При регистрации сообщений о преступлениях, поступивших в дежурную часть органа внутренних дел, на заявлении (протоколе заявления), рапорте об обнаружении преступления в обязательном порядке проставляется штамп о регистрации в соответствии с рисунком 12.

В оттиск штампа УУМ вносит регистрационный номер записи в КУС, дату регистрации, наименование органа внутренних дел, свои подпись, инициалы и фамилию.

При поступлении письменного заявления о преступлении, информация о котором ранее была зарегистрирована в ЖУИ, заявление регистрируется в КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующая отметка.

По результатам рассмотрения сообщений и иной информации участковым уполномоченным милиции принимается одно из следующих решений Ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации.:

- о возбуждении уголовного дела;

- об отказе в возбуждении уголовного дела;

- о передаче сообщения по подследственности.

О принятом решении сообщается заявителю и разъясняются его право обжаловать принятое решение и порядок обжалования в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела регистрируются в журнале учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, который ведется в органах внутренних дел сотрудником по учетно-регистрационной работе или лицом, исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очередной двойной порядковый номер (через дробь): номер по КУС/номер по журналу учета отказных материалов в соответствии с рисунком 14.

Если разрешение поступивших сообщений о преступлениях и иной информации не относится к компетенции данного органа внутренних дел или правонарушение совершено на территории обслуживания другого органа внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации по указанию начальника органа внутренних дел в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации передаются по подследственности или в суд (по делам частного обвинения) Пункт 3 ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации., о чем делается отметка в КУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим принимаются необходимые меры по предотвращению или пресечению преступления, а равно по сохранению следов преступления Ч. 3 ст. 145 УПК Российской Федерации..

Заявитель информируется о передаче его сообщения о преступлении по подследственности или в суд Ч. 2 ст. 145 УПК Российской Федерации. в течение суток с момента принятия решения.

По результатам проверки иной информации, содержащей признаки правонарушения, начальник органа внутренних дел принимает решения о:

- перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления);

- приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело.

Порядок разрешения сообщений о преступлениях и иной информации представлен на рисунке 15.

Передача сообщений и иной информации УУМ для проведения проверки без регистрации в КУС или ЖУИ категорически запрещается.

Проверка сообщений о преступлениях и иной информации осуществляется в соответствии с письменным указанием начальника органа внутренних дел либо лица, исполняющего его обязанности, в порядке, установленном уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Однако в действительности распределение поступившей информации и ее дальнейшее движение представляется достаточно трудным для измерения, поскольку документационное обеспечение деятельности ООД УУМ часто идет с опозданием от оперативной работы, и передача информации сначала идет без документационного сопровождения в соответствии с рисунком 16.

Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации.

Начальник ООД УУМ несет ответственность за соблюдение законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации. Однако в действительности он не осуществляет ежедневный контроль за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ.

Для проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации в ООД УУМ создается комиссия, состав которой утверждается приказом начальника органа внутренних дел. Председателем комиссии, как правило, назначается начальник ООД УУМ. Включение в состав комиссии сотрудника по учетно-регистрационной и статистической работе обязательно, но в действительности это требование не выполняется. Начальник ООД УУМ не утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы, а секретарь комиссии не ведет делопроизводство. Это обусловлено тем фактором, что большой объем работы с документами не позволяет сотрудникам заниматься организацией проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации,

Сдача в архив.

По окончании КУС, ЖУИ, журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, накопительные дела по материалам проверок, книжки с талонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел в секретариат для их хранения в течение 5 лет.

Магнитные записи с поступившей в дежурную часть органов внутренних дел по телефону информацией о правонарушениях, в том числе полученные с помощью многофункционального цифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, затем уничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателя комиссии.

Итак, документооборот ООД УУМ - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью ООД УУМ.

Таблица 3 - Анализ структуры и динамики документооборота ООД УУМ МОБ РОВД

Как видно из таблицы 3, в 2004 году по сравнению с 2003 годом общее количество документов уменьшилось на 30% (2252), а в 2005 году по сравнению с 2004 годом - на 25% (1502).

Таким образом, за период 2003-2005 гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не связано с уменьшением роста преступности на территории административного участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с рисунком 22, можно сделать вывод, что значительная часть документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении, просто была утеряна.

Рисунок 21 - Изменение количества документов за 2003-2005 гг.

Рисунок 22 - График потери документов за 2003-2005 гг.

Группировка документов ООД УУМ по УПМ позволяет определить: какие из УПМ наиболее сильно загружают документооборот. Графическое распределение документооборота ООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке 23.

Из рис 23 видно, что более 30% объема документооборота приходится на УПМ №7. Это объясняется тем, что данный участковый пункт находится на территории так называемого «тревожного» административного участка. Большое количество совершаемых преступлений влечет за собой большое количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно было бы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории данного участка, и, соответственно, меньшим количеством создаваемых документов. Однако если привести сравнительный анализ графиков потери документов в УПМ №6 и в УПМ №7, то можно сделать следующий вывод, что количество документов, потерянных УУМ УПМ№6, гораздо больше по сравнению с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24.

Сравнительный анализ объема входящего и исходящего документооборота ООД УУМ за 2005 г. приведен в таблице 4.

Таблица 4 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволит установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, запросов от несоподчиненных организаций и пр. Кроме этого, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.

Итак, в ходе анализа движения документооборота ООД УУМ выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами, УУМ не соблюдается главное правило организации документооборота -- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

С нечеткой организацией движения документов в ООД УУМ связано много недостатков в организации документооборота ООД УУМ.

При существующей схеме движения документооборота сотрудникам ООД УУМ катастрофически не хватает времени приступить к оформлению дел в то время, как параллельно необходимо проверить факты, изложенные в сообщении. Следует добавить, что материалы оформляются вручную, а это занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ не успевает выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалы накапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота, который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту, потерю документов, задержки прохождения и исполнения документов. В связи с этим возникают проблемы своевременного исполнения решений, так как неформальная передача информации и ее отсутствие в документированном виде об исполнении в реальном времени порождает противоречивость принимаемых решений.

Отсутствие контроля за соблюдением законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации, за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.

Таким образом, в существующей системе документооборота ООД УУМ МОБ РОВД существуют следующие проблемы документационной деятельности:

- задержки прохождения и исполнения документов;

- потеря документов;

- избыточность документооборота;

- противоречивость принимаемых решений;

- сложные схемы согласования документов;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- бесконтрольность исполнителей.

В процессе управления в ООД УУМ собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, как неформальной, так и задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы ООД УУМ во многом определяется умением УУМ составлять и оформлять управленческие документы. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам ООД УУМ. По сути дела, организация работы ООД УУМ с документами является координирующим центром РОВД, что на практике означает полную осведомленность о состоянии криминальной обстановки на территории участка, правильное оформление переписки с несоподочиненными организациями, гражданами и т.д.

Таблица 5 - Техническое оборудование ООД УУМ

Однако с помощью одних только персональных ЭВМ не решить проблем информатизации ООД УУМ. Прежде всего, необходимы крупные хранилища колоссальных картотек - интегрированные банки данных, в которых вся информация, по всем категориям учета систематизируется, хранится и поддерживается в актуальном состоянии в одном месте, с обеспечением обмена между УПМ, а также прямого доступа к УУМ с УПМ в пределах своей компетенции. Эти функции обеспечивают мощные базовые ЭВМ и специализированные сетевые компьютерные средства. Развитие электронных средств сбора, обработки и передачи информации обусловило активное внедрение новых информационных технологий во все сферы деятельности общества и в том числе и в правоохранительную. Автономные компьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально не решают характерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота ООД УУМ. В ООД УУМ отсутствует компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ в соответствии с рисунком 30.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника ООД УУМ МОБ РОВД информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ в целом, в которой подсистемы УПМ должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо, в первую очередь, наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего требованиям современных систем электронного делопроизводства. Такое техническое обеспечение в ООД УУМ практически полностью отсутствует, что значительно затрудняет внедрение АИС в ООД УУМ.

Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами.

2.6 Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД УУМ

Рациональная организация системы документооборота ООД УУМ требует решения, на наш взгляд, трех задач в соответствии с рисунком 31.

Первой задачей является совершенствование существующих в ООД УУМ порядка документирования документов и организации работы с ними: разработка рациональных схем движения документов, оптимизация процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения и др. Именно в неэффективной организации документооборота ООД УУМ кроется несвоевременность принятия УУМ решений, отправки ответов заявителям, посылки запросов, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д.

Вторая задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ - это разработка должностной инструкции для каждого работника ООД УУМ, определяющей порядок документирования документов и организации работы с ними в ООД УУМ, наличие которой, если она составлена качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности ООД УУМ. Решение организационных задач подразумевает совокупность приказов и распоряжений начальника РОВД, определяющих порядок движения документов в ООД УУМ и организации работы с ними, создание должностных инструкций для УУМ, регламентирующих данный порядок движения документов в ООД УУМ.

Третья задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ на современном этапе - это внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Повышение эффективности системы документооборота ООД УУМ может быть достигнуто за счет механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов деятельности УУМ. Компьютеризация операций составления и обработки документов в ООД УУМ является важным современным средством совершенствование документооборота ООД УУМ. Решение технических задач подразумевает разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в локальные вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. Таким образом, повышение качества работы ООД УУМ в современных условиях невозможно без комплексного решения организационных, кадровых, методических задач, применения перспективных средств вычислительной техники и программных продуктов, разработанных с использованием современных технологий. От этого зависит эффективность борьбы с различными видами преступности, предупреждение правонарушений, ускорение раскрытия преступлений, как на территории административного участка, района, так и всего города в целом.

3 Мероприятия по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД

3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМ

Разработка рациональных схем движения документов. В ходе анализа движения документов в ООД УУМ было выявлено, что на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ, на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Среди этапов движения как входящих, так и исходящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД. «Ожидание» рассмотрения документов руководством РОВД, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов, увеличивает сроки прохождения документов. Таким образом, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения - принятия УУМ решения по сообщению, поступившему от заявителя.

Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени позволит наиболее эффективно организовать документооборот в ООД УУМ.

При применении в работе методики предварительного рассмотрения документов входящих и исходящих документов УУМ выявляет документацию по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы УПМ и т.д.

Основным критерием, влияющим на движение документов к УУМ, является содержание документа, поэтому УУМ должен иметь четкие представления о порядке рассмотрения и разрешения сообщений о преступлениях. В связи с этим к УУМ предъявляются такие требования, как высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание законов, доверие к ним руководителя.

Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя РОВД от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Рассмотрение документов руководителем РОВД организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение.

Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего и исходящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы принятия УУМ решения в необходимые сроки.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в УПМ, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в РОВД. УУМ может непосредственно приступить к процессу исполнения документа, принятия решения по сообщению.

Таким образом, технологическая цепочка движения и обработки входящих документов в ООД УУМ состоит из следующих этапов:

- приема сообщений о преступлениях;

- регистрации сообщении о преступлениях;

- принятия решения УУМ.

Предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ порядок движения входящих документов представлен на разработанной оперограмме движения входящих документов в соответствии с рисунком 32.

Разработанная оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 33 показывает, что после принятия решения УУМ непосредственно отправляет документ заявителю и сдает материал в архив. Таким образом, предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ процесс исходящих документов складывается из принятия решения, отправки документа заявителю и сдачи материала в архив.

На оперограммах наглядно видны затраты времени на операции и весь путь прохождения документа. В таблице 6 приведен сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения документов.

Таблица 6- Сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения документов

Как видно из таблицы 6, время обработки входящих документов сократилось на 30,5 часов, время обработки исходящих документов - на 12,6 часов. В целом время прохождения документа от приема до отправки сократилось на 43,1 час в соответствии с рисунком 34.

Таким образом, вышеизложенная схема перемещения документа в процессе его жизненного цикла позволит обеспечить своевременность принятия УУМ решения по поступившему сообщению, оперативность обработки поступившей информации, определения обстоятельств расследуемого дела, сокращение самого процесса исполнения документа, достижения высоких показателей раскрываемости преступлений.

По сути дела, рациональная организация работы УУМ с документами обеспечивает повышение эффективности организации работы УУМ в целом, приводит к экономии рабочего времени или освобождению его для рассмотрения других материалов. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства РОВД. На практике это означает полную осведомленность УУМ о состоянии криминальной обстановки на территории участка, рациональное использование времени для повышения квалификации, обмена опытом с коллегами, прием граждан и пр.

Итак, эффективно организовать документооборот в ООД УУМ позволит оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Разработка унифицированных форм документов. Упорядочение процессов документирования ООД УУМ помимо соблюдения процедур составления документов включает в себя также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

В ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению и оформлению документов, являющиеся обязательными для исполнения и предписывающиеся законами и актами государственного управления.

Оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, применяемой в ООД УУМ, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения относят к числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота в ООД УУМ, и связывают с разработкой унифицированных требований к текстам документов.

Под унификацией документов в ООД УУМ понимается их приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. Основная цель унификации документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного принятия решения по поступившим сообщениям о преступлениях как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Как правило, в процессе принятия решения по поступившему сообщению о преступлении создается от 5 до 15 документов. Каждая форма документа сопровождается сопутствующими документами, собранными в процессе проверки фактов, изложенных в сообщении, рассмотрения обстоятельств дела и т.п.

Комплекс документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного принятия решения по поступившим сообщениям о преступлениях, в зависимости от обстоятельств дела, может принимать немыслимые размеры.

При унификации документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы документов заменяются единой унифицированной формой документа в соответствии с рисунком 35.

В таблице 7 проведен анализ относительного количества документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, после унификации.

Таблица 7 - Относительное количество документов, образующихся в процессе решения

Из рисунка 36 наглядно видно, что количество документов, образующихся в процессе принятия решения по поступившему сообщению о преступлении, после унификации сократится в 7 раз.

Унифицированная форма документа (таблица 8) должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем:

- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится к решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением обстоятельств либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);

- применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

В документе может указываться: название формы документа, номер и дата регистрации в КУС или ЖУИ, адресование, срок исполнения, краткая преамбула принятия решения, примечание, номер и дата регистрации в Журнале учета отказных материалов или КУС, номер и дата проверки, дата сдачи в архив, срок хранения, дата заполнения, должность, звание, Ф.И.О и подпись УУМ. Могут быть внесены и другие графы, например, особые сведения и др.

Ежегодно унифицированная форма пересматривается, в нее вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в законодательстве РФ, функциях и задачах ООД УУМ.

Таблица 8 - Структура разработанной унифицированной формы документа

Разработанная унифицированная форма документа графически изображена на рисунке 37.

Как наглядно видно из рисунка 37, разработанная унифицированная форма документа характеризуется стандартной формой построения, возможностью приспособления к автоматизированной обработке, минимизацией показателей, исключением дублирования, включением всех необходимых для принятия решений показателей.

Таким образом, унификация документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, внедрение и использование разработанной унифицированной формы документа в делопроизводственный цикл ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы УУМ с документами, упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота ООД УУМ, способствуя возможности использования менее квалифицированных работников и высвобождение значительного количества УУМ с более высокой квалификацией для организации профилактической и иной работы с гражданами.