Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

документооборот информационный правовой управление

Проблемы, связанные с документированием деятельности муниципальной службы, приобрели особую актуальность в связи с ростом значимости деятельности муниципальных служащих, решающих задачи местного самоуправления.

Специфика делопроизводства в органах местного самоуправления обусловлена, несимметричностью служебных отношений и наличию субординации, которые в свою очередь потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению).

В дипломной работе рассмотрены теоретические основы документирования деятельности муниципальной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.

Актуальность темы обусловлена современным этапом развития муниципального управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.

Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач:

· изучить историю, организационную структуру и функции Финансового Управления

· охарактеризовать службу документационного обеспечения деятельности Финансового Управления

· изучить нормативно - правовую базу деятельности службы документационного обеспечения Финансового Управления

· проанализировать все этапы документирования деятельности Финансового Управления

· изучить организацию документооборота и информационно - справочной работы в Финансовом Управлении

· ознакомиться с процедурой систематизации и формировании дел

· проанализировать этапы подготовки дел к передаче в архив

В качестве объекта исследования выбрана Администрация города Кирова, а именно Финансовое Управление.

Предмет исследования - система документационного обеспечения управления в Администрации и ее экономико-организационные, социальные и нормативно-правовые аспекты.

В процессе обзора источников и литературы была изучена законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации, так как она достаточно обширна и на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах. Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены в Федеральном законе от 02.03.2007 №25-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О муниципальной службе в Российской Федерации». Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.

Также в Федеральном законе от 06.10.2003 №131-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Данный закон устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления.

Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в муниципальном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, также применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Немало важными при работе с документами являются государственные стандарты, а именно ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 7.0.8-2013, данный стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы. Например, Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299) (ред. от 26.09.2013). Данный классификатор является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Неопубликованными источниками являются Устав Администрации города Кирова, в котором закреплены нормативно правовой статус и структура администрации. В Положении о Финансовом Управлении администрации города Кирова и в Положении об Управлении делопроизводства и архива, зафиксированы общие сведения об управлении, задачи, функции, полномочия, оказываемые услуги и организация деятельности данных структурных подразделении.

Достаточно разносторонне исследованы и представлены в печатной литературе системы документации, образующиеся в деятельности муниципальных органах власти.

Следует выделить несколько тематических направлений в решении этой важной и актуальной проблемы. Первое направление связано с теоретическими и практическими аспектами управления документацией на общегосударственном и отраслевом уровнях, в пределах отдельной организации.

В статье Л.Р. Фионовой и Г.Т. Мустафиной «Организация работы делопроизводителя финансового управления района» рассмотрены вопросы организации работы делопроизводителя финансового управления района. Подробно описаны функции и задачи, которые выполняет делопроизводитель в данном отделе.

Так, как во многих организациях, в том числе и муниципальных применяется смешанная система электронно - бумажного делопроизводства, актуальной является статья М.П. Бобылевой «Некоторые вопросы применения смешанного электронно - бумажного документооборота». В статье рассматривается концепция смешанного электронно-бумажного документооборота, все положительные и отрицательные стороны этого явления, а также нормативно - методическая база.

Были проанализированы правовые, экономические, социальные и организационно-технические аспекты развития документационного обеспечения управления на современном этапе, рассмотрены организационная структура государственного и муниципального управления документацией в Российской Федерации, пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики.

Также интересна статья В.Ф. Янковой «Система делопроизводства в организации: важные вопросы», в которой сформулированы особенности составления и оформления текстов документов. В ней говорится о том, какие факторы необходимо учитывать при составлении текста документа и его оформлении. Также подробно описаны языковые и стилевые особенности основного текста документа. Что немало важно при составлении документов органах местного самоуправления.

На основе обзора источников и литературы, можно сделать вывод, что вопросы документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления довольно полно освещены.



1. Характеристика Финансового управления Администрации города Киров

документооборот информационный правовой управление

1.1 История, организационная структура и функции Финансового управления Администрации города Киров

История отечественных органов финансового управления имеет очень глубокие корни, ибо любое государство - это, прежде всего, финансовые потоки и управление ими.

20 декабря 1918 года был создан Вятский финансовый отдел Городского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. В 1934 году он переименован в Кировский городской финансовый отдел (в связи с переименованием г. Вятки в г. Киров).

Численность горфинотдела была 8 человек, а в 1920-1922 годах - уже 44 единицы.

В 1937-1958 гг. в г. Кирове были 3 района, в которых соответственно имелись райфинотделы: Ленинский, Октябрьский и Молотовский. В 1958 году районы были упразднены и вместе с ними упразднены и райфинотделы.

Вновь появилось деление на районы и соответственно финансовые отделы в 1962 году (Октябрьский и Ленинский). В 1972 г. создан Первомайский район, в 1989 году образован 4-й район - Нововятский.

Перестройка (реформирование, реорганизация) финансовых органов происходила в зависимости от решаемых задач и устройства государственной системы. В отдельные периоды времени было деление на промышленные и сельскохозяйственные финансовые органы.

Значительные изменения в задачах финансовых органов произошли в 90-е годы прошлого столетия в связи с созданием налоговых и казначейских органов и передачей им значительной части функций.

Очередное изменение в структуре городских финансовых органов произошли в июне 2000 года в связи с упразднением районных налоговых инспекций и созданием единой городской налоговой инспекции. А именно, районные финансовые отделы были упразднены и вся бюджетная и финансовая работа в городе осуществлялась финансовым управлением города.

В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Муниципального образования «Город Киров» 1 июля 2007 года было создано Финансовое Управление Администрации города Кирова.

Основная цель Финансового Управления Администрации города Кирова - соблюдение единых принципов финансово-бюджетного планирования и исполнения бюджета муниципального образования «Город Киров».

Важнейшая задача - составление проекта бюджета муниципального образования, осуществление казначейского исполнения бюджета, организация муниципального финансового контроля за рациональным и целевым расходованием бюджетных средств.

Сегодня перед финансистами стоят ответственные задачи повышения устойчивости, эффективности и уверенного развития финансовой системы.

Характерными особенностями проводимой в муниципальном образовании «Город Киров» бюджетной политики являются активное реформирование сферы общественных финансов, осуществляемое в соответствии со стратегическими установками и процессами реформирования бюджетной сферы в целом в Российской Федерации, применение в целях достижения наибольшего эффекта программно-целевых методов управления.

В рамках реформ сформирована современная система управления общественными финансами: создана необходимая нормативная правовая база; расширен горизонт финансового планирования; внедрены инструменты бюджетирования, ориентированного на результат: доклады о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования, муниципальные и ведомственные целевые программы, муниципальные задания; бюджетный процесс организован с учетом безусловного исполнения действующих и вновь принимаемых обязательств, оценки объемов принимаемых обязательств и ресурсных возможностей бюджета; бюджетные ассигнования планируются на основании перечня муниципальных услуг (работ), по которым должен производиться учет потребности в их предоставлении; внедрена казначейская система исполнения бюджета, обеспечивающая эффективный учет и исполнение действующих обязательств; управление единым счетом бюджета; формирование достоверной и прозрачной бюджетной отчетности.

Дальнейшей целью реформирования муниципальных финансов является повышение эффективности, прозрачности использования бюджетных средств и системы управления муниципальными финансами муниципального образования «Город Киров».

Для ее достижения определены следующие основные задачи, решение которых требуется обеспечить до 2018 года:

o завершить полноценное внедрение программно-целевых методов управления в бюджетный процесс;

o модернизировать систему муниципального финансового контроля;

o реализовать меры по повышению эффективности бюджетных расходов;

o обеспечить повышение качества финансового менеджмента в секторе муниципального управления;

o повысить открытость и прозрачность управления общественными финансами.

В настоящее время финансовое управление работает по обеспечению выполнения задач, поставленных Президентом Российской Федерации в Бюджетном послании о бюджетной политике по дальнейшему совершенствованию бюджетного процесса.

Структура и штатное расписание финансового управления утверждено Главой Администрации города.

Численность финансового управления согласно утвержденному штатному расписанию - 48 человек.

Финансовое управление администрации города Киров возглавляет начальник управления, являющийся заместителем Главы администрации по финансово-экономическим вопросам, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой администрации города Киров.

Начальник Финансового управления администрации города Киров:

· вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы администрации проекты нормативно-правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Финансового управления;

· руководит деятельностью Финансового управления на основе единоначалия;

· распределяет обязанности между работниками Финансового управления, руководит ими и контролирует их деятельность;

· утверждает штатное расписание и смету расходов на содержание Финансового управления в пределах утвержденных на соответствующий период бюджетных ассигнований, предусмотренных бюджетом города Киров

· подписывает служебную документацию Финансового управления и в пределах своей компетенции иную служебную документацию;

· издает в пределах своей компетенции приказы и дает указания обязательные для исполнения работниками Финансового управления;

· имеет право первой подписи на платежных документах при исполнении бюджета муниципального района;

· осуществляет иные необходимые для организации работы Финансового управления полномочия, установленные законодательством, и правовыми актами органов местного самоуправления.

В подчинении у начальника управления находятся два заместителя, юрисконсульт, консультант, специалист 1 категории, делопроизводитель.

В состав Финансового управления также входят бюджетно - аналитический отдел, отдел планирования и анализа доходов, отдел бухгалтерского учета и отчетности, отдел обслуживания исполнения бюджета, отдел планирования и анализа финансирования социальной сферы и органов местного самоуправления, контрольно - ревизионный отдел, отдел планирования и анализа финансирования прочих отраслей, отдел контроля в сфере закупок (Приложение 1).

Управление обеспечивает проведение единой финансовой, бюджетной, налоговой политики на всей территории горда Киров и координирует деятельность в этой сфере иных структурных подразделений администрации.

Финансовое управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с региональными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления города Киров, общественными объединениями и иными организациями.

Основными задачами Финансового управления являются:

1. координация в пределах своей компетенции финансовой, экономической, налоговой, кредитной политики на всей территории города;

2. разработка проекта бюджета города Киров, обеспечение исполнения в установленном порядке бюджета, составление отчета об исполнении бюджета;

3. осуществление в пределах своей компетенции финансового контроля;

4. концентрация финансовых ресурсов на приоритетных направлениях социально - экономического развития города;

5. разработка предложений по совершенствованию методов финансово-бюджетного планирования, финансирования и отчетности;

6. 6. разработка в пределах своей компетенции предложений по формированию политики в области имущественных и земельных отношений на территории города.

Финансовое управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:

o подготавливает предложения и реализует меры по совершенствованию бюджетной системы города Киров;

o участвует в установленном порядке в разработке прогнозов социально-экономического развития города на долгосрочную, среднесрочную и краткосрочную перспективу; участвует в разработке и осуществлении мер по финансовому оздоровлению структурной перестройки экономики, поддержке и защите интересов отечественных производителей товаров, работ и услуг;

o участвует в подготовке предложений по основным направлениям кредитной, денежной политики, улучшению состояния расчетов и платежей в экономике;

o составляет и ведет сводную бюджетную роспись;

o координирует работу и осуществляет функциональное взаимодействие в решении финансовых, экономических вопросов с Министерством финансов Кировской области, налоговыми органами, органами Федерального казначейства, а также в координации с другими территориальными органами исполнительной власти Кировской области и с органами денежно-кредитного регулирования;

o вносит предложения по определению ассигнований на содержание органов местного самоуправления, принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию системы оплаты труда работников бюджетных организаций;

o совершенствует методы бюджетного планирования и порядок бюджетного финансирования;

o проводит операции по обслуживанию муниципального долга города Киров;

o участвует в работе по подготовке и заключению кредитных договоров, в которых город выступает в качестве одной из сторон;

o осуществляет необходимые меры по обеспечению обязательств города по кредитным договорам с Кировской областью;

o участвует в разработке порядка и осуществления контроля за поступлением доходов от имущества, находящего в собственности города;

o осуществляет иные бюджетные полномочия в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Уставом администрации города Киров, правовыми актами администрации города.

1.2 Характеристика службы документационного обеспечения деятельности управления

В Администрации города Киров организацией документооборота занимается Управление делопроизводства и архива. Управление осуществляет деятельность, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение. Основными целями управления являются: организация, руководство, координация документооборота, реализация работ по документационному обеспечению управления, контроль за исполнением документов. В состав Управления входит 23 сотрудника. Должностной состав включает консультантов, главных специалистов, специалистов первой категории, ведущих экспертов. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном муниципальными правовыми актами порядке. Начальник Управления несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение функций, услуг и полномочий, возложенных на Управление. Начальник Управления:

· работает под непосредственным руководством первого заместителя главы администрации города, курирующего работу Управления;

· осуществляет общее руководство деятельностью на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач, функций и полномочий;

· издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания сотрудникам и организует контроль за их исполнением.

Основные задачи и функции Управления делопроизводства и архива:

1. Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины.

2. Вовлечение в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях.

3. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Кирова дел, подлежащих сдаче в архив.

4. Протокольно-организационное обеспечение деятельности главы администрации, соблюдение протокольных норм и правил.

5. Формирование и содержание муниципального архива.

Управление делопроизводства и архива, находится в подчинении у первого заместителя Главы Администрации (Приложение 2).

Так как объем документооборота большой применяется смешанная система делопроизводства. При смешанной системе делопроизводства некоторые операции осуществляются Управлением делопроизводства и архива, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся и в других структурных подразделениях. Непосредственно в Финансовом управлении этим занимается делопроизводитель и специалист 1 категории.



1.3 Нормативно-правовая база деятельности службы документационного обеспечения Финансового управления Администрации города Киров

Одним из основных нормативно - правовых актов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения Финансового управления Администрации города Киров является Бюджетный Кодекс РФ. Обусловлено это спецификой деятельности Финансового Управления. А именно созданием в процессе работы финансовых документов. Бюджетный Кодекс устанавливает правовой статус участников бюджетного процесса, правовые основы порядка и условий привлечения к ответственности за нарушение бюджетного законодательства Российской Федерации.

Также при работе с документами специалисты руководствуются Правилами делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти. Данный нормативно - правовой акт устанавливает единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, но так как при работе с документами необходимо стремиться к унификации, они применимы и в органах местного самоуправления.

При разработке инструкции по делопроизводству помимо Правил делопроизводства, необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В регламентации деятельности Управления делопроизводства и архива значительную роль играет Устав муниципального образования «Город Киров», утвержденного решением Кировской городской Думы от 29.06.2005 №42/19. В котором, определяется порядок образования, компетенции Администрации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Также одним из основных нормативных документов, регламентирующих деятельность управления делопроизводства и архива является, положение об Управлении делопроизводства и архива Администрации города Кирова. В Положении зафиксированы общие сведения об Управлении, задачи, функции, полномочия, оказываемые услуги и организация деятельности Управления.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Должностные инструкции и положение об Управлении делопроизводства и архива Администрации города Кирова - это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых Управлением.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно - правовое положение работника, то они составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Рассмотрим должностную инструкцию заместителя начальника Финансового Управления Администрации города Кирова (Приложение 3). Данная инструкция составлена в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003. Однако, состав реквизитов является не полным, так как не указаны наименование организации - автора (разработчика) документа, регистрационный номер документа. Остальные же необходимые реквизиты присутствуют.

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Кирова (Приложение 4) - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в Администрации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами разработана данная инструкция.

Основные положения инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова разработаны в соответствии с требованиями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 и Государственного стандарта Российской Федерации (унифицированные системы документации) ГОСТ Р 6.30-2003 и на основе Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от 15.08.2005 №265.

Инструкция включает общие положения, тематические разделы, приложения. В целом, инструкция отражает весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Данная инструкция содержит 14 разделов, в каждом из которых содержится информация и сведения об организации работы с документами на разных этапах.

Подготовку инструкции осуществляет Управление делопроизводства и архива Администрации при участии юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается Администрацией города Крова и вводится в действие ее распоряжением, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.



2. Документирование деятельности Финансового управления Администрации города Киров

2.1 Составление и оформление организационно - распорядительных документов

Деятельность Финансового Управления Администрации города Кирова сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируются подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т.д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

Схема оформления большинства организационно - распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Следует отметить, что организационные документы, такие как устав, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции разрабатываются Управлением делопроизводства и архива.

Одним из основных организационных документов, как Финансового Управления, так и всей Администрации в целом является Устав города Кирова. Устав это комплексный нормативный правовой акт, регулирующий правовое положение Администрации города.

Устав Администрации города Кирова состоит из 15 глав и приложения к Уставу, в котором описываются границы города Кирова. В каждой главе закреплены определенные тематические аспекты, все главы разбиты на статьи. Например, рассмотрим главу 1 «Муниципальное образование и его территория». Данная глава включает четыре статьи, в которых закреплены вопросы статуса муниципального образования, территории муниципального образования, официальные символы и вопросы, касающиеся населения муниципального образования.

Штатное расписание - правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма №Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание Администрации города Кирова (Приложение 5) содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным Главой Администрации города Кирова.

В соответствии со спецификой деятельности Финансового Управления Администрации образуются такие организационно - распорядительные документы, как приказы и положения (порядки), которые обычно являются приложением к приказу.

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее Управлению обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений Начальником Финансового Управления процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1) инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия или структурного подразделения для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу). В основном в Финансовом Управлении издаются приказы по основной деятельности.

Например Приказ «Об утверждении перечня и кодов целевых статей расходов бюджета муниципального образования «города Киров» и порядка их применения» (Приложение 6).

Приказ оформлен на бланке конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов, формуляр приказа включает все необходимые реквизиты.

Текст отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером №14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, даются ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагаются предписываемые действия, указывается должностное лицо, ответственное за исполнение приказа и соблюдением сроков. Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ и делится на пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Данный приказ предусматривает отмену других действующих приказов, что указано в его тексте.

Также приказ вводит в действие «Перечень и коды целевых статей расходов бюджета Муниципального образования «Город Киров» и порядок их применения». Этот документ оформляется в виде приложения к приказу.

После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Такой документ, как распоряжение издается Главой Администрации или его заместителями. Распоряжение - документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов.

Рассмотрим Распоряжение заместителя главы администрации города Кирова от 16.04.2014 №1163-зр «О подготовке документации по планировке территории границах муниципального образования «Город Киров» (Приложение 7). Документ оформлен на бланке конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов.

Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В данном документе распорядительная часть отделяется от констатирующей двоеточием.



2.2 Составление и оформление информационно - справочных документов

Информационно - справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Рассмотрим основные информационно - справочные документы, которые образуются в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В Финансовом Управлении чаще всего протокол ведется в ходе оперативных совещаний Начальника Управления с руководителями подразделений входящих в Управление.

Документы к обсуждению представляются Финансовым Управлением не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания. Справки подписываются начальником Управления.

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря Управления. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в Финансовое Управление вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список; повестка дня (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили)

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово «Слушали», затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность). Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления. Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка «Постановление (решение) прилагается»). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов, производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений Администрации, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель Финансового Управления, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводителя. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью делопроизводителя.

Протокол печатается на стандартном бланке протокола или на общем бланке Администрации города и имеет следующие реквизиты: наименование документа «Протокол» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита два межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через два междустрочных интервала ниже реквизита «вид заседания, совещания» по центру; дату и номер протокола печатают шрифтом меньше основного. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, расшифровку подписи фамилии (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается ниже слов «председатель (председательствующий)», после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) двумя междустрочными интервалами. При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

При решении правовых нормативных вопросов органы местного самоуправления в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.

Также мной были рассмотрены служебные письма. По содержанию они подразделяются на: ответы о выполнении поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области; исполнения поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции Администрации города; сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений Администрации города; ответы на запросы различных организаций и частных лиц; инициативные письма.

Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией Главы Администрации, а у инициативного письма начальником Финансового Управления.

Служебное письмо печатается на стандартном бланке. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: «Администрация города считает.». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу.», «направляю.».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п. Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах - ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

Итак, управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения.

2.3 Подготовка и составление финансовых документов

Основными задачами Финансового Управления, в соответствии с «Положением о Финансовом Управлении Администрации города Кирова» является составление проекта бюджета муниципального образования «Город Киров» на очередной финансовый год и плановый период, организация исполнения бюджета и осуществление внутреннего муниципального финансового контроля в сфере бюджетных правоотношений

Каждое изменение финансового состояния предприятия должно быть отражено в финансовых документах. В них отражается финансовая деятельность Администрации на планируемый и отчетный периоды. Обоснованность управленческих решений базируется на финансовых (бухгалтерских) отчетах. Цель бухгалтерских отчетов - предоставить объективную и необходимую информацию разным группам пользователей.

Основным нормативно - правовым актом регулирующим данный вопрос, является «Порядок составления и представления годовой, месячной и квартальной бюджетной отчетности, годовой и квартальной сводной бухгалтерской отчетности главными администраторами средств бюджета муниципального образования «Город Киров»». (Приложение 8).

Данный Порядок разработан на основании Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2010 №191н и Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений от 25.03.2011 №33н. Данный Порядок разработан в целях установления единого порядка составления и представления бюджетной и сводной бухгалтерской отчетности главными администраторами средств бюджета МО «Город Киров».

Также при составлении отчетности специалисты руководствуются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ. Данный закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создает правовой механизм регулирования бухгалтерского учета.

Главные администраторы средств бюджета формируют определенную отчетность. Существует три вида отчетности, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Рассмотрим более подробно ежемесячную отчетность. Данная отчетность включает следующие документы:

- Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127);

- Справка по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) (Приложение 9).

- Справка о суммах консолидируемых поступлений, подлежащих зачислению на счет бюджета (ф. 0503184) (Приложение 10).

- Сведения по состоянию кредиторской и дебиторской отчетности;

- Сведения о расходах на выплату заработной платы работникам муниципальных учреждений.

Все эти документы имеют унифицированную форму, которая обязательна при оформлении данных отчетов и справок.

Отчет (ф. 0503127) состоит из:

· раздела 1 «Доходы бюджета»;

Отчетность представляется главными администраторами на бумажном носителе и в электронном виде в программном комплексе «СВОД-КС». Организация формирования бюджетной и бухгалтерской отчетности на бумажном носителе и в электронном виде главными администраторами осуществляется самостоятельно. Финансовое управление администрации города Кирова последовательно осуществляет: проверку полноты представления форм отчетности; проверку соответствия данных, представленных в электронном виде и на бумажном носителе; проверку соблюдения контрольных соотношений показателей бюджетной отчетности с использованием программных средств; формирование на бумажном носителе и в электронном виде свода показателей бюджетной отчетности по бюджету МО «Город Киров». В случае установления несоответствия показателей Отчетности, представленной на бумажном носителе и в электронном виде, обнаружения ошибок при проверке соблюдения контрольных соотношений или наличии иных замечаний по представленной Отчетности главные администраторы вносят необходимые исправления и осуществляют повторное представление Отчетности на бумажном носителе и в электронном виде.



3. Организация работы с документами в Финансовом управлении Администрации города Киров

3.1 Организация документооборота

Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Порядок прохождения документов и работа с ними регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам. Рассмотрим более подробно организацию документооборота в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:

1. Входящие документы, поступившие из внешних организаций или иных структурных подразделений и должностных лиц

2. Исходящие документы, для отправки во внешние организации или иные структурные подразделения.

3. Внутренние документы, поступившие из иных структурных подразделений Администрации или от должностных лиц.

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством документов, поступивших в Финансовое Управление за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

· режим потока, который определяется периодичностью движения документов.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная(экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- исполнение резолюций;

- отправка ответных документов.

Документопоток входящих документов Финансового Управления составляют документы вышестоящих органов власти, документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы, жалобы и заявления граждан.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:

· разработку проекта документа в Финансовом Управлении;

· согласование проекта документа;

· утверждение документа руководством;

· регистрацию документа;

· экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются начальником Финансового Управления и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Подготовленный проект документа представляется делопроизводителю Финансового Управления для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами делопроизводителем или в отдельных случаях исполнителем представляются начальнику Управления на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

К числу исходящих (отправляемых) документов Финансового Управления относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата, а также документы рассылаемые в подведомственные организации.

К внутреннему документопотоку относятся документы подразделений, входящих в Финансовое Управление, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.