Учет рабочего времени

Размещено на http://www.allbest.ru/

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени - важный аспект в деятельности любого предприятия. Только таким образом можно узнать, когда и сколько времени сотрудник находился на работе. На сегодняшний день существует масса способов контроля. Самый распространенный из них - табель учета рабочего времени. В представленном материале рассматривается порядок организации учета рабочего времени, а также даны практические рекомендации при решении возникающих в связи с этим вопросов.

Что такое рабочее время?

Для начала разберемся с понятием рабочего времени и его классификацией. Рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) должен находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности (ч. 1 ст. 110 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)). К рабочему относится также время работы, выполненной по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни).

Режим рабочего времени - это порядок распределения нанимателем норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов для работников (ст. 123 ТК). Режим рабочего времени разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя.

Конкретные виды режимов рабочего времени для предприятий различного профиля закрепляются нанимателем в локальных актах, ПВТР предприятия. Режимы рабочего времени также нередко устанавливаются в графиках работ (сменности). ПВТР, график работ (сменности) наниматель утверждает с учетом мнения профсоюза, созданного на предприятии (ст. 195 ТК). Кроме того, наниматель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

При приеме на работу наниматель в трудовом договоре с работником должен указать режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя) (п. 6 ч. 2 ст. 19 ТК).

Режим труда является существенным условием трудового договора. Следовательно, при его изменении нанимателю необходимо соблюсти определенную процедуру. Так, изменение существенных условий труда должно быть вызвано обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами (ст. 32 ТК). При отсутствии доказательств, подтверждающих обоснованные производственные, организационные или экономические причины, увольнение работника в случае его отказа от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда (п. 5 ст. 35 ТК) является незаконным (п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 N 2 "О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде").

Приказ и уведомление должны быть составлены с учетом требований, установленных законодательством (СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

Если работник согласен работать с измененным режимом рабочего времени, нанимателю необходимо внести соответствующие изменения в трудовой договор путем подписания дополнительного соглашения.

Если работник не согласен на изменение существенных условий труда, он будет уволен по п. 5 ст. 35 ТК с выплатой двухнедельного выходного пособия (ч. 2 ст. 48 ТК).

Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.

Организация учета рабочего времени

Законодательством на нанимателя возложена обязанность организации учета рабочего времени. Так, согласно ст. 133 ТК он обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Такой учет ведется в табелях использования рабочего времени, годовых карточках и других документах о труде. Формы этих документов утверждаются нанимателем самостоятельно.

Как правило, на предприятии ведется табель учета рабочего времени (далее - табель).

В настоящее время для более точного учета рабочего времени работников предприятия все чаще используется электронная система учета. Полагаем, что такая система в значительной мере способствует более точному учету, когда лицо, ответственное за составление табеля, практически не имеет возможности установить время прихода (ухода) на работу (на обеденный перерыв) в случаях прогула, работы в условиях ненормированного рабочего дня и т.п.

Правовое положение работника (его трудовой статус) при этом не ухудшается. Электронная система лишь способствует как надлежащему исполнению обязанности нанимателя по более объективному учету рабочего времени, так и соблюдению в организации дисциплины труда.

Вместе с тем следует отметить, что данные электронной системы учета рабочего времени, позволяющей более точно учитывать такое время, не могут заменять должным образом оформленные документы, предъявление которых необходимо для ведения тех или иных документов о труде (в рамках этой статьи - табель учета рабочего времени).

Как было указано выше, нанимателем самостоятельно разрабатывается и утверждается форма табеля. Однако для некоторых организаций такая форма установлена законодательством, в частности:

- для организаций, входящих в состав Белорусской железной дороги (Постановление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 06.01.2009 N 1 "Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации, предназначенных для использования организациями, входящими в состав Белорусской железной дороги");

- сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции (Постановление Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 22.11.2005 N 69 "Об утверждении форм первичных документов бухгалтерского учета для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции, и Инструкции о порядке применения и заполнения форм первичных документов бухгалтерского учета для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции").

Табель - универсальный источник информации об использовании рабочего времени. В этом документе содержатся сведения о фактически отработанных часах и неотработанном времени. Данные табеля можно применять для подтверждения трудового стажа конкретного работника, анализа эффективности структуры предприятия, оптимизации штатного расписания, составления статистических отчетов по труду. Для бухгалтера или иного должностного лица, ответственного за начисление заработной платы, табель в первую очередь - первичный документ, который выступает основанием для начисления заработной платы.

Таким образом, табель учета рабочего времени является:

- документом, который позволяет учесть фактически отработанное сотрудником время;

- первичным документом для начисления заработной платы работникам;

- основанием для признания расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль;

- базой статистических расчетов.

Табель составляется в одном экземпляре за каждый календарный месяц и передается в бухгалтерию, где производится начисление заработной платы работникам.

Отметим, что табель относится к первичной учетной документации.

Для ведения табеля руководитель предприятия приказом назначает ответственное лицо. Как правило, в небольших организациях такими лицами являются бухгалтер или работник по кадрам. На предприятиях, где существуют структурные подразделения (отделы, службы), назначаются начальники соответствующих подразделений.

В настоящее время законодательно не закреплены обозначения, проставляемые в табелях учета рабочего времени. Однако полагаем возможным использовать на практике обозначения, действовавшие ранее (приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 N 80). Так, в приказе по основной деятельности предприятия необходимо отразить, какие обозначения будут использоваться в табеле учета рабочего времени: ввести новые обозначения или указать ранее действовавшие.

Табель заполняется в соответствии с распорядком рабочего дня, утвержденным ПВТР и графиками работы.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и тому подобные отметки производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом. Такими документами являются листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, листок о простое, трудовой договор по совместительству, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

Далее рассмотрим различные виды и режимы рабочего времени, а также на примере покажем, как заполняется табель учета рабочего времени для каждого из них.

Время бывает разное...

В зависимости от продолжительности трудовое законодательство различает следующие виды рабочего времени:

- рабочее время нормальной продолжительности;

- сокращенное рабочее время;

- неполное рабочее время.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю как при пяти-, так и при шестидневке (ст. 112 ТК). Установленная норма является общим правилом и применяется в том случае, если работа выполняется в обычных условиях труда и лица, ее выполняющие, не нуждаются в специальных мерах охраны труда. Следует помнить, что нормальная продолжительность рабочего времени распространяется на работников физического и умственного труда, в одинаковой степени относится как к постоянным, так и ко временным сезонным работникам.

Сокращенная продолжительность рабочего времени предусмотрена для некоторых категорий лиц, а именно:

- для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - не более 35 часов в неделю (ч. 1 ст. 113 ТК). Так, утвержден список производств, цехов, профессий и должностей с вредными и (или) опасными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени (Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.12.2007 N 170 "О сокращенной продолжительности рабочего времени за работу с вредными и (или) опасными условиями труда");

- работников в возрасте от 14 до 16 лет - не более 23 часов в неделю (ч. 1 ст. 114 ТК);

- работников от 16 до 18 лет - не более 35 часов в неделю (ч. 1 ст. 114 ТК);

- учащихся общеобразовательных учреждений и учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, - 0,5 максимальной продолжительности рабочего времени для лиц соответствующего возраста (ч. 2 ст. 114 ТК);

- инвалидов I и II группы - не более 35 часов в неделю (ч. 3 ст. 114 ТК);

- работающих на территории радиоактивного загрязнения в зоне эвакуации (отчуждения), в том числе временно направленных или командированных в эти зоны, - не более 35 часов в неделю (ч. 4 ст. 114 ТК);

- отдельных категорий работников (учителя, врачи и др.) - устанавливается Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ч. 5 ст. 114 ТК, Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 01.09.2003 N 1134 "Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени отдельным категориям педагогических работников" и др.).

Неполное рабочее время может устанавливаться по соглашению между работником и нанимателем как при приеме на работу, так и впоследствии (ч. 1 ст. 118 ТК). Причем ни минимум, ни максимум действующим законодательством не предусмотрены.

Неполным может быть как рабочий день, так и рабочая неделя. При неполном рабочем дне работник трудится меньше часов, чем установлено распорядком или графиком на этом предприятии для данной категории работников, например, вместо восьми часов пять. При неполной рабочей неделе уменьшается количество рабочих дней (например, если в организации установлена пятидневная рабочая неделя, неполная рабочая неделя может составить четыре рабочих дня).

Кроме того, неполным может быть одновременно и день, и неделя (например, четырехдневная рабочая неделя с пятичасовым рабочим днем при норме пятидневной рабочей недели и восьмичасового рабочего дня).

Наниматель обязан устанавливать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю:

1) по просьбе беременной женщины, женщины, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет (в том числе находящегося на ее попечении), работника, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;

2) инвалидам в соответствии с индивидуальными программами реабилитации инвалидов;

3) при приеме на работу по совместительству;

4) другим категориям работников, предусмотренным коллективным договором, соглашением (ч. 2 ст. 289 ТК).

Режимы рабочего времени

Законодательством предусмотрены различные варианты режима рабочего времени, в частности:

- сменная работа;

- разделение рабочего дня на части;

- режим гибкого рабочего времени.

Сменной работой является работа в две и более смены. Она вводится на предприятии в случае, если длительность производственного процесса (работы) превышает установленную продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема производства (работ, услуг) (ч. 1 ст. 125 ТК).

Продолжительность смены не может превышать 12 часов, за исключением некоторых категорий работников (Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.2008 N 104 "О продолжительности смены свыше 12 часов для отдельных категорий работников" (далее - Постановление N 104)).

Работники чередуются по сменам равномерно. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

Минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей) должна быть вместе со временем перерыва для отдыха и питания не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене. Другими словами, если работник отработал 12 часов в первую смену (с 8.00 до 20.00, перерыв для отдыха и питания включен в рабочее время), то отдыхать он должен 24 часа, т.е. до 20.00 следующего дня.

Если продолжительность смены по графику больше восьми часов, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха.

Режим гибкого рабочего времени характеризуется тем, что для отдельных работников или коллективов структурных подразделений организации допускается в определенных пределах саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. Однако требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение принятого учетного периода (рабочего дня, недели, месяца и др.) ч. 1 ст. 128 ТК).

Режим гибкого рабочего времени устанавливается нанимателем по индивидуальным или коллективным просьбам по согласованию с профсоюзом. Наниматель должен уведомить работников не позднее чем за месяц о переводе на этот режим, а также ознакомить их с условиями и спецификой работы по данному режиму.

Иные особенности учета рабочего времени

В организациях, где по условиям производства (работы) невозможно или экономически нецелесообразно соблюдение установленной для той или иной категории работников ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, законодательством предусмотрена возможность применения суммированного учета рабочего времени (ч. 1 ст. 126 ТК).

Еженедельная продолжительность рабочего времени при суммированном учете может быть больше или меньше установленной нормы продолжительности рабочего времени в неделю. Вместе с тем ежедневная продолжительность рабочего времени не может превышать 12 часов (ч. 2 ст. 126 ТК). Однако следует иметь в виду, что законодательством нанимателям предоставлено право устанавливать некоторым категориям работников продолжительность рабочего дня более 12 часов (Постановление N 104).

Учетным периодом при суммированном учете рабочего времени признается период, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112 - 114 ТК). Продолжительность учетного периода устанавливается нанимателем и не может превышать одного календарного года. Учетный период может определяться календарными (месяц, квартал) или иными периодами.

Сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) за учетный период не должна превышать нормы часов за этот период (ч. 3 ст. 126, ст. 112 - 117 ТК).

Так, при составлении графиков работ (сменности) необходимо руководствоваться Разъяснением о порядке определения расчетной нормы рабочего времени и часовой тарифной ставки в Республике Беларусь, утвержденным Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 18.10.1999 N 133.

Целесообразно составлять графики работ не на весь учетный период, а на более короткий срок, например на один месяц.

Кроме того, при составлении графика работ следует учитывать дни очередного трудового отпуска работников, предоставляемого им как по графику отпусков, действующему на предприятии, так и по соглашению сторон, а также помнить о соблюдении ежедневной и еженедельной продолжительности отдыха.

Продолжительность рабочего дня (смены), непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню (Указ Президента Республики Беларусь от 26.03.1998 N 157 "О государственных праздниках, праздничных днях и памятных датах в Республике Беларусь"), уменьшается на один час (ч. 1 ст. 116 ТК). Так, ст. 116 ТК не содержит ограничения по сокращению рабочего дня для работников с различными режимами и видами рабочего времени. Если по условиям производства сокращение продолжительности работы невозможно, переработка компенсируется по соглашению сторон предоставлением дополнительного дня отдыха, оплачиваемого в одинарном размере, по мере накопления этих часов или повышенной их оплатой в размере, установленном для оплаты сверхурочной работы (ч. 2 ст. 116, ст. 69 ТК).

Если работник является внутренним совместителем, в табеле его фамилия будет указана два раза: в одной строке учитывается время основной работы, а во второй - время работы по совместительству. Это удобно, потому что на крупных предприятиях сотрудник может работать по совместительству в другом подразделении.

Выходные и праздничные дни, как правило, обозначаются буквой "В". Однако если работник находится в отпуске (трудовом или социальном), то в табеле (например, кодом "О" и "А") следует отмечать не только рабочие, но и выходные дни, так как отпуск предоставляется сотруднику исходя из количества календарных дней. Отметим, что сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, также указываются в табеле учета рабочего времени, поскольку учету подлежит и неотработанное время (ч. 6 ст. 133 ТК).

Праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, для трудовых отпусков следует учитывать под кодом "В", так как они не включаются в число календарных дней отпуска, а для социальных - под кодом "А", потому что праздничные дни включаются в число календарных дней социального отпуска.

Пособие по временной нетрудоспособности назначается за рабочие дни (часы) по графику работы работника (ч. 1 п. 27 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.09.1997 N 1290). В связи с этим в табеле учета рабочего времени дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные и праздничные дни, необходимо отмечать кодом "В".

Если на момент заполнения табеля нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, можно сделать отметку о неявке по невыясненным причинам (например "НП").

Заполненный табель подписывается лицом, его составившим, руководителем подразделения и проверяется инспектором по кадрам, который также ставит свою подпись.

Пример.

--------------------------------------------------------------------------¬

¦ Данные о рабочем времени работников для заполнения примерной формы¦

¦табеля ¦

¦ 1. Директор предприятия работает по 5-дневной рабочей неделе и имеет¦

¦8-часовой рабочий день. ¦

¦ 2. Главному бухгалтеру предприятия установлен режим гибкого рабочего¦

¦времени с учетным периодом месяц. ¦

¦ 3. Инженеру по охране труда установлено неполное рабочее время: по 5¦

¦часов 4 дня в неделю, выходные - пятница, суббота и воскресенье. Кроме¦

¦того, он является внутренним совместителем на 0,5 ставки на время¦

¦отсутствия основного работника секретаря-референта. Находился в учебном¦

¦отпуске без сохранения заработной платы и по основной должности, и по¦

¦совмещаемой с 18.01 по 27.01.2010. ¦

¦ 4. Секретарь-референт находится в отпуске по уходу за ребенком до¦

¦достижения им трехлетнего возраста. ¦

¦ 5. Дворнику (возраст 17 лет) установлена 35-часовая рабочая неделя.¦

¦Продолжительность рабочего дня составляет 7 часов (5 дней в неделю).¦

¦Находился в трудовом отпуске с 04.01 по 22.01.2010. ¦

¦ 6. Сварщику металла установлена сокращенная рабочая неделя¦

¦(35-часовая), работает по 7 часов 5 дней в неделю. Нетрудоспособность,¦

¦подтвержденная листком нетрудоспособности, с 05.01 по 12.01.2010. ¦

¦ 7. Двум продавцам установлен суммированный учет рабочего времени,¦

¦учетный период - год. График работы: 2 дня - по 12 часов, 2 дня -¦

¦выходные. Обеденное время в соответствии с ч. 3 ст. 134 ТК включается в¦

¦рабочее. ¦

¦ 8. Четыре пекаря работают посменно. 3 смены по 8 часов: 1-я - с 0.00¦

¦до 8.00, 2-я - 8.00 - 16.00, 3-я - с 16.00 до 24.00. Обеденное время в¦

¦соответствии с ч. 3 ст. 134 ТК включается в рабочее. Часть рабочего¦

¦времени попадает на ночное время. Установлен суммированный учет рабочего¦

¦времени с учетным периодом год. Один пекарь 15.01.2010 совершил прогул, в¦

¦связи с чем пришлось привлечь к сверхурочной работе второго пекаря ¦

L--------------------------------------------------------------------------

учет рабочее время

Комментарии

1. Фактически отработанное директором предприятия время не имеет особенностей в сравнении с производственным календарем на январь месяц 2010 года, за исключением переноса рабочего дня с 8 на 23 января.

2. Главному бухгалтеру установлен режим гибкого рабочего времени с учетным периодом равным календарному месяцу, поэтому в табеле проставляется количество часов, фактически отработанных главным бухгалтером. Отметим, что в предпраздничный день 6 января главный бухгалтер мог отработать любое количество часов, однако суммарное количество отработанных часов за учетный период должно совпадать с нормой часов, установленной законодательством.

3. Инженер по охране труда по основной работе и секретарь-референт по совместительству табелируется два раза. Следует иметь в виду, что неполное рабочее время установлено только для должности инженера по охране труда. Для должности секретаря-референта, занимаемой по совместительству, установлена пятидневная рабочая неделя.

4. Социальный отпуск предоставляется в календарных днях и не продляется на число праздничных дней, на него приходящихся, следовательно, в табеле даже в праздничные дни проставляется код, обозначающий нахождение работника в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.

5. Дворник находился в отпуске 8 января, значит, этот день был для него нерабочим и на дворника не распространяется перенос рабочего дня 8 января на 23 января. Таким образом, 8 января для него отмечается кодом, обозначающим день трудового отпуска, а 23 января - кодом, обозначающим выходной день.

6. Табелирование сварщика металла будет аналогично дворнику, так как 8 января сварщик был временно нетрудоспособен, что подтверждается листком нетрудоспособности. Этот день будет отмечен кодом, обозначающим нетрудоспособность работника, 23 января - выходной.

7. Для продавца, работавшего 6-го числа в предпраздничный день, рабочее время не сокращалось по условиям производства в соответствии с ч. 2 ст. 116 ТК. В связи с этим в графе, обозначающей сверхурочную работу, указывается один час, отработанный в предпраздничный день, для оплаты в размере, предусмотренном ст. 69 ТК, или для предоставления дополнительного дня отдыха по мере накопления таких часов.

8. При табелировании пекарей дополнительно указывается время сверхурочной работы, так как в предпраздничный день рабочий день не сокращался, а также количество часов, отработанных в ночное время.

Табель учета рабочего времени ОАО "Ключ"

за январь 2010 г.

Директор ________________ А.А.Иванов

Табель составил: Секретарь-референт ________________ И.И.Жук

Примечания:

Условные обозначения:

В - выходной или праздничный день

Б - нетрудоспособность работника

ОЖ - социальный отпуск по уходу за ребенком

до достижения им трехлетнего возраста

У - учебный отпуск

О - трудовой отпуск

П - прогул

Размещено на Allbest.ru