3.2 Проектирование должностной инструкции для УУМ

Совершенствование организации документооборота ООД УУМ предполагает введения должности секретаря ООД УУМ. Однако, поскольку работу с входящими и исходящими документами осуществляют в основном УУМ, обладающие оперативной информацией о состоянии исполнения конкретного документа, эту функцию следует поручить именно УУМ. Исходя из этого, необходимо разработать нормативный документ - должностную инструкцию для УУМ по ведению делопроизводства в ООД УУМ - для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Проектируемая должностная инструкция для УУМ разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на ООД УУМ в соответствии с его штатным расписанием. Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ составлена по каждой штатной должности ООД УУМ, носит обезличенный характер, и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции для УУМ указывают наименование ООД УУМ, конкретной должности, звания, реквизиты согласования и утверждения.

Текст разрабатываемой должностной инструкции для УУМ состоит из следующих разделов:

I. Общие положения.

III. Регистрация сообщений о преступлениях и иной информации

IV. Разрешение сообщений о преступлениях и иной информации

V. Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации. Сроки хранения документов.

Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ должна быть согласована с юридическим отделом РОВД. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию для УУМ заверяют гербовой печатью РОВД и хранят в отделе кадров РОВД в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства в РОВД.

Должностная инструкция для УУМ вступает в силу с момента ее утверждения начальником РОВД и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Требования должностной инструкции для УУМ являются обязательными для УУМ, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

Таким образом, содержание разрабатываемой должностной инструкции для УУМ охватывает весь делопроизводственный процесс ООД УУМ. Сотрудник ООД УУМ при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности УУМ, составляющих персонал ООД УУМ.

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности УУМ;

- повышение ответственности УУМ за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение объективности при аттестации УУМ, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Значение должностной инструкции для УУМ как организационного документа заключается в том, что она закрепляет правовой статус и место УУМ в системе ООД УУМ, определяет его задачи, функции, права и обязанности, позволяет обоснованно оценить результаты деятельности, является правовой основой для аттестации работника, устанавливает организационные основы работы с документооборотом.

Знание правил современного документирования деятельности, организации работы с документами поможет УУМ работать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленных задач.

Разработанная должностная инструкция для УУМ по ведению делопроизводства в ООД УУМ, представлена в приложении Д.

3.3 Внедрение и адаптация комплексной автоматизации ООД УУМ

Совершенствование организации документооборота ООД УУМ подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ. Для этого необходима единая интегрированная база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ.

Таким образом, проектирование комплексной автоматизации ООД УУМ включает в себя разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в локальные вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ в соответствии с рисунком 38.

Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего требованиям современных систем электронного делопроизводства.

Синтез АРМ, выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов экономической и управленческой работы носят конкретный характер, диктуемый специализацией, поставленными целями, объемами работы. Однако любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям в отношении организации информационного, технического, программного обеспечения АРМ, которые обеспечат быстрое и эффективное внедрение АИС в ООД УУМ (таблица 9).

Таблица 9 - Характеристики АРМ При выборе технических средств АРМ были использованы прайс-листы поставщиков компьютерной техники на астраханский рынок

Однако автономные компьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально не решают характерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота ООД УУМ.

Внедрение и использование топологии сети типа «звезда» при проектировании компьютерной сети ООД УУМ позволит обмениваться данными между УПМ с наименьшими потерями времени в соответствии с рисунком 39.. При соединении звездой сеть очень устойчива к повреждениям. При повреждении одного из соединений от сети отключается только один компьютер. Кроме того, эта схема соединения позволяет создавать сложные разветвленные сети.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ МОБ РОВД.

Рабочее место нельзя рассматривать узко специализированно - только решение задач учета информации о преступлениях, помимо этого необходимо решать множество задач подготовки деловой документации, ведения архива, текущего обслуживания компьютера и т. п. Эти задачи поможет решить базовое программное обеспечение. Кроме того, в отдельных случаях требуются средства для разработки собственных программ-приложений (инструментальных средств). Поэтому в общей совокупности программное обеспечение АРМ УУМ представляет собой достаточно большой комплекс программ, который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы.

- Операционные системы и оболочки.

- Инструментальные средства.

- Прикладное программное обеспечение, которое подразделяется, в свою очередь, на общесистемное и проблемно-ориентированное обеспечение

Операционные системы подразделяются на однопользовательские (преимущественно для домашнего использования) и многопользовательские, предназначенные для работы компьютера в офисной сети. Поэтому выбор ОС для АРМ специалиста не представляет особого труда: это должна быть современная система, совместимая с ОС сервера предприятия, а именно, операционная система Microsoft Windows XP.

Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору сети управление защитой, в частности, он может контролировать круг пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам, каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на каждый ресурс и правами для каждого пользователя можно управлять централизованно. Учетные записи пользователей хранятся централизованно (на сервере) в зашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля каждого пользователя как при его передаче в сети, так и при попытке несанкционированного просмотра параметров регистрации.

Любой пользователь также, создав свой документ, может определить права доступа к нему для других пользователей сети в соответствии с рисунком 40.

На более глубоком уровне Windows ХР защищает данные, хранящиеся в физической памяти компьютера, предоставляя к ним доступ только тем программам, которые имеют на это право. Никакая программа не может «подсмотреть» информацию, которой оперирует в данный момент другая программа. [12]

Не маловажным является тот факт, под эту операционную систему можно установить множество прикладных программных продуктов, в том числе Microsoft Office XP (включающий Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express).

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, комплект поставки Консультант Плюс, отражающий изменения в законодательстве РФ.

Разработанное программное обеспечение АРМ УУМ представлено в таблице 10.

Таблица 10 - Программное обеспечение АРМ УУМ

Эффективность деятельности ООД УУМ зависит в первую очередь от разработки специализированного программного обеспечения ООД УУМ. Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами.

На российском рынке представлен довольно широкий выбор отечественных разработок программных комплексов. В настоящее время наибольшую известность в России получили следующие системы электронного документооборота: Lotus Notes, Docs Open, БОСС-Референт, LanDocs, Documentum, StaffWare, Дело, Евфрат-Документооборот и ряд других систем. [20]

Однако внедрение данных программных продуктов в документооборот ООД УУМ в настоящий момент представляется достаточно сложной задачей, причиной тому служат сложность и комплексность данной задачи и, как следствие, множественность подходов к решению этой проблемы и отсутствие общепринятых стандартов в данной области. Помимо этого, решения в данной области достаточно дорогостоящие. Эти факторы послужили основанием внедрения в документооборот программы собственной разработки - БД «Участковый».

В таблице 11. проведен сравнительный анализ преимуществ программы авторской разработки с системами документооборота.

Таблица 11 - Сравнительный анализ преимуществ программы собственной разработки

Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP. СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

Разрабатываемая система является автоматизированной информационной системой «Участковый» и решает задачу автоматизации основных операций в деятельности УУМ.

При оформлении УПМ в БД вносится вся информация о нем, которая включает:

- номер УПМ;

- адрес УПМ;

- телефон УПМ.

УУМ может просмотреть список УПМ, после чего он имеет возможность отредактировать данные выбранного УПМ либо совсем удалить его из системы.

Справочник УПМ хранится в таблице Справочник УПМ, структура и правила поддержки целостности данных которой приводятся в таблице 12.

Таблица 12 - Участковые пункты милиции

При создании новой записи о сотруднике ООД УУМ в БД вносится вся информация о нем, которая включает:

- табельный номер;

- фамилия, имя, отчество УУМ;

- должность УУМ;

- звание УУМ;

- номер УПМ.

Пользователь впоследствии может просмотреть список УУМ, после чего он имеет возможность отредактировать данные выбранного УУМ либо совсем удалить его из системы.

Справочник личного состава УУМ хранится в таблице Личный состав УУМ, структура и правила поддержки целостности данных которой приводятся в таблице 13.

Таблица 13 - Личный состав УУМ

При регистрации новой записи о сообщении и решении по данному сообщению в БД вносится вся информация о них, которая включает:

- классификация сообщения (КУС или ЖУИ);

- номер и дата регистрации сообщения;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- адрес и телефон заявителя;

- краткая фабула дела;

УУМ может просмотреть список сообщений, после чего он имеет возможность отредактировать данные выбранного сообщения либо совсем удалить его из системы.

Данные о регистрации сообщений хранятся в таблице Регистрация сообщений, структура и правила поддержки целостности данных которой приводятся в таблице 14.

Таблица 14 - Регистрация сообщений

- данные об УУМ;

- данные о регистрации сообщений и разрешении сообщений.

Выходными документами в разрабатываемой системе являются:

- рапорт об обнаружении признаков преступления;

Данные отчеты могут быть выведены на экран для предварительного просмотра или на печать на листах формата А4.

После запуска программы на экране появляется главная кнопочная форма «Участковый» в соответствии с рисунком 41.

Описания логики интерфейсов приводятся в приложении Ж.

Данная база данных, предназначенная для УУМ, одобрена руководством РОВД, нашла применение и используется в ООД УУМ для решения задач в реальных условиях. Благодаря тому, что программа является универсальной и доступной для пользователя, овладение продуктом является простым делом. Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок.

Использование разработанной системы управления документооборотом в ООД УУМ в реальных условиях привело к улучшению ряда показателей:

- вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

- появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

- уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;

- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов, особенно при организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций в несколько раз.

4 Обоснование экономической эффективности проекта