Делопроизводство в органах внутренних дел
Правильная организация документационного обеспечения управления в государственных органах. Процесс управления в органах внутренних дел (ОВД). Основные элементы, содержание, виды и задачи делопроизводства в ОВД, его нормативно-правовое регулирование.
| Рубрика | Государство и право |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.11.2011 |
| Размер файла | 49,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- 1. Понятие, содержание и виды делопроизводства в органах внутренних дел
- 2. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел
- Заключение
- Список литературы
- Приложение
Введение
В настоящее время актуальность проблемы организационного совершенствования деятельности органов внутренних дел имеет особенно важное значение. В условиях возрастающего динамизма социально-экономических отношений стало аксиомой, что владеющий информацией - владеет ситуацией.
Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.
В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.
С точки зрения технологии процесс управления представляет собой, прежде всего, процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации.
Известно, что работы по документированию выполняются различными сотрудниками горрайорганов внутренних дел. Составлением и исполнением документов занимается весь их основной состав. Объем знаний по документированию у разных категорий работников различен, но знание общих требований к документам и порядку работы с ними обязательно для каждого сотрудника.
Актуальность данной темы курсовой работы обуславливается также недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в государственных органах. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование.
Объектом в данной работе выступает процесс управления в органах внутренних дела, а предметом - основы делопроизводства в ОВД.
Цель контрольной работы - рассмотреть осуществление делопроизводства в органах внутренних дел.
Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:
1. Дать характеристику понятию делопроизводства в органах внутренних дел и его основным элементам;
2. Проанализировать виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел.
3. Рассмотреть нормативное регулирование делопроизводства в органах внутренних дел.
Достижение указанной цели и задач осуществлялось посредством анализа нормативно-правовых актов и специальной литературы по обозначенной проблематике.
1. Понятие, содержание и виды делопроизводства в органах внутренних дел
Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства
В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники подразделений милиции должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция/ В.Ф. Сухарев. - М.: Академия управления МВД РФ, 2002. С. 71..
Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиями прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007. С. 21..
В Инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 указано: "Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.
Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами".
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.
Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования Четвериков, В.С., Четвериков, В.В.. Основы управления в органах внутренних дел / В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 1997. С. 86..
Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.
Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:
1. Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.
2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.
3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
4. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.
5. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.
6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция / В.Ф. Сухарев. - М.: Академия управления МВД РФ, 2002. С. 84..
Документы - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности
Управленческие документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными ГОСТ. Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).
Основные группы ОРД:
организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);
распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);
справочно-информационные (письма, акты, справки и др.) Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006. С. 213..
К подготовке документов предъявляются следующие требования:
юридические (подзаконность, полномочность и др.);
информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);
организационные (реквизиты и гриф).
Руководство проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.
При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:
уяснение цели документа;
определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,
составление плана документа;
подбора и изучения необходимых источников формирования документов;
согласование документа и принятие Там же..
Документ определяется как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.
Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:
делопроизводство орган внутреннее дело
фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;
официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;
обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;
осуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.
Организация документооборота в каждом подразделении или учреждении должна отвечать определенным требованиям.
прохождение документов в органе должно быть оперативным, т е за минимально возможное время;
целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться,
следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;
каждое перемещение документа должно быть оправданным,
необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
в порядке прохождения и в процессе разработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007. С. 231..
Например, рассмотрим основные этапы документооборота.
1. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:
по направлениям деятельности:
управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);
по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);
по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);
по характеру движения (входящие,
исходящие и внутренние);
по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).
2. Первоначальная обработка поступающих документов. Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.
3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.
4. Регистрация документов. Документы имея различные по содержанию информации фиксируются в различных книгах (например, секретное или не секретное производство). Например книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.
5. Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т.п.
6. Исполнение документов. Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение Сергун П.П. Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития. Саратов, СЮИ МВД России, 2009. С. 176..
Дела в архив сдаются после проведения экспертизы их ценности, заключающейся в определении их значения сроков хранения через год после завершения их в делопроизводстве.
Отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение документов и дел производится экспертными комиссиями в составе трех человек, комиссия утверждается руководителем органов внутренних дел. Документы, подлежащие государственному хранению, до передачи их в Главное архивное управление, хранятся в архивах МВД - 15 лет, МВД, УВД - 10 лет, ГО (РО) ВД - 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в органах внутренних дел 40 лет. Документами с временными сроками хранения могут быть уничтожены в установлением порядке после их просмотра экспертной комиссией, что оформляется соответствующим актом.
Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации документооборота.
1. Организационное:
а) сокращение потоков документов;
б) регулирование документооборота;
в) совершенствование документооборота;
г) нормирование документационных работ.
2. Техническое - механизация всех процессов, связанных с движением документов: применение оргтехники (множительной, печатающей и др.) Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007. С. 214..
В соответствии с Приказом МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации" в деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России (Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов Российской Федерации, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения), правовые акты ненормативного характера (приказы по личному составу, распоряжения, письма, указания, межведомственные соглашения, протоколы), акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
Нормативный правовой акт (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.
Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.
Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.
Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).
2. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел
Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел может быть рассмотрено как общее и специальное. Первое определяет общие особенности регулирования делопроизводства в организациях, второе - непосредственно отражает специфику организации и осуществления делопроизводства в органах внутренних дел.
Рассмотрим оба вида нормативно-правового регулирования делопроизводства.
В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты нормативно-методические документы общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления.
Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет ГК РФ, который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006. С. 236..
Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст.16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".
В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере - стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:
национальные стандарты;
правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:
национальные стандарты;
правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты организаций Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006. С. 236..
В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов.
На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.
Постановлением Правительства РФ утверждены правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: "Общие понятия", "Делопроизводство" и "Архивное дело".
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Принятая в работе с документами терминология нормативно закреплена в ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения",
Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.
Среди них:
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;
правила формирования дел в делопроизводстве;
организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
порядок выделения документов к уничтожению;
оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения в Основных правилах связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.
В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.
Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).
Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации Сергун П.П. Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития. Саратов, СЮИ МВД России, 2009..
Нормативно-правовую базу делопроизводства в органах внутренних дел составляют законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, государственных стандартов Российской Федерации, а также нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила работы со служебными документами.
Важнейшие значение для организации делопроизводства в ОВД имеют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст. 3060..
Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Непосредственно осуществление делопроизводства в органах внутренних дел осуществляется на основании Инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987. Данная инструкция определяет порядок документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.
В Инструкции указано, что организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.
Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации определяет:
Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел (радел II).
Требования к подготовке и оформлению документов (раздел III).
Организация документооборота, учета и исполнения документов (раздел IV).
Прием и передача текстов документов по официальным каналам электросвязи и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных, организация их учета (раздел V).
Контроль исполнения документов и поручений (раздел VI).
Автоматизация документационного обеспечения (система управления документами и электронными административными регламентами) органов внутренних дел (раздел VII).
Документы Министерства внутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имущество министерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы РФ, Инструкцией по делопроизводству и иными документами МВД РФ.
Деятельность Министерства внутренних дел РФ обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется исходя из компетенции министерства кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллективный), объемом и характером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.
Результаты оперативно-розыскной деятельности, расследования уголовных дел отражаются в оперативно-служебных или процессуальных документах, делопроизводство по которым осуществляется отдельно, специально уполномоченными на то сотрудниками.
Порядок ведения секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел.
Правила подготовки нормативных актов в центральном аппарате МВД РФ регламентируются специальным нормативным актом МВД России - Приказом МВД РФ от 27.06.2003 № 484 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России".
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, устными и письменными обращениями граждан и народных депутатов, своевременность и качество их исполнения, а также за обеспечение надлежащих условий работы сотрудников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на начальника Аппарата Министра, начальников главных управлений, управлений и иных структурных подразделений МВД РФ.
Заключение
Закончив рассмотрение обозначенных выше вопросов, можно сделать следующие выводы.
Систему делопроизводства в органах внутренних дел можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно:
1) документирование деятельности органов внутренних дел;
2) организация работы с документами по всем направлениям деятельности органа внутренних дел;
3) кадровое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;
4) правовое и методическое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;
5) материально-техническое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел.
Документирование деятельности органов внутренних дел включает в себя составление, исполнение и оформление документов (заголовки, подписи, даты) и заключается в записи по установленным формам необходимой для деятельности горрайорганов внутренних дел информации.
Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Чтобы какая-либо информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности, закрепленная на специальном материале, приобрела силу документа, необходимо, чтобы эта информация носила официальный характер.
Специфика деятельности органов внутренних дел и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов. Применительно к документам под качеством понимается "совокупность свойств и реквизитов, обеспечивающих выполнение документами их функций". Конкретное содержание качества, его характеристики непостоянны и зависят от выполняемых функций и условий функционирования.
Высокое качество документов способствует реализации принципа законности в деятельности органов внутренних дел и повышению результативности контролирующих органов, так как для сравнения запланированного и фактического состояния дел, выявления причин невыполнения поставленных задач аналитическая деятельность нуждается в высококачественных документах, что, в свою очередь, играет позитивную роль в совершенствовании деятельности горрайорганов внутренних дел.
Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности органов внутренних дел, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами. Порядок документирования, характер и количество создаваемой документации во многом определяют систему организации документации. От того, как организованы документы в делопроизводстве, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, во многом зависит качество документирования, его оперативность.
Для оптимальной работы горрайорганов внутренних дел необходимо, чтобы все полученные и созданные документы были соответствующим образом организованы, этой цели служат: организация документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями органов внутренних дел, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам органов внутренних дел, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение перечисленных этапов организации работы с документами в горрайорганах внутренних дел влечет несвоевременное исполнение документов, утерю служебной документации, волокиту при получении необходимой для функционирования органов внутренних дел архивной и оперативной (текущей) информации.
Список литературы
1. Конституция Российской Федерации // Российская газета. - 1993. - 25 дек.
2. О полиции: Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. N 3-ФЗ // Российская газета. 2011.8 февраля.
3. Вопросы организации полиции: Указ Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 года № 250 // СПС "Консультант Плюс".
4. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // СПС "Консультант Плюс".
5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 // Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст.3060.
6. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 года N 484 // СПС "Консультант Плюс".
7. Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утв. Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 // СПС "Консультант Плюс".
8. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 // СПС "Консультант Плюс".
9. Коренев, А.П. Организация управления в ОВД/ А.П. Коренев. - М.: "Щит-М", 2003.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007.
11. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006.
12. Сергун П.П. Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития. Саратов, СЮИ МВД России, 2009.
13. Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция/ В.Ф. Сухарев. - М.: Академия управления МВД РФ, 2002.
14. Четвериков, В.С., Четвериков, В.В. Основы управления в органах внутренних дел/ В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 1997.
Приложение
Практическое задание.
Приведите и проанализируйте сложившуюся систему информационного обеспечения органа внутренних дел, где служите. По результатам разработайте предложения по её совершенствованию.
Система информационного обеспечения начальника отдела полиции № 5 (ОП № 5) Межмуниципального управления МВД России "Красноярское".
Высший уровень накопления информации ОП-5 - начальник отдела полиции №5.
Информация начальнику поступает из:
1. Отдел уголовного розыска:
· Начальник отдела.
· Начальник отделения.
· Старший оперуполномоченный, оперуполномоченный.
2. Отдел участковых уполномоченных полиции и по делам несовершеннолетних:
· Начальник отдела.
· Начальник отделения.
· Старший участковый, участковый уполномоченный полиции.
· Старший инспектор (по делам несовершеннолетних), инспектор.
3. Отдел дознания:
· Начальник отдела, заместители.
· Старший дознаватель, дознаватель.
4. Группа по исполнению административного законодательства:
· Инспектор.
5. Отдельная рота патрульно-постовой службы полиции:
· Командир отдельной роты.
· Командир взвода.
· Командир мобильного взвода.
· Инспектор (службы).
· Инспектор патрульно-постовой службы полиции.
· Командир отделения.
· Полицейский по охране здания.
· Полицейский, полицейский-кинолог, полицейский-водитель.
6. Группа анализа, планирования и учёта:
· Старший инспектор (по анализу, планированию и контролю).
· Старший инспектор, инспектор.
7. Дежурная часть:
· Старший оперативный дежурный, оперативный дежурный.
· Дежурный по разбору с доставленными и задержанными.
· Инженер-электроник.
· Помощник оперативного дежурного.
8. Изолятор временного содержания подозреваемых и обвиняемых:
· Начальник, заместитель.
· Дежурный, фельдшер.
9. Подразделение охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых:
· Старший полицейский конвоя, полицейский, полицейский-водитель.
10. Отделение материально-технического обеспечения:
· Начальник.
· Старший специалист.
· Специалист.
11. Группа делопроизводства и режима:
· Ведущий инспектор, старший инспектор, инспектор.
12. Отдел №5 по расследованию преступлений на обслуживаемо территории:
· Начальник отдела, заместитель.
· Начальник отделения.
· Старший следователь по особо важным делам.
· Старший следователь, следователь.
Высший уровень накопления информации представляет начальник ОП. Начальник отдела полиции №5 Межмуниципального управления МВД России "Красноярское" получает информацию о всех событиях, которые происходят на обслуживаемой территории, от начальников отделов, отделений ОП№5. Последние в свою очередь получают информацию от своих подчиненных. При необходимости начальник ОП может получить информацию от непосредственного исполнителя (например, участкового уполномоченного, дознавателя и так далее).
В распоряжение руководителя поступает аргументированная цифрами, выводами и предложениями информация. Это позволяет начальнику облегчить процесс выявления проблем, причин их породивших, а главное есть возможность своевременно и быстро принять решение, которое будет носить адресный характер выполнения и верные сроки контроля и проверки.
На основе обобщенных данных начальник ОП проводит собственный анализ деятельности всех подразделений, оценивает обстановку, сложившуюся на подведомственной территории, осуществляет контроль.
Информация, которую получает начальник ОП, служить источником позитивных изменений внутри системы, способствует ее совершенствованию или перерождению в другое более совершенное качество.
Упорядочивание информационных потоков, позволяет повысить эффективность управления, профессиональную компетентность кадров, уровень информационной культуры, а, следовательно, и качество реализации задач, стоящих перед различными подразделениями ОП.
В ОП-5 начальнику не всегда начальники отделов доводят информацию, которая является полной, так как не все действия начальники отделов согласуют друг с другом, перед докладом руководителю ОП не уточняют результаты проделанной работы других подразделений. Отсутствие взаимодействия начальников отделов и передача ими недостоверной информации руководителю приводит к неправильному, неверному пониманию ситуации, что не позволяет своевременно и быстро принять решение. Таким образом, начальникам отделов необходимо тесно взаимодействовать друг с другом, делиться в полном объеме имеющейся информацией, и докладывать начальнику ОП достоверные факты, с учетом проделанной работы всех отделов.
В настоящее время количество рабочих совещаний с участием начальников отделов в ОП-5 сократилось, а стало проводится больше совещание с участием личного состава подразделений. Причем на данных совещания рассматриваются, вопросы по существу, например, конкретные уголовные дела, определяются проблемы по делам, сразу на месте определяются исполнители поставленных задач для решения проблемы. И на последующих совещания с конкретных лиц спрашивают результат, анализируются причины невыполнения поставленной задачи, определяются дальнейшие пути её решения. Данные совещания приносят большую практическую пользу, а так как на данных совещания активное участие принимает начальник ОП, то он владеет не только общей информацией о работе отдела, но и видит работу отдела изнутри, со всеми её реально существующими проблемами, также позволяет изучить коллектив, психологический климат среди сотрудников.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Организационно-техническое обеспечение делопроизводства. Анализ условий труда в службе документационного обеспечения управления. Средства оргтехники, применяемые в делопроизводстве. Организация автоматизированного рабочего места в органах внутренних дел.
реферат [26,8 K], добавлен 27.12.2016Общие положения о делопроизводстве в органах внутренних дел. Порядок подготовки и оформление документов. Основные реквизиты и порядок их оформления. Организация работы с документами в министерстве. Составление номенклатуры дел и формирование дел.
реферат [52,9 K], добавлен 03.07.2008Основные понятия документационного обеспечения управления (ДОУ). Нормативно-правовая и методическая база ДОУ. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах. Регламентация деятельности службы ДОУ.
дипломная работа [1,1 M], добавлен 23.02.2015Контроль как функция социального управления. Принципы контроля и основные требования, предъявляемые к нему. Правовое обеспечение контрольной деятельности. Виды, формы, и методы контроля, используемые в органах внутренних дел.
дипломная работа [108,5 K], добавлен 03.09.2006Государственная система документационного обеспечения управления в России. Делопроизводство в органах внутренних дел. Подготовка документов к архивному хранению в УВД г. Усть-Илимска. Проблемы составления номенклатуры дел и формирование дел в УВД.
курсовая работа [149,3 K], добавлен 30.03.2011Понятие делопроизводства в органах внутренних дел как вида деятельности, обеспечивающей документирование управленческой деятельности и организации работы в ней. Виды и элементы делопроизводства в ОВД, направления рационализации документооборота.
реферат [25,6 K], добавлен 15.06.2017Понятие, виды и особенности коррупционных правонарушений, совершаемых сотрудниками органов внутренних дел. Состояние и динамика преступности коррупционной направленности в органах внутренних дел. Предупреждение коррупции в органах внутренних дел.
дипломная работа [488,3 K], добавлен 18.10.2022Сущность и методы управления кадрами в государственных органах. Проблемы применения действующего законодательства как нормативной основы управления кадрами в таможенных органах РФ. Рекомендации по оптимизации применения нормативных правовых актов.
дипломная работа [653,9 K], добавлен 19.10.2019Органы внутренних дел как субъект административной юрисдикции. Система административных наказаний применяемых в органах внутренних дел. Проблемы возбуждения и рассмотрения дел об административных правонарушениях, подведомственных органах внутренних дел.
дипломная работа [75,3 K], добавлен 16.09.2017Условия и порядок прохождения государственной службы в органах внутренних дел Российской Федерации и их отличие от условий службы в иных государственных органах. Обеспечение безопасности личности, общества и государства в целом от посягательств.
реферат [31,2 K], добавлен 03.06.2008
