Дослідження можливостей удосконалення інформаційної системи менеджменту

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ "ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА"

ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ І МЕНЕДЖМЕНТУ

Кафедра менеджменту організацій

РОЗРАХУНКОВО-ГРАФІЧНА РОБОТА

з курсу: "Інформаційно-комунікаційний менеджмент"

на тему: «Дослідження можливостей удосконалення інформаційної системи менеджменту на прикладі компанії "Ukrainian Radio Technology"»

Виконав:

ст. гр. МЕ-33

Пецюх О.В.

Прийняв:

Новаківський І.І.

ЛЬВІВ 2011

ЗМІСТ

менеджмент автоматизація інформаційний управління

Вступ

Розділ 1.Опис підприємства

1.1 Характеристика основних напрямів діяльності

1.2 Місія підприємства

1.3 Характеристика основних напрямів діяльності

Розділ 2.Опис підрозділу, на основі якого розгортається спеціалізована інформаційна система

Розділ 3. Структура управління організацією

Розділ 4. Функції підрозділу та задачі, які виникають на їх основі

Розділ 5. Інформаційні потоки

Розділ 6. Формування локальної обчислювальної мережі

Розділ 7. Характеристика інформації

Розділ 8. Компоненти, що будуть входити до спеціалізованої інформаційної системи

Розділ 9. Шляхи автоматизації процесу введення,збереження та пред'явлення необхідних відомостей

Розділ 10. Стратегія розвитку інформаційного забезпечення системи управління організацією

10.1 Сфери застосування нових ІТ

10.2 Критичні напрямки впровадження нових ІТ в компанії

10.3 Заходи необхідні для впровадження нової інформаційної системи

Висновок

Список використаної літератури

ВСТУП

Інформаційна система представляє собою управлінські рішення, які базуються на інформаційних технологіях, тому управлінець повинен більш широко розуміти сутність організації, управління нею та технології ІС для прийняття правильних управлінських рішень у мінливому навколишньому середовищі в умовах невизначеності та ризику.

Виготовлення першого радіотехнічного приладу, започаткувало нову комп'ютеризовану і так звану радіотехнічну еру в розвитку історії людства, яка надалі передбачала проведення серії досліджень, спрямованих на вдосконалення існуючих моделей, забезпечення зручності їх використання, покращення надійності та економності. Проте, необхідно зазначити, що користувачем техніки може бути кожен, тому стрімкий розвиток радіотехнічної галузі для забезпечення зростаючих потреб є іманентним. Особливе значення при цьому у цивілізованому суспільстві відіграє саме галузь виробництва різних приладів і запчастин до техніки.

Та незважаючи на те, що радіотехнічна галузь є розвиненою на високому рівні за кордоном, в Україні вона потребує молодих та енергійних людей, які віддадуть свій розум та ідеї для забезпечення її якісного формування та розвитку. До категорії таких людей належать засновники товариства з обмеженою відповідальністю "Ukrainian Radio Technology", метою діяльності якого є надання радіотехнічних послуг на високому рівні як на національних так і на міжнародних ринках. В Україні радіотехнічна галузь приваблює до себе велику кількість приватних підприємців, які створюють на даному ринку конкурентне середовище, що впливає на невпинне підвищення якості радіотехнічних послуг та зменшення їх вартості. Проте, становище України як країни із трансформаційною економікою багато в чому визначає розвиток галузі.

Метою розрахунково-графічної роботи є дослідження можливостей удосконалення ІС менеджменту на підприємстві. Відповідно до мети його завданнями є формулювання задач на основі вказаних функцій, опис ІС у рамках розглянутих задач, компоненти спеціалізованої ІС, шляхи автоматизації процесу ведення, збереження, обробки та представлення відомостей, розроблення стратегії розвитку інформаційного забезпечення системи управління організацією.

РОЗДІЛ 1. ОПИС ПІДПРИЄМСТВА

1.1 Характеристика основних напрямів діяльності

ТзОВ "Ukrainian Radio Technology" - радіотехнічна фірма, що заснована на спільній власності фізичних осіб, в 2001р. Це досить велика фірма, вона має в своєму складі 12 відділень по всій Україні, середня кількість працівників - 35 по кожному відділенню. Керівництво організації не сидить на місці і постійно розширює сфери діяльності фірми.

Підприємство починало працювати з обслуговування радіотехнічних приладів, а зараз являється одним із найбільших радіотех-центрів України.

1.2 Місія підприємства

Місією фірми є забезпечення споживачів високоякісними приладами та надання якісних послуг у радіотехнічній сфері.

Специфіка фірми полягає в собливих гарантіях. Перед тим, як почати розробку нового прилада фірма особисто перевіряє замовлення клієнта і виконує всі його побажання.

У своїй господарській діяльності фірма керується наступними законодавчими актами:

1.3 Характеристика основних напрямів діяльності

Підприємство бере участь у ЗЕД шляхом надання радіотехнічних послуг за межі України, та прийому і технічному обслуговуванню іноземних фірм на території Україні.

На сьогоднішній день фірма здійснює наступні види діяльності:

- виробництво радіотехнічних приладів;

- виробництво радіотехнічних навігаційно-посадкових систем;

- розробка та впровадження у виробництво програмного забезпечення послуги „Інфрарахунок”;

- виробництво обладнання зв'язку;

У зв'язку з запланованими змінами, відбувається розширення сфери діяльності.

Підприємство буде надавати ще такі послуги:

- виробництво конденсаторів;

- налагодження радіотехнічного обладнання та антено-фідерних пристроїв;

- модернізація застарілого обладнання та введення в експлуатацію різноманітних радіотехнічних технологій.

РОЗДІЛ 2. ОПИС ПІДРОЗДІЛУ, НА БАЗІ ЯКОГО РОЗГОРТАЄТЬСЯ СПЕЦІАЛІЗОВАНА ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА

Спеціалізована інформаційна система розгортатиметься на базі кадрового підрозділу організації, тобто відділу кадрів головного офісу фірми, що знаходиться у місті Львові.

Працівники є найціннішим ресурсом будь-якого підприємства, особливо нашої фірми, яка продає продукцію, надає послуги і має постійний особистий контакт з клієнтами. Саме тому кадри організації мають бути ретельно відібрані, при прийманні їх на роботу потрібен бути врахований не тільки освітній, але і інтелектуальний рівень кожної особистості.

Проблема обліку кадрів виникла на підприємстві після створення дочірніх підприємств на території України. Якщо порахувати загальну кількість працівників, що на сьогоднішній день працюють на фірмі, то вона приблизно рівна 420 особам.

Кадровий підрозділ головного офісу фірми створений для обліку кадрів підприємства. Минулого року було прийнято рішення про обов'язкову особисту співбесіду кожного претендента на роботу в головному офісі фірми. Крім того дочірні фірми не мають відділів кадрів і тому вся документація, всі особові справи і відповідальність за їх збереження покладені на кадровий підрозділ головного офісу.

РОЗДІЛ 3. СТРУКТУРА УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ

Структура управління організацією - лінійно-функціональна. Відповідає вимогам середовища функціонування, але для досягнення цілей потребує значного удосконалення. На сьогодні у підпорядкуванні директора є 4 заступники та всі дочірні фірми, фактично існує 2 управлінські служби, фактично є 4 виробничі підрозділи-відділи продажу радіотехнічних приладів .

Структура управління організацією зображена на рис. 1

Рис. 1. Структура підприємства

РОЗДІЛ 4. ФУНКЦІЇ ПІДРОЗДІЛУ ТА ЗАДАЧІ

Можна виділити наступні функції цього підрозділу підприємства:

- управління персоналом (включаючи приймання на роботу і звільнення);

- облік кадрів.

На основі вказаних функцій можна сформулювати наступні задачі:

1. Пошук даних про кожного працівника певної конкретної філії у конкретному місті.

Мета розв'язання знайти певні інформацію про працівника з метою визначити розмір його новорічної премії, чи, наприклад визначити потребу у підвищення його кваліфікації.

Початкові дані - список працівників по кожній філії (разом 450) осіб.

Шляхи розв'язання - методи упорядкування: сортування філій в алфавітному порядку і працівників кожної філії аналогічно, а також застосування фільтру по полю філії.

Вихідні дані - дані про працівника, що потрібно було знайти однієї особи.

Вихідна форма - розрахунок анкети працівника.

2. Знаходження даних про кожного працівника певної конкретної філії у конкретному місті.

Виведення анкетних даних всіх працівників-чоловіків, для визначення тих працівників, які вільно володіють французькою мовою і можуть бути відрядженні в Париж.

Початкові дані - таблиця із списком працівників і анкетними даними.

Шляхи розв'язання - методи упорядкування: застосування фільтру по полю стать, а потім по полю володіння іноземною мовою.

Вихідні дані-дані про працівників, що володіють французькою мовою.

Вихідна форма - розруківка анкети працівників.

3. Прийняття рішення про приймання на роботу, чи звільнення певного працівника.

Мета розв'язання - не допустити втрату іміджу фірми через прийняття на роботу некомпетентних і некоректних працівників.

Початкові дані - резюме, рекомендації людей, що влаштовуються на роботу.

Шляхи розв'язання - експертна оцінка

Вихідні дані - Звіт про виконану роботу експертною групою

Вихідна форма - Звіт про виконану роботу експертною групою і до нього прикріплене розпорядження про прийняття на роботу.

4. Розрахунок потреб у персоналі.

Мета розв'язання - ефективне функціонування організації, недопущення черги та простою потужностей,а також дублювання функцій.

Початкові дані - дані про наявність працівників та плинність кадрів, кількість виконуваних операцій та заробітню плату працівників.

Шляхи розв'язання - методи математичних обрахунків, лінійне програмування.

Вихідні дані - планові потреби в основних працівниках та допоміжному персоналі з урахування наявності та плинності кадрів.

Вихідна форма - звіт про виконану роботу працівників відділу кадрів представлений начальнику відділу.

5. Табельний облік особового складу, облік наявності та плинності кадрів, укладання статистичної звітності по кадрах.

Мета розв'язання - ефективне функціонування організації, подання звітності у органи статистики.

Щляхи розв'язання - методи упорядкування. .

Початкові дані - список працівників по кожній філії.

Вихідні дані - статистична звітність по кадрах.

Вихідна форма - звіт для органів статистики.

РОЗДІЛ 5. ІНФОРМАЦІЙНІ ПОТОКИ

Таблиця 1

Маршрутно-технологічна карта підготовки та прийняття рішень

№ з/п	Назва операції	Виконавець	Норма часу на операцію (НІТ), хв.	Норма часу на операцію (ТІТ), хв.	Заробітна плата	Розрахунок величини вартості НІТ, грн.	Розрахунок величини вартості ТІТ, грн.
1	Отримання інформації про неефективність роботи комп'ютерно-конструкторського відділу	Директор	10	15	1400	1,33	1,99
2	Проведення обговорення проблеми	Директор, маркетолог, заступник директора з виробництва	90	120	1400	11,93	15,91
			90	120	950	9,06	11,41
			90	120	1150	9,80	13,07
3	Погодження проведення опитування замовників	Заступник директора з виробництва	10	25	1150	6,23	8,56
4	Повідомлення працівників відділу маркетингу	Заступник директора з виробництва	5	15	1150	4,57	5,83
5	Збір інформації за допомогою опитування	Маркетолог	960	1200	950	52,34	75,11
6	Передача інформації до керівництва	Маркетолог	30	50	950	2,7	3,98
7	Обробка і аналіз інформації	Маркетолог	95	150	950	5,96	9,65
8	Вироблення звіту по результатам опитування	Начальник відділу маркетингу	30	45	1120	5,61	7,25
9	Вироблення рішення по даному звіту	Заступник директора з виробництва	10	15	1150	4,99	5,83
10	Виготовлення тексту рішення	Секретар	10	15	600	0,57	0,85
11	Друкування рішення	Секретар	10	15	600	0,57	0,85
12	Затвердження рішення директором	Директор	10	15	1400	1,33	1,99
13	Підписання рішення	Директор	2	2	1400	0,27	0,27
14	Доведення рішення до виконавців	Секретар	2	10	600	0,11	0,57

Таблиця 2

Оперограма підготовки та прийняття рішень

№ з/п	Операції	Виконавці
		Директор	Маркетолог	Заступник директора з виробництва	Начальник відділу маркетингу	Секретар
1	Отримання інфор-мації про неефек-тивність роботи комп'ютерно-конструкторського відділу
2	Проведення обговорення проблеми
3	Погодження проведення опитування замовників
4	Повідомлення працівників відділу маркетингу
5	Збір інформації за допомогою опитування
6	Передача інформації до керівництва
7	Обробка і аналіз інформації
8	Вироблення звіту по результатам опитування
9	Вироблення рішення по даному звіту
10	Виготовлення тексту рішення
11	Друк рішення
12	Затвердження рішення директором
13	Підписання рішення
14	Доведення рішення до виконавців

Документограма:

4 Звіт про роботу відділу.

4 Протокол наради.

4 Протокол рішення.

4 Текст рішення.

Таблиця 3

Маршрутно-технологічна карта підготовки та прийняття рішень

№ з/п	Назва операції	Виконавець	Норма часу на операцію (НІТ), хв.	Норма часу на операцію (ТІТ), хв.	Заробітна плата	Розрахунок величини вартості НІТ, грн.	Розрахунок величини вартості ТІТ, грн.
1	Отримання інформації про можливості охоплення нових ринків збуту	Директор	10	15	1400	1,33	1,99
2	Отримання інформації про попит на продукцію фірми	Директор	10	15	1400	1,33	1,99
3	Отримання інформації про замовлення покупців за останні 3 місяці	Директор	10	15	1400	1,33	1,99
4	Проведення обговорення ситуації, що склалась на фірмі	Директор, заступник директора з маркетингу, маркетолог	90	120	1400	11,93	15,91
			90	120	1180	10,06	13,41
			90	120	950	8,44	11,25
5	Внесення пропозицій щодо вирішення цієї проблеми	Директор, заступник директора з маркетингу, маркетолог	15	20	1400	1,99	2,65
			15	20	1180	1,68	2,23
			15	20	950	1,41	1,88
6	Винесення рішення щодо цієї проблеми	Директор	10	15	1400	1,33	1,99
7	Виготовлення тексту рішення	Секретар	10	15	600	0,57	0,85
8	Друк рішення	Секретар	10	15	600	0,57	0,85
9	Затвердження рішення директором	Директор	10	15	1400	1,33	1,99
10	Підписання рішення	Директор	2	2	1400	0,27	0,27
11	Доведення рішення до виконавців	Секретар	2	10	600	0,11	0,57

Таблиця 4

Оперограма підготовки та прийняття рішень

№ з/п	Операції	Виконавці
		Директор	Заступник директора з маркетингу	Маркетолог	Секретар
1	Отримання інформації про можливості охоплення нових ринків збуту
2	Отримання інформації про попит на продукцію фірми
3	Отримання інформації про замовлення покупців за останні 3 місяці
4	Проведення обговорення ситуації, що склалась на фірмі
5	Внесення пропозицій щодо вирішення цієї проблеми
6	Винесення рішення щодо цієї проблеми
7	Виготовлення тексту рішення
8	Друк рішення
9	Затвердження рішення директором
10	Підписання рішення
11	Доведення рішення до виконавців

Документограма:

4 Звіт про можливості охоплення нових ринків збуту.

4 Звіт про попит на продукцію фірми.

4 Звіт про замовлення покупців за останні 3 місяці.

4 Протокол наради.

4 Протокол рішення.

4 Текст рішення.

РОЗДІЛ 6. ФОРМУВАННЯ ЛОКАЛЬНОЇ ОБЧИСЛЮВАЛЬНОЇ МЕРЕЖІ

Для даного підприємства необхідне впровадження корпоративної мережі, яка би дозволяла швидку передачу даних про діяльність філій в головний офіс фірми, а саме даних про кандидатів на певні посади, відомості про скарги на певних працівників, тощо. Оскільки філії фірми не мають автономії і не є вповноваженими виконувати певні завдання і приймати рішення то підключення до глобальної мережі я вважаю необхідним. Крім цього існуватиме можливість отримувати аудіо, відео зв'язок і дані через INTERNET. Створення локальної мережі я вважаю доцільним, оскільки на даний час вся інформація отримується через Інтернет, вони налічують по 30 чоловік персоналу і 2 управлінські служби. А локальна мережа головного офісу вже існує, вона призначена для ефективного управління і організацією і всіма її філіями.

Я вважаю доцільним запровадити на підприємстві певні інформаційні технології, як наприклад експертні системи, які би дали змогу скоротити кількість працівників кадрового відділу організації і дали би змогу приймати більш кваліфіковані рішення. Також для кадрового відділу підприємства доцільно застосувати методи математичного програмування, які би розраховували оптимальну чисельність працівників (основного і допоміжного персоналу) враховуючи наявні кадри та їх плинність. Такі математичні програми дали би змогу уникнути помилки при обчисленні та внаслідок цього або черги клієнтів або простою потужностей.

Після впровадження перелічених мною заходів можна би було скоротити кількість працівників відділу кадрів до декількох працівників замість 17, і їхні обов'язки звести до оформлення документації та проведення підготовки до співбесід керівника відділу із претендентами на роботу та опрацювання інформації, що надходить про працівників із головного офісу. А також зняти з працівників відповідальність за рішення, що можуть вплинути на долю організації (на рішення, що приймаються в умовах великого ризику).

Також для організації доцільно застосувати системи співробітництва в групі. Співробітництво в групі є основою мережної системи підтримки прийняття рішень. Ця система дозволить підвищити фаховість прийняття управлінських рішень. Ця система дуже важлива саме для такої організації, як ТзОВ "Ukrainian Radio Technology", оскільки ця організація містить територіально віддалені підрозділи, а деякі рішення, що стосуються долі організації потрібно приймати шляхом спільного обговорення. Відмінність цієї системи від електронного документообігу полягає у тому, що останній не передбачає одночасний загальний перегляд інформації учасниками зустрічі і спільне обговорення проблеми для її вирішення. Документообіг лише забезпечує швидке переміщення документів між користувачами.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2. Локальна мережа підприємства

РОЗДІЛ 7. ХАРАКТЕРИСТИКА ІНФОРМАЦІЇ

У рамках розглянутих мною задач кадрового підрозділу організації можна вказати наступне:

Інформація про працівників

· Первинна інформація про працівників, що прийняті на роботу в організацію зберігається на сервері у відділі кадрів головного офісу фірми. Ця інформація була туди передана із певної філії підприємства за допомогою глобальної мережі. Інформація зберігається на сервері означає, що її можна черпати з цього джерела і по необхідності використовувати у філіях компетентними особами. Вторинна інформація про працівників(наприклад догани, стягнення, скарги) зберігається у філіях, де ці працівники працюють, але періодично передаються на сервер (передача відбувається аналогічним методом, що і первинна інформація). Оригінали цих документів зберігаються у відділі кадрів головного офісу, вони туди пересилаються після прийняття працівника на роботу.

· У записах ця інформація займає 80% їх обсягу.

· Первинна інформація оновлюється по мірі плинності кадрів організації(ця величина незначно коливається, тому можна сказати, що інформація оновлюється щомісяця). Вторинна інформація оновлюється щотижня.

· Доступ до цієї інформації обмежений. Якщо це інформація з сервера, то доступ відбувається за паролями, якщо оригінал документів, то доступ мають тільки директор організації, відділу кадрів та директор філії, де працює певний працівник. Збереження має відбуватися обов'язково як в оригіналі, так і в електронному вигляді. Оновлення має відбуватися у вказаному вище порядку. Обробка має відбуватися тільки в обмеженій кількості та працівниками організації, що мають право користування цією інформацією.

Інформація про табельний облік особового складу, наявність і плинність кадрів Інформація для статистичної звітності.

· Первинна інформація формується в самій організації в процесі її діяльності та призначена для користування дирекцією фірми та, можливо інвесторами, яких прагне залучити фірма. Вторинна інформація-результат розрахунків, що робляться на основі первинної інформації. Ця інформація призначена для органів статистики відповідно до закону “Про підприємства в Україні”. Ця інформація формується в головному офісі фірми на основі даних, що передаються за допомогою глобальної мережі із філій підприємства.

· Обсяг цієї інформації у записах складає 5%

· Періодичність її оновлення щоквартально, коли виникає необхідність здавання статистичної звітності.

· Вимоги до збереження обов'язкові, оскільки ця інформація буде корисною в майбутньому для самої організації, коли буде оцінюватись її діяльність і переглядатися і порівнюватися кадрова політика. Доступ до цієї інформації обмежується керівництвом організації та працівниками органів статистики. Доступ керівників філій під паролем, оскільки ця інформація також зберігається на сервері фірми. Оновлення повинне відбуватися у відповідності із законом України “Про підприємства в Україні ”. Введення інформації повинне здійснюватися секретарями філій і повинне бути переслане в головний офіс фірми. Обробку інформації і складання статистичної звітності уповноважені робити працівники відділу кадрів головного офісу.

Інформація про соціальні послуги, план підготовки кадрів тощо.

· Ця інформація міститься і в головному офісі фірми і в філіях. Це первинна інформація, що формується в самій організації і має стимулювати працівників на ефективну роботу. Розробниками цих програм є відділ кадрів. Відповідальним за її виконання є заступник з кадрових питань.

· Обсяг цієї інформації-10% загальних записів.

· Ця інформація оновлюється у відповідності із зміною потреб до персоналу та із зміною законодавства.

· Доступ до цієї інформації мають всі працівники організації(головного офісу та філій). Ця інформація зберігається в електронному варіанті в базі даних фірми,а оригінал розпорядження директора у відділі кадрів в головному офісі фірми. Оновлення має відбуватися у вказаному вище порядку. Обробка має відбуватися тільки в обмеженій кількості та працівниками організації, що мають право на це (працівники відділу кадрів, що уповноважені займатися обробкою).

РОЗДІЛ 8. КОМПОНЕНТИ, ЩО БУДУТЬ ВХОДИТИ ДО СПЕЦІАЛІЗОВАНОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ

Рекомендований перелік засобів організаційної та обчислювальної техніки, що будуть використовуватися у відділі. Опис програмних засобів, що потрібні для роботи інформаційної системи.

Філія:

· Станціонарний телефон

· Відповідно обладнанні ПК

Програмне забезпечення : internet для :

Електронної пошти - дозволяє передати повідомлення із головного офісу фірми у філію швидким шляхом (приблизно протягом години) та з малими ризиком втрати конфіденційності та самого повідомлення. Також електронна пошта може застосовуватись для передачі досить об'ємних даних, як, наприклад, резюме кандидата на робоче місце. передача можливе лише за умови застосування internet.

Звукової пошти - необхідна для ефективного керівництва філіями з головного офісу. Це альтернатива електронній пошті. Звукова пошта на відмінно від електронної потребує ще відповідного програмного забезпечення. Також існує можливість поєднання цих двох видів зв'язку. Як показують дослідження саме таке поєднання дає найбільший результат, оскільки існує передане повідомлення краще сприймається потенційним виконавцем. крім того не останню роль при цьому грає голос лінійного чи функціонального керівника, що вимагає виконання завдання.

Конференції даних - інструмент співпраці підприємства, який дозволить головному офісу фірми в реальний час проводити відео, аудіо, або телеконференцію серед ПК, що належать потрібним працівникам відповідних філій. Телеконференції в свою чергу сприяють комерційним зустрічам, оголошенню нових програм, освіті службовців, їх навчанню. Організація телеконференції як важливої форми співпраці підприємства полягає у проведення сеансів зв'язку у реальному часі і передача її по телебаченню.

Електронної системи зустрічі - співробітництво в групі дає змогу менеджерам здійснювати зустрічі більш продуктивно, в першу чергу через те, що сеанси цих зустрічей не обмежуються часом і простором (це досягається за допомогою INTERNETу). Адже деякі рішення на зустрічах для досягнення необхідно приймати шляхом спільного обговорення. У випадку застосування системи працівники навіть можуть не приїжджати на роботу у фірму і при цьому повноцінно виконувати свої обов'язки. Сучасні такі системи дають змогу створювати групи із 32 чоловік і отримувати аудіо, відео зв'язок і дані через INTERNET. Унікальною властивістю системи співробітництва в групі є можливість застосування анонімного режиму користувача (ця властивість розроблена з метою попередження критики одних працівників з боку інших у процесі спільного вирішення проблеми).

· Факс. дозволятиме передачу документів, постанов розпоряджень від головного офісу фірми до філій. Ця найшвидший спосіб передачі даних, але існують певні умови за яких може бути здійснена передача(наприклад, потрібна присутність людей у офісі). Існує можливість поєднання цього виду зв'язку із електронною і звуковою поштою.

· Транкенговий зв'язок для тих працівників філій, що знаходяться у відрядження на території України. Це корпоративний звя'зок для роботи тільки в межах організації, але для деяких працівників є додаткова послуга, а саме можливість спілкування за межами корпорації, яку складають працівники організації . Перевага цього зв'язку - можливість спілкування як двох, так і більше працівників одночасно, передача цифрової інформації, можливість вибору користувачем автоматичного чи ручного терміналу для здійснення розмови.

· Стільникові телефони із роумінгом для тих працівників, які знаходяться за кордоном у відрядженні. це найдорожчий вид зв'язку, але водночас і найзручніший, він забезпечує весь спектр послуг Зручність цього зв'язку - автоматична передача підтримки рухомого абонента від однієї базової станції до іншої при зміні якості сигналу.

· Сканер він потрібен для забезпечення передачі даних за допомогою електронної пошти, а також для надання іншим документам (не тільки тим, що підлягають передачі) електронного вигляду.

· Принтер потрібен для роздруку документів . Це наприклад можуть бути постанови, що надсилаються з головного офісу і підлягають загальнообов'язковому виконанню, для чого потрібно всіх працівників ознайомити з ними та занести їх до архіву тощо. Для цих та інших цілей необхідний принтер.

Відділ кадрів:

· Станціонарний телефон

· Відповідно обладнанні ПК

Програмне забезпечення : internet для :

Електронної пошти -застосовується для керівництва філією. Це один із найшвидших методів передачі даних також електронна пошта є відносно дешева порівняно з іншими видами передачі даних (як наприклад кур'єрська пошта)

Звукової пошти

Конференції даних

Електронної системи зустрічі

· Факс. дозволятиме передачу документів, постанов розпоряджень від головного офісу фірми до філій. Також за допомогою факсу до головного офісу надходять певні документи із зовнішнього середовища фірми. Зручність цього виду зв'язку полягає в тому, що для передачі даних по факсу потрібун лише факс. В той час, як для електронної пошти одного ПК замало, потрібно INTERNET та у деяких випадках сканер.

· Транкенговий зв'язок для можливості зв'язку працівників відділу кадрів із працівниками філій. Я пропоную саме цей вид зв'язку, оскільки в даній ситуації він є найдешевшим і нічим не поступаються стільниковому, а навпаки дасть змогу уникнути з боку працівників не службових розмов підчас робочого часу. Це досягається через те, що абоненти створюють корпорацію із працівників фірми та не мають змоги спілкування за межами неї.

· Принтер дає змогу роздрукувати інформацію та висвітлити її на паперовому носії, для представлення її іншим працівникам.

· Сканер дає змогу відобразити інформацію на електронному носії.

· Системи автоматизованого діловодства (OAS) - це системи знань, вони полегшать документообіг у організації . Документообіг полягає у тому, що він передбачає одночасний швидке переміщення документів між користувачами. За допомогою цієї системи і INTERNETу працівники автоматично отримуватимуть необхідну інформацію, що посилатиметься їм з відділу кадрів головного офісу (це, наприклад може бути інформація про неплановий медичний огляд тощо). Якщо брати документообіг в самому офісі організації, то за допомогою цієї системи дані та документи можна передавати за допомогою локальної мережі, створення якої я передбачила у пункті 6.

· Системи діалогової обробки запитів (TPS) - системи, які обслуговують експлуатаційний рівень організації. Наприклад вибір посередника із застосуванням TPS є легшим, оскільки система оцінює посередника за відповідністю вимогам. Так само TPS здатна вибрати спосіб рекламної компанії

· Системи тестування персоналу WebTes - система призначена для загального електронного тестування в компаніях і учбових закладах. Система дозволяє створювати електронні тести, розміщувати їх на сервері тестування, після чого вони стають доступними з будь-якого комп'ютера в локальній сіті організації або через INTERNET. За допомогою механізму адміністрування існує можливість реєструвати користувачів, завантажувати нові тести і аналізувати результати тестування. Сервер системи тестування може бути розміщений на будь-якому комп'ютері під керівництвом операційної системи Windows в локальній сіті. Можливості сервера тестування:

Авторизація користувачів при доступі до тестів

Можливість тестування з будь - якого робочого місця в локальній сіті.

Необмежена кількість користувачів, що здають тест одночасно

Можливість тестування через internet

В свою чергу програма дозволяє адміністратору мати доступ до всіх тестів працівників.

· Системи тестування персоналу PRIME Recruitment - тестування по системі SLG Thomas International. Даний тест виявляє і описує особисті характеристики, і його аналіз допомагає керівникам і робітникам різних рівнів визначити їх потенціал, що сприяє результативності прийняття рішення і підвищенню конкурентоспроможності компанії. Загальні сфери застосування :

1. Перевірка персоналу,

2. Розвиток персоналу,

3. Стиль керівництва компанією,

4. Індивідуальний стиль керівництва,

5. Побудова і об'єднання команди,

6. Індивідуальна мотивація,

7. Можливості і обмеження під тиском,

8. Планування освіти і розвитку, рішення проблем взаємовідносин,

9. Перерозподіл персоналу,

10. Реструктуризація,

11. Підбір і найм персоналу (зовнішній і внутрішній),

12. Стимулювання працівників,

13. Діагностика і рішення проблем працівників,

14. Оцінка і винагорода

15. Управління кар'єрою

16. Перевірка ефективності команди

· Пакет програм "ПЕРСОНАЛ" призначений для автоматизації обліку у відділі кадрів. Пакет дозволяє створити та підтримувати базу даних, в якій реєструються понад 70 параметрів щодо кожної особи, зокрема:

1. освіта співробітника (школа, професійно-технічна освіта, список вищих навчальних закладів, які він закінчив, із зазначенням кваліфікації та спеціальності за дипломом);

2. сімейний стан та перелік членів сім'ї;

3. дані щодо проходження атестацій та підвищення кваліфікації;

4. дані щодо службових переміщень;

5. дані щодо відпусток;

6. відомості про військовий облік;

7. перелік наказів, відповідно до яких відбувалися переміщення співробітника;

8. подяки та догани, які отримав співробітник;

Головними особливостями Пакету є:

1. простота використання, мінімум необхідних дій при роботі з програмами;

2. великий обсяг та повнота інформації, яка зберігається у базі даних;

3. велика кількість звітів, які можна підготувати на основі інформації з бази даних;

· Системи підтримки прийняття рішень (dss). Ці системи включають в себе елементи штучного інтелекту, вони створені для прийняття рішень використовуючи елементи логіки. Сутність задіяння штучного інтелекту полягає у тому, що є можливість отримання оптимального рішення. Також система може створювати звіти про виконану роботу. Ці звіти система виконує у вигляді статистично обробленого документу (паперового або електронного - що забезпечує пошук, деталізацію, навігацію по повній звітовій формі), крім того існує можливість створення звітів, що управляються виключенням, динамічні панелі керування, чи карти, де можна порівняти реальну ефективність із запланованою.

Аналог ІС, що присутні на ринку.

Для системи підтримки колективної роботи для даної організації я б запропонував наступні системи :

1. Microsoft NET Meeting . Ця програма забезпечує передачу даних (у аудіо та відео форматі ) через Internet у режимі реального часу. За допомогою цієї системи можна створювати групи із 32 чоловік. Одночасно аудіо та відео зв'язок можна встановити тільки з одним учасником зустрічі. Працювати загалом на своїх комп'ютерах можуть одночасно тільки 3 користувачі. загальна кількість користувачів, які можуть ефективно приймати участь у зустрічі, залежить від швидкості комп'ютерів та сіті.

Microsoft NET Meeting дозволяє викликати декілька користувачів одночасно. Будь -який учасник зустрічі може за допомогою системи викликати іншого учасника. Любий учасник зустрічі може представити іншим учасникам у загальне користування будь-які додатки. Коли цей додаток є представлений, інші учасники можуть його оглядати на своїх моніторах. Також існує можливість учасників працювати із цим додатком.

2. Sametime фірми Lotus - перша система підтримки колективної роботи у реальному часі, яка пристосована до комерційної сфери. Sametime забезпечує безпеку, надійність і повний набір інструментів адміністрування, необхідних для будь-якої компанії.

3. Design Image Scanning програма, що миттєво ідентифікує скановане зображення, або завдання і виводить інформацію на монітор. Прогрма виробництва фірми INOVEX. Ця програма значно полегшить діяльність кадрового підрозділу фірми при організації бази даних про працівників.

4. Система HP StorageWorks Reference Іnformatіon Storage System (RІSS) - система архівації та пошуку даних, яка призначена для збереження, індексування, оперативного пошуку й одержання довідкової інформації, покликана спростити роботу з даними в довгостроковій перспективі, скоротити зв'язані з цим витрати і забезпечити відповідність високим вимогам із забезпечення захисту та надійності збереження інформації.

РОЗДІЛ 9. ШЛЯХИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ПРОЦЕСУ ВВЕДЕННЯ, ЗБЕРЕЖЕННЯ ТА ПРЕД'ЯВЛЕННЯ НЕОБХІДНИХ ВІДОМОСТЕЙ

Для автоматизації процесу введення відомостей доцільно використовувати офісний пакет Microsoft Office 2010, та збереження готових документів на сервері фірми, з можливістю подальшого використання їх наповнення в майбутній діяльності компанії в цілому. При наявності паперових варіантів документів можна використати їх сканування та розпізнавання завдяки програмі ABBYY FineReader 10.0 та подальшого їх збереження у форматах Microsoft Office на сервері.

Система збереження електронних бланків документів та контрактів повинна складатися з сервера компанії, на якому буде виділено простір на інформацію за різними категоріями діяльності, які в свою чергу будуть ділитися на категорії за роками.

Для обробки та представлення відомостей про документи найкраще буде використовувати систему бази даних Microsoft Access.

Конкретна структура файлу бази даних, що містить масив інформації

Таблиця 5

Працівники, що прийняті на роботу протягом 2008 року

Назва поля	Тип поля	Додаткові вказівки
1	2	3
№ за порядком	Числове	Розмір поля -довге ціле. Значення по замовчуванню -попереднє +1. Обов'язкове поле. Нек допускається спів падіння. Це поле необхідне для того, щоб знати, кого під яким номером прийняли на роботу і певному розрахунковому періоді.
Дата прийняття на роботу	Дата	Розмір поля -50. Короткий формат дати. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки. Необхідне для нарахування стажу, доплат, премій тощо.
Прізвище, Ім'я, По батькові працівника	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Не допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки
Національність	Текстове	Розмір поля -50. Не обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Допускаються пусті строки. Необхідне для уникнення проблем чи здобутті переваг при відрядженні певного працівника у певну країну. це поле є необов'язкове, проте може стати у пригоді під час здійсненя господарської діяльності.
Громадянство	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки. Це поле необхідне у зв'язку із законодавством країни.
Дата народження	Дата	Розмір поля -50. Короткий формат дати. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки.
Місце проживання	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Не допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки. Призначення цього поля для швидкого знаходження працівника, оформлення документації тощо.
Освіта	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки
Навчальний заклад	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки
Спеціальність	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки.
Рік закінчення	Дата	Розмір поля -50. Короткий формат дати. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки. Для встановлення істиності інформації.
Стаж(установа / термін / безпосередній керівник/ посада)	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння.
	Числове	Розмір поля -подвійне з плаваючою крапкою. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння
	Текстове	Розмір поля -50. Не обов'язкове поле. Допускається спів падіння.
	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння.
Знання іноземних мов	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Для відрядження у певну країну.
Сімейний стан	Текстове	Розмір поля -50. Обов'язкове поле. Допускається спів падіння.
Діти	Текстове	Розмір поля -50. Не обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Для надання соціальних пільг.
Додаткові дані	Текстове, дата, числове	Розмір поля -50. Не обов'язкове поле. Допускається спів падіння. Це можуть бути, як різноманітні дані, що надані працівником за його згодою.

РОЗДІЛ 10. СТРАТЕГІЯ РОЗВИТКУ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

10.1 Сфери застосування нових ІТ

Дану стратегію розвитку інформаційної системи доцільно застосовувати на базі відділу кадрів, а саме:

Ціль організації	Система необхідна для її досягнення
Швидка передача даних між філіями та головним офісом, що дозволить ефективно скоординувати діяльність, швидко реагувати на недоліки і усувати їх.	Системи автоматизованого діловодства, електронний документообіг за допомогою локальної мережі у межах головного офісу та за допомогою глобальної мережі в межах всієї організації - довідково-інформаційна система
Прийняття організаційно більш узгоджених рішень на загальних зборах керівників філій та головного офісу	Система електронних зустрічей - експертна система
Зменшення відсотка ризику при прийнятті управлінських рішень	Системи підтримки прийняття рішень. Ці системи включають в себе елементи штучного інтелекту, вони створені для прийняття рішень використовуючи елементи логіки. Сутність задіяння штучного інтелекту полягає у тому, що є можливість отримання оптимального рішення. Також система може створювати звіти про виконану роботу. Системи діалогової обробки запитів (TPS)- системи, я які обслуговують експлуатаційний рівень організації. Наприклад вибір посередника із застосуванням TPS є легшим, оскільки система оцінює посередника за відповідністю вимогам.
Планування потреб у персоналі у зв'язку зі змінами в зовнішньому середовищі та в самій організації	Виконавчі системи - системи стратегічного рівня. Вони включають в себе планування обсягу продаж на певний термін (до 5 років), також можуть бути застосовані для планування потреб у персоналі-експертна система.

10.2 Критичні напрямки впровадження нових ІТ в організації

Ігнорування впровадження нових ІТ може призвести до наступних втрат у організації:

· Затяжний процес прийняття на роботу працівників через довгу передачу документів із філій у головний офіс і навпаки призведе до простою потужностей, що в свою чергу може спричинити погіршення іміджу фірми втрату клієнтів.

· Одноособове прийнятті рішень через неможливість скликання наради у зв'язку з географічної віддаленістю філій здатне спричинити конфлікт в середині організації .Одноособове прийняття рішень покладає більшу відповідальність на керівника і здатне спричини опір з боку керівників філій, що і призведе до конфлікту. Це в свою чергу негативно позначиться на роботі організації, відбутися зменшення прибутку.

· Одноособове прийняття рішення збільшує ризик прийняття організаційно невідповідного і не фахового рішення, що може призвести до втрати іміджу організації.

· Неправильний розрахунок чисельності персоналу призведе, або до простою потужностей, що збільшить загальногосподарські витрат організації(за рахунок утримування непотрібних в діяльності працівників), або до недостачі працівників і в свою чергу втрати клієнтів.

10.3 Перелік заходів, необхідних для впровадження нової інформаційної системи

· Купівля програмного забезпечення для ПК. Якщо необхідно то купівля додаткових комплектуючих для ПК(наприклад модем)

· Запрошення фахівців із встановлення нових програм.

· Встановлення програм

· Навчання відповідних працівників роботі із встановленою програмою

· Реорганізація організаційної структури: Зменшення чисельності працівників кадрового підрозділу організації, внаслідок впровадження НІТ .

· Реорганізація організаційної структури управління :зменшення повноважень деяких керівників так відповідно і відповідальності за прийняття рішень.

· Формування нових правил роботи з інформацією:

- Сканування вхідних відомостей про працівника і передача їх електронною поштою до головного офісу.

- Постійний (щогодинний перегляд електронної пошти, оскільки таким способом також надходитимуть дані)

- Роздрук і розповсюдження по всій організації постанов

- Отримування інформації в інтерактивному режимі за допомогою електронних конференцій даних тощо

На сьогоднішній день пропозиція ринку значно зросла, зокрема на Український ринок вийшли багато провідних фірм, зокрема Oce (NASDAQ: OCENY) і Autodesk, Inc. (NASDAQ: ADSK), INOVEX, Superwide Connection LLC та ін. На мою думку можливості пропозиції не узгоджуються з ступенем розвитку національного інформаційного ринку. Пропозиція ринку випереджає розвиток національного ринку інформації. Інше кажучи проблемою є те, що реально існує дуже мала кількість по справжньому великих фірм, які би могли перейняти досвіт західних фірм і впровадити ці системи, що пропонуються ринком. І тим самим зробити відповідність попиту пропозиції. Рівень регіональної інформаційної інфраструктури також не відповідає пропозиції національного інформаційного ринку. Це проявляється у тому, що регіональна інформаційна інфраструктура в Україні відстає від західної (в умовах якої створюється більшість програм). Наглядним прикладом цього є те, що будь-які шкільні класи у США оснащені INTERNETом, а на Україні лише нещодавно комп'ютери перестали бути рідкістю у школі.

Щодо підготовленості споживачів в галузях застосування нових ІТ, то на мою думку такі елементи нових ІТ, як електронна пошта чи факс перестали бути екзотикою в нашій країні і тому посилати працівників на додаткові курси я вважаю недоцільним. Щодо елементів нових ІТ, що стосуються розрахунку кількості працівників, то до них матимуть доступ лише певні працівники і для них можна обмежитись лише інструкціями з використання нових ІТ. Також цього вдасться досягнути через жорсткий підбір кадрів та обов'язкове знання комп'ютера при прийомі на роботу. У крайньому випадку можна запропонувати працівникам безпосереднє навчання у експерта (ця послуга має бути обумовлена у контракті).

ВИСНОВКИ

У розрахунково-графічній роботі до поставленої мети було розглянуто ТзОВ "Ukrainian Radio Technology", що спеціалізується на виробництві радіотехнічних приладів та впровадженні у виробництво програмних засобів тощо.

Для даного підприємства було впроваджено корпоративну мережу, яка би дозволяла швидку передачу даних про діяльність філій в головний офіс фірми, а саме даних про кандидатів на певні посади, відомості про скарги на певних працівників, тощо. Оскільки філії фірми не мають автономії і не є вповноваженими виконувати певні завдання і приймати рішення то підключення до глобальної мережі я вважаю необхідним. Крім цього існуватиме можливість отримувати аудіо, відео зв'язок і дані через INTERNET. Створення локальної мережі я вважаю доцільним, оскільки на даний час вся інформація отримується через Інтернет, вони налічують по 30 чоловік персоналу і 2 управлінські служби. А локальна мережа головного офісу вже існує, вона призначена для ефективного управління і організацією і всіма її філіями.

Я вважаю доцільним запровадити на підприємстві певні інформаційні технології, як наприклад експертні системи, які би дали змогу скоротити кількість працівників кадрового відділу організації і дали би змогу приймати більш кваліфіковані рішення. Також для кадрового відділу підприємства доцільно застосувати методи математичного програмування, які би розраховували оптимальну чисельність працівників (основного і допоміжного персоналу) враховуючи наявні кадри та їх плинність. Такі математичні програми дали би змогу уникнути помилки при обчисленні та внаслідок цього або черги клієнтів, або простою потужностей. Після впровадження перелічених мною заходів можна би було скоротити кількість працівників відділу кадрів до декількох працівників замість 17, і їхні обов'язки звести до оформлення документації та проведення підготовки до співбесід керівника відділу із претендентами на роботу та опрацювання інформації, що надходить про працівників із головного офісу. А також зняти з працівників відповідальність за рішення, що можуть вплинути на долю організації (на рішення, що приймаються в умовах великого ризику).

Також для організації доцільно застосувати системи співробітництва в групі. Співробітництво в групі - система електронних зустрічей, яка розроблена для узгодженого прийняття колективного рішення групою працівників . В цілому ця програма може стати основою мережної системи підтримки прийняття рішень. Ця система дозволить підвищити фаховість прийняття управлінських рішень . Ця система дуже важлива саме для такої організації, як ТзОВ "Ukrainian Radio Technology", оскільки ця організація містить територіально віддалені підрозділи, а деякі рішення, що стосуються долі організації потрібно приймати шляхом спільного обговорення.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Методичні рекомендації до виконання даної розрахункової роботи.

2. Новаківський І.І., Грибик І.І., Федак Т.В. Інформаційні системи в менеджменті: системний підхід /Навчальний посібник - Львів: Видавництво «Львівської політехніки», 2010р-260с.

3. Гордієнко І.В. Інформаційні системи в менеджменті: Навч.-метод. посібник для самостійного вивчення дисципліни. - К.:КНЕУ, 1999р.-127с.

4. Карпенко С.Г., Попов В.В., Тарнавський Ю.А., Шпортюк Г.А. Інформаційні системи і технології. - Київ., 189с.

5. Глобальна мережа Інтернет.

Размещено на www.allbest.ru