Методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией

Получены навыки обработки электронной почты с помощью стандартных электронных приложений. Составлены календари, электронные записные книжки, списки задач

Январь

Итоговая ТМ-аттестация

Получены результаты обучения после окончания всего курса.

Организованная таким образом учеба сотрудников, и последовавший за теоретической частью, практический курс использования электронных средств тайм-менеджмента позволили получить качественные изменения работы коллектива.

4.3 Эффективность применения основ тайм-менеджмента в управлении школой

После обучения части сотрудников основам тайм-менеджмента в школе сложился ряд ТМ-традиций, внутрикорпоративных «обычаев делового оборота» в области организации деятельности.

В организацию деятельности администрации школы была введена практика применения протоколов поручений, еженедельных бумажных таблиц, в которых чётко прописаны текущие задачи, стоящие перед руководством, с указанием ответственных за исполнение, сроков исполнения, отметок о выполнении и контроле. На основе программного продукта Microsoft Outlook получило распространение электронное ежедневное, еженедельное, ежемесячное оперативное планирование, которое позволило ежедневно вносить коррективы в списки задач и поручений, проводить анализ выполнения задач по срокам, ответственным, распределять материально-технические средства, расширило возможности изыскания резервов свободного времени для выполнения срочных директивных задач от вышестоящих органов управления.

В практику взаимодействия между педагогами по горизонтали была введена новая система сбора информации, каждому классному руководителю была создана ячейка для обмена и получения бумажной информации. Расширены возможности использования электронной информации через Internet, что позволило взаимодействовать дистанционно. Получили широкое распространение разработанные нами формы ежедневников, каждый педагог самостоятельно выбрал для себя приемлемые формы ведения записей (по промежуткам времени - от рабочего дня до года, по ответственным, по важности, по местам назначения, по необходимым ресурсам, по форме ведения - бумажный и электронный).

Цикл тренинговых занятий, проведенных психологом школы, позволил снизить уровень тревожности педагогов, научил грамотно распределять и чередовать периоды труда и отдыха. Планирование с использованием квадрата Эйзенхауэра позволило снять напряжение, мобилизовало работу педагогов с важными и несрочными задачами.

На базе существующих в школе творческих групп (научное общество «Взаимодействие», семейный клуб «Досуг») апробировано стратегическое и долгосрочное планирование, которое позволило педагогам заняться инвестициями в саморазвитие. Педагоги с интересом стали изучать литературу по самоменеджменту, овладевать на базе компьютерных классов слепым десятипальцевым набором текста, овладели основами техники быстрого чтения.

По итогам обучения проведено дополнительное анкетирование, позволяющее количественно оценить результаты обучения. В качестве итоговой была взята ТМ-диагностика. В выборке участвовали респонденты, диагностированные в сентябре.

Анкетирование администрации и педагогов школы дало результаты приведенные в Таблицах 4.2-4.4.

Таблица 4.2 - Результаты итоговой ТМ-диагностики

Таблица 4.3 - Результаты итоговой ТМ-диагностики

Таблица 4.4 - Результаты итоговой ТМ-диагностики

Анализируя результаты ТМ-аттестации можно сделать следующие выводы.

В экспериментальной группе после проведенного исследования и формирующей его части достигнута положительная динамика по всем показателям. Итоговый индекс ТМ-компетентности респондентов вырос на «0,84», что составляет 17,76% прироста. Наиболее успешной оказалась работа по формированию корпоративной материализованности прирост показателя +120,17%, это подтверждается качественными и количественными изменениями в ТМ-компетентности учреждения в целом (формирование корпоративных компетенций выходило за рамки исследуемой группы).

Задача по снятию проблем в личной материализованности у респондентов экспериментальной группы так же достигнута - прирост индекса составил «0,80», +71,43% - с уровня аутсайдеров произошел переход на уровень выше среднего.

Решена задача по устранению провиса по личной лёгкости. Профиль экспериментальной группы приобрел округлые очертания, индекс показателя по личной лёгкости увеличился на «3,20», +133,33% (самый значительный прирост), что свидетельствует о правильно выбранной и весьма эффективной системе тренинговых занятий.

За счет продуманной системы организации ТМ в школе устранена проблема корпоративной гибкости. Со среднего уровня респонденты экспериментальной группы перешли на высокий уровень умения находить резервы времени для срочных непредвиденных работ. Индекс компетентности по показателю составил «1,80», рост +43,58%.

Работа по улучшению командной инвестиционности так же успешна. Индекс составил «1,53» - дошел до уровня лидеров, рост +25,68%.

При незначительном росте итогового индекса +5,36% у респондентов контрольной группы профиль сохранил свои очертания: тенденций перехода показателей с более низкого качественного уровня на более высокий не отмечено. смотрите рисунки 4.2 и 4.3.

Рисунок 4.2 - Диаграмма ТМ-профиля контрольной группы

Рисунок 4.3 - Диаграмма ТМ-профиля экспериментальной группы

Иначе обстоят дела с динамикой профилей и общей картиной показателей по результатам исследования в экспериментальной группе. Итоговый индекс составил «1,57» - уровень лидеров, рост индекса «0,84», прирост +17,76%. Профиль выровнялся о чем свидетельствует Диаграмма 4.3.

Неоспоримую пользу исследование принесло не только его участникам, но и самому учреждению. В школе за две учебные четверти изменилось отношение к организации труда за счет самых активных и ответственных членов педагогического коллектива. С уверенностью можно сказать что половина руководителей (именно столько респондентов входило в экспериментальную группу) среднего и младшего звена вышли на качественно новый и высокий уровень организационной культуры, на уровень современного эффективного управления, на уровень постоянного саморазвития.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

До сих пор не известно -- то ли мы управляем временем, то ли Время, заставляет нас изобретать «управление временем». Но мы точно знаем правильный ответ на эту загадку: «Время покажет...».

Изложенные в нашей работе знания помогут, будущему менеджеру стать мудрее и сильнее.

Таким образом, в современной управленческой теории можно выделить две основных ветви исследований: собственно тайм-менеджмент, и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент, являющегося центральным для внедрения в систему управления учреждением образования. При этом, анализируя современное состояние тайм-менеджмента, можно отметить следующее:

а) обобщение теоретических основ организации времени, рассмотрение основных проблем понятия «управление временем» показало, что наиболее распространенные технологии классического тайм-менеджмента основаны на жестком планировании, что делает их неадекватными динамично изменяющейся среде, и требует разработки альтернативных технологий, позволяющих гибко реагировать на непредсказуемые изменения обстоятельств;

б) анализ исторического развития тайм-менеджмента и его основных направлений позволил указать в нашей работе на то, что в современном менеджменте и тайм-менеджменте всё больше рассматриваются вопросы корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента, их использования в качестве инструмента управления организацией;

в) рассмотренные в работе перспективы применения технологий тайм-менеджмента позволяют сделать заключение, что в современном менеджменте тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время, методы современного тайм-менеджмента рассматриваются не изолированно, что характерно для классического подхода, а в контексте управления организацией;

г) на основе диагностических технологий определения временной компетентности и разработанной нами программы внедрения основ тайм-менеджмента в отдельно взятом учреждении, нами доказана эффективность применения средств тайм-менеджмента в системе управления учреждением образования; тайм-менеджмент может применяться не только как инструмент повышения эффективности использования времени (что характерно для классического похода), но и как инструмент развития учреждения.

Таким образом, разрешено противоречие между принудительностью системы управления организацией и свободным применением техник тайм-менеджмента, в расчете на которое они создавались. Также обосновано применение тайм-менеджмента в качестве инструмента, изменяющего корпоративную культуру учреждения образования, создающего подготовленную среду, «почву» для любых организационных преобразований (реинжиниринга, инноватики, внедрения систем менеджмента качества, корпоративных информационных систем и т.п.).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Попов, Г. Х. Техника личной работы / Г. Х. Попов. - М. : Госиздат, 1975. - 112 с.

2 Кови, С. Первое Прежде Всего / Сивен Кови. - М. : Фирма «Колибри», 2003. - 284 с.

3 Зайверт, Л. Ваше время в ваших руках / Лотар Зайверт. - М. : «Интерэксперт», 1995. - 178 с.

4 Калинин, С. Тайм-менеджмент : Практикум по управлению временем Текст / Сергей Калинин. - СПб.: Речь, 2006. - 371с.

5 Аксенов, М. Опыт метагеометрической философии / М. Аксенов. - М., 1912. - 100 с.

6 Бергсон, А. Воспоминания настоящего : собрание сочинений в 5 томах. Т. 4. / А. Бергсон. - Пг., 1915. - 165 с.

7 Трубников, Н. Н. Время человеческого бытия / Н. Н. Трубников. - М., 1987. - 86 с.

8 Зинченко, В. П. Посох Мандельштама и трубка Мамардашвили / В. П. Зинченко. - М., 1997. - 336 с.

9 Зинченко, В. П. Человек развивающийся / В. П. Зинченко. - М., 1994, - 304 с.

10 Завалишина, Д. Н. Инженерная психология : теория, методология и практическое применение : учеб. пособие по инженерной психологии / Д. Н.Завалишина и др. ; под общ. ред Б. Ф. Ломова. - М., 1977. - 236 с.

11 Молчанов, Ю. Б. Четыре концепции времени в философии и физике / Ю. Б. Молчанов. - М., 1977. - 192 с.

12 Фельдштейн, Д. И. Социальное развитие в пространстве - времени детства / Д. И. Фельдштейн. - М. : Флинта, 1997. - 160 с.

13 Брушлинский, А. В. Субъект: мышление, учение, воображение / А. В. Брушилинский. - М., Воронеж, 1996. - 392 с.

14 Тейлор, Ф. У. Принципы научного менеджмента / Ф. У. Тейлор. - М., 1991. - 136 с.

15 Гастев, А. К. Как надо работать / А. К. Гастев. - М., 1966. - 128 с.

16 Файоль, А. Учение об управлении. Научная организация труда и управления / А. Файоль. - М., 1965. - 248 с.

17 Керженцев, П. М. Борьба за время / П. М. Керженцев. - М., 1965. - 156 с.

18 Кравченко, А. И. Классики социологии менеджмента / Ф. Тейлор, А. Гастев / А. И. Кравченко. - М., 1999. - 64 с.

19 Лакейн, А. Искусство успевать / А. Лакейн. - М., 1996. - 146 с.

20 Гранин, Д. А. Выбор цели. Эта странная жизнь / Д. А. Гранин. - М., 1975. - 114 с.

21 Альтшуллер, Г. С.. Как стать гением: жизненная стратегия творческой личности / Г. С. Альтшуллер, И. И. Верткин. - Мн., 1994. - 126 с.

22 Маслоу, А. Психология личности. Тесты / А. Маслоу. - М., 1982. - 182 с.

23 Архангельский, Г. А. Организация времени / Г.А. Архангельский. - 2-ое изд., перераб. и доп. - СПб: Питер, 2006. - 448 с.

24 Архангельский, Г. А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 / Г. А. Архангельский. - М. : Манн, Иванов и Фербер, 2006. - 224 с.

25 Кунц, Г. Системный и ситуационный анализ управленческих функций /Г. Кунц, С.Т. О'Доннел . - Т. 1, 2. - М., 1981. - 86 с.

26 Рубахин, В. Ф. Индивидуальный стиль руководства производственным коллективом / В.Ф. Рубахин, А.Л. Журавлев, В.Г. Шорин. - М., 1976. - 124 с.

27 Абульханова, К. А. Время личности и время жизни / К. А. Абульханова, Т. Н. Берзина. - СПб : Алетейя, 2001. - 300 с.

28 Холодная, М. А. Психология интеллекта : парадоксы исследования. / М.А.Холодная. - Москва ; Томск, 1997. - 392 с.

29 Ковалев, В. И. Особенности личностной организации времени жизни / В.И.Ковалев // Гуманистические проблемы психологической теории. - М., 1995. - С. 179-185.

30 Григоровская, Н. Ю. Типологические особенности времени личности / Н.Ю.Григоровская // Психология личности. Новые исследования. - М., 1998. - С. 222-239.

31 Григоровская, Н. Ю. Особенности осознаваемого и неосознаваемого компонентов личностной организации времени : автореф. дис. … канд. психол. наук : 19.00.01 / Н.Ю.Григоровская. - М., 1999. - 16с.

32 Березина, Т. Н. Методики исследования глубинных особенностей личности. - М., 1997.

33 Березина, Т. Н. Пространственно-временные особенности мысленных образов и их связь с особенностями личности // Психол. журн. - 1998. - Т. 19. - №4. - С. 13-26.

34 Березина, Т. Н. Жизненный путь личности: осознанный и неосознаваемый аспекты // Российский менталитет. Вопросы психологической теории и практики. - М., 1997. - С. 313-323.

35 Адамс, Б. Время. Секреты управления. Как успевать жить и работать / Боб Адамс. - М. : АСТ Астрель, 2007. - 307 с.

36 Азарова, О. Тайм-менеджмент за 30 минут / Ольга Азарова. - Ростов н/Д : Феникс, 2007. - 160 с.

37 Аллен, Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса : перевод с английского / Девид Аллен. - М. : ООО "И.Д. Вильямс", 2007. - 368 с.

38 Аслетт, Д. Как успевать жить и работать / Дон Аслетт, Кэрол Картаино. - М. : ACT: Астрель, 2007. -- 159 с.

39 Васильченко, Ю. М. Самоучитель по тайм-менеджменту / Ю. М. Васильченко, З. Н. Тарнченко, М. Н. Черныш. - СПб. : Питер, 2007. - 256 с.

40 Горбачев, А. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2 / Александр Горбачев. - М. : издательский дом «ДМК -пресс», 2007. - 128 с.

41 Кублицкине, Л. Ю. Организация времени личности как показатель ее активности / Л. Ю. Кублицкине. - М., 1995. - 192 с.

42 Кюстенмахер, В. Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Вернер Кюстенмахер. - СПб : «Издательство «Диля», 2006. - 128 с.

43 Моргенстерн, Д. Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу». Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени / Джулия Моргенстерн. - М. : Издательство «Добрая книга», 2006. - 352 с.

44 Образцова, Л. Время - деньги. Как управлять своим временем / Людмила Образцова. - М. : АСТ, 2007 - 126 с.

45 Серенкова, В. Ф. Типологические особенности планирования личностного времени. Гуманистические проблемы психологической теории / В.Ф.Серенкова. - М. : Наука, 1995. - 208 с.

46 Соснина, М. А. Личный тайм-менеджмент, или как управлять своим временем/ М. А. Соснина. - Ростов н/Д : Феникс, 2005. - 256 с.

47 Халан, И. С. Управление временем / И. С. Халан. - СПб : «Издательство «Диля», 2006. - 96 с.

48 Эдлунг, М. Время - деньги. Как подчинить время и заставить его работать на вас / М. Эдлунг. - М. : ЭКСМО, 2004. - 352 с.

Размещено на Allbest.ru