Совершенствование деятельности администрации г. Калтан

Таким образом, можно сказать о превышении нормы управляемости в два раза, его можно рассматривать как серьезный недостаток в построении организационной структуры управления. У главы не остается времени для решения перспективных, стратегических задач управления.

Загруженность главы администрации текущими делами в значительной мере зависит от того, какую роль в структуре администрации отводится первому заместителю главы. В этой связи представляет интерес анализ количества структурных подразделений и руководителей, находящихся в непосредственном подчинении первого зама. В Губинском - 4 (жилищная политика, архитектура и градостроительство, земельная политика, транспорт и связь). В Нижнеудинске (Иркутская область) - три, а в Саянске всего один, который занимается экономическими вопросами.

Можно сделать вывод о том, что на фоне перезагрузки главы администрации потенциал такой должности, как первый заместитель главы, используется в городах не в должной мере.

В некоторых администрациях появились принципиально новые программно-целевые или программно-ориентированные структурные подразделения, задачей которых является достижение определенной программной цели.

Чаще всего появление программно-целевых структурных подразделений связано с организацией системного мониторинга и анализа социально-экономической ситуации в городе, разработкой концепции и стратегического плана развития города. Такие структуры в явном виде показаны только в структурах администраций городов: Новосибирск (департамент перспективного развития города и инвестиционной политики), Омск (департамент стратегического развития), Чита (отдел инвестиционной политики и программ).

Таким образом, рассмотренный опыт может стать полезным при совершенствовании деятельности администраций.

Таким образом, для реализации возложенных на администрацию функций необходимо эффективное построение организационной структуры. Тем не менее, администрации многих муниципальных образований имеют неэффективную организационную структуру управления т.к. при построении нарушаются принципы построения, не учитывается норма управляемости также и в сфере реализации кадровой политики существуют следующие проблемы. Не ведется кадровая работа, многие сотрудники не повышают свою квалификацию. Одним из важнейших направлений работы администрации является работа с населением данного муниципального образования

2. Анализ деятельности и организационной структуры администрации города Калтана

2.1 Анализ организационной структуры управления и регламентирующая ее нормативно-правовая база

администрация управление город

В апреле 1994 года, когда город Калтан стал самостоятельным и отделился от города Осинники, образовалась Администрация.

Структуру органов местного самоуправления составляют: представительный орган местного самоуправления - Калтанский городской Совет народных депутатов; глава городского округа - Глава города Калтан; исполнительно распорядительный орган городского округа - Администрация города Калтан.

Решение Калтанского городского совета народных депутатов об изменении структуры органов местного самоуправления вступает в силу не ранее, чем по истечении срока полномочий Калтанского городского Совета народных депутатов, принявшее указанное решение.

Совет народных депутатов является выборным, коллегиальным, представительным органом местного самоуправления, подотчетным населению города. Состоит из 11 депутатов, избираемых на муниципальных выборах по одномандатным избирательным округам сроком на 5 лет.

Основной формой работы Совета народных депутатов являются его заседания. Совет народных депутатов вправе проводить открытые слушания по наиболее значимым вопросам.

Коллегия администрации города создается и упраздняется распоряжением Главы администрации города и является совещательным органом.

Формирует проект повестки коллегии, готовит список приглашенных и оповещает о месте и времени проведения, а так же производит техническое обеспечение работы коллегии, в том числе ведение протокола, приглашение членов коллегии управляющий делами - руководитель аппарата администрации города.

Проекты документов, подготовленные комитетами, управлениями, отделами за пять дней до установленной даты проведения заседания коллегии представляются управляющему делами - руководителю аппарата администрации города.

Проекты документов, представляемые на рассмотрение коллегии администрации города, за 5 дней до проведения заседания обсуждаются заместителями Главы администрации города, а за два - передаются членам коллегии для ознакомления.

После рассмотрения на коллегии документы в 3-дневный срок дорабатываются авторами с соблюдением общего порядка согласования, установленного для принятия распорядительного документа.

Штабной орган - коллегия администрации города выполняет следующие функции. На ее заседаниях рассматриваются наиболее важные вопросы политического, хозяйственного, социально - культурного строительства и муниципального управления на территории города. Обсуждаются экономические и организационные мероприятия, связанные с проведением экономической реформы, созданием и функционированием новой системы хозяйствования, определением целей развития экономики города; обсуждаются и вносятся для оформления в виде распоряжений Главы города конкретные меры по организации исполнения Законов РФ, Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации. Анализируется деятельность администрации, рассматриваются проекты распоряжений об отмене их решений, если они противоречат действующему законодательству, Указам Президента Российской Федерации, распоряжениям Главы города.

Таким образом, коллегия администрации города создана для выработки рекомендаций по подготовке и предварительному рассмотрению проектов постановлений и распоряжений Главы города, а также для оперативного решения неотложных вопросов управления в городе. Решения, вырабатываемые в ходе заседания коллегии, оформляются постановлениями, которые реализуются путем издания распоряжений Главы города. Подготовка, издание и организация контроля за выполнением постановлений коллегии осуществляется в соответствии с регламентом работы администрации города .

Публикация распорядительных документов Главы администрации города в средствах массовой информации осуществляется по распоряжению Главы администрации города или управляющей делами - руководителя аппарата администрации города.

Глава администрации города руководит деятельностью городской администрации на принципах единоначалия на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, законов РФ, актов Президента РФ и Правительства РФ, распоряжений областной Администрации Законодательного Собрания Кемеровской области, Устава города Калтан и нормативных документов Калтанского Городского Совета народных депутатов, принятых в пределах его полномочий. Глава администрации города формирует Администрацию города и назначает руководителей ее структурных подразделений.

Администрация города Калтан является исполнительно-распорядительным органом. Осуществляет полномочия по решению вопросов местного значения в пределах ее компетенции.

Обладает правами юридического лица, имеет гербовую печать со своим полным наименованием.

Структура администрации города Калтан, изменения в структуре администрации города Калтан утверждаются Калтанским городским Советом народных депутатов по представлению Главы города.

Структура, штатное расписание, порядок формирования, полномочия и организация работы отраслевых и территориальных органов администрации города Калтан определяются положениями о них, утверждаемыми Главой города.

В систему администрации города входят: Глава администрации и его заместители; комитеты, управления, отделы в сфере финансово-экономической деятельности; в сфере коммунально-бытового обслуживания; в сфере социального обслуживания, социальной политики; в сфере охраны окружающей среды; в области охраны порядка и безопасности; в области управления городской (муниципальной) собственностью; в области градостроительства и землепользования.

Организационная структура управления Администрации города Калтан линейно-функциональная. В подчинении у Главы Администрации находятся пять заместителей. В штате Администрации насчитывается 30 человек.

Норма управляемости Главы города превышает оптимальную (7-9 человек) и составляет 11. Это существенный недостаток, так как не оставляет времени для решения Главой города перспективных, стратегических задач управления. Также завышенная норма управляемости может привести к потере контроля и дезорганизации работы предприятия.

Из этого следует, что при большом количестве подчиненных руководитель фактически не в состоянии полноценно управлять предприятием. По мнению большинства специалистов, норма управляемости колеблется в значительных пределах в зависимости от многих факторов. Уменьшение диапазона управления опасно появлением усложненных организационных структур, состоящих из небольших подразделений с излишним количеством вертикальных уровней. Поэтому существует множество взглядов на оптимум нормы управляемости.

Самая большая норма управляемости у заместителя по социальным вопросам: она равна 5. В его подчинении 2 комитета, 3 управления. Норма управляемости данного заместителя не завышена. У остальных заместителей норма управляемости ниже оптимальной, следовательно, недоиспользованы их потенциальные возможности.

Таким образом, Администрация города Калтан является исполнительно-распорядительным органом, организационная структура управления Администрации - линейно-функциональная. В систему администрации города входят: Глава администрации и его заместители; комитеты, управления, отделы в сфере финансово-экономической деятельности; в сфере коммунально-бытового обслуживания; в сфере социального обслуживания, социальной политики; в сфере охраны окружающей среды; в области охраны порядка и безопасности; в области управления городской (муниципальной) собственностью; в области градостроительства и землепользования.

2.2 Анализ деятельности Администрации города Калтан

В структуру администрации входят пять заместителей, у которых в подчинении находятся соответствующие структурные подразделения.

В своей деятельности администрация полагается на ФЗ №133 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской федерации», Устав города Калтан, регламентом деятельности администрации, местными нормативно-правовыми актами, издаваемые главой в пределах своей компетенции.

Анализ деятельности администрации города Калтан можно проследить по функциям управления. В регламенте о работе Администрации города Калтан описываются эти функции. Планирование работы осуществляется следующим образом. В целях выполнения возложенных на Администрацию полномочий разрабатывается квартальный план. Предложения по нему вносятся руководителями подразделений Администрации города управляющему делами - руководителю аппарата.

Согласованный квартальный план не позднее, чем за 2 дня до начала планируемого периода вносится на рассмотрение Главе администрации города.

Квартальный план работы состоит из разделов:

1. Вопросы, выносимые на рассмотрение Главы администрации города.

2. Вопросы, выносимые на рассмотрение заседания коллегии.

3. Вопросы, выносимые Администрацией города на рассмотрение городского Совета народных депутатов.

4. Организационные мероприятия, проводимые Администрацией города.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов, включенных в квартальный план, несут заместители Главы администрации города, руководители структурных подразделений, указанные в плане.

Общий контроль за выполнением планов работы Администрации города возлагается на управляющего делами - руководителя аппарата Администрации города.

Контроль за ходом выполнения квартального плана работы Администрации города осуществляет общий отдел, который до 10 числа следующего за отчетным периодом месяца готовит аналитическую справку об исполнении квартального плана для представления ее управляющему делами - руководителю аппарата Администрации города.

В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение. Руководитель структурного подразделения информирует управляющего делами - руководителя аппарата Администрации города не позднее, чем за 5 рабочих дней до намеченного срока проведения мероприятия в письменной форме за подписью курирующего заместителя Главы администрации города.

Составляются распоряжения о плане работы, в которых руководителям структурных подразделений необходимо обеспечить своевременную и качественную подготовку материалов. Говорится, кто контролирует выполнение плана работы.

Конкретно оговариваются сроки проведения каждого запланированного мероприятия, ответственные за исполнение и исполнители.

В администрации города Калтан составляется план социально-экономического развития, который определяет стратегические направления развития территории, возможности и механизмы, которыми располагает территория для повышения уровня жизни населения.

Разработка Плана направлена на достижение конкретных результатов и предполагает повышение уровня социально-экономического развития территории, что в конечном итоге окажет положительное влияние на уровень жизни населения.

Предложенные в Плане мероприятия согласовываются со всеми ее участниками и сбалансированы по источникам финансирования. Задачи и мероприятия плана могут корректироваться в зависимости от выполнения поставленных задач и изменения социально-экономических условий.

Реализация Плана социально-экономического развития г. Калтан позволяет выработать систему выбора приоритетов в решении проблем, обеспечивающих не только поступательное развитие и эффективное вложение средств, но и соблюдение интересов различных групп населения.

Основной целью Плана социально-экономического развития г. Калтан является обеспечение стабильного социально-экономического развития территории.

Основная цель реализуется посредством достижения задач, которые образуют направления:

1. Развитие реального сектора экономики. Развитие реального сектора экономики включает в себя:

1.1 Развитие промышленности

1.2 Строительство и ввод в действие важнейших объектов инфраструктуры города;

1.3 Жилищное строительство;

1.4 Расширение информационного пространства;

1.5 Реализацию комплекса природоохранных мероприятий.

2. Развитие малого бизнеса предполагает решение следующих задач:

2.1 Содействие созданию новых рабочих мест;

2.2 Развитие инфраструктуры малого бизнеса;

2.3 Развитие сферы услуг;

2.4 Увеличение доходов бюджета территории.

3. Формирование благоприятного социального климата территории включает в себя:

3.1 Обеспечение достойного уровня жизни населения;

3.2 Создание условий для получения образования;

3.3 Реформирование системы здравоохранения;

3.4 Развитие культурно - досуговой деятельности;

3.5 Укрепление материально-технической базы учреждений образования, здравоохранения, культуры.

В разделе «Развитие реального сектора экономики» ставились мероприятия по повышению качества учета тепловой энергии, снижению вредных выбросов в атмосферу. Все запланированные мероприятия были проведены.

Так же планировалось улучшить теплоснабжение города, внедрить современные технологии, ликвидировать старую нерентабельную котельную, улучшить работу системы теплоснабжения, снизить потери при транспортировке. Благоустройство города, улучшение условий труда. Большая часть запланированных мероприятий была выполнена, остальные не удалось реализовать по причине нехватки денежных средств. Все это администрация отразила в отчете о своей работе за 2005 год.

Также разрабатывается прогноз основных показателей социально-экономического развития города Калтан. Он основывается на анализе сложившейся ситуации на территории города.

На протяжении ряда лет в городе осуществляется комплекс мероприятий, ориентированный на проведение социально-экономических преобразований, развитие города в рыночных условиях, на стабилизацию и подъем городской экономики. Такой системный подход позволяет последовательно развивать городскую экономику, выявлять приоритеты развития города, формировать различные программы. Администрация города для осуществления вышеуказанных целей и задач ежегодно оценивает социально-экономический потенциал города, определяет эффективность тех или иных направлений развития и создает условия для их реализации.

Функция контроля в Администрации города Калтан реализуется следующим образом. В разделе о контроле говорится о поступлении и распределении входящей документации, что не соответствует названию и содержанию раздела. Не понятно из данного раздела, как и кем контролируется деятельность Администрации города Калтан.

Конкретно и поэтапно расписана подготовка проекта распоряжения или постановления Главы администрации города, которая включает в себя: поручение Главы администрации города, данное в виде письменного или устного распоряжения должностному лицу или нескольким лицам о подготовке проекта; проработку вопроса об актуальности и содержании документов соответствующих подразделениях Администрации города; определение Главой администрации города либо должностным лицом, которому поручена подготовка проекта распоряжения или постановления, круга организаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проекта документа и его согласование; организацию сбора необходимых письменных заключений, их анализ и последующую доработку проекта документа с необходимыми организациями и должностными лицами.

В регламенте четко прописана работа коллегии Администрации города Калтан, которая является совещательным органом.

Большим недостатком в работе администрации является отсутствие кадровой политики. Отдел кадров состоит из одного человека, который даже не выделен отдельно в структуре, а входит состав общего отдела, следовательно, нет положения об отделе кадров, не ведется соответствующая кадровая работа.

В должностных инструкциях, составленных для работников структурных подразделений Администрации города Калтан, не определены цели, задачи, функции, что влечет за собой непонимание своей роли и места в деятельности Администрации, следовательно, невозможно оценить их работу. Таким образом, мотивация работников падает, либо совсем отсутствует, муниципальное образование не достигает стратегических целей.

Положение об Администрации находится в стадии разработки.

В некоторых должностных инструкциях отсутствует ответственность работников, следовательно, при нарушении своих должностных обязанностей они никак не наказываются. Отсутствуют квалификационные требования, что может привести к приему на работу неквалифицированных сотрудников.

В ходе прохождения преддипломной практики автором дипломного проекта было проведено анкетирование среди работников администрации.

Целью данного анкетирования было изучение положения дел в администрации.

Объектом являлись сотрудники администрации. Предметом - взаимоотношения сотрудников.

Задачи исследования:

1) Определить эмоциональное настроение в коллективе.

2) Определить степень доброжелательности и уважения в коллективе.

3) Выявить возможные конфликты в коллективе.

Анализ анкет показал, что:

1. 24 человека из 30 оценили отрицательно общий эмоциональный настрой;

2. У 13 человек в коллективе возникли конфликтные отношения, а у 10 - рабочие;

3. Лишь 17 человек готовы к групповой работе;

4. 15 сотрудникам работа не нравится, много конфликтов, трудностей, сильное напряжение;

5. Большинству опрошенных нравится лишь удобный график и отдельное место работы;

6. 100% опрошенных оказались недовольны своей заработной платой;

7. Среди возможных причин конфликтов оказались высокое самомнение кого-либо из сотрудников, недопонимание среди сотрудников, нецелевое использование служебных полномочий

Эмоциональное настроение - это состояние индивидуума или группы, обусловленное внешними и внутренними факторами, ощущаемыми на уровне эмоций.

1. Эмоциональное настроение в коллективе отрицательное, сотрудники не удовлетворены личными отношениями.

2. Низкая степень доброжелательности и уважения в коллективе.

3. Сотрудники организации не предпочитают работать в группах.

4. Конфликтность в организации высокая.

Общий вывод: положение дел в организации находится на низком уровне.

В аппарате администрации присутствуют следующие категории сотрудников:

1. А высшая - 2 человека;

2. В старшая - 10 человек;

3. Б высшая - 4 человека;

4. В высшая - 4 человека;

5. В ведущая - 8 человек;

6. В младшая - 1 человек.

По сравнению с 2004 и 2005 годами расходы на содержание аппарата администрации города Калтан увеличились.

Администрация периодически публикует в местной газете «Калтанский Вестник» результаты своей работы, отчеты о деятельности, местные нормативно-правовые документы. Средства массовой информации постоянно освещают деятельность администрации.

Глава города, чтобы не терять связь с населением, чтобы узнать информацию из первых рук, часто выступает с обращениями к гражданам, проводит встречи со старшими по дому. Решаются актуальные проблемы. Об этих встречах заранее сообщается в СМИ.

Коллегией были рассмотрены и утверждены городская целевая программа «Комплексные меры противодействия злоупотреблению наркотиками и их незаконному обороту на 2005 год».

В отчете о работе Администрации за 2004 год сказано, что для пополнения доходной части бюджета были утверждены мероприятия, над которыми работали все структурные подразделения администрации города. С целью мобилизации налоговой задолженности предприятий, организаций, физических лиц приглашались руководители на заседания планово-экономической комиссии. Комиссия способствовала возврату долгов на сумму 600 тыс. руб.

Комитет по управлению муниципальным имуществом осуществляет проверки с целью выявления нелегальных пользователей муниципальных нежилых помещений, не имеющих договоров аренды. За 2004 год по аренде нежилых помещений поступило в городской бюджет 2 млн. 474 тыс. руб. по арендной плате за землю - 12 млн. 58,8 тыс. руб., это в четыре раза больше плановых показателей.

На выплату заработной платы работникам бюджетной сферы Глава администрации города направил 58% собственных доходов, отмечая, что заработная плата - единственный источник дохода у населения.

За счет средств местного бюджета были вручены мобильные телефоны двум участникам ВОВ и труженику тыла.

Из средств местного бюджета финансировались социальные программы на 392 тыс. руб. из городского бюджета выделено 216,8 на возмещение расходов по предоставлению 40% скидки в оплате жилищно-коммунальных услуг многодетным семьям.

В сфере медицины приняты к исполнению программы по борьбе с сахарным диабетом, туберкулезом, проведение вакцинопрофилактики детского населения, оказание медицинской помощи льготной категории граждан.

В 2004 году все лечебно-профилактические учреждения города за счет средств местного бюджета прошли лицензирование и аккредитацию, получили лицензию на 5 лет.

В городе выполняется программа реализации жилищных сертификатов, о сносе ветхого жилья и приобретении жилья по программе ГУРШ. Грубо нарушаются график сноса ветхих строений. Непременным условием предоставления жилья гражданам по вышеназванным программам является снос ранее принадлежавшего им жилья.

Анализ показал, что проблемы отопительного сезона связаны не только с большой степенью износа сетей, но порой с низкой ответственностью самих квартиросъемщиков. Жильцы зачастую открывают или разбирают слуховые окна. Вследствие этого промерзают потолки в квартирах верхних этажей. Ломают или просто по небрежности не закрывают входные двери. В результате через подъезд холод проникает в квартиры. Кроме того, растет дебиторская задолженность квартиросъемщиков. А без оплаты за предоставленные услуги система жилищно-коммунального хозяйства существовать не может.

Таким образом, администрации города Калтан присущи некоторые недостатки. Отсутствует положение об администрации, в должностных инструкциях многих работников не прописана ответственность и квалификационные требования, отсутствие кадровой работы. Но так же есть и положительные стороны, а именно: финансируются многие городские программы, у администрации отсутствует задолженность по заработной плате перед населением.

2.3 Взаимодействие администрации города Калтан с населением

В 2005 году жалоб поступило 513. Анализ содержания обращений показывает, что основная их часть - по проблемам коммунального хозяйства, социального обеспечения, улучшения жилищных условий, оказание материальной помощи. По сравнению с 2004 годом количество обращений в местную администрацию сократилось с 1938 до 396 (в 3.8 раза), (объясняется уменьшением обращений работников шахты «Шушталепская»). Губернатором были направлены средства для разрешения тупиковой ситуации погашения долгов по заработной плате горнякам закрывшегося предприятия. В настоящее время долгов по выплате заработной платы у Катанской администрации нет.

Поступило 117 обращений (в 1,9 раз), на 54 больше, чем в предыдущем году. Жилищная проблема остается актуальной. Обращаются по вопросам выделения жилья, предоставление льготных ссуд на его приобретение. Несмотря на сложное финансовое положение, удалось улучшить жилищные условия 51 семье.

Организован личный прием граждан руководителями администрации города. В 2004 году было принято 323 человека. Совместно с руководителями структурных подразделений составляются протоколы поручений, а затем в ходе их исполнения заслушиваются ответственные работники на аппаратных совещаниях и «Часе контроля».

В Администрации действует приемная по решению особо острых социальных вопросов, но, к сожалению, она находится на втором этаже здания администрации и не оснащена специальными подъемниками для людей с омраченными физическими возможностями. Также отсутствует информация о работе отделов, не понятно, с какими проблема людям нужно обращаться в какой кабинет.

Для удобства и экономии времени жителей города работает телефон «Предложения Главе администрации города».

Все поступающие обращения, предложения фиксируются и передаются для исполнения ответственным должностным лицам. С целью повышения эффективности работы с обращениями граждан проводится учеба аппарата и ответственных работников структурных подразделений.

Несмотря на все принимаемые меры в 2004 году были допущены нарушения сроков предоставления ответов на контрольные письма, поступившие из администрации области. За низкую исполнительскую дисциплину виновные были наказаны.

7 апреля 2006 года состоялась давно запланированная встреча главы города со старшеклассниками школы №14. разговаривали о реформе местного самоуправления. Глава города познакомил учащихся со структурой, системой, принципами сложившегося аппарата управления в стране, начиная с федерального уровня и заканчивая местной властью. Отвечая на их вопросы, он с мелом в руке постарался, как можно доходчивее объяснить, как формируется бюджет, за решение каких вопросов отвечают органы местного самоуправления, какие направления являются приоритетными.

Подобные встречи, а это уже вторая, становятся доброй традицией. Как отмечет сам глава города: «Я много черпаю из встреч с детьми. Их глаза не обманут. Общаясь с ними, ты четко видишь, где верной дорогой идешь, а где дал маху. Радует тот факт, что молодые ребята и девушки уже умеют ставить жизненные цели, знают, как их добиться, болеют душой за свой родной город».

Администрация организует встречи с депутатом областного Совета. Также работает помощник депутата областного Совета, собирает претензии, жалобы, обращения. Затем взаимодействует с депутатом по данным вопросам.

Депутаты городского Совета народных депутатов составляют график приема жителей города по своим территориальным участкам. Традиционным стал отчет депутатов о проделанной работе перед своими избирателями, а также опубликование этих отчетов на страницах местной газеты.

Администрация недостаточно информирована об отношении населения к ее работе. Жители не в полной мере представляют объем работы, который выполняется местной властью. Существует обывательское представление, о том, что власть имущие сидят в кабинетах с евроремонтом и получают большую заработную плату и при этом ничего не делают. А то, что у этих людей зачастую ненормированный рабочий день, скромная зарплата и на них лежит огромнейшая ответственность за то, что происходит в городе, население и понятия не имеет.

Одним из способов узнать настроение народа, оценку работы, является социологические опросы, проводимые в библиотеках, учреждениях, на улицах города. С целью выявить отношение к власти проводилось анкетирование. Анкетирование проводилось анонимно, включало наиболее актуальные и острые вопросы.

Самыми актуальными вопросами для жителей города Калтан оказались: неудовлетворительное состояние дорог, отсутствие детских игровых площадок, мусор, который не вывозится вовремя, повышение уровня наркомании среди подростков.

В прошлом году был отремонтирован мост через р. Кондома, который находился в аварийном состоянии. В администрацию поступало много жалоб, обращений и предложений по поводу его ремонта. Усилиями главы города средства на ремонт моста были выделены из федерального бюджета. Он приложил немало сил и времени на хождение по кабинетам областной администрации. В анкете, на вопрос «что, на ваш взгляд, удалось сделать местной власти за последние 5 лет», большинство населения ответило, что ничего. Лишь 3% порадовалось ремонту моста. Это говорит о том, что хорошие дела местной власти воспринимается населением как должное и очень быстро забываются. У жителей города Калтан короткая память.

Анализ анкет показал, что 83% опрошенных не знают своего депутата. Это говорит о слабой связи депутатов с населением, о неэффективности их деятельности на своей территории, да и многие люди сами мало интересуются и практически не вникают в жизнь города.

Также с помощью библиотеки было проведено анкетирование, целью которого было выявить самого известного человека города. 98% опрошенных назвали Главу города знаменитым и достойным человеком, что говорит о его высоком статусе и почете. На втором месте оказались представители общественных организаций города (председатель Городского совета ветеранов, руководители предприятий). Затем последовали педагоги, врачи.

У администрации города Калтан недавно открылся официальный сайт. Но на сайте информация не обновляется, на нем не опубликованы новости города, нет новостей, гостевой книги. Существует лишь организационная структура администрации и фотографии города.

Таким образом, администрации города Калтан присущи следующие недостатки:

1. Одним из главных недостатков является несоблюдение оптимальности норм управляемости, из-за чего некоторые звенья управления перегружены информацией, работой, а другие наоборот, не используют в процессе работы весь управленческий потенциал.

2. Сильное превышение нормы управляемости Главы города, соблюдение которой играет важную роль в эффективности организационной структуры муниципальной администрации.

3. Несовершенство сайта, созданного администрацией, так как он не отражает всю полноту информации, необходимой жителям города Калтан.

4. Отсутствие приемной, адаптированной к условиям современной жизни (отсутствие подъездов для инвалидных колясок и несоблюдение принципа одного окна).

5. Отсутствие системы кадровой политики.

Проведенные исследования, выявившие очевидные недостатки в деятельности администрации города Калтан, дают основание для разработки мероприятий по совершенствованию данной структуры.

3. Мероприятия по совершенствованию деятельности и организационной структуры администрации города Калтан

3.1 Концепция совершенствования деятельности и организационной структуры администрации города Калтан

Проведенный анализ выявил следующие недостатки в работе администрации города Калтан.

Норма управляемости Главы города превышает оптимальную (7-9 человек) и составляет 11. Это существенный недостаток, так как не оставляет времени для решения Главой города перспективных, стратегических задач управления. Также завышенная норма управляемости может привести к потере контроля.

В Администрации действует приемная по решению особо острых социальных вопросов, но, к сожалению, она находится на втором этаже здания администрации и не оснащена специальными подъемниками для людей с ограниченными физическими возможностями. Также отсутствует информация о работе отделов, не понятно, с какими проблемами людям нужно обращаться в какой кабинет.

У администрации города Калтан недавно открылся официальный сайт. Но на сайте информация не обновляется, на нем не опубликованы новости города, нет новостей, гостевой книги. Существует лишь организационная структура администрации и фотографии города.

В администрации не ведется кадровая работа с персоналом, так как отдел кадров включает в себя одного человека. Проведенный анализ (анкетирование) показал, что в коллективе администрации напряженный социально-психологический климат, часто возникают конфликтные ситуации, сотрудники не хотят работать в команде. Необходима работа с коллективом.

В соответствии с вышеперечисленными проблемами предусмотрено совершенствовать деятельность администрации города Калтан в трех направлениях:

1. Совершенствование организационной структуры управления администрации города Калтан.

2. Совершенствование работы с населением.

3. Построение эффективной системы кадровой политики.

Выявление недостатков организационной структуры управления администрации города Калтан является обоснованием для проведения мероприятий по совершенствованию, направленных на их устранение.

1. Основным и главным мероприятием по совершенствованию структуры управления администрации Калтан является оптимизация нормы управляемости. В проекте определено перераспределение функций заместителей, а также уменьшение количества подразделений, курируемых непосредственно Главой города и передача их заместителям.

2. Для информирования населения о работе органов местного самоуправления планируется улучшить работу официального сайта Администрации города Калтан. В нем должно быть краткое описание города, история его возникновения, данные о стратегическом плане развития города, основных городских программах развития, федеральных, региональных целевых программах, в которых участвует город, достопримечательности города, состояние рынка труда и занятости населения. Необходимо постоянно обновлять информацию на сайте, чего не происходит в настоящий момент.

3. Планируется реконструировать приемную, которая создана для решения острых социальных проблем. Предусмотрен отдельный вход для приемной, оборудованный подъездными путями для инвалидов и людей с ограниченными физическими возможностями.

Запланировано создание в приемной информационных щитов, которые подробно рассказывали о расположении кабинетов, часах работы, начальниках структурных подразделений.

4. Планируется построить эффективную систему кадровой политики. Что позволит сплотить коллектив, повысить организационную культуру сотрудников.

Таким образом, мероприятия по совершенствованию деятельности администрации города Калтан заключаются в следующем: оптимизация нормы управляемости, создание официального сайта администрации, усовершенствование приемной и адаптирование ее к людям с ограниченными физическими возможностями, оздоровление социально-психологического климата.

3.2 Механизм реализации мероприятий по совершенствованию организационной структуры Администрации города Калтан

Планируется оптимизировать норму управляемости Главы города и его заместителей, а также более полно использовать потенциал первого заместителя.

Норма управляемости у Главы города в проекте составляет 6 человек.

1. В Калтане сравнительно недавно введена должность первого заместителя главы города, пока не очерчен круг его полномочий, и на данный момент планируется блок управления городским хозяйством и заместителя по градоустройству передать первому заму главы города.

Также предполагается передача ему пресс-секретаря и руководителя аппарата. Это позволит разгрузить главу администрации, оптимизировать норму управляемости, которая была завышена.

Так как на фоне перезагрузки главы администрации потенциал такой должности, как первый заместитель главы, используется не в должной мере. При этом у Главы города не остается времени для решения перспективных, стратегических задач управления. Глава города и его заместители получат больше времени на обдумывание и принятие управленческих решений, что, несомненно, увеличит их эффективность.

2. Глава города контролирует экономическую и социальную сферу, так как данные направления требуют более пристального внимания местной власти.

3. Заместителю по экономике планируется передать КУМИ. Под его началом предполагается объединить функции (и соответственно отделы) заместителя экономического анализа и прогнозирования, отдела торговли, КУМИ. Это предлагается для устранения недоиспользования потенциала обоих руководителей, сокращения нормы управляемости Главы города и из-за отраслевой общности обеих сфер управления. Это объясняется тем, что КУМИ в основном создается для получения доходов и чтобы заместитель главы по экономике комплексно отвечал по статьям доходов.

4. Полномочия руководителя аппарата немного изменяются. В его ведение передается юридический отдел.

Это оптимизирует нормы управляемости обоих звеньев управления (Главы города и его первого зама). При этом управление важными функциями администрации передаются второму по значимости лицу.

Таким образом, количество уровней управления не изменено, а у Главы города уменьшена и оптимизирована норма управляемости.

Осуществление указанных мероприятий предполагает изменение нормативно-правовых актов, в которых регламентируется деятельность заместителей, подразделений администрации и редактирование тех, в которых они упоминаются. Это происходит из-за изменения названий, функций, подчиненности заместителей Главы города и подразделений администрации. Все это потребует затрат финансовых ресурсов и времени, поэтому требуется соотнесение эффекта от совершенствования организационной структуры администрации и затрат на мероприятия по ее оптимизации.

Согласно ст. 37, п. 8 новой версии ФЗ о местном самоуправлении структура местной администрации утверждается представительным органом муниципального образования по представлению главы местной администрации.

Затрат материальных (помимо затрат на нормативно-правовые акты) на изменение в организационной структуре администрации города Калтан не требуется. Число звеньев управления не увеличивается, следовательно, нет необходимости в дополнительных площадях, кабинетах, увеличении фонда оплаты труда и так далее.

Противниками мероприятия могут стать лишь те, кто имеет консервативный взгляд на муниципальное управление и те, чья должность сокращается. Также могут отрицательно отнестись к этому разработчики положений подразделений администрации из-за резкого увеличения объема работы. Однако предполагается, что специалисты в области управления понимают эффект от оптимизации и необходимость ее проведения и смогут донести это до противящихся сотрудников.

В результате проведения мероприятий по совершенствованию предполагается достигнуть следующих результатов. Во-первых, Глава города получит больше времени на обдумывание и принятие управленческих решений, что, несомненно, увеличит их эффективность. Администрация будет более активно реагировать на изменения внешней среды и лучше удовлетворять потребности населения.

3.3 Механизм реализации мероприятия по совершенствованию работы с населением Администрации города Калтан

На сайте, созданном в Администрации города Калтан, должно быть краткое описание города, история его возникновения, история управления городом, структура органов местного самоуправления, данные о стратегическом плане развития города, основных городских программах развития, федеральных, региональных целевых программах, в которых участвует город, достопримечательности города. Так же может быть отражено состояние рынка труда и занятости населения, телефонный и адресный справочник, часы работы приемной администрации.

Повышению привлекательности сайта и росту его посещаемости могут способствовать фотогалерея, новости дня города, прогноз погоды, гостевая книга. Сайт может расти, обрастая новыми функциями и возможностями.

Если сайт становится интерактивным и с его помощью пользователь может производить различные операции (например, оплачивать счета, бронировать места в гостинице, заказать билеты на транспорт), то сайт превращается в интернет-портал. Он может служить платформой для деловых контактов, виртуально соединять всех хозяйствующих субъектов для обмена информацией и сотрудничества.

На сайте будут опубликованы нормативно-правовые документы, издаваемые на местном уровне, бюджет города, фамилии руководителей структурных подразделений, часы приема Главой города населения по личным вопросам. Таким образом, официальный сайт Администрации города Калтан должен носить информационный характер.

Для реализации данного мероприятия требуется пригласить специалиста для создания сайта, заключить договор с провайдером об услугах связи, на что потребуются деньги.

Данное мероприятие будет считаться эффективным, если в день сайт будут посещать 30 человек, если жалобы будут поступать в электронном виде, хотя, поступление жалоб говорит о том, что Администрация не справляется с возложенными на нее обязанностями.

Планируется реорганизация приемной, которая создана для решения острых социальных проблем. Приемная в Администрации находится на втором этаже, лестницы не адаптированы для инвалидных колясок, что затрудняет передвижения людей с ограниченными физическими возможностями, некоторые люди по состоянию здоровья не имеют возможности подняться на второй этаж. Поэтому планируется сделать отдельный вход для приемной, оборудовать его подъездными путями для инвалидов и людей с ограниченными физическими возможностями.

Планируется создание в приемной информационных щитов, которые подробно рассказывали о расположении кабинетов, часах работы, начальниках структурных подразделений. На информационных щитах планируется поместить образцы заявлений, жалоб и предложений, люди должны знать, с какой проблемой и куда им можно обратиться.

Создание единого пункта обслуживания клиентов. В едином пункте принимаются все обращения клиентов и выдаются все ответы на обращения. Там можно ознакомится с реестром услуг, предоставляемых администрацией, информационными картами по любой услуге, получить бланки формуляров для заполнения требуемых заявительных документов, а также необходимую консультацию.

В случае создания приемной у населения появится возможность быстрее обратиться к власти со своими проблемами, дистанция между населением и местной власть сократятся. Соблюдение принципа одного окна позволит сократить время прохождения многих инстанций.

Требуются материальные и временные затраты на установки подъездных путей для инвалидных колясок, создание информационных щитов, прорубание нового входа в приемную.

Данное мероприятие будет эффективным в случае оперативного реагирования на жалобы населения. Если обращений станет больше, то тогда можно говорить о неэффективной работе Администрации, зато об эффективной деятельности новой проемной.

3.4 Механизм реализации мероприятий по созданию эффективной системы кадровой политики в Администрации города Калтан

Ссылаясь на опыт города Гусев в администрации города Калтан планируется вести кадровую политику, основные направления которой заключаются в следующем.

В администрации необходимо разработать Карту описания муниципальной должности и должностных обязанностей сотрудника.

Работники администрации могут повышают свою квалификацию и усовершенствуют умения в границах:

1. Индивидуального обучения;

2. Внутреннего обучения;

3. Внешних семинаров, тренингов;

4. Курсов переподготовки и повышения квалификации;

С целью обеспечения эффективности обучения осуществляется планирование семинаров и курсов с составлением годового плана обучения.

С целью оценки деловых и профессиональных качеств, квалификации должностных лиц местного самоуправления, должностные лица подлежат ежегодной оценке и не чаще одного раза в два года, но не реже одного раза в четыре года аттестации.

Ежегодная оценка проводится в соответствии с распоряжениями главы администрации о назначении даты проведения ежегодной оценки.

Целью ежегодной системы оценок, является возможность проведения правильной кадровой политики. Система оценки работников администрации предполагает проведение пробной оценки.

Для увеличения положительного эффекта сплоченности коллектива необходимо периодически проводить собрания, разъясняя цели группы и их взаимосвязь с целями организации, создавая такие условия, когда каждый член группы может видеть его вклад в достижение этих целей. Повышению сплоченности также способствует периодическое обсуждение потенциальных или актуальных проблем группы или организации. Сплоченности содействуют удовлетворение личных потребностей членов группы в группе или при помощи группы; разного рода симпатии между членами группы, дружеская, располагающая атмосфера.

Также для повышения сплоченности коллектива предлагается создать доску почета в администрации, на которых разместить фотографии наиболее отличившихся сотрудников, таким образом, у работников повысится мотивация к работе.

Ожидаемым результатом является дружный, сплоченный коллектив. Что повлечет за собой эффективное выполнение сотрудниками возложенных на них функций. Работники начнут осознавать свое место в процессе управления, почувствуют причастность к коллективу. Адаптация новых работников позволит им быстрее влиться в трудовой процесс.

При осуществлении указанных мероприятий организационная структура приводится в соответствие с требованиями и принципами оптимальности. Такая структура больше отвечает целям администрации: эффективному управлению и хозяйствованию. При этом она становится более экономичной по сравнению с действующей.

Таким образом, эффективность от мероприятий по оптимизации организационной структуры управления администрации города Калтан (при учете небольших затрат) достаточно велика. При этом это только первый шаг по повышению эффективности управления, за которым могут последовать и другие мероприятия. Эффективность совершенствования оценивается не только эмпирически: это еще и положительный опыт местных властей, за которым могут последовать другие положительные изменения в муниципальном управлении

Таким образом, сформирована проектная модель осуществления мероприятий совершенствования организационной структуры администрации города Калтан по различным направлениям.

Заключение

Таким образом, для реализации возложенных на администрацию функций необходимо эффективное построение организационной структуры. Тем не менее, администрации многих муниципальных образований имеют неэффективную организационную структуру управления т.к. при построении нарушаются принципы построения, не учитывается норма управляемости также и в сфере реализации кадровой политики существуют следующие проблемы. Не ведется кадровая работа, многие сотрудники не повышают свою квалификацию. Одним из важнейших направлений работы администрации является работа с населением данного муниципального образования.

Администрации города Калтан присущи следующие недостатки:

1. Одним из главных недостатков является несоблюдение оптимальности норм управляемости, из-за чего некоторые звенья управления перегружены информацией, работой, а другие наоборот, не используют в процессе работы весь управленческий потенциал;

2. Значительное превышение нормы управляемости Главы города, соблюдение которой играет важную роль в эффективности организационной структуры муниципальной администрации;

3. Несовершенство сайта, созданного администрацией, так как он не отражает всю полноту информации, необходимой жителям города Калтан;

4. Отсутствие приемной, адаптированной к условиям современной жизни (отсутствие подъездов для инвалидных колясок и несоблюдение принципа одного окна);

5. Отсутствие системы кадровой политики

Исходя из недостатков, предлагаются следующие направления совершенствования структуры управления администрации Калтан:

1. Перераспределение функций Главы города и его заместителей для соблюдения нормы управляемости.

2. Создание эффективной системы кадровой политики.

Также предлагается обоснование проведения данных мероприятий: улучшение управления при минимальных расходах на создание нормативной базы. Смоделирован проект организационной структуры администрации города Калтан как один из возможных вариантов осуществления на практике мероприятий по совершенствованию и оптимизации структуры управления.

Список использованных источников

1. Европейская Хартия местного самоуправления. 1.09.98

2. Конституция РФ от 12.12.1993 г. с изм. от 25.03.2004 г.

3. Налоговый Кодекс РФ от 05.08.2000. с изм. от 30.06.2004 г. №117-ФЗ - Части 1,2

4. Федеральный Закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003 г. №131-ФЗ

5. Федеральный Закон. «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» от 28.08.1995 г. №154-ФЗ

6. Администрация Кемеровской области. Работа с обращениями граждан. Тематический материал

7. Бабун Р.В. Организационные структуры администраций городов: проблемы оптимизации/ Р.В. Бабун, Е.Н. Старченко // Городское управление. - 2003. - №5. - С. 27-42

8. Бабун Р.В., Старченко Е.Н. Функции и организационные струтуры администраций городов в условиях реформ // Экономика. - 2005. - №3. - с. 120-124

9. Бизюкова И.В. Кадры управления: подбор и оценка. - М.: Экономика, 2002.

10. Галкина Т.П. Социология управления: от группы к команде: Учеб.пособие.-М.: Финансы и статистика, 2003

11. Галькович Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. - М.: ИНФРА-М, 2003.

12. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

13. Гончарук В.А. Оптимизация организационной структуры предприятия/ В.А. Гончарук // www.hrm.ru

14. Иванцевич Дж.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления.

15. Менеджмент Голенко В.П., Рахманов, Страхова О.А. Спб: Питер, 2003 - 224 с

16. Основы менеджмента / Под, ред. А.А. Радугина - М.: Центр, 2002.

17. Основы управления персоналом / Под, ред. Б.М. Генкина. - М.: Высшая школа, 2004.