Организация документационного обеспечения управления ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области

«Красноуральский многопрофильный техникум»

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Организация документационного обеспечения управления ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Специальность: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

обучающейся ____ группы № 41 Пичугиной Галины Леонидовны________

Руководитель ВКР ___Корикова Наталья Анатольевна____________________

г.о. Красноуральск

2014

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

1.2 Нормативно-правовая и методическая база ДОУ

1.3 Служба ДОУ: основные задачи и функции

1.4 Организационная структура службы ДОУ

1.5 Регламентация службы ДОУ

1.6 Организация документооборота на предприятии

2. Документационное обеспечение управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

2.1 Характеристика деятельности ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

2.2 Организация работы с документами в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

2.3 Рекомендации по совершенствованию организации документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Составление и обработка новой документации в области делопроизводства показывает, что умение грамотно и правильно с владением основами делового общения, в соответствии с действующими нормами и правилами для оформления необходимого документа является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалистов и руководителей.

В конечном счете, успешная деятельность любой организации невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.

Актуальность изучаемой темы определяется тем, что организация документационного обеспечения управления является важнейшей функцией управления, которая влияет на качество работы предприятий, организацию и культуру труда управленческих работников и от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Таким образом, основная проблема современного управления заключается в том, чтобы рационально организовать документооборот для максимально оперативного прохождения документов.

Объектом является организация работы по документационному обеспечению управления в Отдельном взводе дорожно-патрульной службы отделения Государственной Инспекции безопасности дорожного движения отдела Министерства внутренних дел России по городу Красноуральск (ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск).

Предметом дипломной работы является процесс функционирования системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Целью дипломной работы является анализ организации системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Поставленная цель определяет необходимость решения следующих задач:

? рассмотреть основные понятия документационного обеспечения управления;

? изучить нормативно-методическую базу ДОУ;

? рассмотреть организацию документооборота в организации;

? изучить основные задачи и функции службы ДОУ;

? рассмотреть регламентацию службы ДОУ;

? проанализировать документационное обеспечение управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск;

? разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Для написания дипломной работы были использованы преимущественно нормативно-правовые документы (законодательные, федеральных органов исполнительной власти), раскрывающие вопросы функционирования как системы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В качестве методического материала по организации работы с документами, документированию управленческой деятельности использованы научные, учебные и практические материалы.

В дипломной работе были использованы следующие методы исследования: анализ публикационного массива по теме, системно-деятельностный, структурно-функциональный подходы, анализ организационно-распорядительной документации предприятия.

Практическая значимость дипломной работы заключается в исследовании документационного обеспечения управления ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск и выработки практических рекомендаций совершенствования ее документационного обеспечения с учетом пожеланий специалистов самого учреждения.

Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

Во введении формулируются актуальность темы, степень изученности, объект, предмет, цели и задачи исследования, структура работы.

В первой главе рассматриваются основные понятия рациональной организации делопроизводства, описываются методы, нормативно- методическая база ДОУ.

Во второй главе дается характеристика основных направлений деятельности учреждения, рассматриваются его цели, задачи, функции, организационная структура, организация документационного обеспечения управления и даются рекомендации для её совершенствования.

В заключении сделаны основные выводы по дипломной работе.

1. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) ? это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации ? это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение управления ? вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство ? полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение ДОУ сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

? документирование;

? организация работы с документами (управление документацией предприятия).

Документирование управленческой деятельности предприятия ? это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Рисунок 1 - Схематическое понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие

Таким образом, документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация ? это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные (обеспечивающие).

Документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией.

ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

? сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

? обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, система документационного обеспечения ? система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

? документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление;

? организация работы с документами ? обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов;

? систематизация архивного хранения документов ? определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

1.2 Нормативно-правовая и методическая база ДОУ

Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, содержащие общие принципы организации документационного обеспечения управления, регламентирующих процессы и технологии создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения, а также работы службы документационного обеспечения, включая ее структуру, функции, штаты и некоторые другие аспекты ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами. Общие требования».

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» № 149 от 27 июля 2007года закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы).

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» № 3520-1 от 23.09.1992, который определяет порядок регистрации «эмблемы» предприятия, помещаемой на бланке; Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» № 1268 от 27 декабря 1995 г. и др.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:

? федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

? предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы.

4. Основные правила работы ведомственных архивов:

? требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

? порядок формирования дел в делопроизводстве;

? организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

? порядок выделения документов к уничтожению;

? подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

1.3 Служба ДОУ: основные задачи и функции

Для эффективной организации документационного обеспечения управления необходимо определить основные цели, задачи и функции делопроизводственной службы.

Целью документационного обеспечения управления является эффективное управление документацией и персоналом, несущим ответственность за работу с документами предприятия, и на этой основе - повышение эффективности ДОУ предприятием в целом.

Однако такая трактовка не является полным отражением тех действительных целей, которые преследуются делопроизводственной службой. Основные цели службы ДОУ:

? организация работы;

? руководство документационным потоком;

? координация видов работ с документами;

? контроль за последовательностью работы с документами;

? организация работ по документационному обеспечению управления.

Выполнение представленных целей предусматривают решение следующих задач:

? совершенствование форм и методов работы с документами;

? обеспечение единого порядка документирования;

? обеспечение единого порядка работы с документами;

? контроль за исполнением и передачей документов на хранение;

? хранение документов;

? унификация форм документов;

? сокращение по возможности документооборота;

? методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

? внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Из целей и задач деятельности делопроизводственной службы определяются основные функции службы. Среди типовых функций выделяют:

? разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

? осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

? организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

? регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

? обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

? организация машинописного (компьютерного) изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

? разработка и проектирование бланков документов;

? разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

? организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

? организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

? разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

? осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

? организация работы архива в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива Российской Федерации;

? повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

? организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ.

Функции делопроизводственной службы классифицируются следующим образом:

? административная функция, суть которой заключается в осуществлении целенаправленных и планомерных управленческих воздействий на объекты документационного менеджмента;

? регулятивная, которая способствует достижению большей гибкости управленческих воздействий и позволяет при необходимости корректировать их направленность и интенсивность;

? координационная функция образуют организационные усилия, предпринимаемые в рамках документационного менеджмента для обеспечения необходимого взаимодействия между его участниками;

? контрольная функция «диагностирует» состояние отдельных документов и работу персонала, а также состояние подсистемы документационного управления предприятия в целом;

? обучающая функция обеспечивает поступательный рост профессионализма персонала и на этой основе -- последующую оптимизацию работы с документацией предприятия.

Также выделяют некоторые принципы организации документационного менеджмента предприятия. К важнейшим из которых относятся: законность, последовательность, гибкость, технологичность, комплексность.

Законность подразумевает в первую очередь соответствие содержания практической составляющей документационного обеспечения управления положениям законодательства РФ и требованиям руководящих документов, регламентирующим организацию ДОУ предприятием.

Последовательность ДОУ заключается в планомерном, «пошаговом» выполнении мероприятий и действий, образующих в своей совокупности его практическую составляющую.

Гибкость предполагает своевременное и адекватное реагирование его участников на возможные и предполагаемые изменения в условиях функционирования предприятия и, в частности, управления предприятием.

Технологичность документационного обеспечения управления заключается в оптимальной «стыковке» всех этапов и участков работы с документами и создании на этой основе надлежащих условий для ее качественного, своевременного и полного выполнения Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. / М.В. Кирсанова. ?М.: ИНФРА-М, 2011..

1.4 Организационная структура службы ДОУ

Не менее важным вопросом в постановке делопроизводства является определение структуры делопроизводственной службы и ее должностного состава. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций. В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений. Среди таких подразделений можно выделить:

? Управления делами;

? Отдел ДОУ;

? Общий отдел;

? Секретарь;

? Инспектор и др.

Управления делами. Создаются в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителей ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки; бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив Стенюков М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. ? М.: Приор, 2010, ? 192 с..

Отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. Создаются на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел. Это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления, общественных организаций. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; Под ред. Кузнецовой Т.В. ? М.: Юнити-ДАНА, 2012, ? 359 с. .

Протокольный отдел выполняет следующие функции:

- подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

- анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

- прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;

- организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности Кузнецова Т.В. Справочник секретаря-референта/Т.В. Кузнецова. ? М.: Юнити-ДАНА, 2013, ? 260 с..

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:

- прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

- подготовку обращений к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;

- извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;

- формирование и хранение дел по обращениям;

- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

- организацию приема граждан по личным вопросам руководство.

Приемная:

- организация приема посетителей руководством организации;

- составление плана работы приемной;

- ведение учетной документации по личному приему граждан;

- организация исполнения документов, полученных при личном приеме;

- обобщение результатом приема посетителей;

- подготовка предложений по совершенствованию работы приемной.

Секретарь руководителя (инспектор). Выполняет работу с документами в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях.

Перечисленные структурные подразделения имеют в своем штате группу специалистов, выполняющих определенные функции, достижение которых способствует рациональной организации делопроизводства в организации. Обязанности и функции каждого специалиста должны быть определены в организационных документах организации. Приведем основные функции, выполняемые специалистами приведенным выше структурных подразделений Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело. / Т.В. Кузнецова. ? М.: Высшая школа, 2010..

Секретариат - подразделение служб ДОУ, предназначенное для информационного и организационно-технического обслуживания руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов). Секретариат (секретарь-референт технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняют следующие функции:

- рассматривает и подготавливает к докладу руководству учреждения поступающую корреспонденцию;

- подготавливает по указанию руководителя учреждения проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

- осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

- следит за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству учреждения;

- обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;

- производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них;

- осуществляется контроль за исполнением решений коллегии;

- составляют сводную номенклатуру дел учреждения и представляют ее руководству на утверждение;

- осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работ приемной и т.д.).

Экспедиция - подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции. Экспедиция выполняет:

- прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям организации;

- доставку документов структурнее подразделения;

- обработку и отсылку отправляемых документов;

- количественный учет документооборота.

Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:

- осуществляет учет и регистрацию документов;

- ведет контроль за оформление исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым требованиям);

- осуществляет формирование и ведение справочно-информационного массива;

- осуществляет учет документов «Для служебного пользования», с грифом «Конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях;

- производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии;

- составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения.

Подразделение по контролю исполнения документов:

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов;

- осуществляет контроль за ходом исполнения документов в подразделениях организации;

- ведет обобщение результатов контроля и информирование руководства;

- осуществляет подготовку предложений по совершенствованию контроля исполнения документов.

Подразделение по рационализации работ с документами:

- разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию работ служб ДОУ (структура службы, новые информационные технологии и т.д.);

- разрабатывает инструктивные и методические документы по делопроизводству: положения, инструкции, памятки, альбомы унифицированных форм документов и др.;

- разработка и корректировка номенклатуры дел организации;

- консультирование работников организации по вопросам работы с документами;

- методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях;

- разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве;

- постановка задач автоматизации делопроизводства;

- осуществляет и контролирует внедрение новых стандартов, норм, правил в отношении организации работы службы ДОУ и оформления документов;

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников служб ДОУ и специалистов организации в области документационного обеспечения управления.

Группа исполнения документов:

- осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;

- осуществляет считку и правку перепечатанного материала.

Редакционная группа выполняет следующие функции:

- редактирование документов, издаваемых в организации;

корректорская правка;

- подготовка проектов документов для рассмотрения руководства и для издания и опубликования.

Копировально-множительное бюро:

- выполняет копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников;

- подготавливает, брошюрует рекламную продукцию.

Архив:

- производит прием, учет, хранение и использование дел;

- организация архивного хранения документов;

- оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

- экспертиза ценности документов;

- ведение учетной документации архива;

- систематизация документов в архиве;

- создание благоприятных условий для хранения документов;

- уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

- консультирование работников организации по вопросам архивного хранения документов;

- осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях;

- подготавливает дела к сдаче на хранение в государственный архив;

? подготовка предложений для руководства по совершенствованию архивного хранения документов.

Таким образом, служба ДОУ, независимо от названия, берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции Галахов В.В., Корнеев И.К., Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы./ В.В. Галахов. ? М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2010..

В настоящее время происходит процесс трансформации службы делопроизводства в службу управления документацией. В связи с этим к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе. Среди них можно выделить следующие:

- внедрение автоматизированных технологий;

- контроль за эксплуатацией автоматизированных технологий;

- оценка качества документационного обеспечения;

- планирование информационных потребностей;

- нормирование труда;

- управление кадрами самой делопроизводственной службы (подбор, расстановка, обучение, консультирование, повышение квалификации) Галатенко В.А. Основы информационной безопасности: Курс лекций / В.А. Галатенко /. - М., 2009, ? 280 с..

1.5 Регламентация службы ДОУ

Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов -- положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается но пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.

В разделе 1 «Общие положения» устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Раздел 2 «Цели и задачи» формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.

Раздел 3 «Функции» является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в том числе и специфических для данной организации.

Раздел 4 «Права и обязанности» перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций. Служба имеет право:

- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

- контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

- запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

- проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия ими соответствующих мер;

- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- определять задачи документационного обеспечения управления, с целью внедрения новейших информационных технологий.

Раздел 5 «Руководство» содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации (уровню образования, стажу практической работы.), порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).

В число функций включают организацию работы по делопроизводству в учреждении, координацию и контроль деятельности сотрудников службы, разработку нормативно-методического обеспечения и др.

К правам руководителя службы ДОУ могут принадлежать подписание и визирование документов, заверение их копий, внесение предложений руководству организации по совершенствованию работы с документами, представление сотрудников службы к поощрениям, взысканиям, аттестации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. Стандарт решает функциональные, технологические и технические вопросы работы с документами, возникающие в процессе деловой деятельности организации. .

Руководитель может нести ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами, выполнение службой в полном объеме задач и функций, выполнение указаний и поручений руководства, организацию работы службы ДОУ, соблюдение порядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда ее работников.

В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, право подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

В разделе 6 «Взаимосвязи» указываются наличие к характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возни кают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых -- регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей.

Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию,

При разработке должностной инструкции необходим глубокий и всесторонний анализ всех видов выполняемых работ, что позволяет сформулировать весь комплекс требований, предъявляемых к должности.

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться Квалификационным справочником, ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов).

Используя Справочник для разработки должностных инструкций, надо иметь в виду, что помещенные в нем квалификационные характеристики можно применять в качестве нормативных документов прямого действия. В этих случаях должностные инструкции не разрабатываются или используются квалификационные характеристики для подготовки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также прав и ответственности работников. Причем необходимые обязанности, включенные в характеристику конкретной должности, можно распределить между несколькими исполнителями. Разрешается без изменения наименования должности поручить работнику выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, которые не требуют другой специальности или квалификации ГОСТ Р 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003..

Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.

Правила составления должностной инструкции установлены ГСДОУ.

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

В общих положениях устанавливаются следующие позиции:

- основные задачи работника, например основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

- порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

- профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

- основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких видов работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону.

В разделе «Обязанности работника» указываются обязанности работника, связанные с его основными задачами и функциями. Например, проведение инструктажей, обеспечение сохранности документов, соблюдение служебной субординации, выполнение правил внутреннего трудового распорядка, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются под разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы, которое определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции, и своевременность ее выполнения.

Должностные инструкции на работников службы ДОУ разрабатывает руководитель службы, они согласовываются с юридической службой, утверждаются руководителем организации. Ознакомление работника с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Она состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», личной подписи работника, инициалов, фамилии и даты ознакомления.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) -- правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

ГСДОУ в состав функций, возложенных на службу ДОУ, включила разработку внедрения и ведения табеля унифицированный форм документов. Табель представляет собой перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры. Табель содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов подготовки. В табеле нормативно закрепляются как состав применяющихся в организации документов, так и процедуры их подготовки Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / В.И. Андреев. ? М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2009, ? 192 с..

Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования, например вид и код формы документа, наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа, наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления;

- согласование (внутреннее и внешнее), где указываются организации, или структурные подразделения, или должностные лица, участвующие в этом процессе, подписание (должность лица, которое подписывает документ);

- утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ);

- проставление печати (необходимость удостоверения документа печатью);

- адресат -- организация (структурное подразделение, в которое представляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.

Наличие табеля позволяет службе ДОУ проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании -- внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, контроль за порядком использования.

Применение табеля исключает возможность неоправданного создания новых форм; позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами и учесть количество видов и форм документов, создаваемых в организации.

Таким образом, каждый организационный документ имеет определенное значение при регламентации документационного обеспечения управления делопроизводственной службой. В этих документах отражены основные моменты работы с документами, а также определены функции и обязанности работников службы ДОУ по документному обслуживанию Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии / А.Б. Бухарин. ? М., 2013..

1.6 Организация документооборота на предприятии

документационный обеспечение управление государственный

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранения в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышается ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами Анодина Н.Н. Документооборот в организации: практическое пособие/ Н. Н. Анодина. - 3-е изд., переаб. и доп. - М.: Омега-Л, 2010, ? 184 с..

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов: входящие (поступающие в организацию), исходящие (отправляемые в другие организации), внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы).

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

? сортировка и регистрация полученных документов;

? рассмотрение руководством и выдача резолюции;

? исполнение и контроль за исполнением документа ответственных лиц;

? отчет руководству о проделанной работе;

? принятие решения по исполнению документа;

? подшивка в дело и передача в архив.

Итак, на первом этапе входящие документы, ? то есть вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо другим путем, ? должны пройти экспедиционную обработку. Данная операция включает в себя правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений в упаковке, полнота присланных материалов и т.п.). Как правило, вскрываются все конверты, кроме корреспонденции с пометкой «лично». Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на них имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день получения корреспонденции.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. / М. Ю. Рогожин. ? М.: РДЛ, 2011..

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля за исполнением документов и их поиска. Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельные массивы при регистрации в любой организации выделяют приказы по личному составу. Необходимо отметить, что входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы и т.д.), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяются журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота, используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет существенный недостаток - возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют Стенюков М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. ? М.: Приор, 2010, ? 192 с..