Інформаційне забезпечення діяльності рекламної агенції

Програмний комплекс Система електронного документообігу P.S. (СЕД P.S.) призначений для створення систем документообігу і має наступну функціональність:

1) підтримка функцій діловодства (вхідні, вихідні, розпорядчі, внутрішні);

2) бібліотечні послуги зі створення, зберігання і пошуку документів;

3) мережеві послуги з організації спільної роботи;

4) підтримка безпеки і автентичної ідентифікації при роботі з документами;

5) повнотекстовий пошук по загальному масиву документів;

6) послуги зі створення і супроводу сховища документів;

7) підтримка архівації документів зі встановленим терміном зберігання;

8) підтримка різних форматів текстових, аудіо- і відеоданих;

9) підтримка аудіорезолюцій і відеопротоколів засідань;

10) ведення історії змін і пропозицій по зміні документів [18, 67].

Для того, щоб електронний документообіг в рекламній агенції виконував свої завдання, замовнику слід розуміти необхідність перегляду і врегулювання бізнес процесів підприємства. При всій вигоді такого рішення, можуть з'явитися кілька особливостей, які необхідно враховувати керівнику компанії і IT-фахівцям. На жаль, часом не всі співробітники компаній мають належну технічну підготовку. І, незважаючи на простоту навчання користуванню, відмовляються підвищувати рівень кваліфікації у роботі з новим програмним забезпеченням. Необхідно підготувати персонал до впровадження системи електронного документообігу (надалі СЕД), пояснити вигоди нової організації робочого процесу, використання СЕД покликане полегшити виконання рутинних щоденних завдань, а значить - прискорити робочий процес.

Запроваджувати електронний документообіг в рекламній агенції слід проводити в усіх її підрозділах, оскільки робота СЕД пов'язана із створенням, зміною та зберіганням денних, необхідних для всього підприємства. В даній області не повинно і не може бути "слабких ланок". Дуже багато залежить від правильності рішення керівника, який повинен розуміти, що автоматизація робочих процесів веде до більш ретельного структурування роботи рекламної агенції, яке спрямоване на досягнення загальних, чітких і злагоджених дій. Водночас виграш від прийняття такого рішення, при всіх витратах, дійсно високий.

При повній прозорості дій, не потрібно буде складувати тисячі запорошених томів службових записок, листів, іншої документації. Практично повністю виключається втрата документів, оскільки після впровадження електронного документообігу файли, що зберігаються в базі, завжди можна легко знайти і сортувати. Робота з СЕД дійсно економить час, тим більше, коли вона впроваджена на всіх рівнях рекламної агенції. Замість того, щоб перевозити чи переносити численні томи документації, досить перенаправити робочі файли від користувачів одного відділу в інший. З прийняттям закону про використання електронного цифрового підпису, який дає юридичний статус електронним документам, процес прийняття рішень та їх підтвердження значно спрощується. Тим більше, що можна постачати нормативні електронні документи паперовим варіантом. Всі документи, отримані ззовні, легко заносяться в базу, наприклад, за допомогою сканування, і можуть використовуватися в подальшому. При необхідності, за допомогою сканування і інтеграції з іншими програмними засобами, в електронний варіант можна перевести вже існуючий архів.

Іноді життєво необхідна можливість доступу до будь-якого документу, створеному в певний відрізок часу, щоб відстежити дії персоналу, етапи роботи і її кінцевий результат. Впровадження системи документообігу допоможе вирішити це та багато інших питань, а кваліфіковані фахівці встановлять і налаштують СЕД, враховуючи потреби рекламної агенції.

3.2 Створення і підтримка Web-сайту рекламної агенції

Наявність Інтернет-сайтів в наш час - це необхідна умова успіху. За допомогою сайту з'являється можливість позбутися частини офісної роботи, тому що інформацію про послуги, продукцію, ціни, місцезнаходження офісу, та інше можна розмістити на веб-сайті. Власна інтернет-сторінка стає незамінним помічником, який працює 24 години на добу в мережі Інтернет.

Процес створення Інтернет-сайту виглядає наступним чином:

1) проектування сайту (веб-додатку);

2) створення макетів сторінок;

3) верстка шаблонів;

4) програмування;

5) наповнення сайту;

6) підтримка сайту - обслуговування [12, 79].

Web-сайт - це своєрідний інтерфейс між підприємством та його оточенням - партнерами, постачальниками, клієнтами. Тому створення сайту є одним з головних завдань підприємницької діяльності, в тому числі і в мережі Internet. Нині все більша кількість компаній починає використовувати Internet для обміну інформацією та оптимізації роботи з клієнтами. Найпоширенішою формою присутності у мережі є створення сайта (Web-представництва).

Структурована інформація сайта дає змогу партнерам і клієнтам отримати повне уявлення про підприємство і його діяльність. Споживач одержує з рекламних банерів сайта і комерційних та ділових видань багато корисних Web-адрес, з яких можна дізнатися ціни, замовити товари. Такий спосіб передачі повідомлень потенційним клієнтам рекламної агенції більш ефективний за звичайні засоби комунікації: пошту, телефон, факс. За допомогою таких обов'язкових елементів, як інтерфейс або навігація, клієнт може самостійно вибрати необхідну для вивчення інформацію. Сайт є доповненням до рекламної кампанії, забезпечуючи можливість зворотного зв'язку та інтерактивної роботи з даними рекламної агенції.

Сайт зазвичай має систему управління контентом (Content Management System (CMS)). Головною функціональністю сайта можна вважати управління контентом, а також функціонування інтерактивних модулів, які допомагають взаємодіяти і обмінюватися інформацією з відвідувачами сайта. Важливою особливістю є також наявність контролю та аналізу за відвідуваністю, управлінням рекламою, а також наявність системи замовлень. Основні функціональні можливості, якими можна управляти за допомогою вбудованого інтерфейсу сайту, - управління структурою, редагування змісту, інтерактивні сторінки, електронний магазин, статистика відвідування, управління рекламою, оптимізація під пошукові машини, управління дизайном.

Якщо інтерфейс сайту рекламної агенції забезпечує роботу з банерною рекламою, то він дає змогу власникові сайту розміщувати рекламу партнерів і стати учасником безкоштовних систем обміну рекламною інформацією. Промисловий підхід до створення Web-представництва стає однією з найважливіших тенденцій розвитку проектування сайтів та віртуальних організацій. Нова ідеологія Web-виробництва інформаційної індустрії сприяє залученню до електронних ринків малих і середніх підприємств, надаючи їм можливість за прийнятною ціною придбати достатньо функціональні рішення, що відповідають їх вирішуваним задачам. Зазвичай розвинутий комерційний Web-сайт рекламної агенції містить такі розділи:

1) інформацію про підприємство (історія створення, основні досягнення, мета ведення електронної комерції, відгуки клієнтів і партнерів);

2) пропозиції продукції підприємства (цінові і технічні характеристики, каталоги, умови постачання й сервісного обслуговування, опис переваг);

3) розділ технічної підтримки (консультації, рекомендації та особливості застосування);

4) додаткову інформацію про діяльність компанії (аналітичні матеріали, статистика тощо);

5) форми для замовлення продукції;

6) лічильник кількості відвідувачів;

7) рубрику поточних новин;

8) реєстраційну форму для відвідувачів, що є потенційними клієнтами.

Процес створення Web-сайту рекламної агенції вимагає вирішення таких питань:

1) визначення мети. Визначається мета створення Web-сайта, яким має бути результат, наскільки взагалі сфера діяльності компанії підходить для ведення електронної комерції в Internet;

2) вибір структури. Web-сайт складається з сукупності окремих Web-сторінок, пов'язаних між собою гіперпосилання ми, спроектованими в карті сайта.

На основній Web-сторінці рекламної агенції розміщується найважливіша інформація підприємства, тут знаходяться посилання, що ведуть до інших сторінок. Як правило, кожній сторінці відповідає свій інформаційний розділ.

До основних компонентів Web-сайту належать:

1) початкова сторінка - це перша сторінка сайта, що з'являється після вибору URL-адреси. Вона містить посилання на конкретні розділи сайта, кнопки переміщення, загальні відомості про підприємство та правила торгівлі;

2) Web-сторінки - носії конкретної інформації;

- посилання (link) - засоби з'єднання відвідувачів з іншими сторінками;

- заголовки (banner) - графічні елементи сторінки, що використовуються для реклами;

3) вибір назви Web-адреси. Web-адресою може бути назва компанії або абревіатура, що є похідною від назви компанії;

4) вибір логотипу і заголовка основної сторінки. Це вимагає особливої уваги і має добре запам'ятовуватися. Не слід застосовувати занадто багато графіки, що спричиняє тривале завантаження і потребує значних обчислювальних ресурсів;

5) вибір кольору фону. Текст на сторінках повинен читатися без напруження тощо;

6) вибір структури Web-сторінок. Якщо на Web-сайті необхідно розмістити багато інформації, то можна використовувати або великі сторінки, або більшу кількість маленьких сторінок. Великі сторінки зручні, якщо відвідувачі Web-сайту компанії будуть їх роздруковувати або зберігати для подальшого вивчення, але вони довше завантажуються і вимагають від користувача скролінгу (прокручування);

7) розміщення графіки. Якщо необхідно підвищити інформативність Web-сайту за допомогою фотографій або кольорових графічних зображень, приміром, для показу каталогу продукції, то варто знайти компромісне рішення між необхідністю демонстрації цінної інформації і швидкістю завантаження сторінки;

8) розміщення сайту. Є два основних варіанти розміщення Web-сайту компанії: на сервері провайдера або на власному Web-сервері компанії. Якщо Web-сайт компанії орієнтовано на вітчизняний ринок, то розміщувати його слід на сервері одного з вітчизняних провайдерів. Якщо продукцію компанії призначено для міжнародного ринку, то краще розміщувати Web-сайт на сервері однієї з закордонних компаній [17, 78].

Розробники систем управління Web-контентом надають клієнтам три категорії продуктів: для розробки контента, для управління сайтом, для доставки контента. На етапі розробки контента Web-сайта відбувається обробка інформації, що надходить з різних джерел: від продавців, їх партнерів, клієнтів, посередників, розробників Web-застосун-ків тощо. На її основі будується контент-модель. Є спеціалізоване ПЗ для розробки контента Web-сайта. Наприклад, для керування Web-контентом призначені основні служби Documentum 4 і eBusiness - Content Personalization і Site Delivery. Content Personalization забезпечує користувачів вбудованим контентом, виконуючи автоматичний аналіз інформації та її категоризацію за змістом і ключовими словами. У системі реалізовано інтеграцію з механізмами персоналізації сторонніх фірм. Site Delivery забезпечує кешування Web-контента (модуль WebCache), його централізоване формування і поширення по розподілених серверах, функції керування сайтами, включаючи тестування і можливість створювати кадри Web-сторінок (WebPublisher) тощо. Версія цієї системи В2В Edition забезпечує управління переміщенням інформації між партнерами, постачальниками і системними інтеграторами. Вона розрахована на потреби підприємств, що будують застосування е-комерції, і містить набір сервісів для інтеграції з електронними каталогами та динамічними сторінками В2В-застосунків.

На етапі управління сайтом відбувається розробка структури сайта, попередній перегляд і публікація підготовленого контента. Тут розробляється зовнішній вигляд, підготовлю-ються шаблони, розподіляються ролі користувачів і класифікація необхідної інформації (приміром, товари, ціни). Важливі компоненти цього рівня - служби, що підтримують своєчасність надходження необхідного контента. У набір функцій цього рівня також мають входити доступна неспеціалістам інформація, що відображає структуру контента і забезпечує зручну навігацію за документами, що містять тексти, графіку й інші компоненти.

9) доставка контента. Якщо сайт підготовлено до публікації, необхідні засоби для динамічного формування Web-сторінок залежно від запитів конкретних користувачів. Тому один з важливих компонентів цього етапу - профілювання користувачів, котрі мають одержувати тільки ту інформацію, яка відповідає їх запитам.

Підтримка сайту рекламної агенції є вагомим компонентом. Сайт, яким після його створення та базового наповнення ніхто не займається, який постійно не оновлюється та не підтримується, незабаром починає втрачати аудиторію, погано індексуватися пошуковими системами та перетворюватися на непотрібний ресурс. І навпаки, сайт, за яким постійно стежать, адмініструють, незабаром починає залучати все більше і більше аудиторії. Процвітання і розвиток рекламної агенції залежить від оновлення сайту та його підтримки.

Підтримка сайту включає:

1) розміщення на сайті текстової інформації;

2) пошук і копірайтинг необхідної текстової інформації;

3) розміщення графічної інформації на сайті;

4) внесення незначних змін на сайті;

5) створення та розміщення промо-сторінок для окремих акцій;

6) оптимізація сайту;

7) розміщення на сайті текстової інформації;

8) технічна підтримка сайту - захист від вірусів, несанкціонованого доступу, захист інформації сайту від втрати, бекап бази даних;

9) розширення технічних можливостей сайту, зміна елементів дизайну;

10) пошук тематичних статей, новин, спостереження за форумом, гостьовою.

Висновки та пропозиції

Загалом системою інформаційного забезпечення є сукупність елементів забезпечення процесу управління, що дозволяє організувати своєчасне надходження необхідної кількості та якості інформації в усі управлінські ланки.

Елементами системи інформаційного забезпечення є: інформація; носії інформації (матеріальні предмети, на яких фіксується інформація); канали руху інформації (комунікації); технічні засоби перетворення інформації.

Інформаційну систему підприємства характеризують такі властивості: потоки інформації в системі управління, як правило, є більш складними і розгалуженими, ніж матеріальні потоки, пов'язані з безпосереднім виробничим або торговельним процесом; жодна з функцій управління не може забезпечити підтримку заданих параметрів усієї системи без налагодженого постійного прямого і зворотного зв'язку потоків інформації; інформаційна система є невід'ємною органічною частиною всієї системи управління, що забезпечує комплексність, ефективність взаємодії і взаємозв'язок усіх ланок підприємства.

Управлінська діяльність - це специфічний вид трудового процесу. Управлінська праця в рекламній агенції має свої особливості порівняно з працею продуктивною, внаслідок якої створюються матеріальні цінності. Управління - це насамперед робота з людьми, а їхня трудова діяльність є об'єктом управлінського впливу. Це праця творча, переважно розумова, яка здійснюється людиною у вигляді нервово-психічних зусиль. Процес розумової праці складається з таких елементарних дій або операцій, як слухання, читання, мовлення, контактування, спостереження за дією, мислення, умовивід тощо.

Водночас управлінська праця в рекламній агенції складається з таких основних елементів: предмет праці (те, що підлягає впливу, обробці), засоби праці (те, за допомогою чого здійснюється вплив), сам процес - цілеспрямована діяльність і результат. Ці елементи дозволяють визначити характер і особливості управлінської праці незалежно від посади управлінського працівника, галузі діяльності тощо. Спрощено схему її можна подати як систему, на вході якої інформація (предмет - це те, на що спрямована праця), що підлягає в середині системи опрацюванню інтелектом людини за допомогою технічних засобів управління - обчислювальної та організаційної техніки (засоби праці), а на виході - якісно нова інформація, або управлінське рішення (результат праці).

Відповідно, автоматизовані системи управління персоналом в рекламній агенції забезпечують: ведення кадрового обліку; повну інтеграцію заробітної плати, фінансового забезпечення компанії та бухгалтерського обліку; звітність і аналіз даних про працівників; робочий графік та облік відвідування; оцінку продуктивності праці; виплату пільг та компенсацій; рекрутинг та адаптацію персоналу; планування управління кадрами; формування кадрових резервів; відстежування претендентів та їх резюме.

Під бізнес-процесом мається на увазі структурована послідовність дій з виконання певного виду діяльності на всіх етапах життєвого циклу предмета діяльності - від створення концептуальної ідеї через проектування до реалізації і результату (здача в експлуатацію об'єкта, постачання продукції, надання послуг, закінчення певної фази діяльності), тобто певний системно-замкнений процес.

Управління бізнес-процесами в рекламній агенції - це сукупність методів і засобів впливу суб'єктів управління підприємства шляхом планування, організовування, мотивування та контролювання на розробку продуктів, маркетинг і збут, постачання, виробництво, сервіс, доставку, забезпечення з метою задоволення вимог клієнтів та підвищення ефективності господарювання підприємства. Єдиною метою бізнес-процесу в рекламній агенції є задоволення вимог клієнтів, яких можна розділити на п'ять різних типів: перший тип - це первинні клієнти, ті, які одержують первинний вихід; другий тип складають вторинні клієнти, що знаходяться поза процесом і одержують вторинні виходи, третій тип - непрямі клієнти, що не одержують первинного виходу, але є наступними в ланцюжку, тому пізніший за часом вихід відображається на них. Четвертий тип клієнтів - зовнішні клієнти (за межами підприємства), які одержують вихід процесу, - агенти, інші підприємства тощо. Нарешті, існують зовнішні непрямі клієнти, споживачі (п'ятий тип). Ці категорії необов'язково присутні кожна окремо, можуть бути випадки, коли вони перетинаються.

При виборі інформаційної системи потреби бізнесу повинні бути конвертовані в технічні і економічні вимоги до інформаційної системи, сформульовані у відповідних термінах: функціональні можливості; сукупна вартість володіння; перспективи розвитку, підтримки і інтеграції та технічні характеристики.

Електронним документообігом рекламної агенції є єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції "безпаперового діловодства". Електронний документ (ЕД) - це документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.

Основні принципи електронного документообігу: єдиноразова реєстрація документа; можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання; безперервність руху документа; єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів; ефективно організована система пошуку документа; розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу.

Процес створення Інтернет-сайту включає: проектування сайту (веб-додатку); створення макетів сторінок; верстку шаблонів; програмування; наповнення сайту; підтримку сайту - обслуговування.

Список використаної літератури

1. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Інформаційний менеджмент: опорний конспект лекцій у схемах і таблицях. - К., 2011. - 170 с.

2. Скібіцька Л.І. Організація праці менеджера. Навч. посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2010. - 360 с.

3. Сайт "uadoc.zavantag.com". Глава 3 Рекламні дослідження - Дурович А.П./ [Електронний ресурс] Метод доступу на 01.03.2013 <http://uadoc.zavantag.com/ text/7243/index-1.html?page=4>.

4. ДСТУ 2392 - 94. Інформація і документація. Базові поняття. Терміни і визначення. - Чиннний 1995-01-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.

5. Матвієнко О.В., Основи інформаційного менеджменту: Навчальний посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2012. - 128 с.

6. Воройский Ф.С. Информатика. Новый систематизированный толковый словарь-справочник. - М.: Либерия, 2001. - 536 с.

7. Толковый словарь по основам информационной деятельности / Под ред. проф. Н.Н. Ермошенко. - К.: УкрИНТЭИ, 1995. - 252 с.

8. Иванкин В.И. Источники информации для органов НТИ в условиях рыночной экономики // НТИ.Сер. 1. - 2009. - №6. - С. 22-32.

9. Сайт "Конспект экономиста". Управление в рекламном бизнесе/ [Електронний ресурс] Метод доступу на 10.03.2013 < http://konspekts.ru/marketing/upravlenie-v-reklamnom-..>.

10. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи менеджменту інформаційних систем: Навч.посібник. - К.:Центр навчальної літератури, 2005. - 176 с.

11. Кириллов В. Модель жизненного цикла системы: что выбрать? // Компьютеры+Программы. - 2010. - №5. - С. 45.

12. Васильків Н.М. Опорний конспект лекцій з дисципліни "Ефективність інформаційних систем" з освітньо-кваліфікаційного рівня "Спеціаліст" для спеціальності "Економічна кібернетика ". - Тернопіль: Економічна думка, 2005. - 98 с

13. Перешивкин С.А. Информационные технологии управления персоналом: Учебное пособие. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2010. - 98 с.

14. Сайт "Википедия". ERP / [Електронний ресурс] Метод доступу на 16.03.2013 <http://ru.wikipedia.org/wiki/ERP>.

15. Сайт "e-college.ru". Е.А. Лунев. Информационные технологии управления персоналом/ [Електронний ресурс] Метод доступу на 01.10.2012 <http://e-college.ru/xbooks/xbook106/book/index/index...>.

16. Сайт "Вікіпедія". Планування ресурсів підприємства / [Електронний ресурс] Метод доступу на 16.03.2013 <http://uk.wikipedia.org/wiki/Планування_ресурсів_ підприємства>.

17. Гужва В. М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2011. - 400 c.

18. Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документообігу: Навчальний посіб. / О. Матвієнко, М. Цивін. - К.: ЦУЛ, 2008. - 112 с.

19. Сайт "Энциклопедия интернет-рекламы". Сайт - второе рекламное звено/ [Електронний ресурс] Метод доступу на 20.03.2013 <http://book.promo.ru/ article3_1.html>.

20. Сайт "Бібліотека українських підручників". Сайт як засіб підтримки і розвитку підприємства/ [Електронний ресурс] Метод доступу 20.03.2013 <http://pidruchniki.ws/1331090747799/informatika/sayt_..>.

21. Сайт "Бібліотека українських підручників". Особливості українського сегмента Internet/ [Електронний ресурс] Метод доступу 20.03.2013 <http://pidruchniki.ws/15120417/informatika/osoblivost..>.

22. Сайт "WebSpektr". Підтримка web сайтів. Обслуговування сайтів/ [Електронний ресурс] Метод доступу 21.03.2013 <http://www.webspektr.net/ua_site_ support.html>.

23. Юдін О.М. Системи електронної комерції: створення, просунення і розвиток: монографія / О.М. Юдін, М.В. Макарова, Р.М. Лавренюк. - Полтава: РВВ ПУЕТ, 2011. - 201 с.

24. Сайт "mamontov.com.ua". Маркетинговый аудит сайта. Статья Дениса Мамонтова/ [Електронний ресурс] Метод доступу на 12.03.2013 <http://mamontov.com.ua/marketing-audit-site.html>.

Додатки

Додаток А. Структура інформації, що спонукає підприємство до самоорганізації

Додаток Б. Економічна модель процесу побудови інформаційної системи підприємства, заснованої на використанні сучасних інформаційних технологій

Додаток В. Приклади сайтів рекламної агенції

Додаток Г. Приклади сайтів рекламної агенції

Додаток Д. Приклади сайтів рекламної агенції

Размещено на Allbest.ru