Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

Забезпечення планування та управління всіма ресурсами підприємства потребує для турагента і туроператора необхідної автоматизації таких операцій, як: облік заявок і клієнтів у базі даних, можливість друкування всього пакету документів, які видаються клієнтам і відправляються партнерам; для туроператора: облік і контроль квот, завантаження рейсів, друкування прайсів, он-лайн бронювання, зв'язки з турагентським софтом, зв'язок із бухгалтерською програмою. Програмні комплекси, які застосовуються в діяльності туристичного підприємства «Мрія» є максимально автоматизованими (рис.2.2) [16].

Рис. 2.2 Програмні комплекси автоматизації процесів діяльності туристичного підприємства «Мрія»

Робота туроператора (менеджера по напрямках) зводиться до розробки пропозицій, надання свого продукту на ринок й обробки замовлень. Забезпечити ефективність такої роботи можливо при автоматизації цих процесів, їх суміщенні та зв'язку між ними, тобто при перенесенні такої роботи в Інтернет. ТОВ «Мрія» має власний сервер, на якому знаходиться вся інформація про туристичну продукцію фірми в Інтернеті. На сервері встановлене програмне забезпечення і розміщений сайт фірми. (www.mriaytur.com.ua) [25]. До сайту організовані різні рівні доступу для самого туроператора, для турагенств, для туристів і для приймаючої сторони. Сайт працює в реальному режимі часу. Забезпечують необхідне програмне забезпечення існуючі на ринку ІТ пошуково-інформаційні системи. Вони вирішують також завдання організації офісу туристична фірми «Мрія» в Інтернеті. Туристична фірма «Мрія» транслює на своєму сайті пропозиції тих туроператорів, з якими вона працює, і надає тури по тим країнам, на яких вона спеціалізується. Це дозволяє туристичній фірмі «Мрія» організувати на своєму сайті велику торговельну площадку і сконцентруватись на роботі з туристами.

Застосування ІТ у виробничому процесі туристичного підприємства «Мрія» здійснюється шляхом автоматизації основних етапів проектування туру з використанням пошукових інформаційних систем; стандартного і спеціального програмного забезпечення; послуг мережі Інтернет.

Перелік робіт зі створення туру містить [17].

* дослідження ринку потенційного попиту;

* пошук партнерів-постачальників товарів і послуг;

* перевірку наявності послуг і встановлення адекватності інформації, що надійшла раніше;

* підготовку договорів (контрактів) про співробітництво з постачальниками та реалізаторами турпродукту;

* інформаційно-методичне забезпечення туру (складання програм перебування; інформаційних листів; калькуляції; паспорта туристичного маршруту та ін.).

Значне зростання кількості пропозицій від величезної кількості туроператорів за всіма популярними напрямами відпочинку сприяло появі та розвитку пошукових систем по турам. Пошукові системи впорядковують і систематизують інформацію, поєднали всі складові туру і створили зручні важелі для пошуку турів за різними комбінаціями параметрів.

При підборі туру ТОВ «Мрія» використовує електронні каталоги готелів світу на CD-дисках, що заощаджують час перебування в Інтернеті і трафік. Електронні каталоги надають практично всі готелі багатьох країн світу. Кожний готель має розгорнутий опис місця розташування, номерів, послуг тощо, а також представлений фотографіями. За допомогою спеціального програмного забезпечення, яке встановлене в туристичній фірмі «Мрія», є можливість вести порівняння і вибір готелів за послугами. Застосування таких технологій менеджерами по напрямках в туристичній фірмі має низку переваг, а саме:

дозволяє заощадити час;

полегшує роботу менеджеру;

швидко підібрати готель за наявністю певних послуг;

заощадити кошти (відсутність плати за трафік);

можливість порівнювати готелі за послугами (всіма або вибраними);

підвищити імідж фірми (демонстрація готелів із логотипом фірми), а також рівень обслуговування клієнтів.

Туристичне підприємство «Мрія» у своїй діяльності використовує як стандартне (як правило пакети фірми Microsoft: Word, Excel, PowerPoint, Outlook), так і спеціальне (розробляється для автоматизації рішення конкретних вузькоспеціалізованих завдань туристичного бізнесу) програмне забезпечення. Застосування спеціального програмного забезпечення здійснюється за допомогою: окремих програм або модулів - "Tour Anketa", "Tour Pilot" та ін.; типових програмних комплексів - "TurWin MultiPro", "Само-Тур", "Само-турагент", "Мастер-Тур" та ін.

Для успішного функціонування на ринку туристичні підприємство здійснює маркетингову діяльність, яка останнім часом все більше підлягає автоматизації. У своїй діяльності туристична фірма «Мрія» застосовує систему автоматизації маркетингової роботи з діловими партнерами "Traval Partner - 2000", яка вирішує такі завдання: створення і ведення єдиної бази даних партнерів шляхом реєстрації загальних відомостей і контактних даних, опис їх діяльності і взаємовідносин із туристичною фірмою; реєстрація різноманітних акцій (рекламних кампаній); відбір партнерів для розсилання повідомлень, організація та реєстрація багаторазової розсилки повідомлень різними способами; аналіз результатів рекламно-маркетингової роботи шляхом формування різних звітів довідок за різними партнерами, повідомленнями, рекламними кампаніями.

«Мрія» в своїй туристичній діяльності активно застосовує систему "Парус-Менеджмент і Маркетинг" як інструмент, що дозволяє реалізовувати клієнт-орієнтовану стратегію, автоматизуючи роботу відділів продажів (менеджерів за напрямами), маркетингу, сервісу, реклами, а також інших відділів, які взаємодіють з клієнтами.

Найрозповсюдженішим у практичній діяльності фірми «Мрія» є модуль "БС Маркетинг" системи BS Integrator, який дає можливість автоматизувати ведення справ із контрагентами, організацію заходів, розрахунок і контроль ключових показників продажу. Його використання дозволяє застосовувати індивідуальний підхід до кожного клієнта, відслідковуючи й накопичуючи всю інформацію про нього; аналізувати потреби споживачів і свої можливості; планувати рекламні кампанії; проводити анкетування, а також аналіз ринку.

Для проведення фінансового аналізу є бухгалтерська звітність і звітність про результати господарської діяльності туристичного підприємства. Встановлена на туристичній фірмі «Мрія» автоматизація бухгалтерського обліку дозволяє оперативно виявляти проблемні місця, вчасно їх ліквідувати, надавати дані для вирішення аналітичних завдань підприємства. Для ефективного управління підприємством і оцінки витрат необхідне ведення всіх бухгалтерських операцій у режимі реального часу, що сприяє більш чіткій роботі всіх служб і посилює людський фактор. Тобто потрібен перехід до електронної бухгалтерії, основаної на використанні ІТ, що дозволить спростити і прискорити розрахунки з урахуванням руху фінансів, створити нові умови для розвитку підприємства і динамічного аналізу стану ринку. Більшість існуючих

програм дозволяють автоматизувати бухгалтерські операції враховуючи зміни в українському законодавстві та формах обліку і звітності (рис. 2.3).

Вся бухгалтерія на туристичній фірмі «Мрія» проводиться за допомогою прикладної системи 1С.

Рисунок 2.3 Автоматизація бухгалтерського обліку туристичного підприємства

Одним із основних ресурсів в туристичній фірмі «Мрія» є трудові ресурси [22].

Застосування сучасних ІТ у здійсненні управлінських операцій передбачає також автоматизацію процесу управління персоналом, а саме: підбору, атестації, навчання, просування і розвитку персоналу, складання штатного розпису, планування потреб у трудових ресурсах, підвищення кваліфікації, забезпечення ефективної системи мотивації праці, оцінку кадрового потенціалу тощо. Усі ці завдання управління персоналом повинні знайти своє відображення в інформаційній системі, що створюється на підприємстві з метою підвищення ефективності управлінських функцій.

Для автоматизації загальних завдань управління персоналом у туристичній фірмі «Мрія» були упроваджені модулі "Парус-Персонал", "Парус-Заробітна плата" системи Парус 7.

"Парус-Персонал" дозволяє:

* реєструвати у системі анкети працівників;

* складати штатний розпис;

* вести в системі стандартні кадрові накази;

* вести табеля працівників, розширений облік відпусток, який передбачає можливість реєстрації встановлених (планових) відпусток за певний період, доповнення довільними відпустками;

* здійснювати операції щодо особових рахунків працівників, а також пов'язані з переміщенням працівників, прийомом на роботу, суміщенням посад, оплатою праці, звільненням тощо;

* вести облік інформації про перепідготовку, підвищення кваліфікації, атестації, догани і заохочення, наукові роботи, наукові ступені та вчені звання, облік по військовозобов'язаним, а також про зарахування до кадрового резерву.

Модуль "Парус-Заробітна плата" забезпечує:

* розрахунок заробітної плати, з урахуванням норм робочого часу і виробітку;

* облік виплат за відомостями;

* перерахунок заробітної плати за минулі місяці;

* ведення особових рахунків працівників;

* розрахунок нарахувань на заробітну плату і утримання із заробітної плати;

* формування і відпрацювання в бухгалтерському обліку господарських операцій по заробітній платі;

* ведення табеля працівника;

* облік виплаченої (невиплаченої) заробітної плати;

* ведення наказів.

Розглянуті модулі дозволяють формувати і друкувати різноманітні кадрові звіти такі, як штатний розпис, звіт з праці, про використання робочого часу та звіти щодо отриманої заробітної плати та ін.

Туристична фірма «Мрія» найближчим часом планує ввести ще один модуль "БС Персонал", який полегшить роботу з персоналом. Модуль "БС Персонал", який крім повного кадрового обліку, виконує розрахунок заробітної плати на основі алгоритмів. Система легко адаптується до найбільш вигідної

підприємству схеми оплати праці. Функціональність модуля дозволяє автоматизувати кадровий документообіг, ведення календаря і табулювання робочого часу. Крім того, в модулі є функція для організації підбору персоналу на підприємстві й автоматизації всього документообігу.

На ринку інформаційних технологій з'явилася ще одна програма, яку туристична фірма «Мрія» нещодавно вдало упровадила в свою діяльність, це програма "Туристичний офіс", розроблена для автоматизації діяльності туристичних агентств і туроператорів. Програмний продукт містить три основні модулі: туристичний; фінансовий; управління документообігом і зовнішніми зв'язками.

Туристичний модуль реалізує такі функції, як: ведення довідника; внесення в довідники цін, отриманих від партнерів; підготовка індивідуальних і групових турів; продаж турів; контроль за обсягами продажу; оформлення договорів, ваучерів, анкет для посольства, формування різноманітних списків за певними шаблонами.

Фінансовий модуль поєднує можливості бухгалтерського обліку й аналізу господарської діяльності, він здійснює: настроювання на особливості бухгалтерського обліку підприємства; введення первинних бухгалтерських документів; складання звітів за певний період; контроль взаєморозрахунків; аналіз і контроль за фінансовим станом підприємства; отримання інформації про туристичну діяльність, а також готівкові та безготівкові рахунки; аналіз завантаження маршрутів; рентабельність туристичних направлень і окремих дистанцій тощо.

Модуль управління документообігом і зовнішніми зв'язками передбачає: зберігання, передачу, редагування документів, з одного боку, і підготовку документів до відправлення споживачу по факсу або модему, а також передачу інформації між агентствами.

Оскільки туристична сфера є інформаційно-насиченою, ефективність діяльності підприємств залежить від ефективного управління інформацією та інформаційного забезпечення підприємства. Управління потоками документів як усередині підприємства, так і для забезпечення його зовнішніх зв'язків називається документообігом [9].

У туристичній фірмі «Мрія» налагоджена автоматизація документообігу відповідно до структури управління підприємством, яка дає можливість керівництву переглядати інформацію в базах даних; отримувати її із зовнішніх джерел; видавати розпорядження і контролювати їх виконання.

Документаційне забезпечення управління персоналом у туристичній фірмі здійснюється за допомогою табелю форм документів по персоналу, який включає:

статут фірми;

штатний розклад;

посадові інструкції працівників;

табель обліку використання робочого часу;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

номенклатуру справ працівників.

Тепер більш детально розглянемо деякі з цих документів по персоналу на туристичній фірмі «Мрія».

Штатний розклад на туристичній фірмі «Мрія» складається з персоналу який працює на фірмі чисельністю 8 чоловік,а саме:

Директор - Іваненко М. О.

Менеджер по туризму (3 людини)

Менеджер по оформленню паспортів

Менеджер по рекламі - Нікулін Д.І.

Бухгалтер - Мащенко В.П.

Кур'єр

До обов'язків директора ТОВ «Мрія» входить:

укладання договірних відносин з партнерами, клієнтами;

підбирати стратегію роботи фірми;

вирішення організаційних питань.

До обов'язків бухгалтера ТОВ «Мрія» входить:

ведення бухгалтерської документації та рахунків;

робота з банківськими установами;

вести бухгалтерський та податковий облік на підприємстві - своєчасне подання звітності в органи держу правління.

Більш детально розглянута посадова інструкція менеджера по туризму, яка наведена в додатку 2 та правила внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «Мрія» розглянуті в додатку 3.

Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України «Про відпустки») - ДО

Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону України «Про відпустки») - Н

Для кожного працівника на туристичній фірмі «Мрія» розроблена номенклатура справ. Як приклад розглянемо номенклатуру справ менеджера по оформленню паспортів:

1. опис процесів, форм і методів обслуговування туристів;

2. договори з клієнтами;

3. договори з фірмами-партнерами;

4. оформлення паспортів;

5. гарантії;

6. вхідна кореспонденція;

7. вихідна кореспонденція;

8. реєстрація заявок;

9. накази та розпорядження;

10. вхідні претензії;

11. вихідні по претензіях;

12. вхідна кореспонденція по авіаквитках;

13. вихідна кореспонденція по авіаквитках;

14. договори технічної служби;

15. інструкції по роботі із програмами.

Автоматизація процесу управління інформацією та документацією сприяє забезпеченню якісно нового підходу до прийняття управлінських рішень та управління персоналом на підприємстві.

Таким чином, в умовах сучасного ринку при збільшенні обсягів туристичних надходжень і зростаючій конкуренції, туристична фірма «Мрія» залежать від ефективного менеджменту, який неможливий без використання сучасних ІТ та автоматизації процесу управління, що забезпечують швидку реакцію на потреби клієнтів і максимальне їх задоволення, відповідно до отриманих вимог, гнучкість підприємства, упорядкованість і узгодженість операційної діяльності.

SWOT - аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом у туристичній фірмі «Мрія»

SWOT - аналіз - це оперативний діагностичний аналіз стану фірми та її середовища, який здійснюється з метою виявлення потенціалу сили (Strong), потенціалу слабкості (Worth), встановлення можливостей (Opportinities), наданих організації зовнішнім середовищем, а також виявлення загроз (Threat) для фірми з боку зовнішнього середовища. У ході цього аналізу перевіряється в якій області компанія конкурентоспроможна - а в якій ні.

SWOT - аналіз, проведений у туристичній фірмі «Мрія» показав наступне (табл. 2.2).

Таблиця 2.2

SWOT - аналіз діяльності на фірмі «Мрія»

Сильні сторони фірми	Слабкі сторони фірми
- наявність необхідних фінансових ресурсів; - наявність навичок і професіоналізму в працівників; - вміння професійно вести конкурентну боротьбу; - повне використання інформаційних та технологічних ресурсів; - наявність власних технологій і стандартів; - відносно низькі витрати; - ефективна реклама; - надійний і професійний менеджмент; - ефективні виробничі потужності; - наявність потреби в послугах фірми на споживчому ринку.	- відсутність чіткої стратегії; - вузька продуктова лінія; - не сформульований імідж компанії; - слабкі канали збуту; - значний вплив чинника сезонності на прибуток.
Можливості фірми	Загрози для фірми
- збільшення темпів зростання ринку; - вихід на нові сегменти ринку; - розширення продуктової лінії з метою задоволення потреб більшої кількості населення; - підвищення якості турів; - покращення сервісу та скорочення часу на обслуговування; - обслуговування додаткових груп споживачів; - падіння торгових бар'єрів; - благодушність конкурентів.	- входження на ринок сильного конкурента; - несприятливі зміни в темпах зростання курсу валют; - спад в економіці; - падіння об'єму реалізації послуг; - зміни політичної ситуації та законодавства як в Україні, так і в інших країнах; - зміни в смаках споживачів; - несприятлива демографічна ситуація.

Від виявлених загроз не застрахована жодна фірма. У розпорядженні фірми «Мрія» знаходяться необхідні фінансові ресурси, співробітники фірми - висококваліфіковані працівники, які мають великий досвід роботи. Тому, якщо керівництво вчасно вживе заходів щодо усунення слабких сторін фірми і з'явившихся загроз, використовуючи при цьому всі свої ресурси і можливості, ТОВ «Мрія» продовжить своє ефективне функціонування і залишиться конкурентоспроможним.

Проведений SWOT - аналіз туристичної фірми «Мрія» по інформаційному забезпеченню управління персоналом показано в табл.2.3.

Таблиця 2.3

SWOT - аналіз туристичної фірми «Мрія» по інформаційному забезпеченню управління персоналом

Сильні сторони фірми	Слабкі сторони фірми
- персонал забезпечений необхідними інформаційними ресурсами (Інтернет, факс, телефон, пошта та ін.); - забезпечення інформаційного зв'язку між персоналом та керівництвом; - вдало впроваджені сучасні інформаційні технології; - сучасні технічні засоби збору, накопичення, переробки та передачі інформації; - адекватне і актуальне інформаційне наповнення процесів управління - підбір та атестація персоналу проходить на фірмі завдяки сучасним програмам та модулям.	- не достатньо розвинені інформаційні канали зв'язку керівництва з персоналом; - не доступність деякої інформації для персоналу; - не досконалий відбір управлінської інформації; - не достатнє регулювання руху інформаційних ресурсів; - відсутня єдина інформаційна система на даному підприємстві; - переважаючим способом передачі інформації залишається усний та документальний паперовий.
Можливості фірми	Загрози для фірми
- пошук способів якісного управління інформаційними ресурсами та створення єдиного інформаційного простору для забезпечення її стійкого розвитку; - створення в компанії єдиного інформаційного середовища, яке б поєднувало принципи і механізми інформаційного забезпечення управління персоналом; - розвиток корпоративної культури та підвищення кваліфікації персоналу для впровадження сучасних ІТ; - підвищення оперативності внесення змін в інформаційні файли; - вдосконалення можливостей одержання, збереження, поширення інформації.	- неможливість постійного контролю керівництва за інформацією; - впровадження в роботу не ефективних інформаційних технологій, програм та модулів; - не можливість швидкої перевірки достовірності інформації.

Проаналізувавши інформаційне забезпечення управління персоналом на туристичному підприємстві «Мрія» можна зробити наступні висновки. По перше, персонал фірми в повному обсязі наділений необхідною для роботи інформацією, завдяки сучасним інформаційним технологіям. По друге, на туристичній фірмі «Мрія» розробляються принципи і механізми інформаційного забезпечення управління персоналом, методи ефективного захисту інформації, програми та модулі підбору та атестації персоналу.

Але існує проблема інформаційного забезпечення, яка полягає у відсутності єдиного комплексного системного підходу до інформаційного потоку, тобто відсутня єдина інформаційна система на даному підприємстві.

Аналізуючи документаційне забезпечення управління персоналом за допомогою SWOT - аналізу показано в табл. 2.4.

Таблиця 2.4

SWOT - аналіз туристичної фірми «Мрія» по документаційному забезпеченню управління персоналом

Сильні сторони фірми	Слабкі сторони фірми
- індивідуальне розроблення для персоналу посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку, номенклатури справ працівників; - розвинута системи електронного документообігу (СЕД); - електронний архів документів; - забезпечення надійності обліку і зберігання документів.	- не достатнє забезпечення всього персоналу необхідною документацією для роботи; - внутрішній документообіг підприємства все ж таки на половину залишається паперовим.
Можливості фірми	Загрози для фірми
- можливість редагування інформації в документах для всього персоналу; - прийняття на роботу працівника, який би займався документацією по управлінню персоналом; - контроль за станом документаційного забезпечення управління персоналом; - вдосконалення електронного архіву документів.	- не ефективне впровадження автоматизації документообігу; - не можливість швидкої перевірки документації.

Розглянувши документаційне забезпечення управління персоналом на туристичному підприємстві «Мрія» можна зробити наступні висновки. По перше, для всього персоналу розробляються індивідуальні документи по управлінню персоналом, це такі як: посадові інструкції, номенклатура справ та інші. Це дає можливість працівникам займатися своїми безпосередніми обов'язками, зазначеними в цих документах та не розпилятися на іншу роботу. По друге, на фірмі розвинута система електронного документообігу з електронним архівом. Система полегшує роботу з документами, але вона не є доступною для всіх працівників.

Пропозиції щодо вдосконалення інформаційного та документального забезпечення управління персоналом на підприємстві ТОВ «Мрія»

Загальними особливостями управління розвитком інформаційного забезпечення управління персоналом є автоматизація процесів планування, обліку, організації та власне управління персоналом в діяльності ТОВ «Мрія». Інформаційне забезпечення на туристичній фірмі «Мрія» є дуже насиченим, тут застосовуються такі модулі та програми як: "Traval Partner - 2000", "Парус-Менеджмент і Маркетинг" , модулі "Парус-Персонал", "Парус-Заробітна плата" системи Парус 7, модуль "БС Персонал", програма "Туристичний офіс". Застосування цих програм передбачає автоматизацію процесу управління персоналом, а саме: підбору, атестації, навчання, просування і розвитку персоналу, складання штатного розпису, планування потреб у трудових ресурсах, підвищення кваліфікації, забезпечення ефективної системи мотивації праці, оцінку кадрового потенціалу тощо. Усі ці завдання управління персоналом повинні знайти своє відображення в інформаційній системі, що створюється на підприємстві з метою підвищення ефективності управлінських функцій.

Не дивлячись на таку кількість програм та модулів на туристичній фірмі «Мрія» існує проблема інформаційного забезпечення, яка полягає у відсутності єдиного комплексного системного підходу до інформаційного потоку, тобто відсутня єдина інформаційна система на даному підприємстві. Завдяки єдиній інформаційній системі персонал туристичної фірми «Мрія» мав би можливість переглядати всю необхідну для роботи інформацію в базах даних; складати звіти; готувати необхідні документи (ваучери, авіаквитки, страховки, службові записки); здійснювати підготовку вихідної кореспонденції. За відсутності єдиної інформаційної системи всі ці обов'язки розподілені не пропорційно між персоналом та не кожен працівник має доступ до необхідної інформації.

Великим плюсом в документаційному забезпеченні управління персоналом є автоматизація документообігу у туристичній фірмі «Мрія», вона дає можливість керівництву переглядати інформацію в базах даних; отримувати її із зовнішніх джерел; видавати розпорядження і контролювати їх виконання; дозволяє отримувати кількісні оцінки ефективності роботи співробітників; забезпечує підтримку в робочому стані і виконання розроблених процедур документації; дотримання вимог стандартів управління документацією по персоналу. Система електронного документообігу допомагає керівництву туристичної фірми «Мрія» у вирішенні наступних завдань:

підвищує ефективності управління персоналом та документообігом (потоками завдань і потоками інформації) за рахунок поліпшення виконавської дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань і аналізу діяльності організації;

скорочує непродуктивність витрат робочого часу співробітників і фінансових витрат на витратні матеріали;

створює єдиний інформаційний простір підприємства, який є необхідним на підприємстві (координація робіт і колективна взаємодія);

створюється електронний архів (корпоративне сховище документів і інформації), документообіг (автоматизація канцелярії або діловодства), управління документами і знаннями (база знань);

забезпечує надійності захисту, обліку і зберігання документів.

Всіма цими перевагами, який забезпечується завдяки системі електронного документообігу, може користуватися не весь персонал. Тому, на мою думку потрібно забезпечити доступ до системи електронного документообігу весь персонал туристичної фірми «Мрія».

Доступ до системи електронного документообігу дозволить працівникам самостійно слідкувати за документацією по персоналу (нарахування заробітної плати, преміювання, формування відпусток та ін.). Таким чином документаційне забезпечення управління персоналом на ТОВ «Мрія» стане прозорим і доступним.

Висновки

Оскільки туристична сфера є інформаційно-насиченою, ефективність діяльності підприємств залежить від ефективного управління інформацією та інформаційного забезпечення підприємства.

Прискорення науково-технічного прогресу пред'являє усе більш високі вимоги до інформаційного забезпечення управління персоналом та всім підприємством. Ефективність цього виду діяльності, що ставить своєю метою підготовку й обґрунтування документаційного та інформаційного забезпечення, багато в чому визначає ефективність менеджменту в цілому. Підвищення ефективності використання інформаційних систем досягається шляхом наскрізної побудови і сумісності інформаційних систем на підприємстві, що дозволяє усунути дублювання і забезпечити багаторазове використання інформації, установити визначені інтеграційні зв'язки, підвищити ступінь використання інформації.

Інформаційне забезпечення припускає: поширення інформації, тобто представлення користувачам інформації, необхідної для рішення управлінських, науково-виробничих і інших питань, що виникають у процесі діяльності; створення найбільш сприятливих умов для ефективного поширення інформації.

Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських рішень що до управління персоналом. До інформації пред'являються визначені вимоги:

- стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження;

- задоволення потреб керівництва та всього персоналу;

- точність і вірогідність, правильний добір початкових відомостей, оптимальність систематизації і безперервність збору й обробки зведень.

На туристичній фірмі «Мрія» існує проблема інформаційного забезпечення, яка полягає у відсутності єдиного комплексного системного підходу до інформаційного потоку, тобто відсутня єдина інформаційна система на даному підприємстві. Для вирішення цієї проблеми на підприємстві планується розробка та введення в дію єдиної інформаційної системи з можливістю доступу до необхідної інформації для всього персоналу.

Глибокий і ретельний аналіз є необхідною передумовою прийняття управлінських рішень в діяльності підприємства та управління персоналом. Без інформації і її аналізу неможливо ефективне функціонування і розвиток діяльності фірми.

Наприкінці XX в. інформація відіграє вирішальну роль у діяльності менеджера з будь-яки питань. Від неї залежить існування компанії. Досвід процвітаючих компаній переконує, що їхній успіх завдячується наявністю добре функціонуючої інформаційної системи.

Розглянувши документаційне забезпечення, ми познайомилися з поняттям «документаційне забезпечення», його функціями і вимогами до оформлення, а так само дізналися особливості нинішнього етапу документаційного забезпечення в комерційних організаціях, а саме в ТОВ «Мрія». Документаційне забезпечення - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами - є важливим аспектом роботи будь-якого підприємства: в організаціях створюються документи, що відображають результати і ведення виробничої діяльності, фінансовий стан, роботу з персоналом, матеріально-технічне забезпечення і т.п. Саме документи забезпечують реалізацію управлінських функцій, в них визначаються плани, фіксуються облікові і звітні показники та інша інформація.

Постійне збільшення інформаційних потоків у туристичному бізнесі вимагає адекватної реакції з боку ІТ, вони забезпечують доступний і ефективний інструмент автоматизації документообігу, тобто доступу до системи електронного документообігу для всього персоналу ТОВ «Мрія».

У зв'язку з цим, можна сказати, що від того, як налагоджена робота з документами, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання і управління персоналом.

Використана література

Бездрабко В.В. Управлінське документознавство: навч. посіб. - К., 2009. - С. 119-136;

Верхвадзе Д. Т., Пушкарьов Н. Ф. Управління кадрами з використанням обчислювальної техніки. - М. Статистика, 2009 - с.45.

Воронкова В.Г., Управління людськими ресурсами: філософські засади. Навч.посіб. Професіонал., 2006. -- 576 с.

Діловодство: Навчальний посібник /Уклад. Л.І. Скібіцька. -- К.: Центр навчальної літератури, 2009. -- 224 с.

ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації

ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення: http://zakon.nau.ua/doc/

ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації; Вимоги до оформлювання документів

Загорецька О.М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ століття. - К., 2008. - 97 с.

Балабанова Л. В., Сардак О. В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник-К.: Видавничий дім «Професіонал», 2004.

Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. - К.:, 2009. - С. 46.

Ларин М. В. Управління документацією та нові інформаційні технології. - М.: Наук. Книга, 2010. - 137 с.

Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Інформаційний менеджмент: опорний конспект лекцій у схемах і таблицях. - К., 2009 - 170 с.

Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти.. - 2010. - № 1. - С. 73-87

Мельниченко С. Ю. Інформаційні технології в управлінні суб'єктами туристичної діяльності. - Вісник КНТЕУ 2/2010. - 156 с.

Мельниченко С.В. Інформаційні технології в туризмі: теорія, методологія, практика: Монографія. - К.: Київ. нац. торг.-екон. ун-т, 2008. - 493 с.

Михайліченко Г. І. Практика організації туристичних подорожей -- К. : Київ. нац. торг.-екон. ун-т, 2010. -- 156 с.

Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. - К.: 2009. - 8 С.

Останкова Е. С. Business process fusion: организация и управление деятельностью предприятия в режиме реального времени / Е. С. Останкова. -- Режим доступа : http://www.klubok.net.

Рудюк В.В. . Документознавство. Інформологія. - 2008. - № 3. - С. 26-34

Скопень М.М. Комп'ютерні інформаційні технології в туризмі. - К.: Кондор, 2009. - 301 с.

Татина О. Системы управления персоналом // Computerworld. -- 2010. -- № 18

Твердохліб М.Г. Системна обробка облікової інформації на персональних ЕОМ. Навчальний посібник. - К.: -1993. - 140 с.

Управление персоналом предприятия: Учебное пособие / Под ред, П.В. Шеметова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. - 312 с.

www.mriaytur.com.ua- офіційний сайт ТОВ «Мрія»

Управління персоналом: Підручник. Вид. 2-е, доп. і перераб. / За заг. ред. А.І. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 608 с.

Інформаційно-аналітичні кошти в організаційному управлінні: Збірник статей / За заг. ред. О.М. Данчула; відп. ред. Ю.Г. Федулов. М., 2005.

Размещено на Allbest.ru