Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД

Основы построения системы документооборота на предприятии. Порядок движения документов. Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД УУМ. Проектирование должностной инструкции. Внедрение и адаптация комплексной автоматизации.

Рубрика Государство и право
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 26.02.2009
Размер файла 190,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ

ДОПУЩЕН К ЗАЩИТЕ

Заведующий кафедрой, профессор

___________________ В.С. Зверев

«_____»___________ 2006г.

От __________ № ___________

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

на тему:

«Совершенствование системы документооборота

в ООД УУМ МОБ РОВД

Ленинского района г.Астрахани»

Пояснительная записка ДП-032001 - 012777

Проект выполнила студентка гр.ДФД-51 _______ «____» _______2006г.

Р.К.Джоржанова

Руководитель проекта ст. преподаватель __ «_____»___________2006г.

А.Н. Маркушина

АСТРАХАНЬ 2006

СОДЕРЖАНИЕ

  • Введение
  • 1 Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии
  • 1.1 Обзор литературных источников
  • 1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
  • 1.3 Порядок движения документов на предприятии
  • 1.4 Основные правила составления и оформления документов
  • 1.5 Автоматизация документооборота на предприятии
  • 1.6 Общие проблемы управления документооборотом
  • 1.7 Методы совершенствования документооборота на предприятии
  • 2 Анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД
  • 2.1 Общая характеристика ООД УУМ МОБ РОВД
  • 2.2 Анализ организации документооборота ООД УУМ
  • 2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ
  • 2.4 Анализ составления и оформления документов ООД УУМ
  • 2.5 Анализ автоматизации документооборота ООД УУМ
  • 2.6 Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД УУМ
  • 3 Мероприятия по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД
  • 3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМ
  • 3.2 Проектирование должностной инструкции для УУМ
  • 3.3 Внедрение и адаптация комплексной автоматизации ООД УУМ
  • 4 Обоснование экономической эффективности проекта
  • 5 Безопасность жизнедеятельности и охрана окружающей среды
  • 5.1 Введение
  • 5.2 Разработка мероприятий по обеспечению безопасности труда
  • 5.3 Обеспечение электробезопасности и пожаробезопасности
  • 5.4 Вывод
  • Заключение
  • Список использованных источников
  • Приложения
  • Приложение А
  • Приложение Б
  • Приложение В
  • Приложение Г
  • Приложение Д
  • Приложение Ж

Введение

Актуальность. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач -- повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Акцентирование внимания на данной проблеме влечет за собой выбор актуального на современном этапе направления научного исследования, имеющего теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

Объектом исследования выступает Отдел организации деятельности уполномоченных участковых милиции общественной безопасности районного отдела внутренних дел (ООД УУМ МОБ РОВД) Ленинского района г.Астрахани.

Предметом исследования является система документооборота ООД УУМ: организация документооборота ООД УУМ МОБ РОВД в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Целью исследования является анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани и разработка рациональных предложений по ее совершенствованию.

Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы построения системы документооборота на предприятии;

- охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру ООД УУМ;

- провести анализ системы документооборота в ООД УУМ, выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенствования существующей системы документооборота;

- разработать на основе анализа существующей системы документооборота ООД УУМ конкретные мероприятия по ее совершенствованию;

- провести расчет экономической эффективности от внедрения проекта;

- разработать мероприятия по обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ.

Цель и задачи дипломного проекта обусловили выбор его структуры. Работа состоит из введения, пяти глав, заключения, списка использованных при написании работы источников, приложений к работе.

В первой главе подробно изучены теоретические основы построения системы документооборота на предприятии. Во второй главе проводится глубокий всесторонний анализ системы документооборота ООД УУМ. Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота ООД УУМ. В четвертой главе проводится обоснование экономической эффективности проекта. Пятая глава посвящена обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ.

Источниковая база. При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство». Издания и статьи, использованные для написания работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Дипломный проект выполнялся по материалам, собранным в период преддипломной практики.

Научная новизна и теоретическая значимость работы. Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала.

Практическая значимость работы. Реализация органами внутренних дел мер, направленных на коренное улучшение деятельности участковых уполномоченных милиции, способствовали определенному повышению их роли в предупреждении правонарушений и борьбе с преступностью. Вместе с тем коренного улучшения деятельности участковых уполномоченных милиции не достигнуто. Отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы в местах проживания населения.

Практическая ценность дипломной работы заключается в авторской разработке базы данных, предназначенной для решения комплекса задач, одобренной руководством РОВД, которая нашла применение и используется в ООД УУМ МОБ РОВД в реальных условиях.

1 Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии

1.1 Обзор литературных источников

При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на три большие категории.

К первой категории следует отнести законодательные акты РФ, приказы МВД РФ, регламентирующие деятельность отдела внутренних дел. [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7]

Во вторую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. [8]

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. [9]

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. [10]

Ко второй категории изданий относится научная литература. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.).

Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.

В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу. [22]

В учебном пособии «Секретарское дело» автор уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. [25]

В дипломной работе использовались материалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)». Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии. [27]

При написании дипломной работы часто использовалось справочное издание Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству». В нем собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов. [29]

Сейчас во многих современных публикациях наблюдается тенденция к постепенному усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления.

1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». [8]

Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. [22]

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем -- к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Документооборот -- сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота -- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей -- потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки -- это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации в соответствии с рисунком 1 складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан -- предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) -- письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности -- положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, -- приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и сотрудников, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в технологии работы документами в соответствии с рисунком 2. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно -- наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, -- получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. [8] В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе -- количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным -- многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится на общем результате. Основное правило подсчета документов -- однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

1.3 Порядок движения документов на предприятии

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Прием, обработка и распределение поступающих документов. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка -- экспедиции, как одного их структурных подразделений службы в соответствии с рисунком 3. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем в соответствии с рисунком 4.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, то есть прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений в соответствии с рисунком 5.

Задача службы делопроизводства -- организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов в соответствии с рисунком 6.

Правила первичной обработки поступивших документов сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передается адресату. Однако в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов -- на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки -- адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из годного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. [21] Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов -- выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами. Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для тех же операций.

С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное смотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам -- высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителем в обязательном порядке -- документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов -- в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное смотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально -- к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данный или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа -- они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования -- сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений -- так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут исходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.

После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа.

Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами -- запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.