Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота

з дисципліни

Управління інформаційними зв'язками

на тему

Удосконалення управління інформаційними потоками на підприємстві

ЗМІСТ

інформаційна система документообіг управління

• ВСТУП
• 1. ТЕОРЕТИЧНІ І МЕТОДОЛОГІЧНІ ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ ПОТОКАМИ
• 1.1 Інформаційне забезпечення процесу управління
• 1.2 Комунікаційні процеси на підприємствах
• 1.3 Інформаційні потреби суб'єктів управління
• 2. МЕТОДОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ДОСЛІДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ ПІДПРИЄМСТВА
• 2.1 Методи дослідження інформаційних потоків
• 2.2 Моделювання як метод дослідження руху інформації
• 2.3 Застосування CASE-технологій для проектування інформаційної системи
• 3. УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ ТОВ «ІМПЕРІЯ»
• 3.2 Основні правила організації документообігу в ТОВ «ІМПЕРІЯ»
• 3.3 Особливості електронного документообігу в ТОВ «ІМПЕРІЯ»
• 3.4 Удосконалення системи документообігу на підприємстві ТОВ «ІМПЕРІЯ»
• ВИСНОВОК
• СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
• ДОДАТКИ

ВСТУП

Діяльність підприємств і організацій у складних умовах динамічної ринкової економіки та жорсткої конкуренції потребує зниження вартості бізнес-процесів, удосконалення внутрішніх виробничих процесів, розширення діапазону послуг і товарів, скорочення надлишкових робіт всередині організації.

На сучасному підприємстві комп'ютер перетворився на необхідний інструмент повсякденної діяльності. З його допомогою здійснюється збирання, накопичення та обробка даних. Разом з тим, як правило, у організацій виникають складнощі з вибором інформаційної системи, нестача коштів на її придбання, сумніви в надійності інвестицій в цю сферу, де обладнання швидко застаріває, невпевненість у достатній віддачі від впровадження комп'ютерної системи для покриття витрат на її створення.

Впровадження інформаційних технологій створює підґрунтя для розвитку нової культури праці і одночасно призводить до стратегічної переорієнтації підприємства. Використання інформаційних комп'ютерних систем для вирішення управлінських та підприємницьких завдань, стратегічного розвитку, підвищення ефективності адміністративної діяльності, обліку і контролю, планування й аналізу, реалізації у мережевому режимі різноманітних зв'язків підприємств з їх партнерами, клієнтами, владними структурами призвело до зростання інформаційних потреб, дало можливість не обмежувати інформаційні потоки та інформаційні процеси межами окремого підприємства і зумовило зростання інвестицій у комп'ютерні технології.

Процес впровадження і використання нових інформаційних технологій є системною діяльністю, яка не повинна здійснюватись інтуїтивно. Досить часто використовуваний принцип: "На кожному столі повинен стояти комп'ютер" не дозволяє реалізувати розумну стратегію адміністрування обчислювальних ресурсів. Для організацій все більш актуальним стає уникнення необґрунтованих і недостатньо продуманих інвестицій в інформаційні технології, оптимізація витрат на них та їх перспективне планування.

Залучення до процесу впровадження інформаційних офісних систем кваліфікованих спеціалістів допомагає уникнути багатьох проблем, зробити процес впровадження інформаційних систем в організаціях ефективним, підвищити віддачу від інформаційних технологій, організувати спільну роботу всіх причетних до створення і впровадження інформаційної системи.

Для реалізації переваг, що надаються новітніми комп'ютерними технологіями, необхідно забезпечити зв'язок між комп'ютерними системами, співробітниками та організаційною структурою підприємства, для чого необхідний контроль з боку спеціаліста за використанням і впровадженням комп'ютерних систем.

Функціональна галузь управління інформаційними зв'язками тісно пов'язана із такими дисциплінами, як "Інформатика". "Теорія і практика управління", "Системний аналіз", "Менеджмент проектів", дисциплінами інформаційно-технологічного циклу: "Комп'ютерні мережі", "Системи електронного документообігу", "Документаційне забезпечення управління" та ін., що знаходить своє відображення у між предметних зв'язках цих дисциплін із змістом курсу "Менеджмент інформаційних офісних систем".

Мета роботи - провести аналіз інформаційних систем управління на підприємстві ТОВ «ІМПЕРІЯ». Також розглянути саму структуру управління інформаційних систем які є на підприємстві. Дослідити документообіг якій є між його виділеннями і з зовнішньою середою підприємства. Проаналізувати заходи які вживаються на підприємстві для забезпечення персоналу програмним і апаратним забезпеченням. Після аналізу управління інформаційних систем підприємства розробити рекомендації щодо удосконалення управління інформаційних систем на підприємстві ТОВ «ІМПЕРІЯ».

1. ТЕОРЕТИЧНІ І МЕТОДОЛОГІЧНІ ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ ПОТОКАМИ

1.1 Інформаційне забезпечення процесу управління

Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різноманітному роді інформації потребують всі її робітники, від простого робітника до директора.

Досліджуються два трансформаційних процеси:

- матеріальні процеси;

- інформаційні процеси, в якому управління розглядається як інформаційний вплив.

Ці два процеси відбивають дві сторони управління:

- вміст;

- форма або засіб вивчення процесу.

Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки -- менеджмент.

Інформаційні процеси є не самоціллю, вони закликані в кінцевому підсумку управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.

Управлінський цикл містить в собі чотири функції, -- це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетінгу і т. д.

Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування:

а) порушення мети;

б) визначення вхідних передумов;

в) виявлення альтернатив;

г) вибір найкращої альтернативи;

д) введення і виконання плану.

Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це передусім оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного робітника, розстановка сил і т. д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.

Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи. В цих меті використовуються: а) стимулювання, тобто заохочення робітників до активної діяльності за допомогою зовнішніх чинників (матеріальне і моральне стимулювання); б) власне мотивування, тобто створення у робітників внутрішніх (психологічних) заохочень до праці. Головним тут є: зацікавленість в праці, потреба в трудовій активності, переживання почуття задоволення від трудової діяльності. Менеджер, щоб успішно здійснити цю функцію управління повинен бути компетентний в різноманітних аспектах комунікації, він зобов'язаний розвивати у себе відповідні вміння і навики.

Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, “полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління”. Іншими словами, контроль -- це процес перевірки і зіставлення фактичних результатів з завданнями.

Круговорот управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), йому потрібно по серйозному включатися у всі деталі управління.

Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав'язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) дії, що корегують.

Ключові проблеми:

а) діяльність менеджера укладена в чотирьох основних функціях (планування, організація, мотивація, контроль). Будь-які інші види діяльності працюють на ці ключові функції, що відрізняють менеджера від інших осіб бізнесу;

б) оскільки менеджер досягає мети організації за допомогою своїх підлеглих, то функція мотивації сьогодні є самою істотною;

в) мета організації може бути досягнута тільки за умови добре налагодженого зворотного зв'язку, тобто при здійсненні надійного контролю. Однак контроль -- це не опіка. Ефективний контроль -- це рада, допомога, сучасна підказка, заохочення, схвалення і т. д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди;

г) всі основні функції менеджменту цементуються діями менеджера по прийняттю рішення. Ефективні рішення, підкреслює американський теоретик менеджменту К. Кіллен -- “застава існування комерційного підприємства”. Вони є істотним елементом кожної з розглянутих вище чотирьох функцій управління.

1.2 Комунікаційні процеси на підприємствах

Ефективність роботи менеджера залежить як від його вміння працювати з людьми, так і від того, як він працює з інформацією. У сучасному науковому світі все більш наполегливо проводиться ідея про розгортання на базі сучасного етапу розвитку НТР інформаційно-комунікаційної революції. Для виконання своїх функцій організації необхідні ефективні комунікації. Комунікації можна визначити як способи, за допомогою яких люди вступають у контакти один з одним. Комунікації -- це спілкування, передача інформації від людини до людини в процесі діяльності. Передача інформації від однієї людини до іншої здійснюється за допомогою жесту, мови, приладів або в письмовій формі (їх називають засобами комунікацій). Через засоби комунікацій інформація передається особам, які приймають рішення, а рішення -- їхнім виконавцям. Без комунікацій не може бути організації, тому що без них неможливо забезпечити координацію діяльності людей.

Мережа сучасних комунікацій усе повніше охоплює земну кулю, окремі країни, галузі економіки, окремі підприємства й процеси. Комп'ютер як засіб відправлення й одержання інформації адресатам у всьому світі значно спрощує і прискорює процеси обміну інформацією. Автоматизація опрацювання, збереження й передачі інформації створює принципово нове середовище для ведення підприємницької діяльності, підготовки, прийняття та виконання рішень. Проблема комунікацій одна з найважливіших у сучасному менеджменті.Ефективність інформаційного забезпечення управління значною мірою залежить і від спроможності організаційної системи долати інформаційні бар'єри: комунікаційні, мовні, часові, екологічні, психологічні, організаційні, методичні.Створення ефективних комунікацій як усередині, так і поза організацією досягається за допомогою добре організованого комунікативного процесу. Комунікаційний процес визначають як обмін інформацією між двома або більше людьми. Основна мета комунікаційного процесу -- забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей. У комунікаційному процесі, як правило, виділяють чотири базових елементи. Відправник -- особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її. Повідомлення -- власне інформація, закодована за допомогою символів. Канал -- засіб передачі інформації. Одержувач -- особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її. При обміні інформацією завдання відправника й одержувача полягає у тому, щоб скласти повідомлення й використати канал зв'язку для його передачі так, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це зробити важко, тому що кожний етап є одночасно місцем, де її зміст може бути перекручено або повністю втрачено. Етапи процесу комунікацій (зародження ідеї, кодування, вибір каналу, передача, декодування) схематично можна зобразити таким способом. Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кілька секунд, що утруднює виділення його етапів, ми проаналізуємо ці етапи, щоб звернути увагу на проблеми, які можуть виникнути в різних його складових.Перший етап комунікації починається з формулювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, тому що відправник не витрачає досить часу на обмірковування ідеї. Тут необхідно дотримуватися правила: не починайте говорити, не почавши думати. Наприклад, начальник цеху прийняв повідомлення від вищого керівництва про те, що підприємству потрібно збільшити виробництво друкарських плат на 10 % без збільшення понаднормових виплат. Якщо начальник цеху не зможе зрозуміти, яким чином найкраще обмінятися цією інформацією з підлеглими, і передасть їм це повідомлення точно таким, яким його було отримано, можливі непорозуміння. Якщо керівник справді продумає ідеї, які слід передати, він може прийти до висновку, що робітники мають зрозуміти:які саме потрібні зміни, щоб приріст обсягу виробництва зріс на 10 % без додаткових понаднормових; чому потрібні ці зміни, інакше вони можуть зробити висновок, що компанія намагається вичавити з них більше, а платити менше, і висловити невдоволення; яким способом слід здійснити зміни -- якість продукції і рівень браку не можна змінити внаслідок приросту обсягу виробництва, інакше ефективність може знизитися, а не зрости, як того вимагає у своєму повідомленні вище керівництво.

На першому етапі обміну інформацією необхідно усвідомити, які ідеї призначені для передачі перед відправленням повідомлення, і бути впевненим в адекватності й доречності ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації та мети.На другому етапі відправник має за допомогою символів закодувати ідею, яку хоче передати. Таке кодування перетворює ідею в повідомлення. Відправник має також вибрати канал, сумісний із типом символів, використаних для кодування. До загальновідомих каналів належить передача промови, письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку (комп'ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки та ін.). Якщо канал не підходить для фізичного втілення символів, передача неможлива. Картина інколи варта тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефону. Якщо канал недостатньо відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективний. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недопустимість уже допущених серйозних порушень заходів безпеки і робить це під час легкої розмови за чашкою кави або за цигаркою. Однак цими каналами, мабуть, не можна передати ідею серйозності порушень настільки ж ефективно, як офіційним листом або на нараді. Направлення підлеглому записки про винятковість його досягнень не передає ідеї про те, наскільки важливий внесок, зроблений ним у роботу, і не буде настільки ж ефективним, як пряма розмова з наступним офіційним листом і премією. Тому вибір засобу повідомлення не слід обмежувати одним каналом. Часто доцільно використовувати два або й більше засоби комунікацій у поєднанні. У такому разі відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати часові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж тільки обмін письмовою інформацією. Орієнтація на обидва канали змушує ретельно готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації.Другий етап можна порівняти з упаковуванням товару. Багато справді добрих продуктів не мають збуту, поки не буде знайдено такої упаковки, яку буде сприйнято споживачем. Аналогічно багато людей свої прекрасні ідеї не в змозі "упакувати" за допомогою символів і вкласти в канали, бажані та привабливі для одержувача. Коли таке трапляється, ідея, будь вона навіть геніальною, найчастіше не знаходить "збуту".

На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення одержувачу. Мова йде про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково сприймають за сам процес комунікацій. Передача є лише одним із найважливіших етапів проходження ідеї від однієї до іншої особи.На четвертому етапі одержувач повідомлення декодує його. Декодування -- це переклад символів відправника для розуміння одержувача. Обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, здійснивши дії, яких чекав від нього відправник.

Найважливіша роль у комунікаціях приділяється зворотному зв'язку. За наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач обмінюються комунікаційними ролями. Зворотний зв'язок необхідний для того, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйняте і зрозуміле. Менеджер не може виходити з того, що все, сказане або написане ним, зрозуміють точно так, як він задумав. Менеджер, який не налагодить зворотного зв'язку для одержання інформації, рано чи пізно зрозуміє, що ефективність його управлінських дій різко знижена.У комунікаціях існує шум, що може спотворити зміст інформації. Джерела шуму коливаються від мови до розбіжностей у сприйнятті, через які може змінитися зміст у процесах кодування й декодування. Інформацію, що передається між керівником і підлеглим, може бути спотворено свідомо.

Певні шуми є завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається певне перекручування її змісту. Високий рівень шуму призводить до помітної втрати змісту і може цілком блокувати спробу встановлення інформаційного обміну. Шум -- це будь-який додатковий сигнал, непередбачений джерелом інформації, який спотворює інформацію або спричиняє помилки в її передачі. До нього належать стенографічні помилки, помилки друкарок, помилки телетайпа, комп'ютера, неправильне тлумачення проголошеної фрази та ін. В усній мові джерелом інформації є мозок, передавачем -- голосові зв'язки, комунікаційним каналом -- повітря, приймачем -- вухо слухача, користувачем -- мозок слухача. Шум -- це побічні звуки, що утруднюють сприйняття повідомлення.

Розрізняють три проблеми в комунікації. Технічна проблема пов'язана з точністю передачі комунікаційних символів. Семантична проблема пов'язана з вибором таких символів, які б найбільш точно виражали бажаний зміст. Проблема ефективності -- ступінь впливу одержаного повідомлення на поведінку об'єкта.Узагальнюючи викладене в цій главі, зазначимо, що для успішної управлінської діяльності важливішим є опис стану підприємства, ніж самого підприємства. Проблема полягає в тому, щоб, спираючись на знання умов у даний момент, передбачити стан підприємства в майбутньому і спосіб, за допомогою якого цього стану буде досягнуто. Зрозуміти процес функціонування організаційно-виробничої системи -- це означає зрозуміти, як входи на підприємстві, фірмі, корпорації трансформуються у виходи. Наприклад, зрозуміти рішення як підсистему підприємства означає зрозуміти процес, за допомогою якого вхідна інформація перетворюється в певну обрану альтернативу.Найбільшу віддачу від інвестицій можна одержати тільки у тоді, коли вони спрямовані в ефективно діючі виробничі системи. Якщо ж організація виробництва на низькому рівні, якість низька, персонал не має достатньо високої кваліфікації і не несе відповідальності за виконувану роботу, то навіть найсучасніше устаткування і технологія не забезпечать зростання виробництва й ефективності. Перед тим як, наприклад, автоматизувати якийсь виробничий процес, потрібно провести раціоналізацію операцій усередині підприємства.Субстанцією економічних явищ є інформація, а праця є механізмом уречевлення інформації, що відбиває пізнання матеріального світу в бажані форми об'єктів, процесів, явищ тощо. Змістом усіх стосунків між людьми в процесі їхньої життєдіяльності є інформаційна взаємодія. Виникнення й існування підприємства, фірми зумовлено існуванням самої можливості інформаційної забезпеченості й інформаційного обміну між персоналом підприємства, як і між підприємством та зовнішнім середовищем. Уречевлені в інформаційному розумінні витрати праці на виробництво товару, як певним чином закодована інформація, одержують доцільну економічну форму вираження -- вартість і ціну. До ціни товару в інформаційному розумінні належать не тільки сукупні витрати праці, а і їхня структура, котра знаходить відображення у відповідних статтях витрат виробництва продукції (калькуляція собівартості). Усі економічні категорії насамперед інформаційні, оскільки вони є результатом доцільної людської діяльності, а внутрішнім змістом останньої є інформація. Управлінська діяльність являє собою систему інформаційних взаємодій персоналу фірми.

1.3 Інформаційні потреби суб'єктів управління

Потреба в інформації різних суб'єктів і ланок управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які вирішує в процесі управління той чи інший суб'єкт, той чи інший керівник, працівник управлінського апарату. Вона залежить також від масштабу і важливості прийнятих рішень (чим масштабніше і важливіше рішення, тим більша за обсягом і різноманітна за змістом інформація необхідна для його підготовки і прийняття), від кількості та характеру керованих, регульованих параметрів, від кількості варіантів можливого стану і поведінки керованого об'єкта, від величини і різноманітності збурюючих керовану систему внутрішніх і зовнішніх впливів, від кількості та якості показників, що характеризують результати функціонування даної системи.

У міру вдосконалення управління суспільством зростає необхідність знання про об'єкти управління, будь це соціальні групи, верстви населення, соціальні організації, територіальні спільності або підсистеми суспільства - економічна, соціальна, політична, соціокультурна. У цих умовах і суб'єкт, і об'єкт управління потребують достовірної та повної інформації про функціонування суспільства, його основних підсистем, організацій і груп. Соціологічні дослідження показують, що керівники та менеджери рідко і не в повній мірі використовують доступну інформацію, незважаючи на приписувану їй першорядну роль у процесах управління. Розробники соціальних програм найчастіше скаржаться на те, що результати їх праці не використовуються або рідко використовуються в управлінській діяльності. У результаті соціологічних досліджень встановлено, що менеджери більше 50% свого часу витрачають на розподіл документів серед підлеглих, на обговорення їх з підлеглими і на участь у спільному - з підлеглими або вищестоящими керівниками - вирішенні виникаючих проблем. Менше 50% опитаних працівників сфери управління використовували комп'ютерні звіти як основи для оцінки і заохочення працівників, запитів більшої кількості ресурсів або перегляду методів і процедур організаторської діяльності та функціонування системи управління, підвищення достовірності інформації.

Першим з таких факторів є організаційна культура. Чи будуть містяться в інформаційних потоках дані правильно сприйняті, зрозумілі і втілюються чи у практичні дії менеджера, в істотній мірі залежить від його організаційної культури. У системах оцінки працівників управлінської сфери, як і в колишні часи, найчастіше використовуються такі критерії, як пунктуальність, відповідальність і уміння співпрацювати, а не здатність швидко і кваліфіковано відшукати і використовувати нову інформацію, необхідну для успішного вирішення завдань, що стоять перед даною організацією.

Другий фактор, що впливає на використання менеджером отриманих даних, стосується змісту інформаційні потоки, що надходять у сферу управління, повинні допомагати направляти і концентрувати увагу керівників на насущні проблеми управлінської праці, тим самим мотивуючи їх більш активну і ефективну діяльність.

Раціональна організація потоків інформації припускає, що необхідно відмовитися від емпіричного підходу до відбору інформації для кожного підрозділу і працівника апарату управління, виходячи з характеру завдань, які ними розв'язуються. Потреба в інформації різних ланок, суб'єктів управління неоднакова і визначається передусім тими завданнями, які розв'язує в процесі управління той чи інший керівник, працівник управлінського апарату, тими функціями, які він виконує. Потреба завжди конкретна, оскільки конкретно визначені завдання.

Інформаційні потреби можуть бути забезпечені як за рахунок відносно незначного збільшення обсягу додатково регульованих потоків вхідної інформації, так і за рахунок глибокого дослідження (аналізу) зібраних даних стосовно соціальних процесів і навколишнього середовища.

Також інформаційні потреби можуть бути забезпечені за рахунок істотного підвищення комплексності опрацювання і використання даних, які зібрані та поступили від структурних органів системи управління, в тому числі й органів системи статистики.

2. МЕТОДОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ДОСЛІДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ ПІДПРИЄМСТВА

2.1 Методи дослідження інформаційних потоків

Проведення дослідження потоків інформації системи управління передбачено методичними матеріалами з розробки організаційних систем управління. Метою такого дослідження є вивчення та формалізація інформаційних процесів. Дослідження проводяться за заздалегідь розробленою програмою.

У програмі зазначається, що і в якій послідовності необхідно виконати.При вивченні форм документації, техніки їх заповнення й обробки виділяється приблизний перелік питань:

Ш призначення документа;

Ш кількість одночасно виписуються примірників;

Ш найменування обов'язкових реквізитів та показників документів;

Ш ким заповнюються реквізити та їх показники;

Ш правила формування показників;

Ш значимість кожного показника;

Ш періодичність складання документів;

Ш частота розробки показників.

Одночасно з вивченням потоків документації доцільно отримати максимум відомостей про функції, які здійснюються кожним підрозділом органу управління і для виконання яких призначені відомості документації.У зв'язку з цим до програми дослідження доцільно включати питання, які допоможуть з'ясувати функції, що їх конкретними підрозділами органу управління та його окремими робочими групами.

Об'єктами дослідження є документовані і недокументовані повідомлення, що відображають процеси виробничо-господарської діяльності та управлінських робіт, а також пов'язані з ними процеси формування показників і документів і маршрути їх руху.

При дослідженні процесу обробки даних в керуючій системі і її підрозділах розрізняються процеси розрахунку показників і процеси формування документів. Розрахунок показників здійснюється на основі певних правил - процедур з вихідними даними, які проявляються у вигляді послідовності їх обробки. Формування документів здійснюється на основі певних правил підбору джерел вихідних показників, самих даних і послідовності записи в форму документа.

Далі уточнюються маршрути руху документів по підрозділах органу управління, починаючи з моменту їх формування до передачі на зберігання або виходу за межі керуючої системи.

Для обстеження вхідних і вихідних документів застосовні два основні методи: метод інвентаризації та метод типових груп. При методі інвентаризації збираються відомості про всі документи. Він дозволяє отримати найбільш повні дані про рух інформації. Однак в силу великої трудомісткості метод інвентаризації застосовується дуже рідко.

Для обстеження систематизованих масових і регулярно повторюваних документів більш часто використовується метод типових груп, коли реєстрації підлягає не кожний документ, а певний тип однорідних документів.Найбільш поширеним є аналіз потоків інформації за допомогою графічного методу.

Модуль-метод

Застосовується для аналізу структури інформаційного потоку після використання інших методів. Для кожного фіксованого повідомлення складається типова картка, яка потім пускається по виявленому структурному каналу. При русі картки на ній зазначаються всі операції з обробки інформації по даному каналу. Операції обробки інформації включають зміну, кодування, відображення, передачу, переробку, подання інформації і в результаті вироблення рішень. У результаті обробки карток найпростішими засобами механізації можна отримати докладні відомості про кількість інформації, що проходить по даному каналу, і використовуються в даній операції, визначити затрати часу на опрацювання, обчислювальні потужності, виявити дублювання, визначити періодичність, частоту надходження інформації та інші кількісні та якісні характеристики інформації, що проходить.

Метод дає дуже детальний опис кількісних і якісних характеристик руху інформації.

Графічний метод

Основні елементи потоку - документи. Відношення між ними зображується у вигляді графічної схеми. Процедури перетворення елементів потоку (обробки документів) записуються у вигляді коротких пояснень на схемі потоку. Система координат графіка двовимірна. У заголовках стовпців записуються найменування структурних підрозділів конкретної організації, в заголовках рядків - найменування моментів або проміжків часу. Шкала може бути рівномірною або нерівномірною.

Кожен документ на схемі зображено у вигляді прямокутника з зазначенням номера документа. Стрілка, що йде до документа (від документа), показує напрямки руху інформації.

Під документом дані короткі пояснення: які процедури здійснюються при обробці документа; яка інформація з документа використовується в даний момент в даному місці; як використовується ця інформація; яка інформація записується або змінюється в документі і чому; де можна знайти докладні пояснення.

Аналіз схеми дозволяє простежити шляхи документів, виявити моменти їх утворення, операції, що з ними здійснюються, порядок, в якому документи об'єднуються або навпаки розділяються. У результаті аналізу схеми потоку можна виявити обсяг, характер і строки виконання робіт для кожного підрозділу даної організації, зайвий контроль за роботою, повну відсутність контролю, застосування різних документів замість одного, складеного в кількох примірниках, зайве зберігання документів, невиправдані затримки в обробці документів , а також і зайві передачі документів, викликані поганим розподілом обов'язків між різними підрозділами.

Графічний метод є простим, наочним, універсальним і економічним методом опису потоків інформації на макрорівні. Однак при збільшенні розмірності потоку схема може стати настільки велика, що втратить свою цінність як засіб аналізу, або буде настільки поверхова в де талях, що не надасть допомоги при аналізі потоків інформації.

Таким чином, даний метод доцільно використовувати для аналізу організації та вдосконалення існуючої схеми потоків інформації на макрорівні.

Графоаналітичний метод дослідження потоків інформації

Метод заснований на побудові інформаційного графа і аналізі його матриці суміжності. У будь-якій управлінській системі розрізняються входи, виходи і внутрішня пам'ять. Через входи управлінська система отримує вихідні дані з зовнішнього середовища, через виходи у зовнішнє середовище видаються результати роботи системи, У процесі функціонування управлінської системи з'являється проміжна ланка між вихідними даними і результатами функціонування. Всі три ланки разом утворюють компоненти потоку інформації. Між компонентами потоку інформації існує впорядкованість. Так, нульовий порядок має вихідні дані, найвищий - результати функціонування.На підставі такої схеми потоків інформації можна побудувати граф, вершинами якого служать Xj - компоненти потоку інформації і які з'єднуються дугами в тому випадку, якщо перехід між ними здійснюється без будь-яких проміжних результатів. Дуги орієнтуються в напрямку результатів більш високого порядку. Побудований граф називається інформаційним. Матриця суміжності для графа будується наступним чином: елемент (i, j), що стоїть на перетині i-го рядка і j-го стовпця, дорівнює одиниці, якщо з вершини Хi у вершину Xj йде дуга, і дорівнює нулю в іншому випадку.

Матриця суміжності є компактною моделлю інформаційного графа. Надалі будується послідовність матриць, що представляють собою матрицю суміжності, зведену в квадрат, третю ступінь і т. д. Загальна кількість матриць одно порядку інформаційного графа.

Матрична модель дозволяє визначити:

Ш порядок схеми потоку інформації;

Ш порядок кожного компоненту потоку;

Ш число компонентів, що безпосередньо беруть участь у формуванні кожного результату;

Ш число результатів, у формуванні яких безпосередньо бере участь кожен компонент;

Ш число шляхів фіксованої довжини, що зв'язують будь-які два компонента потоку;

Ш число можливих шляхів, що зв'язують будь-які два компонента потоку;

Ш всі результати, для формування яких використовується кожен компонент, і всі компоненти, необхідні для формування кожного результату;

Опис потоків інформації графом типу «дерево» використовується в заводоуправлінні промислового підприємства при організації системи планових розрахунків. Графи визначають логічні зв'язки між елементами системи. Наприклад, за допомогою дерева можна зобразити рух інформації в заводоуправлінні при розробці перспективного плану.

Інформаційна модель у вигляді графа типу «дерево» містить у собі такі відомості:

найменування і характеристику блоків перетворення інформації;

послідовність перетворення інформації в процесі планування;

найменування і характеристику блоків перетворення інформації;

джерела вхідної інформації;

адреси вихідної інформації.

Схема дає узагальнену характеристику функціонування планового органу, вказує типи перетворень інформації, їх послідовність, напрямки та адреси потоків інформації. Схема може бути першою ланкою при розробці мережевої моделі організаційного проекту.

Метод функціонально-операційного аналізу

Цей метод призначений для організації, синтезу та обробки інформації, необхідної органам територіального планування. Крім того, він застосовується в роботі вищих функціональних органів планування і управління, не пов'язаних безпосередньо з управлінням технологічними процесами.

Сутність методу полягає в наступному: виявляються основні функції територіальних планових (або інших управляючих) органів; функції розчленовуються на елементи; елементи складаються з операцій. Для кожної операції складається схема, знаходяться цілі, функції та інформаційні зв'язки; знаходяться обсяги інформації, визначається її характер з допомогою складання систем вхідний і вихідний інформації у формах документів. Операції планування об'єднуються в логічну мережу, на основі якої формується географія потоків об'єктивно необхідної інформації.

Порядок розробки моделі. Робота з аналізу і конструювання інформаційних систем виконується в такій послідовності:

розробка наукових основ і принципової схеми інформаційної системи;

виявлення структури і функцій системи;

розробка логічної схеми моделювання;

збір та аналіз алгоритмів і моделей планово-економічних завдань;

поділ інформаційної системи на підсистеми, елементи та операції, вивчення кожної підсистеми;

визначення та формалізація завдань, які піддаються алгоритмізації, типізації операцій;

виявлення цілей, функцій і зв'язків кожної операції;

складання математичних моделей операцій;

підбір і розробка алгоритмів, їх обґрунтування, вироблення рекомендацій щодо застосування;

визначення обсягів і характеру інформації, побудова нової системи документації;

розробка алгоритмічної схеми обробки інформації;

побудова територіальної інформаційної системи.

Стадії розробки. Перша стадія моделювання інформаційної системи включає в себе визначення меж цієї системи, формулювання вихідних передумов і визначення характеру роботи з побудови системи. Роботи поділяються на титульні, проблемні, поточні.

Структура та функції системи виявляються за допомогою макромоделей. У разі появи декількох різнорідних функцій система вважається складною. Одночасно ув'язуються операції низового і народногосподарського планування, забезпечується моделювання основних зв'язків і взаємодій, що виникають при побудові плану.

Наступним етапом є розбиття системи на складові частини, підсистеми, елементи, операції. Межі системи задаються дослідником. Підсистема, яку не можна більше розчленувати за певним критерієм, розглядається в якості компоненти, компонента, у свою чергу, ділиться на операції, для кожної операції виявляються цілі, функції та зв'язку, потім складається їх математичний опис і підбирається метод рішення моделі.

Завдання, які відповідають певним операціям, з'єднуються в групи єдиної логічної схемою. Перелік завдань дозволяє орієнтовно визначити обсяг інформації і сприяє ефективній організації процесів моделювання.

Моделювання операції складається з:

визначення цільової функції операції і розробки правил відбору рішень;

побудови ієрархії елементів операції;

визначення входу і виходу операції;

визначення та вимірювання інформаційних зв'язків і потоків;

складання системи комунікацій передачі інформації;

розробки системи документації;

оцінки технічних засобів.

Після цього проводиться розрахунок орієнтовного обсягу інформації: визначається клас задач, до якого належить операція, будується логічна схема рішення, визначаються обсяги вводиться, виведеної, що зберігається, кількість арифметичних і логічних операцій з обробки інформації, довжина масивів інформації; на основі цього виводиться середній обсяг очікуваної інформації.Наступним етапом буде підбір моделей та алгоритмів вже відомих і застосовуються, а також розробка нових алгоритмів для ще не розв'язувалися завдань. В цьому випадку залучаються нові методи, наприклад евристичні. Засобом взаємозв'язки операцій може служити мережева модель, яка визначає розміщення потоків інформації та порядок виконання операцій. У результаті моделюється весь інформаційний процес, виявляються його ланки, конструюються нові необхідні потоки інформації.

Наступним етапом є розробка алгоритмічної схеми обробки інформації, складаються математичні програми; проводиться оцінка технічних засобів. Заключний етап - імітація інформаційних систем за допомогою обчислювальної техніки і системи динамічних моделей.

2.2 Моделювання як метод дослідження руху інформації

Моделювання - один з етапів системного аналізу, який використовують для вивчення та аналізу будь-яких складних систем, процесів і об'єктів. Модель - це наближене, спрощене уявлення процесу або об'єкта.

Процес пізнання полягає в тому, що ми створюємо для себе певне уявлення про досліджуваному об'єкті або явищі, допомагає краще зрозуміти його функціонування і пристрій, його характеристики. Таке уявлення, виражене в тій чи іншій формі, будемо називати моделлю. Чим детальніше й точніше пізнаний об'єкт, чим більше відомостей про нього відображено в моделі, тим вона ближче до дійсності, тим вище ступінь відповідності моделі оригіналу, тим більше модель адекватна оригіналу (від лат. Adaequatus - прирівняний, тотожний).

Моделі значно полегшують розуміння системи руху інформації, дозволяють проводити дослідження в абстрактному плані, прогнозувати поведінку системи в умовах що нас цікавлять, спрощувати завдання, аналізувати і синтезувати абсолютно різні системи одними методами.

Основне завдання і в той же час перевага моделювання руху інформаціїї - виділення приватних, але найбільш важливих факторів реальної системи, які підлягають вивченню в даному конкретному дослідженні. Ці фактори повинні бути відображені в моделі з найбільшою повнотою і деталізацією, їх характеристики в моделі повинні збігатися з реальними з точністю, обумовленою вимогами даного дослідження. Решта, несуттєві фактори можуть бути або відбиті з меншою точністю, або зовсім відсутніми в моделі. Слід підкреслити, що виключення несуттєвих факторів є важливою перевагою моделі. Їх наявність в реальному об'єкті заважає досліджуючому, ускладнює розуміння основних закономірностей, створює певний "шум", на тлі якого важче виявити необхідні закономірності.

Поділ факторів на суттєві і несуттєві залежить від характеру конкретного дослідження. При зміні спрямованості прямування змінюються вимоги до моделей і, отже, змінюється сама модель. Тому кожен реальний процес або об'єкт може бути представлений різними моделями, часто абсолютно несхожими одна на іншу. Єдиним загальним властивістю у них може бути лише те, що вони, кожна по-своєму, відображають один і той самий об'єкт.

За допомогою моделей можна отримати характеристики системи або окремих її частин значно простіше, швидше і дешевше, ніж при дослідженні реальної системи. Природно, це тягне за собою зниження точності, бо ми отримуємо фактично не істинні значення характеристик, а лише їх оцінки, наближені значення. Ступінь точності визначається адекватністю моделі й може бути підвищена при і необхідності за рахунок ускладнення моделі.Переваги моделі: можливість порівняно простими засобами змінювати її параметри, вводити деякі впливу з метою вивчення реакції системи, які в реальних умовах отримати значно важче (наприклад, іноді неможливо вивчити поведінку системи в аварійних ситуаціях або інших особливих умовах).Щоб вивчити модель і експериментувати з нею, вона повинна бути досить простий. Однак чим простіше модель, тим менше, як правило, вона адекватна оригіналу. Саме визначення моделі вказує на відсутність повного збігу всіх характеристик моделі і оригіналу.

Таким чином, при моделюванні системи ми завжди змушені йти на компроміс між простотою моделі і забезпечуваної нею точністю. Модель вважають адекватною, якщо вона забезпечує точність, достатній для даного дослідження. Адекватність моделі зазвичай перевіряють експериментом, порівнюючи реакцію виходів на певні значення входів у моделі і у реального об'єкта. При цьому слід пам'ятати, що сама модель, з якою проводиться експеримент, повинна відповідати прийнятим умов моделювання. Іншими словами, модель, використовувана в експерименті, повинна бути такою ж, з якою проводяться подальші дослідження.

2.3 Застосування CASE-технологій для проектування інформаційної системи

Для проектування інформаційної системи підприємства можуть бути використані комп'ютерні CASE-технології.

Термін CASE (Computer Aided System / Software Engineering) використовується в досить широкому сенсі. Первинне значення терміна CASE, обмежене питаннями автоматизації розробки лише програмного забезпечення, в даний час набуло нового змісту, що охоплює процес розробки складних інформаційних системах в цілому. З самого початку CASE-технології розвивалися з метою подолання обмежень при використанні структурної методології проектування (складності розуміння, високої трудомісткості і вартості використання, труднощі внесення змін в проектні специфікації і т.д.) за рахунок її автоматизації та інтеграції підтримуючих засобів.

Таким чином, CASE-технології не можуть вважатися самостійними, вони лише забезпечують, як мінімум, високу ефективність їх застосування, а в деяких випадках і принципову можливість застосування відповідної методології.Більшість існуючих CASE-систем орієнтовано на автоматизацію проектування програмного забезпечення і засновано на методологіях структурного (в основному) або об'єктно-орієнтованого проектування та програмування, що використовують специфікації у вигляді діаграм або текстів для опису системних вимог, зв'язків між моделями системи, динаміки поводження системи та архітектури програмних засобів. Останнім часом стали з'являтися CASE-системи, приділяють основну увагу проблемам специфікації і моделювання технічних засобів.

Найбільша потреба у використанні CASE-систем випробовується на початкових етапах розробки, а саме на етапах аналізу і специфікації вимог до інформаційної системи. Це пояснюється тим, що ціна помилок, допущених на початкових етапах, на кілька порядків перевищує ціну помилок, виявлених на більш пізніх етапах розробки.

Появі CASE-технології передували дослідження в області методології програмування. Програмування набула рис системного підходу з розробкою і впровадженням мов високого рівня, методів структурного і модульного програмування, мов проектування і засобів їх підтримки, формальних і неформальних мов опису системних вимог і специфікацій і т.д.

Переваги CASE-технології в порівнянні з традиційною технологією оригінальному проектування зводяться до наступного:

- Поліпшення якості розроблюваного програмного забезпечення за рахунок засобів автоматичного контролю і генерації;

- Можливість повторного використання компонентів розробки;

- Підтримка адаптивності та супроводу ЕІС;

- Зниження часу створення системи, що дозволяє на ранніх стадіях проектування отримати прототип майбутньої системи та оцінити його;

- Звільнення розробників від рутинної роботи з документування проекту, так як при цьому використовується вбудований документатор;

- Можливість колективної розробки ЕІС в режимі реального часу.

CASE-технологія в рамках методології включає в себе методи, за допомогою яких на основі графічної нотації будуються діаграми, підтримувані інструментальної середовищем.

Інструментальні засоби CASE - спеціальні програми, які підтримують одну або декілька методологій аналізу та проектування інформаційної системи.

Розглянемо архітектуру CASE-засоби, що представлена ??в додатку 4.Ядром системи є база даних проекту - репозиторій (словник даних). Він являє собою спеціалізовану базу даних, призначену для відображення стану проектованої економічної інформаційної системою в кожен момент часу. Об'єкти всіх діаграм синхронізовані на основі загальної інформації словника даних.Репозиторій містить інформацію про об'єкти проектованої економічної інформаційної системи та взаємозв'язках між ними, всі підсистеми обмінюються даними з ним. У репозиторії зберігаються описи наступних об'єктів: проектувальників і їхніх прав доступу до різних компонентів системи; організаційних структур; діаграм; компонентів діаграм; зв'язків між діаграмами; структур даних; програмних модулів; процедур; бібліотеки модулів і т.д.Графічні засоби моделювання предметної області дозволяють розробникам автоматизованих інформаційних систем в наочному вигляді вивчати існуючу інформаційну систему, перебудовувати їх у відповідність з поставленими цілями та наявними обмеженнями. Всі модифікації діаграм, виконуваних розробниками в інтерактивному (діалоговому) режимі, вводяться в словник даних, контролюються з загальносистемної точки зору і можуть використовуватися для подальшої генерації діючих функціональних додатків. У будь-який момент часу діаграми можуть бути роздруковані для включення в технічну документацію проекту.

Графічний редактор діаграм призначений для відображення в графічному вигляді в заданій нотації проектованої економічної інформаційної системи.

Він дозволяє виконувати наступні операції:

- Створювати елементи діаграм і взаємозв'язку між ними;

- Ставити описи елементів діаграм;

- Ставити описи зв'язків між елементами діаграм;

- Редагувати елементи діаграм, їх взаємозв'язку і опису.

Верифікатор діаграм служить для контролю правильності побудови діаграм в заданій методології проектування економічної інформаційної системи.

Він виконує наступні функції:

- Моніторинг правильності побудови діаграм;

- Діагностику та видачу повідомлень про помилки;

- Виділення на діаграмі помилкових елементів.

Документатор проекту дозволяє отримувати інформацію про стан проекту у вигляді різних звітів. Звіти можуть будуватися за кількома ознаками, наприклад за часом, автору, елементів діаграм, діаграмі або проекту в цілому.

Адміністратор проекту являє собою інструменти, необхідні для виконання наступних адміністративних функцій:

- Ініціалізації проекту;

- Завдання початкових параметрів проекту;

- Призначення і зміни прав доступу до елементів проекту;

- Моніторингу виконання проекту.

Сервіс є набір системних утиліт з обслуговування сховища. Дані утиліти виконують функції архівації даних, відновлення даних і створення нового сховища.

Усі сучасні CASE-засоби можуть бути класифіковані в основному за типами і категоріями. Класифікація за типами відбиває функціональну орієнтацію CASE-засобів на ті чи інші процеси життєвого циклу. Класифікація за категоріями визначає ступінь інтегрованості по виконуваних функцій і включає окремі локальні засоби, вирішальні невеликі автономні задачі (tools), набір частково інтегрованих засобів, що охоплюють більшість етапів життєвого циклу інформаційної системи (toolkit) і повністю інтегровані засоби, що підтримують весь життєвий цикл інформаційної системи та пов'язані спільним репозиторієм. Крім цього, CASE-засоби можна класифікувати за такими ознаками: моделям систем і БД, ступеня інтегрованості з СУБД, доступним платформ.

Класифікація за типами переважно збігається з компонентним складом CASE-засобів і включає наступні основні типи:

- Засоби аналізу (Upper CASE), призначені для побудови й аналізу моделей предметної області (Design / IDEF (Meta Software), ВРwin (Logic Work));

- Засоби аналізу і проектування (Middel CASE), підтримують найбільш поширені методології проектування і що використовується для створення проектних специфікацій (Vantage Team Builder (Сауenne), Designer/2000 (ORACLE), Silverrun (СSА), Рrо-IV (МсDonnell Douglass), САSЕ . Аналітак (МакроПроджект). Виходом таких засобів є специфікації компонентів і інтерфейсів системи, архітектури системи, алгоритмів і структур даних;

- Засоби проектування баз даних, що забезпечують моделювання даних і генерацію схем баз даних (як правило, мовою SQL) для найбільш поширених СУБД. До них відносяться ERWIN (Logic Works), S-Designor (SDP) і DataBase Designer (ORACLE). Засоби проектування баз даних є також у складі САSЕ-засобів Vantage Team Builder, Designer/2000, Silverrun і Рrо-IV;

- Засоби розробки додатків. До них відносяться засоби 4GL (Uniface (Compuware), JAM (JYACC), PowerBuilder (Sybase), Developer/2000 (ORACLE), New Era (Informix), SQL Windows (Gupta), Delphi (Borland) тощо) і генератори кодів, що входять до складу Vantage Team Builder, Рrо-IV і частково - в Silverrun;

- Кошти реінжинірингу, що забезпечують аналіз програмних кодів і схем баз даних і формування на їх основі різних моделей і проектних специфікацій. Засоби аналізу схем БД і формування ERD входять до складу Vantage Team Builder, Рrо-IV, Silverrun, Designer/2000, ERwin і S-Designor. У сфері аналізу програмних кодів найбільшого розповсюдження отримують об'єктно-орієнтовані САSЕ-засоби, що забезпечують реінжиніринг програм на мові С + + (Rational Rose (Rational Software), Object (Сауеnnе)).

Допоміжні типи включають: