Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради

30

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Поняття та структура документообігу

1.2 Шляхи раціональної організації документообігу

1.3 Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування

1.4 Законодавчо-нормативне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування

РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ У ВІДДІЛІ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

2.1 Характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету

2.2 Нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр

2.3 Відділ загальних питань як основний структурний підрозділ організації загального діловодства

2.3.1 Організаційна структура відділу загальних питань

2.3.2 Основні завдання відділу

2.3.3 Організація роботи з вхідними і вихідними документами у відділі загальних питань

2.3.4 Аналіз документообігу у відділі загальних питань

2.3.5 Зв'язки відділу загальних питань з іншими відділами виконавчого комітету Полтавської міської ради

2.4 Особливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow»

РОЗДІЛ 3. ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ВДОСКОНАЛЕННЯ ЗВІТУ ПРО ЗАПИТИ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ У ПОЛТАВСЬКІЙ МІСЬКІЙ РАДІ

3.1 Законодавчо-нормативні акти про доступ до публічної інформації

3.2 Порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді

3.3 Порівняльна характеристика звітів про запит на інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України

3.4 Пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА У НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ

4.1 Міжнародне співробітництво у галузі охорони праці

4.2 Методи аналізу виробничого травматизму

4.3 Аналіз умов праці у відділі загальних питань

4.4 Аналіз пожежної безпеки у Полтавській міській раді

4.5 Розрахунок штучного освітлення у відділі загальних питань

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Електронний документообіг запит інформація

Тема дипломної роботи має назву «Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради».

Актуальність обраної теми дипломної роботи полягає в тому, що останнім часом, у зв'язку із збільшенням документно-інформаційних потоків в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування, досить часто постають проблеми регулювання документообігу, його раціональної організації, а також проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютерних систем та техніки.

Організація документообігу - важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Документообіг та управлінська діяльність тісно пов'язані одне з одним. Від того, наскільки оперативно здійснюється рух, опрацювання документів та передавання на виконання, залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення. Недостатньо продуманий документообіг в установі спричинює зволікання у виконанні документів, знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділити увагу.

Організацію документообігу вивчали такі дослідники, як С. Сельченкова, Г. Беспянська, М. В. Комова, К. В. Тараканов, К. Гордієнко, та ін. Проблеми автоматизації діловодства та впровадження електронного документообігу досліджували Г. Асєєв, Ю. Мешков, С. Кулєшов, А. Філіпова, О. Матвієнко, М. Цивін. Питання щодо переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядуванння з'ясовували І. М. Олійченко, М. Кучеров, А. Вишневський, Е. Клепець.

Як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.

Сьогодні важко уявити собі роботу сучасних органів місцевого самоврядування без використання комп'ютерної техніки, периферійних пристроїв, локальної обчислювальної мережі, Інтернету та, безумовно, програмного забезпечення, завдяки якому ці технічні засоби набувають практичного значення - спрямовують документопотоки у відповідних напрямках з метою своєчасного надання, отримання і використання інформації. Таким чином, в органах місцевого самоврядування здійснюється автоматизація документообігу та поступово впроваджується електронний документообіг.

Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування почався з 2003 року, коли було прийнято закони України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронно-цифровий підпис», постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року «Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади», «Про затвердження порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності», та указ Президента України 2005 року «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій».

Об'єктом дослідження дипломної роботи є відділ загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Предметом дослідження є вхідні, вихідні та внутрішні документопотоки, які складають документообіг відділу загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Слід зазначити, що у даній роботі досліджується документообіг загального діловодства, оскільки діловодство за зверненням громадян є спеціальним і здійснюється в окремому порядку, зазначеному в Інструкції з ведення діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації, яка була прийнята Кабінетом Міністрів України від 14 квітня 1997 р.

Метою дипломного дослідження є комплексний аналіз організації документообігу у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Зазначена мета досягається шляхом вирішення таких завдань:

вивчення сутності документообігу, шляхи його раціональної організації;

виявлення проблем переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування;

характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету;

дослідження діяльності відділу загальних питань, аналіз документообігу;

виявлення особливостей роботи автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow», переваги та недоліки впровадження цієї програми;

надання пропозицій щодо удосконалення форми звіту про запити на публічну інформацію у виконавчому комітеті Полтавської міської ради.

Практичне значення дипломної роботи полягає у можливості використання наданих пропозицій щодо удосконалення поданої у роботі форми звіту про запити на публічну інформацію у діяльності управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Наукова новизна полягає у спробі здійснення комплексного аналізу організації документообігу у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

При написанні дипломної роботи застосовувалися такі методи: науковий аналіз і синтез, метод описання, метод вимірювання, метод порівняння та узагальнення, історичний метод, метод опитування, класифікаційний метод, понятійний, метод дослідження документальних потоків, статистичний метод.

Структура дипломної роботи складається зі вступу, огляду літератури (розділ 1), аналітичних досліджень (розділ 2), проектно-рекомендаційної частини (розділ 3) та охорони праці (розділ 4), загальних висновків, переліку використаних літературних джерел та додатків. Загальний обсяг дипломної роботи становить 118 сторінок, у тому числі: основний текст на 101 сторінках, 65 використаних джерел на 6-ти сторінках, 12 додатків на 17-ти сторінках.

У першому розділі розглянуто теоретичні основи вивчення документообігу, шляхи його раціональної організації, а також з'ясовано яким чином впроваджується електронний документообіг в органах місцевого самоврядування, проаналізовано законодавчо-нормативну базу, що регламентує діяльність органів місцевого самоврядування.

У другому розділі подано загальні відомості про діяльність Полтавської міської ради та виконавчого комітету, нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр., представлено організаційну структуру відділу загальних питань, визначено основні завдання відділу, вимоги до посадових осіб відділу загальних питань, зв'язки з іншими структурними підрозділами, порядок організації документообігу та аналіз документопотоків відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради. Також у роботі проаналізовано особливості та можливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow», переваги його впровадження.

Третій розділ присвячено дослідженню закону України «Про доступ до публічної інформації», основні положення нормативних актів, які регулюють питання виконання закону, забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації, затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію. У даній роботі визначається порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді, оскільки діловодство за запитами на інформацію здійснюється в окремому порядку. Здійснено порівняльну характеристику звітів про запити на публічну інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України, проаналізовано форму звіту у Полтавській міській раді. Надано пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

У четвертому розділі висвітлені зв'язки міжнародного співробітництва України у галузі охорони праці, теоретично розглянуті методи аналізу виробничого травматизму. Зокрема, проаналізовано умови праці працівників у відділі загальних питань, забезпечення пожежної безпеки у Полтавській міській раді, а також розраховано штучне освітлення у відділі загальних питань.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Поняття та структура документообігу

Поняття «документообіг» і «діловодство» часто вважають синонімами. Втім, вони хоча й пов'язані одне з одним, однак не тотожні. З'ясуємо сутність цих понять.

Термін «діловодство» в усному мовленні з'явилося у ХVІІ ст. та означало сам процес вирішення справи - «діло (справу) вирішувати». Оскільки при вирішенні будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуте до мовлення, прийняте рішення, уже в ХVІ ст. вживається слово «діло» як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше слово «діло (справа)» зафіксоване в документах у 1584 році.

Термін «документообіг» з'явився в літературі у 1920-ті роки. В той час була заснована методика обстеження рухів документів, а також розроблена технологія їх доставки. Термін документообіг визначає рух документів і їх величину (кількість), і тому в нормативних документах у 1960-ті роки значну увагу приділяли не руху документів, а окремим технічним операціям, які виконувалися в процесі його руху: прийняття, відправки, реєстрації і т.д. [29, с. 9].

У Національному стандарті «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) подано таке тлумачення: діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами. Отже, діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архівного підрозділу (архіву) установи.

Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання. [20, с. 2, 8].

М.П. Бобильова в роботі «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» не згодна зі стандартним визначенням документообігу. Вона каже, що воно стосується тільки документообігу в рамках однієї організації. А в сучасних умовах при використанні можливостей електронного документообігу, в тому числі між організаціями, межі поняття «документообіг» розширюється [53, с. 9].

Начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світлана Сельченкова у статті «Документооборот: принципы организации и анализ» порівнює систему документообігу зі свого роду «кровоносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якій функціонує апарат управління. Вона зауважує, що система управління безпосередньо впливає на документообіг, що він вторинний. Але водночас саме документообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити [56, с. 23-24].

На нашу думку, найбільш суттєвим є поняття документообігу за стандартом ДСТУ 2732:2004, тому що воно визначає проходження етапів документа, його рух від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Отже, поняття «документообіг» вужче за поняття «діловодство». Разом з тим документообіг є основною складовою діловодства.

М.В. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів:

а) вхідні - надходять з інших (вищих) інстанцій;

б) вихідні - створені в установі для надсилання адресатам за її межами;

в) внутрішні - створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі [28, с. 30-31].

Г.В. Беспянська у навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє інші документопотоки. Перший поток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий - документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій потік входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим
організаціям [21, с.41-43].

В.А. Кудряєв у підручнику «Организация работы с документами» наводить схожу класифікацію документопотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що й Г. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважливішу характеристику документообігу - його обсяг [54, с. 256].

Цікаво зауважити, що в навчальному посібнику «Информатика» під редакцією доктора технічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки є невіддільними від інформаційних, так як будь-який документ несе в собі певну інформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на прості - симплексні (направлені від одного створювача до одного споживача) та складні - мультиплексні (направлені від декількох створювачів декільком споживачам).

Документально-інформаційні потоки можуть йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматися з низьких рівнів вверх. Також, як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційні потоки можуть функціонувати між елементами одного рівня ієрархії (горизонтальні потоки).

Можна зазначити, що з точки зору інформатики, потік документів - це дещо ширше поняття, ніж документопотік з точки зору документознавства. Але він також поділяється на мікропотоки, які виділяються по видам, типам документів, мовам їх написання та ін. [52, с.32]

Документопотік - це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. [20, с.44].

На думку Сельченкової С., у документообігу будь-якої установи виокремлюють такі документопотоки:

вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ), які за змістом поділяються на:

ініціативні (які, у свою чергу, поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані для відома);

листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

документи, створені в установі. Поділяються на 2 групи:

внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише у її межах;

вихідні, які після створення надсилають в інші установи.

Усі документи, створювані в установі, поділяють на:

ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені на виконання завдань вищих органів);

складені у відповідь на отримані запити.

Вихідні документи поділяють на такі, що потребують відповіді, і ті, що надіслані для відома, інформування [38, с. 15].

Таким чином, документи установ можна вивчати за документопотоками, і кожному потоку притаманні певні особливості проходження та опрацювання .

М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів:

напрямок потоку (визначається пунктами відправки й призначення);

обсяг потоку (кількість документів, які проходять за одиницю часу);

структура потоку (визначають різновидами документів, авторством);

режим потоку (періодичність руху документів через пункти обробки) [28, с.31].

Обсяг документообігу - це сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік) [23, с. 50].

Залежно від обсягу документообігу установи умовно поділяються на 4 категорії:

I - з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II - з обсягом документообігу від 25 тис. до 10 тис. документів на рік;

ІІІ - з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

IV - з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік [34, с. 9].

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства [24, с.21].

1.2 Шляхи раціональної організації документообігу

Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділити особливу увагу. Запроваджена в установі система управління великою мірою позначається на організації документообігу [38, с. 12-13].

Так зазначається і в навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової: «правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом».

Організація документообігу - це правило, у відповідності з яким відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи такі етапи роботи з документами: приймання документів; обробка; реєстрація; розгляд документів керівником та винесення резолюції; направлення на виконання; контроль виконання; відправка вихідної кореспонденції [28, с. 51].

Теоретичні розробки і багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.

На думку А. Сельченкової, раціональна організація документообігу повинна передбачати:

прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);

скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);

раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць;

розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків [38, с.13].

Для раціоналізіції документообігу слід розробляти схеми документообігу (див. Додаток А), графіки та оперограми, які додають до Інструкції з діловодства установи [38, с. 14; 33, с. 24-25].

В установах, які мають структурні підрозділи, документообіг зазвичай організовують за схемою, поданою у Додатку А.1, а в невеликих установах застосовують схему, наведену у Додатку А.2.

Складання маршрутних схем на окремі потоки (групи документів) допомагає з'ясувати такі питання:

через які структурні підрозділи (яких виконавців) проходять певні групи документів;

у якій послідовності рухається документ;

скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ (до того ж виконавця);

які операції здійснюються у кожному структурному підрозділі (кожним виконавцем) [38, с. 14].

В установі також складають графік документообігу на кожен структурний підрозділ, який дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»: від створення або одержання до виконання або надсилання. Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації, у якому фіксуються усі дії, здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій). Однак назви граф та їх кількість у графіках документообігу різних структурних підрозділів будуть різними, адже етапи роботи з документами різного призначення, з якими працюють відповідні структурні підрозділи, різні.

В системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Його розроблюють для кожного документа на підставі Графіка документообігу, за допомогою якого він «мандрує» по установі. Маршрут містить перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризуватися такими параметрами:

дата надходження документа;

строк виконання;

дата фактичного виконання;

код відділу і табельний номер відповідальних працівників за обробку певного технологічного процесу;

очікуваний статус документа в системі документообігу (що планували?);

набутий статус документа в системі документообігу (що отримали?);

примітки;

шлях та ім'я файлу, пов?язаного з поточним станом документа.

Зазвичай маршрут документа відтворюють у табличній формі. [33, с. 24-25].

Оперограма - це організаційний документ, що регламентує процес опрацювання вхідних або вихідних документів, складений за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців. Графічний спосіб дає можливість встановити логічні зв'язки між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст [38, с.25].

Взагалі правила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграють дуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Бикової «Основные правила организации документооборота предприятия», значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому [55, с. 6].

1.3 Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування

Сьогодні правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається двома законами України, прийнятими у 2003 році: «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».

Питання застосування органами державної влади положень зазначених законів регламентуються постановами Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року: «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» № 1452 і «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453.

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовують для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа [3, с.3; 38, с.159].

Електронний документообіг (Electronic Document Management, EDM) - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [3, с.3; 38, с.165].

Електронний документообіг суттєво підвищить рівень ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Тому Microsoft разом з партнерами пропонує два поетапних програмно-методологічних рішення в сфері організації документообігу органів державної влади і місцевого самоврядування:

автоматизоване діловодство для паперового документообігу (під автоматизацією діловодства розуміють передачу трудомістких ручних операцій комп'ютерній техніці, рух документів і їх обробка в пунктах обробки, всі стадії життєвого циклу документів);

електронний документообіг і діловодство.

Подібний поетапний підхід дозволить плавно підвищити ефективність роботи органу влади, виключивши можливість дезорганізації його діяльності [40].

На виконання Указу Президента України № 1497/2005 «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформа-ційних технологій» [9] необхідно до 2010 р. забезпечити впровадження в органах виконавчої влади та інших державних органах систем електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису. У нещодавно прийнятому в першому читанні проекті Закону України «Про Загальнодержавну програму впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифро-вого підпису» передбачаються два етапи виконання цього завдання:

І етап (2008-2009 рр.) - розробка проектів норма-тивно-правових актів і нормативних документів у сфері послуг електронного цифрового підпису, електронного документообігу і архівного зберігання електронних документів; створення засобів і захищених носіїв ключів електронного цифровогопідпису для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

ІІ етап (до 2011 р.) - впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях [8, с.6].

Уже кілька останніх років впровадження систем електронного діловодства та електронного документообігу в органах державної влади України ставиться як одне із головних завдань для підрозділів діловодства та для підрозділів з інформаційних технологій. Тому на сьогодні існує вже певний досвід реалізації таких завдань на всіх рівнях державного управління.

Сучасні науковці - О.П. Голобуцький та О.Б. Шевчук [22], І.В. Клименко та К.О. Линьов [26], власне самої проблеми впровадження систем електронного документообігу в органах державної влади не торкаються, а лише описують ці системи при розгляді питань впровадження систем та технологій електронного урядування.

З метою більш реального відображення ситуації впровадження електронного документообігу в органах державної влади слід розділити поняття «система електронного документообігу» та «система електронного діловодства». Повноцінна система електронного документообігу повинна забезпечувати саме циркуляцію електронних версій документів на всіх адміністративних рівнях, а система електронного діловодства здійснює лише обіг інформації про документ (реєстраційних карток). Більш того, обов'язковим атрибутом та показником ефективної роботи систем електронного документообігу є наявність електронного цифрового підпису.

Двойленко І.В. запевняє, для впровадження систем електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису вже створені певні засади, а саме, напрацьований досвід впровадження систем електронного діловодства, що на сьогодні реально функціонують у всіх органах влади.

Для того, щоб процес впровадження СЕД в організації відбувався більш успішно, необхідна передусім активна позиція керівництва упродовж усього процесу. Повинні бути розроблені та доведені до співробітників відповідні накази та розпорядження, які зобов'язують їх працювати із засобами СЕД. Перехід до системи електронного документообігу має бути послідовним. Повинен бути розроблений план впровадження СЕД у ділові процеси організації, а також налагоджений контроль з боку керівництва за його реалізацією. На етапі підготовчої роботи слід знайти співробітників, які допомагатимуть іншим освоювати нову технологію.

На загальнодержавному рівні слід виробити єдині принципи, формалізувати формати та стандарти для систем електронного документообігу. Тим самим будуть створені достатні передумови для переходу до загальної системи електронного урядування [39].

Основні проблеми розвитку та впровадження електронного документообігу розглядали сучасні науковці в різних аспектах: С. Кулешов досліджує функції електронного документа у системі електронного документообігу. Ю. Мєшков розглядає міжнародний дозвіл впровадження електронного документообігу. П. Марченко аналізує проблеми зберігання електронних документів, Л. Філіпова здійснює термінологічний аналіз сфери електронного документообігу, а окремі питання впровадження електронного документообігу розглядають у навчальному посібнику О. Матвієнко і М. Цивін. Досить широко Г. Асєєв досліджує методології документообігу, загалом електронного.

Послідовність впровадження електронного документообігу, на думку авторів, має бути такою:

І етап (початковий) - впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД). В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа. Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі.

II етап (розширений) - створення «образу» електронного документообігу за допомогою сканування документів. Цей рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати «образом електронного документообігу».

III етап (розвинений) - електронний документообіг. Цей етап забезпечує циркуляцію електронних документів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, електронно-цифровий підпис - елемент, що підтверджує авторство документа [37, с. 34-35].

Отже, перехід до електронного документообігу повинен бути поступовим, і тому в органах місцевого самоврядування починають з автоматизації діловодних процесів.

1.4 Законодавчо-нормативне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування

Діяльність органів місцевого самоврядування є досить різносторонньою, внаслідок чого потребує відповідного законодавчого врегулювання. Сьогодні в Україні діє низка законів та підзаконних актів, на основі яких місцеві ради та їх виконавчі органи здійснюють повноваження щодо управління різними галузями народного господарства, надання адміністративних послуг та ін.

Систему нормативно-правових актів, що регламентують організацію та функціонування органів місцевого самоврядування становлять: Конституція України, Європейська хартія місцевого самоврядування, закони України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, акти органів місцевого самоврядування, а також акти, прийняті на місцевих референдумах [31, с.27].

Конституція України [1] у ХІ розділі «Місцеве самоврядування» закріплює правовий статус органів місцевого самоврядування. Конституційні положення можна систематизувати на такі групи:

Норми, що визначають місце і роль органів місцевого самоврядування в механізмі публічної влади (закріплені в статтях 5, 19, 140).

Норми, що регламентують діяльність органів місцевого самоврядування щодо забезпечення прав і свобод людини і громадянина (статті: 32, 38, 38, 39, 40, 47, 56).

Норми, що закріплюють правові, організаційні, матеріальні та фінансові основи діяльності органів місцевого самоврядування. Вони, зокрема, стосуються статей 85, 118, 119, 141, 143, 143, 144, 146.

Норми, в яких закріплюються правові гарантії місцевого самоврядування (закріплені в статтях 42, 144, 145).

Європейська хартія місцевого самоврядування була підписана від імені України 6 листопада 1996р., ратифікована Верховною Радою України 15 липня 1997 р. і на основі положення статті 9 Конституції України є частиною національного законодавства України. Хартія зобов'язує держави, які її підписали, застосовувати основні правові норми, що гарантують правову, адміністративну і фінансову автономність органів самоврядування. [31, с.29].

Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» є базовим щодо діяльності органів місцевого самоврядування. У статті 2 сказано, що місцеве самоврядування в Україні - це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади - жителів села чи добровільного об'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста -самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення в межах Конституції і законів України.

Стаття 5 закону України надає таку систему місцевого самоврядування:

територіальну громаду;

сільську, селищну, міську раду;

сільського, селищного, міського голову;

виконавчі органи сільської, селищної, міської ради;

районні та обласні ради, що представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст;

органи самоорганізації населення.

Стаття 16 цього закону визначає організаційно-правову, матеріальну та фінансову основи діяльності органів місцевого самоврядування, сказано про самостійність місцевого бюджету. Статті 17 і 18 встановлюють відносини органів місцевого самоврядування з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, і ті, що не перебувають [4].

Закон України «Про статус депутатів місцевих рад» від 11 липня 2002р. визначає правовий статус депутата сільської, селищної, міської, районної у місті, районної, обласної ради (місцева рада) як представника інтересів територіальної громади, виборців свого виборчого округу та рівноправного члена місцевої ради, встановлює гарантії депутатської діяльності та порядок відкликання депутата місцевої ради [7].

Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» регулює правові, організаційні, матеріальні та соціальні умови реалізації громадянами України права на службу в органах місцевого самоврядування, визначає загальні засади діяльності посадових осіб місцевого самоврядування, їх правовий статус, порядок та правові гарантії перебування на службі в органах місцевого самоврядування. Цей закон не поширюється на технічних працівників та обслуговуючий персонал органів місцевого самоврядування. Стаття 14 закону класифікує посади в органах місцевого самоврядування на 7 категорій, а стаття 15 визначає ранги, які присвоюються у межах відповідної категорії посад [6].

Правове регулювання порядку обчислення скликань здійснюється Законом України «Про порядок обчислення скликань представницьких органів місцевого самоврядування (рад)» від 24 червня 2004 р.

В Україні діє Закон України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації» 23 вересня 1997 р. та Указ Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади».

Основні засади здійснення місцевими радами та їх органами своєї діяльності визначаються такими підзаконними актами:

Указом Президента України «Про державну підтримку розвитку місцевого самоврядування в Україні» від 30 серпня 2001 р., та розпорядження Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 123 «Про заходи щодо виконання Програми державної підтримки розвитку місцевого самоврядування в Україні».

Концепцією Програми законодавчого забезпечення розвитку місцевого самоврядування, схвалена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 25 липня 2002 р. № 416-р.

Постановою Кабінету Міністрів України від 3 грудня 1997 р. № 1349 «Про фінансове забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування».

Для покращення взаємодії органів місцевого самоврядування з Кабінетом Міністрів України, іншими центральними органами виконавчої влади, було видано Кабінетом Міністрів України розпорядження від 2 грудня 2002 р № 49 «Про забезпечення взаємодії Кабінету Міністрів України з Верховною Радою України, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування», а також розпорядження від 18 січня 1999 р. № 48 «Про додаткові заходи щодо поліпшення взаємодії центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування».

Правове регулювання порядку координації діяльності органів місцевого самоврядування здійснюють Указ Президента України 26 квітня 2005 р. № 706/2005 «Про Національну Раду з питань державного управління та місцевого самоврядування», Положення про Фонд сприяння місцевому самоврядуванню України, що є Додатком 1 до Указу України від 5 травня 1996 р. № 306/96, Положення про раду міських голів, затверджене Указом Президента України від 8 грудня 2006 року №1046/2006, Положення про Міжвідомчу комісію з питань місцевого самоврядування при Кабінету Міністрів України, затверджене Рішенням Координаційної ради при Голові Верховної Ради України від 19 листопада 1998 р. № 1.

До актів, що регламентують порядок організації та функціонування органів місцевого самоврядування, належать акти, що закріплюють особливості правовідносин між органами місцевого самоврядування та органами державної влади, управління, господарювання, а також визначають місце місцевих рад та їх виконавчих органів в системі влади і управління. Серед законів, що містять в собі такі норми, можна виділити Закони України «Про статус народного депутата» від 17 листопада 1992 р., «Про Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини» від 16 жовтня 1996 р., «Про прокуратуру» від 5 листопада 1991 р., «Про оборону України» від 6 грудня 1991 р., «Про Цивільну оборону України» від 3 лютого 1993 р., «Про захист економічної конкуренції» від 11 січня 2001 р., «Про державну статистику» від 17 вересня 1992 р., «Про транспорт» від 10 листопада 1994 р., «Про залізничний транспорт» від 4 липня 1996 р., «Про трубопровідний транспорт» від 15 травня 1996 р., «Про правовий режим воєнного стану» від 6 квітня 2000 р., «Про правовий режим надзвичайного стану» від 6 квітня 2000 р., «Про аварійно-рятувальні служби» від 14 грудня 1999 р., «Про участь громадян в охороні громадського порядку і державного кордону» від 22 червня 2000 р., «Про поводження з радіоактивними відходами» від 30 червня 1995 р., «Про відходи» від 5 березня 1995 р., «Про питну воду та питне водопостачання» від 10 січня 2002 р., Гірничий закон України від 6 жовтня 1999 р., «Про захист населення від інфекційних хвороб» від 6 квітня 2000 р., «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24 лютого 1994 р., «Про охорону дитинства» від 26 квітня 2001 р., «Про сприяння соціальному становленню та розвитку молоді в Україні» від 5 лютого 1993 р., «Про соціальний захист дітей війни» від 18 листопада 2004 р., «Про освіту» від 23 травня 2001 р., «Про дошкільну освіту» від 11 липня 2001 р., «Про позашкільну освіту» від 22 червня 2000 р., «Про вищу освіту» від 17 січня 2002 р. та ін [31, с.36-38].

Отже, на сьогодні тема організації документообігу є достатньо розробленою, але все одно вона являє собою неабиякий інтерес для науковців, особливо серед тем електронного документообігу. Застосування комп'ютерних технологій та автоматизованих систем документообігу в органах місцевого самоврядування значно підвищує швидкість обробки документів та зменшення затрат часу на опрацювання документів. Раціональна організація документообігу також забезпечує ефективність роботи управлінського апарату, здійснює чіткість й оперативність документообігу. Але впровадження безпаперового електронного документообігу із застосуванням електронно-цифрового підпису на сьогодні є досить проблемним і мало поки що де практикується.

РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ У ВІДДІЛІ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

2.1 Характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету

Місто Полтава має статус міста обласного значення і відповідно до адміністративно-територіального устрою України входить до Полтавської області і є її обласним центром.

Сучасна назва міста існує з 1430 року, коли Полтава згадується в складі Великого князівства Литовського. Стара назва міста - Лтава вперше згадується в літописах 1174 року.

З 1802 року Полтава стає центром новоутвореної Полтавської губернії, а з 1937 року Полтава - адміністративний центр Полтавської області, обласний і районний центр України. Відповідно до Указу Президії Верховної Ради УРСР від 12 квітня 1952 року в м. Полтава утворені внутріміські райони: Октябрський, Київський, Ленінський.

У 1974 році Указом Президії Верховної Ради СРСР місто Полтава нагороджено орденом Трудового Червоного Прапору.

7 вересня 1999 року Постановою Кабінету Міністрів України № 1646 за досягнуті успіхи у вирішенні завдань економічного, науково-технічного і соціально-культурного розвитку, значний внесок у зміцнення національних традицій та у зв'язку з 1100-річчям з часу заснування Полтава нагороджена Почесною грамотою Кабінету Міністрів України з врученням пам'ятного знака [11, с. 3-4].

Сьогодні місто Полтава є самостійною адміністративно-територіальною одиницею, в межах якої територіальна громада міста здійснює місцеве самоврядування безпосередньо або через міську і районні в місті ради та їх виконавчі органи з метою надання відповідних соціальних послуг жителям міста, проведення єдиної політики соціально-економічного, культурного розвитку міста, і яка має свою комунальну власність, свій місцевий бюджет та органи і систему місцевого самоврядування.

Полтавська міська рада - представницький орган місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальної громади міста Полтави та вирішує питання місцевого значення в межах Конституції України, законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами. Виключна компетенція міської ради описана у Законі України «Про місцеве самоврядування».

З початку незалежності України згідно з прийнятою Конституцією почала функціонувати Полтавська міська рада, яка на сьогоднішній день знаходиться за адресою: вул. Жовтнева, 36, м. Полтава.

Виконавчий комітет Полтавської міської ради відповідно до законодавчо-правових актів є виконавчим органом Полтавської міської ради, підзвітний і підконтрольний Полтавській міській раді.

Виконавчий комітет є юридичною особою і утворюється Полтавською міською радою на строк її повноважень. Очолює виконавчий комітет Полтавський міський голова. Після закінчення повноважень Полтавської міської ради та полтавського міського голови виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

Виконавчий комітет ради:

попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд відповідної ради;

координує діяльність відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідної територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб.

Кількісний і персональний склад ВК визначається Полтавською міською радою і затверджується Полтавською міською радою за пропозицією Полтавського міського голови.

Виконавчий комітет утворюється у складі Полтавського міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконавчого комітету Полтавської міської ради, голів районних у місті Полтаві рад та інших осіб. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради [12].

Організаційна структура Полтавської міської ради та її виконавчого комітету представлена у Додатку Б.

Полтавський міський голова, заступники міського голови та керівники структурних підрозділів виконавчого комітету організовують роботу з реалізації законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших актів законодавчої та виконавчої влади, власних рішень, розпоряджень міського голови, голови обласної державної адміністрації.

Діяльність Полтавської міської ради та її виконавчого комітету керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про порядок обчислення скликань представницьких органів місцевого самоврядування (рад)», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», «Про засади запобігання і протидії корупції», Кодексом законів про працю України, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету та розпорядженнями міського голови, регламентом роботи міськвиконкому, положеннями про структурні підрозділи та інші нормативні акти.

Діловодство у всіх структурних підрозділах виконкому міської ради ведеться державною мовою.

Згідно з чинним законодавством та міською радою і виконкомом міської ради можуть видаватися:

рішення міської ради;

рішення виконавчого комітету;

розпорядження по раді та по виконкому міського голови;

накази та доручення заступників міського голови, керівників структурних підрозділів, відділів, управлінь, комітетів і т.д.

Підстави для прийняття розпорядчих документів є:

Конституція і Закони України, Укази і Розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови ВРУ, інші документи вищестоящих органів;

конкретні доручення вищестоящих органів;

рішення сесії міської ради;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності відповідно до компетенції міської ради, виконкому;

потреба в правовому регулюванні діяльності апарату управління [17].

Організаційне та матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється безпосередньо структурними підрозділами виконавчого комітету, що знаходяться у підпорядкуванні заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконавчого комітету Полтавської міської ради, а також іншими структурними підрозділами виконавчого комітету.

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради є розпорядником фінансових та матеріальних ресурсів, що виділяються на утримання виконавчого комітету.

До складу виконавчих органів Полтавської міської ради входять структурні підрозділи, які створюються Полтавською міською радою для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчого комітету і підпорядковані виконавчому комітету та Полтавському міському голові.

Одним із засобів організаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету є планування його роботи - складаються плани роботи на квартал. Узагальнення пропозицій і формування планів роботи виконавчого комітету на квартал здійснює управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Контроль за виконанням плану роботи здійснюється першим заступником міського голови та заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Структурними підрозділами виконавчого комітету складаються щомісячно плани роботи, які затверджуються заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів. Затверджені плани надаються до 25 числа кожного місяця до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Результати вимірювання праці (перелік завершених завдань за місяць) кожен посадовець надає керівнику підрозділу для зведення вимірювання праці структурного підрозділу. У перший робочий день місяця наступного за звітним перелік завершених завдань структурних підрозділів передається в електронному вигляді до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Основною організаційно-правовою формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - першим заступником міського голови, у разі необхідності, але не рідше одного разу на місяць і є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. У разі відсутності міського голови або неможливості здійснювати ним свої повноваження засідання виконавчого комітету міської ради веде секретар міської ради та підписує рішення.

Підготовка засідань здійснюється управлінням звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Контроль за підготовкою здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Питання на розгляд виконавчого комітету виносяться міським головою,

заступниками міського голови, іншими членами виконавчого комітету, керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету, постійними комісіями міської ради, виконавчими комітетами районних у м. Полтава рад.

Послідовність діловодних операцій з підготовки рішення можна прослідкувати у схемі руху цього документа (див. Додаток В).

Полтавський міський голова у межах своїх повноважень видає розпорядження, які є обов'язковими для виконання всіма розташованими на території міста органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами та громадянами.