- Засоби планування і управління проектом SE Companion, Microsoft Project і ін);

- Кошти конфігураційного управління (PVCS (Intersolv));

- Засоби тестування (Quality Works Segue Software));

- Кошти документування (SoDA (RationalSoftware))

У розряд CASE-систем потрапляють як відносно дешеві системи для персональних комп'ютерів з обмеженими можливостями (такі, як редактори діаграм), так і дорогі системи для великих ЕОМ.

Зазвичай до CASE-засобів відносять будь-програмний засіб, що автоматизує ту чи іншу сукупність процесів життєвого циклу ПЗ і має такими основними характерними особливостями:

- Потужні графічні засоби для опису і документування ІС, що забезпечують зручний інтерфейс з розробником і розвивають його творчі можливості;

- Інтеграція окремих компонент САSЕ-засобів, що забезпечує управність процесом розробки ІС;

- Використання спеціальним чином організованого сховища проектних метаданих (сховища).

Сучасні CASE-системи охоплюють велику область підтримки різних технологій проектування та програмування: від простих засобів аналізу і документування інформаційної системи до повномасштабних засобів автоматизації, що покривають весь життєвий цикл інформаційної системи.

3. УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ ТОВ «ІМПЕРІЯ»

3.1 Організаційна структура ТОВ «ІМПЕРІЯ»

Товариство з обмеженою відповідальністю «ІМПЕРІЯ» (ТОВ «ІМПЕРІЯ») засноване у 2010 році.

Юридична адреса: Україна, м. Суми, вул. Чернігівська, 56.

Основним видом діяльності підприємства є оптова та роздрібна торгівля алкогольними напоями вітчизняного виробництва.

Під структурою апарату управління підприємством розуміють сукупність лінійних та функціональних органів управління, а також систему їх взаємозв'язків та взаємодій. Формування окремих органів та апарату управління в цілому базується на наявності певних функцій, їх обсягу, масштабі керованості та особливостях об'єкту управління.

Весь обсяг робіт з управління підприємством розподіляється між функціональними та лінійними підрозділами апарату управління.

Організаційна структура ТОВ "Імперія" побудована таким чином, щоб забезпечити оптимальне функціонування з мінімальними витратами, як коштів так і часу. Для більш детальної і досконалої регламентації діяльності підрозділів і окремих працівників розроблені окремі посадові інструкції. При підборі кадрів всі кандидати проходять суворий відбір, що також підвищує загальну якість функціонування товариства.

У Додатку 1 наведена схема організаційної структури управління ТОВ «ІМПЕРІЯ» .

3.2 Основні правила організації документообігу в ТОВ «ІМПЕРІЯ»

Рух документів з моменту їх отримання (створення) і до моменту їх виконання (відправлення або здачі в справу) утворює документообіг підприємства. Порядок руху документів визначається схемою документообігу. При розробці схеми документообігу приймаються до уваги положення інструкції з діловодства, посадової інструкції відповідального за діловодство, а також табеля уніфікованих форм документів підприємства. Зазначена схема закріплює організацію взаємопов'язаного і взаємоузгодженого руху документів (документованої інформації) за трьома основними каналами (документаційних потоків), призначених, відповідно, для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, між посадовими особами та структурними підрозділами підприємства (т.зв. внутрішній контур документообігу), а також між підприємством та іншими суб'єктами діловодства (т.зв. зовнішній контур документообігу).

Дотримання порядку руху документів, передбаченого схемою, сприяє забезпеченню раціонального документообігу підприємства, основними принципами якого є:

* централізація, коли загальне управління документаційних потоків здійснює одна особа - відповідальний за діловодство;

* економічність, коли забезпечується мотивоване скорочення протяжності маршруту руху документа і на цій основі досягається економія матеріальних, інформаційних та часових ресурсів;

* функціональність, коли рух документів, як правило, «прив'язується» до процесів їх підготовки (виконання) посадовими особами (структурними підрозділами) в межах наданих їм повноважень по роботі з документами;

* уніфікація, коли одні і ті ж види (групи) документів, як правило, переміщуються відповідно до єдиних правил;

* відкритість, коли посадовим особам та структурним підрозділами підприємства забезпечується постійний доступ до документованої інформації відповідно до їх фактичними потребами (реалізація даного принципу здійснюється з урахуванням конфіденційності частини документованої інформації, наявної в розпорядженні підприємства);

* гнучкість, коли організацію роботи з окремими видами документів і стандартні маршрути їх руху можуть за рішенням уповноважених посадових осіб підприємства вноситися мотивовані зміни тимчасового характеру з метою скорочення термінів проходження документів.

Приклад схеми документообігу підприємства представлений в Додатку 2

Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надходять в організацію і створених у ній за певний період. В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні і внутрішні документи, а так само всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії та оргтехніки.

Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також за реєстраційними формами у службі діловодства і в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.

Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних проводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту та складання документообігу, його зміни. Встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці - відправляються.

Крім того, облік документообігу дозволяє:

* визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;

* визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завдань і функцій структурних підрозділів або посадових осіб;

* розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;

* встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;

* розрахувати чисельність служби діловодства.

3.3 Особливості електронного документообігу в ТОВ «ІМПЕРІЯ»

У ТОВ «ІМПЕРІЯ» здійснюється робота з документами в електронній формі, до яких належать: документи в електронній формі, одержані через телекомунікаційні мережі; документи в електронній формі, створені в установах за допомогою електронно-обчислювальної техніки; документи в електронній формі, створені у результаті сканування документів із паперовими носіями. Більшу частину складають внутрішні документи, створені в електронній формі, а також листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі. У практиці роботи з документами в електронній формі застосовують ті ж форми, що використовуються для складання й оформлення документів на паперових носіях.

Електронна робота з вхідною документацією складається з таких етапів:

1. Отримання документа.

2. Експедиційна обробка.

3. Ознайомлення з документом.

4. Реєстрація.

5. Передача адресату (конкретний підрозділ).

6. Розгляд керівником підрозділу.

7. Призначення і передача виконавцю.

8. Виконання документа.

9. Контроль за виконанням.

10. Направлення документа в справу

Для роботи з одержаною або вихідною документацією в системі електронного документообігу необхідно мати електронні файли цих документів. Існують декілька способів рішення даної задачі залежно від носія документа. Під час надходження документів в друкованому вигляді (телеграми, листи, сповіщення) одним з таких способів є набір даних за допомогою клавіатури. Проте при великих обсягах інформації основною технологією перетворення паперового документа в електронну форму є сканування. Сканування забезпечує отримання графічного образу документа, тобто в результаті сканування створюється графічний файл, в якому зберігається растрове зображення документа.

Після введення електронного образу документа в систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (у поточному архіві) в підрозділі, до якого прикріплений даний документ, і поміщається в справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категорій документів, електронні образи яких вводяться в систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів. У базу даних вноситься інформація про проходження і виконання документів. Електронна копія документів є засобом оперативного оповіщення і використовується для довідково-інформаційної і аналітичної роботи.

Під час надходження кореспонденції у вигляді повідомлень, факсиміле і електронних поштових повідомлень введення в бази даних документів проводитися безпосередньо за допомогою електронних засобів введення інформації - сервера факсу або відповідного електронного (програмного або апаратного) маршрутизатора (шлюзу).

Після отримання документа проводиться експедиційна обробка, розглядається документ на предмет адресата, реєструється в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого із заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично привласнюється номер, перевіряється його дублювання. Також при необхідності можна фіксувати атрибути, частина з яких є обов'язковою. При збереженні, картка перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа прив'язується до номенклатури справ адміністрації з вказівкою справи з довідника номенклатури.

Після реєстрації документ прямує до керівника конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. З кожним документом може бути асоційований набір завдань щодо його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця. Завдання включають терміни виконання завдання, список виконавців, тип виконання - послідовний, паралельний, альтернативний (мається на увазі виконання одним з виконавців), текстові коментарі і іншу інформацію. Завдання зв'язані між собою таким чином, що є можливість визначити послідовність обробки завдань. В тому випадку, якщо при реєстрації завдання була вказана ознака необхідності маршрутизації і вказаний формат маршрутизації завдання, система автоматично розсилає повідомлення електронною поштою або розміщує ярлик на завдання в персональній теці користувача.

Якщо у завданні не вказана дата початку виконання, то повідомлення розсилаються негайно, якщо термін вказаний, то завдання розсилається у момент настання терміну виконання завдання. В тому випадку, якщо завдання має декілька виконавців, система визначає спосіб маршрутизації:

· паралельний спосіб маршрутизації має на увазі одночасну розсилку завдання всім виконавцям;

· послідовний - послідовну;

· альтернативний - розсилку всім виконавцям з автоматичним відгуком про вирішення завдання першим виконавцем.

При обробці завдання користувач може змінювати його статус (узяти в роботу, відкласти, завершити), вказати відсоток виконання, внести коментарі. Інформація про поточний стан завдання автоматично фіксуватиметься на сервері системи, що дозволяє у реальному часі відстежувати процес виконання.

Після виконання завдання документ поміщається в справу і відправляється автоматично системою на оперативне зберігання на центральний комп'ютер-сервер.

В ТОВ «ІМПЕРІЯ» розроблене спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У даному положенні визначені такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації і збереженню в системі електронного документообігу:

- повідомлення, на підставі яких ухвалюються відповідальні ділові рішення;

- повідомлення, що містять важливу інформацію або що мають історичну цінність;

- повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і такого, що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилки) - для передачі слідчим органам;

- всі відправлені документи, оскільки можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування.

Важливим етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них термінів зберігання. За діючим положенням, термін зберігання одержаного повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся одержана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки певному кругу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (умисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.

Електронна робота з вихідною документацією складається з таких етапів:

1. Створення проекту документа.

2. Перевірка.

3. Узгодження (візування при необхідності).

4. Підписання керівником документа.

5. Реєстрація документа.

6. Направлення документа в справу.

Першим етапом роботи з вихідною документацією можна вважати ініціацію проекту вихідного документа, яка здійснюється шляхом видачі завдання керівником підрозділу або викликана необхідністю відповісти на одержаний документ самим адресатом. Система підтримує функцію паралельної роботи групи співробітників над проектом документа. Сама розробка складається з вибору виду документа і складання стандартного або визначеного тексту. Далі проводиться узгодження даного проекту документа із зацікавленими підрозділами як усередині товариства (візування), так і директором (узгодження). Внутрішнє узгодження (візування) здійснюється за допомогою пересилки через вбудовану поштову службу проекту документа на робочі місця зацікавлених в ньому осіб. Всі необхідні зауваження по даній розробці прикріпляються фахівцем до окремого файлу, відправляються разом з копією електронного файлу проекту документа і підписується з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Завдяки «скрізному» діловодству, зовнішнє узгодження відбувається за допомогою пересилки проекту документа по внутрішній електронній пошті, без роздрукування паперової копії. У випадку, якщо інстанцій багато, до електронного файлу документа прикріпляється файл, аналогічний паперовому «Листу узгодження» .

Після узгодження (візування) документ прямує директору або іншій уповноваженій особі на підпис. Підпис проводиться за допомогою ЕЦП. Далі документ реєструється аналогічно реєстрації вхідного документа.

Зареєстрований документ, залежно від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації або відправляється електронною поштою зовнішнім адресатам з використанням адресних книг поштових програм, що значно прискорює і спрощує процес відправки великої кількості документації. Вихідний документ після його відправки поміщається на оперативне архівне зберігання з вказівкою в реєстраційній картці номера справи згідно з номенклатурою справ підрозділу, до якого належить даний документ.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;

- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;

- наявність на документах відмітки про додатки.

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія (Додатки 3).

До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою директора вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. Електронні вихідні документи обробляються загальним Відділом роботи з документами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації.

У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Схема обігу вихідних документів представлена в Додатку 4.

Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

Ш додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

Ш додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

Ш додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

«Склад комісії з . . . . . затвердити» (додаток 1)

або

«Заходи щодо . . . . . затвердити» (додаток 1).

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2010 р.

на 12 арк., 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у двох прим.

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

Електронна робота з внутрішньою документацією складається з таких етапів:

1. Отримання вказівки на розробку

2. Підготовка проекту документа

3. Узгодження (візування)

4. Реєстрація в підрозділі

5. Передача адресату

6. Відмітка про доставку

7. Видача (оформлення) резолюцій

8. Постановка на контроль

9. Звіт про виконання

10. Направлення документа в справу, поточне і архівне зберігання.

Робота з внутрішньою документацією проводиться тільки в електронному вигляді і з електронними файлами документів і починається з моменту отримання вказівки на розробку документа або у разі виникнення необхідності відповісти на одержану кореспонденцію. Отримання завдання проводиться аналогічним чином, описаним вище. Слід додати, що в автоматизованій системі, встановленій в адміністрації, існує управління робочим часом користувача. Система забезпечує інтеграцію Off-line робочого місця виконавця завдання з планувальником Microsoft Outlook. У разі ухвалення завдання в роботу в персональному планувальнику виконавця фіксується завдання Microsoft Outlook (тема - тема завдання, тіло, коментарі до завдання і посилання на повідомлення - завдання), повідомлення переміщається в спеціальну теку «В роботі». Даному завданню призначається нагадування на дату за день до закінчення завдання.

Користувач також має можливість відкласти завдання до певної дати (часу), в цьому випадку в планувальнику формується нагадування на час, який користувач може вказати при відкладанні завдання, повідомлення переміщається в теку «Відкладені». При завершенні завдання відповідні Task (завдання) і reminder (нагадування) видаляються. При зміні статусу з «відкладено» «в роботі» видаляється відповідно reminder.

В ході роботи над проектом документа можуть знадобитися раніше створені документи або раніше одержана кореспонденція. Для вирішення даного питання автоматизована система, встановлена на підприємстві, забезпечує засоби пошуку і побудови звітів. При необхідності можна здійснювати пошук за значеннями атрибутів картки, включаючи атрибути табличних розділів, за реквізитами документа, пошук з урахуванням морфології, а також можливо здійснення повнотекстових запитів по вмісту карток документів і файлів. Є можливість визначити тип карток, що включаються в пошуковий фільтр. Підсистема звітності (віртуальних тек) дозволяє пов'язати з пошуковим фільтром форму представлення звіту (визначити колонки уявлень, їх заголовки, способи угрупування і сортування даних). Після пошуку відбувається організація ієрархії звітів. Будь-який звіт може бути експортований в Microsoft Excel або роздрукований.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в товаристві, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов'язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа.

При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.

До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Роботи з документами, відносяться такі, що створені для користування в товаристві, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Директора, а також доручення Директора ТОВ або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Директора. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на відділ Роботи з документами. Більш детально це зображено в Додатку 5(Матриця відповідальності)

Слід детальніше зупинитися на організації електронного архіву в нашій організації. Оскільки в моделі документообігу виділяються 2 види зберігання даних: оперативне і довгострокове, то для роботи з інформацією створені різні види сховищ. Для оперативного зберігання головною є швидкість доступу, оскільки в оперативному «секторі» звичайно зберігаються документи, що знаходяться в роботі. Оперативне зберігання проводиться за допомогою RAID-масивів. Вони є способом організації декількох жорстких дисків, коли інформація автоматично записується одночасно на декілька дисків. При виході з ладу одного або декількох накопичувачів інформація відновлюється з резервного. А для довготривалого зберігання великих об'ємів інформації застосовуються архівні бібліотеки на основі CD або DVD-пристроїв.

Електронний архів ТОВ «ІМПЕРІЯ» характеризується масштабністю, що забезпечує зберігання необмеженої кількості документів і доступ необмеженої кількості користувачів, можливість побудови територіально розподілених архівів на різних типах носіїв, що достатньо зручно, оскільки він має складну структуру організації; універсальний, призначений для користувача інтерфейс; можливістю підключення до архіву через Інтернет-з'єднання; можливістю зберігання будь-яких форматів електронних документів, включаючи текстові, графічні, аудіо і відео; реєстрацією всіх операцій, що виконуються користувачами архіву, можливість отримання статистичних звітів. А також володіє спеціальним клієнтським розширенням, яке дозволяє безпосередньо зберігати документи в архіві з програм Microsoft Office, а також зберігати атрибути файлів у вигляді атрибутів картки.

Така організація електронного документообігу в цілому дозволяє ТОВ «ІМПЕРІЯ» вирішити комплекс завдань, які необхідно вирішувати в процесі повсякденної роботи. При такій організації електронний документообіг не просто частково, а повністю захищений, за допомогою такої організації збільшилося раціональне використання людського ресурсу, що допомогло в свою чергу вірно збудувати модель управління, досягаючи поставлених завдань.

3.4 Удосконалення система документообігу на підприємстві ТОВ «ІМПЕРІЯ»

Варіантом удосконалення документообігу в ТОВ «ІМПЕРІЯ» запровадження системи діловодства «ДОКПроф». Вона призначена для автоматизації процесів загального діловодства, діловодства звернення громадян, контролю виконання доручень керівництва, поточної роботи з документами в структурних підрозділах організації, обробки та узгодження проектів документів, ведення електронного архіву. При цьому забезпечується централізоване зберігання як електронних образів, так і складних композиційних документів, що дає змогу інтегрувати її в систему управління в державній установі. Робота підприємств підтримується як у режимі on-line, так і у режимі off-line. Система забезпечує гнучке управління документами як за допомогою визначення динамічних маршрутів відпрацьовування документів, так і за допомогою вільного розсилання. Це дає змогу настроїти її під вже існуючу технологію роботи з документами і скоротити час упровадження.

Система «ДОКПроф» складається з трьох функціональних підсистем: структура, допуск, клієнт. У підсистемі «Структура» вирішуються задачі централізованого управління системою в цілому. Підсистема дає змогу задати організаційно-штатну структуру, визначити порядок взаємодії і логічне розміщення підрозділів у системі, вести централізований список користувачів системи.

Підсистема «Допуск» вирішує задачі управління локальними підрозділами. Вона дає змогу сформувати реєстр журналів і документів, характерних для даного підрозділу, розмежувати правила взаємодії посадових осіб і порядок допуску до журналів і документів. Підсистема «Клієнт» уможливлює організацію роботи користувачів у системі відповідно до заданих правил.

У системі «ДОКПроф» кожний документ проходить такі стадії:

· складання завдання на розроблення проекту документа;

· розроблення проекту документа;

· розроблення системи реєстрації документів;

· зберігання документів в журналі реєстрації;

· виконання і контроль виконання документів;

· списання з подальшим збереженням у справі.

Завдання на розроблення проекту документа включає опис вимог до розроблюваного документа, маршрут його руху за жорсткою або зведеною схемою. Виконавець, отримавши завдання, створює проект документа. За потреби користувач може задати маршрут відпрацьовування документа. На етапі роботи з проектом документа виконавець може сформувати доручення на колективне розроблення, ознайомлення, узгоджування, затвердження, підписання проекту документа користувачам, які мають на це відповідні права.

Реєстрацію документів у системі може здійснювати тільки користувач, наділений відповідними правами. Призначення реєстраційних атрибутів і створення контрольно-реєстраційної картки (номер, дата, контрольні терміни виконання та ін.) здійснюються відповідно до інструкції Кабінету Міністрів України № 1153 від 17.10.1997 р. Система дає змогу автоматизувати процес реєстрації документів як у малому підприємстві, що має одного-двох користувачів з правами на реєстрацію документів, так і у великій компанії з десятками користувачів. При цьому в системі вводиться поняття «супервізор реєстрації» -- користувач, керуючий процесом реєстрації документів. «ДОКПроф» уможливлює реєстрацію документів як розроблених усередині системи, так і отриманих ззовні (пошта, факс, E-mail).

Зберігання документів після реєстрації здійснюється в призначеному йому електронному журналі з відповідними атрибутами. Доступ до документа мають користувачі, наділені відповідними правами доступу до визначеного журналу. Система забезпечує атрибутний і контекстно-залежний пошук документів у журналах реєстрації і справах зберігання документів.

Користувачі, що беруть участь у процесі виконання документа, можуть, у свою чергу, сформувати маршрути виконання документа. При цьому система дає змогу переглянути весь ланцюжок виконавців документа й одержати інформацію щодо кожного етапу виконання: терміни, завдання, результат тощо. За фактом виконання доручення виконавець формує доповідь, на підставі якої доручення знімається з контролю або відправляється на доопрацювання користувачем, що сформував це доручення. По закінченні роботи з документом користувач, який ініціював ланцюжок виконання, заносить у журнал результат виконання документа. Після цього документ може бути перереєстрований в інший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження. Будь-який електронний документ розглядається в додатку як документ із своїми зв'язками. Тобто в будь-якому документі формується система гіперпосилання на документи, з якими він зв'язаний, і завжди існує можливість переглянути дерево зв'язків й здійснити швидкий перехід до необхідного документа.

ВИСНОВОК

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи , робить терміни підготовки документів і взагалі функціонування підприємства більш прогнозованими і керованими. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість адміністрації функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Впровадження і використання системи «ДОКПроф» в практичній дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечило керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів:

· організацію єдиного централізованого сховища документів, його оптимальну систематизацію, що забезпечило зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволило організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи, службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади;

· формалізацію правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок;

· поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці;

· досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій;

· можливість створення і керування ланцюжками завдань;

· можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Закон України від 2 жовтня 1992 року «Про інформацію» //Відомості Верховної Ради (ВВР), 1992, N 48, ст.65.

2. Антонюк А.О. Основи захисту інформації в автоматизованих системах: Навч. посіб. - К.: КМ Академія, 2003. - 244 с.

3. Білик В. М. Інформаційні технології та системи: Навч. посіб. / В.М. Білик, В.С. Костирко. - К.: ЦНЛ, 2006. - 232 с.

4. Білоус В.С. Зв'язки з громадськістю (паблік рилейшнз) в економічній діяльності: Навч. посіб. - К.: КНЕУ, 2005. - 275 с.

5. Денісова О.О. Інформаційні системи і технології в юридичній діяльності: Навч. посіб. - К.: КНЕУ, 2004. - 315 с.

6. Терно В.В. Навчальна програма дисципліни “Управління інформаційними зв'язками” (для магістрів). - К.: МАУП, 2008. - 18 с.

7. Титоренко Г.А. Інформаційні технології. - К.: ЮНІТІ, 2003. - 335 с.

8. Теория экономического анализа / под ред. Баканова М.И., Шеремета А.Д. - М.:Финансы и статистика, 2002г.;

9. Хотинская Г.И., Харитонова Т.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия.М.:Дело и сервис,2004.;

10. Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник, М. - 2000г. - 360с.;

11. Экономика предприятия /под ред. Кантора Е.Л./Спб.:Питер,2002г.;

12. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы, Делопроизводство. - 2007. - №1. - С 34-39.;

13. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. - 2006. - №3. - С 23-26.

ДОДАТКИ

ДОДАТОК 1

ДОДАТОК 2

ЗАТВЕРДЖЕНО

Директор ТОВ «ІМПЕРІЯ»

Підпис Л.Д.Фомін

12.06.2010р.

СХЕМА

документообігу ТОВ «ІМПЕРІЯ»

№ п/п	Найменування групидокументів	Кому надходить документ	Кому передається документ
ВХІДНІ ДОКУМЕНТИ
1	Прийом (доставка) документів	Експедитор	Відповідальний за діловодство
2	Первинна обробка документів	Відповідальний за діловодство	-
3	Попередній розгляд документів	Відповідальний за діловодство	-
4	Реєстрація документів	Відповідальний за діловодство	Директор
5	Розгляд документів	Директор	Відповідальний за діловодство
6	Передача документів виконавцям	Відповідальний за діловодство	Виконавці
7	Виконання документів	Виконавці	Відповідальний за діловодство
8	Повернення документів у діловодство	Відповідальний за діловодство	-
ВИХІДНІ ДОКУМЕНТИ
1	Прийом документів від виконавців	Виконавці	Відповідальний за діловодство
2	Тиражування документів (при необхідності)	Відповідальний за діловодство	-
3	Реєстрація документів	Відповідальний за діловодство	-
4	Оформлення поштових реквізитів	Відповідальний за діловодство	-
5	Конвертування документів	Відповідальний за діловодство	-
6	Сортування документів	Відповідальний за діловодство	Експедитор
7	Відправка документів	Экспедитор	-
8	Переміщення контрольних примірників до справи	Відповідальний за діловодство	-
ВНУТРІШНІ ДОКУМЕНТИ
1	Реєстрація резолюції	Відповідальний за діловодство	-
2	Доведення резолюції до виконавців	Відповідальний за діловодство	-
3	Видача документів виконавцям	Відповідальний за діловодство	Виконавці
4	Підготовка проекту документів	Виконавці	Погоджуюча особа
5	Узгодження проекту документа (при необхідності)	Погоджуюча особа	Виконавці
6	Оформлення проекту документів	Виконавці	Директор
7	Затвердження (підписання) проекту	Директор	Виконавці
8	Реєстрація документів	Виконавці	Відповідальний за діловодство
9	Тиражування документів (при необхідності)	Відповідальний за діловодство	-
10	Видача документа в роботу	Відповідальний за діловодство	Посадова особа
11	Переміщення контрольних примірників до справи	Відповідальний за діловодство	-

ДОДАТОК 3

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція або кому направле-ний документ	Позначка про виконання документа

ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою та вихідних документів

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Позначка про вико-нання документа

ДОДАТОК 4

Маршрутизація вихідних документів

ДОДАТОК 5

Матриця відповідальності

	Директор	Бухгалтерія	Юридичний відділ	Відділ продаж	Відділ реклами	Відділ роботи з документами	Прогнозний відділ	Відділ поставок
Документи з організаційних питань	+		+			+
2. Методичні та рекомендаційні документи	+		+			+
3.Документи з кадрових питань	+		+			+
4.Оцінка правильності оформлення документів			+			+
5. Договори щодо матеріально-технічного забезпечення	+	+	+			+		+
6. Угоди між клієнтами ТОВ «ІМПЕРІЯ»	+	+	+	+		+		+
7. Документи звітності контролюючим органам	+	+		+		+
8. Статистичні дані, щодо роботи товариства		+		+	+	+	+	+
9 Документи, що подаються до суду	+		+			+
10. Документи, що стосуються зобов'язань товариства	+	+	+			+
11.Інші документи (листи, привітання, реклама та ін.)	+					+

Размещено на Allbest