Для получения копии приказа (распоряжения) о приеме на работу работник должен подать работодателю письменное заявление, содержащее соответствующее требование. Работодатель не позднее трех дней со дня подачи такого заявления обязан безвозмездно выдать работнику надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Также следует отметить об особенностях документирования трудовых отношений с руководителем организации, так как руководитель организации имеет особый статус. У специалистов-практиков (кадровиков) и у специалистов-теоретиков в области трудового права возникают споры о порядке оформления отношений с руководителем организации, особенно когда речь заходит об издании соответствующих приказов по личному составу (о приеме на работу). Почему оформление трудовых отношений с руководителем ведется по-разному в разных организациях и неодинаково трактуется в различных периодических изданиях и других публикациях?

Вопросы документирования отношений с руководителем организации были рассмотрены Рострудом, однако, в соответствующем письме от 11 марта 2009 № 1143-ТЗ они не получили однозначного толкования. Как считает В.И.Андреева «можно согласиться с содержащимся в письме Роструда утверждением: в процессе трудовых отношений руководитель организации издает приказы в том числе «в отношении себя». Однако в качестве примеров в письме называются приказы об убытии в командировку, в отпуск, а не о приеме на работу» Андреева В.И. Документирование трудовых отношений в руководителем организации // Справочник кадровика. - 2009. - № 9. - С.34-39.. Совершенно очевидно, что «сам себя» принять на работу приказом по форме № Т-1 руководитель не правомочен.

Думается, что неслучайно в п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек закреплено, что в графу 4 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Таким решением работодателя для руководителя организации является постановляющая часть протокола общего собрания акционеров (или участников) общества. Именно на протокол, а не на приказ о приеме на работу по форме № Т-1 делается ссылка в трудовой книжке руководителя организации при внесении записи об избрании на должность или о назначении на должность. На это указано и в письме Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ: «… в 4 графе следует указать решение собственников».

Что же касается приказа о приеме на работу руководителя организации, то его издание представляется невозможным по указанным выше причинам. После заключения трудового договора с руководителем организации руководитель издает приказ «о себе», но не абсурдный о приеме на работу самого себя, а «естественный» - о вступлении в должность.

В конечном итоге можно констатировать явное несоответствие норм ТК РФ, Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», связанных с оформлением приеме на работу руководителя организации. Из сложившейся в настоящее время ситуации, по мнению В.И.Андреевой, возможен выход: «На основании системного толкования законодательства устранить пробелы в действующих нормах, регулирующих труд руководителя организации, в связи с явной необходимостью создать новые нормы, позволяющие правильно и без негативных последствий документировать трудовые отношения с руководителем организации». Представляется, что этот путь, связанный с совершенствованием законодательства, предпочтительнее и для теоретиков, и для практиков.

Таким образом, современные методы управления человеческим капиталом в условиях рыночной экономики с присущими ей финансовым и производственным кризисами требуют более эффективного правового регулирования трудовых отношений, что может быть достигнуто, прежде всего, путем расширения возможностей трудового договора. Предметом такого договора могут быть любые интересующие стороны условия труда. Отвечающие конкретным интересам работника и работодателя взаимные соглашения, выходящие за рамки общих требований Трудового кодекса РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, могут включаться в содержание трудового договора при наличии установленных договором способов локализации и компенсации возможных негативных последствий, которые могут возникнуть при их реализации.

2.2 Оформление личного дела работника

Одной из процедур приема на работу является оформление личных дел, то, поскольку это не регламентировано никаким нормативным актом, формировать или не формировать личные дела - это личное решение каждого кадровика. Упоминание о личном деле все же есть в Федеральном законе «О государственной гражданской службе РФ» в частях 3, 4 статьи 42 и в Указе Президента от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы [Текст] : [Указ Президента РФ № 640, принят 01.06.1998, в ред. от 23.10.2008]// Собрание законодательства РФ. - 1998. - № 23. - Ст. 2501..

Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов при оформлении личного дела можно использовать вышеназванные Закон и Указ, соблюдать правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, вышеупомянутым ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.).

В личное дело включать следующие составляющие: внутренняя опись документов дела, личный листок (анкета) по учету кадров, документы об образовании (копии), ИНН (копия), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (копия), характеристики и рекомендательные письма, личные заявления работника, трудовой договор, копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника, аттестационные листы,) отзывы должностных лиц о работнике, справки о состоянии здоровья, фотографии, другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным, лист - заверитель дела Митрофанова В. Нужно ли вести личные дела работников? // Кадровое дело. - 2004. - № 8. - С.23..

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно заполнить личный листок по учету кадров. Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника, которая составляется кадровиком. Безусловно, заполнение анкеты имеет очень большое значение. Предоставление данных необходимо для выбора правильной линии поведения в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения. Желательно также предлагать работнику при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить в соответствии с законом проверку предоставленных работником в анкете сведений.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров. Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо установить целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Можно предположить, что личная карточка работника также является составляющей личного дела. На каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется форма № Т-2 «Личная карточка работника». Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». На обязательное ведение этого документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»: «С каждой вносимой записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».

Карточка заполняется в одном экземпляре и содержит определенные сведения:

1. Общие сведения - это фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, наименование образовательного учреждения, специальность по диплому, стаж работы, семейное положение, состав семьи (с указанием года рождения каждого члена семьи), серия, номер паспорта, кем выдан, дата его выдачи, домашний адрес и телефон.

Помимо текстовой информации, личная карточка содержит зоны кодирования. Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях по образованию (ОКСО) Доронина Л.А. Личная карточка // Справочник кадровика. - 2009. - № 11. - С.76-77..

При заполнении пункта «Знание иностранного языка» указывается степень владения языком: «владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

2. Сведения о воинском учете.

Основными документами, на основании которых заполняется этот раздел, являются: военный билет (или временное удостоверение) - на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

1) пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не оформляется;

2) пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения;

3) пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр);

4) пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: «А» (годные к военной службе), «Б» (годные к военной службе с незначительными ограничениями), «В» (ограниченно годные к военной службе) или «Г» (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

5) пункт 7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом: строка «а» - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизованных предписаний; строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

1) пункты 1, 3, 4 и 7 не заполняются;

2) пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

3) пункт 5 - записывается буквами: «А» (годные к военной службе), «Б» (годные к военной службе с незначительными ограничениями), «В» (ограничено годные к военной службе) или «Г» (временно не годные к военной службе), «Д» (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

4) пункт 8 - в свободной строке делается отметка для гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе: «снят с воинского учета по возрасту»; для гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья: «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

3. О приеме на работу, переводах на другую работу - дата, структурное подразделение (цех, отдел, участок), профессия (должность), тарифный разряд (категория, класс), оклад (тарифная ставка), основание (наименование документа, дата, номер). С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работника знакомят под роспись.

4. Об аттестации - дата, решение комиссии, документ (дата и номер), основание.

5. О повышении квалификации - дата, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения, свидетельство (серия, номер, дата).

6. О профессиональной переподготовке - дата, специальность (направление, профессия), документ (диплом, свидетельство), основание.

7. О поощрениях и наградах - наименование награды, документ (наименование, номер, дата).

8. Об отпуске - за какой период, основание, количество рабочих календарных дней основного отпуска, дополнительного отпуска, дата начала основного и дополнительного отпусков, дата окончания основного и дополнительного отпусков. В этом разделе ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

9. О социальных льготах, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, - наименование льгот, документ (номер, дата выдачи), основание.

10. Дополнительные сведения - данный раздел заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и т.п.

11. Основание прекращения трудового договора - дата увольнения, приказ (номер, дата), основание.

Работодатель вправе вести личные карточки работников в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе.

Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника. Нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность. Оформление личного дела - это последний этап в оформлении работника при приеме на работу.

Таким образом, личное дело работника - совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело формируется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

2.3 Порядок оформления и ведения трудовой книжки

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, характеризующим всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду и пр. Достоверность и правильность сведений, которые содержатся в трудовой книжке, имеют непосредственное отношение к оценке будущих пенсионных прав работника, к установлению для него тех или иных льгот.

История ведения трудовых книжек насчитывает более 80 лет и, вероятно, постепенно приближается к своему логическому завершению. Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, как правило, содержавшими образцы заполнения каждого раздела книжки. Несмотря на это, трудно назвать другой, где встречалось бы столько ошибок в содержании и оформлении независимо от места его создания (в крупной ли государственной организации или мелкой частной).

Отчасти эти трудности связаны с довольно беглым изложением порядка ведения трудовых книжек в действующих нормативных правовых актах: Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» О трудовых книжках (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») [Текст]: [Постановление Правительства РФ № 225-ФЗ, принято 16.04.2003, ред. от 19.05.2008] // Собрание законодательства РФ. - 2003. - № 16. - Ст. 1539. (далее - Правила) и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек [Текст]: [Постановление Минтруда РФ № 69, принято 10.10.2003] // БНА ФОИВ. - 2003. - № 49. (далее - Инструкция).

На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д. Так, в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий [Текст] : [Постановление Правительства РФ № 555, принят 24.07.2002, в ред. от 17.10.2009] // Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 31. - Ст. 3110. (с изм. от 8 августа 2003 г.), основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. Необходимо иметь в виду, что трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров Анисимов А.Л. Трудовая книжка и ее значение в трудовых правоотношениях // Право и экономика. - 2008. - № 2. - С.27. .

Внесенные в ст. 309 ТК РФ поправки предусматривают обязанность работодателя - индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом они должны руководствоваться постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» О трудовых книжках (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») [Текст]: [Постановление Правительства РФ № 225-ФЗ, принято 16.04.2003, ред. от 19.05.2008]//Собрание законодательства РФ. - 2003. - № 16. - Ст. 1539. и постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Трудовые книжки ведутся на работников, проработавших свыше пяти дней, в случае, когда эта работа является для работников основной. При этом именно трудовая книжка будет подтверждать период работы у работодателя - индивидуального предпринимателя. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Исключением являются работодатели - физические лица. В силу ст. 66 и 309 ТК РФ работодатели - физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не имеют права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у таких работодателей, является только письменный трудовой договор.

Трудовые книжки оформляются на всех работников государственных, кооперативных, коммерческих и общественных предприятий (организаций, учреждений), проработавших указанное выше количество дней, в том числе на сезонных и временных работах, а также на внештатных работников при условии их государственного социального страхования Анисимов Л.Н., Анисимов А.Л. Трудовые отношения и внутренний трудовой распорядок. - М.: Приор, 2005. - С. 126.. При этом необходимо иметь в виду, что с 1 января 2004 г. работникам, которые поступают на работу впервые, оформляются трудовые книжки нового образца (образцы новых трудовых книжек и вкладышей в них утв. Приказом Министерства финансов РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках» О трудовых книжках (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») [Текст]: [Приказ Минфина РФ № 117н, принято 22.12.2003] // БНА ФОИВ. - 2004. - № 3.). Трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.) остаются действительными, обменивать их необходимости нет. Внимание на введение трудовых книжек нового образца обращено в ряде работ специалистов в области трудового права Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика. - 2004.- № 5. - С. 43.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее - Правила), оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. При ее оформлении необходимо руководствоваться рядом правил. Так, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003». Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. До этого в соответствии со старой Инструкцией сокращения допускались Майорова Е. Когда трудовая книжка не нужна // Трудовое право. - 2009. - № 1. - С.22.. С принятием новой Инструкции признаются недействующими нормативные акты бывшего Союза ССР по вопросам, связанным с трудовыми книжками, главным из которых, пожалуй, была Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, принятая еще в 1974 г. и немного не дотянувшая до своего 30-летия.

Каких-либо кардинальных, существенных изменений в порядок ведения трудовых книжек, сложившийся в течение многих десятилетий, Инструкция не внесла. Для удобства работников кадровых служб все наиболее ключевые положения прежней Инструкции 1974 г. были сохранены. Если прежняя Инструкция регулировала все вопросы, включая правила учета, заполнения, хранения трудовых книжек, контроль над порядком их ведения, то новая устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек и их дубликатов Злобина Е.А. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. - М.: Экзамен, 2007. - С.111..

При этом нужно иметь в виду, что при оформлении трудовой книжки в нее должны быть внесены следующие сведения:

1. Фамилия, имя, отчество. Указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Особенно важно, чтобы эти сведения в титульный лист трудовой книжки были внесены правильно. Именно эти сведения важны для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Нередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем работникам при оформлении пенсий. Так следует учесть, что записи в трудовой книжке имеют юридическое значение. В соответствии с требованиями ст. 265 ГПК РФ юридические факты устанавливаются в судебном порядке только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов. По одному из дел рассмотренных судом по указанию заявителя необходимо подтвердить стаж работы в колхозе с 1948 по 1960 гг, в связи с ошибкой в написании имени.

Документов о стаже не сохранилось в связи с наводнением. Заявитель указывал двух свидетелей. Оба свидетеля подтвердили факт совместной работы с заявителем в колхозе с 1948 по 1960 г Дело № 2-13/2007 об установлении факта работы К. // Архив Борского районного суда Самарской области, 2007. . Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах, ни в Инструкции. Так, Правила (п. 27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т.е. речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п. 1.2) сказано о признании недействительными об исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Аналогичные правила содержались и в утратившей силу инструкции 1974 года.

Это позволяет сделать вывод, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. Значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене. Этот вывод подтверждается и п.48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения».

Следует также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п.2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п. 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожить испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладыше в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самим работодателем.

И все же в реальной жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе. За неимением установленного порядка исправления такой ошибки В.И.Андреева советует практикам поступить аналогично тому, как полагается действовать в ситуации, когда требуется внести изменение в запись о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документа (паспорт, свидетельство о рождении, заключении или расторжении брака) с указанием серии, номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью Андреева В.И. Трудовая книжка: оформление и заполнение // Справочник кадровика. - 2008. - № 11. - С. 85-86..

Еремеева В.И. предлагает другой выход из положения: не вносить исправления, т.к. это не предусмотрено нормативными правилами работы с трудовыми книжками. В случае если у работника возникнут проблемы при оформлении пенсии, он сможет воспользоваться одним из способов доказывания принадлежности ему трудовой книжки, из числа предусмотренных в п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555. Так, «если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадает с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке Еремеева В.И. Кадровое делопроизводство // Справочник кадровика. - 2008. - № 12. - С. 91..

2. Дата рождения. Записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

3. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании). Осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

4. Профессия и (или) специальность. Указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» О воинской обязанности и военной службе [Текст] : [Федеральный закон № 53-ФЗ, принят 28.03.1998, ред. от 28.06.2009.] // Российская газета. 1998. 2 апреля. - С. 15, а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

После заполнения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник на первой странице (титульном листе) трудовой книжки ставит свою подпись, чем он заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. При этом необходимо иметь в виду, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть проставлена разборчиво. В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. - 2004. - № 10. - С.12..

При внесении сведений в трудовую книжку о работе в определенной организации сначала указываются полное и сокращенное наименование организации в соответствии с ее учредительными документами. Они пишутся в виде заголовка в графе третьей. При этом некоторые специалисты отмечают, что указание в трудовой книжке двух вариантов наименования организации занимает, как правило, несколько строк. В связи с этим целесообразно иметь специальный штамп с полным и сокращенным наименованием организации и использовать его при внесении записей в трудовую книжку Андреева В.И. Трудовая книжка: сведения о работе // Справочник кадровика. - 2004. - № 10. - С. 48..

Под этим заголовком в графе первой ставится порядковый номер вносимой записи, в графе второй указывается дата приема на работу. В соответствии с п. 3.1 Инструкции в графе третьей делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу четвертую заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Правильность записей в трудовой книжке имеет большое значение. Они должны производиться в соответствии с Трудовым кодексом РФ и на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Неверные записи ведут к появлению проблем при дальнейшем трудоустройстве работника, а также при назначении ему пенсии и могут привести к судебному разбирательству в связи с нарушением прав работника.

Практике известен, например, случай, когда инспектор по кадрам вместо того, чтобы зачеркнуть одной чертой добрачную фамилию работницы и записать новую фамилию, указанную в свидетельстве о браке, просто стерла добрачную фамилию и записала новую. В результате этого нарушения пенсия работнице была назначена на семь месяцев позже, так как пришлось в порядке особого производства устанавливать факт принадлежности данной трудовой книжки именно этой работнице. После назначения пенсии работница обратилась в суд, который на основании норм гражданского законодательства взыскал с предприятия ущерб, причиненный неполучением пенсии в течение 7 месяцев по вине предприятия Сосна Б. Правила заполнения, учета, хранения, выдачи трудовых книжек и ответственность за нарушение этих правил // Кадровик. - 2002. - № 5. - С. 43..

В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации работник имеет право осуществлять трудовую деятельность не только по месту основной работы, но и по совместительству. При работе по совместительству трудовая книжка не ведется, так как обязанность вести ее лежит лишь на работодателе по основному месту работы. Однако по желанию работника по месту основной работы в трудовую книжку вносятся сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе первой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе второй указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе третьей делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе четвертой указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Наличие ошибок в оформлении и заполнении трудовой книжки является нарушением прав работников. При обнаружении ошибок они должны быть немедленно исправлены работодателем. Итак, изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности.

Подобные ситуации были урегулированы Правилами. В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если же организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Законодатель четко оговаривает, что исправление должно производиться на основании официального документа, а не свидетельских показаний. Свидетельские показания могут быть использованы для внесения исправлений в трудовую книжку лишь в ряде исключительных случаев: при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данной ситуации в соответствии с Правилами должна создаваться комиссия из представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. И именно эта комиссия призвана устанавливать факт работы, сведений о трудовом стаже, профессии (должности) и периодах работы в данной организации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки Злобина Е.А. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. - М.: Экзамен, 2007. - С.17..

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Необходимо обратить внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка Ширимова Е. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. - 2005. - № 4. - С.11..

С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них. Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи. В таком случае исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Также неверная запись может быть обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то, соответственно, блок записей, произведенных в данной организации или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации ведет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому рекомендуется поступать следующим образом.

В трудовой книжке создается новый блок, т.е. вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Вносятся необходимые изменения, и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы, а также подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

В Правилах оговорен также порядок выдачи дубликата трудовой книжки. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин. Выдача дубликата осуществляется в случае утраты трудовой книжки. Если утрата происходит после увольнения с работы в перерыве между трудоустройствами, работник должен немедленно заявить об этом бывшему работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Дубликат трудовой книжки может быть изготовлен позже даты трудоустройства лица.

В подтверждение этого в одном из решений суд, ссылаясь на ст. 66 Трудового кодекса РФ, а также п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), отклонил довод о том, что дубликат трудовой книжки был оформлен с нарушением установленного законом порядка. При этом суд разъяснил, что указания о необходимости проставления на бланке трудовой книжки надписи «дубликат» не запрещают выдачу дубликата трудовой книжки позже даты трудоустройства лица, в отношении которого заполняется названный документ Определение Верховного суда РФ от 28.11.2007 № 16-Г07-35 // Бюллетень Верховного Суда РФ. - 2008. - № 2. - С.17..

Если для внесения записей страничек трудовой книжки не хватает, в этом случае законодатель предусмотрел выдачу специального вкладыша в трудовую книжку. Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, и вшивается в нее. При этом сам вкладыш отдельно от трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Учет и хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя, с этой целью он ведет:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В соответствии с п. 41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Поскольку ТК РФ не содержит норм, которые возлагали бы на работодателя обязанность за счет собственных средств обеспечивать трудовыми книжками работников, то он вправе взыскать с работников сумму затрат по приобретению бланков трудовой книжки. Работодатель для выполнения возложенной на него обязанности по ведению трудовых книжек и в целях избежания административной ответственности несет расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в установленном порядке. Это было признано судом соответствующим закону Решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 № ГКПИ07-564 // Бюллетень Верховного суда РФ. - 2008. - № 1.

- С.34..

В зарубежных странах у работников также имеются трудовые книжки. Так во Франции и Италии законом предусмотрены трудовые книжки (сертификаты). Они необходимы работнику для поступления на работу. По французскому законодательству трудовая книжка должна включать следующие данные: сведения о работнике; даты поступления на работу и увольнения; наименование всех занимаемых работником должностей (профессий). Согласно закону, в трудовой книжке не должны содержаться оценки, неблагоприятные для работников.

В Италии законодательство предусматривает, что большинство работников должны иметь трудовую книжку. В ней содержится информация о работниках и выполняемых ими работах. Без трудовой книжки прием на работу тех работников, которые обязаны ее иметь, не допускается.

В случае увольнения предприниматель обязан вернуть трудовую книжку работнику. В период безработицы трудовая книжка должна храниться на государственной бирже труда. В Португалии трудовая книжка (книжка занятости) введена только для некоторых категорий работников.

Вместе с тем наибольшее значение для работника имеет документ об оплате страховки. В США работники заключают контракты со страховой компанией. Часть взносов в эту компанию в пользу страхователя (работника) должен выплачивать работодатель. Страховые пособия выплачивает страховщик, т.е. страховая компания Киселёв М.И. Указ. раб. - С.168..

Также следует отметить, что граждане, прибывшие в Россию из ближнего зарубежья, нередко при устройстве на работу предъявляют трудовые книжки, заведенные в государствах - бывших республиках СССР. Работники кадровых служб нередко принимают эти трудовые книжки, ставят их на учет и делают в них записи, что совершенно недопустимо. Владельцам таких трудовых книжек следует оформлять новые трудовые книжки и первой вносить запись о работе в РФ Янковая В.Ф. Сложные случаи заполнения трудовых книжек. // Справочник кадровика. - 2009.- № 2. - С. 79-80.

Таким образом, действующее законодательство и практика его применения, в части оформления приема граждан на работу не лишено отдельных недостатков. Так следует согласиться с С.Ю. Головиной, что Трудовой кодекс РФ не предусматривает в качестве обязательной составляющей трудового договора печать. По ее мнению, «ни ст. 67 ТК РФ, устанавливающая требования к форме трудового договора, ни ст. 57 ТК РФ, перечисляющая обязательные реквизиты трудового договора, не упоминают о печати организации». Это следует признать пробелом в законодательстве и С.Ю. Головина предлагает дополнить ст. 57 ТК указанием на печать как необходимый реквизит трудового договора.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, отличие от зарубежного законодательства, где большее значение имеет социальное страхование работника. Кроме того, совершенно очевидно, что разнообразие реальных жизненных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, не может быть учтено и регламентировано никакими подробными правилами и инструкциями. Поэтому специалистам кадровых служб необходимо понимать смысл и значение каждой вносимой в трудовую книжку записи и самостоятельно принимать правильные решения в нестандартных ситуациях, описание которых отсутствует в Инструкции.

К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:

- наличие у работников трудовых книжек, оформленных на бланках, которые уже не применяются (образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г., после чего началось их изготовление Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять документы старого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб организации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 января 2004 г., нельзя);

- несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте;

- наличие в трудовой книжке записи об увольнении работника, не удостоверенной оттиском печати работодателя, и др.

Трудовое законодательство в настоящее время продолжает подвергаться реформированию, одним из этапов которого предполагается возможная отмена трудовой книжки, но пока этот институт трудового права существует, необходимо осуществлять четкое и правильное оформление, ведение, заполнение и хранение трудовых книжек, что будет залогом соблюдения ряда прав и свобод работника.