Электронный документ
Электронный документ в российском и зарубежном законодательстве. Первые законодательные акты в области электронного документооборота, охрана баз данных. Концепции электронных архивов: зарубежный опыт. Интернет-ресурсы как вид электронных документов.
| Рубрика | Государство и право |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 20.10.2010 |
| Размер файла | 121,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Создание и внедрение стандартов, в практику работы организаций, позволяет не допустить хаоса в сферах документационного и информационного обеспечения управления. Для России это является наиболее актуальным, так как государство фактически не регулирует делопроизводство.
Национальный стандарт России - Гост Р ИСО 15489-1-2007 был разработан ВНИИДАД в соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы.
Гост Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:
Область применения;
Нормативные ссылки;
Термины и определения;
Преимущества управления документами;
Нормативная среда;
Политика управления документами и ответственность;
Требования к управлению документами;
Проектирование и внедрение системы управления документами;
Процессы управления документами и контроль;
Мониторинг и аудит;
Обучение.
Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.). Действие Гост Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы всех форматов и на всех носителях (в том числе и на электронных), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.
Федеральным законом "О техническом регулировании" от 27.12.2002 № 184 ФЗ было установлено, что стандарт носит рекомендательный характер. Но несмотря на это стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001 и обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствии системам менеджмента качества (СМК). Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства //Секретарь-референт. -2007. - № 6.
Гост Р ИСО 15489-1-2007 содержит раздел "Политика управления документами и ответственность". Для отечественной практики ДОУ он имеет очень большое значение, так как в нем сказано что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации. Ответственность распределяется между всеми сотрудниками организации и зависит от их должностных обязанностей и занимаемого поста.
В новом стандарте были заложены принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость "создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени".
Стандарт содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
Гост Р ИСО 15489-1-2007 обладает важной особенностью - его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Из этого следует, что системы традиционного и электронного документооборота могут существовать параллельно и система управления документами включает оба эти направления.
Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами. Организациям предоставляется право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию - создателя документов, либо на другой полномочный орган. Данный порядок распространяется на документы, как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях.
Действие Гост Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, но несмотря на это в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики процедур управления документами.
В заключении, необходимо отметить, что Гост Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" распространяет единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, тем самым, способствуя возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.
Глава 2. Электронный документ в зарубежном законодательстве
Последнее десятилетие XX в. прошло под знаком бурного развития компьютерной техники и информационных технологий. В технологически развитых государствах реализуют программы по адаптации граждан к новой информационной среде. Многие страны объявили о создании "электронных правительств", подразумевая под этим представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. Особое внимание уделяется развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью формируется соответствующая законодательная база. Во многих странах ведется работа по принятию законов об электронной торговле и электронных документах, некоторые их уже приняли. Так, например, в Германии - "Informations - und Kommunikationsdienste-Gesetz" от 13 июня 1997 года; в Австралии - "An Act to facilitate electronic transactions, and for other purposes". Australia, 1999; В республике Беларусь - "Об электронном документе", 357-З от 10 января 2000 года; В США - "Electronic Signatures in Global and National Commerce Act", вступил в силу с 1 октября 2000 года; в Великобритании - "Electronic Communications Act 2000". Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы? //Отечественные архивы. - 2002. - №5. - С. 19.
Декларация всемирной конференции "Повестка дня - XXI век" (Рио-де-Жанейро, 1992), к которой присоединилась и Россия, закрепила ряд принципов устойчивого развития цивилизации, смысл которых сводится к тому, что в центре внимания государства должны находиться люди, которые имеют право на здоровую плодотворную жизнь в гармонии с природой, а главным мотивом деятельности государств должно являться обеспечение безопасности в настоящем и устойчивое развитие цивилизации в будущем на основе обеспечения личной свободы граждан в пределах, не приводящих к повышению риска катастроф и кризисов в развитии общества. Данные принципы являются руководством к действию для всех стран, в том числе и в сфере применения и развития информационно-электронных технологий. Степанов О.А. Ключевые аспекты правового регулирования использования и развития информационно-электронных технологий // Государство и право. - 2004. - №4. - С.72.
С 18 по 20 декабря 1996 г. в Брюсселе (Бельгия) состоялся Форум по электронным документам, проведенный Европейской комиссией (ЕК) Европейского Союза (ЕС). Одним из главных его организаторов был Исторический архив ЕК (директор Х. Хофманн). Ларин М. В. Форум по электронным документам //Отечественные архивы. - 1997. - №2. - С. 100.
В форуме приняли участие 300 специалистов из европейских стран, США и Канады, в том числе представитель России. Обсуждались возможности более тесного сотрудничества по вопросам управления документами в электронном виде. Основные темы докладов касались информационных потоков, жизненного цикла электронных документов, отношений между создателями, пользователями и хранителями информации, терминологических проблем и др.
По итогам обсуждения участники форума приняли рекомендации для Европейской комиссии. Было решено опубликовать материалы форума на английском, французском и немецком языках. Обращалось внимание на необходимость решения в рамках ЕК ряда актуальных вопросов: о согласованной межгосударственной политике по отношению к электронным документам, усилении стандартизации в области электронных документов, улучшении подготовки кадров (создание специальной программы), исследованиях юридических проблем использования на практике электронных документов, содействии открытию прямого доступа граждан к информации через архивные службы.
Второй DLM-Форум европейского Союза "Европейские государства и электронная информация" состоялся 18-19 октября 1999 г. в Брюсселе. Вальберг Х. Электронные документы в архивах // Отечественные архивы. - 2004. - №1. - С. 77. Он поставил задачу создать концепцию общеевропейского стандартизированного цикла семинаров по управлению электронными документами для повышения квалификации архивистов, информационных менеджеров и сотрудников государственных структур управления. В качестве его существенного результата нужно отметить разработку большого проекта "Европейская учебная программа по управлению электронными архивными данными" (E-term).
Этот проект финансируется Леонардо-программой, он был выдвинут Архивным институтом Нидерландов, а затем поддержан несколькими европейскими институтами. Среди них: Нидерландский архивный институт, Университет Нортумбрия в Нью-Кастле (Великобритания), Университет Тампере (Финляндия), Университетский колледж Лондона, Университет в Порто (Португалия), Центр подготовки архивистов в Уффици (Италия) и Высшая специальная школа в Потсдаме.
Особым направлением деятельности национальных архивных органов является управление электронными документами, которое еще обозначают как управление документами. Зарубежные архивисты принимают участие в управлении электронными документами уже на стадии их создания в делопроизводстве. Архивные службы издают стандарты, руководства и методики по управлению документами. Они распространяются на документы любого формата в процессе их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение.
В 1970 году был создан Международный совет по управлению документацией, в который вошла 31 страна. В ноябре 1985 года в Маниле (Филиппины) состоялся I конгресс совета, посвященный революции в управлении документацией. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) //Отечественные архивы. - 1992. - №2. - С.101. Здесь обсуждались проблемы, связанные с компьютеризацией обработки информации: изменения в технологии обработки документов, статус документов в 80-е годы XX века, перспективы развития управления документацией и информацией в XXI веке и т.п. В 1988 году в Канберре (Австралия) состоялся конгресс совета.
Деятельность архивных органов по методическому регулированию вопросов управления электронными документами складывается из установления четкой системы управления электронными документами; обеспечения сохранности электронных документов, отобранных на постоянное хранение; обеспечения доступности электронных документов для широких кругов пользователей. Для деятельности архивных органов особое значение имеют международные стандарты, которые разрабатываются Международной организацией по стандартизации (ИСО). Международный стандарт ISO 15489-1: 2001 "Информация и документация - Управление документами", был разработан подкомитетом № 11 "Управление архивами" (документами)", действующим в структуре технического комитета №46 "Информация и документация" Международной организации по стандартизации. Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства // Секретарь-референт. - 2007. - №6. Создание данного стандарта позволило совершить значительный шаг вперед в области делопроизводства. Международный стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях (в том числе и электронных) создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Изначально стандарт был создан на основе австралийских стандартов и только в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран.
Международный стандарт ISO 15489-1: 2001 состоит из двух частей: "Part 1: General" (Общие принципы) и "Part 2: Guidelines" (Практическое руководство). Первая часть стандарта содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях. К таким принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процессов и технологий. Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1: 2001. Международный стандарт фактически является техническим отчетом, который относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта. Основная цель разработки стандарта - предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1: 2001.
Международный стандарт ISO 15489 устанавливает три способа обеспечения сохранности документов:
Копирование - это создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электроном носителе).
Конверсия на другой носитель - это перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование).
Миграция - это периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования эти документов в будущем. Рысков О.И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. - 2005. - № 3. - С. 82.
В стандарте ISO 15489 были перечислены требования, которые должны соблюдаться для обеспечения качественного хранения документов:
Документы должны быть легко доступны и расположены в доступных местах;
Оборудование хранилища должно соответствовать форматам документов и не наносить им ущерб;
Помещения для хранения должны обеспечивать соответствующий температурный и влажностный режим, защиту от огня, воды и прочих факторов внешнего воздействия.
На основе международного стандарта ISO 15489-1: 2001 в разных странах мира были приняты свои национальные стандарты по управлению деловой документацией. При этом при разработке национальных стандартов особое внимание уделяется первой части ISO, вторая часть используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ. В России с 1 июля 2007 года был введен в действие идентичный международному стандарту ISO 15489-1: 2001, новый национальный стандарт - Гост Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства // Секретарь-референт. - 2007. - №6.
В зарубежном архивоведении, наряду с обеспечением сохранности документов большое внимание уделяется вопросу установления стандартных правил и процедур управления документами, обеспечения контроля над документами роли архивистов в этом.
К одному из основных компонентов управления электронной документацией, за рубежом относится Имиджинг. Термин "имиджинг" является синонимом термину "оцифрование" ("цифровой электронный имиджинг"). В зарубежных источниках термин "имиджинг" определяется как распознаваемая и легитимная форма копирования документов. Слово было введено для объединения одним понятием всех составляющих работы с изображением. В настоящее время существует три типа имиджинга документов в государственной и негосударственной сфере управления: микрография, оцифрование и смешанный тип, который позволяет оцифровать микрофильмированные документы. В зарубежном архивоведении существует ряд стандартов в области имиджинга, необходимых для обеспечения аутентичности (подлинности) документной информации, выполнения требований к доказательной силе документов, обеспечения сохранности документации. Такие стандарты принимаются на корпоративном, государственном и на международном уровне:
Международный стандарт ИСО/ТО 15801: 2004 "Электронный имиджинг - Информация, хранящаяся в электронном виде - Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности". Данный стандарт описывает внедрение и эксплуатацию систем информационного менеджмента, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения; Международный стандарт ИСО/ТО 12654: 1997 "Электронный имиджинг - Рекомендации по управлению системами электронной записи при записи документов, которые могут потребоваться в качестве, на оптический диск с однократной записью и многократным считыванием"; Международный стандарт ИСО/ТО 12037: 1998 "Электронный имиджинг - Рекомендации по удалению информации, записанной на неперезаписываемом оптическом носителе". Международная организация по стандартизации также принимает стандарты по качеству и прикладным задачам электронного имиджинга.
Обязательной частью управления электронными документами, в зарубежном архивоведении, является управление метаданными. Метаданные - это данные, которые описывают контекст (под контекстом имеется в виду ситуация, которая послужила причиной для произошедших событий, создания и хранения, фиксирующих эти события документов), контент (содержание) и структуру документов, а также управление документацией в течение времени.
Стандарты делопроизводственных метаданных - особый тип стандартов метаданных, они должны обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации. Стандартизация делопроизводственных метаданных в течение нескольких лет проводилась на национальном уровне, а в последние годы перешла на международный уровень. Международный стандарт ИСО 23081 "Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов" посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.
В стандарте ИСО 23081 были определены пять типов метаданных и установлены требования к этим категориям метаданных, исходя из требований ИСО 15489:
О самом документе;
О принципах и правилах управленческой деятельности;
О лицах, участвующих в процессе управления и делопроизводства;
Об управленческой деятельности и ее процессах;
О делопроизводственных процессах.
В настоящее время у специалистов нет единого мнения о составе и наборе метаданных. Остается открытым вопрос смогут ли системы метаданных заменить традиционное архивное описание.
В условиях нового времени произошел переход от управления документальными комплексами, к созданию систем для управления и хранения документов. Такая система используется для описания управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров и автоматизированных механизмов. Основной задачей здесь является определение набора требований к системе управления документами. В частности, система должна отвечать правовым и организационным требованиям, национальным и международным стандартам, соответствовать лучшей практике работы с документацией. Система должна включать все управленческие документы и все метаданные, относящиеся к управленческому процессу. Она должна защищать документы от случайного или преднамеренного удаления, обеспечивать работу со всеми компонентами документа. Система должна гарантировать, что документы могут использоваться в будущем, что содержание документа и все необходимые метаданные можно будет без потери информации воспроизвести в новой системе.
В результате различных проектов было создано несколько перечней требований к системам управления документацией. В 2001 году для Европейского Союза была подготовлена Спецификация Модельных требований к управлению электронными документами (MoReq). В них содержатся функциональные требования к системе управления электронными документами. MoReq де-факто стали стандартом в Европе. Они применяются не только в странах Европейского Союза, но и в некоторых других странах (так например, требования к системам управления электронными документами в Великобритании, США, Австралии, Канаде).
Стандарт может использоваться:
Потенциальными пользователями: как основа для подготовки конкурсных требований (технического задания);
Пользователями: как основа для проведения аудита и проверки существующих автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ);
Учебными заведениями: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному делопроизводству и как учебный материал;
Поставщиками и разработчиками АС ДОУ: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.
Европейский стандарт MoReq доступен на официальной странице по адресу http://www.cornwell. co. uk/moreq. htme. Кузнецов С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства. //Делопроизводство: Информационно-практический журнал. - 2006. - № 3. - С.63.
За рубежом также изучаются и регламентируются вопросы управления архивными базами данных, сообщениями электронной почты, веб-сайтами.
Базы данных - это особый вид электронных документов. Особенность баз данных состоит в том, что они постоянно изменяются и дополняются, поэтому их подписание средствами электронной цифровой подписи до завершения формирования, по сути, не имеет смысла. При управлении документами, содержащимися в базах данных, необходимо определить, что в каждом конкретном случае является документом: некоторые таблицы в базе данных, отдельные документы базы, вся база данных. При хранении базы данных может потребоваться хранить только отчеты базы данных, делать "моментальные снимки", копировать базу данных, хранить базу данных целиком.
Управление документами электронной почты - одна из составляющих управления документацией организации. Для сохранения важных управленческих документов, необходимо наличие в организации нормативно установленных правил и процедур управления массивом электронных документов. Нормативные документы, разрабатываемые архивными органами, рекомендуют включать в систему управления документацией только те сообщения электронной почты, которые документируют деловую деятельность организации, и не включать личные сообщения. Поскольку существует вероятность того, что личная переписка может стать достоянием общественности.
В зарубежных странах важной частью концепции управления веб-документами является архивирование сайтов. Наряду с основными проблемами архивирования сайтов (какие элементы сайта необходимо архивировать, на какой стадии жизненного цикла, с какой периодичностью, как распечатать на бумаге и тд) очевидно, что для разных типов сайтов должны существовать разные принципы архивирования, поскольку содержание и назначение таких сайтов может различаться.
Таким образом, в зарубежном архивоведении электронными документами управляют в рамках общей стратегии управления электронными документами. В последнее десятилетие данная стратегия получила значительное развитие. Архивные органы выпускают периодические информационные издания по вопросам управления электронными документами, словари, библиографические указатели. В ряде стран национальные архивные органы объединили усилия различных экспертных коллективов в единое партнерство специалистов по архивным и техническим вопросам, и это позволяет получить весомые результаты необходимые для развития теории и практики работы с документацией. Появились важные и полезные теоретические модели. В практику деятельности различных организаций внедряются правила, методы и технологии работы с электронными документами.
Ниже будет рассмотрена деятельность стран - лидеров в области исследования и нормативного регулирования вопросов управления электронными документами. Это Австралия Соединенные Штаты Америки и Великобритания. Выбор обозначенных стран был произведен не случайно. В первую очередь эти страны активно участвуют в разработке международных нормативных документов в области регламентации работы с электронными документами. У них имеется необходимая государственная нормативная база работы с электронными документами, развито региональное законодательство (особенно, в Австралии и США). Также в Австралии, США и Великобритании национальные архивные службы активно участвуют в формировании нормативной правовой базы работы с электронными документами, занимаются методическим обеспечением применения электронных документов и научно-исследовательскими работами в указанной области. И, наконец, для этих стран характерен высокий статус национальных профессиональных объединений управляющих документацией, а также общественный интерес к вопросам документационного обеспечения управления.
2.1 Управление электронными документами в Австралии
Деятельность архивных органов в Австралии в области нормативно-методического регулирования вопросов управления документацией в настоящее время является наиболее активной по сравнению с деятельностью национальных архивных органов других стран мира. Управление документацией в Австралии базируется на трех основных законах:
1) Закон об архивах. Согласно этому закону в 1983 году был создан Австралийский архив (с 1998 года - Национальный архив Австралии). Закон обеспечивает гражданам право доступа к государственным документам по истечении 30 лет со времени их создания.
2) Закон о свободе информации (1982). Он применим к документации государственных органов.
3) Закон о конфиденциальности информации о частной жизни (1988). Данный закон гарантирует правомочность использования персональных данных в деятельности государственных органов, а также предоставляет гражданам право ознакомления с данными о них. Рысков О.И. Управление документацией в Австралии // Отечественные архивы. - 2005. - № 2. - С. 82.
Кроме названных законов, управление документацией в Австралии опирается на законы о судебных доказательствах 1995 года и электронных сделках 1999 года. Также свои законы о документации действуют во всех австралийских штатах, за исключением Северной Территории.
Австралийский национальный орган стандартизации (SAI - Standards Australia International Ltd) обеспечивает работу подкомитета "Управление документацией", который был создан в структуре технического комитета "Информация и документация" Международной организации по стандартизации (ИСО). Так, государственный стандарт по управлению документацией - AS 4390 Records Management 1996 года, является основой международного стандарта ИСО 15489-2001 "Информация и документация - Управление документацией". В 2002 году в Австралии был принят идентичный ему национальный стандарт по управлению документацией, а в 2003 году - по анализу процесса работы с документацией в организациях. Национальный архив играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений на территории Австралийского Союза. Он стал выпускать важные нормативные разработки по управлению деловой документацией и архивному делу даже раньше, чем такие лидеры как Национальный архив США и Национальный архив Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии. Так, например в 1995 году Национальный архив Австралии издал пособия "Управление электронными документами" и "Работа с электронными документами", а в 1997 году - "Управление сообщениями электронной почты как документами". Кроме того, Национальный архив Австралии активно участвует в деятельности электронного правительства. Им были разработаны государственный стандарт метаданных AGLS, тезаурус интерактивных функций австралийских государственных учреждений (AGIFT).
В Австралии важной частью концепции управления электронными документами является управление веб-документацией, в том числе архивирование сайтов. Обязанности по обеспечению сохранности сетевых публикаций органов государственной власти распределены между Национальным архивом и Национальной библиотекой Австралии. В Национальный архив поступают внутренние электронные документы государственных учреждений, которые образуются в ходе их деятельности; копии публичного сайта, фиксирующие его состояние в определенные промежутки времени; а в Национальную библиотеку поступают один или несколько документов, предназначенных для публикации и распространения на любом съемном электронном носителе (дискете, компакт-диске и т.д.); проект документа, представленный на сайте для публичного обсуждения.
Помимо Национального архива активную исследовательскую и нормотворческую деятельность осуществляют архивные службы некоторых штатов Австралии, особенно штатов Виктории и Нового Южного Уэльса.
Государственный архив штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), с 1998 года реализует проект VERS, главной целью которого явилась выработка стратегии и стандарта по работе с электронными документами в государственных органах штата. Рысков О.И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. - 2005. - № 3. - С. 85. В 2000 году был выпущен стандарт PROS99/007 "Управление электронными документами", который содержал требования к управлению и хранению электронных документов в государственном секторе штата Виктория. В 2003 году появилась его вторая версия, где была закреплена структура разработок по проекту VERS: шесть рекомендаций и пять технических спецификаций по различным аспектам проекта ("Системные требования к хранению электронных документов", "Схема метаданных", "Стандартный формат электронных документов", "Формат долгосрочного хранения", "Передача электронных документов в Государственный архив штата Виктория).
Архивной службой штата Новый Южный Уэльс было разработано очень большое количество нормативных документов по управлению документацией: методических и практических пособий, стандартов, директив, правил. Мировую известность приобрела выполненная совместно с Национальным архивом Австралии методология проектирования и внедрения систем работы с документацией - DIRKS. Эта методология основывается на методике, которая была разработана в 1993 году в рамках курса "Понятие о системах работы с документацией" преподавателем университета Монаш (Мельбурн, штат Виктория) Дэвидом Бирманом, и представляет собой восьмиэтапный процесс создания или совершенствования системы работы с документацией в организации. Методология DIRKS взята за основу и подробно изложена в международном стандарте ИСО 15489-2001. Митченко О.Ю. Применение международного стандарта ИСО 15489-2001 при создании системы управления документацией в организации // Секретарское дело. - 2004. - № 6.
2.2 Управление Электронными документами в США
США наряду с Австралией и Великобританией является мировым лидером в области исследования и нормативного регулирования вопросов управления электронными документами.
Основными законодательными актами в области управления электронными документами в США являются:
Закон о федеральных документах (1950);
Закон о национальной архивно-документационной службе (1984);
Закон об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях от 24.01.2000 года.
Согласно законам о федеральных документах и национально архивно-документационной службе, Национальный архив США или NARA осуществляет надзор за управлением федеральными правительственными документами и обеспечивает сохранность документов, имеющих научную, историческую и практическую ценность. Документы Национального архива размещаются в 34 зданиях и занимают 81.200 куб. м - это более восьми биллионов листов бумаги. В центральном здании в Вашингтоне выставлены для всеобщего обозрения такие знаменитые документы, как Конституция США, Декларация Независимости, Билль о правах и др.
Национальный архив США идет по пути централизации, усиления контроля архивистов над электронными записями. Одним из направлений его деятельности является управление документами (records management), в том числе электронными (electronic records management). Рысков О.И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. - 2004. - № 3. - С. 58. Еще в 1968 году в Национальном архиве США был создан отдел машиночитаемых документов. Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии., Федерал. агентство по образ. Гос. Образовательного учреждения высшего проф. образ. Рос. Гос. Гуманитарный ун-т. - М.: 2005. - С. 115. Его заведующим стал Ч. Доллар. Впервые электронные документы были приняты на хранение в Национальный архив США в 1970 году. Но только с начала 90-х годов возникает особый интерес к электронным документам. Это связано с тем, что при рассмотрении в федеральном суде дела, которое затрагивало документы периода президентства Р. Рейгана и Дж. Буша (1981-1993 гг.), было вынесено постановление, что распечатанные копии сообщений электронной почты в корне отличаются от их оригиналов в электронной форме, поэтому оригиналы тоже подлежат управлению. Рысков О.И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. - 2005. - № 3. - С. 76.
В ст.104 Закона об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях дается определение электронного документа: электронный документ - это документ созданный, сохраненный, генерированный, полученный или отправленный при помощи электронных средств. Рысков О.И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. - 2004. - № 3. - С. 58. Закон устанавливает равнозначность электронного документа и электронной подписи с бумажными документами и собственноручной подписью, что делает возможным заключение контрактов, перевод денег, хранение архивов и т.п. только с помощью средств вычислительной техники и Интернета, без необходимости дублирования всех сопутствующих документов на бумаге.
Фонд электронных документов Национального архива включает около 4 биллионов записей. Государственный департамент США ежегодно передает в Национальный архив миллионы дипломатических сообщений в электронной форме, а Пентагон с 2005 года ежегодно передает 50 млн. отсканированных образцов официальных документов по личному (военному) составу. Предполагается, что к 2009 году Национальный архив США будет ежегодно получать около миллиарда файлов.
США являются лидерами в области создания автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) в архивах, хранящих традиционные документы. Еще в 1948 году Национальный архив США выпустил путеводитель по архиву на магнитной ленте в виде отдельных томов с классификацией по названиям ведомств-фондообразователей. В 70-е годы в Национальном архиве были разработаны и внедрены поисковые системы SPINDEX-II (для подготовки путеводителей по различным видам документов); NARA A-I (для подготовки топографического указателя о размещении групп документов и объединения описаний серий документов в единый файл стандартизированного формата). В систему NARA A-I ежегодно вводилось 6000 серий описаний документов. В 1980-е годы в описании документов получил распространение библиографический формат MARC. Он был введен еще в 1966 году в библиотеке Конгресса США. К концу 1980-х годов в основном здании NARA была создана сеть на 200 автоматизированных рабочих мест. Всеобщая система насчитывала 468 пультов доступа с емкостью основной памяти 170 МБ и 4.8 ГБ на дисковых запоминающих устройствах. Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии., Федерал. агентство по образ. Гос. Образовательного учреждения высшего проф. образ. Рос. Гос. Гуманитарный ун-т. - М.: 2005. - С. 114. Разрабатывались проекты хранения и преобразования цифровой информации на оптических дисках (ODISS). При создании архивных АИПС в США большое внимание уделяется стандартизации описания и форматов представления данных. Так, например, был разработан специальный формат для архивных описаний - GSA 6710 A.
С 1972 года при Национальном архиве в Вашингтоне существует Центр электронных архивных документов. В 1996 году он уже имел в своем составе 41 сотрудника, а его годовой бюджет составлял 2.25 млн долларов. Вальберг Х. Электронные документы в архивах // Отечественные архивы. - 2004. - № 1. - С.76. В центре электронные документы хранятся в flat-файлах (плоский файл), а именно: в ASCII - или EBCDIC-формате на полудюймовых магнитных лентах с девятью дорожками или на 3480 магнитных кассетах. На каждый файл имеется две резервных копии.
Специалисты из Центра электронной документации NARA входили в группу разработчиков автоматизированной системы управления документацией для Министерства обороны США. Основные требования к программе автоматизации управления документацией получили нормативное закрепление в стандарте Министерства обороны США DoD 5015.2 - STD, который был выпущен в 1997 году. В июне 2002 года появилась вторая версия этого стандарта. Национальный архив рекомендует использовать вторую версию всем федеральным учреждениям. Третья версия стандарта, возможно, будет дополнена нормами, которые регламентируют вопросы передачи электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив США.
Национальный архив рекомендует федеральным учреждениям использовать для управления электронными документами сертифицированные на соответствие стандарту DoD 5015.2 программы. В соответствии с договором 1997 года между Национальным архивом США и Министерством обороны США, разработчики коммерческого программного обеспечения могут за определенную плату предоставить свои программные продукты для тестирования на соответствие основным функциональным требованиям стандарта DoD 5015.2 - STD. Программным продуктам успешно прошедшим тестирование, присваивается сертификат сроком на два года.
Кроме совместных проектов с Министерством обороны Национальный архив ведет и свои собственные нормативные разработки по вопросам создания, хранения, использования и размещения электронных документов в правительственных учреждениях. Основные требования Национального архива к работе с документами в федеральных учреждениях содержатся в главе 44 Свода законов США и главе 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов. Нормы, закрепленные в части 1234 главы 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов, распространяются на создание, хранение, использование и размещение федеральных электронных документов.
Одним из наиболее приоритетных направлений деятельности NARA является управление электронными документами электронного правительства и участие в формировании нормативных основ в этой области. Концепция электронного правительства представляет собой внедрение информационно-коммуникационных технологий в процесс взаимодействия органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом. Национальный архив является ответственным разработчиком инициативы "Управление электронными документами электронного правительства" - одной из 24 инициатив в рамках создания электронного правительства в США. Этот проект обеспечит руководство управлением электронными документами во всех правительственных учреждениях. И если ранее Национальный архив принимал электронные документы только на магнитной ленте или оптических дисках, то теперь в Национальный архив поступают электронные документы различных типов и форматов. Ответственный разработчик этого проекта - Национальный архив США.
Национальный архив США активизировал свою деятельность в области формирования нормативно-методической базы управления электронными документами федеральных учреждений. Согласно стратегическому плану NARA на 1997-2007 гг., все федеральные ведомства и их подразделения должны вести делопроизводство по правилам Национального архива, а половина систем автоматизированного делопроизводства в федеральных ведомствах будет усовершенствована в соответствии с требованиями Национального архива США. Стратегический план Национального архива США на 1997-2007 гг. // Вестник архивиста. - 2001.- № 6. - С. 239.
Новый всплеск интереса к электронным документам произошел после событий 11 сентября 2001 года, когда сгорели важные архивы. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери.
11 сентября 2001 года США начали разработку, а в 2003 году приняли Национальную стратегию обеспечения безопасности киберпространства, в которой в качестве стратегических целей указаны: предупреждение кибернападений на критические инфраструктуры США; уменьшение национальных уязвимостей к кибернападениям; минимизация ущерба и времени восстановления после кибернападений, если таковые произошли. Для решения этих задач выявляются угрозы и уязвимости, определяется роль государства в обеспечении безопасности киберпространства, включая функции нового Министерства национальной (внутренней) безопасности (DHS), устанавливаются пять важнейших приоритетов для безопасности киберпространства. При этом Федеральное правительство четко осознает, что не может в одиночку решить все задачи и призывает к партнерству частный сектор и всех граждан страны.
В странах Европы подобные стратегии пока не разработаны, но принята Европейская Конвенция по борьбе с киберпреступностью и определены основные направления развития технологий.
События 11 сентября 2001 года нашли свое отражение и в Интернет документах. Спустя несколько часов после атаки, Библиотека Конгресса США приступила к созданию крупномасштабной коллекции веб-документов.
Широкое развитие сети Интернет во всем мире, привело к необходимости законодательного регулирования возникающих проблем. Политика США в связи с функционированием сети Интернет оказала значительное влияние на политику других стран.1 июля 1997 года президент США Билл Клинтон подписал доклад под названием "Политика в области глобальной электронной коммерции" (A Framework For Global Electronic Commerce). В докладе были сформулированы пять основных принципов политики Администрации США в области Интернета и электронной коммерции.
Частный сектор должен превалировать. Государство должно поддерживать процессы саморегуляции в Интернете и даже в тех сферах, где необходимы общие правила, стандарты или тогда, когда необходимы меры по введению налогов, частный сектор должен брать на себя определенную роль.
Правительство не должно вводить излишние ограничения на осуществление электронной коммерции. Не должны вводиться бюрократические процедуры, сборы или налоги, связанные с коммерческой деятельностью, осуществляемой через Интернет.
Там, где вмешательство государства необходимо, оно должно иметь целью установление минимальных, понятных и простых правовых норм. Вмешательство власти должно обеспечить свободу конкуренции, защитить частные права и собственность, предупреждать мошенничество, поддерживать свободу коммерческих отношений и создавать условия для разрешения спорных вопросов.
Правительство должно ценить уникальные свойства Интернета. Правовые нормы созданные за последние шестьдесят лет в области телекоммуникаций, радио и телевидения, не могут быть непосредственно применимы к Интернету. Существующие законы, которые могут оказать влияние на Интернет, должны быть пересмотрены и изменены с учетом новой электронной эры.
Электронная коммерция через Интернет должна базироваться на общемировом подходе. Правовые рамки при осуществлении коммерческих операций должны основываться на четких принципах, действующих через государственные границы. Финько О.А. О законодательном регулировании правоотношений возникающих в связи с развитием сети Интернет в России. //Информационные ресурсы. - 1999. - №6. - С. 16.
Эти принципы лежат в основе отношения правительства США к тем международным соглашениям, которые должны обеспечить глобализацию электронной коммерции. Доклад условно делит сферу этих соглашений на девять категорий:
таможенные сборы и пошлины;
электронные платежи;
единый коммерческий код;
защита интеллектуальной собственности;
защита частных интересов;
безопасность;
телекоммуникационные инфраструктуры и информационная технология;
информационное содержимое Интернета;
технические стандарты.
В США для обеспечения большей доказательной силы распечаток страниц сайтов используется практика удостоверения таких доказательств нотариусом. Согласно закону США об электронных подписях в мировой и национальной торговле документы имеющие отношения к вещным правам, недвижимости, могут быть нотариально удостоверены через электронные средства информации, если уполномоченный государственный нотариус работает в режиме on - line т.е. имеет возможность видеть, что человек "подписал" документ и подтверждает подлинность подписи. Таким образом, документ отправленный, подписанный и нотариально засвидетельствованный с помощью электронных средств связи, может быть использован в суде. Лебедева Н.Н. Электронный документ как доказательство в Российском процессуальном праве. //Право и экономика. - 2006. - №11. - С. 119.
2.3 Управление электронными документами в Великобритании
Основными законодательными актами, действующими в Соединенном Королевстве в области электронных документов, являются:
1. Закон о защите данных. В соответствии с редакцией 1984 года закон регулирует использование только автоматически обработанной информации.16 июля 1998 года он получил королевскую санкцию, с этого времени сфера действия закона распространилась и на бумажные документы. Государственный архив выпустил руководство, устанавливающее порядок применения закона о защите данных в деятельности управляющих документацией правительственных учреждений и архивов. Это руководство объясняет новые термины, которые содержатся в законе, суммирует права в области данных и принципы защиты данных, а также объясняет условия их обработки в исторических и научных целях.
2. Закон о свободе информации. Данный закон получил королевскую санкцию 30 ноября 2000 года и вступил в силу с января 2005 года. Он закрепляет право на доступ к публичным документам и информации о деятельности государственных органов. Одна из целей этого закона - обязать государственные власти размещать в Интернете сообщения о планах, сроках и месте публикации по тем вопросам, которые станут доступными общественности в определенное время.
Текущей работой Национального архива руководит хранитель архива, а ответственность за архивы страны возложена на лорда-канцлера. По закону о свободе информации он издает два Свода практических указаний по управлению документами. Свод практических указаний, изданный в развитие 45-й части закона, устанавливает практические требования для органов власти по работе с запросами, обеспечению доступа к информации государственных учреждений (за исключением обращений граждан в архивы, которое регулируется законодательством о защите данных). Свод практических указаний, изданный в развитии 46-й части закона, устанавливает правила управления документацией, которые должны соблюдаться всеми органами власти.
Национальный архив Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии принимает активное участие в области управления электронными документами. Он включает: Комиссию по историческим документам и Государственный (публичный архив).
Комиссия по историческим документам была создана в 1869 году. Она является консультативным органом по архивам и отдельным рукописям, относящимся к истории страны. Это основной источник информации для исследователей о содержании и местонахождении определенных документов: комиссия ведет Национальный реестр архивов, архивный портал в Интернете (ARCHON).
Государственный архив в Кью под Лондоном - центральный государственный архив Великобритании, он был образован еще в 1838 году. Государственный архив хранит документы за период с 11 века и по настоящее время. Он предоставляет в распоряжение пользователей Интернета общедоступный БД, который содержит свыше 8 млн. электронных описаний на уровне заголовков дел. Вальберг Х. Электронные документы в архивах // Отечественные архивы. - 2004. - № 1. - С. 72. В его виртуальном музее можно увидеть старейшие документы являющиеся национальным достоянием, например знаменитую Кадастровую книгу - земельную опись Англии, произведенную Вильгельмом Завоевателем в 1086 году.
Государственный архив консультирует служащих центральных и местных государственных архивов по вопросу обеспечения сохранности документов, помогает центральным правительственным учреждениям отбирать документы, доступ к которым будет открыт общественности только через 30 лет. Здесь важно отметить, что доступ к документам центральных правительственных учреждений Великобритании открывается по истечении 30-летнего срока после их утверждения. Есть документы, не подлежащие оглашению в течение 75 и даже 100 лет, если их опубликование затрагивает безопасность государства, может нанести ущерб, а также затронуть интересы еще живущих людей или их прямых наследников.
В Великобритании также как и в США (хотя и позже) получили распространение архивные АИПС. В Государственном архиве была внедрена поисковая система PROSPEC и автоматизированная система контроля выдачи документов PROMT, которая печатала требования на документы, осуществляла проверку запросов, которые пользователи вводили с терминалов в специальном справочном зале. Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии., Федерал. агентство по образ. Гос. Образовательного учреждения высшего проф. образ. Рос. Гос. Гуманитарный ун-т. - М.: 2005. - С. 115.
В Великобритании, помимо законодательных актов, действует и ряд национальных стандартов по управлению электронной документацией.
Государственный архив выпускает стандарты, руководства и методики по управлению документами любого формата на протяжении их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение. В 1995 году Государственный архив ввел программу управления служебными электронными документами правительственных учреждений - EROS. В нее входили различные стандарты и методики, а именно:
Подобные документы
Понятие и функции электронного документа. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в РФ. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве.
реферат [27,0 K], добавлен 13.08.2012Понятие электронного документа, его основные признаки и виды. Особенности собирания и представления электронных документов. Специфика исследования и оценки электронных документов. Возможности использования электронных документов как доказательств.
дипломная работа [81,6 K], добавлен 28.04.2012Технологии электронного документооборота, хранения электронных документов, оптического распознавания текстов документов, штрих-кодирования документов. Анализ развития электронного правительства и электронного документооборота в государственных органах.
курсовая работа [61,4 K], добавлен 10.11.2014Определение понятий электронного документооборота, документа и цифровой подписи, проблемы их безопасного использования. Принципы функционирования, преимущества и недостатки, признание юридической силы электронных документов по сравнению с бумажными.
реферат [381,4 K], добавлен 05.02.2012Понятие электронного документа и его особенности. Специфика электронного документа как доказательства. Анализ содержания правового регулирования использования электронных документов как доказательств в гражданском судопроизводстве Российской Федерации.
курсовая работа [38,3 K], добавлен 26.11.2014Международное регулирование электронного документа, электронной цифровой подписи и электронного документооборота. Правовое и методическое регулирование электронного документооборота в США и Европе, его законодательная регламентация в странах Азии.
курсовая работа [47,9 K], добавлен 22.09.2011Особенности организации электронного документооборота. Правовой статус документов с электронной цифровой подписью по российскому законодательству. Назначение и задачи автоматизированных систем правоохранительных органов. Правовые ресурсы сети Интернет.
контрольная работа [33,9 K], добавлен 06.01.2012Роль и значение электронного документооборота в органах муниципального управления. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота. Изучение особенностей организации системы электронного документооборота администрации в МО г-к Анапа.
дипломная работа [535,7 K], добавлен 24.01.2018Понятие и цели концепции электронного государства, условия ее развития и результаты. Характеристика развития электронных государств в Западной Европе на примере Англии, Франции и Германии. Оценка реализации программы электронного правительства в России.
реферат [61,1 K], добавлен 06.06.2011Преобразование бизнес-процессов компании путем внедрения интернет-технологий. Понятие транзакции. Виды и область приложения электронного бизнеса. Правовое регулирование отношений в области электронного документооборота и коммерции в РФ и за рубежом.
курсовая работа [22,0 K], добавлен 19.12.2014
