Основы делопроизводства в органах внутренних дел

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и отделяются друг от друга тремя межстрочными интервалами.

Если документ подписывается несколькими лицами одной должности или одного ранга, их подписи располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии Н.В.Петров

Члены комиссии: В.В.Сергеев

C.П.Юрьев

Г.С.Смирнов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то его подписывает лицо, исполняющее обязанности соответствующего должностного лица, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если для исполнения документа необходимо подготовить проект другого документа (ответа, сообщения, плана, нормативного акта и т.п.), то он должен быть согласован.

Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопросов и высокое качество подготавливаемого документа.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами в подразделениях министерства (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других соответствующих министерств и ведомств РФ (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документов с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник БЮИ МВД РФ

генерал-майор милиции

Личная подпись А.В. Уваров

13.07.99

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 10.01.99 №3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.99 № 7/05-09

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

- с организациями, интересы которых затрагивает документ;

- с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями (при необходимости);

- с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

- с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документов» используют для внутреннего согласования документов. Виза означает, что начальник согласен с содержанием документа.

Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости - должность визирующего, например:

Юрисконсульт

Личная подпись К.И.Смелов

03.08.99

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

- составитель документа;

- руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

- заинтересованные должностные лица других подразделений, организаций;

- общественные организации (при необходимости);

- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

- заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

- руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись». Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, остальные документы - на первом экземпляре. Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе.

Визы руководителей министерств и ведомств проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части, визы руководства подразделений министерства - исполнителей и соисполнителей - в таком же порядке на втором экземпляре.

В необходимых случаях виза может состоять из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, даты. Исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в министерстве, внутренние документы визируют на первом экземпляре.

Визируются и поступающие документы лицами, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа.

Реквизит «Печать». Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

Гербовая печать ставиться на документах, где воспроизведение печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, свидетельствах, дипломах и т.д.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами.

Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на договорах, удостоверениях, договоренностях, архивных справках.

ГОСТ Р 6.30 - 97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати на документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

Верно

Секретарь Личная подпись М.К.Сидорова

23.11.99

ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Руководители подразделений министерства обязаны обеспечить оперативное и качественное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, как правило, в день поступления, контроль за исполнением документов по существу вопросов.

При рассмотрении документов соответствующий руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые передаются на исполнение немедленно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями соответствующих подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Кроме того, исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, он также обязан при необходимости передать документ на тиражирование и подготовить список (разверстку) на рассылку.

Исполнитель для удобства работы может завести специальные папки для исполнения документов с пометками: "На исполнение", "Срочно", "На доклад (подпись)", "На отправку". На папках указываются фамилия, инициалы, номер телефона. Сотрудник, исполняющий документ, несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за несоблюдение действующих нормативных актов, определяющих порядок подготовки, оформления, представления и сроки исполнения документов.

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию исполнителя (составителя) документа (а лучше фамилию, имя и отчество для удобства последующего общения) и номер его служебного телефона. Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Иванов 123 45 67

или

Емельянова Анна Петровна

890 76 54

Ниже фамилии исполнителя документа и его телефона допускается указывать индекс машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания.

В случае необходимости, в том числе на документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатания проставляется количество отпечатанных экземпляров с указанием адресатов.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дела для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:

Вопрос решен по телефону

с лг.бухгалтером

АО «Маяк»

В дело 10-12

Личная подпись 21.12.99

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации - получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:

Примерная форма

регистрационного штампа

При отсутствии такого штампа от руки пишутся порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Отметка для автоматического поиска документа помещается в правом нижнем углу документа и включает поисковые данные для автоматического поиска документов, определяемые по усмотрению организации (имя файла, код оператора и др.).

Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» следует отделять друг от друга полутора - двумя межстрочными интервалами.

Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.

Реквизиты отделяют друг от друга 3...4 межстрочными интервалами.

При печатании документов используют восемь положений табулятора. От нулевого положения (граница левого поля) печатают следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дату;

- ссылку на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст (без абзацев);

- отметку о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите «подпись»;

- гриф согласования документа;

- дату при заверении копии;

- фамилию исполнителя и номер его телефона;

- отметку об исполнении документа «В дело».

От первого положения табулятора (пять шагов курсора) печатают:

- начало абзацев (в том числе нумерованных).

От второго положения табулятора (16 шагов курсора) печатают следующие реквизиты:

- дату в реквизите «ссылка на индекс» и дату входящего документа;

- наименование должности лица, заверяющего копию;

- переменную информацию в вводной части протоколов и актов;

- расшифровку подписи в первом грифе согласования;

- краткие сведения об исполнении документа в реквизите «Отметка об исполнителе».

От третьего положения табулятора (24 шага курсора) печатают:

- наименование вида документа (в продольном штампе);

- расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа».

От четвертого положения табулятора (32 шага курсора) печатают:

- адрес.

От пятого положения табулятора (40 шагов курсора) печатают:

- гриф утверждения;

- слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности и дату;

- второй гриф согласования;

- надпись на приложении к документу;

- отметку о переносе данных на машинный носитель.

От шестого положения табулятора (48 шагов курсора) печатают:

- расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

Седьмое положение табулятора (56 шагов курсора) - для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

1.5. Организация работы с документами в подразделениях министерства

Документы, адресованные непосредственно в подразделения министерства, регистрируются секретариатами (канцеляриями) этих подразделений в установленном порядке. На каждый документ (до внедрения ЭВМ в подразделениях министерства) заполняются две регистрационные карточки, одна из которых после доклада документа руководству помещается в справочную картотеку по исполнителям.

Документы, поступившие из 1 отдела Аппарата министра с регистрационной карточкой, учитываются в контрольном журнале входящих документов подразделения министерства, и на них заполняется только одна карточка учета. На карточке, поступившей вместе с такими документами, ставится порядковый входящий номер, за которым он зарегистрирован в подразделении. После рассмотрения документа руководителем подразделения его резолюция переносится на регистрационные карточки, затем регистрационная карточка 1 отдела Аппарата министра с распиской исполнителя в получении документа помещается в картотеку, а вновь заполненная карточка вместе с документом передается исполнителю.

Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в 1 отдел Аппарата министра, как правило, в течение суток, если не оговорен иной срок.

Регистрационные карточки на документы в секретариатах (канцеляриях) подразделений министерства хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Подготовленные подразделением министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и др.), а также предложения в проекты нормативных актов, материалы к совещаниям в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.

Подготовленные подразделениями министерства проекты приказов и иных нормативных актов, а также докладные записки, справки об исполнении поручений и проекты исходящих документов представляются на рассмотрение руководства министерства, как правило, через 1 отдел Аппарата министра, где они регистрируются.

Если документы были возвращены исполнителю на доработку руководством министерства, то вновь на доклад руководству они должны быть предоставлены вместе с первоначальным вариантом.

Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.

Начальники секретариатов (канцелярий) министерства обязаны вести строгий учет и контроль за своевременным прохождением документов. В этих целях они должны 2 раза в месяц фиксировать в регистрационной карточке, в какой стадии находится рассмотрение документа (на докладе у руководства, на проработке, подготовке, у исполнителя, закончен рассмотрением, доложен, списан в дело). О ходе этой работы они обязаны регулярно докладывать руководству соответствующего подразделения.

1.5.1. Порядок обработки отправляемых документов

Исходящая корреспонденция отправляется за соответствующим регистрационным номером или номерами, по которым эти документы были зарегистрированы ранее.

Все документы, подписанные руководством министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Аппарата министра. Не допускается отправка такой корреспонденции за индексами подразделений министерства, если не оговорен иной порядок.

Неоформленные или неправильно оформленные исходящие документы подлежат возврату исполнителю.

Документ за подписью руководства министерства, направляемый во все или большинство органов внутренних дел России, размножается и отправляется секретариатом подразделения министерства, подготовившим этот документ. После чего подлинник документа с разверсткой на его рассылку передается на хранение в архив 1 отдела Аппарата министра.

На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки.

Если поставленные в документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационной карточке делается соответствующая отметка.

Копии исходящих документов заверяются работниками секретариата (канцелярии), производящими их отправку.

Копии документов, подписанных руководством министерства при личном докладе, заверяются исполнителями.

Копии исходящих документов и регистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся: - на корреспонденцию, отправленную 1 отделом Аппарата министра, в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и подразделении министерства, подготовившем документ (3-й экземпляр); - на корреспонденцию, отправленную подразделениями министерства, в этих подразделениях.

Правовые акты, подписанные руководством министерства, учитываются (регистрируются) в приказном отделении отдела обеспечения режима секретности в работе с документами и приказами (3 отдел) Аппарата министра в журналах установленной формы.

Рассылка ведомственных правовых актов по органам внутренних дел Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения.

С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел нормативными актами МВД России и создания необходимого резерва 3 отдел Аппарата министра по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения.

Отделом фельдъегерской службы производится доставка и отправка:

- всех секретных и несекретных документов за подписью руководства министерства, адресованных высшим органом государственной власти и управления Российской Федерации;

- срочной корреспонденции за подписью руководства министерства, подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г.Москвы;

- корреспонденции из центрального здания министерства (ул.Житная,16) в его подразделения, расположенные по другим адресам, и обратно.

Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертированном виде.

Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам.

Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с Аппаратом Министра.

Пересылка документов, дел и изданий «Для служебного пользования» производится, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьером. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП» после каждого номера. На конверте, упаковке документов «Для служебного пользования» запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно секретных и секретных документов, специзделий, технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а также документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» за границу или представителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентирован специальными положениями.

1.5.2. Порядок печатания и копирования документов, выполнение стенографических работ

В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера. Несекретные рукописи в машинописные бюро (машинистке, секретарю) сдаются без расписок, секретные - под расписку на корешках спецблокнота или во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.

Рукописи, сдаваемые для печатания, должны быть написаны разборчиво, чернилами или пастой темного цвета, тщательно выверены. Рукописи, написанные не разборчиво или карандашом, для печатания не принимаются.

При печатании документов машинистки соблюдают установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа внизу слева проставляется количество экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 - в адрес, 2 - в АМ МВД, 3 - в дело, сокращенное наименование главка), фамилия исполнителя, номер его телефона, инициалы машинистки, дата, когда был отпечатан документ.

На каждый отпечатанный секретный документ машинописное бюро (машинистка, секретарь) заполняют учетную карточку. На каждом листе такого документа (в левом нижнем углу лицевой стороны) печатается учетный номер машинописного бюро.

Отпечатанный секретный документ и черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в секретариат для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.

Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.

Считка и вычитка отпечатанных документов производится исполнителем. На копирование документы передаются на множительный участок или типографию по наряду установленной формы. Наряд в типографию подписывается руководителем подразделения министерства, а в Аппарате министра - начальником (заместителями начальника) 3 отдела.

На копирование передаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.

Копирование секретных документов производится в порядке, установленном соответствующей инструкцией.

Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования. Стенографирование, независимо от степени секретности текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в журнале учета стенографических тетрадей. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.

При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

1.5.3. Учет законодательных и подзаконных актов высших органов государственной власти и управления в подразделениях министерства

Полученные для исполнения либо ознакомления нормативные акты регистрируются в журналах установленного образца. Штампы с наименованием подразделений, дата регистрации и регистрационные номера в этих случаях на актах не проставляются.

Обработка, доклад руководителям подразделений и передача документа должны осуществляется в день их поступления в секретариат (канцелярию) или первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

После ознакомления всех заинтересованных лиц с поручением руководства министерства, руководителя подразделения и выполнения поручения ответственным исполнителем документы возвращаются секретариатам подразделений министерства фельдсвязью в группу по рассмотрению законодательных и иных нормативных актов 1 отдела Аппарата министра.

1.5.4. Организация работы с письмами и обращениями граждан. Рассмотрение, учет и прохождение писем граждан

Работа с письмами (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан, народных депутатов всех уровней, военнослужащих, сотрудников ОВД и т.д. ведется в соответствии с действующим законодательством.

Делопроизводство по письмам ведется отдельно как в Аппарате министра, так и в других подразделениях министерства.

Все поступившие письма граждан, рапорты работников ОВД должны быть зарегистрированы в секретариате (канцелярии) в день их поступления.

На свободном от текста месте, на 1 листе письма, а на поступившем из органов власти и управления, редакций средств массовой информации на сопроводительном документе или поручении проставляются порядковый регистрационный номер и дата поступления.

Учет писем может производиться в журналах, по ежедневной ведомости, карточкам учета писем установленного образца, а также на машинных носителях ЭВМ (в службах, где обработка писем автоматизирована).

Повторные письма регистрируются так же, как и первичные. На письме, на свободном от текста месте, проставляется штамп "Повторно". О повторности делается отметка в кодовой части учетной карточки. Повторными считаются письма, поступившие от одного лица по одному и тому же вопросу и в которых автором обжалуется решение по предыдущему письму, сообщается о нарушении сроков или других недостатках при его рассмотрении.

Письма без подписи (анонимные) не регистрируются и уничтожаются. В исключительных случаях письмо без подписи, содержащее сведения о готовящихся или совершенных преступлениях, может быть направлено в службы министерства для использования в оперативных целях.

Анонимные обращения начальником Приемной МВД РФ списываются без рассмотрения и уведомления в дело, о чем делается соответствующая запись.

Письма, о результатах рассмотрения которых необходимо информировать высшие органы государственной власти и управления, народных депутатов, редакции средств массовой информации, министерства и ведомства, берутся под особый контроль и разрешаются в первую очередь. В этих случаях на письмах и карточках проставляется штамп "Особый контроль". Проведение проверок по таким письмам, как правило, подчиненным ОВД не поручается.

Письма граждан по вопросам, которые могут быть решены в подразделениях без доклада руководству министерства или служб, а также письма, подлежащие рассмотрению в территориальных ОВД, направляются в соответствующее подразделение министерства для исполнения с сопроводительной карточкой установленной формы.

По каждому письму не позднее чем в пятидневный срок должно быть принято одно из следующих решений: о принятии к своему производству или о не рассмотрении его (анонимное), передача на рассмотрение в подчиненный ОВД, направлении по принадлежности в другое подразделение министерства либо другое министерство, ведомство, если вопросы, поднятые в письме, не входят в компетенцию ОВД.

Письма считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

После окончания проверки и фактического исполнения письмо вместе с перепиской возвращается в канцелярию подразделения с пометкой должностного лица, принявшего решение об окончании рассмотрения письма, - «В дело».

Документы в делах располагаются в алфавитном, хронологическом порядке или по территориям. Повторные письма и материалы проверки по ним подшиваются к первичным документам.

Неразрешенные письма и неправильно оформленные документы по их проверке подшивать в дело запрещается.

1.6. Составление номенклатуры дел и формирование дел

Документы после исполнения группируются в дела. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел, представляющей собой систематизированный перечень наименований (заголовков) дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности подразделения, кроме технической документации и печатных изданий.

При составлении номенклатуры дел подразделениям ОВД необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел подразделения разрабатывается начальником секретариата (канцелярии), утверждается начальником подразделения и вводится в действие с 1 января следующего календарного срока.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и номер статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

- индекс структурного подразделения или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

- порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

- название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

- название подразделения ОВД или его структурного подразделения;

- адресат или корреспондент документа;

- краткое содержание документов дела;

- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы начальника ОМ №3 по личному составу за 1999 год. Копии.».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Академией управления МВД РФ по вопросам переподготовки личного состава».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план работы кафедры ОДДЧиИМО БЮИ МВД РФ на 1999/2000 учебный год».

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы начальника УВД по личному составу за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел подразделения также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в подразделении.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

1.6.1. Формирование дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется работниками секретариатов (канцелярий) соответствующих подразделений министерства.

При формировании дел требуется строго соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы ,относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать документы календарного (делопроизводственного) года, за исключением переходящих дел; не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, подлежащих возврату, а также черновиков, вариантов и копий документов.

Каждое дело должно содержать, как правило, не более 250 листов (30 - 40 мм толщины). Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется: отметка "В дело №...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по личному составу формируются в дела отдельно от приказов по основной деятельности.

Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела. Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления.

Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.

Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.

Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляется работниками Аппарата министра и ГИЦ МВД России.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ // По системе «Консультант +».

Федеральный закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09.92 № 3520-1 // По системе «Консультант +».

Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 4.-7.96 № 85-ФЗ // По системе «Консультант +».

Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола» от 14.10.96 № 1190.

Приказ МВД РФ от 1.03.99 № 150 «Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России».

Приказ МВД России от 23.09.92 №340 "О мерах по совершенствованию правовой работы в системе МВД России".

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998.

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов, 1997.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1992.

Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97.

А.Н.Кузнецова. Машинопись и делопроизводство. - М.,1987.

В.И.Андреева. Делопроизводство: Практическое пособие с образцами документов на основе ГОСТов РФ по состоянию на 01.09.99. - М.: Бизнес школа «Интел-Синтез», 1999.

П.В.Веселов. Современное деловое письмо в промышленности. - М.: Изд-во стандартов, 1990.

Учебно-методические материалы по предмету «Основы машинописи». - Орел, 1995.