Порядок работы экспертной комиссии

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования Республики Беларусь

Институт парламентаризма и предпринимательства

Кафедра экономики и управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Технология и организация ДОУ»

ТЕМА: Порядок работы экспертной комиссии

Выполнила студентка 2-го курса

факультета заочной формы обучения

специальности «Документоведение и информационное обеспечение управления»

Горегляд Людмила Леонтьевна

Научный руководитель:

Иванова Ольга Сергеевна,

кандидат исторических наук, доцент

2012



Содержание

Введение

Раздел 1. Постоянно действующие экспертные комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, Министерств и ведомств Республики Беларусь

1.1 Центральная экспертно-методическая комиссия

1.2 Центральная экспертная комиссия

Раздел 2. Постоянно действующие экспертные комиссии областных и городских исполнительных комитетов, архивных учреждений

2.1 Экспертно-проверочная комиссия

2.2 Экспертно-методическая комиссия

Раздел 3. Постоянно действующая экспертная комиссия учреждения, организации, предприятия

Заключение

Список использованной литературы

экспертная комиссия проверочная



Введение

В процессе деятельности любой организации издается множество организационно-распорядительной, справочной и информационной документации. Для хранения всех видов документов в организации создаются архивы. Однако, одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. В связи с этим считаю, что проведение экспертизы ценности документов является необходимым при определении ценности документов и определении сроков их хранения. Поэтому я выбрала для написания курсовой работы тему «Порядок работы экспертной комиссии», так как считаю ее актуальной в ведении делопроизводства во всех сферах деятельности.

Перед собой поставила цель проанализировать работу экспертной комиссии.

В ходе подбора материала для написания данной курсовой работы поставила перед собой следующие задачи:

- классифицировать экспертные комиссии;

- изучить их права и обязанности, задачи стоящие перед ними.

Объектом исследования является работа всех видов экспертных комиссий.

Предметом исследования является экспертная комиссия, ее состав.



Раздел 1. Постоянно действующие экспертные комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, Министерств и ведомств Республики Беларусь

1.1 Центральная экспертно-методическая комиссия

Центральная экспертно-методическая комиссия (далее - ЦЭМК) создается для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ), экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве, осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб архивных учреждений, республиканских органов государственного управления и иных организаций, подчиненных Правительству; для проведения экспертизы научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ, выполняемых архивными учреждениями республики, в целях их государственной регистрации; для рассмотрения методических пособий по вопросам архивного дела и делопроизводства.[2]

Центральная экспертно-методическая комиссия является совещательным органом.

В состав ЦЭМК входят: председатель, два заместителя председателя, секретарь, члены комиссии из числа специалистов Департамента по архиву и делопроизводству (далее - Департамент), органов и учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь (далее - ГАС). Состав ЦЭМК утверждается приказом директора Департамента. Председателем ЦЭМК является заместитель директора Департамента.

В своей деятельности ЦЭМК руководствуется Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года); «Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь», утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 года № 373 (с изменениями и дополнениями); Положением о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 986, приказом директора Департамента от 21.03.2007 № 19 «О порядке проведения экспертизы научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ», Положением о центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, иными актами законодательства Республики Беларусь и методическими документами по архивному делу и делопроизводству.[2]

Основными задачами ЦЭМК являются:

- определение видов источников комплектования государственных архивов и состава документов, относящихся к НАФ;

- рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов НАФ, методических и практических вопросов экспертизы ценности, комплектования, организации работы с документами, обеспечения сохранности и совершенствования научно-справочного аппарата, использования документов;

- осуществление научно-методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб органов и учреждений ГАС, республиканских органов государственного управления и иных организаций, подчиненных Правительству;

- рассмотрение результатов экспертизы научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ, выполняемых архивными учреждениями.

Центральная экспертно-методическая комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- проекты нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства, разработанные республиканскими органами государственного управления и иными организациями, подчиненными Правительству, органами и учреждениями ГАС;

- результаты экспертизы проекта тематического плана научных исследований и разработок, направленных на научно-техническое обеспечение Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству), на предстоящий год, уточненный тематический план научных исследований и разработок, направленных на научно-техническое обеспечение Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству), на текущий год;

- предложения архивных учреждений и иных организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, изменений установленного порядка передачи документов на государственное хранение;

- предложения государственных архивов о придании документам НАФ статуса историко-культурных ценностей;

- заключения экспертно-методических комиссий государственных архивов об оценке стоимости документов НАФ, имеющих статус историко-культурных ценностей, в случае несогласия заказчика оценки с результатами оценки;

- вопросы определения категории ценности документов НАФ и размера их стоимости в случае возникновения спорных вопросов в экспертно-методических комиссиях государственных архивов;

- вопросы классификации документов в пределах НАФ и передачи документов из одного государственного архива в другой;

- акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности организаций по 1945 год включительно и хранящихся во всех государственных архивах, а также акты о выделении к уничтожению документов из фондов 1 категории республиканских архивов, независимо от времени образования документов.

В целях осуществления методического руководства и контроля за деятельностью архивных и ведомственных экспертных служб, а также совершенствования делопроизводства и работы ведомственных архивов республиканских органов государственного управления и иных организаций, подчиненных Правительству, ЦЭМК:

- заслушивает на своих заседаниях отчеты о работе экспертных служб органов и учреждений ГАС, республиканских органов государственного управления и иных организаций, подчиненных Правительству;

- рассматривает и согласовывает номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению Департамента;

- рассматривает спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, возникающие между экспертными службами республиканских органов государственного управления, иных организаций, подчиненных Правительству, органов и учреждений ГАС.

Центральная экспертно-методическая комиссия имеет право:

- давать предложения и замечания по проектам нормативных правовых актов, согласовывать проекты методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- устанавливать или изменять сроки хранения документов;

- согласовывать предложения государственных архивов о придании документам НАФ статуса историко-культурных ценностей для их представления в Министерство культуры Республики Беларусь;

- изменять результаты оценки стоимости документов НАФ, имеющих статус историко-культурных ценностей;

- принимать решения о перераспределении документов между государственными архивами;

- давать заключения с учетом результатов проведенной экспертизы технического (научного) задания или технико-экономического обоснования о целесообразности включения соответствующих проектов в тематический план;

- давать заключения по проекту тематического плана научных исследований и разработок Департамента на предстоящий год и на уточненный тематический план научных исследований и разработок Департамента на текущий год;

- запрашивать от архивных учреждений, республиканских органов государственного управления и иных организаций, подчиненных Правительству, отзывы и заключения по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, по организации работы с документами, обеспечении их сохранности и использования; протоколы заседаний экспертных служб по обсуждению указанных вопросов и документы к ним, а также информацию о деятельности экспертных служб;

- информировать руководителей архивных учреждений, республиканских органов государственного управления по вопросам деятельности их экспертных служб;

- возвращать разработчикам на доработку проекты подготовленных ими документов, рассмотренных ЦЭМК.

Председатель ЦЭМК имеет право приглашать на заседания комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭМК специалистов архивных учреждений и других организаций.

Секретарь ЦЭМК:

- имеет право требовать от исполнителей своевременного предоставления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии;

- ведет протоколы заседаний ЦЭМК;

- доводит до сведения заинтересованных решения комиссии;

- организует ознакомление с представленными документами членов комиссии;

- осуществляет контроль за сроками исполнения принятых решений.

Центральная экспертно-методическая комиссия организует свою работу в соответствии с планом основных мероприятий Департамента и планами работы архивных учреждений.

Заседания ЦЭМК созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в два месяца. Заседание ЦЭМК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины ее членов.

Решение ЦЭМК принимается по каждому вопросу отдельно простым большинством голосов ее членов, присутствующих на заседании.

В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель ЦЭМК.

В случае несогласия члена ЦЭМК с принятым решением, он имеет право высказать особое мнение, которое вносится в протокол.

В необходимых случаях заседания комиссии проводятся в рабочем порядке путем письменного опроса членов комиссии с последующим оформлением протокола.

При необходимости выносимые на обсуждение комиссии документы дорабатываются с учетом замечаний и предложений членов ЦЭМК в установленные сроки и возвращаются секретарю комиссии.

Документы для рассмотрения на заседании ЦЭМК представляются секретарю ЦЭМК не позднее 15 дней до ее заседания в бумажном и электронном виде.

Все замечания и предложения членов ЦЭМК оформляются письменно и подаются секретарю комиссии в бумажном и электронном виде.

Доработанные по замечаниям и предложениям членов ЦЭМК документы повторно представляются на заседание комиссии или рассматриваются в рабочем порядке.

1.2 Центральная экспертная комиссия

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) подведомственных организаций создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия Министерства.[6]

Центральная экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководством Министерства.

Центральная экспертная комиссия назначается приказом Министра из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей Министра. В состав комиссии в обязательном порядке включаются заведующий архивом Министерства и представитель Национального архива Республики Беларусь. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций.

В своей работе ЦЭК руководствуется Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, действующими правилами и инструкциями Госкомитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, Национального архива Республики Беларусь, положениями ЕГСДОУ, основными правилами работы ведомственных архивов.

Центральная экспертная комиссия:

- разрабатывает предложения и рекомендации по вопросам оптимизации состава документов НАФ Республики Беларусь, образующихся в деятельности Министерства и подведомственных ему организаций;

- рассматривает и представляет на утверждение Национальному архиву Республики Беларусь списки организаций непосредственного подчинения, являющихся источниками комплектования, проекты инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней документов, подлежащих передаче в государственные архивы, положений о постоянно действующих ЭК подведомственных организаций;

- определяет совместно с Национальным архивом Республики Беларусь и службой делопроизводства Министерства организацию и порядок проведения работы по отбору документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях Министерства и подчиненных ему организациях;

- рассматривает и выносит решение об одобрении и представлении на утверждение графики по подготовке и передаче документов на госхранение, сводные описи постоянного и описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве Министерства и подведомственных организациях;

- рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении сроков хранения отдельных документов, и в установленном порядке вносит соответствующие предложения для рассмотрения их архивными учреждениями;

- осуществляет методическое руководство и контроль за работой постоянно действующих экспертных комиссий Министерства и подведомственных ему организаций; в необходимых случаях заслушивает на своих заседаниях председателей этих комиссий о деятельности комиссии;

- организует инструктаж и консультации для членов постоянно действующей ЭК структурных подразделений Министерства и постоянно действующей ЭК подведомственных ему организаций. Участвует совместно с центральным архивом Министерства и делопроизводственными службами в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных служб и архивов, членов ЭК подведомственных организаций;

- оказывает методическую и практическую помощь подчиненным организациям, не стоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей дел по личному составу, составлению пособий по организации, хранению и учету документов;

- согласовывает номенклатуру дел подведомственных организаций, в случае если оная не является комплектовщиком государственного архива.[10]

Центральная экспертная комиссия в праве, в соответствии с установленными требованиями, давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным ему организациям по вопросам экспертизы ценности документов, запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов.

Основными задачами центральной экспертной комиссии министерства являются:

- заслушивание на своих заседаниях информации руководителей структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов подведомственных организаций о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состояния учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения;

- приглашение на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства и организаций его системы, а в случае необходимости, работников Национального архива Республики Беларусь;

- принятие участия в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архивов подведомственных министерству организаций;

- информирование руководства Министерства и подведомственных ему организаций по вопросам деятельности ЦЭК и ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

Центральная экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-методической комиссией Национального архива Республики Беларусь и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

Центральная экспертная комиссия работает по плану, утвержденному руководством Министерства и отчитывается перед ним о результатах своей деятельности.[6]

Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.

Решения ЦЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЦЭК протоколируются.

Ведение делопроизводства ЦЭК и хранения ее документов возлагаются на секретаря комиссии.



Раздел 2. Постоянно действующие экспертные комиссии областных и городских исполнительных комитетов, архивных учреждений

2.1 Экспертно-проверочная комиссия

Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) создается для рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, организации делопроизводства организаций, осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертно-методических комиссий архивных организаций.

В своей деятельности ЭПК руководствуется Законом "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", постановлениями, приказами, положениями, инструкциями и указаниями Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (далее - Госкомархив), решениями ЦЭМК Госкомархива, а также Положением об экспертно-проверочной комиссии.

Экспертно-проверочная комиссия - постоянно действующий совещательный орган в государственных архивных учреждениях по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов. В большинстве учреждений государственной архивной службы объединена с методической комиссией и носит название ЭМК (экспертно-методическая комиссия).[7]

Рекомендации и предложения ЭПК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующим архивным законодательством, подлежат рассмотрению ЦЭМК Госкомархива в установленном порядке.

В состав ЭПК входят председатель, секретарь и не менее 7 членов комиссии из числа специалистов архивных учреждений, а также представителей научных и других организаций.

Состав ЭПК утверждается руководителем отдела.

Председатель ЭПК назначается из числа ответственных работников отдела.

Общее руководство работой ЭПК осуществляет заведующий отделом или лицо, его заменяющее.

При ЭПК действует группа экспертов, состав которой утверждается приказом руководителя отдела по представлению председателя ЭПК. В группу экспертов включаются специалисты архивных и других организаций.

В соответствии с Положением об ЭПК разрабатывается положение об ЭПК каждого отдела областных и городских исполнительных комитетов.

Основными задачами ЭПК являются определение состава документов, подлежащих передаче в государственные архивы областей и города Минска, а также обсуждение методических вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, организации делопроизводства в организациях.

Экспертно-проверочная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- списки организаций-источников комплектования государственных архивов областей и города Минска, в том числе организаций, создающих научно-техническую, кинофотофонодокументацию и другую специальную документацию;

- списки источников комплектования государственных архивов документами личного происхождения;

- изменения и дополнения в действующие списки организаций (лиц)-источников комплектования государственных архивов;

- представляемые организациями описи дел (документов) постоянного хранения на управленческую, научно-техническую, кинофотофонодокументацию и другую специальную документацию; описи дел по личному составу; акты о выделении к уничтожению управленческой, научно-технической и кинофотофонодокументации;

- типовые, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, классификаторы документов организаций источников комплектования государственных архивов областей и города Минска;

- перечни проектов (объектов), проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

- описи дел постоянного хранения, составляемые в государственных архивах после проведения научно-технической обработки документов и переработки описей; акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственных архивов;

- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в государственных и ведомственных архивах; акты о недостаче в организациях дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- вопросы приема (приобретения) на государственное хранение документов личного происхождения.[5]

Экспертно-проверочная комиссия выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов, организации документов в делопроизводстве учреждений, рассматривая в этих целях:

- методические пособия по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, разработанные архивными и другими организациями областей и города Минска, организации делопроизводства, и дает по ним соответствующие заключения;

- программы исследований, этапные и итоговые отчеты о разработке научно-исследовательских тем в области комплектования и экспертизы ценности документов;

- предложения архивных учреждений по разработке (переработке) действующих инструкций и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, организации делопроизводства, а также по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями документов;

- предложения и запросы организаций по проведению экспертизы ценности документов, комплектованию государственных и ведомственных архивов, а также организации делопроизводства.

В целях осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных комиссий организаций ЭПК:

- заслушивает на своих заседаниях отчеты, сообщения и информации экспертных комиссий организаций по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий;

- выносит решения о необходимости введения в состав экспертных комиссий новых членов;

- рассматривает спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов, состояния

делопроизводства в организациях, возникающие в ходе проведения работ

по отбору документов на государственное хранение.

Экспертно-проверочная комиссия имеет право выносить решения:

- о согласовании описей дел (документов) постоянного хранения на управленческую, научно-техническую, кинофотофонодокументацию и другую специальную документацию и описей документов личного происхождения;

- о согласовании номенклатур дел (примерных, типовых, индивидуальных), классификаторов документов, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, о неисправимом повреждении дел, находящихся на государственном хранении; актов о недостаче и о неисправимом повреждении документов, находящихся на ведомственном хранении и подлежащих передаче в государственные архивы; актов о выделении к уничтожению научно-технической и кинофотофонодокументации, находящейся на ведомственном хранении;

- о согласовании нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования архивов, состоянии делопроизводства; об оценке конкретных уникальных и особо ценных документов, в том числе документальных памятников, в случае их хищения, уничтожения или повреждения.

По представлению органов государственного надзора за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в случае хищения, уничтожения или повреждения архивных документов ЭПК производит оценку этих документов, определяет размер причиненного ущерба и в предусмотренных законом случаях рекомендует руководству отдела направить материалы в правоохранительные органы для возбуждения уголовного дела.

Экспертно-проверочной комиссии предоставляется право:

- при рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать представления организациями актов о выделении документов к

соблюдения экспертными комиссиями организаций установленных правил по вопросам подготовки документов к передаче на государственное хранение;

- требовать от организаций розыска недостающих дел (документов) постоянного хранения; запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов; давать рекомендации руководству отдела о направлении материалов в правоохранительные органы в случаях хищения, уничтожения или повреждения архивных дел и документов;

- запрашивать предложения и заключения архивных организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также копии протоколов заседаний экспертных комиссий по обсуждению этих вопросов;

- информировать руководителей организаций по вопросам деятельности их экспертных комиссий;

- ставить перед руководством отдела вопрос о привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении требований законодательства по архивному делу и делопроизводству;

- возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие рекомендации;

- выносить рекомендации по результатам экспертизы ценности документов и комплектования государственных и ведомственных архивов, организации делопроизводства, в том числе по результатам рассмотрения поступивших от архивных и других организаций предложений об установлении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.[5]

Рекомендации ЭПК направляются на рассмотрение ЦЭМК Госкомархива и заведующему отделом областных исполнительных комитетов и Минского горисполкома.

Председатель ЭПК наделяется правами, вытекающими из Положения об ЭПК, руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.

Председателю ЭПК предоставляется право приглашать на заседания ЭПК и привлекать для подготовки вопросов, входящих в компетенцию комиссии, в качестве экспертов и консультантов специалистов архивных и других организаций.

Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.

Экспертно-проверочная комиссия имеет штампы об утверждении и согласовании документов. Штамп проставляется на документах после утверждения протокола заседания ЭПК.

Деятельность ЭПК предусматривается отдельным разделом плана работы отдела по архивам и делопроизводству областных и городских исполнительных комитетов.

Заседания ЭПК созываются не реже одного раза в месяц.

Заседание ЭПК считается правомочным, если в нем принимают участие не менее 2/3 состава комиссии.

Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимается руководством отдела.

Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

Протоколы ЭПК подписываются председателем и секретарем и утверждаются заведующим отделом.

Секретарь ЭПК по указанию председателя комиссии обеспечивает созыв заседаний комиссии, осуществляет учет и готовит отчетность о работе ЭПК, доводит до сведения заинтересованных организаций и лиц решения комиссии, ведет делопроизводство ЭПК и обеспечивает сохранность документов до сдачи их на государственное хранение.

2.2 Экспертно-методическая комиссия

Экспертно-методическая комиссия (далее - ЭМК) создается для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов, проведения оценки стоимости материальных историко-культурных ценностей либо культурных ценностей, составляющих НАФ, научно-методического обеспечения деятельности архива.[8]

В своей деятельности ЭМК руководствуется Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции от 6 января 1999 года), Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 года № 373 (с изменениями и дополнениями от 21 декабря 2004г.), иными актами законодательства Республики Беларусь, нормативными правовыми актами и методическими документами по вопросам архивного дела и делопроизводства, Уставом государственного архива, решениями Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, типовым Положением об экспертно-методической комиссии государственного архива.

Экспертно-методическая комиссия является совещательным органом. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения их директором государственного архива и являются обязательными для исполнения работниками государственного архива, а также организациями.

В состав ЭМК входят наиболее квалифицированные работники структурных подразделений государственного архива, организаций. В состав ЭМК республиканских архивов могут входить представители Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент), а в состав ЭМК государственных архивов областей, зональных государственных архивов, Минского городского архива - представители органов Государственной архивной службы (далее - органов ГАС) областей и города Минска. Положение об ЭМК и ее состав утверждаются приказом директора государственного архива.[3]

Экспертно-методическую комиссию возглавляет заместитель директора или один из наиболее квалифицированных работников государственного архива. Подготовка заседаний ЭМК и оформление протоколов возлагается на секретаря ЭМК.

Основными задачами ЭМК являются:

- рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам архивного дела и делопроизводства, осуществление методического руководства и контроля за деятельностью служб документационного обеспечения управления, архивных служб организаций;

- рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования государственного архива;

- контроль за исполнением нормативных правовых актов и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- рассмотрение вопросов совершенствования организации научно-исследовательской и методической работы;

- проведение оценки и выдача заключений о стоимости материальных историко-культурных ценностей либо культурных ценностей, составляющих Национальный архивный фонд.[3]

Экспертно-методическая комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- список № 1 организаций - источников комплектования государственного архива;

- список № 2 организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива;

- список физических лиц - источников комплектования государственного архива документами личного происхождения;

- дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2;

- проекты нормативных правовых актов и методических документов;

- предложения организаций об определении сроков хранения документов, не установленных соответствующими перечнями;

- номенклатуры дел организаций - источников комплектования государственного архива;

- описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся до 1945 года включительно, и фондов I категории (независимо от времени образования документов) после усовершенствования с дальнейшей передачей актов на рассмотрение ЦЭМК; Областные и зональные государственные архивы после рассмотрения описей и актов на ЭМК направляют их на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии органа ГАС области

- вопросы приема на государственное хранение документов личного происхождения;

- документы о результатах экспертизы ценности библиотечного, журнального и справочно-информационного фондов архива;

- документы о результатах целевой экспертизы ценности документов государственного архива;

- вопросы отнесения документов к категории особо ценных;

- предложения об определении категории ценности документов;

- вопросы придания документам статуса историко-культурных ценностей.

Экспертно-методическая комиссия для решения стоящих перед ней задач имеет право:

- утверждать:

описи дел постоянного хранения фондов государственного архива;

описи дел постоянного хранения организаций - источников комплектования государственного архива;

описи особо ценных дел фондов государственного архива;

описи дел документов личного происхождения;

акты о выделении к уничтожению документов из фондов государственного архива за послевоенный период, не подлежащих хранению;

- согласовывать:

список № 1 организаций - источников комплектования государственного архива;

список № 2 организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива;

список физических лиц - источников комплектования государственного архива;

дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2;

положения, правила, инструкции, памятки, номенклатуры дел организаций;

описи дел по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения;

акты организаций о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых имеет отметку «ЭПК»;

предложения об определении категории ценности документов;

вопросы придания документам статуса историко-культурных ценностей;

приглашать на заседания работников государственного архива, организаций, представивших документы на рассмотрение ЭМК, а также других организаций в качестве консультантов;

- требовать:

от исполнителей - своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭМК, заключений, отзывов на них в установленные сроки;

от организаций - принятия мер по розыску недостающих дел постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия (утраты, незаконного уничтожения) документов;

возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.

Работа ЭМК предусматривается годовыми планами работы государственного архива. Вопросы, подлежащие рассмотрению на заседаниях ЭМК, включаются в планы работы отделов государственного архива.

Заседания ЭМК проводятся не реже одного раза в месяц. Председатель ЭМК имеет право созывать внеплановые заседания, если возникнут вопросы, требующие оперативного решения. Заседание ЭМК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины ее членов.

Секретарь ЭМК обеспечивает своевременную подготовку документов для рассмотрения и созыв заседаний в установленные сроки.

Документы для рассмотрения на заседании ЭМК представляются секретарю не позднее, чем за 3 - 5 дней до ее заседания.

Доработанные по замечаниям и предложениям документы повторно представляются на заседание ЭМК либо рассматриваются в рабочем порядке.

Заседания ЭМК протоколируются. Решения ЭМК принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭМК.

Протоколы заседаний ЭМК подписываются председателем и секретарем и утверждаются директором государственного архива.

При необходимости организациям направляются выписки из протоколов заседаний ЭМК.

Секретарь ЭМК осуществляет контроль за выполнением принятых решений.



Раздел 3. Постоянно действующая экспертная комиссия учреждения организации, предприятия

Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в учреждении, организации, предприятии (далее - учреждение) (независимо от форм собственности) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию учреждения и подготовки их к передаче на архивное хранение.[7]

Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения, а в необходимых случаях и соответствующего государственного архива.

Постоянно действующая ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4 - 5 человек. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер, работник государственной архивной службы (если организация является источником комплектования государственного архива). Председателем постоянно действующей ЭК назначается один из руководящих работников организации (как правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.[1]

В своей работе постоянно действующая ЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением о постоянно действующей ЭК учреждения.

В соответствии с Примерным положением учреждение разрабатывает конкретное положение о своей постоянно действующей ЭК, которое в необходимых случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается приказом руководителя.

Постоянно действующая экспертная комиссия учреждения осуществляет следующие функции:

- рассматривает проекты номенклатур дел организации и ее структурных подразделений;

- проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

- рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

-рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК (ЦЭПК) архивного учреждения;

- рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

-участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел;

- осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений;[11]

- по документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, постоянно действующая ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения. [9]

Постоянно действующей ЭК учреждения представляется право:

- в соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям учреждения и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение;

- запрашивать от руководителей структурных подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу; документы, сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

- заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива учреждения о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- приглашать на заседания постоянно действующей ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости работников государственных архивов;

- информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

Постоянно действующая экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК (ЭМК) архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

Постоянно действующая ЭК работает по плану, утвержденному руководителем учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.

Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции постоянно действующей ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

Решения постоянно действующей ЭК принимаются большинством голосов. Заседания постоянно действующей ЭК протоколируются.

Обязательному утверждению соответствующим государственным архивом подлежат предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.

Ведение делопроизводства постоянно действующей ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.



Заключение

При написании курсовой работы по выбранной теме рассмотрела постоянно действующие экспертные комиссии создаваемые при Министерствах, областных и городских исполнительных комитетах, зональных архивах, учреждениях (не зависимо от формы собственности).

В ходе изучения данной темы пришла к следующим выводам:

- постоянно действующие экспертные комиссии являются совещательным органом;

- в состав постоянно действующих экспертных комиссий входят председатель, секретарь, члены комиссии;

- заседания постоянно действующих экспертных комиссий оформляются протоколом;

- состав постоянно действующих экспертных комиссий состоит из числа наиболее квалифицированных работников;

- в зависимости от задач стоящих перед такими комиссиями являются центральными, методическими, проверочными.

Но самое главное, на мой взгляд, в работе постоянно действующих экспертных комиссий является правильность определения ценности документов, а соответственно и их сроков хранения. Ведь от проведенной экспертизы ценности документов зависит формирование районных, городских, зональных, областных, государственных и национальных архивов, а следовательно истории государства и отдельных граждан.

Считаю, что тема курсовой работы раскрыта достаточно полно.

При написании курсовой работы использовала методические документы (примерные и типовые положения о постоянно действующих экспертных комиссиях, учебные пособия, основные правила работы архивов).



Список использованной литературы

1. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.busel.org/texts/cat1eo/id5dwocnu.htm

2. Положение о центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://archives.gov.by/index.php?id=506686.

3. Типовое положение об экспертно-методической комиссии государственного архива [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://archives.gov.by/index.php?id=133837.

4. Примерное положение о постоянно действующей комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://kadrovik.by/topik/33297.

5. Положение об экспертно-проверочной комиссии по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета и Минского городского исполнительного комитета [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://pravo.levonevsky.org/bazaby/org150/basic/text007.htm.

6. Положение Министерства образования Республики Беларусь от 17.02.1998 «О центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства образования Республики Беларусь» [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://pravo.levonevsky.org/bazaby11/republik52/text237.htm.

7. Правила Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5 «Работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций, предприятий Республики Беларусь» (вместе с «Примерным положением об архиве учреждения, организации, предприятия», «Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, госкомитета, центрального органа управления Республики Беларусь», «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия») [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.levonevski.net/pravo/norm2009/num40/d40360/page3.html.

8. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://anderscom.narod.ru/files/dou/npa_dou_2008/sections/2_arch/2_1_arch_main/Post_Komarh_2005_7.htm.

9. Паневчик В.В. Делопроизводство: уч. пос. - 2-е изд. испр. и доп. - Мн.: Высшая школа, 2003. - 348 с.

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: ДОУ: уч. пос. - 2-е изд. - М.:ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

11. Гавриленко В.Г., Ядевич Н.И., Изотко В.П. Делопроизводство. Серия «Юридический справочник» приложение к журналу «Право и экономика» - Мн.: 1998. - 176 с.

Размещено на Allbest.ru