Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное архивное агентство

Федеральное бюджетное учреждение

"Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"

Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечениюуправления (ОЦПК)

Контрольная работа

Принципы и критерии экспертизы ценности документов

слушателя

заочного годичного курса

профессиональной переподготовки

Васильевой Натальи Эдуардовны

Тверь - 2014

Оглавление

Введение

1. Принципы экспертизы ценности документов

2. Критерии оценки документов

2.1 Критерий происхождения документов

2.2 Критерий содержания документов

2.3 Критерий внешних особенностей

Список использованных источников и литературы

документ ценность экспертиза архивный

Введение

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Задачи экспертизы ценности заключаются в отборе ценных документов для постоянного хранения и документов длительных сроков хранения, а также в выделении к уничтожению малоценных материалов. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

- на стадии делопроизводства;

- при подготовке дел к передаче в ведомственные архивы;

- при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

При отборе документов на хранение основополагающими являются принципы историзма, всесторонности и комплексности изучения документов.

1. Принципы экспертизы ценности документов

Общенаучные принципы, то есть универсальные, принятые во всех научных дисциплинах, используются и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов и комплектованию архивов ими являются: историзм, системность, целостность. Они находят выражение в архивоведческих принципах: историзма, всесторонности и комплексности.

Принцип историзма понимается как подход к действительности, изменяющейся во времени, развивающейся. Документы рассматриваются с точки зрения внутренней структуры, как система, с точки зрения процесса, т.е. исторических связей с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений в их структуре в целом, с точки зрения закономерностей развития. Принцип историзма является основным, определяющим происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяет обеспечить полноценное комплектование Архивного фонда РФ.

Принцип всесторонности и комплексности - понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений, связей и рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии - признаки, на основании которых определяется ценность документов.

2. Критерии оценки документов

Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например, развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерии применяются только при оценке специальных видов документации.

Включение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документам и т.п.), содержания документа (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

При отнесении документов к составу Архивного фонда РФ учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документа; внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т. п.), палеографические и языковые особенности, физическое состояние документов. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.

2.1 Критерий происхождения документов

К критериям происхождения относятся:

- функционально-целевое назначение организации (источника комплектования) - отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества - учреждения органов власти, управления, органы суда, прокуратуры, научные учреждения, проектно-конструкторские, заводы, фабрики и др. предприятия Федерального, областного значения и т.д.).

- значение лица в жизни общества (отражают производственную, общественную, творческую деятельность лица);

- время и место создания документа (эти критерии взаимосвязаны).

Критерий значения учреждения позволяет распределить все учреждения в зависимости от их задач и функций, масштаба деятельности примерно на 3 группы. Значение документов каждой группы учреждений определяет организация работы и методику отбора документов.

Первую группу составляют учреждения органов власти, управления, органы суда, прокуратуры, научные учреждения, проектно-конструкторские, заводы, фабрики и др. предприятия Федерального, областного значения, высшие учебные заведения, крупные культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, киностудии и т.д.). Эти учреждения играют первостепенную роль в жизни общества и, следовательно, их документы имеют большое научное и историческое значение. Документы изучаются тщательно, помимо основной документации в фондах могут быть оставлены документы подчиненных организаций.

Вторую группу составляют те учреждения, от которых документы принимаются выборочно. Это учреждения районного и городского подчинения. Отличительная черта этой группы - большое количество учреждений, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют не только практическое, но и научное значение, но из-за массовости и однородного характера прием их на государственное хранение в полном составе не возможен. Они принимаются выборочно: один - два фонда из группы однородных учреждений. Выборочный прием допустим вследствие того, что основная документация этих учреждения отлагается в фондах вышестоящих организаций, (планы, отчеты). Поэтому в фонде учреждения областного масштаба должна быть отражена деятельность подведомственных районах учреждений. А в фондах районных учреждений хранятся документы, не поступающие в вышестоящие организации. Например, в фондах школ протоколы педсоветов, приказы директоров, годовые отчеты классных руководителей.

Третью группу составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера и выполняющие свои функции в узких строго ограниченных территориальных границах. К числу таких учреждений относятся: магазины, автобаза, гостиницы, жилищно-строительные кооперативы, кассы и т.д. Документы этих учреждений несут контрольно- учетные функции и для деятельности учреждения имеют лишь временное практическое значение. Как правило, работа этих учреждений находит отражение в документах вышестоящих организаций.

Время и место образования документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Критерий времени и места создания документа предполагает совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной информации: ее оригинальность, достоверность, историческую значимость. Одномоментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время - "большое видится на расстоянии". Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте. Все это делает необходимым при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям как "авторство", "первоисточник", "протограф" и т.п.

2.2 Критерий содержания документов

Содержание документов - это основной критерий их ценности. Содержание документа очень многообразно. Ценность содержания будет зависеть от значимости события, зафиксированного в документе, полноты освещения, новизны, уникальности информации. Критерий значимости содержания документов позволяет распределять документы на категории постоянного и временного хранения и установить (для документов временного хранения) сроки их хранения. Документы учреждений делятся на несколько групп. К первой группе можно отнести документы, определяющие целевое назначение учреждения и раскрывающие его деятельность, материалы, связанные с вопросами руководства, финансирования, планирования. Это основные материалы. Они отбираются на постоянное хранение. Вторая группа документов - вспомогательные материалы, отражающие повседневную оперативную деятельность - бухгалтерскую отчетность, учет, бытовые и административно-хозяйственную деятельность и так далее. Эти документы имеют временный, справочный характер, хранятся временно. Третья группа документов учреждений - документы по личному составу. Документы по личному составу определяются современным архивным законодательством, как комплекс документов, создающихся в процессе документирования служебной, трудовой или иных социальных правоотношений граждан и юридических лиц. Значимость этих документов определяется не содержанием, а положением или значением лица, к которому они относятся. Эти материалы хранятся до нескольких десятилетий, а иногда остаются на постоянное хранение.

К числу важных критериев ценности документов следует относить критерий значимости автора документа, автографичности. Историческое значение автора - учреждения или лица - определяет ценность документов. если учреждение или лицо представляют значительный интерес для истории, то даже самые незначительные по содержанию документы могут быть взяты на постоянное хранение. Особую ценность представляют рукописи, документы за подписью авторов, с авторскими правками, пометами и резолюциями.

Повторяемость информации. Этот критерий получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации. Так как в учреждениях образуются документы идентичного содержания, или документы, несущие информацию о содержании других документов. Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы и даже в учреждениях разных систем. В управлении почти каждый новый документ изучается на основании повторения информации других документов.

К критериям ценности документов относятся также критерии повторяемости информации. Одним из них является подлинность или копийность документов.

2.3 Критерий внешних особенностей

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

- подлинность

- внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документа).

Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит. Копией называется точное воспроизведение подлинника, заверенное лицом, на это уполномоченным. Копии при наличии подлинников могут быть уничтожены. Если документ имеет большое научное значение или широко используется в практической деятельности учреждения, то на постоянное хранение, кроме подлинника, рекомендуется оставлять один или два экземпляра копий.

При отсутствии в фонде подлинников, копии (один или два экземпляра), воспроизводящие их, должны быть оставлены на постоянное хранение. Если в тексте подлинника и копий имеются расхождения, существенно изменяющие их содержание, то на постоянное хранение могут быть оставлены и подлинник, и копии. Авторизованная копия приобретает силу подлинника и также хранится постоянно. Заверенная копия в фонде служит основанием для уничтожения незаверенных копий.

Критерий внешних особенностей документа (внешних признаков) предполагает оценку внешнего вида документа, формы передачи содержания, удостоверения, оформления документа (в том числе художественных, палеографических особенностей), физического состояния документа. Внешние особенности документов в свою очередь понимаются как: способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форма и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления и начертания письменных знаков.

На постоянное хранение следует оставлять документы с художественной росписью, орнаментом, миниатюрами, документы, написанные на особом писчем материале (бересте, пергаменте), документы, представляющие интерес с точки зрения постановки делопроизводства в определенный исторический период и т. п. Заслуживают внимания дипломатические и языковые особенности документов. Все эти критерии ценности почти неприменимы при экспертизе документов советских учреждений. Они имеют значение для исследования документов учреждений за дореволюционный период, фондов личного происхождения и коллекций.

Степень сохранности документов архивного фонда. Степень сохранности документов архивного фонда можно отнести к числу критериев ценности, давно применявшихся в советском архивоведении. Согласно этому критерию, если архивный фонд сохранился не полностью и отсутствуют основные документы учреждения, то следует оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения, но только в том случае, если они освещают историю учреждения и его деятельность. Если сохранившиеся в фонде документы не имеют такого значения, они должны быть уничтожены.

Неполнота архивных фондов длительное время давала право архивистам оставлять на хранение всякие документы, как бы они незначительны ни были. Такие случайно сохранившиеся в фондах разрозненные документы получили в практике работы государственных архивов название "следов фондов". Хранение "следов фондов" мотивировалось необходимостью доказательства существования и деятельности отдельных учреждений. Такой подход к экспертизе не полностью сохранившихся фондов наблюдался в работе государственных архивов в течение продолжительного времени, приблизительно до конца 50-х годов. В настоящее время государственные архивы отказались от хранения "следов фондов". Сохранившиеся от деятельности учреждения оперативно-учетные документы, переписка по хозяйственным вопросам, копии директивных документов вышестоящих учреждений и другие подобные им документы уничтожаются. Вместе с тем архивист, выделяя к уничтожению подобные документы, должен помнить о таких факторах, как значимость учреждения, время его существования, цели и задачи, в зависимости, от которых даже и маловажные документы могут приобрести определенную ценность. Не сохранившийся полностью архивный фонд может быть восполнен за счет документов других учреждений.

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения на государственное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев. С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

- критерии ценности фондов личного происхождения;

- критерии ценности документов личного происхождения.

При оценке научно-технической документации применяется ряд дополнительных специфических критериев, таких как:

- значимость проблемы или объекта, отраженного в документах;

- принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии проекта;

- соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок) и многие другие.

Специфические критерии ценности применяются и при экспертизе аудиовизуальных документов: их художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, своеобразие носителя, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации.

Критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не могут быть неизменными, раз навсегда установленными. Одни критерии ценности могут потерять свое значение, утратить силу как основание для отбора документов, другие - наоборот, возникнуть.

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 г. №202-ФЗ, от 01.12.2007 г. №318-ФЗ, от 13.05.2008 г. №68-ФЗ, от 8.05.2010 г. №83-ФЗ, от 27.07.2010 г. №227-ФЗ, от 11.02.2013 г. №10-ФЗ, от 4.10.2010 г. №289-ФЗ // Собрание законодательства РФ от 25.10.2004 г. - №43. - ст. 4169.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. №19.

3. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 6-е изд., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 272 с.

4. Малышева С.Ю. Основы архивоведения: Учеб. Пособие. - Казань: Татарское Республиканское изд-во "Хэтер", 2002. - 93 л.

5. Попова О.И. Организация и комплектование Архивного фонда в ГУ "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" // Автореферат. - Омск, 2013. - С. 4.

6. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Сост. М.П. Жукова и др. - М.: ВНИИДАТ, 2007. - 224 с.

Размещено на Allbest.ru