Учет количества документов проводится по регистрационно - контрольной форме по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются в Управлении делопроизводства и архива и представляются Главе Администрации. Учет количества документов может проводиться по Администрации города в целом или по отдельным подразделениям. Итоговые данные подсчета представляются Главе Администрации в табличной форме. Итоги года предоставляются в сравнение с двумя предыдущими годами.

Если сравнить объем документооборота в Финансовом Управлении Администрации города Кирова за три последних года, мы наблюдаем динамику роста в среднем на 15-20%. Так в 2010 году.

Рассмотрим также методы передачи и приема документов. Как правило доставка и передача документов осуществляется, средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи в Управление доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

3.2 Организация информационно - справочной работы

Для повышения эффективности информационного и документационного обеспечения в Администрации города Кирова была внедрена система электронного документооборота «Directum».

Она охватывает все отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города. Всего создано 176 автоматизированных рабочих мест с возможностью одновременного подключения до 100 пользователей. С помощью этой системы автоматизированы следующие бизнес - процессы:

· регистрация, рассмотрение, контроль исполнения входящих документов;

· разработка, согласование, подписание, регистрация внутренних документов;

· подготовка проектов документов, согласование, регистрация исходящих документов;

· подготовка документов к сдаче в архив, архивное хранение;

· подготовка проектов правовых актов, согласование, регистрация правовых актов;

· контроль исполнения поручений / резолюций руководства по входящим и внутренним документам;

· работа с обращениями граждан (устными и письменными);

· управление совещаниями и заседаниями;

· управление договорами;

· ведение номенклатуры дел;

· регистрация и учет принятых распоряжений и постановлений, приказов;

· контроль исполнения поручений Главы;

· контроль исполнения правовых актов Кировской области;

· контроль исполнения федеральных правовых актов;

· подготовка отчетности по документообороту.

Как результат наблюдается сокращение времени на создание, согласование, рассмотрение и поиск документов за счет применения типовых шаблонов процессов, возможностей коллективной работы, параллельной рассылки и гибкой системы поиска документов, сокращение потерь документов за счет: хранения документов в единой БД, минимизации передачи бумажных документов, ведения регистрационных карточек на бумажные документы, повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа к документам.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления Главы Администрации по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках в системе электронного документооборота Directum.

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.) (Приложение 10).

Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в систему с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. К ним относятся:

- гриф ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору, ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Регистрация документов - ответов осуществляется в соответствующих регистрационно-контрольных формах. Документу - ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

В Администрации города Кирова применяется децентрализованная система регистрации: корреспонденция Администрации города, постановления, распоряжения, письма Главы Администрации - в Управлении делопроизводства и архива, также, обращения граждан - в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан, документация структурных подразделений - в структурных подразделениях.

При регистрации документов применяется электронная форма (однако параллельно информация о документах содержится и на бумажном носителе - в журнальной или карточной форме).



3.3 Систематизация, номенклатура и формирование дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел в Администрации города Кирова составляется в структурных подразделениях, а затем на их основе составляется сводная номенклатура специалистами Управления делопроизводства и архива при помощи сотрудников муниципального архива.

Рассмотрим более подробно номенклатуру дел Финансового Управления Администрации города Кирова на 2014 год (Приложение 12).

Графы номенклатуры дел заполнены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Номенклатура содержит пять полей: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела, примечание. Номенклатура дел составлена на основании: Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков храненияи Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации с указанием сроков хранения.

Так как Финансовое Управление состоит из подразделений выполняющих определенные функции, номенклатура дел составляется на основе номенклатуры дел всех подразделений. Поэтому разделами номенклатуры дел Финансового Управления служат названия подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Номенклатура дел Финансового Управления содержит в себе 11 разделов, включает такие разделы, как бюджетно - аналитический отдел 05, отдел планирования и анализа доходов 06, отдел планирования и анализа прочих отраслей 08 и так далее. Индекс дела в каждом из них начинается с порядкового номера раздела, например раздел - Делопроизводство 01, соответственно индекс каждого заголовка дела начинается с номера 01-01, 01-02 и далее по порядку. Заголовки дел перечисляются в порядке значимости.

После составления номенклатуры дел Финансового Управления она передается в Управление делопроизводства и архива, где составляется уже сводная номенклатура дел Администрации.

Сводная номенклатура дел предоставляется на рассмотрение в муниципальный архив с последующим направлением на согласование экспертно-проверочной комиссии агентства по делам архивов Кировской области.

Номенклатура дел согласовывается с ЭПК агентства по делам архивов Кировской области не реже одного раза в 5 лет.

После согласования сводная номенклатура дел утверждается Главой Администрации города Кирова. Структурные подразделения Администрации и специалисты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В Финансовом управлении дела формируются делопроизводителем или специалистом первой категории.

При формировании дел специалист соблюдает следующие правила:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные, документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов; при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома (части);

- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

При группировке отдельных видов документов соблюдаются следующие правила:

- правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- уставы, положения, инструкции и т.п., утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке и по мере их поступления;

- протоколы в деле и документы к ним располагаются в хронологическом порядке по номерам;

- переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по месту их формирования.

Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в Управлении документов и дел, за соблюдением установленного порядка их уничтожения возлагается на делопроизводителя и начальника Финансового Управления.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного срока хранения передаются в архив администрации и хранятся в течение 5 лет, а затем сдаются в Государственный архив Кировской области.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2009 год составлен в начале 2010 года, но помещается в дело 2009 года. Наоборот, план на 2011 год составляется в 2010 году, но помещается в дело 2011 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

Дела могут формироваться как в Управлении делопроизводства и архива, так и в других структурных подразделениях, в том числе в Финансовом Управлении. При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом Администрации.

Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. Для дел с коротким сроком хранения, не подлежащим сдачи в архив, используется скоросшиватель, а дела постоянного или более 10 лет срока хранения сшиваются с соблюдением всех правил.

Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела используются разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).

Для быстрого поиска папки располагаются вертикально. Последовательность расположения дел на полках соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке папки) - необходимые документы.

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится главным специалистом Управления делопроизводства и архива, а в Финансовом Управлении делопроизводителем. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

На практике в Администрации города Кирова, оформление дел происходит неравномерно, в 2014 году формировались и оформлялись дела за 2011-2012 года.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;

оформление всех реквизитов обложки дела.

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Реквизит «дата дела содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей) .

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией администрации, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены Главой Администрации города Кирова. В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает: экспертизу ценности документов; оформление документов, сдаваемых в архив; составление описи документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив (архив учреждения, а затем государственный).

3.4 Экспертиза ценности и организация хранения документов

Хранение документов в Финансовом Управлении Администрации города Кирова организуется на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в Администрации проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается ЭК.

Функции и права ЭК, а также организация работы определяются Положением о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Кирова, утвержденным приказом первого заместителя Главы Администрации. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.

Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи дел имеют следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), дата дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Документы администрации постоянного срока хранения по прошествии 5 лет и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное областное учреждение «Государственный архив Кировской области».

Документы по личному составу хранятся 75 лет в архиве администрации. При ликвидации администрации они могут быть переданы правопреемнику или приняты на хранение в государственное областное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Кировской области».

Особый интерес вызывает срок хранения финансовых документов. Проанализировав номенклатуру дел Финансового Управления, можно сделать вывод, что большинство финансовых документов передаются на постоянное хранение или на хранение сроком до 5 лет. Например «Сводная бюджетная роспись на текущий финансовый год и плановый период», «Утвержденный бюджет муниципального образования «Город Киров»», «Муниципальная долговая книга города Кирова», «Сводная годовая бюджетная (бухгалтерская) отчетность главных распорядителей бюджетных средств», в соответствии с номенклатурой подлежат постоянному хранению. Большая часть финансовых документов по номенклатуре хранится не более 5 лет. Например документы к проекту доходов бюджета муниципального образования «Город Киров» (справки, анализы, расчеты), документы об открытии, закрытии, переоформлении текущих, лицевых счетов (заявления, извещения, карточки) хранятся 5 лет, в соответствии с номенклатурой дел.

Выдача дел из архива администрации сотрудникам администрации для работы осуществляется под расписку на срок не более 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.

Заключение

Таким образом, Администрация города Кирова это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий.

Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, - внедрение электронного документооборота. В Администрации система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются недочеты: регламент работы с системой электронного документооборота не соответствует реальным возможностям усовершенствованной системы, не все работники справляются с программой и необходимы курсы повышения квалификации. То есть продолжается усовершенствование самого программного обеспечения, но не совершенствуются навыки работников.

В Администрации города Кирова все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

В используемой технологии обработки документа Администрация города Кирова рассматривается как объединение равноправных структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).

В регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации происходит деление документов на пять групп по различным этапам работы с ними: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, протоколы совещаний, обращения граждан.

В этой работе были рассмотрены все этапы работы с документами и система электронного документооборота в Администрации города Кирова. Работа с документами практически полностью автоматизирована, но для полного перехода к электронным документам еще не хватает ни техники, ни навыков, ни средств. Уменьшить объем бумажного документооборота удалось за счет перевода внутреннего документооборота в полностью электронный вид, расширения локальной сети, включения в нее других муниципальных учреждений, что так же позволило перевести объемную переписку с ними, в электронный вид. Обращения граждан принимаются на сайте администрации, но перевести их в полностью электронный вид не удается, все еще большое количество обращений поступают в письменном виде.

Хранения документов в Администрации города Кирова организуется на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Ежедневно в Администрации разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Процесс заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Экспертиза ценности документов в Администрации города Кирова на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия. Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осущесвляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно специалистами Управления делопроизводства и архива совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Все это можно объяснить загруженностью, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

Формирование дел ведется децентрализовано. В администрации дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет Управление Делопроизводства и архива в форме разъяснений и консультаций. Архив оказывает методическую помощь при формировании дел.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Рекомендации по улучшению работы с документами в Администрации города Кирова:

1. Даже в условиях системы электронного документооборота, в администрации преобладает бумажный документооборот, что увеличивает затраты и время. Необходимо, повышать количество документов электронного вида и работать с ними без использования бумажного варианта.

2. Оформление дел на практике происходит неравномерно, в 2014 году формировались и оформлялись дела за 2011-2012 года, что затрудняет передачу дел на хранение в архив. Необходимо назначить ответственного сотрудника, для выполнения данной процедуры.

3. Все вышеназванные недочеты оправдываются нехваткой кадров, что свидетельствует о необходимости корректировки самой структуры Финансового Управления и подбором квалифицированных кадров.

Итак проведенный анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно - распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно - нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере Документационного обеспечения управления, а также применяемые технологии и технические средства.

Размещено на Allbest.ru