Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради

Послідовність технологічних операцій з підготовки розпорядження можна прослідкувати в оперограмі руху цього документа (див. Додаток Г).

Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться зі складанням відповідних протоколів. Перелік питань, які виносяться на розгляд апаратної наради, складається управлінням звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань і подається не пізніше, ніж за три дні до проведення наради Полтавському міському голові, заступникам міського голови та доповідачам.

Ведення протоколів апаратних нарад забезпечує управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Запрошення на апаратні наради здійснює управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, підготовку приміщення - відділ господарського забезпечення, технічне забезпечення та аудіозапис - відділ технічних засобів та програмного забезпечення. Загальний контроль за підготовкою нарад проводить управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

2.2 Нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр.

Значну роль у роботі міськвиконкому та в організації діловодства відіграли нововведення в період 2006-2010 рр., які здійснили нижче вказані структурні підрозділи виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Прес-служба міської ради:

Створений і працює офіційний сайт ПМР, який у 2009 році за підсумками дослідження організації Management systems international (USAID) увійшов у десятку кращих офіційних сайтів міст України. На сайті забезпечено роботу зворотного зв'язку та форуму. При заснуванні сайту було в середньому 50 відвідувань на добу, зараз до 700.

Відділ технічних засобів та програмного забезпечення:

Забезпечено технічне встановлення системи електронного документообігу Optima-Workflow у структурних підрозділах міськвиконкому.

Модернізовано веб-сайт міської ради, оновлено такі характеристики, як інформаційне наповнення, доступність інформації, зовнішній вигляд сайту.

У холі міської ради встановлено інформаційно-довідкову систему, обладнану сенсорним екраном.

Створено систему відеозв'язку між міською радою, районними у місті радами та управлінням житлово-комунального господарства міськвиконкому.

Робочі місця всіх працівників апарату міської ради та виконавчого комітету обладнано комп'ютерною технікою (120 шт.) та оргтехнікою.

Структурні підрозділи міськвиконкому підключені до єдиної локальної мережі, що дає можливість швидко обмінюватися службовою інформацією та отримувати листи від громадян електронною поштою.

Управління звернень громадян:

Вибрано більш зручне місце розташування (всі кабінети поряд) пункту обслуговування населення для відвідування замовників.

Встановлено стенди з інформацією про служби міськвиконкому.

Розміщено інформаційний стенд, який містить довідкові матеріали (графік особистого прийому керівництвом виконкому; функціональні обов'язки заступників міського голови; зразки написання заяв; вимоги до звернень та інші матеріали).

У роботі управління запроваджено систему електронного документообігу Optima-Workflow, використання програми прискорює опрацювання звернень громадян.

Розроблено аналітичні та статистичні звіти і довідки, які забезпечують повний контроль за виконанням звернень громадян.

У відділ встановлено систему запису телефонних розмов, налаштований відеозв'язок із житлово-експлуатаційними дільницями міста.

Для громадян розроблені довідники та пам'ятки, які містять корисну інформацію, адреси, телефони.

Окрім особистих прийомів керівництва постійно проводяться виїзні прийоми мешканців міста, за місцем проживання.

Відповідальними працівниками управління проводяться «дні контролю» за виконанням звернень громадян, моніторинг повторних та колективних звернень громадян.

Відділ організаційної роботи:

У 2008 році в міській раді та виконавчому комітеті впроваджено систему управління якістю та отримано Сертифікат якості.

Впроваджено в роботу інформаційні картки всіх послуг, які надають структурні підрозділи виконкому.

Відділ загальних питань:

Запроваджена автоматизована система опрацювання звернень від юридичних осіб та приватних підприємців, службових та розпорядчих документів із занесенням інформації до банку реєстраційних даних та скануванням.

Впроваджується система електронного документообігу, що скорочує час опрацювання документів і, як результат - поліпшується якість обслуговування мешканців міста.

Архівний відділ міської ради:

У 2006 році створений трудовий архів архівного відділу міської ради, де зберігаються документи ліквідованих підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності майна.

Протягом 2006-2010 років архівним відділом видано громадянам близько 9 тис. довідок.

2.3 Відділ загальних питань як основний структурний підрозділ організації загального діловодства

2.3.1 Організаційна структура відділу загальних питань

Відділ загальних питань є структурним підрозділом виконавчого комітету Полтавської міської ради та утворений рішенням позачергової четвертої сесії ПМР шостого скликання від 14 грудня 2010 р., підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований міському голові Мамаю О.Ф., виконавчому комітету, а також заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами ВК ПМР Яковлєвій І.В., начальнику управління звернень громадян, організаційній роботі та загальних питань Веризі І.О. Відділ очолює начальник відділу загальних питань Куришко О. Д.

Структурну схему відділу загальних питань представлено на рис.2.3.1.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2.3.1.1. Структура відділу загальних питань

У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України, Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями сесії обласної та міської рад, рішеннями та розпорядженннями виконавчого комітету, регламентом виконавчого комітету міської ради, а також положенням про відділ загальних питань.

У межах своїх повноважень відповідно до виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» цей відділ також бере участь у здійсненні заходів щодо інформаційного забезпечення запобігання і протидії корупції [13, с.1-3] .

Згідно з рішенням виконавчого комітету від 19.08.2011 № 239 відділ загальних питань відноситься до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, яке створене рішенням позачергової четвертої сесії Полтавської міської ради шостого скликання від 14 грудня 2010 року. Управління є самостійним структурним підрозділом виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Детально організаційну структуру управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, а також схему відділу загальних питань можна прослідкувати у Додатку Д.

Роботу цього управління організовує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Управління підзвітне і підконтрольне Полтавській міській раді, підпорядковане виконавчому комітету, міському голові, першому заступнику міського голови та заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами виконавчого комітету [14, с.1].

Відділ загальних питань керується Інструкцією з діловодства, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 «Про затвердження типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

Виходячи з вимог розділу 1 пункту 3 «Типової Інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» [15] у виконавчому комітеті Полтавської міської ради організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства, що розроблена на підставі цієї Типової інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Згідно Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Полтавської міської ради [17] ведення діловодства покладається на відділ загальних питань. В інших структурних підрозділах, у яких за штатом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів, і службовців та чинного законодавства і затверджуються керівництвом.

Згідно з посадовими інструкціями відділу загальних питань у Додатку Е представлено коротку характеристику роботи кожної посадової особи, яка здійснює певні функції у межах своєї компетенції, а також підпорядкування, знання законодавчо-нормативної бази на своєму робочому місці та вимоги до посад.

Діловодство за зверненням громадян встановлює окремий порядок і правила, здійснюється згідно з прийнятою Кабінетом Міністрів України від 14 квітня 1997 р., № 348 Інструкцією з ведення діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об?єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації. Тому діловодство за зверненням громадян є спеціальним та здійснюється відділом звернень громадян, на відміну від загального діловодства, яке забезпечує відділ загальних
питань.

За окремим порядком також здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом.
Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2.3.2 Основні завдання відділу

Основними завданнями відділу загальних питань є:

щодо діловодства:

чітка організація діловодства шляхом забезпечення єдиної системи роботи з документами;

приймання, реєстрація та передача за призначенням вхідної та вихідної кореспонденції, сканування документів;

ведення електронної реєстраційної бази даних:

вхідної та вихідної кореспонденції;

розпорядчих документів;

запитів на інформацію.

реєстрація, облік, систематизація запитів на інформацію, надання відповіді на запити на інформацію, аналізування та звітування про стан роботи із запитами на інформацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, об'єднань громадян без статусу юридичної особи.

контроль термінів за виконанням документів (проекти розпоряджень, відповіді на листи, звернення, службова переписка, інформація про виконання доручень міського голови, наданих на засіданнях виконкому, проекти рішень на засідання виконкому, інформація про виконання резолюцій службових документів, інформація про виконання розпорядчих документів);

контроль за дотриманням правильності користування документами у виконкомі, підготовка довідок, інформацій з питань діловодства, графіків чергувань по міськвиконкому, ведення звітності у межах своїх повноважень;

підготовка проектів розпоряджень, нормативно-правових актів, друкування проектів розпоряджень, розмноження рішень ВК, а також розпоряджень міського голови, контроль за доведенням до відома відповідних управлінь і відділів виконкому, райвиконкомів, підприємств, організацій, установ, громадян;

б) щодо архівної справи:

контроль за веденням поточного архіву у відділах та управліннях МВК;

забезпечення ведення архівного підрозділу та підготовку до здачі у державний архів.

в) щодо інформаційної діяльності:

інформування відвідувачів щодо послуг, розташування кабінетів у приміщенні МВК, надання консультацій з приводу написання заяв, направлення відвідувачів до відповідних служб та посадових осіб МВК;

розміщення публічної інформації на інформаційних стендах;

надання до прес-служби міської ради для оприлюднення проектів порядку денного засідань ВК, проектів рішень та затверджених розпорядчих документів.

організація передплати періодичних видань, видання довідкових та ін. посібників, необхідних для роботи міської ради, виконкому [13].

Відділ загальних питань, у межах своїх повноважень, бере участь у підготовці заходів виконкому з виконання планів економічного та соціального розвитку міста та сприяння їх реалізації.

Важливим є дотримання виконавської дисципліни з питань діловодства у відділах та управліннях виконкому з питань діловодства.

2.3.3 Організація роботи з вхідними і вихідними документами у відділі загальних питань

Приймання, попередня обробка та розгляд, реєстрація всієї кореспонденції, яка надходить до міської ради та виконавчого комітету здійснюється централізовано у секторі по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань в порядку, встановленому єдиною державною системою діловодства та інструкцією з діловодства, затвердженою міським головою.

Простежити документопотоки вхідних і вихідних документів, які надходять до виконавчого комітету Полтавської міської ради та виходять за межі установи можна у Додатку Ж.

Реєстрація вхідної службової кореспонденції від юридичних осіб та приватних підприємців, яка адресована міській раді та виконавчому комітету, здійснюється сектором по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань. Після прийому документів забезпечується формування банку реєстраційних даних, яке здійснюється в автоматизованому режимі на основі програмного продукту
«Ортіма-WorkFlow» шляхом внесення реквізитів документів до електронної реєстраційно-контрольної картки і сканування документів (див. Додаток И).

Реєстрація запитів на інформацію, а також звернення громадян, які адресовані міській раді та виконавчому комітету, здійснюється окремо від інших видів документів в автоматизованому режимі в єдиній електронній системі обліку запитів на інформацію. В структурних підрозділах реєстрація здійснюється з використанням різних форм обліку: журнальної, картотечної, автоматизованої, в залежності від обсягів документів та впроваджених систем обліку.

Термінові документи та запити на інформацію приймаються та подаються керівництву головними спеціалістами сектору по роботі з вхідними та вихідними документами негайно в спеціальних папках з написом «Терміново».

У вихідні та святкові дні документи можуть прийматися працівниками відділу оперативного реагування на звернення громадян, які потім записуються в журнал з наступною передачею їх начальнику управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Вхідна та внутрішня службова кореспонденція приймається, попередньо розглядається, реєструється в управлінні звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань протягом робочого дня з 8.00 до 17.15 (у п'ятницю до 16.00), за винятком перерви з 12.00 до 13.00.

Документи, які надійшли до відділу загальних питань до 14.00 подаються на розгляд міському голові, його заступникам, секретарю міської ради о 16.00 в день отримання. Документи, які надійшли після 14.00 подаються на розгляд міському голові, його заступникам, секретарю міської ради до 10.00 наступного дня (якщо наступний день святковий або вихідний - до 9.00 робочого дня після вихідного). Поряд з датою в реєстраційному штампі проставляється час отримання документа.

Документи, передані на розгляд міському голові, його заступникам, секретарю міської ради, знаходяться на розгляді протягом 2-х робочих днів, запити на інформацію - не більше ніж 1 день. Помічники керівників і спеціалісти приймалень контролюють вчасне проходження документів. Після розгляду, з написаними резолюціями, документи повертаються через помічників керівників і спеціалістів приймалень до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань для занесення в реєстраційні картки відомостей про проходження документів та резолюцій керівників. Після чого документи передаються на виконання, зазначеним в резолюціях, виконавцям.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа (телеграма, факс) може здійснюватися телефоном, телеграфом, телефаксом. Телефаксом документ отримується централізовано в секторі по роботі з вхідними та вихідними документами лише від державних органів виконавчої влади, а також запити на інформацію, попередньо розглядається завідувачем сектору, реєструється і в терміновому порядку передається керівництву міської ради та виконавчого комітету відповідно до розподілу обов'язків. Після надходження оригінала документа його приєднують до отриманої телефаксом копії. На оригіналі документа проставляється штамп із зазначенням індексу реєстрації та дати отримання телефаксом копії, прописується дата та час отримання оригіналу (за виключенням запитів на інформацію).

Документи з резолюціями керівництва для виконання отримують працівники, відповідальні за ведення діловодства у структурних підрозділах виконавчого комітету з 11.00 до 11.30 та з 16.00 до 16.30 (у п'ятницю з 15.00 до 15.30) кожного робочого дня в секторі по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Термінові документи та запити на інформацію передаються на виконання негайно.

Схему документообігу у виконавчому комітеті Полтавської міської ради можна прослідкувати у Додатку Л.

Відповідальність за виконання документів, взятих на контроль, покладається особисто на заступників міського голови, керівників структурних підрозділів виконавчого комітету, яким доручено їх виконання.

У структурних підрозділах контроль за виконанням документів організовується таким чином:

всі одержані документи реєструються в спеціальних журналах. (реєстраційних картках) та надаються на розгляд керівникові структурного підрозділу в день одержання;

на кожний документ, що потребує контролю, заводиться окрема додаткова контрольна картка, документ передається на виконання безпосереднім виконавцям;

документи, які знаходяться на контролі, зберігаються в окремій контрольній папці разом з матеріалами про хід виконання.

щомісячно працівник, що здійснює контроль у підрозділі, подає керівникові відповідного підрозділу інформацію про хід виконання документів.

Порядок зняття документів з контролю:

документи вищих органів влади - після направлення на адресу установи, що встановила контроль, інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки про виконання та відповідної резолюції міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови - «До справи» або «Зняти з контролю»;

рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови - у порядку згідно з Інструкцією;

службові документи - після надання у встановлені терміни до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань інформації про виконання відповідно до резолюції керівництва або підготовки відповіді заявнику;

запити юридичних та фізичних осіб - відпрацьовуються у терміни, встановлені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

Вихідна службова кореспонденція за підписом керівництва міської ради, виконавчого комітету реєструється в електронній реєстраційній картці вихідного документа (див. Додаток К), обробляється і розсилається відділом загальних питань в день її одержання від виконавців, або не пізніше наступного робочого дня.

Документи, які необхідно конвертувати, оформляти у бандеролі, відсилати рекомендованими листами, цінними листами з описом, передаються до сектору по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань до 14.00 години кожного робочого дня [12, с.10-15].

Працівники відділу загальних питань щоп'ятниці аналізують роботу зі службовими документами, запитами на інформацію у виконавчому комітеті, складають перелік документів невиконаних в установлений термін та доповідають заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

2.3.4 Аналіз документообігу у відділі загальних питань

Основними показниками роботи відділу загальних питань серед вхідних, вихідних і внутрішніх документів є створення, прийняття, реєстрація і відправлення таких документів:

розпорядження;

протоколи засідань;

рішення виконавчого комітету Полтавської міської ради;

вхідні, вихідні документи, запити на інформацію;

телеграми;

пошта;

витяги з рішень та розпоряджень, архівних довідок, копій;

укладені договори, додаткові угоди та отримання продукції товарів та послуг;

службові листи;

архівні довідки;

вітальні листівки;

копії документів та ін.

У відділі загальних питань з метою своєчасного та якісного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів розроблені та впроваджені звіти, які заповнюються автоматично в електронному вигляді через систему пошуку і відбору з реєстраційних карток, такі як:

звіт про вхідні документи за видом кореспондента;

нагадування про завершення терміну виконання документів;

звіт про вхідні документи, виконані з порушенням терміну виконання;

звіт про вихідні документи, виконані з порушенням терміну виконання.

Вище перерахована звітна документація відділу загальних питань представлена у Додатку М.

Згідно зі звітом про діяльність відділу загальних питань за 2011 рік було підготовлено: 22 протоколи засідань міськвиконкому; 23 протоколи погоджувальної наради у першого заступника міського голови.

Зареєстровано та направлено на виконання 380 рішень виконавчого комітету Полтавської міської ради, 466 розпоряджень міського голови.

За рік було отримано і зареєстровано 13527 одиниць службової вхідної кореспонденції (в т.ч. 37 документів для службового користування).

Зареєстровано вихідної і внутрішньої ініціативної службової кореспонденції - 6386 листів.

На терміновий контроль взято 1778 документів та проконтрольовано виконання.

Відправлено поштою 8888 листів.

Надано 321 архівних копій та довідок.

Підготовлено та видано бланків листів міськвиконкому - 8755, бланків рішень - 826, бланків розпоряджень - 2135.

Взято на контроль рішень міськвиконкому - 21, розпоряджень міського голови - 13.

Отримано та зареєстровано запитів на інформацію у відділі загальних питань від юридичних осіб - 150.

Окремо підраховуються запити на інформацію громадян (234 одиниці), облік яких контролює відділ звернень громадян. Документно-інформаційна діяльність відділу загальних питань наведена на рис. 2.3.4.1.

Рис. 2.3.4.1. Документно-інформаційна діяльність відділу загальних питань за 2011 рік

Розглянувши рис. 2.3.4.1, слід зазначити, що найбільшу кількість роботи відділу загальних питань займає прийом та реєстрація вхідної службової кореспонденції, а також створення та відправка вихідної і внутрішньої кореспонденції, в тому числі відправлені поштою, підготовка та видання бланків листів міськвиконкому. Відповідно з цими даними можна сказати, що серед документів відділу загальних питань найбільше становить саме службова кореспонденція (листи). Це також можна визначити, якщо проглянути номенклатуру справ на 2011р. відділу загальних питань, у якому найбільшу частину займає класифікація службових листів на різну тематику.

Отже, проаналізувавши діяльність відділу загальних питань щодо отриманих та зареєстрованих документів, взятих на контроль виконання, відправлених поштою листів, наданих документів юридичним особам, створених внутрішніх та вихідних документів, а також використаних бланків документів, слід окремо визначити обсяг документообігу за загальною кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів (див. діаграму № 2).

Вхідні документи становлять 13676 одиниць (службова кореспонденція, запити на інформацію), вихідні - 9038 одиниць (службова кореспонденція, відповіді на запити про інформацію), внутрішні - 7277 одиниць (протоколи, рішення, розпорядження, службові листи).

Рис. 2.3.4.2. Обсяг документообігу за 2011 рік

Розглянувши обсяг документообігу на рис. 2.3.4.2, треба сказати, що найбільшу кількість складає документопотік вхідних документів, середню частину становить документопотік вихідних документів, і менше - внутрішніх.

Отже, документообіг в міськвиконкомі має великі обсяги, тому з метою забезпечення чіткої організації діловодства та ефективної роботи виконавчого комітету відділ загальних питань здійснює реєстрацію та облік документів, контроль за виконанням документів за допомогою комп?ютерної програми «Optima-Workflow», яка забезпечує організацію електронного документообігу в міськвиконкомі, документи реєструються і скануються в автоматизованому режимі.

2.3.5 Зв'язки відділу загальних питань з іншими відділами виконавчого комітету Полтавської міської ради

Відділ загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань підпорядковується міському голові, секретареві міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступникові міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради. Від них відділ загальних питань отримує для виконання завдання в усній та письмовій формі, завізовані розпорядчі документи, графіки, відпрацьовану вхідну та вихідну кореспонденцію, запити на інформацію. Надалі відділ повинен надати:

розпорядчі документи для попереднього погодження, підпису;

протоколи засідань виконкому, апаратних нарад для підпису;

службова документація, запити на інформацію для резолюції та відпрацьовані документи для підпису;

графіки, переліки доручень;

папір, канцтовари.

Помічник міського голови отримує від відділу загальних питань розпорядчі документи (рішення, розпорядження) для підпису міським головою, а також службову документацію для написання тексту резолюцій та подальшого підпису відповідними заступниками міського голови. В результаті відділ надає помічнику міського голови підписані міським головою розпорядчі документи та листи, документи з резолюціями та підписом секретаря міської ради, а також першого заступника міського голови.

Також відділ загальних питань тісно співпрацює зі структурними підрозділами міськвиконкому, міської ради, райвиконкомами, комунальними підприємствами у межах повноважень.

2.4 Особливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow»

Комп'ютерну програму «Optima-Workflow» почали впроваджувати у виконавчий комітет Полтавської міської ради з 2003 року. На сьогоднішній день програма встановлена у 6-ти структурних підрозділах: відділ звернень громадян, відділ загальних питань (сектор по роботі з вхідними та вихідними документами, сектор протоколу), служба оперативного реагування, управління соціального розвитку населення, управління з питань містобудування та архітектури.

Діловодство, здійснюване на платформі Optima-WorkFlow призначено для автоматизації функцій ведення діловодства та забезпечує обробку документів на протязі всього життєвого циклу - від створення проекту документа до його списання в архів.

В рамках цієї програми автоматизуються процеси обробки наступних категорій документів:

вхідна кореспонденція;

вихідна кореспонденція;

нормативно-розпорядчі документи;

внутрішні документи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

Розроблена спеціальна електронна форма реєстраційного журналу, який відображає документи що надійшли до підрозділу протягом дня - це скорочує витрати часу на проведення реєстрації в рукописному вигляді. Розроблені різні електронні форми звітів, які допомагають контролювати проходження та виконання документів.

Запровадження програми «Optima-Workflow» у відділі загальних питань дає такі можливості:

реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів;

сканування документів, формування бази сканованих документів;

реалізація контролю за виконанням документів, друк контрольної картки;

функціонує ефективна система повідомлень та нагадувань для попередження до наближення строку виконання;

формування індивідуальних маршрутів документів;

автоматично генерувати номер, проставляти поточну дату, використовувати довідники та словники, зменшити час реєстрації та уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документів;

швидкий пошук документів (за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом);

формування звітних форм;

Використання програми «Optima-Workflow» у міськвиконкомі на сьогодні вирішує такі проблеми:

доля паперового документообігу поступово зменшується;

значно менше стає невиконаних або прострочених документів, за рахунок чіткого інформування відповідальних осіб, зменшення затримок, чіткої організації руху документів та контролю їх виконання;

зменшується частка рутинних операцій, в тому числі на пошук необхідних документів;

вирішуються проблеми координації діяльності співробітників та підрозділів, забезпечення їх необхідною інформацією;

забезпечується своєчасне та ефективне інформування керівництва про стан документів та хід їх опрацювання;

сприяє прийняттю якісних рішень співробітниками міськвиконкому за рахунок спрощення та прискорення доступу до документів;

надається можливість ідентифікувати вузькі або слабкі місця в роботі для прийняття відповідних організаційних заходів;

надається можливість інтегрувати навколо системи різноманітне програмне забезпечення, формуючи єдине інформаційне середовище міськвиконкому.

Впровадження автоматизованої системи контролю виконання документів підвищила якість роботи управлінь і відділів, забезпечила швидкий та зручний доступ до інформації, допомагає новому працівнику швидко адаптуватися на новому місці, оскільки система містить усю передісторію роботи попередника, підвищує рівень обізнаності працівників з комп'ютерними технологіями, створення зручного і оперативного в користуванні архіву електронних документів, адже всі документи скануються.

Як результат, слід зазначити, у 2010-2011 роках відсутні невиконані контрольні документи. Випадки виконання документів з порушенням термінів у структурних підрозділах міськвиконкому несистемні і мають разовий характер.

Отже, виконавчий комітет Полтавської міської ради впроваджує у роботу з документами сучасні засоби механізації та персональні комп'ютери. Але, очевидно, ще довго при обробці документів в електронному вигляді будуть зберігатися операції, що вимагають створення їхніх паперових копій. Як правило, керівники бажають працювати з документами в паперовому вигляді. Крім того, поки що обмін офіційними документами між органами влади і передача і передача їх у державні архіви також відбувається в паперовій формі.

РОЗДІЛ 3. ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ВДОСКОНАЛЕННЯ ЗВІТУ ПРО ЗАПИТИ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ У ПОЛТАВСЬКІЙ МІСЬКІЙ РАДІ

3.1 Законодавчо-нормативні акти про доступ до публічної інформації

Законодавство про доступ до публічної інформації включає:

Закон України від 13.01.2011 № 2939-VІ «Про доступ до публічної інформації»;

Указ Президента України від 05.05.2011 № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації»;

Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади»;

Постанова Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740 «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію».

Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011
№ 2939-VІ визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом, та інформації, що становить суспільний інтерес [2].

Відповідно до Закону України (№ 2939-VІ) публічна інформація - це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб'єктами владних повноважень своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом [2, 10].

Метою Закону України «Про доступ до публічної інформації», що вказується у статті 2 цього закону, є забезпечення прозорості та відкритості суб'єктів владних повноважень і створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації. Цей Закон не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб'єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.

Доступ до публічної інформації відповідно до цього Закону здійснюється на принципах:

прозорості та відкритості діяльності суб'єктів владних повноважень;

вільного отримання та поширення інформації, крім обмежень, встановлених законом;

рівноправності, незалежно від ознак раси, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Розпорядниками інформації для цілей Закону (2939-VІ) визнаються суб'єкти владних повноважень - органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, органи влади Автономної Республіки Крим, інші суб'єкти, що здійснюють владні управлінські функції відповідно до законодавства та рішення яких є обов'язковими для
виконання [2, с.3].

Закон (2939-VІ) зобов'язав всіх розпорядників інформації, передбачених статтею 13 Закону (2939-VІ), надавати та оприлюднювати публічну інформацію - відображену та задокументовану будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформацію, що була отримана або створена в процесі виконання суб'єктами владних повноважень своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації.

Що стосується публічної інформації з обмеженим доступом, то нею згідно із Законом (2939-VІ) є конфіденційна, таємна та службова інформація. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, що складається органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими суб'єктами владних повноважень, у тому числі на виконання делегованих повноважень, не може бути обмеженим у доступі.

Закон (2939-VІ) передбачає, що запитувач має право звернутися до розпорядника інформації із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту. При цьому запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним і може подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача. Письмовий запит подається в довільній формі.

Водночас Законом (2939-VІ) встановлюються певні вимоги до запитів, а саме передбачається, що запит на інформацію має містити:

ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в розпорядника інформації та на офіційному веб-сайті відповідного розпорядника. Зазначені форми мають містити стислу інструкцію щодо процедури подання запиту на інформацію, її отримання тощо.

Слід враховувати, що розпорядник інформації має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

З метою забезпечення безумовного виконання органами виконавчої влади Закону України «Про доступ до публічної інформації» (2939-VІ), реалізації конституційного права особи вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію, керуючись частиною другою статті 102 Конституції України (254к/96-ВР), в указі Президента України
№ 547/2011 постановляється:

Кабінету Міністрів України:

забезпечувати в установленому порядку здійснення фінансування передбачених Законом України «Про доступ до публічної інформації» (2939-VІ) заходів, виконуваних розпорядниками інформації, які утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України;

підготувати разом із Службою безпеки України та внести на розгляд Верховної Ради України законопроект стосовно вдосконалення законодавчих актів щодо доступу до інформації з обмеженим доступом та відповідальності за порушення таких актів;

розробити і внести на розгляд Верховної Ради України законопроекти щодо здійснення державного контролю за забезпеченням розпорядниками інформації доступу до публічної інформації [10, с.8].

Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям на підставі примірної форми запиту на інформацію та примірного порядку складення та подання запитів на інформацію затвердити власні акти [11, с.5].

Інформація на запит надається безкоштовно. У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк. Розмір фактичних витрат визначається відповідним розпорядником на копіювання та друк в межах граничних норм, встановлених у постанові Кабінету міністрів України від 13 липня 2011 р.
№ 740 «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію». У разі якщо розпорядник інформації не встановив розміру плати за копіювання або друк, інформація надається безкоштовно. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується [2, с.8].

Слід також звернути увагу на те, що всі вимоги Закону України «Про доступ до публічної інформації» поширюються на органи місцевого самоврядування, зокрема міські ради.

3.2 Порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді

Запит на інформацію - це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні. Запит на інформацію має примірну форму, представлена у Додатку Н.

Діловодство за запитами ведеться окремо від інших видів діловодства з використанням різних форм обліку: журнальної, картотечної, автоматизованої, в залежності від обсягів документів та впроваджених систем обліку.

Згідно з розпорядженням полтавського міського голови Мамая О.Ф., розпорядниками публічної інформації у Полтавській міській раді, (яку отримують, створюють під час забезпечення діяльності та в процесі здійснення своїх повноважень, та яка перебуває у володінні) є: міська рада, виконавчий комітет Полтавської міської ради, самостійні управління та відділи виконавчого комітету, інспекція по контролю за благоустроєм, екологічним та санітарним станом міста, міський центр соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді. Перечислені розпорядники, в свою чергу, не є розпорядниками стосовно інформації інших державних органів України, органів влади інших держав, міжнародних організацій, стосовно інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або яка потребує створення в інший спосіб.

Інформація про діяльність міської ради, виконавчого комітету міської ради, документи, які перебувають у володінні міської ради, виконавчого комітету Полтавської міської ради, розміщені на веб-сайті http://www.rada-poltava.gov.ua.

Запит на інформацію до міської ради, виконавчого комітету Полтавської міської ради може бути поданий:

на поштову адресу: 36000, м. Полтава, вул. Жовтнева, 36, міськвиконком (поштова адреса розпорядника інформації);

на електронну адресу: cancelar@rada-poltava.gov.ua (електронна адреса розпорядника інформації);

телефаксом (05322) 2-24-84 (номер телефаксу розпорядника інформації);

за телефоном (05322) 2-24-84, 2-25-26 (номер телефону розпорядника інформації);

особисто до структурних підрозділів або посадовим особам, які організовують у встановленому порядку доступ до публічної інформації, якою володіють розпорядники інформації.

Запити на інформацію, що надходять на адресу міської ради та виконавчого комітету, приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються в управлінні звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань відповідальними особами сектору по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань та відділу по роботі зі зверненнями громадян у робочі дні з 8.00 до 12.00 та з 13.00 до 17.00 (в п'ятницю до 16.00):

в каб.134 - від юридичних осіб і приватних підприємців; тел. 56-47-72;

в каб.137 - від фізичних осіб; тел. 60-31-09.

У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа з питань запитів на інформацію, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

Відповідні форми для заповнення можна отримати у адміністратора в вестибюлі міськвиконкому (стіл «Довідка. Інформація») або завантажити примірну форму запиту на інформацію на офіційному веб-сайті Полтавської міської ради (www.rada-poltava.gov.ua).

Відповідальні особи відповідно до посадових обов'язків, проводять реєстрацію запиту шляхом проставляння на ньому відбитку штампу для реєстрації вхідної кореспонденції із зазначенням розпорядника інформації, індексу та дати реєстрації.

У секторі по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань та в відділі по роботі зі зверненнями громадян на кожний запит заповнюється електронна реєстраційно-контрольна картка в автоматизованому режимі в єдиній електронній системі обліку запитів на інформацію.

Індекс запитів, зареєстрованих в управлінні звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, складається з індексу в межах групи документів за номенклатурою справ, порядкового номера реєстрації протягом року та абревіатури «зі», наприклад: 02-01/29-зі.

На першому аркуші запиту в правому верхньому кутку або на вільному від тексту місці проставляється відбиток штампу червоним кольором, який представлений на рис. 3.2.3.

Рис. 3.2.3. Штамп на інформаційний запит

Запити приймаються, реєструються та подаються на розгляд керівництву, відповідно до розподілу обов'язків, у терміновому порядку в спеціальних папках з написом «Терміново».

У запиті необхідно зазначити спосіб отримання інформації. Відповідь на запит на інформацію надається у спосіб, обраний запитувачем, протягом 5-ти робочих днів з дня надходження запиту [18, с.1-5].

У разі, коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, інформації щодо стану навколишнього природного середовища, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних ситуацій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь надається протягом 48 годин з дня отримання запиту.

Якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувачу повідомляється в спосіб, зазначений у заяві на отримання інформації не пізніше п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Інформація на запит надається безоплатно. У випадку, коли запитувана інформація містить документи обсягом більш як 10 сторінок, про це протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту повідомляється запитувачу із зазначенням обсягу фактичних витрат, пов'язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку відшкодування таких витрат в спосіб зазначений у заяві на отримання інформації. Надання інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.

У задоволенні запиту може бути відмовлено у таких випадках:

розпорядник інформації не володіє і не зобов'язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

особа, яка подала запит на інформацію не оплатила фактичні витрати, пов'язані з копіюванням або друком документів, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

не дотримано вимог до складення та подання запиту на інформацію, передбачених Законом України «Про доступ до публічної інформації».

Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовій формі, де має бути зазначено:

прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

дату відмови;

мотивовану підставу відмови;

порядок оскарження відмови;

підпис [48].

Звіт про стан роботи із запитами складає завідувач сектору по роботі з вхідними і вихідними документами відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань до 10 числа місяця, наступного після закінчення півріччя. Відповідальні особи розпорядників інформації до 5 числа місяця, наступного після закінчення півріччя, надають для узагальнення звіт (за доведеною формою) про стан роботи із запитами в підрозділі за підписом керівника до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Звіт про стан роботи із запитами оприлюднюється на офіційному веб-сайті Полтавської міської ради, на інформаційних стендах в приміщенні міськвиконкому.

Відповідно до статті 23 Закону «Про доступ до публічної інформації», рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядників інформації до суду здійснюється відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України.

3.3 Порівняльна характеристика звітів про запит на інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України

Відповідно до статті 15 закону України «Про доступ про публічну інформацію», розпорядники інформації (органи виконавчої влади та місцевого самоврядування) з метою забезпечення прозорості та відкритості суб'єктів владних повноважень і створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації зобов?язані оприлюднювати звіти, в тому числі щодо задоволення запитів на інформацію. Оприлюднені звіти про запити на інформацію є основною формою перевірки виконання вимог закону «Про доступ до публічної інформації».

Оскільки Полтавська міська рада є радою обласного значення, тому надалі порівняльну характеристику звітів про запит на інформацію буде розглянуто на рівні міст обласного значення. У роботі вибрані для аналізу публічних звітів вибрані такі виконавчі органи влади: Одеська обласна державна адміністрація, Полтавська обласна державна адміністрація, Кременчуцька міська рада Полтавської області, Харківська, Дніпропетровська, Житомирська, Львівська та Полтавська міські ради.

В апараті Одеської обласної державної адміністрації звіт про стан розгляду запитів на інформацію містить табличну форму з такими заголовками даних:

загальна кількість отриманих запитів;

кількість отриманих запитів, що надійшли поштою, особисто, телефоном, факсом, електронною поштою, від громадян, від юридичних осіб, від об'єднань громадян без статусу юридичної особи, від представників ЗМІ, надіслано з Адміністрації Президента України, направлено як розпоряднику інформації;

результати розгляду запитів на інформацію: задоволено, надіслано належним розпорядникам інформації;

звідки надійшли запити на інформацію;

види запитуваної інформації;

найбільш запитувані документи [47].

У Полтавській обласній державній адміністрації звіт про роботу з інформаційними запитами також має табличну форму і містить такі показники:

статус запитувачів (фізична особа, юридична особа, об'єднання громадян);

форма отримання запиту (поштою, тел/факсом, e-mail, особистий прийом, записано на вимогу запитувача);

всього отриманих запитів;

результати розгляду запиту (інформацію надано, надіслано за належністю, відмовлено, термін подовжено, на виконанні) [49].

На офіційному веб-сайті виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Полтавської області подано звіт в описовому і табличній формах. В описовій формі наведені дані щодо загальної кількості запитів на інформацію, які надійшли, з них - від фізичних осіб, від юридичних осіб, від громадян без статусу юридичної особи; повторних; перенаправлених іншим розпорядникам інформації з одночасним повідомленням про це її запитувача. За терміном виконання поділяють на такі: надано відповідь; продовжено строк розгляду запиту до 20 робочих днів.

У таблиці наведена кількість отриманих і розглянутих запитів на інформацію керівниками самостійних структурних підрозділів виконавчого комітету Кременчуцької міської ради. Також надається повний список відповідальних осіб з питань забезпечення доступу до публічної інформації [45].

На веб-сайті Харківської міської ради надано звіт про кількість запитів на публічну інформацію, що надійшли до відділу забезпечення доступу до публічної інформації Департаменту діловодства міської ради у табличній формі. Особливість звіту за місяць у тому, на відміну від річного звіту, що дані про кількість запитів надаються щоденно за мірою їх надходження. Вказують також інші дані: всього запитів (місяць / рік), запити від фізичних (від громадян, колективні) і юридичних осіб, яким шляхом отримано запит (особисто, тел., факс, e-mail, поштою, записано на вимогу запитувача, переслано іншими установами та організаціями), результат розгляду (інформацію надано, надіслано за належністю іншим розпорядникам інформації, відмовлено).

Офіційний сайт Дніпропетровської міської ради надає звіти за тиждень (текстового характеру), за місяць (таблична форма) і за рік (показники у вигляді діаграм). У звіті за тиждень запити підраховані у загальній кількості та розподілені за напрямами діяльності відповідно з яких питань надходили запити на інформацію. Звіт роботи за місяць із запитами, що надійшли до м. Дніпропетровськ містить:

загальна кількість запитів;

надійшло запитів: пошта, e-mail, телефон, факс;

від кого надійшов запит: фізична особа, юридична особа, об?єднання громадян без статусу юридичної особи;

тематика запитів на інформацію: правова, статистична, про товар (роботу, послуги), соціологічна, економічна, науково-технічна, задоволено, про фізичну особу, дослідково-енциклопедичного характеру, інші види інформації;

дата надходження запиту (вказується на кожен запит на інформацію реєстраційний номер і дата), дата виконання;