Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Запорізька державна інженерна академія

Кафедра менеджменту організацій

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни «Управління персоналом»

на тему «Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом»

Студента групи М-07-2

Вельченка Євгена Олександровича

Прийняла к.е.н., доцент:

Крайнік Олена Миколаївна

Запоріжжя, 2011

Реферат

Курсова робота: 49 с., 12 рис., 6 табл., 25 джерел, 3 додатки.

Об'єкт дослідження - інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом в ТОВ «Мрія».

Мета даної курсової роботи - розглянути інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом, розкрити особливості застосування сучасних інформаційних технологій в управлінні туристичним підприємством «Мрія».

Для досягнення мети курсової роботи необхідно вирішити наступні завдання:

1. Дати характеристику теоретичних основ інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом;

2. Розглянути практику документаційного та інформаційного забезпечення управління персоналом у ТОВ «Мрія»;

3. Визначити шляхи вдосконалення інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом на ТОВ «Мрія».

Методи дослідження: системний, описовий, аналітичний, порівняльний, статистичний, системний, синергетичний, аналізу і синтезу.

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ, АВТОМАТИЗОВАНА ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА, ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ, ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ, ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА, ДОКУМЕНТАЦІЯ ПО ПЕРСОНАЛУ,

Зміст

Вступ

Теоретико-методологічні засади аналізу інформаційного та документального забезпечення управління персоналом

Аналіз інформаційного забезпечення управління персоналом

Аналіз документального забезпечення управління персоналом

Аналіз діяльності підприємства ТОВ «Мрія»

Загальна характеристика підприємства ТОВ «Мрія»

Інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом в ТОВ «Мрія

SWOT - аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом у туристичній фірмі «Мрія»

Пропозиції щодо вдосконалення інформаційного та документального забезпечення управління персоналом на туристичній фірмі ТОВ«Мрія»

Висновки

Використана література

Вступ

Вирішення актуального завдання сьогодення щодо переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. Для прийняття ефективних управлінських рішень в умовах динамічного розвитку ринкової економіки підприємству потрібна доцільна система інформаційного та документаційне забезпечення, яка б об'єктивно відображала сформовану економічну ситуацію.

Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.

У підсистемі управління персоналом, як і в системі управління всією організацією, впроваджені і ведуться такі уніфіковані системи документації:

- організаційні документи: структура і штатна чисельність підприємства, штатний розклад, положення про служби та відділи, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку;

- документи по особовому складу: накази з особового складу (прийом і звільнення, переведення і переміщення, надання відпусток, стягнення та заохочення, матеріальна відповідальність), особисті справи, трудові книжки;

- інформаційно-довідкові документи: акти, листи, доповідні записки.

Окрему групу становлять: трудові договори (контракти), колективні договори, договори з індивідуальної та колективної матеріальної відповідальності, які укладаються з працівниками.

Кожен підрозділ служби управління персоналом розробляє, оформляє, виконує ту документацію, яка відповідає його функціональному призначенню. Особливістю нинішнього етапу є те, що якщо у кадрових службах державних установ і підприємств зберігаються традиції обов'язкового суворого і чіткого ведення кадрової документації, то в комерційних організаціях часто недооцінюється роль документації з особового складу, ігнорується необхідність створення окремих видів документів і дотримання правил їх зберігання. Керівники недержавних та громадських організацій нерідко схильні вважати документацію, що виникає в діяльності цих організацій, приватною власністю фірми чи об'єднання. У зв'язку з цим ними не враховуються встановлені державою правила ведення справ виробництва і здачі документів на державне зберігання. Слід враховувати, що відомості про чисельність, склад працюючих, їхню заробітну плату, умови праці, а також про наявність вільних робочих місць не можуть становити комерційну таємницю. Разом з іншими документами організації документація з особового складу підлягає передачі для тривалого зберігання в державні архіви.

Ділова інформація представляється у вигляді різного роду документів, дослідження показують, що 75% робочого часу співробітників організацій витрачається на їх підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу. За даними ISO (International Standards Organization), управління документами стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства.

Інформаційне забезпечення управління - це зв'язок інформації з системами управління підприємством і управлінським процесом в цілому. У сучасних умовах важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку.

Інформація потрібна всім: управляючим структурам, колективам підприємств, громадським організаціям та всім працюючим. Неможливо спиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід, необхідно одержувати і освоювати інформацію, яка допомагає вирішувати виникаючі питання. Інформація виступає сьогодні як один з першорядних ресурсів, значення якого не менше, ніж значення матеріальних, сировинних і інших ресурсів. До речі, використання останніх в значній мірі залежить саме від стану і використання інформації. На відміну від більшості ресурсів, які здатні виснажуватися, інформаційний потенціал може використовуватися багато разів як колективами, так і індивідуальними працівниками. При цьому він постійно збільшується і збагачується.

Проблема інформаційного та документаційного забезпечення системи управління персоналом пояснюється поки ще недостатнім насиченням служб управління персоналом висококваліфікованими фахівцями.

Актуальність обраної теми обумовлюється недостатнім опрацюванням інформаційного та документального забезпечення системи управління персоналом. Вирішення труднощів управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні та кадрові ресурси організацій, забезпечувати їх ефективне функціонування. Саме тому інформаційне та документальне забезпечення системи управління персоналом є настільки важливою і необхідною для вивчення темою.

Предметом даної курсової роботи виступає інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом, а об'єктом - туристична фірма ТОВ «Мрія».

Мета даної курсової роботи - розглянути інформаційне та документальне забезпечення управління персоналом, розкрити особливості застосування сучасних інформаційних технологій в управлінні туристичними підприємствами.

Для досягнення мети курсової роботи необхідно вирішити наступні завдання:

Дати характеристику теоретичних основ інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом;

Розглянути практику документаційного та інформаційного забезпечення управління персоналом у ТОВ «Мрія»;

Визначити шляхи вдосконалення інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом на ТОВ «Мрія».

Теоретико-методологічні засади аналізу інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

Аналіз інформаційного забезпечення управління персоналом

У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, що складається в зборі і обробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Перед керуючим органом звичайно ставляться задачі одержання інформації, її обробки, а також генерування і передачі нової похідної інформації у виді керуючих впливів.

Будь-який процес управління -- це передусім інформаційний процес, який передбачає перетворення повідомлень, що надійшли, і формування таких керівних дій, за яких досягаються поставлені цілі управління. При цьому прийняття управлінського рішення можливе тільки за наявності достовірних, актуальних і зрозумілих повідомлень та подальшого опрацювання тих із них, які необхідні для вирішення саме цього економічного завдання.

Головні функції процесу управління персоналом - вироблення рішень і контроль за їх виконання. Саме виконання цієї функції дає можливість розглядати управління персоналом як інформаційний процес, тобто включає здобуття, передачу, обробку (перетворення), зберігання і використання інформації.

Процес управління персоналом можна представити у вигляді безлічі погоджених, таких, що постійно приймаються і реалізовуються рішень, направлених кінець кінцем на досягнення головної мети функціонування організації. Вироблення кожного з цих рішень має бути інформаційно забезпеченим.

Для успішної діяльності будь-якій фірмі потрібен постійний потік правдивої та своєчасної інформації. На основі цієї інформації ухвалюються всі управлінські рішення. Джерела управлінської інформації на підприємстві представлені на рис.1.1 [2].

Рис. 1.1. Джерела управлінської інформації

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом - це сукупність реалізованих рішень за об'ємом, розміщенню і формам організації інформації, циркулюючої в системі управління при її функціонуванні.

Інформація, використовувана в управлінні персоналом, по своєму характеру підрозділяється на нормативну, довідкову, методичну, облікову, засновану на матеріалах первинного обліку, а також звітну, представлену вже в узагальненому вигляді, класифікатори техніко-економічної інформації і системи документації (уніфіковані і спеціальні). Взаємозв'язки функцій управління і інформаційного забезпечення відбиті в табл. 1.1 [24].

Таблиця 1.1

Види інформації, необхідної для реалізації основних функцій управління персоналом

Перелік основних функцій управління персоналом	Види інформації
	нормативна	методична	якісна	облікова
1.Персональний облік кадрів за допомогою ЕОМ	+	-	+	+
2.Видача рекомендацій для підбору та розміщення кадрів	+	+	+	+
3.Облік та аналіз відомостей про особисті та професійні якості робітника	+	+	+	+
4.Аналіз якісного складу та руху кадрів	-	+	+	+
5.Адміністративне оформлення руху кадрів	-	+	-	+
6.Складання оперативних зведень по кадрам	-	+	-	+
7.Скаладання статистичної звітності по кадрам	-	+	-	+
8.Контроль за правильним підбором і розміщенню кадрів	+	+	+	+
9.Довгострокове планування та прогнозування потреби в кадрах	+	+	-	+

Для того, щоб служба управління персоналом могла успішно виконувати свої функції, необхідно дотримуватися певних вимог, що пред'являються до якості інформації. Корисність інформації визначається користувачами, які висувають до її якості наступні вимоги рис. 1.2 [15].



Рис. 1.2 Вимоги до інформації у системі управління

Інформаційне забезпечення служби управління персоналом можна розділити на немашинне і внутрішньо-машинне. Така класифікація інформаційного забезпечення може бути використана лише за тієї умови, що в підрозділах служби управління персоналом є засоби обчислювальної техніки (персональні комп'ютери або використовувані обчислювальні ресурси організації).

Немашинне інформаційне забезпечення включає: систему класифікації і кодування інформації; системи управлінської документації; систему організації, зберігання, внесення змін в документації. Немашинна інформаційна база є сукупністю повідомлень, сигналів і документів у формі, що сприймається людиною безпосередньо без вживання засобів обчислювальної техніки.

У немашинній сфері в процесі управління обмін інформацією реалізується у вигляді руху документів між керованими системами, що управляють: від органу управління до об'єкту слідують документи, що містять планову інформацію (накази, розпорядження, планові завдання, плани-графіки і т. п.); по лінії зворотного зв'язку - від об'єкту до органу управління - слідують документи, що містять обліково-звітну інформацію (інформація про поточний або минулий стан об'єкту управління). Немашинне інформаційне забезпечення дозволяє провести ідентифікацію об'єкту управління, формалізувати інформацію, представити дані у вигляді документів.

Внутрішньо-машинне інформаційне забезпечення містить масиви даних, що формують інформаційну базу системи на машинних носіях, а також систему програм організації, накопичення, ведення і доступу до інформації цих масивів. Основним елементом внутрішньо-машинного інформаційного забезпечення є інформаційний масив, що є сукупністю однорідних записів.

Структура масиву, склад, порядок дотримання записів в масиві не залежать від типа машинного носія.

Останнім часом широкого поширення набуло використання ПК в структурних підрозділах організації, у тому числі у відділі кадрів, відділах праці і заробітної плати і так далі. В зв'язку з цим однією з центральних проблем проектування інформаційного забезпечення служби управління персоналом є організація даних в пам'яті ПК.

Недоліки традиційного підходу організації масивів інформації в пам'яті ПК, при якому розробка інформаційної бази орієнтувалася на конкретні функціональні завдання, привели до необхідності орієнтації власне на інформацію, на дані, що зумовило перехід від проблемно - орієнтованої бази даних до інформаційно-орієнтованої.

Все це зумовило нову організацію даних в ЕОМ, що знайшло своє віддзеркалення в розробці банків даних, що є сукупністю баз даних користувачів, технічних і програмних засобів формування і ведення цих баз.

Банк даних будується з баз даних, кожна з яких є сукупністю даних, організованих по певних правилах, що передбачають загальні принципи опису, зберігання і маніпулювання даними. У базі даних накопичується і постійно оновлюється інформація у вигляді невеликого числа масивів, кожен з яких орієнтований на використання при рішенні багатьох завдань управління.

При цьому основна увага приділяється безперервній підтримці в системі точної динамічної інформаційної моделі об'єкту управління.

До інформаційного забезпечення управління персоналом відноситься автоматизована інформаційна система (АІС) яка зазвичай визначається як сукупність програмно-апаратних засобів, призначених для автоматизації діяльності, пов'язаної із зберіганням, передачею і обробкою інформації.

АІС є комплексом дій і заходів технічного, організаційного і економічного характеру, який дозволяє понизити міру участі або повністю виключити безпосередню участь людини в здійсненні тієї або іншої функції виробничого процесу, процесу управління. Вельми зручно, що сучасні системи управління базами даних володіють широкими можливостями резервного копіювання і архівації даних, паралельної обробки інформації і так далі.

Існуючі в даний час на ринку автоматизовані системи управління персоналом по їх функціональній спрямованості можна розділити на наступні основні групи: багатофункціональні експертні системи, що дозволяють проводити профорієнтацію, відбір, атестацію співробітників підприємства; експертні системи для групового аналізу персоналу, виявлення тенденцій розвитку підрозділів і організації в цілому; програми розрахунку зарплати; комплексні системи управління персоналом, що дозволяють формувати і вести штатний розклад, зберігати повну інформацію про співробітників, відображати рух кадрів в середині організації, розраховувати зарплату.

І так, сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, в першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств і грають велику роль в підвищенні продуктивності їх праці. Автоматизація управління забезпечує всі рівні управління необхідною інформацією (табл.1.2.) [13].

Таблиця 1.2

Забезпечення рівнів управління інформацією

Рівень управління	Інформація що надходить
вищий рівень	інформація стосовно аналізу ринку, кон'юнктури, конкуренції, альтернативних варіантів пошуку стратегії розвитку підприємства.
середній рівень	вирішення завдань з розрахунку планових показників, контролю за їх виконанням.
оперативний рівень	оброблення фактичних результатів діяльності в реальному масштабі часу в міру їх виникнення.

Зокрема, менеджери по персоналу за допомогою таких систем позбавляються від виконання рутинних операцій при роботі з кадрами, підготовці і обліку наказів.

Вітчизняні науковці класифікують автоматизовані інформаційні системи за типом підтримки, яку вони забезпечують підприємству [8].

У результаті всі системи поділяють таким чином:

Системи першого класу - обробляють інформацію, що генерується та використовується в ділових операціях:

* системи оброблення операцій, які можуть проводитись способами пакетного оброблення даних або в режимі реального часу;

* автоматизовані системи управління технологічними процесами;

* системи співробітництва на підприємстві, використовують комп'ютерні мережі для забезпечення координації, зв'язку та співробітництва між відділами, робочими групами, спеціалістами, що беруть участь у процесі. Співробітництво здійснюється за допомогою різноманітних мережевих ресурсів таких, як електронна та голосова пошта; аудіо-, відео-конференції; програмні засоби управління; системи автоматизації документообігу та ін.;

Системи другого класу - надають допомогу менеджерам у прийнятті рішень:

* інформаційні менеджерські системи - системи забезпечення менеджменту, що виробляють заздалегідь визначені звіти, надають дані та відображають результати вжитих заходів періодично або за запитом;

* системи підтримки прийняття рішень - використовують моделі прийняття рішень, базу даних і особисті міркування в кожному конкретному випадку для здійснення аналітичного процесу прийняття певного рішення;

* управлінські інформаційні системи - це системи з додатковими можливостями для управління, зокрема такими, як аналіз даних, використання засобів підтримки прийняття рішень, інструментарію підвищення особистої продуктивності.

Інтегрована управлінсько-інформаційна система - це цілісне операційне середовище, метою функціонування якого є забезпечення керівництва й персоналу підприємства необхідною актуальною і правдивою інформацією про стан підприємства, а також надання можливості уповноваженим особам без перешкод здійснювати вплив на рівні виконавців, не дивлячись на їх територіальну віддаленість [19].

Таким чином, інформаційне забезпечення управління персоналом призначене для зберігання і миттєвого здобуття всіх необхідних відомостей про співробітників. Також воно дозволяє вести табель обліку робітників, вихідних, лікарняних і відпускних днів, розраховувати заробітну плату співробітників, нараховувати премії, стягати штрафи, формувати різну звітність.

Для ефективного інформаційного забезпечення управління персоналом на підприємстві потрібні сучасні ІТ для автоматизації інформаційних систем та впровадження інтегрованої управлінсько-інформаційної системи.

Аналіз документаційного забезпечення управління персоналом

Документаційне забезпечення управління - це діяльність апарату управління, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій. Від правильної організації і якнайповнішої механізації і автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління персоналом.

Документаційне забезпечення управління персоналом підприємства -- це комплекс заходів, направлених на створення і підтримку умов, необхідних для здійснення ефективного управління документацією по персоналу, документування трудової діяльності працівників підприємства, а також діяльності керівного складу підприємства. Як правило, організація документаційного забезпечення управління персоналом підприємства покладається на службу персоналу підприємства. Документальне забезпечення управління персоналом підприємства організовується у відповідності:

* із законодавством України;

* нормативно-правовими актами Президента України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів;

* організационно-распорядчими та організаційно-методичними документами органів виконавчої влади;

* організационно-распорядчими і організаційно-методичними документами територіальних, галузевих, відомчих і місцевих органів управління (по відношенню до яких підприємство займає підлегле положення) по питаннях управління персоналом і документального забезпечення управління, видаваних ними в межах своєї компетенції;

* локальними актами підприємства.

На основі перерахованих актів і документів підприємство (служба персоналу, інший структурний підрозділ або посадова особа, що виконує функції служби) має право розробляти і затверджувати інструкцію по документаційному забезпеченню управління персоналом, а також інструкції і інші аналогічні документи (положення, правила, роз'яснення і т. п.) по окремих питаннях управління документацією по персоналу, документування трудової діяльності працівників підприємства і діяльності служби персоналу. В процесі своєї діяльності служба персоналу взаємодіє з іншими структурними підрозділам і посадовими особами підприємства, а в необхідних випадках -- з іншими підприємствами, організаціями і установами, в компетенції яких знаходяться ті або інші питання управління персоналом.

Кінцевою метою документаційного забезпечення управління персоналом є забезпечення його найвищої ефективності, що передбачає, з одного боку, своєчасне, повне і точне виконання посадовими особами підприємства вимог відповідних нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих і організаційно-методичних документів, а також положень локальних актів підприємства по питаннях документаційного забезпечення управління і управління персоналом, а з іншого боку, скорочення матеріальних витрат і термінів, потрібних для прийняття і реалізації рішень по управлінню документацією, документуванню діяльності працівників підприємства і служби персоналу.

Документація по персоналу - це впорядкована сукупність документів по персоналу. У свою чергу, документація по персоналу є одним з основних компонентів організаційно-розпорядливої документації (ОРД).

Склад ОРД (і відповідно склад документації по персоналу) встановлений уніфікованою системою документації. Уніфікована система документації (УСД) - система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації - система документації, що використовується для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління [4].

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у Державному класифікаторі управлінської документації за їх належністю до певних систем документації. Кожна уніфікована форма документа індетифікуєтся за допомогою цифрових позначень.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до Державного класифікатору управлінської документації як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення тощо, - всього 73 уніфіковані форми документів.

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об'єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт «Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації» [5].

Основні види документів, утворюючі документацію по персоналу відповідно до Державного класифікатора управлінської документації показано в додатку 1.

Управління документацією по персоналу включає:

* організацію раціонального документообігу, що утворюється унаслідок переміщення документів по персоналу;

* контроль виконання документів по персоналу;

* оперативне зберігання документів по персоналу, включаючи їх належне підготування до передачі на архівне зберігання в державний або відомчий (по приналежності підприємства) архів;

* подальше зберігання документів по персоналу в архіві.

Управління документацією по персоналу підприємства здійснюється відповідно до загальних вимог, що пред'являються до управління документацією підприємства і з врахуванням особливостей організації і вмісту діяльності по управлінню персоналом.

Для ефективності управління документацією по персоналу підприємства вельми важливе значення має формування і подальше ведення табеля форм документів по персоналу. Табель форм документів по персоналу -- це перелік дозволених до вживання уніфікованих форм документів по персоналу, призначених для реалізації функцій і завдань повсякденної діяльності служби персоналу підприємства.

Табель форм включає:

* характеристику юридичного статусу документів по персоналу;

* опис основних етапів їх підготовки.

Функціональне призначення табеля форм полягає:

* у оптимізації складу вживаних підприємством форм документів по персоналу і документальному закріпленню вказаного складу;

* класифікації вживаних підприємством форм документів відповідно до їх функціонального призначення;

* уніфікації і нормативному регулюванні процедури підготовки документів по персоналу.

Вживання табеля форм документів по персоналу забезпечує відповідність використовуваних форм вирішуваним завданням, а також сприяє скороченню витрат і часу на підготовку відповідних документів. Проект табеля форм документів по персоналу розробляється під організаційно-методичним керівництвом служби документаційного забезпечення управління підприємства, а також у взаємодії з архівом, у який після закінчення термінів оперативного зберігання документи по персоналу, що зберігають свою практичну і (або) науково-історичну цінність, передаються на постійне зберігання. Розробка табеля форм документів по персоналу включає декілька етапів, у тому числі:

* попереднє вивчення складу і вмісту документації, що є у розпорядженні підприємства, по персоналу;

* вибір форми табеля;

* формування структури табеля;

* відбір форм документів для включення в табель.

Попереднє вивчення складу і вмісту документації, що є у розпорядженні підприємства, по персоналу передбачає:

* визначення функцій і завдань в області управління персоналом, для реалізації яких потрібна відповідна документаційна підтримка;

* визначення класифікаційної схеми документів по персоналу -- наприклад, по їх функціональному призначенню;

* визначення зразкової структури і складу табеля форм;

* визначення зразкового переліку документів по персоналу, включити які передбачається в табель форм.

В процесі попереднього вивчення складу і вмісту наявної в розпорядженні підприємства документації по персоналу аналізуються функціональне призначення, вміст і структура відповідних документів, у тому числі:

* документи, складаючи правову базу діяльності організації і її служби кадрів -- перш за все законодавчі і нормативно-правові акти органів влади і управління, що регламентують різні аспекти повсякденною діяльності підприємства по управлінню персоналом;

* організаційно-правова документація підприємства -- статут або положення, штатний розклад, регламент роботи посадових осіб з числа керівного складу підприємства, а також колегіальних (дорадчих) органів підприємства, правила внутрішнього трудового розпорядку і т. п.;

* організаційно-правова документація служби персоналу -- положення про службу, положення про підрозділи служби, посадові інструкції працівників служби;

* розпорядлива документація підприємства -- накази, вказівки, розпорядження і інші вирішення керівництва підприємства і керівника служби персоналу по питаннях управління персоналом;

* нормативно-методичні документи по питаннях документаційного забезпечення діяльності підприємства і служби персоналу: інструкція по документаційному забезпеченню підприємства і служби персоналу, правила підготовки документів, інструкції по роботі з документами, номенклатура справ;

* документація служби персоналу, що утворилася в процесі її повсякденної діяльності (щонайменше, за три попередні роки).

За підсумками попереднього вивчення складу і вмісту наявної в розпорядженні підприємства документації по персоналу встановлюються:

* види документів, що утворюються в процесі повсякденної діяльності по управлінню персоналом;

* періодичність їх підготовки (щодня, щонеділі і т. д.);

* форми вказаних документів.

Відомості про кожен виявлений документ фіксуються у відповідній карті (картці), до якої вносяться наступні відомості:

* повне найменування форми документа (включаючи заголовок до тексту документа, якщо він є);

* функціональне призначення документа;

* інформація про етапи підготовки документа, у тому числі про структурний підрозділ (посадові особи), в компетенцію якого входить підготовка відповідного документа, про основні особливості його підготовки -- наприклад, необхідність в зовнішньому або внутрішньому узгодженні проекту і т. п., про порядок надання документу юридичної сили -- допустимий, за допомогою його підписання або твердження, з постановкою відтиску печатки або без, і т. д., про адресата (адресатах) документа -- як усередині підприємства, так і за його межами, про реєстрацію документа, забезпечення контролю його виконання, місці зберігання контрольного екземпляра документа (оригіналу або копії, якщо перший екземпляр документа відправляється за межі підприємства).

Підготовлені карти (картки) групуються відповідно до основної класифікаційної ознаки, наприклад, залежно від функціонального призначення документів, після чого доповнюються зразковими формами відповідних документів (у паперовому і (або) електронному вигляді). Дані із заздалегідь згрупованих карт (карток) заносяться в таблиці, створюючи в своїй сукупності проект табеля форм. У графах таблиць фіксуються відомості, що характеризують відповідні документи, у тому числі:

* найменування форми документа;

* код форми документа;

* підстава для вживання форми документа;

* періодичність підготовки документа;

* основні етапи і особливості підготовки документа;

* структурні підрозділи (посадові особи), відповідальні за підготовку документа.

У необхідних випадках в табелі форм можуть відбиватися і інші відомості, необхідні для належної підготовки документів по персоналу, у тому числі:

* про порядок реєстрації документа;

* про організацію контролю виконання документа;

* про порядок (місці і термінах) зберігання контрольного екземпляра документа;

* про кількість документів, що підлягають тиражуванню.

Для ефективності роботи з табелем форм велике значення має обґрунтований вибір його структури. Попередній варіант структури виробляється на основі класифікаційної схеми функцій і завдань, що вирішуються перед прийняттям в процесі управління персоналом, відповідно до угрупування карт (карток) документів по персоналу. Фактично структуру табеля форм утворюють розташовані в певній послідовності розділи документа, в межах яких, у свою чергу, групуються документи схожого функціонального призначення, у тому числі документи по підбору і розставлянню персоналу, його обліку, атестації, підвищенню кваліфікації, відрядженню, а також по інших питаннях управління персоналом (зокрема, по нормуванню праці, охороні праці і т. п.). В межах розділів і, якщо в цьому є необхідність, підрозділів табеля форми документів розташовуються в певній послідовності, наприклад в залежності від відносної значущості документа, частоти його використання в процесі управління персоналом і тому подібне.

Проект табеля форм документів по персоналу підписується розробником (наприклад, начальником структурного підрозділу служби персоналу, у веденні котрого знаходяться питання документаційного забезпечення управління персоналом), керівником служби персоналу, узгоджуються з керівником служби документаційного забезпечення управління і керівником відомчого архіву, після чого затверджується керівником підприємства. Затверджений табель форм документів по персоналу тиражується в необхідній кількості екземплярів, при цьому контрольний екземпляр табеля, як правило, передається в службу документаційного забезпечення управління.

Зважаючи на все ширше проникнення в управлінський процес і його забезпечення (у тому числі в документаційне забезпечення управління персоналом) інформаційних технологій, заснованих на вживанні комп'ютерної техніки і відповідних програмних інструментів, представляється доцільним вести табель форм документів по персоналу одночасно і в паперовому, і в електронному видах.

Ефективність управління документацією по персоналу багато в чому зумовлюється і тим, наскільки оптимальні структура і склад номенклатури справ служби персоналу -- тобто належним чином оформленого і систематизованого переліку заголовків справ документів, що утворюються в процесі діяльності служби персоналу з вказівкою термінів їх зберігання.

Функціональне призначення номенклатури справ служби персоналу полягає в забезпеченні єдиного порядку формування і обліку справ з документами по персоналу, що утворюються в процесі діяльності служби, і вирішення наступних основних завдань управління документацією по персоналу:

* розподіл виконаних документів по персоналу між справами;

* систематизація справ;

* закріплення індексів справ;

* встановлення термінів зберігання справ;

* організація обліково-довідкової картотеки (бази даних) у справах служби персоналу.

Крім того, на основі номенклатури справ служби персоналу складаються описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і акти знищення справ з минулими термінами зберігання і що не представляють більше практичної або науково-історичної цінності. Номенклатура справ служби персоналу формується на основі номенклатури справ структурних підрозділів у складі служби. У свою чергу, номенклатура справ служби персоналу є невід'ємною частиною звідної номенклатури справ підприємства.

Підготовка проекту номенклатури справ служби персоналу здійснюється відповідно до загальних вимог, що пред'являються до розробки аналогічних документів підприємства, і з врахуванням особливостей, обумовлених специфікою організації і вмісту діяльності служби персоналу. Як правило, підготовка проекту номенклатури справ служби персоналу на перед календарний рік, що стоїть, виробляється в останньому кварталі попереднього року.

При складанні проекту, окрім номенклатури справ структурних підрозділів служби, враховується вміст:

* відповідних положень статуту (положення) підприємства;

* штатного розкладу підприємства;

* положення про службу персоналу і її структурних підрозділів;

* документів планування і звітності підприємства;

* типових і зразкових номенклатурних справ;

* типових і відомчих переліків документів, що утворюються в процесі діяльності підприємства з вказівкою термінів їх зберігання;

* номенклатура справ служби персоналу за попередні роки;

* описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання. Крім того, беруться до уваги результати аналізу документообігу служби персоналу за поточний рік.

Безпосереднє керівництво підготовкою проекту номенклатури справ служби персоналу здійснює керівник структурного підрозділу служби, у веденні якої знаходяться питання документаційного забезпечення управління персоналом. Вказана робота організовується у взаємодії із службою документаційного забезпечення управління підприємством, відомчим архівом і іншими відповідними органами (посадовими особами).

Проект номенклатури справ служби персоналу узгоджується із службою документаційного забезпечення управління і відомчим архівом, підписується керівником служби персоналу, після чого представляється на твердження керівникові підприємства. Затверджена номенклатура справ служби персоналу тиражується у необхідній кількості екземплярів, які прямують за призначенням (у вигляді копій або виписок).

Після закінчення діловодного року на підставі відомостей оформляється підсумковий запис, до якого вносяться відомості про категорії і кількість справ постійного, тимчасового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) термінів зберігання, заведених службою персоналу в даному році. В табл. 1.3 наведені приклади справ і строки їх зберігання [18].

Таблиця 1.3

Терміни зберігання документів

№	Заголовок справи	Термін зберігання справ
1.	Накази (розпорядження) керівника організації про прийом, переведення, звільнення робітників	75 років
2.	Накази (розпорядження) керівника організації про надання відпусток, стягнення, відрядження робітників	3 роки
3.	Накази (розпорядження) керівника організації по адміністративно-господарській діяльності підприємства	5 років
4.	Штатний розклад організації (затверджений)	постійно
5.	Положення про службу кадрів та посадові інструкції співробітників	3 роки після заміни новими
6.	Документи (заяви, довідки, пояснювальні записки та ін.) до розпоряджень по кадрам, не увійшовши до особових справ	3 роки
7.	Документи (доповіді, річні звіти та ін..) про стан і перевірку роботи з кадрами	постійно
8.	Трудові договори та угоди	3 роки після закінчення терміну дії договору та угоди при умові закінчення ревізії
9.	Список (штатно-обліковий склад) робітників організації	75 років
10.	Особові справи та особові карточки робітників	75 років
11.	Книга обліку прийому, переміщенню, звільненню робітників	75 років
12.	Листування з організаціями про прийом, розподіл, переміщенні, обліку кадрів	3 роки
13.	Листування з організаціями про підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів	3 роки
14.	Документи (положення, характеристики, атестаційні листки та ін.) про проведення атестації робітників	75 років зберігаються в особових справах, ті що не увійшли до складу особових справ - 5 років
15.	Документи (графіки, заяви та ін..) про надання відпусток	1 рік
16.	Журнал обліку видачі довідок з місця роботи	3 роки
17.	Номенклатура справ служби кадрів	5 років

Специфічною межею управління документацією по персоналу є підвищена значущість документів по обліку персоналу, у тому числі що містять персональні дані працівників. Це, з одного боку, викликає необхідність у веденні значного числа облікових документів, а з іншої -- вимагає ретельнішої регламентації порядку поводження з вказаними документами і обліковими даними, що містяться в них.

Документи по обліку персоналу можуть бути умовно розділені на дві функціональні групи зображені в табл.1.4.

Таблиця 1.4

Документи по обліку персоналу

Документи первинного обліку	Документи вторинного обліку
особиста картка працівника, облікова картка науково - педагогічного працівника, особиста справа працівника, особистий листок по обліку кадрів (з відповідними доповненнями до нього), а також документація по обліку переміщення персоналу підприємства (картотеки, журнали, книги і т. п.).	накази і розпорядження по персоналу, трудові договори з робітниками підприємства.

Особливості організації зберігання документів по персоналу:

оперативного зберігання вказаних документів;

підготовки документів по персоналу з минулими термінами оперативного зберігання і що не представляють практичної (науково-історичної) цінності до передачі на постійне зберігання;

постійного зберігання документів по персоналу у відомчому архіві.

Як правило, оперативне зберігання документів по персоналу здійснюється по місцю їх формування в справи, тобто в структурному підрозділів служби персоналу, у веденні якого знаходяться питання документаційного забезпечення управління персоналом. Забезпеченню збереження документів по персоналу в процесі оперативного зберігання сприяє створення оптимальних умов зберігання документів і справ, їх раціональне розміщення, дотримання встановленого порядку видачі документів і кодів в тимчасове користування, а також систематичний контроль за їх наявністю і станом. В цілях належної організації оперативного зберігання документів по персоналу слід дотримуватися загальних вимог, що пред'являються до організації оперативного зберігання управлінської документації підприємства.

Підготовка документів по персоналу з минулими термінами оперативного зберігання і що не представляють практичної (науково-історичною) цінності в обов'язковому порядку передує їх передачі на постійне зберігання у відомчий або державний архів, як правило, у складі відповідних справ. Підготовча процедура включає проведення експертизи цінності справ, оформлення справ, складання описів справ і актів про виділення до знищення документів і справ.

Передача у відомчий архів справ з виконаними документами постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання виробляється після виділення не менше двох років після перекладу вказаних документів на режим оперативного зберігання. При цьому справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі у відомчому архіві не підлягають і зберігаються в службі персоналу, а після закінчення зазначеного терміну зберігання -- знищуються в установленому порядку.

Таким чином, вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для ухвалення будь-якого рішення необхідна інформація з питання, яке розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці у сфері управління. Тому вдосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямом підвищення продуктивності праці у сфері управління. Роль управління постійно зростає унаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання об'ємів документаційної інформації.

Аналіз діяльності підприємства ТОВ «Мрія»

Загальна характеристика підприємства ТОВ «Мрія»

Товариство з обмеженою відповідальністю «Мрія» було засновано 03 червня 2006 року. ТОВ «Мрія» розташоване в м. Запоріжжя, вул. Сталеварів, 16. Режим роботи тур фірми - з 10.00 до 19.00 без вихідних. ТОВ «Мрія» є приватною власністю і має двох засновників по 51% і 49% від статутного капіталу підприємства. Підприємство є юридичною особою, комерційною організацією, зареєстроване в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України (ЄДРПОУ), має самостійний баланс, розрахунковий рахунок в Запорізькому регіональному управлінні АКІБ «УкрСиббанк», круглу печатку зі своїм повним найменуванням, фірмовий знак та інші необхідні реквізити. Туристична фірма має право мати штампи і бланки зі своїм фірмовим найменуванням. Туристична фірма «Мрія» має ліцензію на туроператорську і турагентську діяльність. Підприємство діє на основі повного господарського розрахунку та самофінансування. ТОВ «Мрія» є платником ПДВ та податку на прибуток на загальних підставах. В своїй діяльності турфірма керується законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями КМУ.

З позиції життєвого циклу організації ТОВ «Мрія» знаходиться на стадії дитинства і юності. Тому для компанії характерно: головна мета - отримання короткострокового прибутку і його зростання; основна ціль - прискорення зростання і виживання завдяки коректному керівництву; основні завдання - укріплення та розширення частини ринку, організація праці та планування прибутку, збільшення оплати, а більш детальніше:

організація виробничих процесів щодо надання туристичних послуг;

розширення клієнтури шляхом пошуку та залучення нових споживачів;

збільшення кількості менеджерів по галузі;

здійснення комерційно-посередницької діяльності за угодами;

вчасне і повне забезпечення підприємства необхідними матеріалами для виробництва;

оперативна діяльність щодо матеріально-технічного забезпечення підприємства;

впровадження прогресивних технологій та нової техніки;

підвищення рівня мотивації персоналу;

проведення заходів щодо забезпечення охорони раці, техніки безпеки і виробничої санітарії;

здійснення контролю, проведення документаційних ревізій та перевірок у структурних підрозділах;

здійснення інших видів діяльності, що не заборонені чинним законодавством.

Основними напрямками діяльності фірми є:

- здійснення туристичної діяльності як всередині України, так і за кордоном;

- організація та забезпечення візової підтримки;

- оформлення закордонних паспортів;

- організація індивідуальних і групових турів;

- організація транспортного обслуговування, у тому числі бронювання квитків на всі види транспорту;

- забезпечення проживання туристів в будь-якій країні світу, у тому числі бронювання готельних номерів;

- послуги з організації подорожувань;

- організація турів, пов'язаних з навчанням і професійною діяльністю.

Спочатку основним напрямком роботи компанії були Сполучені Штати Америки, Канада, країни Карибського басейну. Це було зумовлено тим, що велика частина співробітників мала вже 3-х річний досвід роботи в Американській туристичній компанії. Поступово штат фірми збільшувався і разом з цим діапазон інтересів фірми розширився.

До штату фірми входять: генеральний директор, бухгалтер, 3 менеджера по галузях, менеджер з оформлення паспортів, менеджер з реклами, кур'єр. Загальна чисельність штату співробітників турфірми - 8 осіб. Як видно, туристична фірма «Мрія» відноситься до числа малих підприємств.

Організаційно - управлінська структура підприємства - це взаємовідносини рівнів управління і видів робіт (функціональні обов'язки ), які виконують підрозділи організації або окремі працівники. Вищою керівною ланкою організації є засновники. Вищу виконавчу владу має генеральний директор, який здійснює поточне управління діяльністю компанії, окрім питань, які належать виключно до юрисдикції засновників. Контроль за діяльністю підприємств здійснюють засновники спільно з директором, а також частково кожний співробітник. Директор виконую багато функцій: організація роботи всієї компанії та кожного співробітника в ній, планування, управління персоналом, навчання нових працівників, ведення замовлень клієнтів та контроль виконання завдань працівниками, ведення документації та інформування співробітників необхідною інформацією. Директор делегує повноваження менеджерам. Кожен працівник в кінці місяця звітує у письмовій формі перед директором щодо результатів роботи. Директор в свою чергу кожного тижня проводить робочі наради і кожного місяця загально фірмові наради, на яких кожен працівник може висловити свої побажання та бачення щодо подальшого розвитку компанії.

Туристична фірма «Мрія» має лінійну організаційну структуру управління (рис.2.1).



Рисунок 2.1. Організаційна структура ТОВ «Мрія»

Для такої структури характерно: чітко виражений принцип єдиного початку, високий рівень централізації управління, повноваження функціональних спеціалістів незначні, мають рекомендаційний характер.

До переваг лінійної структури належать: єдність, чіткість розпоряджень,узгодження дій виконавців, один канал зв'язку, чітко визначена відповідальність, оперативність у прийнятті рішень, особиста відповідальність керівника за кінцевий результат. Недоліки: високі вимого до керівника, відсутність ланцюгів по плануванню і підготовці рішень, перевантаженість інформацією і контактами, концентрація влади.

Кожен з менеджерів за напрямками займається виключно по своїх напрямках (країнах), закріпленим за ними. У зв'язку з цим структуру турфірми можна частково віднести і до продуктової структури, яка характеризується тим, що повноваження з реалізації послуг передаються одному менеджеру, який є відповідальним за даний тип послуг.

Ступінь централізації чи децентралізації дуже важко визначити через дуже малих розмірів організації. З точки зору кількості, ваги, наслідків прийнятих рішень менеджерами турфірма є децентралізованою. Але з точки зору ступеня директора контролю за роботою підлеглих - централізованої, так як директор в курсі всіх прийнятих менеджерами рішень і у разі потреби може на них вплинути. На користь централізованої структури говорить і той факт, що директор залишає за собою право виносити рішення з найважливіших питань, таких як визначення цін, розробка видів послуг, маркетинг і т.д.

У структурі організації не має посади менеджера по персоналу, кадрами займається генеральний директор. Це викликано тим, що розширення турфірми не планується у зв'язку з обмеженістю робочого простору (офісу) і, як наслідок, відсутністю вільних вакансій, а також відсутністю плинності кадрів (з часу заснування фірми складу співробітників майже не змінювався). Крім того, директор в разі необхідності (наприклад, відпустка менеджера напрямку) поєднує свої функції з функціями своїх підлеглих.

Інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом в ТОВ «Мрія»

інформаційне документаційне управління персонал

Сьогодні одним із факторів підвищення ефективності інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом, процесів розробки та реалізації туристичного продукту є застосування сучасних інформаційних технологій (далі - ІТ) в управлінській діяльності більшості туристичних підприємств. Підприємства, які своєчасно усвідомили роль інформаційного забезпечення і переваги інформаційних технологій в організації та веденні туристичного бізнесу, які стали використовувати їх в управлінні, не тільки оптимізували виробництво та реалізацію своїх продуктів, а й забезпечили конкурентні переваги, що дозволило їм вижити в умовах кризи, а також полегшили роботу персоналу підприємства. Туристична фірма «Мрія» не стала винятком, вона активно впровадила ІТ у діяльність свого підприємства, які докорінним чином змінило процедуру формування, просування та реалізації туристичних послуг. Поява національних і міжнародних систем бронювання, комп'ютерних мереж та Інтернету, електронних баз даних, систем взаєморозрахунків та інших сучасних досягнень у сфері ІТ сприяла значному збільшенню обсягів наданих туристичних послуг, поліпшенню їх якості, зниженню собівартості, скороченню затрат туристів на пошук і придбання необхідного пакету послуг.