Документационное обеспечение деятельности Мирового суда (на примере судебного участка № 59 г. Добрянки)

Определениями суд дает ответ на то или иное ходатайство сторон, третьих лиц, прокурора или совершает по своей инициативе действия, направленные на возникновение, развитие или прекращение процесса.
Судебными актами, именуемыми определениями, суд оформляет совершенные им (коллегиально или единолично) процессуальные действия, непосредственно порождающие юридические последствия [4].

Вынося определения, мировой судья руководствуется законом, проводит в жизнь нормы права. Поэтому определения суда (мирового судьи) так же подзаконны, как и вся судебная деятельность. Чтобы определения Мирового суда были исполнены, в них в процессуальной форме выражается воля мирового судьи как органа государственной власти [4].

Определения в гражданском процессе играют подчиненную роль, роль актов, обеспечивающих вынесение законного и обоснованного решения, что вытекает из природы самой деятельности суда, отличающейся от решающей его деятельности.

Текст определения состоит из двух частей - вводной и основной. Во вводной части содержится следующая информация:

1. Мировой судья судебного участка №59;

2. Секретарь;

3. Название дела.

Основная часть Определения состоит из следующих разделов, текст каждого раздела строится по схеме: УСТАНОВИЛ-ОПРЕДЕЛИЛ.

Определение подписывается судьей. Датой определения является дата составления.

В состав реквизитов определения мирового судьи входит:

1. Наименование документа - слово ОПРЕДЕЛЕНИЕ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2. Дата и номер определения - дата оформляется цифровым способом и печатается через два интервала ниже предыдущего реквизита;

3. Наименование судебного участка - отделяется от предыдущего реквизита двумя интервалами, полужирным шрифтом и выравнивается по левому краю;

4. Наименование дела;

5. Подпись - отделяется от текста тремя интервалами и включает Фамилию Имя Отчество мирового судьи, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Обжалование определения мирового судьи - действующее гражданско-процессуальное законодательство предусматривает возможность обжалования определений мирового судьи. Определения мирового судьи могут быть самостоятельным объектом апелляционного обжалования в случае, если такая возможность предусмотрена ГПК РФ, или в случае, когда определение мирового судьи исключает возможность дальнейшего движения дела [6].

Так, в качестве самостоятельных объектов апелляционного обжалования ГПК РФ называет такие определения как:

1) о замене или об отказе в замене правопреемника (ст. 44);

2) об отказе в обеспечении доказательств (ст. 65);

3) об отказе сложить штраф или его уменьшить (ст. 106);

4) об отказе в принятии искового заявления (ст. 134);

5) о возвращении искового заявления (ст. 135);

6) об оставлении искового заявления без движения (ст. 136);

7) об обеспечении иска (ст. 145);

8) о внесении исправлений в решение суда (ст. 200);

9) о принятии дополнительного решения (ст. 201);

10) о разъяснении решения суда (ст. 202);

11) об отсрочке или рассрочке исполнения решения суда, об изменении способа и порядка исполнения (ст. 203);

13) о немедленном исполнении судебного решения (ст. 212);

14) о приостановлении производства по делу (ст. 218) и др. [6].

Определения, которые препятствуют дальнейшему движению дела и обжалуются отдельно от решения суда, предусмотрены ст. 220 (прекращение производства по делу) и ст. 222 ГПК РФ (оставление заявления без рассмотрения) [6].

Определения мирового судьи обжалуются путем подачи частной жалобы или принесения представления прокурором мировому судье, который вынес определение. Срок обжалования установлен в 10 дней со дня вынесения определения [6, ст. 332].

Апелляционная жалоба на определение может быть подана сторонами, другими лицами, участвующими в деле, прокурор приносит апелляционное представление. В некоторых случаях обжаловать определение может только то лицо, чьи права нарушены, например при возвращении искового заявления с жалобой может обратиться лишь лицо, которое обращалось с заявлением в суд, либо его представитель или правопреемник. Другие участники процесса не могут обжаловать данное определение. Определение о наложении штрафа может обжаловать только лицо, на которое этот штраф наложен, или его представитель.

Во всех остальных случаях определения мирового судьи не могут быть обжалованы отдельно от решения суда. В частности, такие определения суда, как о назначении экспертизы по делу, о подготовке гражданского дела к судебному разбирательству, об отказе в принятии встречного иска и др., не являются самостоятельными объектами апелляционного обжалования, поэтому возражения относительно таких определений могут быть включены заинтересованными лицами в апелляционную жалобу.

Приговор - исполнение приговора является завершающей стадией уголовного процесса. Законодатель разграничил эту стадию и главах закрепил порядок исполнения приговора и разрешения вопросов, связанных с исполнением приговора (гл. 14 УПК) [4, ст. 111].

В процессе осуществления правосудия по уголовным делам мировой судья выносит судебные решения. Поскольку он рассматривает уголовные дела единолично, то все решения, за исключением решения о невиновности или виновности подсудимого и назначении ему наказания либо об освобождении от наказания, оформляемого приговором, он выносит в форме постановления [2, ст. 5].

Особый интерес представляет приговор мирового судьи. Постановление приговора является завершающим этапом судебного разбирательства.

В соответствии с УПК, приговор выносится мировым судьей в порядке, установленном гл. 39 УПК. Это означает, что применительно к приговору мирового судьи уголовно-процессуальный закон не предусматривает никаких специальных правил. Несмотря на то, что мировые судьи являются судьями субъектов Российской Федерации, они выносят приговоры именем Российской Федерации, и это справедливо, поскольку они являются частью единой судебной системы и осуществляют правосудие на основе федерального уголовно-процессуального законодательства [4, ст. 39].

УПК РФ предусматривает лишь те необходимые для исполнения приговора процессуальные действия, которые требуют судебного решения в этой стадии. Сам же порядок отбывания наказания и фактическая сторона исполнения приговора лежат на органах уголовно-исполнительной системы. В то же время государственные органы, на которые возложено исполнение приговора, вовлечены в сферу уголовно-процессуальных отношений [4].

В стадии исполнения приговора может возникнуть необходимость в принятии нескольких судебных решений (например, исполнение приговора при наличии других неисполненных приговоров и условно-досрочное освобождение), а в иных случаях таких решений вообще не требуется (отбывание назначенного наказания полностью).

Вопросы, которые возникают в стадии исполнения приговора, не являются проверкой его законности и обоснованности, а касаются только вопросов исполнения вступившего в законную силу приговора суда.

Вступление приговора в законную силу является основанием к его исполнению. Если приговор не обжалуется сторонами, он вступает в законную силу после истечения десятидневного срока, отведенного на апелляционное и кассационное обжалование [4, ст. 323].

Приговор мирового судьи может быть обжалован в апелляционном порядке, и, если истекли сроки такого обжалования, он вступает в законную силу. Если приговор был обжалован в апелляционном порядке и на судебное решение, постановленное в апелляционном порядке, подана кассационная жалоба, то такое решение мирового судьи вступает в силу после вынесения кассационной инстанцией решения [4, ст. 323].

При изменении апелляционным судом приговора мирового судьи или его отмене и вынесении нового приговора приговор апелляционной инстанции вступает в силу по истечении срока на его обжалование, если не подана жалоба в кассационную инстанцию.

В случае принятия Мировым судом решения о восстановлении пропущенного срока на апелляционное или кассационное обжалование, вступление в силу приговора суда откладывается до принятия решения апелляционной или кассационной инстанцией. Дата вынесения кассационной инстанцией решения является днем вступления приговора в законную силу. Если приговор отменен и уголовное дело направлено на новое судебное рассмотрение, датой вступления приговора в законную силу будет день, когда истекут сроки на кассационное обжалование, или день рассмотрения уголовного дела в кассационной инстанции после его нового рассмотрения, если состоялось кассационное обжалование [4].

Приговор является единым судебным документом и вступает в законную силу одновременно для всех осужденных, если по уголовному делу проходило несколько человек, несмотря на то что обжалован он может быть не всеми из них.

После вступления приговора в законную силу он должен быть исполнен в течение трех суток. Этот же срок для исполнения приговора предоставлен Мировому суду после возвращения уголовного дела из апелляционной или кассационной инстанций.

Согласно ст. 352 УПК РФ, если в ходе разбирательства уголовного дела судом с участием присяжных заседателей будут установлены обстоятельства, свидетельствующие о невменяемости подсудимого в момент совершения деяния, в котором он обвиняется, или же о том, что подсудимый заболел психическим расстройством, делающим невозможным назначение или исполнение наказания после совершения преступления, что подтверждается результатами судебно-психиатрической экспертизы, председательствующий выносит постановление о прекращении рассмотрения уголовного дела с участием присяжных заседателей и направлении его для рассмотрения судом в порядке производства по уголовным делам о применении принудительных мер медицинского характера. Такие постановления обжалованию не подлежат [4, ст. 352].

Требования, предъявляемые к приговору мирового судьи, его структура и содержание также регламентированы общими положениями УПК о приговоре. По поводу этого обстоятельства существует обоснованное мнение, согласно которому то, что приговор мировых судей не отличается от приговора, выносимого в обычном заседании, лишает производство у мирового судьи черт упрощенного производства [4].

Текст приговора, как правило, состоит из вводной и резолютивной частей; полный текст приговора, включающий описательно-мотивировочную часть, должен быть составлен судьей по просьбе любой из сторон. Это способствует сокращению продолжительности судебного разбирательства у мирового судьи и не принесет вреда сторонам, у которых в любом случае будет право требовать составления полного текста приговора.

Для обоснования этого предложения полезно обратиться к историческому опыту деятельности мировых судей в России. Согласно ст. ст. 127 и 129 УУС 1864 г., мировой судья записывал приговор «вкратце» и объявлял его участвующим в деле лицам в том же заседании, в котором разбирательство дела было окончено, а в окончательной форме мировой судья обязан был изложить приговор не далее как в три дня. Иными словами, уголовно-процессуальное законодательство того времени допускало более простую процедуру составления приговоров мировых судей по сравнению с обычной.

Таким образом, закрепление в уголовно-процессуальном законодательстве возможности составления мировым судьей приговора, состоящего из вводной и резолютивной частей, послужит упрощению судопроизводства у мирового судьи, что вполне соответствует его духу. При этом судья обязан по просьбе сторон в трехдневный срок изготовить полный текст приговора, включающий в себя и описательно-мотивировочную часть. Данная процедура может существенно сэкономить время, затрачиваемое на составление приговора, которое нередко составляет почти половину времени, затрачиваемого мировым судьей на судебное разбирательство.

Во всем остальном вынесение мировым судьей приговора осуществляется с соблюдением общих правил, что способствует постановлению законного, обоснованного и справедливого приговора.

Так, в приговоре суд должен мотивировать вывод относительно квалификации преступления.

Для фиксирования хода судебного процесса Мирового суда Пермского края применяют протоколы.

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время судебного заседания. Записи во время заседания возлагается на секретаря судебного заседания. Текст протокола готовится в этот же день после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются ответственным за его подготовку секретарем судебного заседания [4, ст. 259].

Подлинники документов по вопросам, рассмотренных на заседании, подшиваются в дело старшим инспектором вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседания и материалов к заседаниям уничтожаются по минование надобности в них, причем копии протоколов уничтожаются, только после составления соответствующего акта.

Текст протокола состоит из основной части. В которой содержится следующая информация:

1. Мировой судья судебного участка №59;

2. Секретарь;

3. Список присутствующих;

4. Не явившиеся стороны;

5. Определение суда;

6. Оглашение материалов дела;

7. Вынесение решения суда;

И строится по схеме: Суд определил - Оглашаются материалы дела - Решение вынесено и оглашено.

Протокол подписывается Судьей и секретарем судебного заседания. Датой протокола является дата заседания [4, ст. 259].

Протоколу присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Номер постановления (решения), принятого на заседании, состоит из номера протокола. Протокол имеет следующие реквизиты:

1. Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ СУДЕБНОГО ЗАСЕДАНИЯ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2. Дата и номер протокола - дата оформляется цифровым способом и печатается через два интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата протоколируемого события;

3. Наименование судебного участка - отделяется от предыдущего реквизита двумя интервалами, полужирным шрифтом и выравнивается по левому краю.

4. Наименование дела

5. Время открытия судебного заседания - время оформляется цифровым способом и пишется через два интервала;

6. Подпись - отделяется от текста тремя интервалами и включает Ф.И.О. Мирового судьи и секретаря, их личные подписи [4, ст. 259]. В необходимых случаях для ознакомления с решениями, принятыми на судебном заседании оформляется выписка из протокола. Непосредственно под реквизитом «Наименование организации» прописными буквами печатается реквизит «Наименование вида документа» - слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация, которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Оформляются слова «Мировой судья» и «Секретарь» и их фамилии с инициалами.

Также в Мировой суд поступают документы от граждан, такие как: Апеляционная жалоба (обжалование) - жалоба на судебный акт, подаваемая в суд, в которой обосновывается ходатайство об исправлении или отмене решения (приговора), вынесенного по делу. Т.е. обжалование какого-либо решения, постановления. Обращение, призыв, просьба [4, ст. 363].

При полной апелляции дело пересматривается во всем своем объеме. Исследование материалов дела начинается с начала, по правилам, предусмотренным для Мирового суда. При неполной апелляции дело пересматривается только по доводам апелляционной жалобы.

Апелляционная жалоба - обязательно должна быть мотивированной, т.е. иметь ссылки на статьи законов. Немотивированная апелляционная жалоба не будет принята судьей. Право апелляционного обжалования Решения мировых судей могут быть обжалованы в апелляционном порядке сторонами и другими лицами, участвующими в деле, в Мировой суд через мирового судью. На решение мирового судьи прокурор, участвующий в деле, может принести апелляционное представление [4, ст. 363].

Апелляционные жалоба, представление могут быть поданы в течение десяти дней со дня принятия мировым судьей решения в окончательной форме.

Апелляционная жалоба (представление) содержит следующие разделы:

· Наименование суда, в который адресуются жалоба или представление;

· Наименование лица, подающего жалобу, представление, его место жительства или место нахождения;

· Указание на обжалуемое решение мирового судьи;

· Доводы жалобы;

· Просьбу заинтересованного лица;

· Перечень прилагаемых к жалобе (представлению) документов.

В апелляционной жалобе не могут содержаться требования, не заявленные мировому судье [4, ст. 322].

Жалоба подписывается лицом, подающим жалобу, или его представителем. К жалобе, поданной представителем, должны быть приложены доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочие представителя, если в деле не имеется такое полномочие. Апелляционное представление подписывается прокурором [4, ст. 322].

К апелляционной жалобе прилагаются:

· Копия оспариваемого решения;

· Документы, подтверждающие уплату государственной пошлины в установленных порядке и размере или право на получение льготы по уплате государственной пошлины, либо ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки ее уплаты или об уменьшении размера государственной пошлины;

· Документ, подтверждающий направление или вручение другим лицам, участвующим в деле, копий апелляционной жалобы и документов, которые у них отсутствуют;

· Доверенность или иной документ, подтверждающие полномочия на подписание апелляционной жалобы [4, ст. 322].

К апелляционной жалобе на определение Мирового суда о возвращении искового заявления должны быть также приложены возвращенное исковое заявление и документы, прилагавшиеся к нему при подаче в Мировой суд.

Исковое заявление. Исковое заявление подается в суд в письменной форме. В нем указываются следующие сведения:

1) Наименование суда, в который подается заявление;

2) Наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация, ее место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;

3) Наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является организация, ее место нахождения;

4) В чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;

5) Обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

6) Цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

7) Сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;

8) Перечень прилагаемых к заявлению документов [4, ст. 133].

В заявлении указываются номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя, ответчика, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства истца. К исковому заявлению прилагаются:

1) Его копии в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;

2) Документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

3) Доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;

4) Документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;

5) Текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;

6) Доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;

7) Расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц [4, ст. 132].

Таким образом текст искового заявления состоит из 5 частей: вводной, описательной, мотивировочной, просительной, заключительной.

Судья, установив, что исковое заявление подано в суд без соблюдения требований, установленных в статьях 133 и 132 ГПК РФ, выносит определение об оставлении заявления без движения, о чем извещает лицо, подавшее заявление, и предоставляет ему разумный срок для исправления недостатков [4, ст. 135,136].

В случае если заявитель в установленный срок выполнит указания судьи, перечисленные в определении, заявление считается поданным в день первоначального представления его в суд. В противном случае заявление считается неподанным и возвращается заявителю со всеми приложенными к нему документами.

Проанализировав и изучив управленческую и специфическую документацию на судебном участке №59 Мирового суда, можно сделать вывод, что они является одной из важнейших форм систем документации, так как отражает всю деятельность Мирового суда. Таким образом в системе управленческой документации мы выделили Должностные инструкции, Инструкцию по ведению судебной статистики и Инструкцию по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края. Они соответствуют нормативным требованиям и установленным Гостам.

Что касается специфической документации, мы выделили три типа документов, такие как: досудебные документы; документы, принятые в ходе судебного разбирательства и документы, поступающие от граждан. Документы оформляются в соответствии нормативным требованиям и установленным законодательством.

3. Организация и технология работы с документами в Мировом суде г. Добрянки

3.1 Анализ документопотоков и документооборота

документация мировой суд правовой

Мировые судьи осуществляют правосудие именем Российской Федерации. Порядок осуществления правосудия мировыми судьями устанавливается ФЗ «О мировых судьях в РФ» [8].

В деятельности Мирового суда г. Добрянки ежедневно создаются документы. В связи с этим, согласно Инструкции по делопроизводству на судебном участке №59 мирового судьи Пермского края, учёт документооборота возлагается на Старшего инспектора. В его должностные обязанности входит:

1. Порядок приема и отправление почты - все судебные дела и корреспонденция, поступающие на судебный участок, принимаются, а также отправляются сотрудником канцелярии: старшим инспектором либо в его отсутствие - секретарем суда;

2. Регистрацию и учет уголовных и гражданских дел - все уголовные, гражданские дела, исковые заявления, поступившие в суд, регистрируются на учетно-статистических карточках;

3. Регистрацию и учет предложений, заявлений и жалоб;

4. Оформление уголовных дел на стадии принятия и назначения к судебному заседанию;

5. Оформление гражданских дел на стадии принятия и назначения к рассмотрению и после рассмотрения;

6. Прием и учет апелляционных и частных жалоб, представлений, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотра заочного решения;

7. Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений;

8. Подшивку материалов в папки;

9. Занимается почтовой корреспонденцией: наклеивает марки на конверты, проставляет штампы;

10. Составляет опись по уголовным делам.

Документооборот на судебном участке №59 ведет Секретарь Суда, в должностные обязанности которого входит выполнение следующих функций:

1. Ведение статистической отчетности по уголовным, гражданским, административным делам;

2. Ведет номенклатуру дел;

3. Заводит административные дела, присваивает номера, отмечает их в статистических карточках;

4. Отмечает рассмотрение административных дел в алфавитный указатель;

5. Направляет рассмотренные постановления об административных правонарушениях в органы составляющие протоколы об административных правонарушениях: ГИБДД, ОВД, ИФНС г. Добрянки, Федеральную службу судебных приставов;

6. Занимается составлением проектов судебных приказов, исполнительных листов, определение об отмене судебного приказа, определения о прекращении исполнительного производства, постановления об отказе возбуждения уголовных дел, постановления об административных правонарушениях;

7. Присваивает номера гражданских дел, заносит, а алфавитный указатель, заводит по ним статистические карточки;

8. Ведение архива судебного участка мирового судьи.

Кроме того делопроизводством в Мировом суде г. Добрянки занимается секретарь судебного заседания, должностные обязанности которого определены следующим образом:

1. Занимается ведением протоколов судебного заседания;

2. Присутствует на судебных заседаниях;

3. Посылает копии судебных приказов для сведения должникам;

4. Осуществляет телефонные переговоры;

5. Осуществляет порядок выдачи судебных дел и документов.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата [66].

На судебном участке Мирового суда г. Добрянки используются ручные и электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов не использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота на судебном участке относятся следующие функции:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в судебный орган всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из судебного органа, обрабатываются старшим инспектором;

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, исходящие - при создании; регистрация документов в Мировом суде осуществляется старшим инспектором);

- вынесение конкретных дел, поручений, сроков исполнения, повесток, заявлений, писем.

Проводя анализ документооборота судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток. Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток.

В Мировом суде, как и в любой другой организации, выделяют три основных документопотока:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки другим лицам, другим организациям;

- потоки внутренней документации, в основном это специфическая документация;

Входящие документы Мирового суда г. Добрянки образуют два направления: мировому судье и непосредственно его подчиненным. Любой документопоток можно проанализировать по различным показателям, в том числе с позиции корреспондентов. Состав корреспондентов представлен на рисунке 5.



Рис. 5. Состав корреспондентов

В данной таблице, представлен состав входящих документопотоков на судебный участок №59 Мирового суда г. Добрянки.

Исходящий документопоток включает документы, создаваемые в мировом суде и отправляемые за его пределы. Маршрут движения этих документов зависит от их назначения и рассмотрения. Исходящие документы готовят специалисты судебного органа. Состав корреспондентов представлен на рисунке 6.

Рис. 6. Состав корреспондентов

Внутренний документопоток включает документы судебного участка, которые не выходят за его пределы. К внутренним документам Мирового суда относится в основном специфическая документация. Такая как протокол судебного заседания, выписка из протокола, постановление, решение, определение о назначении дела к судебному разбирательству.

Рассматривая документооборот судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки, остановимся на такой его характеристике как объем, то есть количество документов, поступивших на судебный участок и созданных им за определенный период.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота учреждения [66].

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Величина документооборота нужна для:

- расчета необходимой численности персонала;

- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

- определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения [66].

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При исследовании документооборота на судебном участке Мирового суда г. Добрянки нами был рассмотрен его объём за последние три года, то есть с 2008 по 2010 года.

При подсчете документооборота отдельно учитываются документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих и исходящих документов. В Мировом суде при подсчёте объёма документооборота учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, не подсчитываются. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено.

Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому можно сделать вывод, что сведения об объеме документооборота в Мировом суде занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Рассмотрим объём документооборота за последние три года, то есть с 2008 по 2010 год.

Начнём анализ документооборота судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки с входящих документов.

При подсчете входящих документов за 2008 год, было выявлено около 5000 документов. Из них 300 от вышестоящей организации, а именно от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому краю. В основном это заявления - 860, исковые заявления - 901, статистическая информация (показатели по рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел) - 134, справочно-информационные сообщения (изменения и применение нормативных прав) - 93. От соподчинённых организаций: Прокуратура, ГИБДД, ИФНС, Наркоконтроль и т.д. поступает более 1 тысячи документов. Большую часть из них составляют уголовные, административные дела. Из них 207 поступило из Прокуратуры, для вынесений приговоров решений, постановлений по данным делам, заявления о выдаче судебных приказов, также около тысячи - из ГИБДД, ОВД, поступают материалы в отношении лиц для вынесения определений и постановлений. Более 800 заявлений поступают из ИФНС, Пенсионного фонда о взыскании долга по транспортному налогу, налогу на имущество и землю, и недоимки по страховым взносам. А также около 1 тысячи заявлений поступают от граждан, такие как взыскание алиментов на содержание несовершеннолетних детей - 300 документов, расторжение брака - 570 заявлений, взыскание за коммунальные услуги - 500, взыскание задолженности по кредитам - 200, взыскание материального ущерба при ДТП - 400.

В 2009 году в судебном органе был зарегистрировано около 4 тысяч документов. Как мы видим, это чуть меньше, чем в прошлом году. Из них 200 от вышестоящей организации, а именно от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому краю. В основном это приказы и заявления - 240, статистическая информация (показатели по рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел) - 730, справочно-информационные сообщения (изменения и применение нормативных прав) - 172. От соподчинённых организаций: Прокуратура, ГИБДД, ИФНС, Наркоконтроль и т.д. поступило около 1 тысячи документов. Большую часть из них составляют гражданские, административные дела. Из них 790 поступило из Прокуратуры, для вынесений приговоров решений, постановлений по данным делам, около 900 заявлений - из ГИБДД, ОВД, поступают материалы в отношении лиц для вынесения определений и постановлений. 980 заявлений поступают из ИФНС, Пенсионного фонда о взыскании долга по транспортному налогу, налогу на имущество и землю, и недоимки по страховым взносам. А также около 1200 заявлений поступают от граждан, такие как взыскание алиментов на содержание несовершеннолетних детей - 340 заявлений, расторжение брака - 453, взыскание за коммунальные услуги - 120, взыскание задолженности по кредитам - 92, взыскание материального ущерба при ДТП - 200.

Изучив объём входящей документации на судебном участке Мирового суда г. Добрянки за 2010 год было выявлено 5,5 тысяч документов. По-прежнему, большинство входящих документов составляют заявления о выдаче судебного приказа о взыскании транспортного налога, налога на имущество и землю из ИФНС по г. Добрянке - 3 тысячи. А также дела, материалы, заявления поступающие из Прокуратуры, ОВД и других правоохранительных органов - 1,300 заявлений. Затем идут заявления от граждан - около 1,600 заявлений, о рассмотрении дел о взыскании алиментов - 600, расторжении брака - 440 заявлений, взыскании коммунальных услуг - 200, возмещение убытков при затоплении квартиры - 100, взыскании командировочных расходов - 50, раздел имущества - 30, о привлечении за побои, оскорбления, клевету, унижающие честь и достоинства человека - 40. И наконец, документы от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому краю - 5.

На рисунке 7 представлена динамика объёма входящей документации в Мировом суде за период 2008-2010 гг.

Рис. 7. Динамика объёма входящей документации судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки с 2008 года по 2010 года

При подсчете входящих документов судебного участка Мирового суда за последние 3 года, можно сделать вывод, что основную часть, составляют заявления из различных организаций г. Добрянки, а также заявления граждан.

Что касается исходящей документации, то также рассмотрим объём исходящих документов Мирового суда с 2008 г. по 2010 г.

В 2008 году за пределы судебного участка №59 Мирового суда было отправлено 3,5 тысячи документов. Из них 2 тысячи - это ответы на запросы из различных организаций; отправка почтовой корреспонденции (направление судебных повесток, извещений о рассмотрении дел о назначении времени и место рассмотрения, постановлений, решений, определений, приговоров) в запрашиваемые органы и гражданам - 1,5 тысячи. Также отправлено 4 отчёта по выполнению плана в головную организацию - Агентство по обеспечению деятельности Мировых судей Пермского края.

За 2009 год исходящая документация судебного участка №59 Мирового суда составила - 4,300 документов. По-прежнему, большинство составляют ответы на запросы из различных организаций - 2,150 документов, отправка почтовой корреспонденции - 2,100 тысячи. В 2009 году в Агентство по обеспечению деятельности мировых судей Пермского края было отправлено 28 писем и отчётов.

При подсчете исходящего документопотока судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки за 2010 год, мы выявили 4,700 тысячи документов. Из которых, 2,400 документов - это ответы на запросы из различных организаций; отправка почтовой корреспонденции (направление судебных повесток, извещений о рассмотрении дел о назначении времени и место рассмотрения, постановлений, решений, определений, приговоров) в запрашиваемые органы и гражданам - 2,200 документов. Также отправлено 40 отчётов по исполнительным листам, маркам, а также статистические отчеты в головную организацию - Агентство по обеспечению деятельности мировых судей Пермского края.

На рисунке 8 представлена динамика объёма исходящей документации судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки за период 2008-2010 гг.

Рис. 8. Динамика объёма исходящей документации судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки

При рассмотрении всех входящих и исходящих документопотоков судебного участка №59 Мирового суда, можно сделать вывод, что практически каждый исходящий документ порождает соответствующий ему входящий документ. На судебном участке №59 это в основном почтовая корреспонденция.

Динамика объема документооборота на судебном участке №59 Мирового суда с 2008 по 2010 года представлена на рисунке 9.

Рис. 9. Динамика объёма документооборота на судебном участке №59 Мирового суда за последние 3 года

Общая схема объема входящих и исходящих документов на судебном участке №59 Мирового суда с 2008 по 2010 года, (по каждому году в отдельности) представлена на рисунке 10.

Рис. 10. Общий объем входящих и исходящих документов на судебном участке №59 Мирового суда за период с 2008 по 2010 гг. за каждый год в отдельности

Можно сделать вывод, что документооборот Мирового суда г. Добрянки представляет собой три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. При анализе каждого из них, мы сделали вывод о том, что в процессе своей деятельности Мировой суд создаёт и использует документы различного вида и назначения. Что касается входящих и исходящих документов, то в основном это документы, ответы на запросы из различных организаций, заявления о выдаче судебного приказа о взыскании транспортного налога, налога на имущество и землю, а также заявлений поступающих от граждан. А что касается внутренней документации, в основном это специфическая документация. В дальнейшем будут рассмотрены основные технологические этапы работы с документами.

3.2 Технологические этапы работы с документами в Мировом суде г. Добрянки

Все документы на судебном участке №59 Мирового суда, как внутренние и исходящие, так и входящие проходят процедуру регистрации. Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [59]. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие на судебный участок, принимаются, а также отправляются сотрудником канцелярии: старшим инспектором либо в его отсутствие - секретарем суда.

При поступлении документов на судебный участок, прежде всего, проверяется наличие всех документов и приложений к ним:

- старший инспектор вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем на первой странице обложки дела (письма) штамп, где указывается дата поступления документа и регистрационный номер по журналу учету;

- если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается мировому судье [28].

После вскрытия пакетов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов старший инспектор, составляет акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полеченным документам.

Поступившие дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции в день получения, создаваемые - в день подписания [28].

Почта на имя мирового судьи с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению.

На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в судебный участок, в виде штампа, где указывается дата поступления документа и регистрационный номер. Входящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер, который должен соответствовать номеру дела или номеру того разряда, в котором эта переписка должна храниться. Элементы регистрационного номера отделяются друг от друга через тире, например: 1/26-456 (1/26 - номер дела, 456 - номер по журналу регистрации входящей корреспонденции) [28].

На судебном участке №59 Мирового суда не подлежат регистрации, а передаются секретарю судебного заседания с отметкой о времени получения их судебным участком для приобщения к делам следующие виды документов:

- судебные повестки, возвращенные суду;

- расписки в получении судебных повесток, копий обвинительных заключений (актов), исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа;

- поздравительные письма и телеграммы;

- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.

Что касается обработки исходящих документов на судебном участке Мирового суда, то основные этапы состоят из следующих операций:

1. Составление проекта документа исполнителем;

2. Согласование проекта документа;

3. Оформление или проверка правильности оформления документа;

4. Подписание и утверждение (если необходимо);

5. Регистрация документа;

6. Отправка документа адресату;

7. Подшивка второго экземпляра в дело.

Судебные дела и переписка, направляемые адресатам с рассыльными, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге с указанием даты, должности и фамилии получившего. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судебным участком в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне письма делается отметка «судебное» [28].

Все дела, поступившие на судебный участок, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел - форма №5, для гражданских дел - форма №6, для административных дел - форма №7) и в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма №5-а, для гражданских дел - форма №6-а, для дел об административных правонарушениях - форма №7-а) [27].

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства в Мировом суде г. Добрянки.

По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы №5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указание порядкового номера на каждое лицо. В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных - только раздел Б «сведения о привлеченном лице».

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы №6, алфавитный указатель ведется на каждого ответчика. В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями [28].

По делу об административных правонарушениях заводится одна учетно-статистическая карточка формы №7 на каждое привлеченное лицо.

Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках отдельно по уголовным, гражданским, административным делам в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки. В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами №5,6,7 [87].

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года, например:

№2-360/2002 г.

Дело -

№2-1/2003 г.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки - заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

Для регистрации уголовных, гражданских, административных дел и других материалов устанавливается примерный перечень индексов:

«1» - уголовные дела;

«2» - гражданские дела;

«3» - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

«4» - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

«5» - дела об административных правонарушениях;

«6» - материалы, по которым отказано в принятии заявлений;

«7» - материалы по заявлениям по делам частного обвинения.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу) [28].

На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, об административном правонарушении помещается справочный лист, в котором отмечаются все действия, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, заявления о выдаче судебного приказа, заочного решения, приговора, решения, истребование документов и др.).

Административные дела, другие дела и материалы хранятся в обложке, на которой указываются номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела на судебный участок, дата его рассмотрения и сдачи в архив [28].

Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, и учетно-статистической карточке или регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела на судебный участок.

По делам и заявлениям, присланным по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной канцелярией в день приема дела или заявления, а по делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной судьей при их приеме [28].

Номер уголовного, гражданского, административного дела и других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу.

Например:

1 - 20/2003 (уголовное дело);

2 - 15/2003 (гражданское дело) и т.д.

Работа с обращениями граждан на судебном участке осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» [15].

Все поступившие на судебный участок от граждан и организаций предложения, заявления и жалобы (обращения) регистрируются в журнале с указанием даты их поступления.

Зарегистрированные обращения в тот же день передаются мировому судье, который в соответствии с законодательством определяет исполнителя.

Отлаженный процесс регистрации документов предопределяет в дельнейшем быстрый поиск необходимой информации и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач. Одна из важнейших задач управления делами - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку и найти сам документ [28].

В системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий [87].

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов на судебном участке №59 Мирового суда, является инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края. Правильная постановка делопроизводства у мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся на судебный участок граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование мирового судьи о состоянии исполнения документов. Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные в делопроизводстве документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения [87].

Контроль исполнения обеспечивается Мировым судьей. Сведения о сроках исполнения документов вносятся в журнал регистрации входящей корреспонденции. Впоследствии в нем отмечается ход исполнения данного документа [28].

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях - с даты подписания (утверждения) документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения или признания руководством невозможности его исполнения по объективным причинам.

В справке об исполнении документа или поручения за подписью исполнителя должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению документа или поручения [28].

Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов или поручений. Если на документ требуется письменный ответ, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.

Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки [28].

В случае если по представленным материалам даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.