Систематизация и обеспечение сохранности документов. Инструкция по ведению делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Центр дистанционного образования

КУРСОВАЯ РАБОТА

по предмету Юридическая служба организации

Тема: Систематизация и обеспечение сохранности документов. Инструкция по ведению делопроизводства

Екатеринбург

2015

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

I. Систематизация и обеспечение сохранности документов

1. Определение ценности документов

1.1 Экспертные комиссии организации

1.2 Критерии оценки информационного содержания документов

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел

2.1 Оформление и ведение номенклатуры дел

2.2 Порядок завершения номенклатуры дел

3. Общие принципы формирования дел

3.1 Группировка документов в дела

3.2 Группировка в дела отдельных категорий документов

3.3 Последовательность расположения документов в деле

3.4 Составление заголовков дел

3.5 Оформление обложки дела

4. Установление сроков хранения документов

5. Обеспечение сохранности документов

5.1 Размещение документов в хранилищах

5.2 Проверка наличия и состояния документов

П. Инструкция по ведению делопроизводства

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки или направления для хранения.

На предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Систематизация является завершающим этапом процесса делопроизводства, подготовки исполненных документов к хранению и собственно хранение. Под систематизацией понимается приведение в систему, то есть к определенному порядку в расположении. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

Цель курсовой работы - проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" содержит требование о хранении документов, образующихся в результате деятельности предприятий. Согласно п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством.

Этим обусловлена актуальность темы данной курсовой работы, целью которой является изучение особенностей организации хранения документов и обеспечения их сохранности. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1) раскрыты особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством;

2) раскрыты современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Объектом данного исследования является организация хранения документов на предприятиях, предметом - современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру данной работы, которая состоит из двух частей: теоретической и практической. Первая часть состоит из пяти разделов:

1) определение ценности документов. В данном разделе я рассматривала порядок создания и работы экспертной комиссии и критерии оценки важности документной информации;

2) общие требования к систематизации документов и формированию дел. В разделе раскрывается процесс систематизации, начиная с создания и ведения номенклатуры дел и заканчивая оформлением обложки дела;

3) общие принципы формирования дел. В этом разделе описывается порядок группировки документов в дела, в том числе группировка в дела отдельных категорий документов, порядок расположения документов в деле, их последовательность. Раскрываются правила составления заголовков номенклатурных дел, оформления обложки дела;

4) установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Перечень типовых управленческих документов, на основе которого проставляются сроки хранения документов;

5) обеспечение сохранности документов. В последнем разделе раскрываются общие правила создания условий сохранности документов, порядок размещения их в хранилищах, условия хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

В практической части работы представлена типовая инструкция по ведению делопроизводства на предприятии или в организации.

Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что немаловажно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.

I. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1. Определение ценности документов

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

- документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

- использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

- хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они утрачивают свою информационную ценность, так как представляют ценность только для конкретного человека.

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных предприятий и организаций, они представляют ценность только для данной организации и хранятся то время, пока существует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение. Их желательно хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть или даже что-то позаимствовать.

Пятые, содержащие научно-технические достижения, проявления общественной, хозяйственной, политической жизни, могут иметь важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ.

В силу типичности и неоднократной повторяемости документов возможно определение ценности большей части документов, циркулирующих в любой системе управления, на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила название «экспертиза ценности документов».

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- составление описи дел;

- оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- обеспечение сохранности документов;

- передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

1.1. Экспертные комиссии организаций

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных внутри предприятия и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) или экспертно-проверочные комиссии (ЭКП).

Экспертная комиссия действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 году утверждено Примерное положение об экспертной комиссии организации.

Экспертная комиссия создается из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов.

В состав экспертной комиссии обычно включают:

- сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

- сотрудника, ответственного за архив;

- специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

- специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как, согласно законодательству, именно он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются:

- пересоставляемая номенклатура дел;

- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

- акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

- комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

- предложения об увеличении сроков хранения документов;

- предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного срока хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом Федерального архивного агентства.

систематизация дело документ информационный

1.2. Критерии оценки информационного содержания документов

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются:

- роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в социальной жизни общества;

- значимость ее (его) деятельности;

- время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать:

- значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах;

- значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах;

- целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся:

- юридическая достоверность, то есть наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении;

- особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость и др.

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах в значительной мере зависят от организации хранения документов, то есть от методов их классификации.

Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации информации.

При составлении номенклатуры дел организации руководствуются Основными правилами работы архивов организации, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

Цели создания номенклатуры:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;

- закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел, то есть дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Применяются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел - нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления.

Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.

2.1 Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федеральным архивным агентством, опубликована ГСДОУ, в Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Номенклатура дел во всех структурных подразделениях организации разрабатывается обычно ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.

В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций. Также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру. Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, номера для которых включаются в номенклатуру дел в виде резерва.

Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года, визируется руководителем организации и подписывается руководителем службы ДОУ, а потом направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года и действует в течение 5 лет.

Номенклатура пересоставляется в случаях коренного изменения функций и структуры организации (структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров; при этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр используется в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все экземпляры кроме первого могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами архивной службы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки.

Порядок составления и утверждения номенклатур дел организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного органа заменяется согласованием с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организации, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах.

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

2.2. Порядок завершения номенклатуры дел

Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

- дела со сроками хранения до 10 лет;

- дела со сроками хранения свыше 10 лет;

- дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с пометкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение. Данные сведения необходимы архиву для приема и размещения дел постоянного и временного хранения.

3. Общие принципы формирования дел

Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных документов по делам;

- расположение документов внутри дела;

- оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализованно - несколькими структурными подразделениями.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций.

3.1 Группировка документов в дела

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Возможен сбор документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы группируются в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах «В дело № …».

3.2 Группировка в дела отдельных категорий документов

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления.

Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д.

Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.

Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.

В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.

3.3 Последовательность расположения документов в деле

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

3.4 Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов. Основные требования к составлению заголовка - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования.

Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д.

Заголовок дела следует формулировать на основе элементов. Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе. Например, «Материалы взаимодействия с территориальной комиссией по делам несовершеннолетних».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например, «Переписка с ФКУ УИИ по вопросам исполнения наказаний», «Переписка с подразделениями ГУ МВД России по Свердловской области, судами, прокуратурой».

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: «Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2009 г.». Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

3.5 Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должны быть указаны:

- название организации;

- название структурного подразделения организации, где оформилось дело;

- делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

- номер дела по годовому разделу описи дел;

- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

- архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей - чернилами (проставляется в архиве).

Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поисковым признаком.

Написание заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. В случаях, когда дело заводится в одной организации, а заканчивается в другой, на обложке следует проставлять три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления его в другую организацию и дату окончания дела во второй организации. Дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов. Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.

4. Установление сроков хранения дел

Значение документов неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организаций. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах.

Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2002 г.). Установленные сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены.

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, поэтому из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.

Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по минованию надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

5. Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения сохраняются в организации:

- до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

- до сдачи дел на государственное хранение;

- до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию хранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписи, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

1) устойчивого электропитания;

2) резервного копирования;

3) антивирусной защиты;

4) профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться неперезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CD-R).

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

5.1 Размещение документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещение и сократить время на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа хранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).

Архивы должны иметь:

- специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

- ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

- ширину основных проходов до 120 см;

- расстояние между полками по высоте 35-40 см;

- расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

- расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах - до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20єС с относительной влажностью воздуха 50-55%. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов.

К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

5.2 Проверка наличия и состояния документов

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно должны проводиться проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое хранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Федеральным архивным агентством. При проверке контролируются не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

П.

Утверждено

приказом Отдела образования

от 16.01.2012 г. № 13

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению делопроизводства

1. Общие положения

Инструкция составлена в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»(принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст), примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ, утвержденной Минобразованием России 06.05.2002г.

1.1. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения.

1.2. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности , необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности , определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между учреждениями и другими организациями.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы (устав учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях ; должностные инструкции сотрудников; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 12000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).

Оформляется приказ на бланке учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение

к приказу от 11.02.2013 N 2

При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение

к приказу от 02.02.2013 N 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, советов или собраний.

Протоколы оформляются на бланках учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в "дело". Дата протокола - это дата проведения совещания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" пишутся от 0-нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "повестка дня" печатают от 0-нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.

Телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается,

Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.

3. Прием и регистрация документов

3.1. В канцелярии учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.

3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.

3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления

3.5. Регистрация всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется в журналах регистрации входящих и исходящих документов

4.Контроль за сроками исполнения документов

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель учреждения, зав.канцелярией, секретариатом.

4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК. При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.

4.3. Вся поступающая в учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок.