Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради

результати розгляду запитів: задоволено, надіслано за належністю, якщо орган не є розпорядником, перебувають на опрацюванні [43].

Звіт щодо надання публічної інформації у Житомирській міській раді за 2011 рік має табличну форму, де на кожен місяць поточного року дані таблиці представлені на кожен день, а також відповідно до цього описується кількість прийнятих запитів за день, форма їх прийому, результати роботи [44].

На офіційному сайті Львівської міської ради надано звіт про надходження запитів з 9 травня по 12 серпня 2011 року у довільній формі, де зазначена загальна кількість наданих запитів на публічну інформацію, форми прийому, категорія запитувачів (фізичні та юридичні особи), а також перелік виконавчих органів міської ради, до яких компетентні питання. Відповідно до звіту надається діаграма [46].

У Полтавській міській раді звіт про запити на публічну інформацію надається за І, ІІ, ІІІ і ІV квартали, за рік. Звіти мають довільну форму, у якій подана основна інформація про:

загальну кількість запитів, що надійшли;

від кого та у якій кількості надійшли (від фізичних та юридичних осіб);

результати розгляду (кількість наданої публічної інформації, відмовленої у задоволенні та частково задоволеної і направленої належному розпоряднику інформації) [48].

Порівнюючи вище описані звіти про запити на публічну інформацію виконавчих органів влади, можна узагальнити те, що майже кожен виконавчий орган намагався надавати інформацію про запити у більш відкритій та проаналізованій формі, тобто у вигляді таблиці, у довільній формі, з представленням графічного матеріалу. Тобто у кожного своя форма подання звіту запитів на інформацію, який в основному містить такі дані:

загальна кількість запитів на інформацію;

визначені запитувачі;

форма отримання запиту на інформацію;

результати розгляду запитів на публічну інформацію.

Деякі виконавчі органи надають інформацію про те, у якій кількості та до яких структурних підрозділів надходили запити на публічну інформацію, реєстраційний номер і дата запиту, звідки надходили запити, зазначалася тематика запитуваної інформації, а також найчастіше запитувані документи. Також для повного узагальнення поданого звіту надаються графічні матеріали у вигляді діаграм.

3.4 Пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію

З метою підвищення прозорості та відкритості діяльності Полтавської міської ради, з урахуванням порівняльного аналізу звітів про запити на інформацію інших органів виконавчої влади слід обрати оптимальну форму звіту запитів на публічну інформацію у Полтавській міській раді.

Оскільки звітність про запити на інформацію надаються за квартали і за рік, то оптимальною пропозицією для відкритого, зрозумілого і логічного сприйняття даних щодо доступу до публічної інформації, є таблична форма звіту для відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Звіт про запити на публічну інформацію за квартал у відділі загальних питань пропонується подавати у такому вигляді, який представлений на рис. 3.4.4.

	Звіт про запити на публічну інформацію за I квартал 2012 р. (з 01.01.2012 - 31.03.2012)
	Всього отримано запитів Запитувачі Форма отримання запитів Кількість запитів, отриманих від запитувачів Результати розгляду телефон телефакс e-mail пошта особисто подано відмовлено частково задоволено фізична особа юридична особа об'єднання громадян
	Начальник управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань		І.О. Верига

Мал. 3.4.4. Звіт про запити на інформацію за квартал

Звіт про запити на інформацію за рік у відділі загальних питань пропонується подавати також у табличній формі для більш наглядного звітування, визначення обліку прийнятих запитів на публічну інформацію та результатів їх розгляду. Тому звіт про запити на публічну інформацію можна подавати таким чином.

	Звіт про запити на публічну інформацію за 2011 рік
	Всього отримано запитів Запитувачі Форма отримання запитів Кількість запитів, отриманих від запитувачів Результати розгляду телефон телефакс e-mail пошта особисто подано відмовлено частково задоволено фізична особа юридична особа об'єднання громадян
	Начальник управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань		І.О. Верига

Мал. 3.4.5. Звіт про запити на інформацію за рік

Рекомендації: можна додати до звіту узагальнюючий аналіз про:

види запитуваної інформації;

назви структурних підрозділів виконавчого комітету Полтавської міської ради, які надавали публічну інформацію;

найбільш запитувані документи, що надасть змогу прослідкувати прозорість і відкритість діяльності міськвиконкому.

Отже, як висновок слід зазначити, що закон України «Про доступ до публічної інформації», прийнятий 13 січня 2011 р., зобов'язав усі органи виконавчої влади реалізувати доступ до публічної інформації запитувачів інформації (фізичні та юридичні особи) з метою забезпечення відкритості і прозорості діяльності органів виконавчої влади, а також здійснювати право на доступ до публічної інформації юридичних та фізичних осіб. За невиконання вимог цього закону відповідальні особи несуть покарання згідно з законодавством.

Зазначено, що основною формою перевірки виконання закону є оприлюднений звіт про запити на інформацію, який складається у довільній формі за розсудом розпорядника інформації. Відповідно до порівняльної характеристики звітів про запити на інформацію кожен розпорядник інформації обрав різні форми звітування: довільна текстова, таблична, графічна.

Для управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради надано пропозиції та рекомендації щодо удосконалення форми звіту про запити на публічну інформацію, яка представляє дані у табличній формі.

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА У НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ

4.1 Міжнародне співробітництво у галузі охорони праці

Міжнародне співробітництво з охорони праці полягає у:

вивченні, узагальненні та впровадженні світового досвіду з організації охорони праці, поліпшення умов і безпеки праці;

участь у міжнародних інституціях з соціально-трудових питань та у роботі їх органів;

виконанні міжнародних договорів та угод з охорони праці;

одержанні консультацій зарубіжних експертів та технічної допомоги у питаннях вдосконалення законодавчої та нормативної бази охорони праці;

проведенні й участі в наукових та науково-практичних конференціях і семінарах з охорони праці; підготовка кадрів з охорони праці за кордоном [25, с.184].

Важливими міжнародними актами з питань охорони праці є міжнародні договори і міжнародні угоди, до яких приєдналась Україна в установленому порядку. Статтею 3 Закону України «Про охорону праці» передбачається, «якщо міжнародним договором, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші норми, ніж ті, що передбачені законодавством України про охорону праці, застосовуються норми міжнародного договору». У статті 4, цього закону, зазначається: «державна політика в галузі охорони праці базується зокрема на принципі використання світового досвіду організації роботи щодо поліпшення умов і підвищення безпеки праці на основі міжнародного співробітництва». Стаття 31 зазначає, що «центральний орган виконавчої влади з нагляду за охороною праці бере участь у міжнародному співробітництві та в організації виконання міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища, вивчає, узагальнює і поширює світовий досвід з цих питань, опрацьовує та подає у встановленому порядку пропозиції щодо удосконалення і поступового наближення чинного законодавства про охорону праці до відповідних міжнародних та європейських норм».

Переважна більшість міжнародних договорів та угод, в яких бере участь Україна і які більшою або меншою мірою стосуються охорони праці, можна об'єднати в чотири групи:

Конвенції, Рекомендації та інші документи Міжнародної Організації Праці;

Директиви Європейського Союзу;

Договори та угоди, підписані в рамках Співдружності незалежних держав;

Двосторонні договори та угоди.

Крім вищезазначених організацій у справу охорони праці вносять свій внесок також Міжнародне агентство з атомної енергії (МАГАТЕ), Всесвітня організація охорони здоров'я (ВООЗ), Міжнародна організація із стандартизації (ІСО), Міжнародна організація авіації (ІКАО) та ін.

Значне мicцe серед міжнародних договорів, якими регулюються трудові відносини, займають конвенції Міжнародної організації праці (МОП) у галузі поліпшення умов праці та рекомендації щодо їх застосування.

Всі механізми прийняття рішень в МОП пов'язані з її унікальною структурою, яка базується на принципі трипартизму, тобто рівного представництва трьох сторін - уряду, роботодавців і робітників. Основними формами діяльності МОП є розробка стандартів, дослідження, збір та розповсюдження інформації, технічне сприяння [27, с.45-48].

Україна є членом МОП з 1954 року. Із 181 конвенції, що прийняті на цей час МОП, Україна ратифікувала 50, серед яких найважливіші нормативні акти, що стосуються основоположних прав людини. У МОП діє система контролю за застосуванням в країнах-членах Організації конвенцій і рекомендацій. Кожна держава, член МОП, зобов'язана подавати доповіді про застосування на своїй території ратифікованих нею конвенцій, а також інформації про стан законодавства і практики з питань, що порушуються в окремих, не ратифікованих нею конвенціях.

Головною метою МОП є сприяння встановленню миру на основі соціальної справедливості, поліпшення умов праці і життя працівників усіх країн. Конкретні напрями МОП з охорони праці - це викорінення дитячої праці, запобігання нещасним випадкам на виробництві, роботи без аварій на хімічних підприємствах, рівність щодо умов праці різних категорій працівників, досвід створення безпечних умов у розвинутих країнах тощо [1].

Директиви, що приймаються в рамках Європейського союзу і є законом для всіх його країн, відповідають конвенціям МОП. З іншого боку, при розробці нових конвенцій, рекомендацій та інших документів МОП враховується передовий досвід країн-членів ЄС [27, с.51].

16 червня 1994 р. було укладено Угоду про партнерство й співробітництво між Україною та ЄС. Центральне місце відведено питанням адаптації національного законодавства до законодавства ЄС, виявлення й усунення окремих розбіжностей між нормативно-правовими актами.

Так, в рамках програми Tads почалася робота над проектом «Сприяння у забезпеченні охорони праці в Україні (з метою підвищення рівня ефективності)». Основні напрямки цього проекту включають: удосконалення нормативної бази в галузі охорони праці; створення інформаційного центру агітації та пропаганди з питань охорони праці; відпрацювання механізму економічних розрахунків на підприємстві, спрямованих на створення безпечних і здорових умов праці працюючим.

Розглянемо окремі директиви ЄС, що співвідносяться із Законом України «Про охорону праці»:

Директива 89/391/ЄЕС «Про здійснення заходів щодо поліпшення безпеки і охорони здоров'я найманих працівників під час роботи»: головними суб'єктами у створенні безпечних та нешкідливих умов праці є роботодавець і працівник, а всі інші структури виконують допоміжну функцію у забезпеченні нормальних взаємостосунків між ними. Виходячи з такої ідеології ринкового суспільства, будуються два основні розділи директиви: «Обов'язки роботодавців», що складається з восьми статей, де йдеться про принципи й конкретні питання організації охорони праці на підприємстві - від загальних обов'язків роботодавця оцінювати ризики, вживати профілактичних заходів, чітко діяти у разі виникнення аварій і пожеж до його обов'язків створювати необхідні служби, забезпечити навчання працівників, співпрацювати з ними та з їх уповноваженими, своєчасно інформувати працівників про стан справ і будь-які дії, що можуть вплинути на безпеку і охорону здоров'я, - та розділ «Обов'язки працівників», у якому сконцентровано основний набір вимог до працівника, починаючи з того, що він зобов'язаний під час роботи сам турбуватися про здоров'я та безпеку - як свою особисту, так і оточуючих людей. Щодо організації охорони праці на інших рівнях, то директива вимагає від держави лише підтвердження вищезазначених положень національними нормативно-правовими актами та забезпечення відповідного нагляду і контролю за їх виконанням.

Директива 89/654/ЄЕС «Про мінімальні вимоги безпеки і захисту здоров'я на робочих місцях» містить основні вимоги з охорони праці, що мають бути враховані при організації робочих місць як у виробничих приміщеннях, так і на відкритому повітрі. Вони знову ж таки подаються через призму обов'язків роботодавця: держава лише визначає правові межі та вимоги безпеки й охорони здоров'я стосовно робочих місць, а завданням роботодавця є безумовне виконання цих вимог щодо кожного робочого місця будь-яким способом, який є для нього найбільш сприятливим і економічно вигідним. У даній та інших директивах, як правило, не ставиться за мету жорстко нормувати конкретні показники чи параметри безпеки, а застосовуються загальні формулювання кінцевої мети, якої має досягти роботодавець.

Аналізуючи положення директив ЄС, слід зазначити, що в умовах ринкової економіки основою відносин між головними суб'єктами - роботодавцем і працівником - є закон, а права цих суб'єктів та громадян у цілому надійно захищаються досить розвинутою судовою системою. Отже, у разі виникнення спору спрацьовує схема, за якою сам факт ушкодження здоров'я або загибелі працівника на виробництві є підтвердженням невиконання роботодавцем тих чи інших загально сформульованих норм законодавства [25, с. 36].

Активна робота щодо розвитку та удосконалення правової бази охорони праці проводиться в країнах - членах СНД. Важливу роль в цій роботі відіграють модельні закони, прийняті на міждержавному рівні. Мета цих законів - сприяння зближенню національного законодавства в галузі охорони праці на міждержавному рівні, створення єдиної правової бази, спрямованої на максимальне забезпечення соціальної захищеності працівників [27, с. 40].

9 грудня 1994 р. главами урядів країн СНД було прийнято Угоду про співробітництво в галузі охорони праці, яка набрала чинності для України 25 жовтня 1995 р. Угода передбачає проведення скоординованої політики з питань охорони праці з обліком загальноприйнятих міжнародних норм і правил, визначення стандартів та ін. [25, с.38].

4.2 Методи аналізу виробничого травматизму

Аналіз виробничого травматизму та профзахворюваності дозволяє виявити причини і визначити закономірності їх виникнення. На основі такої інформації розробляються заходи та засоби щодо профілактики виробничого травматизму і профзахворюваності. У процесі аналізу травматизму мають бути з'ясовані причини нещасних випадків і розроблені заходи щодо їх попередження.

Для аналізу виробничого травматизму застосовують такі основні методи: статистичний, монографічний, топографічний, економічний, метод анкетування, метод експертних оцінок, а також метод фізичного і математичного моделювання, ергономічний, психофізіологічний, та інші. Вони базуються на статистичній звітності, актах розслідування нещасних випадків і профзахворювань та на матеріалах комплексних обстежень стану охорони праці.

Статистичний метод ґрунтується на вивченні причин травматизму за документами, що реєструють нещасні випадки: звітами, актами, журналами реєстрації. Цей метод створює можливість визначити порівняльну динаміку травматизму за окремими галузями, підприємствами, цехами, ділянками одного підприємства і виявити закономірності чи ділянки зниження або підвищення рівня травматизму.

При поглибленому статистичному аналізі травматизму, крім виявлення причин травматизму, робиться також аналіз нещасних випадків за джерелами і характером впливу на організм; за видами робіт чи виробничими операціями; за характером травм; аналізуються відомості про потерпілих (професія, стаж, стать, вік), дані про час події (місяць, година робочого дня, зміна).

До різновидів статистичного аналізу відносять груповий і топографічний. Груповий метод аналізу травматизму ґрунтується на повторюваності нещасних випадків незалежно від тяжкості ушкоджень. Наявний матеріал розслідування розподіляється за групами з метою виявлення найчастіше повторюваних випадків (однакових за обставинами). Нещасні випадки групуються за окремими однорідними ознаками: видом робіт, обладнанням, кваліфікацією, спеціальністю, віком потерпілого, причинами нещасних випадків тощо.

Топографічний метод полягає у вивченні причин нещасних випадків щодо місця їх виникнення; ці місця систематично наносяться умовними знаками на плани ділянки, цеху, підприємства. Метод дає наочне уявлення про місця зосередження травматизму, які потребують відповідних профілактичних заходів.

Монографічний метод полягає в детальному обстеженні всього комплексу умов праці, технологічного процесу, обладнання робочого місця, прийомів праці, санітарно-гігієнічних умов, засобів колективного та індивідуального захисту. Іншими словами, цей метод полягає в аналізі небезпечних та шкідливих виробничих факторів, притаманних лише тій чи іншій (моно) дільниці виробництва, обладнанню, технологічному
процесу.

Економічний метод полягає у визначенні економічного збитку від виробничого травматизму, а також в оцінці ефективності витрат, що спрямовані на попередження нещасних випадків, з метою оптимального розподілу коштів на заходи щодо охорони праці, однак він не дозволяє вивчити причини травматизму та захворювань.

Методи анкетування передбачають письмове опитування працюючих з метою отримання інформації про потенційні небезпеки трудових процесів, про умови праці. На підставі анкетних даних розробляють профілактичні заходи щодо попередження нещасних випадків.

Метод експертних оцінок базується на експертних висновках (оцінках) умов праці, на виявленні відповідності технологічного обладнання, пристроїв, інструментів, технологічних процесів вимогам стандартів та ергономічним вимогам, що ставляться до машин, механізмів, обладнання, інструментів, пультів керування.

Метод фізичного і математичного моделювання застосовується на складних зразках техніки.

Ергономічні методи ґрунтуються на комплексному вивченні системи «людина - машина - виробниче середовище». Порушення відповідності веде до нещасного випадку. Ергономічні методи дозволяють знайти невідповідності та усунути їх.

Психофізіологічні методи аналізу травматизму враховують, що здоров'я і працездатність людини залежать від біологічних ритмів функціонування організму. Такі явища, як іонізація атмосфери, магнітне і гравітаційне поле Землі, активність Сонця, гравітація Місяця та ін., викликають відповідні зміни в організмі людини, що змінюють її стан і впливають на поведінку не на краще. Це призводить до зниження сприйняття дійсності і може спричинитися до нещасних випадків [30, с. 56].

Поряд із традиційними методами аналізу травматизму можна відзначити деякі нові напрямки, характерні для дослідження умов безпеки праці та попередження травматизму:

метод наукового прогнозування безпеки праці, який служить для ймовірнісної оцінки динаміки травматизму, передбачення утворення несприятливих факторів у нових виробництвах чи технологіях і розробки для них відповідних вимог техніки безпеки;

розробка автоматизованих систем оперативного обліку і попередження травматизму, що мають стати однією з ланок автоматизованої системи управління охороною праці;

розробка методик комплексної оцінки безпеки технологічних процесів та устаткування на стадії їх проектування, виготовлення й експлуатації;

детерміністичні методи, які створюють можливість виявити об'єктивний закономірний взаємозв'язок умов праці й існуючу зумовленість випадків травматизму.

Для оперативного обліку та обробки інформації про травматизм і профзахворювання можуть бути використані ручні і машинні системи (ПЕОМ).

На основі отриманих показників визначають динаміку виробничого травматизму, професійної та загальної захворюваності за відповідний період, яка дозволяє оцінити стан охорони праці на підприємстві, правильність обраних напрямків щодо забезпечення здорових та безпечних умов праці.

Власник підприємства зобов'язаний інформувати працівників про стан охорони праці, причини нещасних випадків, професійних захворювань та про заходи, котрих вжито для їх усунення та для забезпечення умов праці згідно нормативних вимог.

4.3 Аналіз умов праці у відділі загальних питань

Умови праці - це сукупність чинників виробничого середовища трудового процесу, що впливають на здоров'я та працездатність людини в процесі предметної діяльності.

Умови праці формуються під дією відповідних чинників. До них належать :

санітарно-гігієнічні елементи зовнішнього середовища: мікроклімат, шум, вібрація та інші;

психофізіологічні елементи, робоча поза, фізичні та нервово-емоційні навантаження;

естетичні елементи, культура виробничого середовища;

соціально-психологічні елементи: тривалість робочого часу, режим праці та відпочинку, пільги та компенсація за роботу, пов'язану з дією шкідливих чинників, а також певний психологічний клімат у якому відбувається трудовий процес.

Законом України «Про охорону праці» та Кодексом законів про працю України встановлено, що умови праці на робочому місці, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам законодавства.

Організація робочого місця державного службовця у Полтавській міській раді є важливою складовою організації праці. Раціональна організація робочих місць має на меті створення умов для високопродуктивної праці, якісного виконання посадових обов'язків і забезпечення найкращих умов праці для державних службовців.

Кожен робочий день з понеділка по четвер починається з 8.00 до 17.15 години, а в п'ятницю - з 8.00 до 16.00. Вихідними днями є субота та неділя. Отже, працівники не перевищують 40-годинного робочого часу на тиждень згідно з ГН 3.3.5-8-6.6.1-2002 [27, с.14].

Приходячи на роботу, кожен із працівників займають своє постійне робоче місце, за яким перебувають більше 50 % робочого часу.

Відділ загальних питань складається з п'яти робочих кабінетів. Перший робочий кабінет займає начальник відділу загальних питань, другий - 2 працівники з сектору протоколу, третій - 1 працівник машбюро, четвертий - 1 працівник, що здійснює прийом вхідних документів, п'ятий - 4 працівники з обліку, контролю виконання та надсилання вихідних документів.

Кожен працівник має на своєму робочому місці персональний комп'ютер, телефон, а також на 1 робоче приміщення - принтер, сканер, ксерокс. До комплекту меблів для обладнання робочих місць відділу належать письмові столи, крісла, шафи. Поверхня меблів відповідає за гігієнічними та психофізіологічними вимогами, тобто є твердою та рівною, покрита лаком та іншими матеріалами, що виключає сліпучі виблиски від сонячного, денного та штучного світла.

Робоче крісло є стійким та відповідає таким умовам:

сидіння регулюється за кутом нахилу та висотою відповідно до висоти робочої поверхні та зросту працюючого (від 370 до 800 мм від підлоги); ширина сидіння 370 - 400 мм, глибина - 370 - 420 мм, передній край сидіння - скошений та закруглений;

висота спинки регулюється у межах 170 - 180 мм від поверхні сидіння, ширина спинки - 310 мм, форма спинки пристосована до форми спини людини та регулюється за кутом нахилу.

Особливе значення для роботи державних службовців має освітлення робочого місця. Для кращого розсіювання та відбиття світла у Полтавській міській раді та відповідно її структурних підрозділів, в тому числі й у відділі загальних питань стелі пофарбовані у білий колір, який має здатність відбивати до 90 % світлового потоку. Стіни повинні менше відбивати світло і тому вони темнішого кольору, ніж стеля. Стіни робочих кабінетів відділу загальних питань мають різні кольори, в залежності від їх оформлення. Ті вікна службових приміщень, що виходять на сонячний бік, стіни пофарбовані у прохолодні тони (кабінети прийому вхідних та вихідних документів): зеленуватий, салатний. Робочі кабінети з вікнами, орієнтованими на північний схід стіни мають кольори теплої гами (кабінет начальника відділу загальних питань, сектору протоколу, машбюро): жовтуватий, світло-помаранчевий, піщаний. Підлога має темніший колір, ніж стіни.

Для забезпечення рівномірності та незмінності освітленості протягом робочого дня у відділі загальних питань застосовується штучне освітлення (загальне та місцеве).

Важливе значення в організації робочих місць відділу загальних питань Полтавської міської ради має дотримання нормальної температури та вологості повітря на робочому місці, тому показники мікроклімату робочих місць є такими: температура повітря у зимовий період - 18 - 21°C, у літній - 22 - 24°C, відносна вологість у зимовий період - 50 %, у літній - 60 %.

Показники мікроклімату в робочих кабінетах відділу загальних питань, згідно з Санітарними нормами мікроклімату виробничих приміщень ДСН 3.3.6.042-99, є комфортними для розумової праці, мають оптимальні величини для категорії робіт - легка Іб, яка розподіляється на основі загальних енерговитрат організму (витрата енергії дорівнює 141 - 175 Вт (121 - 150 ккал/год.)) - це роботи, що виконуються сидячи, стоячи або пов'язані з ходінням та супроводжуються деяким фізичним напруженням.

Основним фактором трудового процесу у відділі загальних питань є напружена праця - характеристика трудового процесу, яка відображає навантаження переважно на центральну нервову систему, орган зору, емоційну сферу працівника. До факторів, що характеризують напруженість праці, відносяться: інтелектуальні, емоційні навантаження, ступінь монотонності навантажень (згідно з ГН 3.3.5-8-6.6.1-2002 «Гігієнічна класифікація праці»).

Також характерна і важкість праці, оскільки працівник постійно перебуває у вимушеній сидячій позі, що переважно дає навантаження на спину.

З метою поліпшення складу повітря, зменшення нервово-психічної та зорової стомлюваності, та підвищення інтенсивності розумової праці у відділі загальних питань також здійснюють озеленення службових приміщень.

Для забезпечення оперативності у роботі спеціалістів відділу загальних питань на робочих місцях мають словники, довідники з чинного законодавства, фахову літературу, періодичні видання з напряму діяльності, доступ до Інтернету, оргтехніку та канцелярські товари, папір тощо.

Для забезпечення культури виробничого середовища, що також характеризує умови праці відділу загальних питань, побудовані вимоги згідно з нормами міжнародного стандарту ISO 9001:2008 «Система управління якістю». Згідно з цим стандартом були розроблені такі нормативно-правові документи Полтавської міської ради та її виконавчого комітету: Інструкція з забезпечення внутрішньої комунікації, Вимоги до телефонного спілкування працівника із замовником, Вимоги до безпосереднього спілкування працівника із замовником, Інструкція з управління процесами, Етичний кодекс посадових осіб апарату Полтавської міської ради та її виконавчого комітету, Політика якості виконавчого комітету Полтавської міської ради.

З охорони праці у відділі загальних питань також діють такі інструкції: Інструкція з охорони праці з електрообладнанням, Інструкція та вимоги з пожежної безпеки, Інструкція по наданню першої допомоги при нещасних випадках, Інструкція та вимоги з охорони праці при роботі на персональному комп'ютері. Ці інструкції розроблені згідно з вимогами Закону України «Про охорону праці».

Згідно з Інструкцією та вимогами з охорони праці при роботі на персональному комп'ютері розташування комп'ютера у службових приміщеннях відділу загальних питань здійснюється у такому порядку: комп'ютер встановлюють не менше 1 м від стін, між собою на відстані не менше як 1,5 м; виключають можливість прямого засвічування екрану джерелом природного освітлення; висота робочої поверхні столу -
680 - 800 мм, ширина - 500 мм;

При роботі з комп'ютером можуть виникнути небезпечні та шкідливі виробничі фактори: електромагнітні поля (радіочастоти); електростатичне поле; недостатнє освітлення; психоемоційна напруга при тривалій роботі з екраном відеомонітора.

Працівники відділу загальних питань, які працюють на комп'ютері, згідно вище зазначеної інструкції повинні дотримуватися відповідного режиму праці, а саме:

при введенні даних, читанні інформації з екрану безперервна тривалість роботи не повинна перевищувати 4-х годин при 8-годинному робочому дні;

через кожну годину роботи робити перерву на 5 - 10 хвилин, а через
2 години - 15 хвилин;

перерви використовувати для фізичного розвантаження.

Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» у ст. 21 визначає оплату праці, відпустки і пенсійне забезпечення посадових осіб місцевого самоврядування.

Згідно з цим законом посадові особи одержують заробітну плату, розмір якої має забезпечувати достатній життєвий рівень.

Посадовим особам місцевого самоврядування надається щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів, якщо законами України не передбачено тривалішої відпустки, з виплатою допомоги на оздоровлення у розмірі посадового окладу. Посадовим особам, які мають стаж служби в органах місцевого самоврядування понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 15 календарних днів.

Пенсійне забезпечення посадових осіб місцевого самоврядування, які мають стаж служби в органах місцевого самоврядування та/або державної служби не менше 10 років, здійснюється у порядку, визначеному законодавством України про державну службу.

У зв'язку з виходом на пенсію посадовим особам місцевого самоврядування виплачується одноразова грошова допомога в розмірі 10 місячних посадових окладів за наявності не менше 10 років стажу на посадах в органах місцевого самоврядування чи на посадах, віднесених до відповідних категорій посад державних службовців [6, с.10].

Виходячи з принципів Гігієнічної класифікації, умови праці у відділі загальних питань можна віднести до оптимальних, оскільки зберігається здоров'я працюючих, створюються передумови для підтримання високого рівня працездатності.

4.4 Аналіз пожежної безпеки у Полтавській міській раді

Відповідно до ГОСТ 12.1.004-85 пожежна безпека - це стан об'єкта, при якому виключається можливість пожежі, а у разі її виникнення запобігається вплив на людей шкідливих і небезпечних факторів пожежі та забезпечується захист матеріальних цінностей [30, с. 58].

Будівля Полтавської міської ради розташована в центрі міста і є двоповерховою, яка містить загальну кількість працівників - 300 осіб. Відповідно до ДБН В.1.1.7-2002 «Пожежна безпека об'єктів будівництва» [25] у класифікації конструктивних характеристик будинків залежно від їх ступеня вогнестійкості Полтавська міська рада відноситься до ІІІ ступеня вогнестійкості, тому що будівля має такі конструктивні характеристики: з несучими та огороджувальними конструкціями з штучних кам'яних матеріалів, бетону, залізобетону; перекриття мають дерев'яні конструкції, які захищені штукатуркою; дах складається з дерев'яних балок із залізною покрівлею.

У будівлі передбачено чотири евакуаційні виходи, які розташовані з протилежних сторін. Відповідно до ДБН В.1.1.7-2002 на 50 чоловік розраховано 1 евакуаційний вихід, тому наявність чотирьох виходів у міській раді є недостатньою для наявної кількості людей, що свідчить про скупчення більшого натовпу та збільшення часу виходу з будівлі під час пожежі.

У цілях пожежної безпеки Полтавської міської ради проходи в приміщеннях до виходів та засобів пожежогасіння залишають вільними, проводять переобладнання приміщень та перестановку обладнання після погодження з відповідальним за пожежну безпеку будівлі, а також на робочих місцях використовують електрообладнання у справному стані, які пройшли перевірку відповідними спеціалістами.

На території Полтавської міської ради підтримується належна чистота, забезпечений вільний проїзд та стоянка машин, а також є спеціально відведені місця для куріння, які позначені відповідним знаком та обладнані урнами із негорючих матеріалів.

Будівля міської ради освітлюється у нічний час, що є також необхідним для забезпечення оперативного під'їзду пожежних машин у разі виникнення пожежі.

У Полтавській міській раді розміщені автоматичні системи пожежної сигналізації, які реагують на підвищення температури навколишнього середовища. Працюють автоматичні стаціонарні установки пожежогасіння, які є водяними засобами гасіння пожежі.

Для забезпечення протипожежного і експлуатаційного режиму роботи вентиляційних систем у міській раді передбачаються такі заходи безпеки, як термін і порядок перевірки профілактичних оглядів вентиляційного обладнання згідно інструкціям.

Електричне обладнання будівлі знаходиться у задовільному стані, але потребує оновлення для більш надійного захисту при виникненні можливих коротких замикань чи струмових перевантажень. Але з метою запобігання подібних ситуацій здійснюється контроль, протипожежний інструктаж працівників, додержання вимог інструкцій по безпеці експлуатації електроустаткувань та інших нормативно-правових актів, наявні принципові, робочі та оперативні схеми електромереж, мереж заземлення, а також попереджувальні плакати та написи.

У разі виникнення пожежі у Полтавській міській раді, згідно з Інструкцією № 6 з пожежної безпеки, потрібно забезпечити виконання заходів на припинення пожежі, евакуацію працюючих та відвідувачів. При виникненні пожежі працюючі повинні по-перше, припинити роботу, по-друге, визначити причини пожежі та вжити дії для її припинення, по-третє, сповістити про пожежу керівництво та визвати при необхідності пожежну охорону по телефону 101.

Серед первинних засобів пожежогасіння на випадок пожежі у Полтавській міській раді можуть використовувати вогнегасники, пожежні крани, відра, бочки з водою, лопати, шухляди з піском, ломи, пилки, сокири та ін. Відповідно до використовуваної гасящої речовини у Полтавській міській раді у наявності є повітряно-пінні та порошкові вогнегасники.

Відповідальність за пожежну безпеку приміщень у Полтавській міській раді покладена на начальників відділів згідно відповідного розпорядження міського голови про пожежну безпеку. Начальники відділів слідкують за справним станом електрообладнання, належним станом засобів пожежогасіння, а також по можливості проводять огляд приміщень після закінчення робочого часу.

Працівники Полтавської міської ради з метою отримання знань з правил поведінки пожежної безпеки на робочому місці та на випадок виникнення пожежі проходять вступний інструктаж з пожежної безпеки. Повторний інструктаж проводиться не рідше одного разу на рік. Працівник має право вимагати своєчасного проведення інструктажів з пожежної безпеки.

Згідно з Інструкцією № 6 з пожежної безпеки, затвердженою розпорядженням міського голови, всі працівники Полтавської міської ради повинні знати та виконувати вимоги Закону України «Про пожежну безпеку», накази, розпорядження та рішення в межах своїх службових обов'язків та вимоги цієї інструкції.

Працівники притягаються до відповідальності згідно з чинним законодавством за порушення вимог законодавства з пожежної безпеки, створення перешкод для діяльності посадових осіб органів державного пожежного нагляду.

4.5 Розрахунок штучного освітлення у відділі загальних питань

Природне і штучне освітлення в приміщеннях регламентується нормами ДБН В.2.5-28-2006 «Природне і штучне освітлення» (чинний з 01.10.2006) залежно від характеристики зорової роботи, найменшого розміру об'єкта розрізнення, розряду зорової роботи. Норми ДБН В.2.5-28-2006 стали на заміну СНиП II-4-79 «Естественное и искусственное освещение» і поширюються на проектування освітлення територій, приміщень нових та існуючих, що підлягають реконструкції, будівель і споруд різного призначення, місць виконання робіт на відкритих просторах, територій промислових та сільськогосподарських підприємств, залізничних колій площ підприємств, зовнішнього освітлення міст, поселень та сільських населених пунктів. Проектування пристроїв місцевого освітлення, які постачаються комплектно зі станками, машинами і виробничими меблями, слід також виконувати відповідно до цих норм [25].

Розрахунок штучного освітлення в одному із приміщень відділу загальних питань можна проводити за методом коефіцієнта використання світлового потоку. Цей метод дозволяє визначити світловий потік, створений лампами, і розрахувати освітленість у робочому приміщенні або за заданим рівнем освітленості - потрібну кількість світильників.

Для розрахунку штучного освітлення оберемо кабінет прийому документів. Ширина приміщення - 3 м, довжина приміщення - 6 м, висота підвішування світильників - 3,4 м.

Для визначення коефіцієнта використання світлового потоку освітлювальної установки знаходимо індекс приміщення за формулою:

і = а • в / Нр. (а + в), (4.1)

де а, в - відповідно ширина та довжина приміщення, м;

Нр. - висота підвішування світильників над робочою поверхнею, м.

Індекс приміщення:

і = 3 • 6 / 3,4 (3 + 6) = 0,6.

Коефіцієнти відбиття стелі та стін становлять: rстелі = 0,7; rстін = 0,5.
В приміщенні використовуються два світильники ШОД 2x80, з лампами
ЛБ-80, що мають світловий потік 4320 лм. За таких умов коефіцієнт використання світлового потоку (з) становить 0,37.

За рівнянням світлового потоку знаходимо кількість ламп (n), потрібну для забезпечення нормальної мінімальної потужності:

F = E • S • k • z / з n , (4.2)

де n - кількість ламп,

F - світловий потік однієї лампи, лм;

E - мінімальна нормована освітленість, лк;

S - площа приміщення, м2;

k - коефіцієнт запасу, який враховує старіння ламп, запиленість та забруднення світильників;

z - поправочний коефіцієнт, що характеризує нерівномірність освітлення (відношення мінімальної освітленості до середньої горизонтальної), беруть z = 1,1…1,2;

з - коефіцієнт використання світлового потоку освітлювальної установки у частках (знаходиться за таблицею коефіцієнтів використання світлового потоку).

Мінімальну штучну освітленість приміщення (E) визначаємо за нормами ДБН В.2.5-28-2006. Для робіт середньої точності, підрозряду роботи Г, мінімальна штучна освітленість становить 200 лк.

Необхідну кількість ламп в приміщенні знаходимо за формулою:

n = E • S • k • z / з F , (4.3)

n = 200 • 18 • 1,5 • 1,1 / 0,37 • 4320 = 3,7

Отже для освітлення приміщення необхідно 4 лампи.

Знаходимо кількість світильників за формулою:

N = n / nc , (4.4)

де nc - число ламп в одному світильнику.

N = 4 / 2 = 2.

Результати розрахунків наведено в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1

Результати розрахунків штучного освітлення

№	Показники	Результати вимірювання, вибору, розрахунку
1	Розміри приміщення, м:
	ширина	3
	довжина	6
	висота підвішування світильників над робочою поверхнею	3,4
2	Площа приміщення, м2	18
3	Індекс приміщення i	0,6
4	Коефіцієнти відбиття:
	стелі rстелі	0,7
	стін rстін	0,5
5	Тип світильників, кількість ламп в одному світильнику nc	ШОД-2x80
6	Тип ламп	ЛБ-80
7	Світловий потік однієї лампи F, лм	4320
8	Коефіцієнт використання світлового потоку з	0,37
9	коефіцієнт запасу k	1,5
10	Поправочний коефіцієнт z	1,1
11	Мінімальна нормована освітленість E, лк	200
12	Кількість ламп (розрахункова) n, шт	4
13	кількість світильників (розрахункова) N, шт	2
14	кількість світильників (фактично наявна в приміщенні), шт	2

Отже, відповідно з розрахунками штучного освітлення, для забезпечення мінімальної нормованої освітленості робочої поверхні в кабінеті прийому документів відділу загальних питань Полтавської міської ради, для робіт середньої точності, згідно норм ДБН В.2.5-28-2006, необхідно 2 світильники ШОД 2х80, з люмінісцентними лампами ЛБ-80. У вказаному приміщенні використовується 2 світильники ШОД 2х80 з лампами ЛБ-80, що свідчить про достатню штучну освітленість, згідно норм ДБН В.2.5-28-2006.

Як висновок, слід зазначити, що професійна діяльність у відділі загальних питань характеризується психофізіологічними шкідливими виробничими факторами, до яких належать фізичні (вимушена робоча поза) та нервово-психічні перевантаження (розумове перенапруження, перенапруження аналізаторів, монотонність праці, емоційні перевантаження).

Зазначено, що умови праці у відділі загальних питань вважаються допустимими, оскільки вплив природних чинників відбувається в межах гігієнічних нормативів і не перевищують за норму згідно з Санітарними нормами мікроклімату виробничих приміщень ДСН 3.3.6.042-99.

Відповідно у Полтавській міській раді пожежна безпека регламентується Інструкцією № 6 з пожежної безпеки, яка забезпечує порядок вимог і правил поведінки у разі виникнення пожежі, а також заходи щодо її запобігання.

Проведено розрахунок штучного освітлення кабінету прийому документів відділу загальних питань методом коефіцієнта використання світлового потоку, результат якого відповідає нормам ДБН В.2.5-28-2006.

ВИСНОВКИ

У дипломній роботі здійснено комплексний аналіз сутності документообігу та шляхи його раціональної організації в теоретичному огляді поставленої проблеми, практичне дослідження організації документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, а також надано пропозиції та рекомендації щодо удосконалення форми звіту про запити на інформацію у Полтавській міській раді.

Виконано поставлений ряд завдань у дипломній роботі, а саме:

- вивчено сутність документообігу, шляхи його раціональної організації;

- висвітлено етапи переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування;

- надано характеристику діяльності Полтавської міської ради та виконавчого комітету;

- досліджено діяльність відділу загальних питань, проаналізовано його документообіг;

- виявлено особливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-WorkFlow», переваги та недоліки впровадження цієї програми;

- надано пропозиції та рекомендації щодо удосконалення форми звіту про запити на публічну інформацію у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Оскільки поняття «документообіг» і «діловодство» пов'язані одне з одним, однак вони не тотожні. Разом з тим визначено, що документообіг - це рух документів від дати створення до завершення виконання або відправлення. Основною складовою документообігу є вхідні, вихідні та внутрішні документопотоки.

Досить часто в органах місцевого самоврядування, які зазвичай мають великі обсяги документообігу постає проблема раціональної організації документопотоків. Теоретичні розробки та багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.

В дипломній роботі описані шляхи раціональної організації документообігу, відповідно до яких пропонується розробляти схеми документообігу в установі, графіки та оперограми, які додають до Інструкції з діловодства установи.

Зазначено, що Полтавська міська рада є представницьким органом місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальної громади міста Полтави, вирішує питання місцевого значення в межах Конституції України, законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативними актами з метою надання відповідних соціальних послуг жителям міста, проведення єдиної політики соціально-економічного, культурного розвитку міста, і яка має свою комунальну власність, свій місцевий бюджет та органи і систему місцевого самоврядування.

З'ясовано, що у виконавчому комітеті Полтавської міської ради ведення загального діловодства покладено на відділ загальних питань, який належить до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Відділ загальних питань включає сектор по роботі з вхідними і вихідними документами (обслуговує юридичних осіб і приватних підприємців), сектор протоколу, бюро комп'ютерного набору, головні спеціалісти.

Визначено, що документообіг в міськвиконкомі має великі обсяги вхідних і вихідних документопотоків. Серед них найбільшу кількість становлять службові листи, які за своєю тематикою є досить багатогранними і стосуються різних питань.

Отже, з метою забезпечення чіткої організації документообігу та ефективної роботи виконавчого комітету відділ загальних питань здійснює реєстрацію та облік документів, контроль за виконанням документів за допомогою комп'ютерної програми «Optima-Workflow», яка забезпечує організацію електронного документообігу в міськвиконкомі, документи реєструються і скануються в автоматизованому режимі.

Особливістю комп'ютерної програми «Optima-Workflow» є забезпечення таких електронних баз даних: розпорядча документація, вхідні і вихідні документи, запити на інформацію, звернення громадян. Впровадження автоматизованого документообігу у відділі загальних питань надає можливість здійснювати електронну реєстрацію документів, сканування, облік, маршрут документів, контроль виконання, зберігання, функціонує система нагадувань про закінчення терміну виконання документа, здійснюється звітність виконаних і невиконаних документів, і, як результат - протягом 2010-2011 років були відсутні невиконані документи.

Вище сказаним слід зазначити, що організація документообігу у відділі загальних питань здійснюється на високому рівні - чітко, оперативно та якісно. Велику роль у цьому надає впровадження автоматизованого документообігу на базі комп'ютерної програми «Optima-Workflow» (функціонує у відділі загальних питань (сектор по роботі з вхідними і вихідними документами, сектор протоколу), відділ звернень громадян, служба оперативного реагування, управління соціального розвитку населення, управління з питань містобудування та архітектури), яка поступово зменшує обсяги документів і час на їх пошук та опрацювання у виконавчому комітеті Полтавської міської ради.

Слід зазначити, що етапи переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування на сьогоднішній день є проблемними у зв'язку з недостатньою фінансовою підтримкою зі сторони держави, недосконалістю діючих законодавчо-нормативних актів, психологічним бар'єром, що виникає як наслідок відходу від класичних паперових процедур, а також існує думка про те, що ймовірно спостерігатиметься зниження якості документів з погляду на їх виклад. Однак позитивні сторони безпаперового документообігу очевидні, оскільки його впровадження надає інформацію кращої доступності, прозорості руху документів, відсутності тієї необхідності роздруковувати та зберігати паперові копії, пришвидшує опрацювання документів, посилює виконавську дисципліну, яка є важливою у діяльності органів місцевого самоврядування, а також забезпечує оперативну й одночасно колективну роботу з документами.

Окрему проблему становить використання органами виконавчої влади і місцевого самоврядування різних систем електронного документообігу, питання налагодження взаємозв'язку між якими офіційно не визначено.

Важливим також є політична воля керівника, оскільки він бере на себе всю відповідальність за реалізацію переходу до безпаперового документообігу. Якщо впровадження буде реалізовано, надалі слід кожного працівника установи забезпечити особистим електронно-цифровим підписом.

Отже, проаналізувавши переваги і недоліки переходу до електронного документообігу, неважко зрозуміти, що переваг не тільки більше, вони все-таки є вагомішими - створюють значні можливості для організаційного розвитку та підвищення ефективності робочого процесу, а недоліки являють собою лише тимчасові суб'єктивні складності, які неважко подолати.

Виявлено, що відділ загальних питань окремо від загального діловодства також здійснює діловодство за запитами на публічну інформацію юридичних осіб та приватних підприємців, а відділ звернень громадян - запити від фізичних осіб. Для забезпечення оперативного виконання запитів на інформацію розроблено Інструкцію щодо обліку та опрацювання запитів на інформацію у Полтавській міській раді та виконавчому комітеті, електронну картку запитів на інформацію на базі програми «Optima-WorkFlow», а також журнал реєстрації запитів на інформацію фізичних, юридичних осіб та об'єднань громадян без статусу юридичної особи.

Відомо, що у 2011 році Президентом України був підписаний закон «Про доступ до публічної інформації», мета якого - забезпечити прозорість і відкритість діяльності органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також здійснювати реалізацію права громадян України на доступ до публічної інформації. Основним показником перевірки виконання вимог закону є оприлюднення на офіційному веб-сайті звіту про запити на інформацію. За невиконання зазначеної вимоги відповідальні посадові особи будуть оскаржені у судовому порядку.

Отже, аби реалізувати вимоги закону України про доступ до публічної інформації, у виконавчому комітеті Полтавської міської ради є актуальною пропозиція надання кращої форми звіту про запити на інформацію. Тому на пропозицію начальника відділу загальних питань було узгоджено удосконалити форму звіту про запити на інформацію та надано відповідні рекомендації.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Нормативні документи:

Конституція України. - Х.: ТОВ «Одіссей», 2006. - 48 с.

Про доступ до публічної інформації [Електронний ресурс]: закон України від 13.01.2011, № 2939-VI. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2939-VІ.

Про електронні документи та електронний документообіг [Електронний ресурс]: закон України від 22.05.2003 № 851-IV. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/851-15

Про місцеве самоврядування в Україні [Електронний ресурс]: закон України 21.05.1997, № 280/97-ВР - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/280/97-вр

Про охорону праці [Електронний ресурс]: закон України від 14.10.1992, № 2694-XII. - Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/ laws/show/2694-12

Про службу в органах місцевого самоврядування [Електронний ресурс]: закон України від 07.06.2001, № 2493-III - Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/2493-14

Про статус депутатів місцевих рад [Електронний ресурс]: закон України від 11.07.2002, № 93-ІV. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/93-15

Про загальнодержавну програму впровадження електронного документообігу з використанням електронно-цифрового підпису [Електронний ресурс]: проект закону України від 29.12.2006, № 2850. - Режим доступу: http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/ link1/ JE27600A.html

Про першочергові завдання шодо впровадження новітніх інформаційних технологій: Указ Президента України від 20.10.2005, № 1497 // Урядовий кур'єр. - № 207. - 2005. - 1 лист. - С. 36-41.

Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації [Електронний ресурс]: Указ Президента України від 05.05.2011, № 547. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/547/2011

Статут територіальної громади міста Полтави [Електронний ресурс]: Полтавська міська рада та виконавчий комітет - Режим доступу: http://www.rada-poltava.gov.ua.