная роль принадлежит органам государственной власти республики в создании и функционировании системы гарантий муниципального самоуправления. Они призваны обеспечить: гарантии финансовой самостоятельности муниципального самоуправления; сбалансированность городские бюджетов на основе нормативов минимальной бюджетной обеспеченности; государственные минимальные социальные стандарты; компенсацию муниципальному самоуправлению дополнительных расходов, возникших в результате решений, принятых органами государственной власти Чувашской республики; защиту прав граждан на осуществление местного самоуправления.

На основании законодательства Чувашской Республики муниципальные органы власти утверждают свои нормативно-правовые акты.

Систему муниципальных правовых актов города Новочебоксарска Чувашской Республики образуют:

1) Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики;

2) правовые акты, принимаемые на местном референдуме города Новочебоксарска Чувашской Республики;

3) решения Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики;

4) постановления и распоряжения главы города Новочебоксарска Чувашской Республики;

5) постановления и распоряжения администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики;

6) постановления и распоряжения председателя Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики;

7) распоряжения и приказы руководителей иных органов местного самоуправления, предусмотренных настоящим Уставом.

Муниципальные правовые акты города Новочебоксарска Чувашской Республики, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования). Муниципальные правовые акты города, имеющие нормативный характер, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, публикуются в течение 10 дней со дня их принятия, если иное не установлено настоящим Уставом. Официальным опубликованием (обнародованием) муниципальных правовых актов города Новочебоксарска Чувашской Республики признается помещение полного текста документа в газете «Грани» или ином периодическом печатном издании города.

Необходимый элемент правовой основы местного самоуправления - уставы муниципальных образований, в которых на основе федерального законодательства, законодательства субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении определяются организация и формы осуществления местного самоуправления в данных муниципальных образованиях, их территориальная, финансово-экономическая основы, а также содержатся другие положения об организации местного самоуправления, о компетенции и порядке деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления. Устав города принимается Новочебоксарским городским Собранием депутатов. Устав города Новочебоксарска и оформленные в виде правовых актов решения, принятые на местном референдуме города Новочебоксарска, являются актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов города Новочебоксарска, имеют прямое действие и обязательны для исполнения на всей территории города Новочебоксарска.

Иные муниципальные правовые акты города Новочебоксарска не должны противоречить Уставу и правовым актам, принятым на местном референдуме города Новочебоксарска.

Федеральный закон от 28.08.95 №154-ФЗ (ред. от 21.07.2005) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" исходит из того, что каждое муниципальное образование имеет свой устав. Ст.8 данного закона определяет круг основных вопросов, регулируемых уставом муниципального образования, принципы его разработки, принятия и порядок государственной регистрации. В соответствии с законом устав муниципального образования разрабатывается муниципальным образованием самостоятельно. Порядок его разработки, принятия и изменения находится в ведении муниципального образования. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации устанавливают порядок государственной регистрации уставов муниципальных образований.

Устав муниципального образования должен содержать, во-первых, наименование муниципального образования с указанием его границ и состава территории.

Во-вторых, в уставе указываются вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования. Их перечень содержится в ст. 6 Федерального закона от 28.08.95 №154-ФЗ (ред. от 21.07.2005) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (ст.8 Закона Чувашской Республики "Об организации местного самоуправления в Чувашской Республике" от 18.10.2004 № 19 (в ред. от 27.02.2010 № 10). Муниципальные образования вправе расширить этот перечень за счет вопросов, отнесенных к вопросам местного значения законами субъекта, а также вопросов, не исключенных из их ведения и не отнесенных к ведению других муниципальных образований и органов государственной власти.

В-третьих, устав муниципального образования определяет организационную структуру местного самоуправления, правовой статус органов и должностных лиц местного самоуправления, условия и порядок организации муниципальной службы. В уставе закрепляются структура и порядок формирования органов местного самоуправления, их наименование и полномочия. Уставом муниципального образования могут быть предусмотрены должность главы муниципального образования, а также должности иных выборных должностных лиц местного самоуправления. При этом следует иметь в виду, что согласно ст. 14 Федерального закона от 28.08.1995 № 154-ФЗ (ред. от 21.07.2005) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" "наличие выборных органов местного самоуправления муниципальных образований является обязательным" Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. Принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1 (с изм.,от 10.09.2009 №С 68-1) // http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82.. Органы местного самоуправления должны быть наделены уставом муниципального образования собственной компетенцией в решении вопросов местного значения. Устав муниципального образования закрепляет статус и социальные гарантии депутатов, членов других выборных органов местного самоуправления, выборных должностных лиц местного самоуправления, а также гарантии прав должностных лиц местного самоуправления. При этом срок полномочий депутатов, членов других выборных органов местного самоуправления и выборных должностных лиц местного самоуправления не может быть меньше двух лет. Кроме того, устав должен определять основания и порядок прекращения их полномочий. В соответствии с законом устав муниципального образования устанавливает наименование и виды правовых актов органов и должностных лиц местного самоуправления, порядок их принятия и вступления в силу (например, ст. 27 Устава города Новочебоксарска определяет, что систему правовых актов города образуют: решения, принятые на референдуме, нормативные и индивидуальные акты городского Собрания депутатов и администрации города Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики // http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82.). Уставом муниципального образования определяются выборные и иные органы местного самоуправления, являющиеся юридическими лицами.

В-четвертых, в уставе муниципального образования закреплены формы, порядок и гарантии непосредственного участия населения в решении вопросов местного значения. Речь идет о таких институтах муниципальной демократии, как местный референдум; муниципальные выборы; собрание (сход) граждан; народная правотворческая инициатива; обращения граждан в органы местного самоуправления, а также территориальное общественное самоуправление и другие формы участия населения в осуществлении местного самоуправления.

В-пятых, устав муниципального образования устанавливает основания и виды ответственности органов и должностных лиц местного самоуправления.

В-шестых, уставом муниципального образования определяются экономическая и финансовая основа осуществления местного самоуправления, общий порядок владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью.

В-седьмых, в уставе муниципального образования могут регулироваться вопросы организации местного самоуправления, обусловленные компактным проживанием на территории муниципального образования национальных групп и общностей, коренных (аборигенных) народов, казачества с учетом исторических и иных местных традиций. Устав муниципального образования может содержать и другие положения об организации местного самоуправления, о компетенции и порядке деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления в соответствии с законами Российской Федерации и законами субъектов Российской Федерации.

Кроме устава на муниципальном уровне принимаются и другие нормативные правовые акты, регламентирующие отдельные вопросы организации и деятельности местного самоуправления: регламенты представительных органов, положения о территориальном общественном самоуправлении и др.

Глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики руководит администрацией города Новочебоксарска на принципах единоначалия и подотчетен Новочебоксарскому городскому Собранию депутатов. Он представляет Новочебоксарскому городскому Собранию депутатов Чувашской Республики ежегодные отчеты о результатах своей деятельности и деятельности администрации города, в том числе о решении вопросов, поставленных городским Собранием депутатов и обеспечивает осуществление администрацией города полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Федеральными законами и законами Чувашской Республики.

В полномочия главы администрации города Новочебоксарска входят полномочия представлять город в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, без доверенности действует от имени города Новочебоксарска. Он подписывает и обнародует нормативные правовые акты, принятые Новочебоксарским городским Собранием депутатов Чувашской Республики, издает в пределах своих полномочий собственные правовые акты. У него есть право требовать созыва внеочередного заседания представительного органа муниципального образования.

Глава администрации города Новочебоксарска обеспечивает осуществление органами местного самоуправления города полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Чувашской Республики. Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. Принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1 (с изм.,от 10.09.2009 №С 68-1) // http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82.

Глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики издает по вопросам своего ведения постановления и распоряжения местной администрации, которые вступают в силу с момента их подписания.

У главы администрации три заместителя:

Заместитель главы администрации по социальным вопросам, в введение которого входят следующие отделы: Отдел здравоохранения, физической культуры и спорта; Отдел образования и молодежной политики; Отдел культуры и архивного дела; Отдел по охране прав детства.

Первый заместитель главы администрации, заведующий следующими отделами и секторами: Отдел строительства; Сектор городского хозяйства; Сектор экологической безопасности; Сектор жилищных отношений

Заместитель главы администрации по экономическому развитию и финансам ведет дела следующих секторов: Сектор экономического развития; Сектор по конкурентной политике и тарифам; Сектор развития предпринимательства и торговли

Кроме того в структуры администрации включены следующие отделы:

Управление делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы;

Отдел ЗАГС; Управление контрольно-правового и информационного обеспечения; Отдел информационного обеспечения и информатики; Юридический отдел; Финансовое Управление.

Для нашей специальности особый интерес представляет управление делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска. Это структурное подразделение отвечает за организационное обеспечение деятельности главы администрации, в том числе за мероприятия с его участием, обеспечение деятельности главы администрации по решению кадровых вопросов, ведет учет поступающих в адрес главы администрации письменных обращений граждан и организаций, их мониторинг, подготовливает совместно со структурными подразделениями администрации ответы на поступившие обращения и письма. Так же ведет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации решений и поручений главы администрации.

Одной из основных функций отдела является ведение делопроизводства администрации. К остальным функциям относятся:

· учет и анализ письменных обращений граждан и организаций, поступающих в адрес главы администрации и обеспечение их рассмотрения структурными подразделениями администрации;

· подготовка предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений главе администрации;

· организация подготовки проектов решений главы администрации, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора, назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов;

· организация подготовки проектов решений главы администрации, связанных с назначением и освобождением руководителей муниципальных предприятий и учреждений, заключения с ними трудовых договоров, оформления соответствующих документов;

· решение иных вопросов кадровой работы;

· обеспечение единого порядка передачи в архив документации Отдела в соответствии с действующей номенклатурой дел и соответствующими инструкциями Положение об Отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска (Утв. распоряжением главы администрации города Новочебоксарска от 08.10.2008 № 180-В). // ttp://gov.cap.ru.

Таким образом, Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.

1.2 Нормативно-методическая регламентация деятельности службы

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-конституцию РФ;

-международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы документации;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

-нормативные документы по организации архивного хранения документов;

-законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон РФ Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ. Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон по существу развил многие его положения. Закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам. Закон имеет непосредственное отношение к деятельности служб документационного обеспечения управления всех уровней.

Другой базовый документ для делопроизводственных структур - Федеральный закон РФ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ. Этот нормативный акт был особенно необходим, так как имеет прямое отношение к социальной сфере, являющейся одной из важнейших составляющих общественной стабильности. В обращении граждане могут затронуть вопросы, касающиеся как интересов всего общества, так и прав, и законных интересов автора обращения или других граждан.

2006 год ознаменовался принятием и такого необходимого нормативного акта, каким явился Федеральный закон РФ "О персональных данных" от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ. В этом законе детально раскрыты вопросы защиты персональных данных. Раньше эти вопросы были рассмотрены только в специальной главе Трудового кодекса (глава 14), посвященной вопросу защиты персональных данных работника. Положения данного закона затрагивают и вносят необходимую ясность в деятельность кадровых и всех делопроизводственных служб.

Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004 г. регламентируется организация хранения, комплектования, учета документов и использование данных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Следующий нормативно-правовой акт, имеющий колоссальное значение в сфере делопроизводственной службы - Федеральный Закон "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. №98- ФЗ. Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну

В соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами, органы государственной власти и иные органы местного самоуправления, обязаны создать условия, обеспечивающие охрану конфиденциальности информации, предоставленной им юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Должностные лица, государственные или муниципальные служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных целях.

Для придания юридической силы документам в электронном форме важны положения Федерального закона Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года №1-ФЗ. В законе подробно рассмотрены вопросы использования электронно-цифровой подписи. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Массовое создание и использование компьютерных баз данных обострило проблему защиты документов и информации от несанкционированного доступа. Этот вопрос рассматривается в целом ряде законов. Прежде всего в Федеральном Законе "О государственной тайне" от 6 ноября 1997 г. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защиты в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Нормативно-правовой акт, который имеет непосредственное отношение к образованию документоведов, к последующей их практической деятельности - это Федеральный Закон РФ №8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления". Был принят Госдумой 21 января 2009 г., одобрен Советом Федерации 28 января 2009 г. и подписан Президентом РФ 9 февраля 2009 г. №8. С 1 января 2010 г. вступил в силу. Впервые в истории Российского государства этот нормативно - правовой акт устанавливает положение, которое фактически устанавливает порядок подотчетности органов власти перед народом.

Следующий пакет законодательных актов - это законы о языке, интересующие службу ДОУ в части использования языка в документах. В первую очередь следует отметить Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" от 25.октября 1991 г. №1807-1. Также следует сказать, о другом законе, который дополняет и расширяет закон 1991г.

Это Федеральный Закон РФ "О государственном языке Российской Федерации" 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ, принятый Государственной Думой 20 мая 2005 г. Закон описывает сферы обязательного использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации, обеспечение права граждан на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры

К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006, 2007, 2008 гг.) Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам.

Указы Президента РФ, регулирующие нормативно - правовую и методическую базу современного делопроизводства

Указы Президента РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2 группы:

-указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

-указы Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную с государственной и коммерческой тайной. Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:

-Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г. №1203;

-Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. №188.

Вторая группа указов - это указы Президента о документировании прохождения госслужбы, подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:

-Указ Президента РФ "О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ" от 10 февраля 2005 г. №10;

-Указ Президента РФ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений" от 1 февраля 2005 г. №111;

-Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ" от 1 февраля 2005 г. №112;

-Указ Президента РФ "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела" от 30 мая 2005 г. №609.

Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения государственной службы, прежде всего, нужна работникам кадровых служб.

6 марта 1997 года вышел Указ Президента РФ №188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 г.).

Указ Президента "О Национальной стратегии противодействия коррупции и Национальном плане противодействия коррупции на 2010-2011 годы" от 13 апреля 2010 г. №460.

Постановления Правительства РФ, регулирующие нормативно- правовую и методическую базу современного делопроизводства

Следующий уровень нормативных правовых актов - постановления Правительства РФ.

Первое постановление Правительства РФ, имеющее отношение к службе ДОУ - "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" от 3 ноября 1994 г. №1233. В нем определен порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, документами и иными материальными носителями, содержащими подобную информацию служебного характера.

В следующем году принимается постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ" от 27 декабря 1995 г. №1268.

В 1997 г. было принято постановление Правительства РФ "Об первичных учетных документах" от 8 июля 1997 г. №835. Этим постановлением на Государственный комитет РФ были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

В этом же 1997 году вышло постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" от 13 августа 1997 г. №1009.

Отметим еще два постановления, имеющих непосредственно важное значение:

-постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" от 15 апреля 2005 г. №221.

-постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" 15 апреля 2005 г. №222.

15 июня 2009 г. Правительство РФ приняло Постановление № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" . Этим постановлением выведена из действия "Типовая инструкция по делопроизводству" (2005 г.) и введены в действие новые "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".