Обеспечение доступа к архивным документам и архивной информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)

Контрольная работа

по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ» (раздел № 6) по теме:

«ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ»

слушателя заочного годичного курса

профессиональной переподготовки

ОГЛАВЛЕНИЕ

I. ВВЕДЕНИЕ

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

2.1 Предоставление открытых документов

2.2 Обеспечение доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию

2.3 Организация копирования архивных документов и справочно-поисковых средств по заказам пользователей

2.4 Обслуживание пользователей в читальном зале

2.5 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование

III.ЗАКЛЮЧЕНИЕ

IV. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

I. ВВЕДЕНИЕ

архивный документ конфиденциальный информация

Государственная архивная служба, являясь хранителем и распорядителем архивных документов как государственной собственности, призвана в первую очередь обеспечить интересы общества в ретроспективной документной информации. В положении «О ПОРЯДКЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ПРАВИЛАХ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ» учитываются охраняемые законом права и интересы граждан, включая нераспространение сведений тайны личной жизни, содержащихся в архивных документах.

Документы, находящиеся на хранении в государственных архивах, а также научно-справочный аппарат к ним открыты для пользователей независимо от их гражданства. Пользователь заявляет цель и тему своей работы, которые могут интересовать государственные архивы только с точки зрения регистрации и организации исполнения запросов на архивную информацию.

Государственные архивы обязаны:

- обеспечить пользователям свободный доступ к научно-справочному аппарату;

- предоставить пользователям для работы в читальном зале архивные документы по заявленным темам в установленном объеме и в определенные сроки.

При организации работы по использованию документов необходимо обеспечить защиту государственных секретов и охраняемых законом прав и интересов граждан.

Политические и социально-экономические изменения, произошедшие в жизни Российского государства в конце XX века, существенно активизировали интерес общества к ретроспективной документной информации. Конституция Российской Федерации и вслед за ней законодательные акты, касающиеся доступа и использования информации, в частности, федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» провозгласили свободу доступа к архивным документам. Вместе с тем, они констатировали наличие архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, волей собственника или владельца, находящихся в частной собственности.

Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т.е. наличии свободного доступа граждан к архивным документам и научно-справочному аппарату. Если фонды надежно заперты в спецхранилище, вся работа по поиску источников, созданию и совершенствованию архивных справочников бессмысленна - документы не будут востребованы исследователями. Немало смелых исследовательских проектов разбилось о гриф «совершенно секретно». Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разрешения невозможно взаимодействие Росархива с представителями исторической науки и общественности.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Также из принципа публичности следует, что у любого физического или юридического лица, независимо от его пола, профессии и образования, вероисповедании, партийной принадлежности, взглядов и убеждений есть следующие возможности:

- получение свободного доступа в любой архив;

- получение в архиве доступа к НСА;

- копирование архивных документов;

- различных форм использования архивных документов (кроме специально оговоренных случаев) с обязательным соблюдением требования сообщения в работах (статьях) сведений об архиве, документы которого использованы.

Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. Порядок работы пользователей с открытыми документами Архивного фонда Российской Федерации и использования справочно-поисковых средств к ним в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов и т.д.) определен «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации».

В целях оперативного учета и розыска документов разработана система НСА (научно-справочного аппарата), включающая перекрестные справочники, используемые как главный инструмент в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА на работу в автоматизированном режиме, создании автоматизированной системы НСА к «бумажному» архивному фонду.

С целью облегчения доступа к архивным документам создаются электронные архивы. Это база документов на электронных носителях и соответствующее ей программное обеспечение для поиска. Основными задачами при разработке программного обеспечения являются хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам.

Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов, путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель, обзор).

Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде. Доступ к государственным архивам и документной информации, хранящейся в них, является частью прав гражданина, а в широком смысле соблюдаемых в мире демократических ценностей - частью прав человека.

2.1 Предоставление открытых документов

Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда. Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

Однако архив вправе ограничить доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам Архивного фонда, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии. Он осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

При наличии фонда пользования архив вместо подлинных архивных документов, как правило, выдает их копии. Подлинники документов могут выдаваться с разрешения руководителя архива в исключительных случаях, в том числе: для проведения специальных работ по изучению палеографических особенностей текстов документов; при наличии у пользователя медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями; в случаях неисправности технического оборудования для работы с микрокопиями; для изготовления высококачественных копий с документов; для экспонирования.

Аудиовизуальные документы предоставляются пользователям только в виде копий.

В ряде случаев архив может временно отказать пользователю в выдаче архивных дел. Причинами отсрочки являются:

- неудовлетворительное физическое состояние документов;

- отсутствие научного описания и технического оформления архивных дел;

- выполнение служебного задания сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел;

- выдача дел во временное пользование юридическим и физическим лицам, по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания;

- экспонирование документов на выставке;

- выдача дел другому пользователю в читальный зал.

Сотрудник читального зала архива информирует пользователя о причинах отсрочки и возможных сроках выдачи ему требуемых дел.

Для информирования пользователей о рассекреченных документах, находящихся в составе секретных дел, архив готовит перечни рассекреченных документов в традиционном или автоматизированном режиме. Руководитель архива организует проведение работы по контролю за сроками секретности архивных документов, имеющих гриф секретности, и информирует руководителе государственных органов, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также руководителей организаций о наличии в архиве секретных документов, со сроками секретности содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах. Запросы пользователей о рассекречивании архивных документов рассматриваются архивом в установленный законодательством срок.

2.2 Обеспечение доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию

Архив в соответствие с законом «Об архивном деле в Российской Федерации» ограничивает доступ пользователей к архивным документам независимо от форм собственности на них, если они содержат сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны.

Архив обеспечивает конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах, которые можно условно разделить на следующие группы:

- документы, содержащие служебную тайну и имеющие пометку «ДСП» («для служебного пользования»);

- документы, содержащие коммерческую тайну и имеющие гриф «Коммерческая тайна»;

- документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности.

Архив осуществляет доступ пользователей к делам и документам с пометкой «ДСП» в соответствии с теми ограничениями, которые были оговорены организацией-фондообразователем при передаче их на государственное хранение: организация закрыла доступ или возможность использования такой категории дел на несколько лет (но не более 10); оговорила категории пользователей, которым разрешается доступ и использование; определила основание для доступа и условия использования содержащейся в документах служебной информации.

Организация-фондообразователь имеет право установить срок ограничения доступа, основания и условия доступа и использования документов с грифом «Коммерческая тайна», категории пользователей, если это не противоречит федеральному законодательству. Архив в соответствии с федеральным законодательством выдает для использования архивные документы, содержащие коммерческую тайну, независимо от условий и порядка доступа, установленных организацией-фондообразователем, по мотивированному письменному обращению сотрудникам

§ организации-фондообразователя и ее правопреемников;

§ органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления;

§ судов, органов прокуратуры, предварительного следствия, органов дознания.

При этом архиву нужно уведомить организацию-фондообразователь о наличии такого обращения.

Архив ограничивает доступ пользователей к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, в течение 75 лет со дня создания документа. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Исключением являются дела и документы личного происхождения, переданные в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки и условия доступа. После смерти гражданина правом на доступ к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, обладают наследники гражданина (доверенные лица наследников), если это не противоречит законодательству Российской Федерации. Архив предоставляет до окончания 75 лет со дня создания документа архивные дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, по мотивированному письменному обращению сотрудникам

§ организации-фондообразователя и ее правопреемников;

§ органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления;

§ судов, органов прокуратуры, предварительного следствия, органов дознания в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

2.3 Организация копирования архивных документов и справочно-поисковых средств по заказам пользователей

Пользователи могут оформить заказ на изготовление архивом копий открытых документов архивного фонда Российской Федерации. Копии могут быть сделаны также:

- с рассекреченных документов в составе секретных дел; копирование таких дел проводится в специальном помещении сотрудником, имеющим допуск к работе с секретными документами;

- с аудиовизуальных документов, в отношении которых истек 50-летний срок действия авторского права или смежных прав;

- с архивных документов, приобретенных у физических/юридических лиц (если в документе не содержатся сведения, относящиеся к охраняемым законодательством Российской Федерации тайнам).

С разрешения руководителя архива осуществляется копирование:

особо ценных документов, в том числе уникальных документов;

Размещено на http://www.allbest.ru/

документов, содержащих результаты в научной, научно-технической и производственно-технической сферах, в отношении которых истек установленный Российским законодательством срок действия права;

Размещено на http://www.allbest.ru/

документов, созданных в деятельности ликвидированных негосударственных организаций.Размещено на http://www.allbest.ru/

В отдельных случаях архив может провести копирование архивных документов, содержащих сведения, составляющие служебную, коммерческую и иную тайну. Копирование таких документов производится для определенного круга лиц.

С разрешения руководителя архива и в исключительных случаях производится:

ь копирование дел или документов, требующих расшивки единицы хранения и ее последующего переплета (при полной невозможности копировать переплетенное дело);

ь копирование техническими средствами пользователей (фотоаппаратами, видеокамерами, сканерами) при отсутствии их у архива; при этом копирование, как правило, производится в помещении архива под контролем сотрудников архива с целью обеспечения сохранности архивных документов.

Копирование архивных документов для сотрудников государственных органов, судов, органов прокуратуры или предварительного следствия и дознания - по делам, находящимся в их производстве, производится в объеме, оправданном этой целью.

Архив может отказать пользователю в изготовлении копий с подлинных архивных документов. Причинами могут стать: неудовлетворительное физическое состояние документа и возможность нанесения ущерба физическому состоянию дела, документу при изготовлении копии.

2.4 Обслуживание пользователей в читальном зале

Архив предоставляет пользователям возможность ознакомиться в читальном зале со справочно-поисковыми средствами (в традиционном и автоматизированном режиме) к открытым архивным документам - архивными описями, каталогами, путеводителям, обзорами, указателями, историческими справками, автоматизированным научно-справочным аппаратом (НСА).

Все пользователи заполняют анкету установленного образца. Разрешение на право работы в читальном зале дается руководством государственного архива. Пользователи, причинившие ущерб документам Архивного фонда

Российской Федерации, лишаются права заниматься в читальном зале государственного архива и несут ответственность в соответствии с российским законодательством.

Пользователи несут ответственность за использование документов, точность воспроизведения текстов, а также соответствие проводимой информации содержанию использованных документов.

Отсрочка в предоставлении архивных документов и научно-справочного аппарата допускается в случаях работ по реставрации и микрофильмированию, использования их в выставочных экспозициях, передачи дел во временное пользование другим учреждениям и организациям. Пользователь имеет право получать консультации специалистов архивов по составу документов и научно-справочному аппарату. Он может обращаться с информационными запросами в автоматизированные архивные системы, заказывать копии документов (при наличии соответствующих технических возможностей архива).

При изучении архивных материалов пользователь имеет право использовать технические приборы и устройства, облегчающие его работу (микрокалькулятор, персональный компьютер и т.д.), если они не могут повредить документы или помешать работе других пользователей. Пользование диктофонной техникой разрешается при наличии в читальном

зале необходимых условий. При получении заказанных материалов пользователь обязан расписаться в бланке заказа, проверив сохранность и физическое состояние документов. Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов на время пользования.

2.5 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.

III.ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;

1. Укрепление Российской государственности;

2. Удовлетворение информационных потребностей общества;

3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.

Использование документов в России - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.

Итак, в работе были рассмотрены и изучены виды и степень доступа к архивной документной информации Архивного фонда РФ на современном этапе развития информационного общества.

Таким образом, доступ к архивной документной информации и поныне является важнейшей проблемой современности, без ее разрешения невозможно взаимодействие Росархива с представителями исторической науки и общественности, а также она является одним из условий полноценной демократизации общества.

IV. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2005

3. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г.

4. Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации. М.2009

5. Рекомендации по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные. ВНИИДАД, 2002

6. О порядке организации по рассекречиванию документов, хранящихся в государственных архивах и центрах документации Российской Федерации. Методические рекомендации. М., 1995

7. Е.В. Булюлина. Актуальные проблемы архивоведения. Учебное пособие. Волгоград, 2008

Размещено на Allbest.ru