Проанализировав организацию работы документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области, считаю, что необходимо заменить устаревшую систему автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib»;

Система автоматизации делопроизводства eDocLib выполнена на основе современных web-технологий. Это корпоративный портал для создания общего информационного пространства и для организации on-line взаимодействия с сотрудниками, а также для удаленного доступа к информации.

eDocLib отличают простота установки и эксплуатации, а также низкая стоимость владения. Важнейшей особенностью системы является возможность создавать и изменять описания, настраивать конфигурацию в соответствии с меняющимися потребностями самостоятельно, без программирования! Таким образом, с переходом на данную систему отпадет необходимость в больших затратах на ее техническое обслуживание.

Управление документами обеспечивает наиболее важную функциональность ECM-системы eDocLib: создание, экспорт, импорт, изменение, безопасное хранение документов, управление версиями, многоуровневую систематизацию. А также контроль за процессами, осуществляемый с помощью отслеживания истории изменений, протоколирования действий пользователей, ограничения доступа к информации и функциям.

Рис. 1. - Графическое изображение интерфейса главного меню eDocLib

Преимущества системы автоматизации делопроизводства «eDocLib» над системой «Дело», работающей сейчас в Управлении:

1) »eDocLib» поддерживает возможность сканирования и хранения электронных образов, а также их связывания с существующими в системе данными, включая прикрепление образов документов к их карточкам описаний;

2) широкие возможности конфигурирования eDocLib позволяют долгосрочно хранить любые данные с произвольной структурой, а также слабоструктурированную информацию, задавая для них единые принципы обработки.

3) обеспечивает классификацию электронных записей и данных, сохранность, управление доступом к ним, поиск по различным критериям.

4) Пользователи ЕСМ-системы «eDocLib» - как отдельные, так и объединенные в группы - могут эффективно работать над документами, совместно разрабатывать и публиковать документы, исполнять задачи, сотрудничать в рамках рабочих процессов и обмениваться информацией. В системе реализованы такие функции коллективной работы как выполнение задач, совместная проектная работа, обмен мгновенными сообщениями, создание общих рабочих областей, форумы и комментарии, непосредственная и удаленная коллективная работа, использование электронной почты.

5) Возможности «eDocLib» позволяют легко настраивать личное пространство пользователей: при входе в систему, пользователь получает быстрый доступ ко всем необходимым и часто используемым ресурсам - последним документам, личным папкам, исполняемым и новым задачам, к поступившим сообщениями, избранным разделам системного рубрикатора, актуальным подборкам необходимых данных. Личные порталы позволяют обмениваться информацией с другими пользователями, настраивать интерфейс и активно участвовать в корпоративной работе.

7) «eDocLib» может осуществлять поиск по всей хранящейся в системе информации. Поддерживается полнотекстовый поиск по содержанию файлов, поиск по метаданным; поиск в избранном (в личных папках пользователя) и по рубрикам системного рубрикатора.

Пользователи могут применять как уже имеющиеся в системе поисковые запросы, так и самостоятельно создавать свои запросы, определяя, по каким реквизитам необходимо осуществлять поиск и как представлять полученные данные.

Рис. 2. - Система расширенного поиска в «eDocLib»

В системе «eDocLib» выделен модуль «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники Управления смогут работают с документами преимущественно в электронном виде. Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.).

Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним.

Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного архива электронных документов.

Каждый документ в системе «eDocLib» может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей.

Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта.

Кроме того, версия может быть скрытой, т.е. недоступной для пользователя с правами на просмотр. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится в процессе согласования и не должна быть доступной для всех пользователей.

Для каждого вида документа предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться автоматически.

Работа с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 29.06.2010) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" // Собрание законодательства РФ. 2006. N 19. Ст. 2060. - важная составляющая функционирования госучреждений.

Модуль «Обращения граждан и организаций» в системе «eDocLib» обеспечивает соблюдение норм указанного закона и охватывает весь цикл работ с обращениями: от ведения реестра граждан, регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами. Таким образом, нет необходимости приобретать дополнительное программное обеспечение позволяющее автоматизировать работу с обращениями граждан в Управлении.

Введение системы «eDocLib» в Управлнии позволит специалисту отдела по работе с обращениями граждан, получив списанные в архив материалы по итогам рассмотрения письма, сформировав архивное дело, мог выводить на экран компьютера электронную картотеку данного письма и заполнять так называемую «архивную строку». То есть вносить в соответствии с утвержденной номенклатурой дел следующие реквизиты: год формирование дела, шифр по тематическому классификатору, номер папки и номер дела. В дальнейшем найти необходимые материалы в электронном архиве будет очень просто. По, фамилии, имени, отчеству, адресу заявителя будут выводиться на экран электронная карточка его письма и потом подбирались нужные материалы.

При помощи «eDocLib» появится возможность подбирать данные о материалах, срок хранения которых истек, и с помощью принтера делать их распечатку. В результате будут созданы условия для оперативной подборки необходимых материалов при подготовке информационно-аналитических записок и справок.

Внедрение системы «eDocLib» во многом изменит работу с обращениеми граждан в Управлении. Она будет построена таким образом, что по запросу специалиста, принимающего граждан выводилась на экран электронная карточка заявителя, записанного на личный прием. Что бы одновременно специалист мог вывести на экран и посмотреть данные о вопросах заявителя, если этот гражданин уже ранее обращался в Управление результаты их рассмотрения. При необходимости запрашивать материалы из архива. После этого специалист мог бы приглашать заявителя. Завершив беседу, он мог заносить сведения о результатах рассмотрения устного обращения в электронную карточку, данные с которой будут автоматически поступать в базу данных. После этого на прием должен приглашаться новый посетитель, сведения о котором уже должны высвечиваться у специалиста на экране компьютера. Считаем, что так значительно сократятся затраты времени на рассмотрения конкретных устных обращений.

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе - служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы управления были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

2.3 Оценка эффективности внедрения проектных решений

Внедрение современной системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

Для замены устаревшей системы автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib» необходимы денежные затраты, а именно:

Базовый комплект «крупный» системы «eDocLib» (500 полнофункциональных рабочих места, 2 опции «Администратор», 2 опции «Конфигуратор, 2 опции «Редактор форм») составляет - 485 000 рублей.

Таблица 3.1 Экономические затраты на внедрение системы «eDocLib»

Таким образом, затраты на лицензию и внедрение системы «eDocLib», составят: стоимость лицензии + стоимость внедрения системы = 485 000 + 483 200 = 968 200 рублей.

Для расчёта возврата от инвестиций требуется вычислить оптимальную численность работников отдела делопроизводства , так как именно это структурное подразделение отвечает документационное обеспечение Управления:

, (1)

где -- численность работников;

-- время на обработку одного документа в настоящий момент, равно 15 минутам;

-- время на обработку одного документа автоматизации процесса при помощи программного продукта «eDocLib», равно 10 минутам.

4 / (15 / 10) = 2,6666 (чел.)

Оптимальное количество работников равно 2,6 что свидетельствует об избыточности штата и позволяет его сократить примерно на 1,2 единицы. Таким образом, в отделе должно остаться 3 человека. Считаем, что должен быть сокращен один главный и один ведущий специалист.

Для расчёта возврата от инвестиций суммируют годовой фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению.

, (2)

где -- годовой фонд заработной платы.

(18 200*12)+(23 340*12) = 218 400 + 280 080 = 498 480 (руб.)

Соответственно, возврат от инвестиций за 1 год составит 498 480 рублей.

В качестве периода возврата инвестиционных вложений вычисляют частное от деления общей суммы инвестиций на возврат от инвестиций за год:

,(3)

где -- общая сумма инвестиций.

(167 184 + 968 200) / 498 480 = 2,2 (года)

Таким образом, период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам.

Для того чтобы рассчитать рост производительности труда , необходимо вычислить производительность труда «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения:

(4)

Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации по формуле:

,(5)

где -- фондоотдача автоматов (программы);

-- автоматизированность труда.

, (6)

где -- стоимость работы

-- стоимость автоматизации.

,(7)

где -- объём работы;

-- стоимость одной операции, равна 50 рублям.

(8)

Произведём расчёт первоначальной производительности труда , имеющейся до проведения мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения в Управлении:

(руб.)

(ед.)

708362 / 5 = 141672,4 (руб/чел.)

4,777 * 141672,4 = 676769,05 (ед.)

Таким образом, первоначальная производительность труда составляет 676769,05 единиц, при фондоотдаче в 4,777 единиц и автоматизированности труда в 141672,4 рублей на человека.

Для расчёта производительности труда , прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5):

708362 / 3 = 236120,6 (руб./чел.)

4,777 * 236120,6 = 1127948,1 (ед.)

Соответственно, прогнозируемая производительность труда составит 1127948,1 единиц.

Расчёта роста производительности труда произведём по формуле (4):

(1127948,1-676769,05) * 100 / 676769,05) = 66,7 %

Таким образом, затраты на лицензию и внедрение системы «eDocLib», составят 968 200 рублей. Период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам. Рост производительности труда равен 66,7 %.

Таким образом, внедрение современной системы документационного обеспечения является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления процессами в Управлении по недропользования по Челябинской области.

Заключение

Документационное обеспечение управления любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления.

Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера.

Управление по недропользованию по Челябинской области является территориальным органом регионального уровня, осуществляющим функции Федерального агентства по недропользованию по оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере недропользования.

Проанализировав документационное обеспечение Управления по недропользованию по Челябинской области, выявлены следующие проблемы:

1. несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, неопределенности организационно-правового статуса данной функции,;

2. несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках 90-х годов;

3. отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации;

4. несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

5. недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Основными направлениями совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области являются:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления;

3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

4. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

5. повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.

Проанализировав организацию работы документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области, считаем что необходимо заменить устаревшую систему автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib»

Внедрение современной системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

Общая сумма инвестиций равна - 968 200 рублей. Период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам. Роста производительности труда равен - 66,7 %.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.

Список использованных источников и литературы

1. Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года (в ред. от 30 декабря 2008 г.)// Российская газета. 1993. 25 декабря; Российская газета. 2008. 31 декабря.

2. О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием разграничения полномочий: Федеральный закон от 31 декабря 2005 г. № 199 - ФЗ. (в ред. от 25 декабря 2008 г.)// Российская газета. 2005. 31 декабря; Российская газета. 2008. 30 декабря.

3. О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти: Указ Президента РФ № 314 от 9 марта 2004 г. (в ред. от 22 июня 2009 г.)// Российская газета. 2004. 11 марта; Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. N 26, ст. 3167.

4. Об утверждении Положения о Федеральном агентстве водных ресурсов: Постановление Правительства от 16 июня 2004 г. (в ред. от 27 января 2009 г.) // Российская газета. 2004. 22 июня; Российская бизнес-газета. 2009. 17 февраля.

5. Об утверждении Положения о Федеральном агентстве лесного хозяйства: Постановление Правительства от 16 июня 2004 г. (в ред. от 27 января 2009 г.)// Российская газета. 2004. 22 июня; Российская бизнес-газета. 2009. 17 февраля.

6. Об утверждении Положения о Федеральном агентстве по недропользованию: Постановление Правительства от 17 июня 2004 г. (в ред. от 14 сентября 2009 г.)// Российская газета. 2004. 23 июня; Российская бизнес-газета. 2009. 20 октября.

7. О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору: Постановление Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. №401 (в ред. от 1 декабря 2009 г.)// Российская газета. 2004. 11 августа; Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. N 49 (часть II), ст. 5976.

8. О полномочиях Федеральной службы по надзору в сфере природопользования в области лесных отношений: Постановление Правительства Российской Федерации от 24 мая 2007г. №315// Собрание законодательства Российской Федерации. 2007. N 22, ст. 2647.

9. О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 №536// Российская газета. 2006. 7 февраля.

10. О структуре Министерства природных ресурсов РФ: Приказ Министерства природных ресурсов РФ от 10 мая 2006 г. № 608// http://www.mnr.gov.ru)

2. Литература

11. Алехин А.П., Кармолицкий А.А., Козлов Ю.М. Административное право Российской Федерации. Учебник для вузов. М.: Зерцало, 2004, С. 230.

12. Домнышева Е. Документооборот: проблемы и пути совершенствования // Парламентская газета. №197. от 24.11.2008, С. 5-12.

13. Иванов О.П. Основные направления реформирования современной природно-ресурсной политики России // Использование и охрана природных ресурсов в России, №3, 2006г., с. 40-45.

14. Лексин В.П. Административная реформа: федеральный, региональный и местный уровни. Статья 2. Идеология административной реформы и первый этап ее реализации // РЭЖ. №3, 2006, С. 14-18.

15. Попов Л.Л. Административное право. - М., 2007.

16. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. Правда об электронном документообороте. М.: ДМК Пресс, 2008, С. 168.

17. Чернов В.Н. Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления - М., 2007, С. 300.

18. Честин И.Е.. Структура и функции федеральных органов исполнительной власти в сфере использования природных ресурсов и в области охраны окружающей среды: итоги 2008-2009 гг. (Аналитическая записка) - М., 2009.

19. Четвериков В.С. Административное право. - М.: ИНФРА-М, 2006.

Размещено на Allbest.ru