Организация документационного обеспечения управления ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Журналы могут иметь следующие графы:

? номер (индекс) документа - проставляется номер документа, присвоенный в организации, куда документ поступил;

? индекс документа - это присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, места его хранения. Индексы используются при поиске, учете, систематизации документов. В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145/ЛС, где 145 - порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение приказов по личному составу;

? дата документа - проставляется дата поступления документа в организацию, как было уже отмечено выше. Необходимо отметить, что входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания;

? автор документа (внешняя организация) - указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес;

? краткое содержание (заголовок) - указываются вид документа, его заголовок. Если заголовка недостаточно или он отсутствует, то добавляют необходимые сведения исходя из текста документа;

? резолюция - записывается полное содержание текста резолюции;

? исполнитель - указывается лицо, ответственное за исполнение документа;

? подпись исполнителя;

? срок исполнения;

? отметка об исполнении;

? номер дела - заполняется в архиве.

Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Входящие документы могут быть распределены на следующие потоки:

? руководителям организации - для обязательного рассмотрения;

? структурным подразделениям - для исполнения.

Документы, которые используются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям. При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

? вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);

? важность содержания документа;

? сложность и новизна поставленных вопросов;

? срочность исполнения документов.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администраций разных уровней управления, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителями после регистрации.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.п.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело с последующей передачей в архив Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (Руководство к составлению) / М.В. Стенюков. ? М.: Приор, 2012, с. 359 - 360. .

Подготовка и оформление исходящих документов включает в себя следующие этапы:

? составление проекта документа;

? согласование;

? проверка правильности оформления;

? подписание документа руководителем;

? регистрация.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю.

Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу.

Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные сроки. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль за исполнением включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов, информирование руководителя о работе.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.п.). Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Срок исполнения большинства документов не должен превышать 10 дней.

Проект документа составляется исполнителем после получения им задания на подготовку того или иного документа от руководителя. Далее он согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов и резолюций заинтересованных лиц. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

? номер документа;

? дата документа;

? адресат (корреспондент);

? краткое содержание или заголовок;

? номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. / М.Ю. Рогожин. ? М.: Санкт-Петербург, издательский дом «Питер», 2009..

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.



Рисунок 2 ? Общая схема работы с внутренними документами

Таким образом, правильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса. Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранения в архив. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия.

2. Документационное обеспечение управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

2.1 Характеристика деятельности ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Преддипломная практика проходила в Отдельном взводе дорожно-патрульной службы отделение Государственной Инспекции безопасности дорожного движения отдел Министерства внутренних дел России по городу Красноуральск, действующего на основании Положения от 23 марта 2002 г. №263 «О строевых подразделениях государственной инспекции безопасности дорожного движения министерства внутренних дел российской федерации». Юридический адрес: 624330, Свердловская область, г. Красноуральск, ул. Дзержинского, д. 50.

Территория обслуживания:

? городской округ Красноуральск площадь 162700 гектаров, с протяженностью дорог 260 километров. На территории округа расположено три поселка городского типа и четыре сельских населенных пункта. Количество транспортных средств 7502 единицы.

Первым руководителем ГАИ Красноуральска с 1 августа 1964 года стал Владислав Никифорович Окладников. В этой должности он проработал до 1983 года. Штат ГАИ при нем составлял три человека.

С 1983 по 1986 года службу возглавлял старший госавтоинспектор капитан милиции Валерий Дмитриевич Самолюк. В эти годы в ГАИ Красноуральска работало пять сотрудников, и в их распоряжении был всего один автомобиль. В 1987 году к нему добавился мотоцикл. В обязанности сотрудников входили поддержание порядка на дорогах (по этому направлению они тесно сотрудничали с дружинниками) и регистрация транспортных средств. На каждое транспортное средство в ГАИ заводилась карточка с данными, которая хранилась в картотеке. Естественно, вся работа по картотеке осуществлялась вручную.

Количество автомобилей в небольшом Красноуральске увеличивалось не столь быстрыми темпами, как в областном центре, соответственно, обстановка на дорогах была спокойнее, так что штат ГАИ долгое время не превышал десяти человек. В 2001 году в городе было всего 11 сотрудников ГАИ с тремя патрульными автомобилями. Но прогресс идет семимильными шагами, и к 2008-му в службе ГИБДД был уже 51 сотрудник и девять патрульных автомобилей.

Сегодня на вооружении технические средства -- фотовидеофиксатор «Визир», измерители скоростного режима «Искра-1» и «Радис», анализатор концентрации паров эталона в выдыхаемом воздухе «АКПЭ-01М», алкотектер РКО-100, стационарные и переносные радиостанции.

Основными задачами и функциями ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск являются:

1) предупреждение дорожно-транспортных происшествий и снижение тяжести их последствий в целях охраны жизни, здоровья и имущества граждан, защиты их прав и законных интересов, а также защиты интересов общества и государства;

2) координация в пределах предоставленных полномочий деятельности органов исполнительной власти Свердловской области, направленной на предупреждение дорожно-транспортных происшествий, снижение тяжести их последствий;

3) оперативное руководство деятельностью сотрудников ГИБДД МВД России по Свердловской области по выполнению возложенных на них функций по обеспечению безопасности дорожного движения, участию в мероприятиях по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности;

4) организационно-методическое обеспечение деятельности подразделений Госавтоинспекции территориальных органов внутренних дел области.

Структура ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

включает в себя:

1) отдел исполнения административного законодательства и организационно-аналитической работы;

2) отдел организации дорожно-патрульной службы, розыска и пропаганды безопасности дорожного движения;

3) отдел организации регистрационно-экзаменационной работы, технического надзора;

4) отдел дорожной инспекции и организации движения;

5) контрольно-профилактическое отделение;

6) канцелярия.

2.2 Организация работы с документами в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Деятельность ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД Красноуральска, как органа государственной службы, обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется объемом и характером взаимосвязей между федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями; взаимодействием отделов службы, и включает в себя следующие виды документов: приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, акты, служебные письма (т. е. - распорядительные и служебные документы). В целях повышения эффективности использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов, их реквизитов, проводится унификация состава и форм документов. Применяются унифицированные формы документов, реквизиты которых соответствуют системе организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003).

В распорядительные документы включаются: приказы, распоряжения.

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Распоряжения издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения управленческих решений.

Переписка между функциональными отделами запрещена.

Документы, создаваемые в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск, печатаются с использованием текстового редактора Word, шрифтом Times New Roman размером №10-14 через 1-2 интервала. Для выделения части документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

При создании документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Бланки документов имеют поля не менее (мм):

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Документы ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4, А5. Распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск применяются бланки с угловым расположением наименования организации для служебной переписки и с продольным расположением наименования организации для распорядительных документов. В Приложение 1 представлен бланк с угловым расположением наименования организации.

Гербовые и другие печати ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск используются для удостоверения подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам. Гербовая печать проставляется для удостоверения подписи начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск или подписи заместителя начальника. Гербовая печать проставляется на договорах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях, грамотах, наградных листах.

На рассылаемых копиях приказов, распоряжений и других документах проставляется круглая негербовая печать с наименованием организации. Штампы ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск используются для проставления отметок о получении, регистрации документа, других отметок справочного характера.

Контроль использования печатей и штампов в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск осуществляет руководство.

Движение документов в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск от момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Документооборот учреждения можно представить в виде следующих документопотоков:

1. Входящие документы. К ним относятся телеграммы, решения, приказы, постановления, распоряжения, письма.

2. Исходящие документы. К ним относятся письма, справки, годовые и квартальные отчеты в Главное управление, телеграммы, факсы.

3. Внутренние документы. Это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать задачи внутри учреждения: приказы, распоряжения, протоколы, служебные, докладные записки, справки и др.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются Инструкцией по делопроизводству, положениями об отделах и должностными инструкциями их сотрудников.

Доставка документов в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения «электронной почты».

Вся поступающая в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск корреспонденция, принимается старшим инспектором ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск (ответственным за делопроизводство). Документы, поступившие непосредственно руководству или в отделы, подлежат передаче старшему инспектору для последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным инструкцией по делопроизводству.

В ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск ведется бумажный учет поступившей корреспонденции. Регистрация идет в журналах, журнал нумеруется, прошивается, скрепляется печатью и хранится пять лет.

В журнале поступившей документации имеются сведения об адресатах (исходящий номер, дата регистрации или отправки, наименование организации, Ф. И. О. должностного лица, подписавшего документ), краткая информация о содержании документа.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск: внутренние распорядительные и отправляемые. Регистрация документов производится независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация всех групп документов включает в себя присвоение, документу порядкового номера, начиная с первого в текущем году. Кроме порядкового номера добавляется буквенный индекс. Например: приказы по кадрам дополняются индексом «К», по личному составу - индексом «Л». Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрация поступающих или отправляемых документов производится старшим инспектором ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. Регистрация выполняется в электронном регистрационном журнале входящих или исходящих документов. Каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный номер, соответствующий номеру карточки в регистрационном журнале.

Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассматриваются руководством и доставляются исполнителям. В Приложение 2 входящий документ в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Старшим инспектором конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»); предварительно проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, сохранность вложений. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю. Конверты и другая упаковка уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, или время отправки и получения документа. Конверты, в которых поступили обращения и жалобы граждан, прилагаются к переписке.

Документы, адресованные начальнику, а также без указания конкретного лица или отдела, рассматриваются старшим инспектором, а затем направляются начальнику ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. Рассмотренные руководством документы возвращаются старшему инспектору, где документ обрабатывается и передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям, в случае необходимости, передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Контроль исполнения документа включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей и отделов в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступившие из Федеральных органов, администрации городского округа и других организаций, а также любые другие документы - в соответствии с указаниями начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которая обозначается буквой «К» (или штампом «Контроль») и указывается срок исполнения.

Контроль исполнения документов в указанные сроки отслеживает старший инспектор ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. Для основного исполнителя, указанного первым в резолюции начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск (или его заместителя), к документу, поставленному на контроль, оформляется «Карточка исполнителя поручения», которая включает краткое содержание документа, резолюцию начальника и срок исполнения, и выдается под роспись вместе с документом или его копией. Соисполнителям выдается копия документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - от даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством и инструкцией по делопроизводству.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

? с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

? без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

? по обращениям граждан, поступившим в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения документа указывается в резолюции начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск (его заместителя) и ставится в регистрационной форме («Регистрационно-контрольной карточке»).

Рисунок 3 ? Карточка исполнителя поручения

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель оформляет на имя начальника, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения вышестоящих организаций допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае начальник ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок от даты подписания поручения. Сроки исполнения поручений с отметками «срочно» и «оперативно» не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует старшего инспектора для внесения изменений. Приостанавливать исполнение документов, поступивших в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск, а также отменять его, имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа; для документов, создаваемых в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск - только начальник ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. В случае исполнения документа несколькими отделами подлинник документа и «Регистрационно-контрольная карточка» направляются ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и списании его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя отдела, в котором исполнен документ. В регистрационной карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата, номер исходящего документа.

Старший инспектор ежемесячно представляет руководству письменные оперативные отчеты о состоянии исполнительской дисциплины начальнику ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Документы, отправляемые ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск, передаются почтовой, электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется старшим инспектором в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и с указанием на рассылку, в случае, когда документы адресованы нескольким получателям.

Почтовая отправка срочных документов осуществляется в день подписания, другие документы - в течение всей недели. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Передача документов отделам осуществляется старшим инспектором, ответственным за делопроизводство.

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации, ее передачи организациям, имеющим соответствующие технические и программные средства. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. Электронные сообщения (письма, отчеты и прочие) дублируются документом, оформленным на бумажном носителе, если не оговорено иное требование.

В ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск разрешается отправка электронной почтой документов, которые на бумажном носителе должны быть правильно оформленными, иметь подпись начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск (или лица, его замещающего), регистрационный номер, дату. Допускается отправка электронной почтой файлов, содержащих документы без подписи начальника, но обязательно должен быть проставлен соответствующий регистрационный номер, дата, и указана должность и фамилия лица, подписавшего оригинал документа на бумажном носителе.

Машинописные работы объемом свыше одного машинописного листа выполняются на персональном компьютере старшего инспектора, менее этого объема - на компьютерах, имеющихся в отделах, копировально-множительные работы - в кабинете старшего инспектора. Рукописи документов принимаются для работы только при наличии согласования с начальником, заместителем начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск. Принятые материалы печатаются в 3-х экземплярах (служебные письма) и в 2-х экземплярах (распорядительная документация). Нужное количество экземпляров размножается на копировально-множительных аппаратах с разрешения начальника, зам. начальника ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Учет количества документов ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. За единицу количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. В среднем за год в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск поступает около 2000 документов.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архивный отдел в Екатеринбург в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются формирование дел и составление номенклатуры дел.

Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в отделах ответственными лицами.

При формировании дел в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск соблюдаются общие правила:

? помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

? группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

? раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

? помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

? в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

? по объему дело не должно превышать 250 листов; при наличии в деле большего количества листов дела подразделяются на несколько томов (частей). Индекс и заголовок дела проставляются в каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т. д.

Таким образом, учреждение создает и получает огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью учреждения. Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов. В ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск регламентация формы работы с документами закреплена в инструкции по делопроизводству.

Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

? используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;

? определяет сроки хранения дел;

? используется для построения информационно-поисковой системы;

? имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

При составлении номенклатуры дел в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск руководствуются определенными правилами:

? весь объем документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности учреждения, должен быть учтен;

? необходимо раздельно группировать в дела документы временного и постоянного пользования;

? следует четко и конкретно формулировать заголовки дел, чтобы исключить размещение в деле документов, не соответствующих содержанию и срокам хранения.

Номенклатура дел составляется на общем бланке учреждения в необходимом для работы числе экземпляров. Один экземпляр хранится у руководителя и имеет постоянный срок хранения. В Приложение 3 представлен бланк номенклатуры дел и фрагмент номенклатуры дел ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

В номенклатуру дел включаются все документы, кроме технической документации и печатных изданий.

Если в течение года в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категории и количестве заведенных томов. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в отдел управления персоналом и организационной работы, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должностного лица, сделавшего итоговую запись, и его подписи с расшифровкой.

Также в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск имеется компьютерная информационная поисковая система «Феникс» (ИПС «Феникс»), в которой содержится только информация по всем зарегистрированным в городе Красноуральске автотранспортным средствам. Это мощная ИПС обеспечивает поиск по любым параметрам регистрационного номера, VIN, номера агрегатов, данные по регистрационным документам (справка-счет, техпаспорт, ПТС), модель буквами, цвет, дата регистрации (снятие с учета), ФИО владельца, адрес, дата рождения, паспортные данные, контактный телефон и т.д.

Имеется возможность поиска по отдельным цифрам номера, номеров телефонов не входящих ни в одну базу данных.

Так же в программу включена (вноситься) информация по документам, которые являются основанием для регистрации:

? справка-счет;

? договор купли-продажи;

? удостоверение таможни;

? доверенность.

Также имеются особые метки и комментарии ГИБДД (замена агрегатов, нахождение Т/С в розыске).

В программе «Феникс» есть информация по нарушителям ПДД данным владельцем или транспортным средством. Есть информация по ДТП, месте его совершения, участниках и т.д.



Рисунок 4 - Окно ИПС «Феникс»

2.3 Рекомендации по совершенствованию организации документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Проведённый анализ существующей системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск в трех основных аспектах (документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов); организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов); систематизация архива документов) позволил выявить ее основные недостатки:

? объем работ, выполняемых сотрудниками отдела делопроизводства, при сохранении применяемых технологий обработки документов, предполагает расширение его штатов;

? в связи со значительным количеством отделов существующая технология передачи документов сотрудникам достаточно трудоемка и затруднен контроль данного процесса;

? частичная автоматизация документационного обеспечения управления создает сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, приводит к значительным временным затратам на поиск документов по отделам;

? использование сотрудниками отделов различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов (бухгалтерия - система 1С; кадры - база данных в MS Excel, отдел регистрации транспортных средств - ИПС «Феникс») приводит к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению;

? у руководства учреждения отсутствует необходимая степень полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Изложенные недостатки и отсутствие единого информационного пространства в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск замедляет процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, расширения штата работников по делопроизводству, повышения квалификации кадров службы ДОУ, улучшения рабочих мест инспекторов делопроизводства, внедрение автоматизации, выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности, привлечения специалистов для помощи в совершенствовании программы.

Также необходимо провести анализ и составить список лиц, подлежащих аттестации, с учетом требований законодательства. Подчеркнув, что аттестация проводится один раз в два года и не ранее, чем через год после приема на государственную службу, назначения на иную должность в порядке перевода, присвоения классного чина. При подготовке плана повышения квалификации на следующий год также учитываются сведения о пройденных курсах повышения квалификации, видах и периодах. На государственной гражданской службе повышение квалификации происходит по мере необходимости, но не реже одного раз в три года.

Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

В целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте.

К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск можно отнести:

? разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

? стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандартизацию и унификацию новых информационных технологий;

? обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;

? реализацию «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов»;

? повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Бумажная регистрация документов в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск служит для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения), дублирование корреспонденции в автоматизированной системе регистрации документов, позволит, не только сохранять информацию о документах, в случаях пропажи или уничтожения бумажного журнала, но и обеспечит быстрый поиск необходимой корреспонденции.

Совершенствование документационного обеспечения управления становится обязательным в современных условиях.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К основным проблемам документационного обеспечения управления в российских учреждениях относятся:

? необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

? проблемы стандартизации и унификации документов;

? разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;

? обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

В данной работе был проведен анализ документационного обеспечения управления деятельностью в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству, а в целом в процесс документооборота вовлечено порядка 300 сотрудников предприятия.

Исследование существующей в учреждении системы документооборота позволила выявить ряд проблем. Выявленные проблемы замедляют процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации. Для решения проблемы было предложено внедрение автоматизированной системы, что позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск может быть возможен с любого рабочего места. Система автоматизации документационного обеспечения управления должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников отделов, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 30.12.2004) и часть 2 от 26.01.1996 № 14-ФЗ (в ред. от 30.12.2004).

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации»).

4. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

6. Федеральный закон от 01 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

9. ГОСТ Р 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.

10. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. Стандарт решает функциональные, технологические и технические вопросы работы с документами, возникающие в процессе деловой деятельности организации.

Литература

11. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / В.И. Андреев. ? М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2009, ? 192 с.

12. Анодина Н.Н. Документооборот в организации: практическое пособие/ Н. Н. Анодина. - 3-е изд., переаб. и доп. - М.: Омега-Л, 2010, ? 184 с.

13. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии / А.Б. Бухарин. ? М., 2013.

14. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта / М.И. Басаков. - Ростов н/Д.: «Феникс», 2011, ? 512 с.

15. Белов А.Н. Вопросы совершенствования документационных процессов НИР. / А.Н. Белов. ? М., 2011.

16. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие - 6-е изд., перераб. и доп / А.Н. Белов. - М.: Эксмо, 2009, ? 560 с., - (образовательный стандарт XXI).

17. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. / И.Н. Богатая.? М., 2013.

18. Галатенко В.А. Основы информационной безопасности: Курс лекций / В.А. Галатенко /. - М., 2009, ? 280 с.

19. Галахов В.В., Корнеев И.К., Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы./ В.В. Галахов. ? М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2010.

20. Гертнер Д. А. Электронная совесть - феномен информационных технологий / Д.А. Гертнер // Защита информации. Конфидент, 2012, №6, с. 49-53.

21. Давыдова Э. Делопроизводство. / Э. Давыдова.? М., 2012.

22. Данилов П.П. Хакинг и антихакинг /П.П. Данилов. - М.: ООО «Аквариум-Принт», К.: ОАО «Дом печати - ВЯТКА», 2010, ? 128 с.

23. Демидова А.К. Русская коммерческая корреспонденция. / Демидова А. К. ? М., 2009.

24. Дрешер Ю.Н. Организация информационного производства: учебное пособие / Ю.Н. Дрешер. - М., 2011, ? 248 с.

25. Избачков Ю.С. Информационные системы: учебник для вузов / Ю.С. Избачков. - СПб., 2012, ? 256 с.

26. Камышев А.В. Основы документного обеспечения управления. / Камышев. ? М., 2010.

27. Кедровская Л. Коммерческая тайна в условиях рыночной экономики / Л. Кедровская // Информационные ресурсы России, 2011, №. 5, с. 11-15.

28. Кирсанов М. Деловая переписка. / М. Кирсанов. ? М., 2013.

29. Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство». / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2010.

30. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. / М.В. Кирсанова. ?М.: ИНФРА-М, 2011.

31. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. / М.В. Кирсанова.?М.: Новосибирск, ИНФРА-М Сибирское соглашение, 2010.

32. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. / М.В. Колтунова. ? М.: Дело, 2009.

33. Котенко И.В. Многоагентные технологии анализа уязвимостей обнаружения вторжений в компьютерных сетях / И.В. Котенко // Конфидент, 2010.

34. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учеб. для вузов / В.А. Кудряев. ? М.: ИНФРА-М, 2010, ? 575 с.

35. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). / Т.В. Кузнецова. ? М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2009.

36. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство». / Т. В. Кузнецова. - М., 2013.

37. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; Под ред. Кузнецовой Т.В. ? М.: Юнити-ДАНА, 2012, ? 359 с.

38. Кузнецова Т.В. Справочник секретаря-референта/Т.В. Кузнецова. ? М.: Юнити-ДАНА, 2013, ? 260 с.

39. Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело. / Т.В. Кузнецова. ? М.: Высшая школа, 2010.

40. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. / Н.С. Ларьков. ? М., 2009.

41. Меньков А. В. Теоретические основы автоматизированного управления / А.В. Меньков. - М., 2010, ? 640 с.

42. Одинцов А.А. Экономическая и информационная безопасность: справочник / А.А. Одинцов. - М., 2009, с. 576 - 577.

43. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). / А.В. Пшенко. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009.

44. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. / М. Ю. Рогожин. ? М.: РДЛ, 2011.

45. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. / М.Ю. Рогожин. ? М.: Санкт-Петербург, издательский дом «Питер», 2009.

46. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (Руководство к составлению) / М.В. Стенюков. ? М.: Приор, 2012, с. 359 - 360.

47. Стенюков М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. ? М.: Приор, 2010, ? 192 с.

48. Сысоева Л.А. Аутентификация как средство защиты информации в корпоративных информационных системах / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. - М., 2011, №1, с. 58-63.

49. Сысоева Л.А. Защита информации на уровне баз данных как компонент системы безопасности корпоративных информационных систем /Л.А. Сысоева // Секретар. дело. - М., 2011, №3, с. 29-34.

Электронные ресурсы

50. Президент [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://kremlin.ru. - (Дата обращения - 30.04.2014).

51. Российская государственная библиотека [Электронный ресурс]: - Режим доступа: http://www.rsl.ru. - (Дата обращения - 30.04.2014).

52. Энциклопедия делопроизводства [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.edou.ru/enc/. - (Дата обращения - 02.05.2014).

53. «Единое окно доступа к образовательным ресурсам» [Электронный ресурс]: - Режим доступа: http://window.edu.ru/. - (Дата обращения - 02.05.2014).

54. Гарант [Электронный ресурс]: - Режим доступа: http://www.garant.ru/. - (Дата обращения - 02.05.2014).

Приложение № 1

Приложение № 2

Входящий документ в ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Приложение № 3

Бланк номенклатуры дел ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Фрагмент номенклатуры дел ОВ ДПС ОГИБДД ОМВД России по городу Красноуральск

Размещено на Allbest.ru